Petunjuk Bimbingan dan Ujian
Level Operator Fakultas – Versi 3.0
UNPAD
19 November 2014
i DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR GAMBAR ... iii
APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI TERPADU (SIAT) MODUL BIMBINGAN DAN UJIAN ... 1
1. Menu Referensi... 2
1.1. Jenis Ujian Akhir ... 2
1.2. Objek Alur Ujian Akhir ... 4
1.3. Alur Ujian Akhir ... 5
1.4. Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian ... 6
1.4.1. Jadwal Pengajuan Judul/ Topik ... 7
1.4.2. Jadwal Ujian ... 9
2. Menu Akademik - Sub Menu Bimbingan dan Ujian ... 11
2.1. Penawaran Topik ... 11
2.1.1. Penambahan Penawaran Topik ... 12
2.2. Penawaran Pembimbing ... 14
2.2.1. Penambahan Penawaran Pembimbing ... 15
2.3. Penawaran Jadwal Ujian ... 18
2.3.1. Penambahan Penawaran Jadwal Ujian ... 19
2.4. Pengajuan Judul ... 21
2.4.1. Penambahan Pengajuan Data Judul ... 22
2.4.2. Mengubah Status Verifikasi ... 26
2.5. Penentuan Dosen ... 27
2.5.1. Menambah/Mengubah Pembimbing dan Penguji ... 28
2.5.2. Cetak Surat Penunjukan ... 30
2.6. Proses Ujian ... 30
2.6.1. Penambahan Ujian Mahasiswa ... 31
2.6.2. Cetak Berkas ... 39
2.6.3. Transfer Nilai ... 39
2.6.4. Transfer Data Lulusan ... 41
ii
LAMPIRAN ... 42
Contoh Template Surat Penunjukan ... 42
Contoh Template Surat Undangan ... 43
Contoh Template Surat Kesediaan ... 44
Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 ... 45
Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 ... 47
Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3... 49
Contoh Template Berita Acara ... 51
Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa ... 52
Contoh Template Daftar Hadir Dosen ... 53
Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S2 ... 54
Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2 ... 55
Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S3 ... 57
Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3 ... 58
Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3 ... 59
Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2 ... 60
Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2 ... 61
Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1 ... 62
Contoh Template Form Alokasi Waktu ... 63
Contoh Template Form Saran Perbaikan ... 64
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium ... 65
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Seminar Usulan Penelitian ... 66
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi ... 67
iii DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tampilan Halaman Login ... 1
Gambar 2. Tampilan Halaman Utama ... 1
Gambar 3. Tampilan Menu Referensi ... 2
Gambar 4. Tampilan Pemilihan Menu Jenis Ujian Akhir ... 2
Gambar 5. Tampilan Halaman Jenis Ujian Akhir ... 3
Gambar 6. Tampilan Pencarian Jenis Ujian Akhir ... 3
Gambar 7. Tampilan Pemilihan Menu Objek Alur Ujian Akhir ... 4
Gambar 8. Tampilan Halaman Objek Alur Ujian Akhir ... 5
Gambar 9. Tampilan Pemilihan Menu Alur Ujian Akhir ... 5
Gambar 10. Tampilan Halaman Alur Ujian Akhir ... 6
Gambar 11. Tampilan Halaman Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian ... 7
Gambar 12. Tampilan Form Tambah Jadwal Pengajuan Judul/Topik Skripsi ... 8
Gambar 13. Tampilan Form Tambah Jadwal Ujian ... 9
Gambar 14. Tombol Syarat... 10
Gambar 15. Tampilan Detail Syarat ... 10
Gambar 16. Menu Bimbingan dan Ujian ... 11
Gambar 17. Menu Penawaran Topik ... 11
Gambar 18. Tampilan Halaman Penawaran Topik ... 12
Gambar 19. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik ... 13
Gambar 20. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students... 13
Gambar 21. Menu Penawaran Dosen ... 14
Gambar 22. Tampilan Halaman Penawaran Pembimbing ... 15
Gambar 23. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik ... 16
Gambar 24. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students... 16
Gambar 25. Contoh Surat Pengajuan Judul ... 17
Gambar 26. Menu Penawaran Jadwal ... 18
iv
