BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Buku besar merupakan buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi. Buku besar dapat memberikan pelaporan informasi ataupun nilai transaksi untuk periode akuntansi tertentu.
Sebuah sistem buku besar dan pelapora memainkan peranan penting dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumbernya. Salah satunya adalah setiap subsistem siklus akuntansi yang menyediakan transaksi reguler, bendahara, departemen anggaran dan kontrolir yang menyediakan jurnal penyesuaian.
Maka dari itu, makalah ini mendiskusikan tentang operasi pemrosesan informasi untuk memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi sistem buku besar. Sistem buku besar harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real time.
B.
Rumusan MasalahDari latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan beberapa masalah, antara lain:
a.
Aktivitas apa sajakah yang menjadi dasar dalam sistem buku besar dan pelaporan?b.
Pengendalia dasar apakah yang diperlukan untuk memastikan bahwa buku besar dan pelaporan menyajikan informasi yang andal bagi manajemen?c.
Dampak apa saja yang terjadi dari perubahan peraturan teknologi, seperti peralihan dari GAAP ke IFRS?d.
Bagaimana alat-alat seperti akuntansi pertanggungjawaban, balanced scorecard dan grafik yang didesain dengan baik dapat meningkatkan kualitas informasi yang disediakan kepada para manajer?BAB II PEMBAHASAN
A. Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Buku besar merupakan buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi. Buku besar dapat memberikan pelaporan informasi ataupun nilai transaksi untuk periode akuntansi tertentu.
Berdasarkan siklus diatas bahwa buku besar merupakan ujung dari setiap kegiatan dalam suatu organisasi perusahaan. Hal tersebut memberikan pelaporan atas suatu kinerja dal perusahaan.
• Proses
Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapanya berbagai kebutuhan informasi baik pengguna interne maupun pengguna eksternal. Para manajer mebutuhkan informasi yang detai dan tepat waktu mengenai hasil operasi dan tanggung jawab tertentu. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan tersebut, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung secara umum.
• Ancaman dan pengendalian
Secara umum terdapat masalah diseluruh siklus buku besar dan pelaporannya. Pada hal ini terdapat berbagai ancaman diantaranya adanya data buku besar yang tidak akurat atau valid, pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi, hilangnya atau perusakan data. Dari adanya ancaman tersebut perlu adanya pengendalian dari timbulnya acncaman yang ada dengan cara berikut. Pada ancaman data yang tidak akurat dilakukan pengendalian dengan integritas pengolahan data sedangkan dari ancaman pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi, dengan memberikan batasan akses kebuku besar dan back up dan prosedur pemulihan data. Dengan pengandalian atas ancaman tersebut maka diharapkan dari ancaman yang muncul akan dapat diatasi dengan baik.
Aktivitas-aktivitas dalam sistem buku besar, antara lain:
1. Memperbarui Buku Besar
• Proses
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari data sumber berikut.
1. Subsistem akuntansi. Pada subsistem ini membuat sebuah entri jurnal untuk memperbaruhi buku besar. Dalam teori buku besar dapat diperbaruhi untuk setiap transaksi yang terjadi. Dalam praktiknya berbagai ubsistem akuntansi biasanya mempebaruhi buku besar dengan cara meringkas entri jurnal yang menunjukan hasil transaksi yang terjadi dalam periode tertentu.
2. Bendahara. Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti
penerbitan dan penarikan utang, pembelian dan penjualan sekuritas, atau akuisisi saham treasury.
• Ancaman dan pengendalian
Ancaman yang muncu pada proses memperbarui buku besar yaitu adanya pembaruan yang tidak akurat atas buku besar, entri jurnal yang tidak diotorisasi. Dari ancaman tersebut terdapat pengandalian yang harus dilakukan yaitu dengan pengndalian integritas pemprosesan entri data, rekonsiliasi dan laporan pengendalian, pembuatan dan tinjauan jejak audit, pengendalian akses, rekonsiliasi dan laporan pengendalian. Dan terdapat pengendalian atas entri jurnalasli yang dilakukan oleh bendahara, yaitu:
1. Pengecekan validitas untuk memastikan akun-akun buku besar ada unuk setiap refrensi nomor akun yang dijadikan refrensi entri jurnal.
