viii Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
The progress of information technology on every section makes the data management become very short. Input process with manual way or data searching process with searching files use much time. Error on data input occured often. Using right information technology, error on data input or data searching can be reduced, so when doing data searching or data processing takes shorter time then processing manually. Dealing with that, this research tries to evaluate system and help system designing that company needs. Application descriptive used for the research method, later the design can be used on the company and help for company’s selling activity continuity. Point Of Sales System of selling section, covers all data transaction occurs in selling transaction, starting from ordering till shipping. From this POS design then applied to running system of the company, where the system is manually runned. The changing is applied to optimized operatioanl activity so the time for sales service to the customer.
ix Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Kemajuan teknologi informasi dalam segala bidang membuat waktu pengelolaan data semakin singkat. Proses input secara manual maupun proses pencarian data dengan mencari berkas dapat memakan waktu yang lama. Kesalahan dalam proses input data pun banyak terjadi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi secara tepat, kesalahan input maupun proses pengolahan data dapat dikurangi, sehingga saat proses pencarian data maupun pengolahan data memakan waktu yang lebih singkat daripada proses yang dilakukan secara manual. Berkenaan dengan hal tersebut, maka penelitian ini mencoba mengevaluasi sistem yang digunakan perusahaan dan membantu perancangan sistem yang dibutuhkan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif aplikasi, yang nantinya perancangan yang diusulkan dapat digunakan pada perusahaan tersebut dan membantu kelancaran aktivitas penjualan perusahaan. Sistem Point Of Sales khususnya penjualan, mencakup seluruh data yang terjadi dalam proses transaksi penjualan, mulai dari pemesanan barang hingga pengiriman barang. Dari perancangan sistem POS ini selanjutnya diaplikasikan kedalam sistem yang telah berjalan dalam perusahaan, dimana sistem yang telah berjalan adalah sistem yang dilakukan secara manual. Pengubahan rancangan sistem dilakukan untuk mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan sehingga waktu dapat digunakan secara efektif dalam kegiatan pelayanan penjualan.
x Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRACT ... viii
ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 4
BAB II KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS ... 5
2.1 Kajian Pustaka ... 5
xi Universitas Kristen Maranatha
2.1.1.1 Perancangan Konsep ... 5
2.1.1.2 Perancangan Fisik ... 6
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 7
2.1.2.1 Sistem ... 9
2.1.2.2 Informasi ... 9
2.1.2.3 Sistem Informasi ... 10
2.1.2.4 Sistem Informasi Akuntansi ... 11
2.1.2.5 Sistem Informasi Manual ... 12
2.1.2.6 Sistem Informasi Terkomputerisasi ... 12
2.1.2.7 Teknologi Cepat Tanggap ... 13
2.1.2.8 Sistem Point Of Sale ... 14
2.1.3 Siklus Pendapatan ... 15
2.1.3.1 Penerimaan Pesanan Penjualan ... 16
2.1.3.2 Pengiriman barang ke konsumen ... 17
2.1.4 Siklus Penjualan Tunai dan Kredit ... 18
2.1.4.1 Sistem Penjualan Tunai ... 18
2.1.4.2 Sistem Penjualan Kredit ... 19
2.1.5 Teori Relevan lain yang terkait dengan Perancangan ... 20
2.1.5.1 Pengembangan Sistem dan Teknik Pendokumentasian .. 20
