LAPORAN AKSI PERUBAHAN
OPTIMALISASI PENYUSUNAN DAN PENGOLAHAN LAPORAN KEGIATAN MELALUI PEMBANGUNAN
DATA BASE PELAPORAN BERBASIS WEB PADA KANTOR WILAYAH BPN PROVINSI RIAU
Disusun Oleh
Nama : Armansyah Novendra, SE NIP : 198511052009031001 No Absen : 16
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG /
BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2020
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat karunia yang telah diberikan kepada kita semua, sehingga saya peserta Diklat PKP angkatan 1 dapat menyusun laporan aksi perubahan untuk unit kerja penulis. Laporan ini merupakan salah satu kertas kerja yang dihasilkan oleh peserta untuk menunjukan kompetensi kepemimpinannya mengelola perubahan dalam bentuk inovasi yang bertujuan meningkatkan kualitas pelayanan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 15 tahun 2019 Tentang Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
Penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar tentu saja atas bantuan dari banyak pihak. Oleh karena itu, saya peserta Diklat PKP angkatan 1 ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan banyak nikmat dan kesempatan kepada kita semua.
2. Bapak Tofik Hidayat selaku Mentor yang telah mendukung, menyetujui, dan mengarahkan pelaksanaan Aksi Perubahan ini
3. Bapak Drs. Agus Jatmiko, SH MM, selaku coach yang telah mendampingi dan memberikan fasilitator pembelajaran bagi Proyek Leader agar Aksi Perubahan dapat terlaksana dan sukses
4. Bapak / Ibu Widyaisuara dari PPSDM Kementerian ATR/BPN yang telah memberikan ilmu dan materi kepada kami peserta diklat.
5. Pihak PPSDM yang telah membantu dalam memfasilitasi Diklat Kepemimpinan Kepemimpinan Pengawas.
6. Rekan-rekan Peserta Diklat PKP angakatan 1 yang telah bekerjasama dalam melaksanakan DIklat ini
Saya selaku Penyusun Laporan Aksi Perubahan ini menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saya mengharapkan sumbangsih saran dan kritik yang membangun dari para pembaca. Semoga laporan Aksi Perubahan ini dapat bermanfaat bagi kita semua terutama untuk Satker Kanwil BPN Provinsi Riau.
Pekanbaru, Agustus 2020
Armansyah Novendra, SE
No Absen 16
DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan Judul ... i
Lembar Pengesahan ... ii
Lembar Pengesahan Seminar ... iii
Kata Pengantar ... iv
Daftar isi ... v
Daftar Tabel ... vi
Daftar Gambar ... vii
Summary ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. LATAR BELAKANG ... 1
B. TUJUAN ... 3
C. MANFAAT ... 4
BAB II PROFIL PELAYANAN INSTANSI ... 5
A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN ... 5
B. SUMBER DAYA INSTANSI ... 8
BAB III ANALISIS MASALAH ... 9
A. IDENTIFIKASI MASALAH ... 9
B. PENETAPAN MASALAH UTAMA ... 10
C. ANALISIS KELAYAKAN INOVASI ... 11
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 13
A. TEROBOSAN/INOVASI ... 13
B. HASIL INOVASI ... 13
C. TAHAPAN KEGIATAN ... 14
D. PEMANFAATAN SUMBER DAYA ... 17
E. PENGENDALIAN PEKERJAAN ... 22
F. SOP PELAYANAN PUBLIK ... 24
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 25
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 27
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 29
C. KEBERLANJUTAN HASIL PERUBAHAN ... 39
BAB VI PENUTUP... 41
DAFTAR PUSTAKA ... 42
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Tujuan Aksi Perubahan ... 4
Tabel 2. Perbandingan Tusi saat ini dan Kondisi yang diharapkan ... 7
Tabel 3. Profil SDM ... 8
Tabel 4. Analisis Metode ASTRID ... 9
Tabel 5. GAP /Perbedaan antara kondisi yang saat ini dengan kondisi yang diingikan ... 11
Tabel 6. Kanvas Inovasi... 12
Tabel 7. Hasil Inovasi ... 13
Tabel 8. Pentahapan Kegiatan ... 16
Tabel 9. Capaian Tahapan Inovasi ... 37
Tabel 10. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 38
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Tim Efektif ... 19
Gambar 2. Peta Stakeholder ... 21
Gambar 3. Net Map ... 22
Gambar 4. Analisis Pengendalian Pekerjaan Metode PDCA ... 23
Gambar 5. Alur Operasional Layanan ... 24
Gambar 6. Rapat dengan bantuan Aplikasi Zoom Meeting ... 25
Gambar 7. Rapat dengan anggota TIM ... 27
Gambar 8. SK Tim Efektif ... 28
Gambar 9. Rapat dan koordinasi dengan konsultan ... 30
Gambar 10. Tampilan Dashbord Utama ... 32
Gambar 11. Tampilan User Kanwil ... 32
Gambar 12. Tampilan User Kantor Pertanahan ... 33
Gambar 13. Surat Pernyataan Dukungan ... 39
Gambar 14. POK Revisi Anggaran ... 40
SUMMARY
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran yang berisikan anggaran untuk pelaksanaan program dan kegiatan. Pemerintah dalam hal ini Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau berkewajiban melakukan pengendalian dan pemantauan Program dan Kegiatan Pertanahan yang tertera pada DIPA agar dapat tercapai.
Tujuan dari rancangan aksi Perubahan ini adalah untuk mengoptimalkan Penyusunan dan Pengolahan laporan kegiatan Pertanahan pada Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau dengan cara membangun data base pelaporan berbasis web. Dengan tersedianya data base pelaporan berbasis web diharapkan proses Pengendalian dan Pematauan Program dan kegiatan dapat terlaksana dengan lebih optimal.
Proses pengoptimalan pengolahan dan pelaporan kegiatan dapat dilaksanakan dengan berbagai cara. Pada Kesempatan kali ini dilakukan dalam bentuk pembangunan data base pelaporan berbasis web dengan cara melakukan hosting/penyimpanan data melalui saranan internet. Dengan tersedianya database berbasis web maka proses pengendalian DIPA yang meliputi monitoring dan evaluasi Program dan Kegiatan dapat dilakukan dengan cepat dan lebih akurat.
Pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan ini melibatkan Tim Efektif yang terdiri dari unsur-unsur di lingkungan Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau yang terlibat dalam project tim serta terdapat jalinan dengan stakeholder lain dalam hal ini Kantor Pertanahan sebagai sumber data. Pembangunan data base pelaporan ini akan dilaksanakan oleh pihak ke tiga / Konsultan dengan pemantauan dan pengendalian pekerjaan langsung dilaksanakan oleh Projek Leader (Kasubag Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan).
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau merupakan salah satu dari 33 Satuan Kerja Kantor Wilayah yang ada di Indonesia. Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Dan Kantor Pertanahan disebutkan pada pasal 1 bahwa Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, yang selanjutnya disebut Kantor Wilayah adalah instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di provinsi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional.
Dalam pasal 2 disebutkan bahwa Kantor Wilayah mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional dalam wilayah provinsi yang bersangkutan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Kantor Wilayah menyelenggarakan fungsi:
a. pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penyusunan rencana, program, dan anggaran Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan di wilayahnya;
b. pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan, penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan masyarakat, penataan pertanahan, pengadaan tanah, pengendalian pertanahan dan penanganan sengketa dan perkara;
c. pengoordinasian penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan;
d. pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kegiatan pertanahan di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan; dan
e. pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Wilayah dan pengoordinasian tugas dan pembinaan administrasi pada Kantor Pertanahan
Sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 15 tahun 2019 Tentang Pelatihan Kepemimpinan Pengawas perserta Diklat PKP harus menyusun rancangan aksi perubahan untuk unit kerja penulis yang kemudian akan berubah menjadi Aksi Perubahan. Laporan ini merupakan salah satu kertas kerja yang dihasilkan oleh peserta untuk menunjukan kompetensi kepemimpinannya mengelola perubahan dalam bentuk inovasi yang bertujuan meningkatkan kualitas pelayanan.
