8 1. Pendahuluan
Perencanaan strategis sistem informasi yang baik akan sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi SI/TI. Perencanaan strategis sistem informasi juga mampu mempelajari pengaruh perkembangan teknologi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah – langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Dengan adanya perencanaan ini diharapkan suatu perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi infrastruktur TI agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya[1].
Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pencarian profit. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain. Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan produksi. Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya : buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas [2].
Perencanaan strategis SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih [3].
CV. Cairolli merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia yang bergerak pada bidang garment. CV. Cairolli telah menerapkan strategi SI/TI dalam menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI/TI pada CV. Cairolli masih dianggap sebagai peranan pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. Proses bisnis pada CV. Cairolli meliputi produksi barang, distribusi sampai dengan penjualan ke konsumen. Selain aktivitas di atas yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan perawatan infrastruktur TI yang ada pada perusahaan. Untuk langkah ke depannya CV. Cairolli ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di kalangan bisnis. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan solusi bagi CV. Cairolli dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis sistem informasi dapat mengevaluasi setiap kinerja pada CV. Cairolli.
9
Setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan bertumbuh di era globalisasi perlu mengimplementasikan sistem informasi (SI) yang didukung oleh perkembangan infrastruktur teknologi infromasi (TI), karena pada dasarnya perkembangan yang terjadi dalam bidang SI/TI tersebut berdampak positif terhadap berbagai aktivitas bisnis di dalam perusahaan, maupun aktivitas bisnis dengan pihak luar perusahaan. Dampak positif yang dimaksud adalah sangat dimungkinkan terjadinya percepatan dan peningkatan akurasi informasi sehingga tercipta nilai – nilai efisiensi dan efektivitas yang dapat disimpulkan menjadi nilai ekonomis yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi, yaitu : (1) Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi berbagai proses yang mengelola informasi, (2) Meningkatkan efektivitas manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan, (3) Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis [4].
Permasalahan yang ingin dijawab pada penelitian ini adalah Bagaimana menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi CV. Cairolli untuk mendukung strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan menggunakan metode Be Vissta Planning (BVP)? BVP yang menggabungkan berbagai metode perencanaan strategis yaitu Ward dan Peppard, Watherbe, Martin dan Tozer yang memiliki keunggulan masing – masing. BVP juga mengadopsi penggalian manfaat bisnis guna mengukur tingkat kematangan investasi TI yang dilakukan perusahaan menggunakan Ranti’s Generic
IS/TI Business Values. Salah satu cara untuk mengetahui keberhasilan manajemen investasi TI adalah dengan mengukur tingkat kematangan manajemen investasi TI. Dalam proses manajemen investasi TI pada dasarnya merupakan analisis biaya-manfaat TI. Maka dalam tulisan ini, uji kelayakan finansial difokuskan pada nilai atau manfaat bisnis TI [5].
2. Kajian Pustaka
Penelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan metodologi Be Vissta Planning (BVP) pernah dilakukan sebelumnya, dengan tujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis sistem informasi berbasis manfaat bisnis yang menghasilkan suatu strategi bagi sistem. Imelda yang melakukan penelitian pada konsultan pajak PT. Virama Karya bertujuan untuk membentuk cetak biru SI/TI yang bermanfaat bagi PT.Virama Karya yang bertujuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif pada perusahaan berbasis konsultan pajak. Penyusunan perencanaan strategis pada PT. Virama Karya disusun menggunakan metode BVP yang dilanjutkan dengan penghitungan ROI (Return of Investment) terhadap biaya proyek dari usulan SI/TI pada PT. Virama Karya[6].
Suralani melakukan penelitian mengenai BVP yang dilakukan pada Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Artha Mitra Sejahtera. Penelitian ini berlatar belakang pemanfaatan SI/TI pada BPR Artha Mitra Sejahtera yang kurang optimal dan tidak sejalan dengan proses bisnis perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah usulan
10
aplikasi portofolio masa depan perusahaan yang bermanfaat bagi BPR dalam meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.[7]
Penelitian mengenai BVP juga dapat diterapkan dalam lembaga tinggi pendidikan. Wijaya melakukan penelitian pada Universitas Kristen Satya Wacana dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dari universitas. Penelitian ini menghasilkan cetak biru bagi SI/TI UKSW yang nantinya dapat dijadikan pedoman bagi UKSW dalam meningkatkan keunggulan kompetitif yang ada di UKSW [8].
Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda. [3].