2.1.5.1.1 Data Flow Diagram ... 20
2.1.5.1.1.1 Contect Diagram ... 21
2.1.5.1.1.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 22
2.1.5.1.2 Flowchart ... 22
xii Universitas Kristen Maranatha
2.1.5.3 Database ... 24
2.1.5.4 Hierarchy Diagram ... 25
2.1.5.5 Sistem Pengkodean ... 26
2.1.5.6 Merancang bentuk output (Formulir) ... 29
2.1.5.7 Struktur Organisasi dan Job Description ... 30
2.2 Kerangka Pemikiran ... 37
2.3 Rancangan data dan Hipotesis ... 38
BAB III METODE PENELITIAN... 39
3.1 Objek Penelitian ... 39
3.2 Metode Penelitian ... 39
3.3 Jenis dan Sumber Data ... 40
3.3.1 Jenis Data ... 40
3.3.2 Sumber Data ... 41
3.4 Metode Pengumpulan Data ... 41
3.5 Teknik Analisis Data... 43
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 44
4.1 Hasil Penelitian ... 44
4.1.1 Sejarah Perusahaan ... 44
4.1.2 Lokasi Perusahaan ... 45
4.1.3 Struktur Organisasi... 45
4.1.4 Job Description ... 46
xiii Universitas Kristen Maranatha
4.1.6 Prosedur Penjualan Barang ... 48
4.1.7 Pengkodean ... 51
4.1.8 Formulir ... 51
4.2 Analisis dan Pembahasan ... 51
4.2.1 Kebutuhan Sistem ... 51
4.2.2 Usulan Struktur Organisasi ... 52
4.2.3 Usulan Job Description ... 53
4.2.4 Usulan Sistem Komputer ... 55
4.2.5 Prosedur Terkomputerisasi Usulan Aktivitas Penjualan ... 55
4.2.6 Entity-Relationship Diagram ... 59
4.2.7 Pengkodean ... 59
4.2.7.1 Kode Barang ... 60
4.2.7.2 Kode Formulir ... 60
4.2.7.3 Kode Pelanggan ... 61
4.2.7.4 Nomor Induk Karyawan ... 62
4.2.8 Merancang Dokumen ... 63
4.2.9 Struktur Database ... 79
4.2.10 Desain Interface ... 84
4.2.11 Desain Menu Utama ... 84
4.2.11.1 Desain Menu Master ... 86
4.2.11.2 Desain Menu Master Barang ... 86
4.2.11.3 Desain Menu Proses ... 87
4.2.11.4 Desain Menu Proses Setup ... 88
xiv Universitas Kristen Maranatha
4.2.12 Sistem Flow Diagram ... 90
4.2.13 Data Flow Diagram ... 92
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 95
5.1 Simpulan ... 95
5.2 Saran ... 97
DAFTAR PUSTAKA ... 99
LAMPIRAN ... 100
xv Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Toko Sahabat...46
Gambar 4.2 Prosedur Penjualan Barang...50
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Usulan Toko Sahabat (Usulan Penyusun)...53
Gambar 4.4 Usulan Sistem Komputer... ...55
Gambar 4.5 Prosedur Usulan Terkomputerisasi Sistem Penjualan...58
Gambar 4.6 Entity Relationships Diagram...59
Gambar 4.7 Formulir Pesanan dan Pengiriman...65
Gambar 4.8 Formulir Penyerahan Barang …... ...66
Gambar 4.9 Faktur Penjualan …………...…...67
Gambar 4.10 Kartu Persediaan Barang …………...…...68
Gambar 4.11 Jurnal Penerimaan Kas ...…………...…...69
Gambar 4.12 Jurnal Penjualan Kredit...…………...…...70
Gambar 4.13 Jurnal Umum …………...…………...…...71
Gambar 4.14 Buku Pembantu Piutang …………...…………...…...72
Gambar 4.15 Buku Kas …………...…………...…...73
Gambar 4.16 Buku Penjualan …………...…………...…...74
Gambar 4.17 Buku Diskon Penjualan …………...…………...…...75
Gambar 4.18 Laporan Penjualan …………...…………...…...76
Gambar 4.19 Laporan Penyerahan Barang …………...…………...…...77
Gambar 4.20 Surat Pemberitahuan Piutang …………...…………...…...78
Gambar 4.21 Desain Menu Utama ………..……86
xvi Universitas Kristen Maranatha
Gambar 4.23 Desain Menu Master Barang …………...…………...…...87
Gambar 4.24 Desain Menu Proses …………...…………...…...88
Gambar 4.25 Desain Menu Proses Setup …………...…………...…...88
Gambar 4.26 Desain Menu Penjualan …………...…………...…...90
Gambar 4.27 Sistem Flow Diagram …………...…………...…...91
Gambar 4.28 DFD Level 1 Sistem Point Of Sale …………...…………...…...93
Gambar 4.29 DFD Level 2 dari proses pembelian dan penjualan barang ……...94
xvii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Kode Barang ………...60