Dalam rangka meningkatkan pelayanan pada subbagian perencaaan evaluasi dan pelaporan maka harus dilakukan terobosan dan inovasi layanan. Sebelum melakukan inovasi layanan maka harus dilakukan
diagnosa organisasi untuk mengetahuai isu-isu strategis dan permasalahan yang terjadi pada unit kerja kita masing-masing.
Perencanaan Evaluasi dan pelaporan merupakan sebuah siklus yang tidak bisa dipisahkan. Keberhasilan sebuah perencaan dapat diukur dengan sebuah laporan pelaksanaan kegiatan. Metode sederhananya adalah dengan membandingkan masukan (Input) dan Keluaran (Output).
Sebelum Laporan kegiatan disusun harus dilaksanakan monitoring dan evaluasi. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan pada pasal 2 Ayat 2 disebutkan bahwa Pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan merupakan tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing Kementerian/Lembaga/SKPD.
Dalam rangka mengimplementasikan peraturan tersebut maka Kanwil BPN Provisi Riau secara berkala melakukan pengendalian dan evaluasi kegiatan baik dilakukan secara minggunan, bulanan, triwulan dan juga tahunan.
DIPA adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran. Seluruh program dan kegiatan dilaksanakan oleh jajaran Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional tertuang dalam DIPA baik di satuan kerja Kementerian, Kantor Wilayah BPN Provinsi maupun Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota se-Indonesia
Peran Subbagian Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan dalam rangka membantu pimpinan melakukan pengendalian dan evaluasi atas kegiatan yang tertera pada DIPA adalah menyusun pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pertanahan yang tertera pada DIPA. Seluruh program dan kegiatan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional harus bisa dipastikan pelaksanaannya dengan baik dan memenuhi target yang sudah ditentukan baik secara kuantitas (fisik dan anggaran) dan juga kualitas
Target DIPA Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau sebelum terjadinya rasionalisasi pemotongan anggaran adalah Rp.206.871.886.200. Setelah pemotongan anggaran berkurang menjadi Rp. 185.159.619.200. Anggaran tersebut terbagi kedalam 3 sumber dana yaitu: Rupiah Murni (RM) Rp.
116.425.179.000 PNBP Rp. 30.208.505.200 dan Dana Pinjaman Luar Negeri (World Bank) Rp. 38.525.935.000. Seluruh anggaran tersebut didistribusi kepada 13 satuan kerja.
Terdapat 3 Program 7 Kegiatan dan 25 output yang merupakan penjabaran dari DIPA yang harus dilakukan pengendalian melalui laporan kegiatan mingguan, bulanan Triwulan dan Tahunan
Salah satu tugas dan fungsi Subbagian Perencaan Evaluasi dan Pelaporan adalah menyusun laporan kegiatan DIPA berupa laporan mingguan, laporan bulanan laporan triwulan dan laporan tahunan yang berbentuk ringkasan eksekutif summary yang berasal dari capaian DIPA.
Disamping itu kami juga harus merangking capaian DIPA setiap minggunya untuk mengetahuai realisasi Kantor Pertanahan mana yang terbaik dan realisasi Kantor Pertanahan mana yang masih rendah untuk dijadikan salah satu instrument monitoring kinerja. Selama ini Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau melakukan pengolahan dan pembuatan laporan tersebut secara manual. Rekapitulasi mingguan dilaksanakan setiap hari jumat untuk dilaporkan kepada Pimpinan. Rekapitulasi laporan terkadang terhambat karena menunggu email masuk dari masing-masing Kantor Pertanahan. Apabila piminan ingin membanding realisasi DIPA bulan lalu dengan bulan ini terkadang mengalami masalah karena kami harus membuka file atau mencari-cari berkas bulan lalu.
Berdasarkan uraian tersebut maka perlu dilakukan sebuah bentuk aksi perubahan dengan merancang sebuah inovasi layanan yang dapat memudahkan dalam melaksanakan tusi. Kami memandang secara umum hal ini terjadi karena belum tersedianya database laporan yang baik. Untuk itulah perlunya membangun sebuah database pelaporan berbasis web agar data tersebut tersimpan dengan aman serta dapat diakses kapan saja sesuai dengan keinginan pimpinan. Selain itu hal ini akan mengubah pola manual menjadi eletronik. Tentunya ini akan mengehemat penggunaan kertas (paper less) dan telah sesuai dengan zaman revolusi industry 4.0 B. Tujuan
1. Tujuan Umum Aksi Perubahan
a. Mengaktualisasikan nilai-nilai Pancasila dan semangat Bela Negara dalam melaksanakan peran kepemimpinan melayani yang beretika dan berintegritas.
b. Melaksanakan peran kepemimpinan melayani yang mampu memberdayakan tim kerja secara efektif, mampu menunjukkan dan memberdayakan sumberdaya organisasi secara optimal, serta mampu membangun jejaring kerja serta meningkatkan kualitas Pelayanan Publik.
c. Merancang Inovasi untuk meningkatkan kinerja Pelayanan Publik terutama dalam memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
d. Mengaktualisasikan Pelaksanaan Pekerjaan dengan menerapkan Manajemen Mutu, dan Manajemen Pengawasan agar Inovasi dapt berjalan sesuai Perencanaan Peningkatan Pelayanan Publik (sesuai prinsip Total quality service)
2. Tujuan Khusus Rancangan Aksi Perubahan
Tujuan dari Rencangan Aksi Perubahan ini adalah untuk menyusun sebuah rancangan aksi perubahan untuk unit kerja yang kemudian akan
saya wujudkan menjadi Aksi Perubahan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
Secara lebih spesifik Rancangan Aksi Perubahan ini diterjemahkan ke dalam beberapa sasaran yang direncanakan untuk dicapai dalam kurun waktu tertentu, yang diklasifikasikan ke dalam 3 fase yaitu:
Tabel 1. Tujuan Aksi Perubahan No Tujuan Jangka Pendek
(short-term)
Tujuan jangka menengah (medium-
term)
Tujuan jangka panjang (long-term)
2 bulan 6 bulan 2 tahun
1 Terbangunnya database pelaporan berbasis web
Terbentuknya sistem aplikasi monitoring kinerja
Terlaksananya
pengendalian pemantauan dan evaluasi secara
optimal C. Manfaat
1. Manfaat Internal
a. Manfaat bagi Tim Leader
Tersedianya sumber data yang lebih valid dengan margin eror (tingkat kesalahan) yang lebih rendah
Kemudahan untuk melakukan rakapitulasi data
Kemudahan dalam melakukan proses analisis dan pengolahan laporan
Menghemat penggunaan kertas (paper les) b. Manfaat bagi instansi organisasi
Meningkatkan kualitas laporan
Mempermudah melakukan monitoring dan evaluasi
Meningkatakan akuntabilitas kinerja instansi
2. Manfaat Ekternal a. Masyarakat
Keterbukaan informasi public b. Organisasi Intansi Ekternal
Kemudahan penyediaan data bagi yang membutuhkan
BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN
1. Tusi Instansi
Sesuai dengan Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Dan Kantor Pertanahan pada pasal 4 disebutkan Organisasi Kantor Wilayah BPN terdiri atas:
a) Bagian Tata Usaha;
b) Bidang Infrastruktur Pertanahan;
c) Bidang Hubungan Hukum Pertanahan;
d) Bidang Penataan Pertanahan;
e) Bidang Pengadaan Tanah; dan
f) Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan.