Gambar 1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Metodologi Be Vissta Planning (BVP) memadukan tahapan kegiatan dan perangkat yang digunakan pada empat metodologi, yakni versi John Ward, Wetherbe James Martin, dan Edwin Tozer [9]. BVP juga dilengkapi dengan data analisis yang dapat diperoleh dari wawancara terstruktur ataupun kuisioner guna membantu penajaman analisis bagi kebutuhan bisnis dan SI/TI suatu organisasi. BVP menganalisis strategi bisnis dan strategi SI/TI suatu organisasi pada sisi internal dan eksternal menurut Ward dan Peppard. Analisis internal pada BVP diinterpretasikan sebagai segala sumber daya yang dimiliki perusahaan pada saat ini meliputi sumber daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya SI/TI yang dimiliki dan sumber daya bahan baku yang dimiliki perusahaan, sedangkan dalam analisis eksternal pada BVP bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan teknologi dan juga seberapa jauh persaingan diantara kompetitor lain. Adapun keunggulan yang dimiliki BVP dibandingkan dengan perencanaan strategi menggunakan metode lain , BVP
11
menggali value bisnis dengan cara menggali manfaat bisnis yang ada pada setiap usulan SI/TI sesuai dengan Ranti’s Generic IS/IT Business Value sehingga prioritas pembuatan SI/TI pada perusahaan dapat dilakukan [5].
Adapun alat analisis yang ada pada metodologi BVP ini. Analisa Value Chain
atau disebut juga analisa rantai nilai adalah cara untuk mendeskripsikan atau melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah input menjadi output sehingga memiliki nilai bagi pelanggan [10]. Berikut adalah gambaran untuk Value Chain Analysis :
Gambar 2 Analisis Rantai Nilai
Analisis Value Chain dilakukan pada analisis internal mengenai aktivitas utama dan aktivitas pendukung pada perusahaan. Dari penggolongan aktivitas pada perusahaan dapat diketahui apa saja aktivitas yang berpengaruh langsung pada perusahaan. Selanjutnya analisis Porter Five Force adalah alat strategi bisnis, yang membantu kita dalam menilai intensitas persaingan dan dengan demikian menganalisis daya Tarik sebuah struktur industri [10]. Berikut adalah gambaran dari analisis Porter Five Forces:
12
Gambar 3 Analisis 5 Kekuatan menurut Porter
Analisis 5 kekuatan menurut Porter digunakan dalam analisis eksternal dari BVP. Analisis bertujuan untuk menggali apa saja potensi di luar perusahaan yang dapat menjadi keuntungan maupun ancaman yang berada di luar perusahaan. Analisis 5 kekuatan porter mampu memberikan evaluasi mengenai keadaan yang ada di sekitar perusahaan. Selain Value Chain dan analisis 5 kekuatan menurut Porter , alat analisis yang digunakan adalah McFarlan Grid. McFarlan Grid digambarkan dengan kuadran 4 golongan aplikasi yakni strategic, high potential, keys operational dan support.
Penggolongan ini didasarkan pada fungsi masing – masing setiap strategi SI/TI pada perusahaan. Kerangka McFarlan Grid menunjukkan bahwa sistem informasi memainkan peranan yang berbeda – beda dalam suatu organisasi. Serangkaian ini dapat menjadi dasar bagi suatu organisasi dalam melakukan perencanaan strategis sistem informasi [McFarlan]. Berikut adalah gambaran mengenai McFarlan Grid:
Gambar 4 McFarlan Grid
Analisis GAP merupakan analisis kesenjangan pembanding antara keadaan saat ini dengan keadaan yang akan datang. Analisis GAP memberikan kesimpulan pada perusahaan untuk merencanakan pembangunan suatu sistem baru ataupun perlunya peningkatan pada keadaan yang sekarang terjadi dengan perusahaan yang akan direncanakan.
Sedangkan untuk menghitung seberapa besar manfaat dari setiap usula SI/TI digunakan Ranti’s Generic IS/IT. Ranti’s Generic IS/IT Business Value merupakan kerangka yang digunakan untuk mengidentifikasikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari suatu investasi TI tanpa perlu membedakan antara manfaat tangible
dan intangible yang selama ini sering menjadi penghambat dalam pengkuantifikasian manfaat TI. Manfaat tangible adalah manfaat langsung yang diterima perusahaan yang dapat diukur dengan satuan uang, sedangkan manfaat intangible adalah manfaat yang berdampak pada perusahaan secara langsung tetapi hanya bisa diukur dengan manfaat yang ditimbulkan. Nilai manfaat bisnis IS/IT dikelompokkan menjadi 13 kategori yang kemudian dikelompokkan lagi menjadi 73 sub-kategori. Manfaat penggalian manfaat bisnis ini adalah menganalisa keuntungan dan resiko perusahaan
13
dalam menjalankan investasi SI/TI yang ada sehingga dapat menggambarkan manfaat proyek SI/TI yang sebenarnya[5].