Gambar 27. Tampilan Halaman Penawaran Jadwal Ujian ... 18
Gambar 28. Tampilan Form Tambah Penawaran Jadwal Ujian ... 19
Gambar 29. Pengajuan Ujian disertai Penawaran Jadwal Ujian di Portal Students ... 20
Gambar 30. Contoh Surat Pengajuan Ujian ... 21
Gambar 31. Tampilan Halaman Pengajuan Judul ... 22
Gambar 32. Tampilan Form Tambah Pengajuan Judul ... 23
Gambar 33. Tampilan Halaman Upload Data Pengajuan Judul ... 24
Gambar 34. Tampilan Download Format Data Pengajuan Judul ... 24
Gambar 35. Contoh Format Data Pengajuan Judul ... 25
Gambar 36. Form Upload Data Pengajuan Judul ... 26
Gambar 37. Tampilan Link Button Status Verifikasi ... 26
Gambar 38. Tampilan Form Ubah Status Verifikasi... 27
Gambar 39. Tampilan Halaman Penentuan Dosen ... 28
Gambar 40. Mengakses Tombol Edit untuk Menambah Pembimbing & Penguji ... 28
Gambar 41. Tambah Pembimbing dan Penguji ... 29
Gambar 42. Tambah Pembimbing & Penguji Disertai Pengajuan Calon Pembimbing ... 30
Gambar 43. Tampilan Halaman Proses Ujian ... 31
Gambar 44. Form Tambah Proses Ujian ... 32
Gambar 45. Form Tambah Proses Ujian Disertai Pengajuan Jadwal Ujian ... 33
Gambar 46. Pesan Konfirmasi Proses Ujian ... 33
Gambar 47. Tampilan Upload Data Pendaftaran Ujian ... 34
Gambar 48. Tampilan Download Format Data Pendaftaran Ujian ... 34
Gambar 49. Contoh Format Data Pendaftaran Ujian ... 35
Gambar 50. Pemilihan Kode Alur Ujian Melalui Referensi Alur Ujian Akhir ... 36
Gambar 51. Pemilihan Kode Jadwal Ujian Melalui Referensi Jadwal Ujian Akhir ... 37
Gambar 52. Contoh Pengisian Format Excel ... 37
Gambar 53. Form Upload Data Pendaftaran Ujian ... 38
Gambar 54. Pilihan Template Berkas yang Dapat Dicetak ... 39
Gambar 55. Transfer Nilai ... 39
Gambar 56. Form Pengisian Nilai ... 40
v
Gambar 57. Pemilihan Mata Kuliah yang Akan Dimasukan Nilai ... 40
Gambar 58. Transfer Data Lulusan ... 41
Gambar 59. Form Transfer Data Lulusan ... 41
Gambar 60. Contoh Template Surat Penunjukan ... 42
Gambar 61. Contoh Template Surat Undangan ... 43
Gambar 62. Contoh Template Surat Kesediaan ... 44
Gambar 63. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (1) ... 45
Gambar 64. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (2) ... 46
Gambar 65. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (1) ... 47
Gambar 66. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (2) ... 48
Gambar 67. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (1) ... 49
Gambar 68. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (2) ... 50
Gambar 69. Contoh Template Surat Berita Acara ... 51
Gambar 70. Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa ... 52
Gambar 71. Contoh Template Daftar Hadir Dosen ... 53
Gambar 72. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S2 ... 54
Gambar 73. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2 ... 55
Gambar 74. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2... 56
Gambar 75. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S3 ... 57
Gambar 76. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3 .... 58
Gambar 77. Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3 ... 59
Gambar 78. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2 ... 60
Gambar 79. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2 ... 61
Gambar 80. Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1 ... 62
Gambar 81. Contoh Template Form Alokasi Waktu ... 63
Gambar 82. Contoh Template Form Saran Perbaikan ... 64
Gambar 83. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium ... 65
Gambar 84. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 SUP ... 66
Gambar 85. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi ... 67
1
APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI TERPADU (SIAT) MODUL BIMBINGAN DAN UJIAN
Untuk memulai aplikasi ini ketikan http://siat.unpad.ac.id/ di bagian address-bar pada browser. Maka akan muncul tampilan seperti yang ditunjukan pada Gambar 1.
