164
BAB 4
IMPLEMENTAS I DAN EVALUAS I 4.1 Rencana Implementasi
a. Kebutuhan perangkat keras
Perangkat keras (hardware) merupakan komponen yang secara fisik digunakan untuk mendukung implementasi data warehouse yang telah dirancang. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan perangkat keras yang akan digunakan harus memenuhi kualitas dan kapasitas dalam mengoptimalkan operasi yang akan dilakukan oleh data warehouse.
Perangkat keras yang digunakan untuk implementasi sistem antara lain sebuah server dan beberapa komputer client. Penggunaan server dikarenakan pertimbangan performa dari query dalam menyajikan laporan data warehouse.
Konfigurasi minimal perangkat keras yang disarankan dalam implementasi sehingga tingkat optimalisasi performa dapat tercapai antara lain
Tabel 4.1 S pesifikasi Hardware Keterangan Spesifikasi
Server
• HP ProLiant ML110G6-667
• Processor Intel Xeon X3430 2.4GHz
• Harddisk 250GB SATA
• RAM 2GB DDR3
Client
• Processor Intel Pentium 4 2.6GHz
• Harddisk 80GB SATA
• RAM 512MB DDR2
• VGA 128MB
b. Kebutuhan perangkat lunak
Perangkat lunak (software) yang digunakan sebagai back end tool untuk mendukung proses pengumpulan data dan penyimpanan data-data tersebut adalah M icrosoft SQL Server 2005. Untuk proses ETL menggunakan tool yang telah disediakan oleh SQL Server 2005 yaitu M icrosoft Visual Studio 2005 SQ L Server Integration Services, sedangkan tool yang digunakan untuk membuat cube dari data warehouse sehingga data yang tersedia mudah untuk dianalisis adalah M icrosoft Visual Studio 2005 SQL Server Analysis Services.
Perangkat lunak yang digunakan sebagai front end tool yang menghubungkan pengguna dengan data warehouse yang telah dirancang adalah M icrosoft Visual Studio .Net 2008 sehingga membutuhkan M icrosoft.NET Framework 3.5 agar dapat mengakses aplikasi yang telah dirancang, dan tool yang digunakan untuk representasi data berupa angka maupun grafik adalah Devexpress.
Berikut ini adalah perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi data warehouse PT. M ega Auto Finance:
Tabel 4.2 S pesifikasi S oftware Keterangan Spesifikasi
Server
• Microsoft Windows Server 2008 (OS)
• Microsoft SQL Server 2005 (Database)
• Microsoft.NET Framework 3.5
• Microsoft Visual Studio 2005 Business Intelligence
• DevExpress 2010.2 Components
166
Client
• Microsoft Windows XP (OS)
• Microsoft.NET Framework 3.5
• DevExpress 2010.2 Components
c. Kebutuhan Sumber daya manusia
Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam penggunaan aplikasi ini adalah para manajer sebagai pengguna, dan departemen IT khususnya bagian database administrator untuk melakukan monitoring dan maintenance terhadap data warehouse apabila diperlukan.
4.2 Petunjuk Melakukan Instalasi
Untuk menjalankan program ini dibutuhkan beberapa perangkat lunak yaitu SQ L Server 2005, Business Intelligence, Visual Studio 2008, dan DevExpress. Untuk proses installasi DevExpress harus dilakukan setelah M icrosoft .Net Framework 3.5 telah terinstal dengan benar karena DevExpress merupakan salah satu komponen tambahan untuk Visual Studio 2008.
Untuk SQL 2005, Bussiness Intelligence dan Visual Studio 2008 dapat dilakukan instalasi software secara umum atau dengan kata lain tidak ada pengaturan khusus supaya aplikasi ini dapat berjalan.
Aplikasi ini hanya dapat dijalankan pada sistem operasi windows yang merupakan produk dari M icrosoft, karena software-software yang digunakan oleh kami merupakan produk-produk dari M icrosoft.
