08 PENGELOLAAN PENGADAAN DLM SCM

(1)

(2)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Manajemen pengadaan merupakan salah satu}

komponen utama SCM

• _{Tugas Utama dari manajemen pengadaan adalah:}

• _{Menyediakan input}_{(barang dan jasa) yang dibutuhkan}

dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan

• _{Menyediakan jasa}_{(transportasi dan pergudangan, jasa}

konsultasi dan sebagainya)

• _{Mendapatkan barang-barang}₍_merchandise_{) yang akan}

(3)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum Bagian Pengadaan}

• _{Merancang hubungan yang tepat dengan}

_supplier

• _{hubungan kemitraan berjangka panjang atau}

transaksional berjangka pendek, bergantung pada

banyak hal, termasuk kritis tidaknya barang yang dibeli dari supplier .

• _{bagian pengadaan merancang}_{relationship portfolio}

untuk semua supplier

• _{bagian pengadaan menetapkan berapa jumlah}_supplier

(4)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum ...}

• _Memilih

_supplier

• _{Kegiatan ini bisa memakan waktu dan sumber daya}

yang tidak sedikit.

• _{Kesulitan akan lebih tinggi bila}_supplier_{yang dipilih}

berada di mancanegara.

• _Untuk_supplier_{kunci yang berpotensi menjalin}

hubungan jangka panjang, proses bisa meliputi evaluasi awal, yaitu;

• Mengundang mereka untuk presentasi

(5)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum ...}

• _{Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang}

cocok

• _{Teknologi sederhana}__{telepon dan fax.}

(6)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum ...}

• _{Memelihara data item yang dibutuhkan dan data}

supplier

• _{Beberapa data yang diperlukan seperti:} • _{nama dan alamat}_supplier

• _{item apa saja yang dipasok} • _{harga per unit}

• _{lead time}_pengiriman • _{kinerja masa lalu}

(7)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum ...}

• _{Melakukan proses pembelian}

• _{Bisa dilakukan melalui beberapa cara seperti,}

pembelian rutin dan pembelian melalui tender atau lelang (auction)

• _{banyak aktifitas negosiasi maupun administrasi yang}

(8)

Pengelolaan Pengadaan

• _{Tugas-Tugas Umum ...}

• _{Mengevaluasi kinerja}

_supplier

• _Kinerja_supplier_harus_{dimonitor secara bertahap}

dan penilaian dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan

• _{Hasil penilaian digunakan sebagai}_{masukan bagi} supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.

• _{Penilaian kerja lebih pada}_{kualitas, ketepatan waktu,} fleksibilitas dan harga

(9)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Pemilihan pemasok merupakan salah satu faktor}

kesuksesan sebuah perusahaan

• _{Pemilihan pemasok yang tepat dapat menjamin}

ketersediaan bahan baku untuk menjaga lintasan

produksi.

• _{Pemilihan pemasok adalah salah satu aktivitas}

(10)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria pemilihan}_supplier_menurut_Dickson_berdasarkan urutan tingkat kepentingannya :

1. Kualitas (Quality)

2. Pengiriman (Delivery)

3. Kinerja masa lalu (Performance history)

4. Jaminan dan Kebijakan Klaim (Warranties & Claims Policies)

5. Fasilitas Produksi dan Kapasitas (Production Facilities and Capacity)

6. Harga (Price)

7. Kemampuan Teknis (Technical Capability)

(11)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria menurut}

_Dickson

_...

8. Keadaan Finansial (Financial Position)

9. Pemenuhan procedural (Procedural Compliance)

10. Sistem Komunikasi (Communication System)

11. Reputasi dan Posisi dalam Industri (Reputation and Position in Industry)

12. Hasrat Berbisnis (Desire for Business)

13. Manajemen dan Organisasi (Management and Organization)

14. Kontrol Operasi (Operating Controls)

(12)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria menurut}

_Dickson

_...