3. Metodologi Penelitian
Gambar 5. Alur Metode Penelitian Be Vissta Planning
FASE 1 . Menelaah kebutuhan bisnis dan informasi
Analisis internal bisnis organisasi
Analisis eksternal bisnis organisasi
Analisis internal SI/TI organisasi
Analisis eksternal SI/TI organisasi
FASE 2 . Menyusun solusi target SI/TI
Identifikasi dan solusi bisnis internal
Peluang bisnis dari eksternal organisasi
Pemanfaatan SI/TI lingkungan eksternal organisasi
Analisis GAP kebutuhan informasi
Landasan kebijakan SI/TI Landasan operasional strategi SI/TI
Strategi manajemen SI/TI FASE 3. Menentukan target SI/TI
Menggali Value Bisnis
Pembuatan prioritas strategi SI/TI
FASE 4. RENCANA IMPLEMENTASI
14
Tahapan penelitian seperti pada Tabel 2 menggambarkan alur penelitian dari BVP. Setiap kotak menggambarkan aktivitas yang dilakukan peneliti dalam melakukan perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan BVP. Sedangkan tanda panah pada alur diatas bertujuan memberikan arah tahapan penelitian setiap fase secara berurutan. Pada fase pertama pembuatan metode Be Vissta Planning berdasarkan pada metodologi Ward dan Peppard yang menganalisis lingkungan bisnis dan SI/TI dari sisi eksternal dan internal organisasi [11]. Pada fase kedua dilakukan penentuan target SI/TI dengan menelaah solusi masalah yang telah dianalisis melalui fase pertama. Selain menganalisis solusi, pada fase kedua juga dilakukan landasan perencanaan strategis sistem informasi yaitu landasan kebijakan, strategi SI/TI, landasan operasional SI/TI, dan strategi manajemen SI/TI. Pada fase ketiga dilakukan penggalian value bisnis pada usulan SI/TI yang telah digambarkan pada fase kedua. Penggalian value bisnis pada Be Vissta Planning dilakukan dengan cara menggolongkan manfaat bisnis dari 13 kategori dan 73 sub kategori menurut
Ranti’s Generic IS/IT [5]. Penentuan prioritas pembuatan usulan SI/TI dan pendetilan usulan SI/TI juga dilakukan pada fase ketiga. Pada fase terakhir dilakukan penjadwalan mengenai usulan SI/TI yang telah disusun pada fase kedua dan ketiga.
Pada penelitian ini diggunakan pendekatan komparatif kualitatif. Pendekatan deskriptif kualitatif adalah suatu penelitian yang bersifat membandingkan. Peneliti akan membandingkan keadaan sebelum terbentuknya usulan SI/TI dengan keadaan setelah usulan SI/TI diterapkan. Sedangkan pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Proses observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke objek penelitian yang terkait. Observasi dilakukan pada setiap SI/TI yang ada pada setiap bidang pada CV. Cairolli selama 2 sampai 4 hari. Observasi SI/TI ini juga diikuti dengan pengambilan hipotesis mengenai keadaan SI/TI saat ini di perusahaan. Proses pengumpulan data yang kedua adalah wawancara. Responden yang terkait dalam proses wawancara ini adalah Suprayitno selaku direktur perusahaan, Anna Maria selaku manajer desain, Anton Wirawan selaku manajer gudang, Joko Prasetyo selaku manajer kepegawaian, Handayani selaku manajer keuangan, Sulistyono selaku manajer marketing dan pemesanan, Vincent Mulyanto selaku manajer produksi, dan Iwan Nugraha Prana selaku manajer TI. 4. Hasil Pembahasan
Guna membantu memahami kondisi lingkungan perusahaan dan melihat dampak dan potensi SI/TI terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi CV. Cairolli, maka dilakukan analisis kebutuhan SI/TI agar dapat disusun prioritas kebutuhan dan penggunaan SI/TI untuk mendukung pencapaian strategi perusahaan.
Adapun ruang lingkup dari perencanaan strategis SI/TI ini yaitu:
1.Hasil strategi SI/TI yang sesuai dengan perencanaan strategis SI berbasis value bisnis (Be Vissta Planning).
2.Menentukan prioritas strategis SI/TI yang akan digunakan dan dijalankan. 3.Rencana implementasi pelaksanaan strategi SI/TI.