Pada Pasal 6 Peraturan tersebut disebutkan bahwa Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan Pemberian dukungan administrasi di lingkungan Kantor Wilayah. Adapun uraian fungsi Bagian Tatausaha antara lain:
a. pelaksanaan penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan;
b. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan;
c. pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian;
d. pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan;
e. pengelolaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara;
f. pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protokol, perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan;
g. pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan;
h. pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat; dan
i. pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kegiatan pertanahan serta pengoordinasian penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan Dalam pelaksanaan tugasnya Bagian Tata Usaha terdiri atas:
a. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
b. Subbagian Organisasi dan Kepegawaian
c. Subbagian Keuangan dan Barang Milik Negara d. Subbagian Umum dan Informasi
e. Kelompok Jabatan Fungsional.
Subbagian Perencaan Evaluasi dan Pelaporan merupakan salah satu unsur dari Bagian Tata Usaha Kantor Wilayah BPN Provinsi yang ditugaskan untuk mengelola Perencaan baik untuk satker Kantor Wilayah maupun satker Kantor Pertanahan dibawahnya serta melakukan Evaluasi dan Pelaporan atas program-program strategis pertanahan yang tertuang pada DIPA.
2. Tusi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/
Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2019 Tentang Uraian Tugas Jabatan Struktural Di Lingkungan Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Subbagian perencaan Evaluasi dan Pelaporan memiliki ikhtisar / rangkuman tugas yaitu Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan, dan kegiatan pertanahan serta pengoordinasian penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan.
Adapun uraian tugas Subbagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan antara lain:
1. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program, anggaran dan pelaporan;
a. Penyusunan TRPNBP
b. Penyusuan RKAKL Pagu Defenitif c. Penyusunan RKAKL Pagu Anggaran
2. Menyiapkan bahan pelaksanaan revisi DIPA;
a. Revisi POK
b. Revisi DIPA Kewenangan DJPb Provinsi c. Revisi DIPA Kewenangan DJA
3. Menyiapkan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan;
a. Penyusunan Dokumen SAKIP b. Penyusunan Laporan Kinerja (LKj)
4. Menyiapkan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pertanahan;
a. Penyusunan Laporan Realisasi Anggaran Mingguan b. Penyusunan Laporan Realisasi Anggaran Bulanan c. Penyusunan Laporan Anggaran Triwulan I, II, III, IV
d. Validasi data pada Aplikasi SKMPP e. Validasi Data Aplikasi SMART DJA
f. Validasi Capaian Ouput E-Monev BAPENAS 5. Menyiapkan bahan koordinasi kerjasama
6. Menyiapkan bahan koordinasi penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan.
a. Menyiapkan bahan –bahan tindak lanjut LHP dari BPK b. Menyiapkan bahan –bahan tindak lanjut LHP dari BPKP
c. Menyiapkan bahan –bahan tindak lanjut dari LHP Irjen kementerian ATR/BPN.
3. Area Tusi Bermasalah
Untuk mengetahui Area Tugas dan fungsi yang bermasalah maka harus dilakukan identifikasi Kinerja dengan membandingkan saat ini dan Kondisi yang diharapkan agar terlihat Gap/perbendaanya.
Tabel 2 Perbandingan Tusi saat ini dan Kondisi yang diharapkan No Tusi Kondisi Kinerja Saat Ini Kondisi Kinerja yang
diharapkan
1 Menyiapkan bahan
penyusunan rencana program, anggaran dan pelaporan
Realisasi Anggaran yang di susun (PNBP) tidak sesuai dengan yang ditargetkan
Realisasi Anggaran yang di susun (PNBP) sesuai dengan yang ditargetkan
2 Menyiapkan bahan
pelaksanaan revisi DIPA
Penyusunan bahan pelaksanaan revisi DIPA dapat dilakukan dengan maksimal
Penyusunan bahan pelaksanaan revisi DIPA dapat dilakukan dengan maksimal
3 Menyiapkan bahan
pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan
Evaluasi kinerja atas program strategis belum terlaksana dengan optimal
Evaluasi kinerja atas program strategis dapat terlaksana secara
maksimal
4 Menyiapkan bahan
pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pertanahan
Penyusunan dan
pengolahan laporan kegiatan Pertanahan belum optimal
Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan dapat dilaksanakan dengan optimal
5 Menyiapkan bahan
koordinasi kerjasama
Bahan Koordinasi dan kerjasama dapat disusun bersama unit teknis dengan maksimal
Bahan Koordinasi dan kerjasama dapat disusun bersama unit teknis dengan maksimal
6 Menyiapkan bahan
koordinasi penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan
Proses penyelesaian tindak lanjut LHP atas hasil pemeriksaan belum maksimal
Proses penyelesaian tindak lanjut LHP atas hasil pemeriksaan
diselesaikan dengan baik
B. SUMBER DAYA INSTANSI
Subbagian perencanaan evaluasi dan pelaporan Kanwil BPN Provinsi Riau terdiri dari 3 (tiga) orang yaitu 1 (satu) orang Kasubag dan dibantu dengan 2 (dua) orang Staf adapun profil SDM nya sebagai berikut:
Tabel 3. Profil SDM
No Nama/NIP Pangkat/Golongan Pendidikan Diklat di Bidang PEP 1 Armansyah Novendra, SE
NIP. 19851105 200903 1 001 Penata/III c S 1 Diklat
Perencanaan dan pelasana anggaran 2 Muhamad Roni, S. Tr
NIP. 19870703 201101 1 008 Penata Muda/III a DIV Diklat
Perencanaan dan pelasana anggaran 3 Sova Widyastuti
NIP. 19811022 200312 2 003 Penata Muda/III a D1 -
Untuk sarana dan Prasarana berdasarakan data dari Aplikasi SIMAK BMN pada sub bagian Perencaaan Evalusi dan Pelaporan tercatat tersedia 2 Unit lapotop, 3 PC (computer) dan 3 Printer. Pada Tahun 2020 Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau mengelola DIPA sebesar Rp. 81.372.927.000.
Dari target tersebut teralikasi anggaran untuk subbagian Perencaan Evaluasi dan Pelaporan sebesar Rp. 191.578.000. Anggaran tersebut diperuntukan untuk:
1. Penyusunan Renstra 2020-2024 2. Penyusunan RKAKL
3. Penyusunan TPNBP 4. Revisi
5. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
BAB III
ANALISIS MASALAH A. IDENTIFIKASI MASALAH
Seperti dijelaskan pada bab sebelum bahwa tugas pokok dan fungsi utama Subbagian Perencaan Evaluasi dan Pelaporan adalah melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan, dan kegiatan pertanahan serta pengoordinasian penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan. Dengan keterbatasan sumber daya yang dimiliki baik dari segi sumber daya manusia, anggaran serta sarana dan prasarana tentu mengalami kendala/masalah. Pada kesempatan ini penulis akan mencoba untuk mengidentifikasi masalah berdasarkan uraian tugas pada Subbagian Perencaan Evaluasi Dan Pelaporan dengan mengacu pada table dibawah ini:
Tabel 4. Uraian tugas dan identifikasi Isu
No Tugas dan Fungsi Identifikasi isu
1 Menyiapkan bahan penyusunan rencana program, anggaran dan pelaporan
Realisasi Anggaran yang di susun (PNBP) tidak sesuai dengan yang ditargetkan
2 Menyiapkan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan
Evaluasi kinerja atas program strategis belum terlaksana dengan optimal
3 Menyiapkan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pertanahan
Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan belum optimal
4 Menyiapkan bahan koordinasi penyelesaian tindak lanjut temuan hasil pengawasan
Proses penyelesaian tindak lanjut LHP atas hasil pemeriksaan belum maksimal
Berdasarkan tabel diatas dapat kami uraian isu aktual atau permasalahan yang terjadi yaitu:
a. Realisasi anggaran yang disusun (PNBP) tidak sesuai dengan yang ditargetkan.