15. Perbaikan Layanan (Repair Service)

16. Sikap (Attitude)

17. Kesan (Impression)

18. Kemampuan Mengepak (Packaging Ability)

19. Hubungan dengan Buruh (Labor Relations Record)

20. Lokasi Geografis (Geographical Location)

21. Nilai Bisnis Terdahulu (Amount of Past Business)

22. Bantuan Pelatihan (Training Aids)

(13)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria pemilihan supplier menurut}

_Nydick

_dan

_Hill

(1992):

1. Kualitas / Quality

2. Harga / Price

3. Layanan / Service

(14)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria dan sub kriteria dalam pemilihan supplier}

menurut Surjasa dkk :

1. Kriteria Harga

a. Kepantasan harga dengan kualitas barang yang dihasilkan

(15)

Kriteria Pemilihan

Supplier

• _{Kriteria menurut Surjasa ...}

2. Kriteria Kualitas

a. Kesesuaian barang dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan

b. Penyediaan barang tanpa cacat

c. Kemampuan memberikan kualitas yang konsisten

3. Kriteria Ketepatan Pengiriman

a. Kemampuan untuk mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang telah disepakati

(16)

4. Kriteria Ketepatan Jumlah

a. Ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam pengiriman

b. Kesesuaian isi kemasan

5. Kriteria

Customer Care

a. Kemudahan untuk dihubungi

b. Kemampuan untuk memberikan informasi secara jelas dan mudah untuk dimengerti

c. Kecepatan dalam hal menanggapi permintaan pelanggan

d. Cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan

(17)

• _{Kriteria Kodak :}

• _Banyaknya_{technical support}_{yang diberikan} • _{Banyaknya ide-ide inovatif}

• _Kemampuan_supplier_{untuk berkomunikasi secara efektif}

untuk isu-isu penting

• _{Fleksibilitas yang ditunjukan oleh}_supplier • _{Cycle time}_{dan kecepatan respon}

• _{Kemiripan tujuan antara Kodak dengan}_supplier

• _{Tingkat kepercayaan yang ada antara perusahaan dengan}

supplier

• _{Kekuatan hubungan pada berbagai dimensi}

(18)

Teknik Pemilihan

Supplier

• _{Salah satu metode yang sering digunakan dalam}

proses pemilihan

supplier

adalah metode

AHP

(

Analytical Hierarchy Process

)

• _Prosesnya:

• _{Tentukan kriteria-kriteria pemilihan}

• _{Tentukan bobot masing-masing kriteria}

• _{Identifikasi alternatif (}_supplier_{) yang akan dievaluasi}

• _{Evaluasi masing-masing alternative dengan kriteria di atas} • _{Hitung nilai berbobot masing-masing supplier}

(19)

Keterlibatan Supplier

dlm Pengembangan

(20)

Time to Market

sebagai Faktor

Keunggulan Bersaing

• _{Dalam perspektif}_{supply chain}_,_{perancangan produk baru}

adalah salah satu fungsi vital yang sejajar dengan fungsi-fungsi lain seperti pengadaan material, produksi, dan

distribusi.

• _{Perancangan produk baru termasuk dalam kelompok fungsi}

mediasi pasar bersama aktivitas riset pasar, dan pelayanan purna jual.

• _{Dikatakan demikian karena perancangan produk adalah}

upaya untuk mengakomodasikan aspirasi pelanggan

(21)

• _{Keinginan pelanggan yang beragam dan semakin tinggi serta}

persaingan yang ketat mendorong perusahaan untuk semakin inovatif dalam menciptakan produk baru.

• _{Selera konsumen yang dinamis disertai kemampuan}_supply

chain untuk mengantisipasinya mengakibatkan siklus hidup produk-produk inovatif menjadi semakin pendek.

• _{Siklus hidup produk yang semakin pendek membawa}

banyak implikasi terhadap bagaimana perusahaan bersaing di pasar serta bagaimana harus mengelola aktivitas-aktivitas

supply chain.

(22)

• _{Dalam penanganan produk-produk inovatif, kecepatan}

meluncurkan rancangan-rancangan baru sangat penting.

• _{Time To Market}_adalah_{waktu antara gagasan perancangan}

produk di mulai sampai produk tersebut dipasarkan.

• _{Proses dari pencarian ide sampai rancangan siap}

diluncurkan bisa cukup lama dan seringkali terjadi

pengulangan-pengulangan untuk menyesuaikan rancangan dengan informasi-informasi terbaru yang diperoleh.

(23)

• _{Fase-fase kegiatan dalam perancangan produk baru, secara}

umum adalah :

• Idea Generation

• Business / Technical Assesment • Product Concept

• _{Product Engineering & Design} • _{Prototype Design}

• _{Test & Pilot Production} • _{Manufacturing Ramp Up} • _Launch

(24)

• _{Lamanya waktu antara ide sampai produk baru diluncurkan}

ke pasar berbeda-beda antara satu produk dengan produk lainnya.