15
Sedangkan yang melatarbelakangi adanya perencanaan strategis SI/TI antara lain: 1.Perusahaan CV. Cairolli dapat memperoleh keunggulan kompetitif dari pesaing. 2.Dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan sehingga meningkatkan kuantitas
dan kepuasan konsumen.
Adapun harapan dari perencanaan strategis SI/TI adalah dengan adanya perencanaan strategis SI/TI, maka aplikasi yang akan dijalankan dapat memberikan keunggulan kompetitif dan dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
Analisis internal bisnis organisasi dilakukan dengan menggunakan alat analisis value chain. Kegiatan dilakukan guna mengetahui aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang terdapat pada perusahaan. Berikut adalah hasil dari analisis
value chain pada CV. Cairolli :
Tabel 1. Identifikasi dan Solusi Bisnis Internal
Aktivitas Utama Solusi SI/TI
- Pengelolaan persediaan bahan baku - SI Persediaan Bahan Baku
- Produksi barang - SI analisis hasil produksi
- Pengelolaan hasil produksi di Gudang - SI Gudang berbasis Web Service
- Penjualan di Outlet - SI Point of Sales
- SI Katalog Barang
- Promosi - SI promosi
- Website dan E-Commerce - Pengiriman barang ke konsumen - Website dan E-Commerce
- SI Customer Service
Aktivitas Pendukung Solusi SI/TI
- Pengelolaan Keuangan dan Administrasi - SI Pengelolaan Keuangan - Pengelolaan Sumber Daya Manusia - SI SDM
- SI Absensi Karyawan - Pengelolaan Sarana dan Infrastruktur TI - SI Maintenance TI
- Pendesainan Produk - SI Katalog Barang
- SI Desain Produk
Analisis eksternal bisnis organisas dilakukan dengan menggunakan alat analisis Five Force oleh Porter. Berikut adalah hasil dari analisis Five Force dari CV. Cairolli :
16
Tabel 2. Hasil Analisis Five Forces Kategori Five
Force
Hasil analisis Peluang Bisnis Pemanfaata n SI/TI Competitor -Perusahaan yang telah
lama berdiri -Perusahaan
E-Commerce
-Perusahaan asing dari luar negeri. -Merambah ke dunia internet -Website dan E-Commerce Bargaining Powers of Supplier -Perusahaan Tekstil -Perusahaan Cat Sablon
-Manajemen
pasokan yang baik - SI Persediaan Bahan Baku Bargaining Powers of Buyers -Lembaga Pendidikan -Lembaga Perbankan -Lembaga Pemerintahan -Pengecer
-Pangsa pasar yang luas -Website dan E-Commerce -SI Customer Service Threat of Subtitutes Product
- Mall -Promosi yang
menarik -Website dan E-Commerce -SI Promosi Threat of New Enfants -Perusahaan yang garmen baru dengan promosi yang menarik
-Pelayanan yang menarik minat konsumen -Website dan E-Commerce -SI Promosi Analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Cairolli bertujuan untuk menidentifikasi kondisi lingkungan luar CV. Cairolli, analisis ini dilakukan berdasarkan penilaian dari direktur pada CV. Cairolli terhadap kondisi bisnis luar perusahaan yang saat ini terjadi. Analisis ini menggunakan pengumpulan data berupa proses wawancara terstruktur yang dilakukan di CV. Cairolli. Wawancara dilakukan secara terstruktur guna menganalisis lingkungan bisnis eksternal dari Hasil dari analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Cairolli ini akan digunakan peneliti dalam acuan membentuk strategi bisnis yang sesuai dengan SI / TI CV. Cairolli sehingga mampu bersaing dengan kondisi eksternal khususnya para pesaingnya.
Analisis internal SI/TI pada CV. Cairolli diperoleh pendataan SI/TI perusahaan yang ada saat ini. Melalui data tersebut SI/TI perusahaan pada saat ini digolongkan ke dalam 4 kuadran dalam McFarlan Grid. Berikut adalah gambaran penggolongan SI/TI perusahaan pada saat ini menggunakan McFarlan Grid :
17
Strategic High Potential
- - - SI Produksi - SI Penjualan - SI Gudang - SI Keuangan - SI Kepegawaian - SI Desain
Key Operational Support
Gambar 6. McFarlan Grid strategi SI/TI saat ini pada CV. Cariolli
Pada gambar 6 tidak terdapat aplikasi yang terdapat pada kuadran Keys Strategic dan kuadran High Potential dikarenakan tidak adanya aplikasi pada CV. Cairolli saat ini yang patut dikembangkan karena hampir keseluruhan aplikasi hanya digunakan sebagai teknologi pendukung kinerja perusahaan bukan untuk strategi perusahaan. Sedangkan kekosongan pada kuadran High Potential dikarenakan belum ada aplikasi yang cukup berpengaruh pada strategi perusahaan pada saat ini dan belum dibutuhkan pengembangan aplikasi yang ada.