Permasalah ini sering terjadi pada satker di lingkungan Kator Wilayah BPN Provinsi. Banyak faktor yang menyababkan terjadinya perbedaan antara target yang disusun dalam hal ini PNPB dengan realisasi dilapangan. Berdasarkan data Realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak Pada Tahun 2019 Target Penerimaan PNBP sebesar Rp.47.993.124.745 Realisasi Penerimaan sebesar Rp. 33.212.908.919
maka realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak hanya sebesar 69,20%
dari yang ditargetkan.
b. Evaluasi kinerja atas program strategis belum terlaksana dengan optimal.
Evaluasi Kinerja merupakan salah satu unsur penting agar kinerja oerganisasi menjadi meningkat. Selama ini Evaluasi kinerja atas Program Strategis belum terlaksana dengan optimal. Hal tersebut disebabkan karena metode dan cara menilainya yang belum terukur dan jelas. Selama ini program strategis yang dapat diukur kinerjanya adalah PTSL. Kegiatan lain seperti penyelesaian sengkata pertanahan, pengadaan tanah untuk kepentingan umum, pembangunan zona integritas, peningkatan IKM belum terukur secara jelas.
c. Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan belum optimal.
Kegiatan rutin pada subbagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan adalah melakukan penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan. Laporan ini beruwujud laporan realiasi anggaran mingguan, Laporan Realiasai Angaran Bulanan, dan Laporan Realiasi Anggaran Tahunan. Untuk Laporan Triwulan disandingkan juga capaian Output secara Periodik. Berdasarakan Pantauan pada Aplikasi SKMPP atas laporan TW I dari 13 Satuan Kerja yang tepat waktu menyampaikan hanya 3 satker atau sebesar 23 %. Untuk laporan mingguan kurang dari 75 % Satuan Kerja yang menyampaikan laporan pada jumat siang setiap minggunya. Sisanya melaporkan pada malam hari atau menunggu hari senen berikutnya. Tentunya hal ini menyebabkan penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan mejadi terhambat.
d. Proses penyelesaian tindak lanjut LHP atas hasil pemeriksaan belum maksimal.
Berdasarkan hasil pemantauan LHP dari Inspektorat Jenderal atas Pemeriksaan Kinerja pada tahun 2019 pada 6 satuan Kerja dilingkungan Kantor Wilayah BPN Provinsi terdapat 24 temuan yang harus ditindaklanjuti. Pada akhir tahuan anggaran 2019 kami melakukan evaluasi agar seluruh temuan dapat ditindaklanjuti dan menjadi TLS. Dari 24 temuan telah ditindaklanjuti 23 temuan dan masih menyisakan 1 temuan yang belum Tuntas (TLS).
B. PENETAPAN MASALAH UTAMA
Setelah mengetahui berbagai isu strategis yang terjadi di Subbagian Perencaaan Evaluasi dan Pelaporan, maka dilakukan analisis penetapan masalah utama dengan metode ASTRID. Metode/teknik ini digunakan untuk menentukan salah satu isu aktual yang akan dijadikan sebagai rencana aksi perubahan. Adapun teknik analisis ASTRID dapat dijelaskan pada table dibawah ini.
Tabel 5. Analisis Metode ASTRID
No Kriteria Pembobotan Nilai Isu Strategis Ket
A B C D
1 Aktual 15 12 10 13 10
2 Spesifik 10 10 10 10 8
3 Transformasi 10 10 10 10 10
4 Relevan 15 13 13 13 13
5 Inovatif 20 10 10 15 10
6 Dapat
Dilaksanakan 30 20 20 25 20
Total 75 73 86 71
Dari pendekatan pemilihan permasalah menggunakan metode ASTRID tersebut maka dipilih isu yang akan diangkat adalah isue C yaitu Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan belum terlaksana secara optimal.
Penyebab utama masalah adalah:
1. Penyusunan Laporan dilakukan dengan cara menghimpun data manual dari daerah.
2. Penatausahaan data base laporan kegiatan belum menggunakan aplikasi.
3. Belum tersedianya database laporan kegiatan berbasis web.
C. ANALISIS KELAYAKAN INOVASI
Dari hasil penetapan masalah utama dan memperhatikan GAP antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapakan maka muncul sebuah rancangan inovasi berupa Pembangunan Data Base Pelaporan Berbasis Web. Dengan tersedianya data base tersebut diharapkan akan memberikan solusi atas isu mengenai Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan belum terlaksana secara optimal.
Analisi Kelayakan Inovasi menggunakan teori Model Canvas Inovasi.
Business Model Canvas ialah suatu kerangka kerja yang membahas model bisnis dengan disajikan dalam bentuk visual berupa kanvas lukisan, agar dapat dimengerti dan dipahami dengan mudah.
(https://glcworld.co.id/penjelasan-business-model-canvas/)
Dibawah akan kami ulaskan kelayakan inovasi tersebut menggukan Model Kanvas Inovasi.
Tabel 6. Kanvas Inovasi
MITRA KERJA KEGIATAN UTAMA NILAI YANG DITAWARKAN HUBUNGAN KLIEN TARGET KLIEN
Biro Perencanaan dan Kerja Sama Kementerian ATR/BPN
Biro Keuangan dan BMN
Kanwil Ditjen
Perbendaharaan Provinsi Riau
Pembangunan Data base laporan kegiatan berbasis web
Transaparan & Akuntabel - Memberikan pelayanan yang
berkualitas
- Menyelesaikan pelayanan tepat waktu
- Tersedianya laporan secara sistematis
Responsif
- bersedia dikiritik bila laporan tidak valid
Kerjasama yang baik dengan Kantor Pertanahan
Kerjasama yang baik dengan sesame Stakeholder
Seksi /Subbagaian Kanwil BPN Provinsi Riau
Bidang/Bagian Tata usaha Kanwil BPN Riau
Satker Kantor Pertanahan.
UNSUR BIAYA SUMBER DAYA PELAYANAN RESIKO
Belanja Bahan
Belanja Jasa Konsultan
Belanja Barang Non Operasional Lainnya (internet)
Komitmen Pimpinan
Dukungan Staf Pelaksana
Anggaran
Jaringan Internet
Pemberian Akses kepada satker untuk melaporakan secara mandiri
Penyediaan Fasilitas pembangunan Data base
Terkendalanya Penyusunan Laporan Kegiatan
IMBALAN LEGALITAS SUSTAINABILITAS AKUNTABILITAS
Kepuasan Stakeholder UU nomor 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan
Peraturan.Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 214 / Pmk.02/20 17 Tentang Pengukuran Dan Evaluasi Kinerja Anggaran Atas Pelaksanaan Rencana Kerja Dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga
Permen ATR/BPN No. 32 Tahun 2016 Tentang Sistem Kendali Mutu Program Pertanahan, Agraria Dan Tata Ruang
tersedianya data base yang dapat dimanfaatkan untuk penyusunan laporan.
dapat dengan cepat dan mudah melakukan Monitoring dan Evaluasi.