Pada halaman login, pengguna memasukan username dan password agar dapat masuk ke dalam sistem.
Gambar 1. Tampilan Halaman Login
Setelah berhasil melakukan login, maka akan tampil halaman beranda seperti yang ditunjukan pada Gambar 2 berikut ini:
Gambar 2. Tampilan Halaman Utama
2
1. Menu Referensi
Menu ini digunakan untuk mengelola konten-konten yang dijadikan bahan referensi bimbingan.
Gambar 3. Tampilan Menu Referensi
1.1. Jenis Ujian Akhir
Gambar 4. Tampilan Pemilihan Menu Jenis Ujian Akhir
Menu ini digunakan untuk melihat jenis ujian akhir yang akan digunakan pada saat bimbingan.
3
Gambar 5. Tampilan Halaman Jenis Ujian Akhir
Pada halaman jenis ujian akhir, fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna adalah sebagai berikut.
Melakukan Pencarian
Pencarian dapat dilakukan dengan memasukkan kode jenis atau jenis ujian akhir pada kotak teks yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol ‘Cari’. Maka akan ditampilkan jenis ujian akhir yang diinginkan.
Gambar 6. Tampilan Pencarian Jenis Ujian Akhir
4
1.2. Objek Alur Ujian Akhir
Gambar 7. Tampilan Pemilihan Menu Objek Alur Ujian Akhir
Objek alur ujian akhir merupakan rangkaian alur ujian akhir yang akan dilalui oleh mahasiswa. Objek ini terdiri dari beberapa ujian akhir, dan dibuat sesuai dengan prodi/fakultas masing-masing.
Untuk menampilkan data objek ujian akhir, pengguna dapat memilih fakultas kemudian menekan tombol ‘Cari’. Maka akan ditampilkan data objek alur ujian akhir sesuai dengan fakultas yang dipilih sebelumnya. Untuk menampilkan data lebih spesifik, pengguna dapat memilih pilihan sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
5
Gambar 8. Tampilan Halaman Objek Alur Ujian Akhir
1.3. Alur Ujian Akhir
Gambar 9. Tampilan Pemilihan Menu Alur Ujian Akhir
Setelah membuat objek alur ujian akhir, maka pengguna dapat menambahkan alur ujian sesuai dengan objeknya. Untuk menampilkan data alur akhir, pengguna dapat memilih fakultas kemudian menekan tombol ‘Cari’. Maka akan ditampilkan data alur ujian akhir yang dicari.
6
Gambar 10. Tampilan Halaman Alur Ujian Akhir
1.4. Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian
Menu ini digunakan untuk mengelola jadwal pendaftaran pengajuan judul dan ujian mahasiswa. Berikut tampilan awal menu jadwal pendaftaran Bimbingan dan Ujian.
Untuk menampilkan data pengajuan judul atau ujian, pengguna dapat memilih pada pilihan “Jenis” yang disediakan oleh sistem.
7
Gambar 11. Tampilan Halaman Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian
1.4.1. Jadwal Pengajuan Judul/ Topik
Untuk menambahkan jadwal pengajuan judul, pengguna dapat menekan
tombol , maka akan muncul tampilan seperti
berikut.
8
Gambar 12. Tampilan Form Tambah Jadwal Pengajuan Judul/Topik Skripsi
Untuk menambah jadwal pengajuan judul/topik, lakukan : 1. Pilih Level Set Jadwal
2. Pilih Jenis Jadwal (Pilih Pengajuan Judul/Topik) 3. Pilih Semester
4. Masukan Syarat SKS, jika ada 5. Masukan Syarat IPK, jika ada 6. Syarat Mata Kuliah 1, dst. Jika ada 7. Plih Jadwal Mulai
8. Pilih Jadwal Akhir 9. Masukan Keterangan
10. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan jadwal pengajuan judul/topik baru.