Analisis eksternal organisasi dibuat bertujuan untuk mengetahui trend perkembangan teknologi yang sedang marak pada saat ini. Perkembangan teknologi dinilai dari segala jenis aspek tren teknologi yang sedang berkembang saat ini seperti contoh perkembangan jaringan, sosial media, hardware yang digunakan dan jenis teknologi yang banyak digunakan. Berikut adalah hasil dari analisis eksternal SI/TI pada saat ini :
Tabel 3. Perkembangan Trend Teknologi pada Saat Ini
Tren Teknologi Manfaat Teknologi
- Perkembangan SI/TI mulai marak di kalangan perusahaan garmen
-Meningkatkan efisiensi dan efektivitas setiap aktivitas yang ada di perusahaan karena terintergrasi antara satu dengan yang lain
- Perkembangan perangkat lunak web based berbasis web service.
-Meningkatkan efisiensi pengenalan produk – produk perusahaan ke konsumen
- Perkembangan perangkat keras berupa smartphone
-Mempermudah konsumen dalam pemesanan dan pembelian produk - Tren teknologi menggunakan jaringan berbasis
web
-Memudahkan distribusi data dari setiap bidang perusahaan karena setiap bidang perusahaan akan saling terintegrasi - Perkembangan basis data berbasis web -Memudahkan akses database di manapun
lokasinya - Perkembangan jejaring sosial yang semakin
marak
-Mengurangi biaya promosi dan dapat menjangkau konsumen lebih luas melalui internet.
18
Analisa GAP merupakan perbandingan antara kesenjangan yang terdapat antara strategi SI/TI yang terdapat saat ini dibandingkan strategi SI/TI yang akan digunakan di masa depan. Hasil dari analisa GAP dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 4. Hasil Analisis GAP SI Produksi SI Penjualan SI Gudang SI Keuangan SI Kepegawaian Baru SI
Gudang Bebasis Web
T T T SI Point of Sales T T SI Absensi Karyawan T SI Persediaan Bahan Baku T SI Katalog Barang T T T SI Customer Service R Website dan E-Commerce R SI Promosi R SI Analisis Hasil Produksi T T T SI Maintenance TI R SI SDM T SI Pengelola -an Keuangan T SI Desain Produk R Keterangan : T = Tingkatkan R = Rencanakan
Landasan kebijakan SI/TI dibuat selaras dengan tujuan organisasi beserta visi dan misi dari organisasi. CV.Cairolli merupakan perusahaan profit, sehingga tujuan utama dari CV. Cairolli adalah mencari keuntungan dengan menjual produk dan menjangkau pelanggan secara luas sehingga menambah keuntungan dari perusahaan. Dari tujuan perusahaan ini dibuat sebuah landasan kebijakan guna pemanfaatan investasi SI/TI yang akan dilakukan. Berikut adalah beberapa landasan kebijakan untuk pemantapan pemanfaatan SI/TI pada CV. Cairolli yang akan dilakukan :
a. Aspek Operasional : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat menambah jangkauan dengan pelanggan
b. Aspek Distribusi Data : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi waktu
c. Aspek Pengelolaan Bahan Baku : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat mengelola sumber daya bahan baku menjadi lebih efisien dengan efektif. d. Aspek Kepegawaian : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat membentuk
19
e. Aspek Keuangan : Pemanfaatan SI/TI dapat mengelola keuangan menjadi lebih kompleks sehingga pemanfaatan arus kas dapat dikontrol dan diawasi. f. Aspek Pengambilan Keputusan Variasi Produk : Pemanfaatan SI/TI dapat
digunakan untuk menganilisis keinginan konsumen dengan menganalisis variasi produk yang terjual.
Setiap Investasi SI/TI yang digunakan harus jelas kebutuhan dan pengunaannya. Setiap investasi SI/TI harus dihitung dalam berapa lama akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Untuk penghitungan manfaat finansial bagi perusahaan akan dibuat ke dalam manfaat bisnis menurut SI/TI Generik[9].
