Perancangan Perangkat Lunak Sistem Informasi Inventaris Barang pada STMIK IBBI Medan

1978-1520

Perancangan Perangkat Lunak Sistem Informasi Inventaris Barang pada STMIK IBBI Medan

Jimmy STMIK IBBI e-mail: jim8470@gmail.com

Abstrak

Pencatatan inventaris barang pada STMIK IBBI masih dilakukan secara manual. Apabila manajemen kampus ingin mengetahui jumlah inventaris secara keseluruhan, atau ingin melihat laporan inventaris, maka staf harus menghabiskan waktu yang relatif lama untuk menyusun dan menyesuaikan laporan dari transaksi yang sudah ada. Penelitian dilakukan untuk membangun aplikasi sistem informasi inventaris barang pada STMIK IBBI. Dengan merancang aplikasi sistem informasi, maka semua data inventaris dicatat ke dalam database. Penelitian menggunakan metode pengembangan sistem waterfall yang terdiri dari tahapan analisis, perancangan, pembangunan, pengujian dan implementasi. Data yang dicatat adalah data inventaris barang, proses penambahan inventaris, proses pengurangan inventaris (akibat kehilangan, rusak atau sebab lainnya) dan proses mutasi inventaris (perpindahan). Aplikasi hasil rancangan dapat digunakan untuk membantu pencatatan inventaris barang pada STMIK IBBI, mulai dari transaksi penambahan, pengurangan dan transaksi mutasi inventaris.

Kata kunci: Sistem Informasi, Pencatatan, Inventaris

1. Pendahuluan

STMIK IBBI merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Indonesia yang memiliki 2 jurusan, yaitu jurusan Teknik Informatika dan jurusan Sistem Informasi. Saat ini pengelolaan dan penyimpanan data inventaris barang masih dilakukan secara manual untuk mencatat barang-barang yang ada. Semua keterangan mengenai barang inventaris kampus dicatat secara manual, sehingga jumlah barang-barang tidak dapat diketahui dengan cepat dan tepat, karena pengelolaan yang digunakan masih sangat sederhana. Apabila ada pihak yang membutuhkan data inventaris, maka butuh waktu dan tenaga untuk mencari kembali data dan menyusun laporan. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dapat dirancang suatu sistem informasi inventaris.

Saat ini sistem pencatatan inventaris barang pada STMIK IBBI masih dilakukan secara manual.

Pencatatan dilakukan pada buku dan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word dan Excel.

Pencatatan data dengan aplikasi Microsoft Office memang dapat mendukung pencarian yang cepat dan cetak data langsung dari printer. Akan tetapi, apabila manajemen kampus ingin mengetahui jumlah inventaris secara keseluruhan, atau ingin melihat laporan penambahan atau laporan mutasi inventaris, maka staf harus menghabiskan waktu yang relatif lama untuk menyusun dan menyesuaikan laporan dari transaksi yang sudah ada. Ini tentu menghabiskan waktu dan tenaga yang relatif besar, apalagi penyusunan laporan secara manual tidak terlepas dari kesalahan yang mungkin muncul akibat kecerobohan atau kelalaian (human error). Oleh karena itu, perlu dibangun sebuah aplikasi sistem informasi inventaris yang dapat membantu pencatatan inventaris di STMIK IBBI Medan.

Inventaris barang merupakan pencatatan dan pendaftaran barang yang dimiliki oleh suatu lembaga. Dengan merancang sistem informasi inventaris, maka semua data inventaris dicatat ke dalam database. Inventaris yang dicatat saat ini, adalah daftar inventaris per ruangan, misalnya: komputer hingga kursi dan meja yang digunakan di dalam kegiatan perkuliahan. Data yang perlu dicatat adalah data inventaris barang, proses penambahan inventaris, proses pengurangan inventaris (akibat kehilangan, rusak atau sebab lainnya) dan proses mutasi inventaris (perpindahan). Dengan demikian, maka semua barang inventaris yang dimiliki oleh STMIK IBBI dapat diketahui dengan cepat dan tepat.

Berdasarkan uraian di atas, maka akan dilakukan peneliitan dengan judul “Perancangan Perangkat Lunak Sistem Informasi Inventaris Barang pada STMIK IBBI Medan”.

2. Metode Penelitian

Perancangan perangkat lunak sistem informasi inventaris barang pada STMIK IBBI Medan menggunakan metode pengembangan sistem waterfall. Waterfall merupakan model Air Terjun atau dinamakan siklus hidup klasik (classic life cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak. Metodologi waterfall dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Metodologi Penelitian Waterfall

Tahapan penelitian terdiri dari analisis, perancangan, pembangunan, pengujian dan implementasi. Jadwal penelitian ini dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1. Jadwal Penelitian

3. Hasil dan Analisis

Sub bab analisa akan membahas analisis kebutuhan sistem dan analisis kamus data di dalam database.