9 1.4.2. Jadwal Ujian
Untuk menambahkan jadwal ujian akhir mahasiswa, pengguna menekan
tombol , maka akan muncul tampilan seperti
berikut.
Gambar 13. Tampilan Form Tambah Jadwal Ujian
Untuk menambah jadwal ujian, lakukan : 1. Pilih Level Set Jadwal
2. Pilih Jenis Jadwal (Pilih Ujian) 3. Pilih Level Kode Objek
- Centang kode alur yang aktif, secara otomatis akan terpilih kode jalur yang aktif
- Pilih kode, jika tidak mencentang kode alur yang aktif 4. Pilih Jenis, jika tidak ada buat alur ujian terlebih dahulu 5. Pilih Semester
6. Masukan Syarat SKS, jika ada 7. Masukan syarat IPK, jika ada
10
8. Masukan Syarat Mata Kuliah 1, dst. Jika ada 9. Plih Jadwal Mulai
10. Pilih Jadwal Akhir 11. Masukan Keterangan
12. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan jadwal ujian baru.
Gambar 14. Tombol Syarat
Pada saat pengguna menambahkan syarat MK, syarat SKS atau syarat IPK, maka akan muncul tombol “Syarat” pada Gambar diatas. Tombol “Syarat” menandakan ada syarat yang harus dipenuhi untuk dapat melakukan ujian naskah thesis. Tekan tombol
“Syarat”, maka akan muncul tampilan detail syarat seperti berikut.
Gambar 15. Tampilan Detail Syarat
11
2. Menu Akademik - Sub Menu Bimbingan dan Ujian
Gambar 16. Menu Bimbingan dan Ujian
Menu ini digunakan untuk mengelola data yang berhubungan dengan penawaran, bimbingan dan ujian.
2.1. Penawaran Topik
Gambar 17. Menu Penawaran Topik
Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran topik kepada mahasiswa per prodi. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan “Tahun Akademik” atau “Fakultas” kemudian menekan tombol “Cari”.
12
Gambar 18. Tampilan Halaman Penawaran Topik
Quota topik yang diberikan merupakan quota pendaftar. Quota akan dapat dipilih kembali oleh mahasiswa lain apabila quota ditambahkan atau mahasiswa yang telah mengajukan topik diberi status “ditolak”.
2.1.1. Penambahan Penawaran Topik
Penambahan penawaran topik dapat dilakukan dengan menggunakan tombol , maka akan muncul seperti Gambar 19.
13
Gambar 19. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik
Topik yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 20.
Gambar 20. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students
14
2.2. Penawaran Pembimbing
Gambar 21. Menu Penawaran Dosen
Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran dosen pembimbing kepada mahasiswa per prodi. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan “Tahun Akademik” atau “Fakultas” kemudian menekan tombol “Cari”.
15
Gambar 22. Tampilan Halaman Penawaran Pembimbing
2.2.1. Penambahan Penawaran Pembimbing
Penambahan penawaran pembimbing dapat dilakukan dengan menggunakan
tombol , maka akan muncul seperti Gambar 23.
16
Gambar 23. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik
Pembimbing yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 24.
Gambar 24. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students
17
Mahasiswa yang telah mengajukan pembimbing harus mengunduh formulir surat pengajuan dan meminta persetujuan calon pembimbing yang dipilih untuk menjadi pembimbing mahasiswa yang bersangkutan, dan surat yang telah dibubuhi tanda tangan diserahkan ke SBA Fakultas.
Gambar 25. Contoh Surat Pengajuan Judul
18
2.3. Penawaran Jadwal Ujian
Gambar 26. Menu Penawaran Jadwal
Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran jadwal ujian kepada mahasiswa. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan “Tahun Akademik” atau “Fakultas” kemudian menekan tombol “Cari”.