Tabel 4.2 Kode Pelanggan …………...62
Tabel 4.3 Nomor Induk Karyawan ...63
Tabel 4.4 Data Dictionary User...79
Tabel 4.5 Data Dictionary Barang ………...80
Tabel 4.6 Data Dictionary Pelanggan ...80
Tabel 4.7 Data Dictionary Penjualan ………...81
Tabel 4.8 Data Dictionary Formulir Penyerahan Barang ………...82
Tabel 4.9 Data Dictionary Formulir Pesanan dan Pengiriman ...82
Tabel 4.10 Data Dictionary Buku Kas ………...83
xviii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Tabel 4.1 Kode Barang ………...60
Tabel 4.2 Kode Pelanggan …………...62
Tabel 4.3 Nomor Induk Karyawan ...63
Tabel 4.4 Data Dictionary User...79
Tabel 4.5 Data Dictionary Barang ………...80
Tabel 4.6 Data Dictionary Pelanggan ...80
Tabel 4.7 Data Dictionary Penjualan ………...81
Tabel 4.8 Data Dictionary Formulir Penyerahan Barang ………...82
Tabel 4.9 Data Dictionary Formulir Pesanan dan Pengiriman ...82
Tabel 4.10 Data Dictionary Buku Kas ………...83
BAB I : Pendahuluan
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Perkembangan teknologi informasi sekarang ini telah berkembang sangat
pesat, hampir semua bidang usaha bisnis telah menggunakan teknologi informasi
untuk memajukan dan mengembangkan kegiatan bisnis dengan baik.
Penggunaan teknologi informasi dalam bidang usaha bertujuan untuk
mengotomatisasi pencatatan kegiatan jual beli yang kemudian menghasilkan
informasi yang berguna untuk kemajuan perusahaan.
Salah satu informasi yang banyak diperlukan oleh perusahaan adalah
sistem informasi akuntansi, dan salah satu komponen dari sistem informasi
akuntansi adalah sistem informasi penjualan. Sistem penjualan merupakan salah
satu sistem yang sangat penting, karena penjualan merupakan kunci utama yang
menentukan kelangsungan suatu perusahaan. Tanpa adanya penjualan, maka
perusahaan tidak akan mendapat dana untuk membiayai aktivitas-aktivitas
perusahaan.
Toko Sahabat adalah perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran, yaitu
penjualan barang-barang elektronik misalnya televisi, lemari es, lampu pijar, dan
lain-lain. Transaksi yang dilakukan diantaranya transaksi penjualan dan
pembelian secara grosir dan retail serta transaksi penjualan yang bersifat
BAB I : Pendahuluan
2 Universitas Kristen Maranatha termasuk pencatatan stok barang dan barang yang diperbaiki. Untuk itu perlu
adanya tatanan sistem informasi penjualan yang baru, yaitu dengan
merencanakan sistem informasi terkomputerisasi.
Perancangan sistem informasi terkomputerisasi diharapkan dapat
mengotomatisasi semua kegiatan pencatatan transaksi jual beli yang dapat
menghasilkan informasi yang berguna baik untuk penjualan dan pembelian
barang, data penjualan per periode, data stok barang, penanganan perbaikan
barang, serta pencatatan keuangan baik itu piutang, utang dan pendapatan.
Teknologi tanggap cepat adalah salah satu perancangan sistem informasi
komputerisasi, dimana didalam sistem ini teknologi komputer diperlukan sebagai
alat masukan yang dapat dengan cepat memproses data yang diperlukan.
Sistem Informasi Akuntansi yang mempergunakan teknologi komputer
memberikan beberapa keuntungan, antara lain pemrosesan terhadap transaksi dan
data lain dapat menjadi lebih cepat serta perhitungan dan perbandingan data
menjadi lebih akurat. Dengan menggunakan teknologi komputer, pemrosesan
terhadap transaksi menjadi lebih murah dan penyiapan laporan dan output
lainnya menjadi lebih tepat waktu sehingga lebih efisien bagi perusahaan. Selain
itu, dengan memakai teknologi komputer, sistem penyimpanan data menjadi
lebih ringkas dan lebih mudah diakses ketika dibutuhkan, sehingga karyawan
dapat menjadi lebih profuktif.