Untuk mendukung kinerja dari SI/TI yang diusulkan pada CV. Cairolli dibutuhkan suatu strategi manajemen SI/TI guna mengelola setiap SI/TI yang ada di organisasi. CV. Cairolli sudah memiliki bidang khusus yang mengelola setiap infrastruktur SI/TI yang ada yaitu bidang TI, namun kinerja dari bidang TI ini belum maksimal. Bidang TI pada CV. Cairolli hanya bertugas memperbaiki setiap komponen infrastruktur TI yang rusak dan belum terlibat langsung terhadap strategi bisnis yang diterapkan oleh CV. Cairolli. Untuk pengelolaan SI/TI yang diusulkan, CV. Cairolli membutuhkan suat bidang baru yang mengembangkan setiap infrastruktur TI yang ada sehingga dapat berjalan selaras dengan strategi bisnisnya. Penambahan bagian baru ini digolongkan ke dalam bidang TI pada CV. Cairolli yakni bidang Research and Development, Technical Support, dan E-Commerce. Berikut merupakan gambar usulan tambahan struktur organisasi pada CV. Cairolli :
Gambar 7. Usulan Struktur Manajemen SI/TI
Value bisnis dapat digali dengan cara mendefinisikan manfaat bisnis menggunakan 13 kategori dan 72 sub kategori menurut SI/TI generik [9] yang dibagi
BidangTI Manajer TI Supervisor Research and Development Supervisor Technical Support Supervisor E-Commerce
20
ke dalam 2 manfaat yaitu manfaat tangible dan intangible. Berdasarkan 13 kategori dan 72 sub kategor menurut SI/TI generik dapat ditarik kesimpulan penghematan ataupun keuntungan yang dapat dilakukan perusahaan jika mengimplementasikan SI/TI yang diusulkan. Berikut adalah potensi manfaat bisnsi yang ada pada CV. Cairolli :
Tabel 5. Penggalian Value Bisnis menurut Ranti’s Generik SI/TI
Usulan SI/TI Ketera -ngan
Potensi Manfaat Kuantifikasi SI Maintenance
TI
T -Mengurangi Biaya potensi kerusakan infrastruktur TI
Estimasi biaya kerusakan hardware tertinggi : Komputer Server : Rp13.000.000,00 / bulan SI Analisis Hasil Produksi T -Mengurangi biaya produksi
Estimasi biaya produksi per bulan x ( 25% x biaya
produksi / bulan ) : Rp 12.000.000,00 x (25% x Rp 12.000.000,00) Rp 9.000.000,00 / bulan SI Promosi T T -Mengurangi biaya SDM -Mengurangi biaya perjalanan promosi
(Jumlah SDM saat ini x gaji SDM) – (estimasi pengurangan jumlah SDM x gaji SDM) : (15 x Rp 1.500.000,00) x (10 x Rp 1.500.000,000) = Rp 7.500.000,00 / bulan (estimasi biaya perjalanan per bulan x biaya sekali
perjalanan) (3 x Rp 1.300.000,00) = Rp 3.900.000,00/ bulan Website dan E-Commerce T T -Mengurangi biaya SDM -Mengurangi biaya perjalanan promosi
(Jumlah SDM saat ini x gaji SDM) – (estimasi pengurangan jumlah SDM x gaji SDM) : (15 x Rp 1.500.000,00) x (10 x Rp 1.500.000,000) Rp 7.500.000,00 / bulan Rp 3.900.000,00 / bulan (estimasi biaya perjalanan per bulan x biaya sekali
21 I -Meningkatkan kepuasan pelanggan (3 x Rp 1.300.000,00) = Rp 3.900.000,00/ bulan - SI Persediaan Bahan Baku T T -Mengurangi biaya pasokan bahan baku
-Mengurangi biaya pengiriman bahan baku
Biaya rata – rata pasokan bahan baku – (25% x biaya rata – rata pasokan
bahan baku): Rp 10.000.000,00 – (25% x Rp 10.000.000,00) = Rp 10.000.000,00 – Rp 2.500.0000,00 = Rp 7.500.000,00 / bulan
(Rata – rata jumlah pengiriman bahan baku
per bulan x biaya pengiriman) – ( estimasi
pengurangan jumlah pengiriman bahan baku
per bulan x biaya pengiriman) : (4 x Rp 3.000.000,00) – (3 x Rp 3.000.000,00) = Rp 12.000.000,00 – Rp 9.000.000,00 = Rp 3.000.000,00 / bulan SI SDM T I I -Mengurangi Biaya Pelatihan
-Jadwal dan materi pelatihan yang tepat -Menekan resiko
kehilangan karyawan yang potensial
(rata – rata diadakan pelatihan tiap tahun x biaya pelatihan) - (estimasi
pengurangan diadakan pelatihan x biaya pelatihan) = (4 x Rp5.000.000,00) – (3 x Rp 5.000.000,00) = Rp 20.000.000,00 – Rp 15.000.000,00 = Rp5.000.000,00 / pelatihan - -
SI Desain Produk T -Mengurangi biaya