Adanya keterbukaan informasi terhadap laporan yang
disediakan
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. TEROBOSAN INOVASI
Untuk mejawab permasalah diatas maka harus dlakukan sebuah bentuk inovasi pelayanan publik. Inovasi ini tidak harus berupa suatu penemuan baru, melainkan mencakup pendekatan baru, perluasan maupun peningkatan kualitas pada pelayanan publik yang ada. Inovasi tersebut pada sifat bersifat SMARTER yaitu Spesfisik (artinya memiliki bentuk yang spesifik/khusus) Measurable (dapat diukur tingkat keberhasilannya) Achievable (dapat dicapai dan diwujudkan) Relevant (sesuai dengan perkembangan zaman) Timely (terjadwal) Ethical (layak untuk disajikan) Resource (Menggunakan sumber daya yang ada).
Berdasarkan Prinsip tersebut maka kami mengangkat sebuah inovasi berupa Pembangunan Database pelaporan berbasis Web. Dengan terbangunnya database pelaporan berbasis digital maka diharapkan akan menjawab masalah mengenai Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan yang belum terlaksana secara optimal selama ini.
Hasil terobosan inovasi ini telah sesuai dengan nilai nilai Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional.
Nilai-Nilai Kementerian ATR/BPN yang diterapkan tersebut berdasarkan dengan Keputusan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 115/SK- 0T.02/V/2020 tentang tentang Nilai-nilai Kementerian ATR/BPN.
Nilai Tersebut meliputi:
Melayani yaitu memberikan layanan berstandar dunia. melalui pembangunan database pelaporan berbasis digital ini diharapkan dapat memberikan peningkatan layanan kepada pengguna layanan.
Profesional yaitu bekerja mengutamakan kolaborasi bersikap terbuka selalu semangat dalam menghadapi perubahan termasuk terhdap perubahan teknologi. Aksi perubahan ini telah sesuai dengan nilai Profesional dimaksud.
Terpercaya yaitu berpikir berkata berperilaku bertindak dengan cara terbaik dan benar memegang teguh kode etik amanat jabatan dan prinsip-prinsip moral.
B. HASIL INOVASI
Hasil inovasi yang akan dilakukan dalam proyek perubahan ini yaitu terbangunnya database pelaporan berbasis web untuk mengoptimalkan Penyusunan dan pengolahan laporan kegiatan Pertanahan yang selama ini masih terkendala karena bersifat manual.
Deskripsi hasil inovasi akan kami jelaskan dengan table dibawah ini.
Tabel 7. Hasil Inovasi
No Output Deskripsi
1 Jangka Pendek
Terbangunnya Database Pelaporan Berbasis Digital
Output jangka pendek atas Rancangan aksi perubahan ini adalah tersedianya database pelaporan untuk 13 satuan kerja yang berbasis web. Pembangunan Database ini akan dilaksanakan selama 2 bulan setelah masa off kampus
2 Jangka Menengah Terbentuknya sistem aplikasi monitoring kinerja
Setelah tahap pembangunan database pelaporan berbasis web maka tahap selanjutnya adalah membangun system /aplikasi monitoring kinerja dengan menggunakan data yang telah tersedia. Target keterlibatan kantah untuk melaporkan akan meningkat menjadi 90%. Hal ini dapat diwujudkan dalam waktu 6 bulan 3 Jangka Panjang
Terlaksananya pengendalian pemantauan dan evaluasi secara optimal
Output jangka panjang ini adalah harapan atau keinginan yang ingin dicapai dalam waktu 2 tahun. Proses pengendalian pemantauan dan evaluasi DIPA 100% dapat menggunakan aplikasi. Hal ini membuat kegiatan pengendalian menjadi lebih optimal
C. TAHAPAN KEGIATAN
Tahapan kegiatan Pembangunnya database pelaporan berbasis web meliputi 8 tahap kegiatan yang dirancang yaitu:
1. Rapat Persiapan
Rapat persiapan adalah tahap awal memulai suatu pekerjaan dengan mengundang dan mengajak stakeholder terkait.
Disamping itu tentunya pada rapat persiapan tersebut kami mengharapkan masukan dari Promotor dalam hal ini Bapak Kepala Bagian Tata Usaha. Evidence rapat ini adalah dokumentasi hasil rapat.
2. Penyusunan Tim Kegiatan
Penyusunan Tim Kegiatan ini dilaskanan dengan membuatkan SK Tim Kegiatan. Dalam SK tersebut dilibatkan semua pihak yang terlibat dalam aksi perubahan ini. Evidence nya adalah SK TIM
3. Perekrutan konsultan/ pihak ke tiga
Untuk membangun database tersebut dibutuhkan bantuan dari pihak ketiga/konsultan. Rekruitmen akan dilakukan oleh Pejabat Pengadaan barang dan jasa dengan mengacu pada kebutuhan dari user.
4. Ekspos rancangan kebutuhan data
Setelah pihak ketiga/ konsultan didapatkan maka dilakukan ekspos rancangan kebutuhan data yang akan dibuatkan. Format- format dan bentuk laporan dibicara secara bersama
5. penyusunan database
Penyusunan database ini adalah ranah dari pihak ketiga/konsultan. Kami menargetkan waktu 40 hari kalender untuk menyelesaikannya.
6. Harmonisasi dan rapat evaluasi
Setelah data base terbangun maka dilakukan harmonisasi data dengan pihak ketiga dan juga rapat evaluasi atas pekerjaan pihak ketiga.
7. Uji coba
Sebelum diperkenalkan dan launching maka dilakukan uji coba atas produk pihak ketiga tersebut. Kita akan mengetahui sejauh mana keberhasilan atau bagaimana produk yang bisa dihasilkan dari database tersebut.
8. Pelaporan
Tahap ini meruapakan tahap terakhir dari 8 tahapan kegiatan yang akan dilakukan untuk membangun database pelaporan berbasis web.
Untuk memudahkan dalam membaca schedule dan tahapan pekerjaan dibawah ini akan kami sajikan bentuk table
Tabel 8. Pentahapan Kegiatan
No Kegiatan
Waktu
Output Kegiatan Estimasi Biaya Tanggal
Pelaksanaan Jumlah Hari
1 Rapat Persiapan 22 Juni 2020 1 Daftar Hadir Rp250.000
Foto Dokumentasi Kegiatan
2 Penyusunan Tim Kegiatan 23-24 Juni 2020 2 SK Tim Kerja Rp0
3 Perekrutan konsultan/ pihak ke tiga 25-30 Juni 2020 5
BA Penunjukan Penyedia barang dan
jasa Rp0
SPPBJ
4 Ekspos rancangan kebutuhan data 1-2 Juli 2020 2 Format data Rp0
Format Laporan
5 Penyusunan database 3 Juli-10 Agustus
2020 40 Http// Rp20.000.000
Web Hosting Rp5.000.000
6 Harmonisasi dan rapat evaluasi 11 Agustus 1 Daftar Hadir Rp250.000
Foto Dokumentasi Kegiatan
7 Uji coba 12-13 Agustus
2020 2 File Rp0
8 Pelaporan 14 Agustus 2 Laporan Rp250.000
9 Total 55 Rp25.750.000
Untuk lebih mendalami atas rancangan Aski Perubahan ini maka perlu didukung dengan sumber daya anggaran. Selain itu diperlukan juga evidence atau bukti kegiatan yang akan dicapai. Untuk lebih jelasnya akan dijabarkan pada tabel dibawah ini.