• _{Ada banyak cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk}

memperpendek Time To Market, adalah:

• Keterlibatan banyak pihak mulai dari wakil-wakil bagian

(fungsional) di dalam perusahaan maupun pihak luar seperti

supplier dan pelanggan,

• _Manajemen_{proyek yang bagus,}

• _Team_{perancang produk yang}_{solid, dinamis, dan enerjik}_, • _Teknologi_{yang mendukung}.

(25)

Keterlibatan

Supplier

dlm

Pengembangan Produk Baru

• _{Secara tradisional,}_supplier_sering_{dipilih setelah rancangan Produk} selesai dibuat dan siap diproduksi.

• _{Dewasa ini, banyak perusahaan yang}_{memilih supplier sebelum} proses rancangan Produk dimulai sehingga supplier tersebut bisa dilibatkan dalam kegiatan perancangan Produk.

• _Supplier_{diperlukan untuk}_{memberikan masukan}_{tentang material}

apa yang cocok dan apakah supplier tersebut nantinya bisa memasok material yang dibutuhkan.

• _{Beberapa manfaat yang diperoleh antara lain}_{penghematan biaya} material, peningkatan kualitas dan kecocokan material dengan rancangan yang dibuat, serta pengurangan waktu perancangan

(26)

Keterlibatan

Supplier

dlm

Pengembangan Produk Baru

• _{Menurut Handfield & Nichols (2002), tidak semua supplier}

perlu dilibatkan secara dini dalam perancangan produk baru.

• _Supplier_{untuk item-item yang kompleks dan kritis perlu}

dilibatkan sejak awal

• _{Supplier-supplier}_{untuk material atau}_{komponen yang}

sederhana dan relatif standar bisa dilibatkan hanya pada fase-fase akhir perancangan produk.

• _Supplier_perlu_{dilibatkan lebih awal apabila}_mereka_punya

(27)

Keterlibatan

Supplier

dlm

Pengembangan Produk Baru

• _{Supplier item yang}

kompleks

• _{Supplier sistem atau sub}

sistem

• _{Supplier item atau}

teknologi yang kritis

• _{Supplier yang merupakan}

aliansi strategis

• _{Supplier item yang lebih}

simpel

• _{Supplier komponen tunggal} • _{Supplier item atau teknologi}

yang tidak terlalu kritis

• _{Supplier yang tidak termasuk}

(28)

Keterlibatan

Supplier

dlm

Pengembangan Produk Baru

• _{Karena integrasi}_supplier_{penting dalam pengembangan}

produk baru, perusahaan yang bersaing atas dasar inovasi juga perlu menggunakan sejumlah kriteria lain dalam

pemilihan supplier antara lain:

• _{Kemampuan dan kemauan}_supplier_{untuk berpartisipasi dalam proses}

perancangan termasuk untuk mencapai kesepakatan tentang isu-isu hak kekayaan intelektual dan hal-hal yang bersifat rahasia

• Kemauan supplier untuk memberikan komitmen waktu, tenaga (staff) maupun sumber daya lain yang diperlukan dalam perancangan

(29)

E-Procurement

• _{Pengertian Electronic Procurement}

• _{Electronic procurement}_atau_{e-procurement}_{merupakan aplikasi}

internet untuk kegiatan pengadaan yang memungkinkan sebuah perusahaan bisa memiliki katalog elektronik yang bisa mengakses berbagai data supplier dan barang yang bisa dipasok

• _Aplikasi_{E-Procurement}

Beberapa jenis aplikasi e-procurement secara umum: • _E-catalogue_{, memfasilitasi perusahaan kemudahan untuk}

mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang diinginkan

• _E-auction_{, memfasilitasi kebutuhan yang membantu proses lelang} • _{Business to business}_(B2B)_{market exchange}_{, memfasilitasi beberapa}

pembeli dan beberapa penjual bertemu secara virtual

• B2B private exchange, memfasilitasi proses transaksi rutin dengan

(30)

E Procurement

• _Keuntungan

_{E-Procurement}

• _{Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat,}

akurat, dan murah

• _{Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa}

mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah

• _{Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon}_supplier_yang

lebih banyak dari berbagai tempat

• _{Perusahaan maupun}_supplier_{bisa melacak transaksi}

maupun proses-proses fisik (contoh: pengiriman)

• _{Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan}

(31)

E Procurement

• _{Beberapa cara Melakukan Proses Pembelian}

• _{Melalui proses tender:}

• _{Cara ini dilakukan jika item yang dibeli merupakan} kebutuhan yang berulang

• _{Melalui pembelian rutin:}