salah desain barang
Besar kesalahan terbesar yang pernah terjadi pada
22
produksi proses produksi barang
= Rp 4.500.000,00 / bulan
SI Katalog Barang T -Mengurangi biaya
pengiriman yang salah
Besar kesalahan terbesar yang pernah terjadi pada
proses pengiriman = Rp 2.000.000,- / bulan SI Gudang berbasis web T T -Mengurangi pengiriman barang yang salah -Mengurangi biaya telekomunika -si
Besar kesalahan terbesar yang pernah terjadi pada
proses pengiriman = Rp 2.000.000,00 / bulan (biaya telekomunikasi per
bulan – (25% x biaya telekomunikasi per bulan)
= Rp 800.000,00 – (25% x Rp 800.000,00 = Rp 600.000,- / bulan SI Pengelolaan Keuangan I -Mengurangi potensi kecurangan administrasi - SI Point of Sales I I -Mengurangi kesalahan potensi perhitungan harga -Mengurangi potensi kecurangan kecuangan administrasi - - SI Customer Service I I I -Mengurangi potensi permasalahan pelanggan -Meningkatkan kepuasan pelanggan -Meningkatkan kepercayaan pelanggan - - -
SI Absensi Karyawan I -Meningkatkan
produktivitas karyawan
- Keterangan : T = Tangible
I = Intangible
Prioritas strategi SI/TI dibuat berdasarkan kuadran McFarlan Grid strategi SI/TI yang telah diusulkan untuk portofolio masa depan bagi CV. Cairolli. Berikut adalah McFarlan Grid untuk strategi SI/TI yang diusulkan :
23
Strategic High Potential
- Website dan E-Commerce - SI Promosi
- SI Customer Service
- SI Katalog Barang
-SI Gudang Berbasis Web Service - SI Point Of Sales
- SI Absensi Karyawan
- SI Analisis Hasil Produksi - SI Maintenance TI
- SI SDM
- SI Pengelolaan Keuangan - SI Desain Produk
- SI Persediaan Bahan Baku
Key Operational Support
Gambar 8. McFarlan Grid usulan Strategi SI/TI
Perencanaan ini dibuat berdasarkan McFarlan Grid yang ada pada gambar 5 guna memprioritaskan pembuatan aplikasi menurut fungsinya. Perencanaan pembuatan aplikasi memakan waktu selama 5 tahun. Prioritas pembuatan aplikasi dibuat berdasarkan McFarlan Grid sebagai berikut :
- Prioritas #1 : aplikasi yang berada pada kuadran Key Operational
SI Gudang Berbasis Web Service
SI Point Of Sales
SI Absensi Karyawan
- Prioritas #2 : aplikasi yang berada pada kuadran Support
SI Analisis Hasil Produksi
SI Maintenance Infrastruktur TI
SI Pengelolaan Sumber Daya Manusia
SI Pengelolaan Hasil Desain
SI Pengelolaan Keuangan
SI Persediaan Bahan Baku
- Prioritas #3 : aplikasi yang berada pada kuadran Strategic
Website dan E-Commerce
SI Promosi
SI Customer Service
- Prioritas #4 : aplikasi yang berada pada kuadran High Potential
SI Katalog Barang
Setelah keseluruhan aktivitas perencanaan pada metode BVP telah dilakukan tahapan selanjutnya adalah menentukan jadwal perencanaan implementasi SI/TI yang telah diusulkan. Perencanaan jadwal implementasi S/TI dilakukan berdasarkan prioritas pembuatan SI/TI yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut adalah perencaan jadwal implementasi SI/TI pada CV. Cairolli paeriode 2015 hingga 2018.
24
No. Perencanaan 2015 2016 2017 2018
1. SI Gudang
Berbasis Web Service
●●●
2. SI Point of Sales ●●●
3. SI Absensi Karyawan ●●●
4. SI Analisis Hasil Produksi ●●● ●●●
5. SI Maintenance TI ●●● ●●●
6. SI SDM ●●● ●●●
7. SI Desain Produk ●●● ●●●
8. SI Pengelolaan Keuangan ●●● ●●●
9. SI Persediaaan ●●● ●●●
10. Website dan E-Commerce ●●●
11. SI Promosi ●●●
12. SI Customer Service ●●●
13. SI Katalog Barang ●●●
Gambar 9. Tabel Pembuatan Jadwal Rencana Implementasi 5. Simpulan
Dari hasil perencanaan strategis yang disusun menggunakan metode be vissta planning (BVP) dapat disimpulkan bahwa CV. Cairolli memerlukan investasi SI/TI guna menunjang proses bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien. Pembuatan SI/TI yang telah diusulkan terdapat pada setiap bidang pada CV. Cairolli guna mengelola setiap aktivitasnya supaya berjalan optimal .