D. SUMBER DAYA DAN PETA PEMANFAATAN.
1. Tim Efektif.
Tim Leader dalam rancangan Aksi Perubahan ini adalah Kepala Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan. Untuk mewujudkan rancangan inovasi tersebut harus didukung dengan Tim dan sumber daya yang jelas. Susunan tim efektif dapat terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 1. Struktur Tim Efektif Mentor/Sponsor
Kepala Bagian Tata Usaha Drs. Tofik Hidayat
Project Leader Kepala Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan
Pelaporan Armansyah Novendra,
S.E.
Project Team
Analis Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Pengadministrasian Umum
Konsultan Pihak ke-3 Coach/Pembimbing
Drs. Agus Jatmiko, S.H., M.M.
Working Team I Kasubbag Keuangan dan
BMN
Working Team II Kepala Urusan Perencanaan, Evaluasi
dan Pelaporan Kantor Pertanahan
Secara umum Tim efektif atas aksi perubahan ini terdiri dari 6 bagian yaitu:
a. Mentor (Drs. Tofik Hidayat)
Merupakan atasan langsung yang akan mendukung, menyetujui, dan mengarahkan pelaksanaan Aksi Perubahan ini.
b. Coach/Pembimbing (Drs. Agus Jatmiko, SH.,MM)
Widyaiswara selaku pendamping dan fasilitator bagi Proyek Leader agar Aksi Perubahan dapat terlaksana dan sukses
c. Project Leader (Armansyah Novendra, SE)
Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi Pelaporan selaku penanggung jawab Proyek Perubahan yang merancang Aksi Perubahan.
d. Working Tim I (Susi Susilawati, S.Sit)
Kasubag Keuangan dan BMN yang akan berkerjasama untuk membantu merancang kebutuhan data yang diperlukan serta bekerja sama dalam menyusun laporan kegiatan.
e. Working Tim II (Kaur Perencanaan dan Evaluasi Kantah)
Kaur Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Kantor Pertanahan yang akan berkerjasama untuk membantu mengisi data yang diperlukan dan memberikan feed back/ umpan balik terhadap pemanfaatan database ini.
f. Project Tim
Project Tim adalah orang-orang yang terlibat secara langsung untuk membantu dalam aksi perubahan ini yang terdiri dari 2 orang staf pada subbagian perencanaan evaluasi dan pelaporan yaitu (M. Roni) dan Sova widyastuti yang akan membuat rancangan/konsep kebutuhan data, konsep bentuk laporan dan laporan kegiatan.
Dalam Projek Tim ini kami akan melibatkan pihak ketiga / konsultan untuk membantu kegiatan ini menyediakan database dan melakukan hosting data berbasis web.
2. Analisis Stakeholder
Agar rancangan aksi Perubahan ini lebih bekerja dengan optimal maka perlu dilakukan Identifikasi Stakeholder baik internal maupun eksternal, hal ini bertujuan untuk mengetahui Peranan, Pengaruh Dan Hubungan Kerja. Stakeholder adalah pihak pemangku kepentingan atau beberapa kelompok orang yang memiliki kepentingan di dalam suatu organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh tindakan dari kegiatan yang dilakukan. Agar rancangan aksi perubahan ini dapat berjalan dengan lancer harus dilakukan peta analisis Stakeholder. Terdapat 4 pola cluster pemetaan stakehorlder dalam projek ini yaitu:
a. Promoters
Cluster promoters adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil, atau dalam kata lain memiliki pengaruh tinggi dan minat juga tinggi. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah:
a. Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau b. Kepala Bagian Tata Usaha
c. Kepala Subbagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan d. Kepala Subbagian Keuangan dan BMN
b. Defenders
Cluster Defenders adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan pribadi dan organisasi dan dapat menyuarakan dukungannya, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan, atau dalam kata lain memiliki Kepentingan tinggi tetapi pengaruh rendah. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah
a. Kantor Pertanahan Kabupaten /Kota b. Biro Keuangan dan BMN
c. Biro Perencaaan dan Kerjasama d. Kanwil Ditjen Perbendaharaan c. Latents
Cluster latents adalah cluster stakeholders yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik atau dalam kata lain memiliki pengaruh tinggi tetapi ketertarikan rendah. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah.
a. Biro Keuangan dan BMN
b. Biro Perencaaan dan Kerjasama c. Kanwil Ditjen Perbendaharaan d. Apathetics
Cluster apathetics adalah cluster stakeholders yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan, atau dalam kata lain memiliki pengaruh rendah dan ketertarikan rendah. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah.
a. Bappenas
b. Kementerian Keuangan RI
Gambar 2. Peta Stakeholder
Hubungan antar stakehorlder pada rancangan aksi perubahan ini dapat dilihat dari Net Map dibawah ini.
Latents
a. Biro Keuangan dan BMN
b. Biro Perencanaan dan Kerjasama c. Kanwil Ditjen Perbendaharaan
Aphatetics
a. Bappenas
b. Kementerian Keuangan RI
Promoters
a. Kakanwil BPN Provinsi Riau b. Kepala Bagian Tata Usaha c. Kepala Subbagian Perencanaan
Evaluasi dan Pelaporan d. Kepala Subbaggina Keuangan
dan BMN
Defenders
a. Kantor Pertanahan
Kabupaten/Kota se Provinsi Riau b. Inspektorat Jenderal Wilayah 4
INTEREST
INFLUENCE
Keterangan :
Latents : Hight Influence, Low Interest
Promoters : High Influence, High Interest
Alphatetics : Low Influence, Low Interest
Defenders : Low Influence, High Interest
Gambar 3. Net Map Net Map
COUCH/
PEMBIMBING
KASUBBAG KEUANGAN
KABAG TU KAKANWIL BPN
PROVINSI RIAU
PROJECT LEADER
TEAM PROJECT
KANTAH KOTA PEKANBARU
KANTAH KAB. KAMPAR
KANTAH KAB. BENGKALIS
KANTAH KAB. INDRAGIRI HULU
KANTAH KAB. INDRAGIRI HILIR
KANTAH KOTA DUMAI
KANTAH KAB. ROKAN HULU
KANTAH KAB. ROKAN HILIR
KANTAH KAB. SIAK
KANTAH KAB. KUANTAN SINGINGI
KANTAH KAB. KEP. MERANTI KANTAH KAB. PELALAWAN
: Hubungan Hierarki : Koordinasi dua arah
: Hubungan langsung dua arah : Kolaborasi dua arah
E. PENGENDALIAN PEKERJAAN
Agar rancangan aksi perubahan ini berjalan terarah dan sesuai dengan yang dinginkan harus dilakukan kegiatan pengendalian pekerjaan. PDCA atau yang sering disebut juga dengan Deming Circle adalah sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk. PDCA adalah siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya https://teknikelektronika.com/pengertian-siklus-pdca-plan-do-check- act/
Ada 4 tahapan pengendalian pekerjaan yang dapat dilaksanakan dalam proses ini yaitu:
1. Plan (Rencanakan)
Merencakan sasaran atau tujuan dari aksi perubahan yang akan dicapai. Pada tahapan ini yang akan dilakukan adalah mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan, kemudian melaksanakan rapat persiapan dan menyusun tim yang akan terlibat.