3.1. Analisis PIECES

Analisis sistem informasi inventaris dilakukan dengan metode PIECES sebagai berikut:

1. Performance (Analisis Kinerja)

Penilaian staf sangat penting pada kampus STMIK IBBI. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kejelasan standar kerja di dalam kampus. Analisis kinerja dapat juga dinilai dari kecepatan bekerja, input data ke dalam sistem informasi dan update jumlah inventaris yang dilakukan oleh staf.

2. Information (Analisis Informasi)

Informasi mengenai kebijakan kampus diberikan melalui briefing setiap minggu. Atasan menerima informasi inventaris berupa laporan dari sistem.

3. Economic (Analisis Ekonomi)

Untuk menunjang sistem informasi yang akan diterapkan, maka dibutuhkan perangkat komputer (hardware) dan keahlian programmer dalam melakukan maintenance terhadap perangkat lunak (software) sistem informasi.

4. Control / Security (Analisis Keamanan)

Kontrol terhadap kinerja karyawan dapat dilakukan dengan membatasi hak akses user dalam mengakses sistem informasi.

5. Efficiency (Analisis Efisiensi)

Efisiensi diukur oleh atasan setiap bulan, untuk memastikan setiap kegiatan telah berjalan dengan efisien.

6. Services (Analisis Layanan)

Staf yang dibutuhkan dalam hal pelayananan dalam kampus adalah staf yang dapat bekerja dengan benar dan cepat, serta dibutuhkan operator yang menguasai sistem operasi Windows dan aplikasi perkantoran.

3.2. Analisis Kamus Data

Dari analisa sistem yang telah dilakukan, disimpulkan kamus data dari database adalah sebagai berikut:

1. Data Inventaris = Kode + Nama Inventaris + Keterangan + Total 2. Data Ruangan = Kode + Nama Ruangan + Lokasi Gedung + Lantai

3. Data Penambahan = No Bukti + Tanggal + Kode Ruangan + Keterangan + {Item Penambahan}

4. Item Penambahan = Kode Inventaris + Nama Inventaris + Qty + Harga + Subtotal

5. Data Pengurangan = No Bukti + Tanggal + Kode Ruangan + Keterangan + {Item Pengurangan}

6. Item Pengurangan = Kode Inventaris + Nama Inventaris + Qty

7. Data Mutasi = No Bukti + Tanggal + Kode Ruangan 1 + Kode Ruangan 2 + Keterangan + {Item Mutasi}

8. Item Mutasi = Kode Inventaris + Nama Inventaris + Qty

9. Daftar Inventaris Per Ruangan = Kode Ruangan + Kode Inventaris + Jumlah 10. Pengguna = Username + Password + Tipe User

Relasi antar tabel yang terdapat di dalam database dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Relasi Antar Tabel

Gambar 2 memperlihatkan relasi antar tabel, yaitu hubungan satu ke banyak (one to many) antara tabel dengan field primary key dan tabel dengan field foreign key, seperti hubungan field

“KodeInventaris” pada tabel Inventaris dan tabel transaksi Penambahan.

3.3. Analisa Pemodelan Sistem

Use case merupakan salah satu diagram Unified Modeling Language (UML) yang dapat digunakan untuk menganalisis dan memodelkan sistem yang akan dirancang. Gambar 3 menunjukkan interaksi antara pengguna dan sistem informasi inventaris barang di dalam diagram use case. Dalam notasi Use Case pada gambar 3, hubungan “include” antar use case, berarti use case X menggunakan use case Y sepenuhnya. Pada diagram ini, dapat diketahui bahwa administrator dapat mengakses semua data mulai dari data user yang login ke sistem, data inventaris, data ruangan, transaksi penambahan inventaris, transaksi pengurangan inventaris, transaksi mutasi inventaris, laporan daftar inventaris, laporan daftar

ruangan, laporan transaksi penambahan inventaris, laporan transaksi pengurangan inventaris, laporan transaksi mutasi inventaris, laporan daftar inventaris per ruangan, sedangkan staf tidak dapat mengakses data user yang login ke sistem, data ruangan dan data laporan.