Usulan SI/TI yang diusulkan pada CV. Cairolli antara lain :
1. SI Gudang Bebasis Web Service dan SI Persediaan Bahan Baku untuk bidang gudang.
2. SI Point of Sales untuk bidang marketing dan pemasaran yang berada di outlet.
3. SI Absensi karyawan dan SI SDM untuk bidang kepegawaian. 4. SI Analisis hasil produksi untuk bidang produksi.
5. SI Maintenance TI untuk bidang TI.
6. SI Desain Produk dan SI Katalog untuk bidang desain. 7. SI Pengelolaan Keuangan untuk bidang keuangan.
8. SI Customer Service dan SI Promosi untuk bidang marketing dan pemesanan yang berada di kantor pusat.
9. Website dan E-Commerce bagi perusahaan.
Adapun usulan tersebut dilandaskan pada setiap kebijakan yang telah tertera pada landasan kebijakan yang telah dibuat. Landasan ini dibuat sebagai acuan bagi perusahaan agar dapat berjalan optimal dan pembentukan nilai efisiensi dan efektivitas pada kinerja CV. Cairolli dan manfaat bisnis yang diwujudkan melalui usulan SI/TI sudah digambarkan ke dalam manfaat bisnis yang ada pada usulan
25
strategi SI/TI pada CV. Cairolli yang terbagi ke dalam 2 manfaat yakni intangible dan tangible. Manfaat tangible digunakan sebagai landasan seberapa besar peluang nilai efektivitas yang ditimbulkan bagi CV. Cairolli dalam menerapkan usulan SI/TI yang telah diberikan, sedangkan manfaat intangible digunakan sebagai landasan manfaat acuan efisiensi yang ditimbulkan bagi CV. Cairolli dalam menerapkan usulan SI/TI yang telah diberikan.
6. Pustaka
[1]Maryani, K.A , "Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Studi Kasus STMIK XYZ", S.Kom thesis, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia, 2010.
[2]Retrinasari, Luciana Spica Almilia , “Analisis Pengaruh Karakteristik Perusahaan terhadap Kelengkapan Pengungkapan dalam Laporan Tahunan Perusahaan Manufaktur yang Terdaftar di BEJ” , Seminar Nasional Inovasi menghadapi Perubahan Lingkungan Bisnis , FE Universitas Trisakti Jakarta . [3]J. Ward, and J. Peppard , Strategic Planning for Information Systems ,
England : John Wiley and Sons Ltd, 2002.
[4] HM, Jogiyanto , Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif dalam Memenangkan Persaingan dengan Sistem Teknologi Informasi , Yogyakarta : Andi Yogyakarta , 2006.
[5] Benny Ranti , Johan Tambotoh "Implementasi Kajian Kelayakan Finansial untuk Meningkatkan tingakt Kematangan Manajemen Investasi Teknologi Informasi", Journal of Information System, Vol. 1, No. 6, 2010, pp. 126-133 .
[6] Imelda , “Penerapan Metodologi Be Vissta Planning pada Konsultan Teknik dan Manajemen Studi Kasus PT. Virama Karya” , in Konferensi Nasional Sistem dan Informatika , 2008 , pp. 08 – 18.
[7]Ade Rina Suralani , "Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) pada BPR Mega Artha Sejahtera", M.Si thesis, Fakultas Ilmu Sains dan Komputer, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayahtullah, Jakarta, Indonesia, 2011.
[8]Agustinus Fritz Wijaya, “Information Systems Strategic Planning to Increase Competitive Advantage of Higher Education Using Be Vissta Planning Methodology (Case Study: SWCU Salatiga), Interational Journal of Organizational Inovation, Vol. V, No. 2, 2012, pp 68-82
[9]Atmaja , "Penyusunan Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam Rangka Meningkatkan Peran Strategis Sistem Informasi pada Suatu Organisasi", M.kom thesis, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta, Indonesia, 2002. [10]Porter, M. E. Interbrand Choice, Strategy and Bilateral Market Power. Vol.
146, Harvard Economic Studies. Cambridge, MA: Harvard University Press, 1976.
26
[11]Ari Wedhasmara , "Langkah – Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard", Jurnal Sistem Informasi, Vol. 1, No. 1, 2009, pp. 14-22 .