Gambar 27. Tampilan Halaman Penawaran Jadwal Ujian
19
2.3.1. Penambahan Penawaran Jadwal Ujian
Penambahan penawaran pembimbing dapat dilakukan dengan menggunakan
tombol , maka akan muncul seperti Gambar 28.
Gambar 28. Tampilan Form Tambah Penawaran Jadwal Ujian
Jadwal ujian yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 29. Mahasiswa dapat memilih atau tidak jadwal ujian yang ditawarkan. Apabila mahasiswa tidak memilih jadwal ujian yang ditawarkan, maka jadwal ujian akan ditentukan oleh pihak SBA Fakultas.
20
Gambar 29. Pengajuan Ujian disertai Penawaran Jadwal Ujian di Portal Students
Mahasiswa yang telah mengajukan pendaftaran ujian harus mengunduh formulir surat pengajuan dan diserahkan ke SBA Fakultas.
21
Gambar 30. Contoh Surat Pengajuan Ujian
2.4. Pengajuan Judul
Menu ini digunakan untuk melakukan pengajuan judul. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan “Fakultas” kemudian menekan tombol “Cari”.
22
Gambar 31. Tampilan Halaman Pengajuan Judul
2.4.1. Penambahan Pengajuan Data Judul
Penambahan pengajuan data judul dapat dilakukan dengan menggunakan tombol “Tambahkan Pengajuan Judul” dan tombol “Upload Data Pengajuan Judul”.
1. Tambah Pengajuan Judul
Untuk menambahkan pengajuan judul, pengguna dapat menekan tombol , maka akan muncul seperti Gambar 32.
23
Gambar 32. Tampilan Form Tambah Pengajuan Judul
Untuk melanjutkan ke proses ujian, maka judul yang diajukan harus memiliki status verifikasi “Diterima” dan memiliki kode objek. (Baca informasi pemilihan kode objek sesuai jenjang studi mahasiswa)
2. Upload Data Pengajuan Judul
Untuk meng-upload data pengajuan judul, pengguna dapat menekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut.
24
Gambar 33. Tampilan Halaman Upload Data Pengajuan Judul
Untuk mengetahui format data yang digunakan, pengguna dapat mengunduh format data pengajuan judul, dengan cara memilih level dan kode pada list yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol “Download”. (Baca informasi pemilihan kode objek sesuai jenjang studi mahasiswa)
Gambar 34. Tampilan Download Format Data Pengajuan Judul
Berikut tampilan hasil download format data pengajuan judul. Pengisian file excel pada Gambar 35 harus mengikuti petunjuk pengisian.
25
Gambar 35. Contoh Format Data Pengajuan Judul
Petunjuk pengisian:
1. Contoh pengisian SEMESTER_PENGAJUAN dan SEMESTER_SK_BERLAKU:
2012/2013 GANJIL, diisi dengan 20121 dan 2012/2013 GENAP diisi dengan 20122 2. STATUS_VERIFIKASI diisi dengan 0 (Belum Diverifikasi), 1 (Judul Disetujui) DAN 2
(Judul Ditolak)
3. NOMOR_SK, TANGGAL_SK, SEMESTER_SK_BERLAKU, PEMBIMBING, KETUA_PEMBIMBING, PENGUJI, KETUA_PENGUJI diisi apabila STATUS_VERIFIKASI diisi 1 (Judul Disetujui)
4. Format TANGGAL_SK: TTTT-BB-HH(Tahun-Bulan-Hari), contoh 2014-01-17 (17 JANUARI 2014)
5. PEMBIMBING&PENGUJI(bila ada) diisi dengan sandi dosen, contoh : A10A10015,A20A10002,A20F10004
6. KETUA_PEMBIMBING&KETUA_PENGUJI(BILA ADA) diisi dengan salah satu sandi dosen yang terdapat pada kolom PEMBIMBING/PENGUJI, contoh : A20F10004
Untuk proses upload file data pengajuan judul, pengguna memilih lokasi tempat penyimpanan file yang akan di-upload dengan menekan tombol “Browse”, setelah nama file muncul pengguna dapat meng-upload file tersebut dengan cara menekan tombol “Upload”.