Perangkat Lunak Sistem Informasi Inventaris Barang pada STMIK IBBI

Data Utama

Daftar Ruangan

Mutasi Inventaris Lihat Daftar Inventaris Penambahan Inventaris

Pengurangan Inventaris

Transaksi

<< include >>

<< include >>

<< include >>

<<

include >>

Laporan Administrator

Data Utama

Transaksi

Staf <<

include >>

<< inclu de >>

<< include >>

<< include >>

Daftar Inventaris

<< include >>

<< include >>

<< include >>

File

Log Off Daftar User

<< include >>

<< include >> << include >> File

Gambar 3. Diagram Use Case dari Aplikasi

Proses yang terjadi di dalam setiap use case dapat digambarkan dengan menggunakan activity diagram dan sequence diagram sebagai berikut:

1. Use Case Daftar User

Activity diagram pada use case Daftar User dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4. Activity Diagram dari Use Case Daftar User

Gambar 4 memperlihatkan activity diagram dari use case Daftar User, dimulai dari memilih menu [File]-[Daftar User], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup kembali form. Urutan aktivitas juga dapat digambarkan dalam bentuk sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 5.

Gambar 5. Sequence Diagram dari Use Case Daftar User

Gambar 5 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data user aplikasi, dimulai dari memilih menu Daftar User, menyimpan data user dan menghapus data user dari database.

2. Use Case Daftar Inventaris

Activity diagram dari use case Daftar Inventaris dapat dilihat pada gambar 6.

Gambar 6. Activity Diagram dari Use Case Daftar Inventaris

Gambar 6 memperlihatkan activity diagram dari use case Daftar Inventaris, dimulai dari memilih menu [File]-[Daftar Inventaris], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup kembali form. Urutan aktivitas juga dapat digambarkan dalam bentuk sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 7.

Gambar 7. Sequence Diagram dari Use Case Daftar Inventaris

Gambar 7 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data inventaris, dimulai dari memilih menu Daftar Inventaris, menyimpan data inventaris dan menghapus data inventaris dari database.

3. Use Case Daftar Ruangan

Activity diagram dari use case Daftar Ruangan dapat dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Activity Diagram dari Use Case Daftar Ruangan

Gambar 8 memperlihatkan activity diagram dari use case Daftar Ruangan, dimulai dari menu [File]- [Daftar Ruangan], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup form. Aktivitas dapat digambarkan dalam sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 9.

Gambar 9. Sequence Diagram dari Use Case Daftar Ruangan

Gambar 9 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data ruangan, dimulai dari memilih menu Daftar Ruangan, menyimpan data ruangan dan menghapus data ruangan.

4. Use Case Penambahan Inventaris

Activity diagram dari use case Penambahan dapat dilihat pada gambar 10.

Gambar 10. Activity Diagram dari Use Case Penambahan Inventaris

Gambar 10 memperlihatkan activity diagram dari use case Penambahan Inventaris, dimulai dari memilih menu [Transaksi]-[Penambahan Inventaris], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup kembali form. Urutan aktivitas juga dapat digambarkan dalam bentuk sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 11.

Gambar 11. Sequence Diagram dari Use Case Penambahan Inventaris

Gambar 11 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data penambahan, dimulai dari memilih menu Penambahan, menyimpan data dan menghapus data penambahan.

5. Use Case Pengurangan Inventaris

Activity diagram dari use case Pengurangan dapat dilihat pada gambar 12.

Gambar 12. Activity Diagram dari Use Case Pengurangan Inventaris

Gambar 12 memperlihatkan activity diagram dari use case Pengurangan Inventaris, dimulai dari memilih menu [Transaksi]-[Pengurangan Inventaris], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup kembali form. Urutan aktivitas juga dapat digambarkan dalam bentuk sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 13.

Gambar 13. Sequence Diagram dari Use Case Pengurangan Inventaris

Gambar 13 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data pengurangan, dimulai dari memilih menu Pengurangan, menyimpan data dan menghapus data pengurangan.

6. Use Case Mutasi Inventaris

Activity diagram dari use case Mutasi dapat dilihat pada gambar 14.

Gambar 14. Activity Diagram dari Use Case Mutasi Inventaris

Gambar 14 memperlihatkan activity diagram dari use case Mutasi Inventaris, dimulai dari memilih menu [Transaksi]-[ Mutasi Inventaris], sistem menampilkan form, user melakukan aktivitas simpan dan hapus data, serta menutup kembali form. Urutan aktivitas juga dapat digambarkan dalam bentuk sequence diagram, seperti terlihat pada gambar 15.

Gambar 15. Sequence Diagram dari Use Case Mutasi Inventaris

Gambar 15 memperlihatkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh user untuk mengubah data mutasi, dimulai dari memilih menu Mutasi, menyimpan data dan menghapus data mutasi inventaris.