Sistem Point Of Sale adalah salah satu sistem tanggap cepat dimana
BAB I : Pendahuluan
3 Universitas Kristen Maranatha memonitor stock barang penjualan / pembelian barang, selain itu sistem tersebut
juga dilengkapi program yang berhubungan dengan hutang piutang suatu
perusahaan, sehingga data transaksi dapat dikontrol dengan mudah dan cepat.
Atas dasar pertimbangan diatas, penyusun tertarik untuk mengevaluasi dari
adanya Sistem Point Of Sale dan membantu perusahaan menyusun desain
perancangan Sistem Point Of Sale. Selanjutnya permasalahan diatas, penyusun
jadikan bahan dalam penelitian skripsi ini yang berjudul “Evaluasi dan
Perancangan Sistem Point Of Sale Terhadap Kelancaran Aktivitas
Penjualan”
1.2 Identifikasi Masalah
Setelah mempelajari latar belakang masalah yang dialami, maka masalah yang
dapat dirumuskan dalam penulisan skripsi ini adalah :
1. Apakah perusahaan sudah menerapkan Sistem Point Of Sale secara
memadai
2. Bagaimana rancangan sistem informasi penjualan khususnya Sistem Point
Of Sale yang baik
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk menganalisis apakah perusahaan sudah menerapkan Sistem Point Of
BAB I : Pendahuluan
4 Universitas Kristen Maranatha 2. Untuk merancang sistem informasi akuntansi penjualan, khususnya Sistem
Point Of Sale yang diharapkan dapat mempelancar kegiatan operasional
perusahaan
1.4 Manfaat Penelitian
1. Secara Teoritis :
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi ilmu
pengetahuan, terutama dalam bidang Sistem Informasi Akuntansi.
2. Secara Praktis :
a) Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan bagi perusahaan
dalam usaha penerapan Sistem Akuntansi Penjualan agar menjadi lebih
baik.
b) Bagi Peneliti
Dengan penelitian ini, diharapkan peneliti akan mampu mengembangkan
dan menerapkan ilmu yang didapatkan dan dipelajari di bangku kuliah ke
dalam dunia perusahaan.
c) Bagi pihak lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dan
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
95 Universitas Kristen Maranatha
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai sistem
informasi akuntansi yang ada diperusahaan, maka penulis menarik simpulan
sebagai berikut :
1. Perusahaan belum menerapkan sistem Point Of Sales secara memadai,
proses pencatatannya yaitu secara manual serta pencatatan yang
dilakukan hanya bagian tertentu saja, seperti pencatatan penjualan
barang, nota penjualan, pencatatan pembelian barang, serta pencatatan
alamat pengiriman barang yang dilakukan semua oleh pimpinan
persahaan. Pengkodean diperusahaan hanya terbatas pada kode barang
yang ada didus saja. Perusahaan seringkali mengalami kesulitan saat
proses penjualan dilakukan, dimana pimpinan perusahaan kesulitan
mencari harga barang yang ditawar oleh pembeli, yang selanjutnya
dilakukan proses tawar menawar harga. Kesulitan berikutnya adalah
saat pimpinan perusahaan berusaha untuk mencari harga beli dari
supplier untuk menetukan harga, karena harga yang diberlakukan
terbagi menjadi 3, yaitu harga untuk pricelist, harga pas, dan harga
reseller. Pengiriman barang pun seringkali merepotkan pimpinan
perusahaan saat pembeli menginginkan barangnya dikirim saat supir
sedang pergi mengirimkan barang, sering terjadi tertinggalnya barang
yang seharusnya dikirim atau alamat tidak tercatat. Kesulitan –
kesulitan tersebut seringkali menghambat kegiatan operasional
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
96 Universitas Kristen Maranatha pembeli atau memproses transaksi yang lainnya. Perusahaan tidak
mencatat penjualan barang secara terperinci, barang yang dijual
seringkali luput dari pantauan pimpinan perusahaan sehingga
kemungkinan terjadinya pencurian barang oleh karyawan cukup besar
terjadi.