26
Gambar 36. Form Upload Data Pengajuan Judul
Ketentuan dalam upload data pengajuan judul
1. Tipe format file harus excel (.xls) atau (.xlsx), klik tombol “Download” di samping untuk download format pengajuan judul
2. Biarkan header apa adanya, merubah bagian header dapat menyebabkan format salah
3. Pastikan data dimulai pada row (baris) 14 (tepat di bawah header)
2.4.2. Mengubah Status Verifikasi
Untuk mengubah status verifikasi, pengguna dapat menekan link button pada kolom “Status Verifikasi” seperti berikut.
Gambar 37. Tampilan Link Button Status Verifikasi
Setelah menekan link button “Belum Diverifikasi”, maka akan muncul tampilan seperti berikut.
27
Gambar 38. Tampilan Form Ubah Status Verifikasi
Keterangan Status Verifikasi :
Belum Diverifikasi : Menandakan judul yang diajukan belum diverifikasi (status awal pengajuan judul)
Diterima : Menandakan judul yang diajukan diterima. Pada status verifikasi ini, kode alur harus dipilih. (Baca informasi pemilihan level alur objek sesuai jenjang studi mahasiswa)
Ditolak : Menandakan judul yang diajukan ditolak
Dibatalkan : Menandakan judul yang diajukan dibatalkan karena hal tertentu
2.5. Penentuan Dosen
Menu ini digunakan untuk menentukan dosen pembimbing dan penguji, dengan syarat status pengajuan judul/topik mahasiswa “Diterima”.
28
Gambar 39. Tampilan Halaman Penentuan Dosen
Pada halaman penentuan dosen, fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna adalah sebagai berikut.
2.5.1. Menambah/Mengubah Pembimbing dan Penguji
Untuk menambah/mengubah pembimbing dan penguji, pengguna dapat menekan tombol “Edit” pada salah satu kolom mahasiswa yang judul thesisnya telah diterima.
Gambar 40. Mengakses Tombol Edit untuk Menambah Pembimbing & Penguji
Setelah menekan tombol “Edit” akan muncul tampilan seperti Gambar 41.
29
Gambar 41. Tambah Pembimbing dan Penguji
Apabila mahasiswa mengajukan calon pembimbing, maka calon pembimbing yang diajukan akan tampil seperti Gambar 42. Untuk menyetujui calon pembimbing yang dijaukan, operator dapat menceklis “Setujui pengajuan pembimbing”, maka pembimbing akan langsung muncul diisian pembimbing, tanpa harus mencari terlebih dahulu nama pembimbingnya.
30
Gambar 42. Tambah Pembimbing & Penguji Disertai Pengajuan Calon Pembimbing
2.5.2. Cetak Surat Penunjukan
Setelah mahasiswa mendapatkan pembimbing dan atau penguji, surat penunjukan dapat dicetak dengan memilih tombol dan memilih pimpinan yang menandatangani surat penunjukan. Surat penunjukan akan dibuatkan sesuai banyaknya pembimbing dan penguji.
2.6. Proses Ujian
Mahasiswa yang telah melakukan pengajuan judul, status verifikasi “Diterima”
dan telah dipilihkan kode objeknya dapat mengikuti ujian. Menu ini digunakan untuk mengatur proses ujian mahasiswa sesuai jenis ujian akhir yang ditentukan.
31
Gambar 43. Tampilan Halaman Proses Ujian
Pada halaman proses ujian, fasilitas yang dapat digunakan pengguna adalah sebagai berikut.
2.6.1. Penambahan Ujian Mahasiswa
Dalam menambahkan proses ujian, urutan ujian yang ditambahkan harus sesuai dengan urutan alur ujian yang ditentukan sebelumnya. Mahasiswa harus memenuhi alur ujian yang ditentukan. Contoh alur yang harus terpenuhi untuk S2:
Seminar Usulan Penelitian dan Ujian Thesis.