2. Do (Kerjakan)
Pada tahap “do” proses kegiatan telah dimulai. Tahapan ini diawali dengan pemilihan / penunjukan pihak ke-3 atau konsultan yang berkompoten. Tahap selanjutnya setelah konsultan didapatkan adalah melakukan ekspos rancangan kebutuhan data kepada pihak ketiga. Format- format laporan disampaikan dan diskusikan bersama. Setelah ditemukan pola dan bentuknya maka selanjutnya adalah kewajiban pihak ketiga untuk menyiapkan data base dan hosting ke web
3. Check (Evaluasi)
Tahapan ini dilakukan agar memastikan pengendalian pekerjaan berjalan dengan baik. Dilakukanlah rapat harmonisasi hasil pekerjaaan antara Pihak ke 3 dan Kanwil BPN Provinsi Riau. Apabila sudah bisa louncing database maka dilakukan uji coba. Kantor pertanahan diberikan sosialisasi dan user sesuai dengan satker masing-masing. Kemudian Kanwil melakukan tarikan data atau filter terhadap data yang dibutuhkan
4. Act (Menindaklanjuti)
Dalam sebuah proyek dipastikan tidak mungkin tanpa hambatan dan kendala. Kendala dan hambatan yang dihadapi harus segera ditindaklanjuti. Tindaklanjut dituangkan kedalam laporan hasil kegiatan.
Berikut ini kami tampilkan gambar Pengendalian Pekerjaan menggunakan teori PDCA sesuai dengan inovasi layanan pembangunan database pelaporan berbasis web.
Gambar 4. Analisis Pengendalian Pekerjaan Metode PDCA
F. SOP PELAYANAN
Untuk mewujudkan aski perubahan ini agar dapat dilaksanakan maka harus disusun sebuah SOP. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan tersebut. Sesuai dengan pembahasan sebelumnya rancangan aksi perubahan kami yaitu Optimalisasi Penyusunan Dan Pengolahan Laporan Kegiatan Melalui Pembangunan Data Base Pelaporan Berbasis Web. Standar Operasional Rancangan Aksi perubahan ini dapat dituangkan dalam gambar flow chart dibawah ini.
PLAN
Identifikasi masalah
Rapat Persiapan
Penyusunan Tim
DO
Rekrutmen
Konsultan/Pihak ke-3
Ekspos Rancangan Kebutuhan Data
Penyusunan Data base berbasis Web
CHECK
Rapat Harmonisasi dan Evaluasi
Uji Coba
Menyiapkan Daftar Chek List
ACT
Penyusunan Laporan Monev
Menyusun Laporan AKhir
Gambar 5. Alur Operasional Layanan
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
Sebelum dilaksanakannya aksi perubahan ini dapat kami informasikan bahwa proses pelaporan pada Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau masih bersifat manual. Dengan adanya Rancangan Aksi Perubahan yang mengambil judul Optimalisasi Penyusunan Dan Pengolahan Laporan Kegiatan Melalui Pembangunan Data Base Pelaporan Berbasis Web Pada Kantor Wilayah Bpn Provinsi Riau maka diharapkan proses pelaporan dan pengolahan laporan dapat lebih baik untuk masa yang akan datang.
Untuk kelancaran pelaksanaan Aksi Perubahan ini sesuai dengan jadwal yang telah dibuat setelah dilakukan seminar rancangan Aksi Perubahan pada haru Jumat tanggal 26 Juni 2020 maka atas persetujuan dari Coach dan Mentor maka aksi perubahan ini dapat disetujui dan dilanjutkan untuk diimplementasikan. Sesuai dengan jadwal maka pada minggu 1 (Pertama) dilakukan rapat persipan dan pembentukan TIM Efektif atas Aksi Perubahan ini.
Rapat persiapan ini selain dilaksanakan dikantor dengan staf yang ada juga dilaksanakan dengan seluruh Kaur Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan di Kantor Pertanahan. Rapat dilakukan dengan bantuan Aplikasi Zoom Meeting dikarenakan masih dalam keadaan Pandemi Covid-19.
Gambar 6 Rapat dengan bantuan Aplikasi Zoom Meeting
Pada rapat tersebut saya selaku Tim Leader memberitahukan dan menyampaikan gagasan dan ide saya selaku Kasubbag Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan kepada Stakehoolder terkait dengan Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan. Alhamdulillah semua pihak mendukung aksi perubahan tersebut.
Penyusunan Tim Efektif dilakukan dengan membuatkan SK yang ditanda tangani oleh Bapak Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau. SK Tersebut saya lampirkan dalam Laporan Aksi Perubahan ini.
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
Dalam Proses Kepemimpinan ini dapat dijelaskan Deskripsi Proses Kepemimpinan kedalam 3 tahapan yaitu:
1. Membangun Integritas
Pada proses membangunan integritas penulis selaku Projek leader melakukan upaya membangun integritas terhadap Tim Projek dengan cara pendekatan moral dan juga spiritual. Penulis mengajak anggotanya untuk menyadari bahwa pentingnya aksi perubahan ini. Komitmen dan rasa kepedulian kita tanamkan agar mereka memiliki rasa dan semangat yang sama dengan penulis. Pada saat rapat dilakukan ide-ide dan masukan dari setiap anggota menjadi sangat berguna. Berikut kami lampirkan beberapa foto rapat membangun integritas
Gambar 7. Rapat dengan anggota TIM
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan
Budaya pelayanan yang ideal dalam era sekarang ini adalah mengandung unsur budaya pelayanan prima. Pelayanan Prima tersebut adalah proses membantu orang lain dengan cara-cara tertentu dimana sensitivitas dan kemampuan interpersonal dibutuhkan untuk menciptakan kepuasan dan loyalitas yang ditentukan oleh keakraban, kehangatan, penghargaan, kedermawanan, dan kejujuran yang dilakukan oleh penyedia
jasa. Pelayanan yang ditawarkan adalah penyediaan database pelaporan berbasis web. Dengan pelayanan yang ditawarkan diharapkan adanya kemudahan dan keterbukaan infromasi kepada setiap pihak yang membutuhkan. Dengan adanya inovasi ini maka pekerjaan menjadi lebih praktis keakuratan data lebih terpercaya dan pengolahan laporan menjadi lebih optimal.
3. Pengelolaan TIM
Tahapan ini menghasilkan Output Surat Keputusan Tim Efektif yang di tandatangai oleh Kepala Kantor Badan Pertanahan Nasional Provinsi Riau dan merupakan sebagai dasar Tim Efektif membantu pelaksanaan Aksi Perubahan yang dilakukan pada Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau Tahun Anggaran 2020. SK Tim efektif telah ditandatangi oleh Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi dengan nomor 135.1/SK-14.01.03/VI/2020 tanggal 29 Juni 2020. Dibawah ini adalah potongan SK Tim Efektif yang sudah ditanda tangani oleh Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau.
Gambar 8. SK Tim Efektif
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 1. Capaian Tahapan Inovasi.
Sesuai dengan judul aksi perubahan diatas yaitu Optimalisasi Penyusunan Dan Pengolahan Laporan Kegiatan Melalui Pembangunan Data
Base Pelaporan Berbasis Web Pada Kantor Wilayah BPN Provinsi Riau maka dibutuhkan pihak ketiga sebagai konsultan atau vendor yang membantu aksi perubahan ini. Pihak ketiga yang kami pakai adalah CV. Lentera Cemerlang Semesta. Sebelum memulai pekerjaan nya dilakukan rapat pembahasan mengenai rancangan database pelaporan yang akan dibangun. Rapat pembahasan dilakukan diKantor Wilayah BPN Provinsi Riau antara Projek Leader dengan perwakilan dari CV. Lentera Cemerlang Semesta.
Gambar 9. Rapat dan koordinasi dengan konsultan
Sesuai dengan jadwal yang telah kami berikan targetkan kepada konsultan programmer maka dalam waktu 40 Hari kalender database pelaporan pada Kanwil BPN Provinsi Riau dapat dipergunakan oleh stakeholder yang membutuhkan khususnya Tim aksi perubahan ini.