Perancangan sistem Point Of Sales yang disusun berusaha untuk
melengkapi sistem yang telah berjalan, dengan adanya sistem Point Of
Sales ini perusahaan dapat mengontrol kegiatan penjualan barang,
pengiriman, stok barang, serta pembelian barang yang terpadu, sistem
komputerisasi serta input kode dengan barcode dapat memperlacar
kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan menilai perancangan
sistem Point Of Sales ini cukup bermanfaat serta fitur yang disediakan
dalam perancangan sistem Point Of Sales dinilai cukup lengkap
sehingga tujuan yang diharapkan untuk memperlancar kegiatan
operasional dalam perusahaan dinilai tercapai meskipun masih
memungkinkan untuk dikembangkan lebih jauh dengan mencakup
scope yang lebih luas, tidak hanya fokus di bagian penjualan saja.
2. Desain sistem yang digunakan perusahaan adalah desain yang
seadanya, mengikuti sistem manual yang telah berjalan selama
bertahun-tahun. Dengan sistem Point Of Sales yang dirancang oleh
penulis, hampir seluruh desain didesain ulang. Usulan flowchart yang
dirancang dengan menambakan beberapa kegiatan pencatatan yang
diharapkan dapat memperlancar kegiatan operasional dan juga dapat
memperbaiki kegiatan pencatatan dan pemberkasan yang dilakukan
perusahaan. Usulan pengkodean barang yang didesain dalam Entity
Relationship Diagram (ERD) menjawab kesulitan perusahaan dalam
mengelola barang, baik itu proses penjualan, pembelian, stok, harga,
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
97 Universitas Kristen Maranatha dari pembuatan database yang digunakan untuk pembuatan software
yang mengintegrasi semua bagian dalam perusahaan. Database juga
menyimpan semua data transaksi yang terjadi dan juga data lainnya
seperti informasi supplier dan juga pelanggan yang memudahkan
perusahaan dalam pencarian informasi supplier untuk pemesanan
barang dan juga informasi pelanggan untuk memberi informasi
mengenai barang maupun status pesanan barang. Usulan desain aliran
data dalam Data Flow Diagram (DFD) memberikan gambaran seluruh
aliran data yang ada saat proses transaksi perusahaan dilakukan. Usulan
desain diagram ini adalah dasar untuk pembuatan inventory software
yang dapat memudahkan perusahaan dalam proses pencatatan maupun
pencarian informasi. Proses pencatatan yang dilakukan tidak memakan
waktu sebanyak proses pencatatan manual dan juga proses pencarian
informasi tidak selama pencarian berkas dalam bentuk kertas secara
manual. Integrasi sistem ini dapat menambah efektifitas waktu
perusahaan dan memudahkan dalam kegiatan operasional perusahaan.
Perancangan ini mampu menjawab tujuan dari evaluasi perancangan
sistem ini, yaitu dapat memperlancar kegiatan operasional perusahaan
dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang baik dan benar.
5.2. Saran
Berdasarkan simpulan diatas, maka penulis mencoba untuk mengajukan
beberapa saran dengan harapan saran yang diberikan dapat bermanfaat
terutama bagi perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan
dengan sistem penjualan, yaitu:
1. Diharapkan sistem diperluas dengan mencakup sistem pembelian,
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
98 Universitas Kristen Maranatha biaya pengeluaran, serta sistem pengelolaan reparasi barang, sehingga
sistem ini dapat sangat diandalkan dalam pengelolaan operasional
perusahaan secara menyeluruh.
2. Diharapkan sistem dapat berintegrasi dengan perangkat elektronik
lainnya seperti barcode reader, mesin debit, maupun device yang
lainnya, sehingga sistem dapat semakin memudahkan dalam input kode,
99 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, Georfe H., et. Al. (1998). Accounting Information System. Seventh edition. London : Prentice-Hall, Inc.
Cushing, Barry E., dan Marshall B. Romney (1994), Accounting information Systems, 7th, Addison-Wesley Publishing Company, Inc., United States of America.
Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi Pertama Cetakan Pertama. Yogyakarta : Gava Media, 2003.
Mc Leod, Raymond, Jr. (1994), Systems Analysis and Design an Organizational approach, The Dryden Press, United States of America.
Mulyadi, (1997). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Yogyakarta : STIE Yogyakarta.
Romney, Marshall B., Paul J.Steinbart, dan Barry E.Cushing (1997), Acoouting Information Systems, 7th, Addison-Wesley Publishing Company, Inc., United States of America.
Stoner, James A.F., and Freeman, Edward R. (1994), Management, 5th, Practice Hall, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey.