Penambahan Ujian Mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan tombol
“Tambahkan Ujian Mahasiswa” dan tombol “Upload Data Pendaftaran Ujian”.
32 1. Tambah Ujian Mahasiswa
Untuk menambahkan ujian mahasiswa, pengguna dapat menekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut.
Gambar 44. Form Tambah Proses Ujian
Apabila mahasiswa mengajukan jadwal ujian, maka jadwal ujian yang diajukan akan tampil seperti Gambar 45. Apabila jadwal ujian yang diajukan disetujui, operator dapat mengklik tombol “Setujui”, maka jadwal ujain akan langsung muncul diisian waktu dan tempat ujian, tanpa harus terlebih dahulu mengisi waktu dan mencari tempa ujiannya.
33
Gambar 45. Form Tambah Proses Ujian Disertai Pengajuan Jadwal Ujian
Berikut adalah tampilan pesan konfirmasi, jika jenis ujian yang dipilih tidak sesuai urutan alur yang ditentukan, dan status mahasiswa pada ujian sebelumnya belum berstatus “Lulus”.
Gambar 46. Pesan Konfirmasi Proses Ujian
34 2. Upload Data Pendaftaran Ujian
Untuk meng-upload data pendaftaran ujian, pengguna dapat menekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut.
Gambar 47. Tampilan Upload Data Pendaftaran Ujian
Untuk mengetahui format data yang digunakan, pengguna dapat mengunduh format data pendaftaran ujian, dengan cara memilih fakultas dan program, program studi, semester pengajuan pada list yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol “Download”.
Gambar 48. Tampilan Download Format Data Pendaftaran Ujian
35
Berikut tampilan hasil download format data pendaftaran ujian
Gambar 49. Contoh Format Data Pendaftaran Ujian
Petunjuk pegisian:
1. Format TANGGAL_DAFTAR_UJIAN dan TANGGAL_LAHIR: TTTT-BB-HH(Tahun- Bulan-Hari), Contoh 2014-01-17 (17 JANUARI 2014)
2. Format WAKTU_UJIAN: TTTT-BB-HH JJ:MM (Tahun-Bulan-Hari Jam:Menit), Contoh 2014-01-17 08:00 (17 JANUARI 2014 PUKUL 08:00)
3. STATUS_LULUS: diisi dengan LULUS, TIDAK
4. TEMPAT_LAHIR,NEGARA_LAHIR,TANGGAL_LAHIR,ALAMAT,EMAIL,NO_TELEPON, NO_HP diisi pada ujian terakhir sebelum sidang.
5. ID_BIMBINGAN,NPM,NAMA_MAHASISWA,JUDUL_AWAL,KODE_OBJEK tidak perlu diubah.
6. KODE_ALUR_UJIAN dapat dipilih dari dropdownlist atau di http://siat.unpad.ac.id/index.php/referensi/ujian/alur berdasarkan kode objek.
Format: KODEALUR-NAMAALUR
36
Gambar 50. Pemilihan Kode Alur Ujian Melalui Referensi Alur Ujian Akhir
Contoh kode objek pada file excel pada Gambar 50 yaitu P112, kode alur ujiannya adalah 13 untuk ujian kualifikasi, 14 untuk seminar usulan penelitian, 15 untuk ujian naskah disertasi dan 16 untuk sidang promosi doktor.
7. KODE_JADWAL_UJIAN dapat dilihat di
http://siat.unpad.ac.id/index.php/referensi/ujian/jadwal berdasarkan kode objek dan kode alur ujian.
37
Gambar 51. Pemilihan Kode Jadwal Ujian Melalui Referensi Jadwal Ujian Akhir
Contoh kode objek pada file excel pada Gambar 52 yaitu P112, kode jadwal yang akan dicari adalah kode dari alur ujian kualifikasi, kode jadwalnya adalah 73.