4. Kesimpulan dan Saran

Setelah menyelesaikan perancangan perangkat lunak sistem informasi inventaris barang pada STMIK IBBI, beberapa hal yang dapat disimpulkan adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi dapat membantu pencatatan inventaris barang pada STMIK IBBI, mulai dari transaksi penambahan, pengurangan dan transaksi mutasi inventaris.

2. Aplikasi dapat menampilkan daftar inventaris per ruangan, sehingga data inventaris dapat diketahui dengan mudah dan cepat.

3. Aplikasi dapat menambah dan mengurangi saldo inventaris secara otomatis melalui transaksi.

4. Aplikasi menyediakan bukti cetak dan laporan sebagai output dari sistem, sehingga meningkatkan efisiensi dan menghindari human error bila penyusunan laporan dilakukan secara manual.

Adapun beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut dari aplikasi di masa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Disarankan untuk mengembangkan aplikasi sehingga aplikasi dapat mencatat nilai penyusutan inventaris barang.

2. Disarankan untuk mengembangkan aplikasi sehingga data dan laporan dapat diakses secara online melalui web.

5. Daftar Pustaka

[1] Adi, N. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP, Andi, Yogyakarta.

[2] Ayuliana (2010). Testing dan Implementasi, Gunadarma, Jakarta.

[3] Dephut. (2009). Inventaris Departemen Kehutanan. Jakarta: Dephut.go.id.

[4] Dewi, Gusti (2013). Rancang Bangun Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral pada PT. Sucofindo, STIKOM Surabaya, Surabaya.

[5] Dharwiyanti dan Wahono (2014). Pengantar Unified Modeling Language (UML). Kuliah IlmuKomputer.

[6] Djahir dan Pratita (2014). Bahan Ajar Sistem Inofrmasi Manajemen, Deepublish, Yogyakarta.

[7] Fauzi, Ahmad Rizki (2017). Sistem Informasi Akuntansi (Berbasis Akuntansi), Deepublish, Yogyakarta.

[8] Febrianne, Anita (2014). Analisis Penatausahaan atas Aset Tetap dan Penerapannya Melalui Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) pada Badan Narkotika Nasional Provinsi Lampung, Universitas Lampung, Bandar Lampung.

[9] Herpendi (2016). Aplikasi Pengelolaan Nilai Akademik Mahasiswa dan Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA). Politeknik Negeri Tanah Laut, Pelaihari.

[10] Hidayat, Muchtar (2011). Manajemen Aset (Privat dan Publik), LaksBang, Yogyakarta.

[11] Hutahean, Jeperson (2015). Konsep Sistem Informasi, Deepublish, Yogyakarta.

[12] Indra, dkk (2013). Analisis Teknik Operasional Sistem Jaringan Lapan Bandung Menggunakan Metode PIECES, Universitas Bina Darma, Palembang

[13] Kurniawati, Ana (2012). Analisis Sistem, Gunadarma, Jakarta.

[14] Mangkulo, HA, dan Winpec Solution (2010). Microsoft Access 2010 untuk Pemula, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

[15] Mulyadi (2011). Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta

[16] Puspitawati, Lilis (2010). Metode, Tahap-Tahap dan Analisis Pengembangan Sistem Informasi, Unikom, Bandung.

[17] Rouf (2013). Pengujian Perangkat Lunak dengan Menggunakan Metode White Box dan Black Box, STMIK Himsya, Semarang.

[18] Saripudin, A. (2010). Sistem Informasi Inventaris Pengadaan Barang Berbasis Intranet, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, Jakarta.

[19] Sarosa (2009). Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta, Gransindo.

[20] Sasmito, Ginanjar (2017). Penerapan Metode Waterfall pada Desain Sistem Infomrasi Geografis Industri Kabupaten Tegal, Politeknik Harapan Bersama, Tegal.

[21] Setiawan, dkk (2015). Rancang Bangun Aplikasi Pengolahan Data Evaluasi Proses Belajar Mengajar Berbasis Web pada STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo, STIKOM Surabaya, Surabaya.

[22] Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice (2010). Akuntansi Intermediate, Salemba Empat, Jakarta [23] Susilo, Franstia (2015). Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset Perusahaan

(Studi Kasus: STIKOM Surabaya), STIKOM Surabaya, Surabaya.

[24] Sutabri, Tata (2012). Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Andi, Yogyakarta.

[25] Sutanta, Edhy (2013). Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[26] Tanouf, L (2016). Sistem Informasi Pendataan Inventaris Barang pada Kantor Kelurahan Penfui Kupang, Universitas Kupang, Kupang.

[32] ibbi.ac.id