4.3 Jadwal Implementasi
Tabel 4.3 Jadwal Pengolahan dan Implementasi Sistem
No Rencana Kegiatan
M inggu ke-
1 2 3 4 5 6
1 Pengadaan S/W dan H/W x
2 Installasi software x
3 Uji coba sistem / testing x x x x
4 Pelatihan untuk pengguna x
5 Evaluasi Sistem x
4.4 Petunjuk penggunaan program
• Halaman Login
Gambar 4.1 Halaman Login
168
Pada halaman ini pengguna atau manajer harus memasukan username dan password untuk masuk ke dalam aplikasi ini, hal ini dilakukan karena aplikasi ini hanya terbatas untuk pengguna yang diberikan hak akses pada aplikasi ini.
Gambar 4.2 Konfirmasi Login tidak memiliki hak akses
Jika pengguna yang tidak memiliki hak akses untuk aplikasi ini atau salah memasukkan data maka akan diberikan peringatan seperti pada Gambar 4. 2.
Gambar 4.3 Konfirmasi Login error
Aplikasi juga memberikan informasi jika username atau password yang dimasukkan tidak dapat dikenali oleh aplikasi ini dengan memberikan pesan kesalahan seperti yang ditunjukan pada Gambar 4. 3.
• Halaman tentang program
Gambar 4.4 Halaman Tentang Program
Halaman ini berisi informasi mengenai aplikasi ini. Informasi yang ditampilkan adalah versi aplikasi, copyright, dan pembuat aplikasi.
• Halaman ganti password
Gambar 4.5 Halaman Ganti Password
170
Halaman ini digunakan untuk pengguna yang sedang aktif dalam aplikasi ini untuk mengganti password mereka. Fungsi dari halaman ini adalah untuk menjaga kerahasiaan password yang dimiliki pengguna yang bersangkutan dengan cara secara berkala dapat mengganti password mereka. Untuk mengganti password yang lama menjadi yang baru, pengguna harus terlebih dahulu memasukkan password lama mereka untuk dikonfirmasi oleh sistem.
Gambar 4.6 Konfirmasi Error Ganti Password
Sistem aplikasi ini akan memberikan pesan kesalahan jika pengguna melakukan kesalahan pada saat memasukkan data seperti ditunjukkan pada Gambar 4.6.
• Laporan Permohonan Kredit
Gambar 4.7 M enu Utama Laporan Permohonan Kredit
Halaman laporan permohonan kredit digunakan untuk menyajikan informasi permohonan kredit pada PT. M AF. Pada halaman ini dapat dilihat semua mengenai laporan Kredit berdasarkan berbagai sudut pandang sesuai dengan kebutuhan pengguna atau manajer.
Pada laporan ini disediakan beberapa shortcut untuk melihat laporan yang akan sering dilihat oleh manajer. Shortcut tersebut meliputi laporan permohonan kredit seluruh area, top cabang, top dealer, top item, top karyawan, dan custom chart.
172
Gambar 4.8 Laporan Permohonan Kredit Seluruh Area
Seluruh area artinya manajer dapat melihat jumlah permohonan kredit berdasarkan seluruh area. Pada shortcut ini manajer dapat melakukan filter jumlah permohonan kredit berdasarkan kurun waktu bulan ini, bulan lalu, dan 12 bulan terakhir.
Gambar 4.9 Laporan Permohonan Kredit Top Cabang
Top Cabang artinya manager dapat melihat permohonan kredit yang dapat diurutkan berdasarkan cabang.
Gambar 4.10 Laporan Permohonan Kredit Top Dealer
Top Dealer artinya manajer dapat melihat permohonan kredit yang dapat diurutkan berdasarkan dealer.
Gambar 4.11 Laporan Permohonan Kredit Top Item
Top Item artinya manajer dapat melihat permohonan kredit yang dapat diurutkan berdasarkan Item.
174
Gambar 4.12 Laporan Permohonan Kredit Top Karyawan
Top Karyawan artinya manajer dapat melihat permohonan kredit yang dapat diurutkan berdasarkan karyawan. Untuk setiap laporan berdasarkan top cabang, top dealer, top item, dan top karyawan, laporan dapat difilter untuk melihat berdasarkan kurun waktu, terbaik atau terburuk, dan jumlah data yang ingin ditampilkan.