Gambar 52. Contoh Pengisian Format Excel
38 Keterangan Gambar 52:
1. Apabila satu mahasiswa memiliki dua alur ujian yang telah dilalui, maka data mahasiswa di-copy dari row A sampai dengan row V, dan diisikan kode alur ujian dan kode jadwal ujian sesuai alur yang telah dilalui.
2. Pengisian alur ujian harus berurutan dan apabila status lulus “Tidak”, maka alur ujian setelahnya tidak dapat masuk ke sistem.
Untuk proses upload file data pendaftaran ujian, pengguna memilih lokasi tempat penyimpanan file yang akan di-upload dengan menekan tombol “Browse”, setelah nama file muncul pengguna dapat meng-upload file tersebut dengan cara menekan tombol “Upload”.
Gambar 53. Form Upload Data Pendaftaran Ujian
Ketentuan dalam upload data pengajuan judul
1. Tipe format file harus excel (.xls) atau (.xlsx), klik tombol “Download” di samping untuk download format pengajuan judul
2. Biarkan header apa adanya, merubah bagian header dapat menyebabkan format salah
3. Pastikan data dimulai pada row (baris) 13 (tepat di bawah header)
39
2.6.2. Cetak Berkas
Template berkas untuk mendukung proses ujian dapat dicetak dengan memilih tombol dan akan tampil popup seperti pada Gambar 54.
Gambar 54. Pilihan Template Berkas yang Dapat Dicetak
2.6.3. Transfer Nilai
Ujian yang telah memiliki status lulus dan diberi nilai, dapat ditransfer ke daftar nilai mahasiswa, tanpa harus memasukan ulang nilai. Proses transfer nilai, dapat dilakukan apabila terdapat keterangan “Nilai Belum Ditransfer” dan nilai sudah terisi lebih dari “0” seperti pada Gambar 55.
Gambar 55. Transfer Nilai
40
Gambar 56. Form Pengisian Nilai
Gambar 57. Pemilihan Mata Kuliah yang Akan Dimasukan Nilai
41
2.6.4. Transfer Data Lulusan
Proses ujian yang telah ditempuh sampai ke alur akhir yang ditentukan, dapat langsung ditransfer ke data lulusan, tanpa harus memasukan ulang melalui aplikasi pacis. Proses transfer data lulusan, dapat dilakukan apabila terdapat keterangan “Data Lulusan Belum Ditransfer” dan menekan menekan tombol seperti pada Gambar 58.
Gambar 58. Transfer Data Lulusan
Gambar 59. Form Transfer Data Lulusan
42
LAMPIRAN
42
Contoh Template Surat Penunjukan
Gambar 60. Contoh Template Surat Penunjukan
43
Contoh Template Surat Undangan
Gambar 61. Contoh Template Surat Undangan
44
Contoh Template Surat Kesediaan
Gambar 62. Contoh Template Surat Kesediaan
45
Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3
Gambar 63. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (1)
46
Gambar 64. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (2)
47
Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3
Gambar 65. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (1)
48
Gambar 66. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (2)
49
Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3
Gambar 67. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (1)
50
Gambar 68. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (2)
51
Contoh Template Berita Acara
Gambar 69. Contoh Template Surat Berita Acara
52
Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa
Gambar 70. Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa
53
Contoh Template Daftar Hadir Dosen
Gambar 71. Contoh Template Daftar Hadir Dosen
54
Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S2
Gambar 72. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S2
55
Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2
Gambar 73. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2
56
Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2
Gambar 74. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2
57
Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S3
Gambar 75. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S3
58
Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3
Gambar 76. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3
59
Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3
Gambar 77. Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3
60
Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2
Gambar 78. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2
61
Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2
Gambar 79. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2
62
Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1
Gambar 80. Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1
63
Contoh Template Form Alokasi Waktu
Gambar 81. Contoh Template Form Alokasi Waktu
64
Contoh Template Form Saran Perbaikan
Gambar 82. Contoh Template Form Saran Perbaikan
65
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium
Gambar 83. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium
66
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Seminar Usulan Penelitian
Gambar 84. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 SUP
67
Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi
Gambar 85. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi
