BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN. yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

(1)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan digunakan juga untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan. Analisis yang dilakukan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar didapatkan data seperti dibawah ini.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai :

A. Form Kendali surat masuk

Fungsi : Untuk mencatat surat masuk Sumber : Pengirim

Rangkap : 1 (Satu)

Distribusi : Sub bagian Umum

Periode : Setiap surat masuk diterima Isi :Indeks,kode,no_urut,perihal,isi

ringkas,dari,tgl_surat,no_surat,lampiran,tgl_diteruskan,tanda terima

(2)

B. Form kartu disposisi

Fungsi : Sebagai perintah atau instruksi Sumber : Sub bagian umum

Rangkap : 1 (Satu)

Distribusi : Sekdis,kadin,kasubag umum Periode : Setiap surat masuk diterima Isi :

indeks,tgl_penyelesaian,dari,perihal,tgl_surat,no_surat,instruksi, diteruskan kepada.

C. Form surat keluar

Fungsi : Permohonan pembuatan surat keluar Sumber : Subag umum

Rangkap : 1 (Satu)

Distribusi : Sekretaris,Sekdis,Kadin,Kasubag umum Periode : Setiap pembuatan surat keluar

Isi :

Indeks,kode,no_urut,perihal,isi_ringkas,kepada,pengolah,tgl_sur at,lampiran,catatan.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,

(3)

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.

1.1.2.1 FlowMap Surat masuk

Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag arsip

Gambar 4.1.2.1 flowmap surat masuk yang berjalan

SM ^SM

Isi KSM &

disposisi

D1 K3 K2 K1 SM, KSM,

&disposisi

D1 K2 K1 SM, KSM,

&disposisi

Memeriksa KSM,SM,d isposisi

D1 K2 K1 SM, KSM,

&disposisi D1

K1 SM, KSM,

&disposisi

Mencatat data SM

agenda SM

Buat lap

SM Lap

SM

Lap SM

(4)

Surat keluar Pegawai Bagian

umum

Sekretaris Kepala dinas Kasubag umum

penerim a

T

Y

T

acc Y

(5)

1.1.2.2 Diagram Konteks

Pengolahan data surat

pegawai

pengirim Bagian umum

penerima

Bagian kearsipan Data surat masuk

Data surat masuk

Data surat masuk Data surat keluar

Data surat keluar

Laporan surat masuk

1.1.2.3 Data Flow Diagram 4.1.2.3.1 DFD level 0

Pengolahan surat masuk

Pengirim Bagian umum

Pegawai Bag

pengarsipan

Penerima Pengolahan

surat keluar

Data surat masuk Data surat masuk

Data surat masuk

Data surat keluar Data surat keluar

Laporan surat masuk

(6)

4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1

2.1 Membuat Surat

Keluar Pegawai

2.2 Memeriksa surat keluar untuk acc

2.4 Mencatat data

SK

2.5 Membuat laporan Surat

keluar

Bagian umum Data surat keluar

Data surat masuk

Laporan surat keluar Data surat keluar

2.3 Memeriksa surat keluar untuk acc

Data surat keluar

(7)

1.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada pengolahan surat masuk dan surat keluar belum terkoordinasi dengan baik karena pelaksanaannya dan peralatan yang digunakan masih manual sehingga terdapat arsip yang sulit ditemukan dan belum terdapatnya laporan yang menyeluruh. Kelemahan –kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan yaitu :

 Dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar supaya tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatannya dan dalam membuat laporan surat masuk dan keluar.

 Dalam proses pencarian data arsip yang diperlukan supaya tidak memerlukan waktu yang lama.

 Pendistribusian surat dilaksanakan secara manual sehingga memperlambat kerja pencatatan.

1.2 Usulan Perancangan Sistem

Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis pada sistem yang sedang berjalan.

(8)

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menganalisis perancangan sistem surat masuk dan surat keluar di sub bagian umum DISHUBKOMINFO kota Cirebon. Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifitaskan dan mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

1.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Pada tahapan perancangan prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer. Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang masih manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer.

Adapun perancangan proses ini mencakup flowmap,diagram kontek,data flow diagram,kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

(9)

1.2.2.1 Flowmap Surat masuk yang d usulkan

Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag arsip

Data SM

Cetak kartu SM &

disposisi

Input data surat masuk

Cetak laporan

(10)

Flowmap Surat keluar yang diusulkan

Pegawai Bagian umum

Sekretaris Kepala dinas Kasubag umum

penerim a

Y

T Y

dibuatkan laporannya

Input data SK Data SK Data SK

Membu at SK

SK SK

Memriksa SK utk di ACC

ACC

SK

Memriksa SK utk di ACC

ACC

SK

Dintand a tangani

SKsdh ditnda tngani SKsdh ditnda

tngani

DB SK

Lapora n SK

SK SK SK

Laporan SK

SK

(11)

1.2.2.2 Diagram Konteks

1.2.2.3 Data Flow Diagram 4.2.2.3.1 DFD Level 0

(12)

4.2.2.3.3 DFD level 1 proses 2

2.1 Membuat Surat

Keluar Pegawai

2.2 Input data

2.5 Membuat laporan Surat

keluar

Bagian umum Data surat keluar

Laporan surat keluar Data surat keluar

Data surat keluar penerima

Data surat keluar

Tabel SK

(13)

4.2.2.4 Kamus Data

1. Nama Arus Data : Data surat masuk Aliran data : Pengirim-proses 1.2

Proses 1.2-pegawai

Proses 1.1 - tabel surat masuk Proses 1.1 – proses 1.2

Atribut : kode , no_urut, perihal, isi_ringkasan, dari, tgl_masuk, no_surat masuk, lampiran, pengolah, tgl_diteruskan.

2. Nama Arus Data : Data surat keluar Aliran data : Pegawai - proses 2.1

Proses 2.1 – proses 2.2 Proses 2.2 - tabel surat keluar

Atribut : kode , no_urut, perihal, isi_ringkasan, penerima, tgl_kirim, no_surat keluar, lampiran.

3. Nama Arus Data : laporan surat masuk

Aliran data : Pengirim – tabel surat masuk Tabel surat masuk – proses 1.2 Proses 1.2 – kepala bagian arsip

Atribut : kode , perihal, asal_surat,tgl_surat,no_surat

(14)

4. Nama Arus Data : laporan surat keluar

Aliran data : Pegawai – tabel surat keluar Tabel surat keluar – proses 2.3 Proses 2.3 – bagian umum

Atribut :kode ,perihal, penerima, tgl_kirim, no_surat keluar

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan

Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka terdapat bahan untuk dievaluasi pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar . Evaluasi ini menitik beratkan dengan mengubah data tertulis menjadi data elektronik. Dengan begitu dapat mempermudah petugas untuk melakukan pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar perbedaan sistem yang lama dan yang di usulkan sebagai berikut :

a. Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama diarsipkan dalam bentuk kertas , sehingga akan mudah hilang dan rusak. Sedangkan pada sistem yang di usulkan data yang disimpan dalam data base yang ada di memory kemungkinan data yang hilang atu rusak dapat di minimalisi.

b. Dari segi waktu sistem sistem yang di usulkan akan lebih cepat baik dalam dalam pencarian data sekaligus pencetkan data di bandingkan sistem yang lama. Adanya rancangan sistem yang terkomputerisasi keamanan data akan lebih terjamin dan dapat meningkatkan keefisienan kinerja sistem.