Gambar 4.13 Laporan Permohonan Kredit Custom Chart
Custom chart artinya manajer dapat mengatur sendiri untuk melihat laporan berdasarkan berbagai dimensi sesuai keinginan. Dimana terdapat beberapa parameter yang dapat ditarik kedalam data grid yang secara otomatis akan men- generate tabel yang berhubungan dan dapat direpresentasikan melalui grafik dibawahnya. Selain itu juga tiap parameter dapat diurutkan ataupun difilter sesuai dengan kebutuhan.
• Laporan Pencairan Dana
Gambar 4.14 M enu Utama Laporan Pencairan Dana
Pada halaman ini manajer dapat melihat total total pembiayaan, total nilai bunga, dan rata-rata efisien rate berdasarkan dimensi-dimensi yang diinginkan oleh manajer.
Pada laporan ini disediakan beberapa shortcut untuk melihat laporan yang akan sering dilihat oleh manajer. Shortcut tersebut meliputi laporan seluruh area, top dealer, top cabang, dan custom chart.
176
Gambar 4.15 Laporan Pencairan Dana Seluruh Area
Seluruh area artinya manajer dapat langsung melihat total pembiayaan, total bunga, dan nilai rata-rata efisien rate pada seluruh area.
Gambar 4.16 Laporan Pencairan Dana Top Dealer
Top Dealer artinya manajer dapat melihat total pembiayaan, total bunga, dan nilai rata-rata efisien rate yang dapat diurutkan berdasarkan dealer.
Gambar 4.17 Laporan Pencairan Dana Top Cabang
Top Cabang artinya manajer dapat melihat total pembiayaan, total bunga, dan nilai rata-rata efisien rate yang dapat diurutkan berdasarkan cabang. Pada seluruh area, top Dealer, dan top Cabang manajer dapat melakukan filter menurut kurun waktu, tipe, measure yang ingin dilihat, dan jumlah data yang ingin ditampilkan(khusus seluruh area, tidak terdapat pilihan jumlah data yang ingin ditampilkan). Secara default, measure akan diurutkan berdasarkan jumlah pembiayaan.
178
Gambar 4.18 Laporan Pencairan Dana Custom Chart
Custom chart artinya manajer dapat mengatur sendiri untuk melihat laporan berdasarkan berbagai dimensi sesuai keinginan manajer. Dimana terdapat beberapa parameter yang dapat ditarik ke dalam data grid yang secara otomatis akan men-generate tabel yang berhubungan dan dapat direpresentasikan melalui grafik dibawahnya. Selain itu juga tiap parameter dapat diurutkan ataupun difilter sesuai dengan kebutuhan. Di bagian kanan juga terdapat pilihan parameter untuk melihat measure apa saja yang ingin dilihat. Untuk default-nya, semua measure dimunculkan.
• Laporan Jaminan
Gambar 4.19 M enu Utama Laporan Jaminan
Pada halaman ini manajer dapat melihat total BPKB, rata-rata waktu proses BPKB, rata-rata jumlah keterlambatan pada proses BPKB berdasarkan dimensi- dimensi yang dinginkan. Pada laporan ini disediakan beberapa shortcut untuk melihat laporan yang akan sering dilihat oleh manajer yang meliputi laporan seluruh area, top dealer, top cabang, top lokasi, dan custom chart.
180
Gambar 4.20 Laporan Jaminan Seluruh Area
Seluruh area artinya manajer dapat langsung melihat total BPKB, rata-rata proses BPKB, dan rata-rata jumlah keterlambatan BPKB pada seluruh area.
Gambar 4.21 Laporan Jaminan Top Dealer
Top dealer artinya manajer dapat melihat total BPKB, rata-rata waktu proses BPKB, rata-rata jumlah keterlambatan pada proses BPKB yang diurutkan berdasarkan dealer.
Gambar 4.22 Laporan Jaminan Top Cabang
Top cabang artinya manajer dapat melihat total BPKB, rata-rata waktu proses BPKB, rata-rata jumlah keterlambatan pada proses BPKB yang diurutkan berdasarkan cabang.
182
Gambar 4.23 Laporan Jaminan Top Lokasi
Top lokasi artinya manajer dapat melihat total BPKB, rata-rata waktu proses BPKB, rata-rata jumlah keterlambatan BPKB yang diurutkan berdasarkan lokasi.
Pada seluruh area, top Dealer, top Cabang, dan top lokasi manajer dapat melakukan filter menurut kurun waktu, tipe, measure yang ingin dilihat, dan jumlah data yang ingin ditampilkan(khusus seluruh area tidak terdapat pilihan jumlah data yang ingin ditampilkan). Secara default, measure akan diurutkan berdasarkan total BPKB.
Gambar 4.24 Laporan Jaminan Custom Chart
Custom chart artinya manajer dapat mengatur sendiri untuk melihat laporan berdasarkan berbagai dimensi sesuai keinginan manager. Dimana terdapat beberapa parameter yang dapat ditarik ke dalam data grid yang secara otomatis akan men-generate tabel yang berhubungan dan dapat direpresentasikan melalui grafik dibawahnya. Selain itu juga tiap parameter dapat diurutkan ataupun difilter sesuai dengan kebutuhan. Di bagian kanan juga terdapat pilihan parameter untuk melihat measure apa saja yang ingin dilihat. Untuk default-nya, semua measure dimunculkan.
Berikut merupakan beberapa contoh dalam mengaplikasikan custom chart :
184
Gambar 4.25 Custom Chart Laporan Permohonan Kredit
Pada Gambar 4.25, custom chart digunakan untuk melihat semua jumlah permohonan kredit. Satuan Jumlah permohonan kredit merupakan unit.
Gambar 4.26 Laporan Permohonan Kredit Berdasarkan Area dan Waktu
Pada Gambar 4.26, custom chart laporan permohonan kredit digunakan untuk melihat jumlah permohonan kredit berdasarkan area dan waktu(tahun).
Terdapat juga grand total pada kolom paling kanan untuk memudahkan pengguna aplikasi dalam melihat total jumlah permohonan kredit.
186
Gambar 4.27 Laporan Permohonan Kredit berdasarkan Waktu (Tahun)
Pada Gambar 4.27 dapat dilihat jumlah permohonan kredit yang terus meningkat setiap tahunnya. M aka dari itu Critical Success Factor pada PT. M AF tercapai.
Gambar 4.28 Laporan Pencairan Dana dengan Measure Jumlah Pencairan Dana
Pada Gambar 4.28, custom chart laporan pencairan dana digunakan untuk melihat semua total jumlah pencairan dana.
188
Gambar 4.29 Laporan Pencairan Dana Berdasarkan Area dan Waktu
Pada Gambar 4.29, Custom chart laporan pencairan dana digunakan untuk melihat jumlah pencairan dana berdasarkan area dan waktu(tahun). Pengguna juga dapat melihat measure yang lain dengan mencentang measure yang ada pada sebelah kanan layar.
Gambar 4.30 Laporan Pencairan Dana dengan Measure Rata-Rata Proses NPP
Pada Gambar 4.30 dapat dilihat bahwa proses NPP rata-rata sekitar 5-6 hari. Angka ini menunjukkan bahwa proses NPP memenuhi target sesuai critical success factor.
190
Gambar 4.31 Custom Chart Laporan Jaminan dengan Measure Jumlah BPKB
Pada Gambar 4.31, custom chart laporan jaminan digunakan untuk melihat semua total jumlah BPKB pada PT. M AF
Gambar 4.32 Laporan Jaminan Berdasarkan Waktu (Tahun dan Bulan)
Pada Gambar 4.32, custom chart digunakan untuk melihat jumlah BPKB berdasarkan tahun dan bulan. Pengguna juga dapat melihat measure lain dengan cara mencentang measure yang tersedia pada sebelah kanan tampilan aplikasi.
192
Gambar 4.33 Hasil Preview untuk Print Laporan
Pada laporan permohonan kredit, laporan pencairan dana, dan laporan jaminan terdapat button “lihat dan cetak” untuk memudahkan manajer jika ingin melihat laporan dalam bentuk tercetak. Hasil Preview ditunjukan pada Gambar 4.33.
4.5 Evaluasi
a. Evaluasi berdasarkan 8 aturan emas
• Konsistensi
Rancangan antarmuka aplikasi data warehouse kami memiliki konsistensi untuk setiap halamannya. Dapat dilihat dari jenis tulisan ,
ukuran tulisan, penggunaan bahasa beserta tampilan dari aplikasi ini.