Berikut ini adalah tampilan log in database tersebut yang terkoneksi dengan internet dengan mengakses : http//pep.kanwilbpnriau.info
Gambar 10. Tampilan Dashbord Utama
Tampilan ini berlaku umum baik untuk Kanwil BPN Provinsi Riau selaku admin dan juga satker selaku user yang akan melakukan pengiputan dan penguploadan data. Sebagai contoh akan kami tampilkan dashboard kanwil sebagai admin.
Gambar 11. Tampilan User Kanwil
Dari gambar diatas dapat kami jelaskan bahwa terdapat 13 konfigurasi menu yang akan muncul sebagai tool atau alat pengolahan database pelaporan antara lain:
a) Dashboard
b) Data Master Konfigurasi Sistem
c) Data Master Referensi (Program Kegiatan dan Output d) Pagu Anggaran
e) Realisasi Anggaran
f) Target Penerimaan PNBP g) Realisasi Penerimaan PNBP h) Target Fisik
i) Realisasi Fisik
j) Target Rencana Aksi Triwulan
k) Hasil yang berupa Rekapitulasi Laporan dan Ranking Kinerja l) Jenis Berkas yang akan di Upload
m) dan Berkas yang berisikan laporan n) Logout
Degan adanya 13 konfigurasi menu yang tersedia diharapkan proses rekapitulasi pencairan berkas dan penyimpanan laporan akan mejadi lebih mudah dan cepat. Hal ini telah sesuai dengan era reformasi digital dimasa sekarang.
Untuk tampilan satker atau Kantor Pertanahan tentunya berbeda dengan user admin Kanwil BPN Provinsi Riau. Berikut kami tampilkan dashboard Kantor Pertanahan
Gambar 12. Tampilan User Kantor Pertanahan
Pada tampilan dashboard kantor pertanahan hanya terdapat 7 tampilan menu antara lain:
a) Dashboard b) Entry Realisasi c) Histori Realisasi d) Realisasi Penerimaan e) Realisasi Fisik
f) Upload Berkas/Dokumen g) Logout
Adapun menu yang akan digunakan oleh kantor pertanahan dalam melaporkan kegiatan yang tertera dalam DIPA antara lain:
1. Mengetri Realisasi DIPA Perminggu
2. Mengentri Realisasi PNBP Perminggu
3. Mengentri Realisasi Fisik
4. Mengupload Dokumen Laporan
Seteleh semu data dientry dengan baik dan benar oleh kantor pertanahan maka Kantor wilayah selaku admin yang akan melakukan proses pengolahan dapat mengecek hasil laporan anatara lain:
1. Realisasi DIPA masing-masing kantor Pertanahan dan sudah teranking secara otomatis.
Rekapitulasi Realisasi DIPA dan Ranking per Satuan Kerja
Dashboard masing-masing Kantor Pertanahan
2. Realisasi Fisk Perkantah
3. Upload Berkas dan Laporan
Secara umum capaian Aksi Perubahan ini akan kami tampilkan dalam table capaian tahapan inovasi dibawah ini.
Tabel 9. Capaian Tahapan Inovasi
No Nama Kegiatan Nama Evidence Selesai
Tanggal
Ada dan Terlampir
Tidak Ada
Kesesuaian dengan RAP 1 Rapat Persiapan Foto-Foto Dokumentasi 23-06-
2020
√ √ √
2 Penyusunan Tim
Efektif SK Tim 29-06-
2020 √ √ √
3 Rekruitmen Pihak Ke-
3 SPPBJ/SPMK 03-07-
2020 √ √ √
4 Ekspos Rancangan
Kebutuhan Data Base Foto Dokumentasi 03-07-
2020 √ √ √
5 Penyusuan Data Base Foto Dokumentasi
http//pep.kanwilbpnriau.info 10-08-
2020 √ √ √
6 Uji Coba
Database/Aplikasi Data 07-08-
2020 s/d 14 -08- 2020
√ √ √
7 Pelaporan Akhir Laporan 18-08-
2020
√ √ √
2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan
Setelah Aplikasi pelaporan/databse pelaporan ini tersedia maka stakaholder yang terkait dapat menggunakan dan memanfaatkan aplikasi ini dengan harapan dapat meningkatakan pelayanan pada subbagian perencanaan evaluasi dan pelaporan. Berikut ini kami tampilkan capaian dalam perbaikan system pelayanan:
Tabel 10. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan No Indikator Perbaikan
Kualitas Pelayanan
Sebelum Inovasi Sesudah Inovasi 1 Kesederhanaan
layanan
Belum sederhana dan bersifat manual
Lebih mudah dan sederhana dengan konsep aplikasi 2 Kejelasan item laporan Cukup jelas tetapi
resiko kesalan cukup tinggi
Sudah Jelas dan lebih akurat karena
menggunakan Bahasa programer
3 Kepastian dan Waktu
Pelaporan Tidak ada
Kepastian waktu dan selalu
menunggu laporan dari satker
Waktu lebih jelas dan Terukur dan tersedia menu monitoring waktu
4 Kemudahan Proses Kurang Praktis karena bersifat manual
Lebih Mudah dan praktis
3. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat asksi perubahan ini dapat dibedakan mejadi 2 penerima manfaat yaitu:
a. Manfaat bagi Peningkatan Kinerja Organisasi (Unit Kerja)
Tim leader
Mengaktualisasikan hasil Diklat Kepemimpinan Pengawas
Meningkatkan kinerja pada Subbagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan
Anggota TIM
Kemudahan dalam porses penyusunan laporan
Kepastian waktu pengolahan data
Kemudahan akses karena berbasis Informasi dan Teknonologi b. Manfaat bagi penerima layanan
Memperoleh kemudahan dalam mendapatkan laporan
Adanya jadwal dan time schedule pelaporan yang jelas
Adanya akurasi laporan dan pelayanan karena berbasiskan aplikasi web
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN 1. Legalitas Penerapan Inovasi
Inovasi layanan yang termuat dalam aksi perubahan ini telah mendapatkan persetujuan dari mentor/Kabag TU dengan surat pernyataan dukungan dari mentor.
Gambar 13. Surat Pernyataan Dukungan
2. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi
Untuk keberlanjutan inovasi layanan diharapkan pada tahun yang akan datang dapat dimasukkan kedalam usulan RKAKL tahun 2021.
Keberlanjutan Inovasi pada tahun 2021 dengan mengembangkan database yang sudah tersedia menjadi sebuah program/aplikasi monitoring dan evaluasi.
Pada tahun anggaran 2020 ini pembangunan database pelaporan menggunakan anggaran revisi dari kegiatan Sistem kendali Mutu Program Pertanahan yang tertera pada DIPA Kanwil BPN Provinsi Riau.
Gambar 14 POK Revisi Anggaran
Keberlanjutan aksi perubahan dalam jangka pendek (60) hari setelah seminar rancangan aksi perubahan dapat diwujudkan dalam wujud pembangunan data base pelaporan. Untuk keberlanjutan aksi jangka menengah yaitu terbentuknya sistem aplikasi monitoring kinerja diharapkan dengan database yang telah tersedia pada akhir tahun nanti kinerja Kantor Pertanahan dapat diukur melalui sumber data yang ada pada database ini. Sementara itu untuk jangka panjang (2 tahun) yaitu Terlaksananya pengendalian pemantauan dan evaluasi secara optimal diharapkan adanya rancangan pengembangan aplikasi dengan sumber data yang telah tersedia pada database ini.