Kami membuat tampilan yang simpel dan mudah dalam pemakaiannya dengan memberikan informasi yang baik dan tidak membingungkan penggunanya.
• Memungkinkan menggunakan shortcut
Pada aplikasi ini terdapat beberapa shortcut yang akan mengakses halaman yang sering dipakai. Halaman shortcut berfungsi untuk memudahkan pengguna / manajer dalam menggunakan aplikasi ini untuk mendapatkan informasi dengan lebih efektif dan efisien.
Gambar 4.34 Pengunaan Shortcut pada Aplikasi
Pada Gambar 4.34 dapat dilihat bahwa terdapat beberapa shortcut berupa toolbar untuk seluruh area, top dealer, top cabang, dan top karyawan yang sering diakses. Selain itu juga terdapat shortcut keyboard untuk mengakses menu yang diinginkan.
• Umpan balik yang informatif
Aplikasi ini memberikan umpan balik yang informatif kepada pengguna aplikasi. M isalkan jika manajer ingin melakukan proses login atau ganti password. Pada Gambar 4.2 dan Gambar 4.3, di kedua halaman ini ketika manajer menekan tombol submit akan diberikan konfirmasi kepada manajer apakah login maupun ganti password berhasil atau tidak.
194
• Merancang dialog yang memberikan penutupan
Aplikasi ini memberikan dialog penutupan yang baik seperti yang dapat dilihat pada saat manajer atau pengguna aplikasi ini melakukan logout atau keluar. Pada saat melakukan logout, aplikasi akan mengarahkan ke halaman login dan memberikan konfirmasi bahwa account sudah keluar dari login sebelumnya. Pada halaman ini juga diberikan tombol untuk keluar atau exit sebagai dialog penutupan. Tombol keluar / exit berfungsi untuk menutup aplikasi ini.
• Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana
Aplikasi ini memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana seperti yang dapat dilihat pada halaman login dan ganti password. Jika manajer / pengguna lupa mengisi salah satu field, maka aplikasi akan segera menanganinya dan memberikan konfirmasi kepada pengguna.
• Memungkinkan pembalikan aksi
Aplikasi yang kami rancang memiliki satu alur yang bebas dan dinamis sehingga user dapat dengan mudah melakukan pembalikan aksi atas apa yang telah dilakukan sebelumnya. Contohnya pada saat di Custom chart, pengguna telah menarik field data “tahun” sebagai kolom dan juga “area name” sebagai baris untuk data grid yang akan ditampilkan. Ketika pengguna ingin melakukan pembalikan aksi yang sebelumnya, maka
pengguna cukup menarik kembali field “areaname” ataupun “tahun” dari baris ataupun kolom.
• Pusat kendali internal
Aplikasi yang kami rancang untuk PT. M ega Auto Finance memberikan kendali sepenuhnya kepada pengguna untuk mengakses informasi yang dibutuhkan selain itu aplikasi ini juga bersifat dinamis sehingga pengguna semakin memiliki kendali untuk melihat laporan-laporan yang diinginkan pada saat kapanpun dan di bagian manapun di dalam aplikasi.
• Mengurangi beban ingatan jangka pendek
Untuk mengantisipasi beban ingatan jangka pendek yang mungkin terjadi selama penggunaan aplikasi ini adalah dengan merancang aplikasi yang menggunakan bahasa serta fomat layout aplikasi yang mudah dimengerti dan umum sehingga bahkan seorang pengguna baru bisa menggunakannya tanpa harus belajar selain itu kami juga menambahkan beberapa petunjuk secara tertulis di tampilan aplikasi untuk membantu mengarahkan pengguna dalam pemakaian aplikasi.
b. Evaluasi menurut Sistem
Berdasarkan hasil evaluasi dari penulis, aplikasi data warehouse yang telah dirancang untuk PT. M AF sangat membantu dalam proses bisnis perusahaan.
M anfaat yang diberikan antara lain :
• Laporan yang disediakan dalam aplikasi ini lebih akurat dan user friendly karena dapat ditampilkan dalam bentuk grafik maupun tabel.
196
• Membantu pihak eksekutif atau manajer dalam mengambil suatu keputusan bisnis.
• Waktu yang diperlukan dalam pengambilan keputusan lebih efisien dibandingkan tanpa aplikasi data warehouse.
c. Evaluasi menurut manajer
Evaluasi dengan manajer dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan manager. Wawancara yang kami lakukan adalah dengan membuat beberapa daftar pertanyaaan yang harus dijawab oleh manager demi umpan balik yang baik terhadap aplikasi ini.
Pertanyaan yang kami berikan mengenai sistem ini yaitu sebagai berikut:
‐ Apakah tampilan aplikasi ini mudah dimengerti?
Ya, Tampilan ini mudah dimengerti karena memiliki menu yang jelas dengan tujuan yang jelas.
‐ Apakah shortcut yang disediakan merupakan laporan yang memang sering dilihat oleh manajer?
Ya, Shortcut dimensi-dimensi yang disediakan merupakan laporan yang paling sering dilihat oleh manager untuk keperluan analisa pasar.
‐ Apakah peletakan-peletakan diagram dan grafik pada aplikasi ini mudah dilihat dan dimengerti?
Peletakan diagram dan grafik sudah cukup baik dan memudahkan untuk dilihat karena tersusun dengan rapi.
‐ Apakah pesan kesalahan yang diberikan pada saat menggunakan aplikasi ini mudah dimengerti?
Pesan Kesalahan seperti peringatan hak akses, peringatan salah password, dan peringatan gagal login sudah cukup mudah dimengerti.
‐ Apakah measure yang disediakan pada setiap laporan tepat pada tujuan analisa manajer?
Measure yang disediakan pada setiap laporan sudah merupakan measure yang sering dilihat oleh manager untuk keperluan analisa pasar. M aka measure yang telah disediakan sudah tepat guna sesuai proses bisnis.
‐ Bagaimana hasil sementara analisa penjualan, pencairan dana, dan jaminan setelah menggunakan aplikasi ini sebagai sumber analisa masing-masing laporan?
Untuk hasil sementara analisa penjualan, pencairan dana, dan jaminan belum dapat langsung dirasakan dampaknya karena masih memasuki tahap testing. Namun hal yang dapat dirasakan adalah untuk mendapatkan informasi dan simpulan keadaan pasar sekarang menjadi lebih mudah.
‐ Apakah proses analisa laporan menjadi lebih cepat dan efektif ? Ya, Proses Analisa pasar menjadi lebih cepat karena data yang disajikan telah di-query terlebih dahulu dan prosesnya menjadi lebih efektif karena data yang ditampilkan merupakan data yang akurat dan dapat dilihat dalam berbagai dimensi sesuai kebutuhan.
‐ Apakah keamanan / kerahasiaan data dapat terjamin dengan menggunakan aplikasi ini ?
198
Ya, dengan adanya hak akses pada saat login, dimana hanya manager yang dapat mengakses data pada aplikasi ini, maka kerahasiaan data menjadi lebih terjamin.
4.6 ETL, Backup dan Recovery
ETL dilakukan untuk mendapatkan data dari kegiatan operasional terbaru agar informasi dari laporan yang dibuat dapat sesuai dengan kegiatan yang berlangsung sekarang. Untuk proses ETL dilakukan setiap minggu secara berkala oleh bagian IT perusahaan, waktu ini ditentukan dengan mengingat banyaknya transaksi yang mungkin terjadi sehingga proses ETL dilakukan dalam jangka waktu singkat agar data yang ditarik tidak terlalu besar.
Back-up dan Recovery dilakukan untuk mencegah adanya kerusakan data yang dapat disebabkan oleh berbagai penyebab. Back-up data OLAP akan dilakukan setiap 1 bulan sekali yang akan dilakukan secara complete untuk back-up yang pertama kali dan untuk back-up selanjutnya akan dilakukan secara differential yang disimpan dengan menggunakan media penyimpanan yang berbeda dari database OLAP yang asli yaitu dengan menggunakan Hard Disk yang berbeda.
Sedangkan untuk proses recovery hanya dilakukan jika terjadi kerusakan data sehingga data lama yang rusak harus dihapus dan diperbaiki dari data back-up yang terbaru. Untuk recovery dapat juga dilakukan dengan metode complete (keseluruhan) ataupun dengan metode differential (sebagian data saja) sesuai dengan kerusakan dan kebutuhan yang diinginkan.