2. Pengecekan field untuk memastikan bahwa jumlah fiel dalam entri jurnal hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam entri jurnal, total debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan seluruh data yang terkait telah dimasukan terutama entri jurnal.
5. Verifikasi closed loop untuk mencocokan nomor akun dengan deskripsi akun untuk memastikan bahwa akun buku besar yang sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk memverifikasi saldo berada pada posisi yang tepat setelah pembauan telah dilakukan.
7. Memhitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemprosesan sejumlah voucer jurnal.
Jejak Audit
Jejak audit (audit trail ) adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus sebuah transaksi yang mengalir melalui system informasi untuk memengaruhi saldo akun buku besar. Jejak audit ini memungkinkan sebuah transaksi untuk ditelusuri melalui sebuah system pengolahan data dari titik asal hingga pada keluaran atau sebaliknya dari keluaran menuju titik asal.
Sebuah jejak audit yang didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk menjalankan tugas-tugas berikut :
a. Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya sampai entri jurnal yang diperbaharui ke buku besar dan sampai pada berbagai laporan atau dokumen lain yang menggunakan data tersebut.
b. Sarana untuk memverifikasi bahwa seluruh transaksi yang dicatat diotorisasi dan dicatat dengan benar.
Dalam system akuntansi, file voucher adalah sebuah bagian penting dari jejak audit, menyediakan informasi mengenai sumber seluruh entri yang dibuat untuk memperbaharui buku besar. Kemampuan yang sama juga disediakan oleh fitur aliran kerja bisnis dalam system ERP, yang mempermudah dalam menelusuri setiap langkah yang digunakan dalam memproses sebuah transaksi.
2. Posting Jurnal Penyesuaian
• Proses
Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir dan setelah neraca saldo awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar, antara lain:
a. Akrual
Adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang harus diterima dan upah yang belum dibayar.
b. Penangguhan
Adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu
( misalnya, sewa, bunga, dan asuransi ) sebagai asset yang dibayar di muka.
c. Estimasi
Adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang tak tertagih.
d. Revaluasi
Adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai akrual dan nilai tercatat dari suatu asset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan perhitungan fisik persediaan.
e. Koreksi
Adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.
Informasi mengenai jurnal penyesuaian juga disimpan dalam file voucher jurnal. Setelah seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo penyesuaian. Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah selanjutnya dalam siklus buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan laporan keuangan.
• Ancaman dan Pengendalian
Entri jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi atau tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara yang diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir. Pengendalian tambahan disediakan dengan membuat sebuah file jurnal penyesuaian standar untuk jurnal penyesuaian jurnal yang berulang dibuat pada setiap periode, seperti beban depresiasi. Sebuah file jurnal penyesuaian standar
meningkatkan ketepatan input dengan mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan jenis entri jurnal yang sama secara berulang. File jurnal penyesuaian juga mengurangi risiko lupa memasukkan sebuah jurnal penyesuaian yang berulang, sehingga memastikan kelengkapan input.
Pengendalian akses yang kuat mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi. Rekonsiliasi periodic dan jejak audit menyediakan sebuah sarana untuk mendeteksi jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat.
3. Menyiapkan Laporan Keuangan
Dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan, antara lain:
a. Transisi dari GAAP ke IFRS
IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi desain system buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Salah satunya adalah pada aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan didepresiasikan dalam basis gabungan. Sebaliknya, IFRS secara umum mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen aktiva tetap, untuk mengakui fakta bahwa elemen yang berbeda mungkin memiliki umur ekonomis yang berbeda. Perbedaan lainnya mencakup perhitungan biaya penelitian dan pengembangan. Dibandingkan GAAP, IFRS memungkinkan kapitalisasi biaya pengembangan pada tahap awal proses. Perbedaan ketiga adalah IFRS tidak mengizinkan penggunaan metode last in first out (LIFO) untuk perhitungan persediaan.
Akibatnya, perusahaan yang menggunakan LIFO harus memodifikasi system akuntansi biayanya dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan.
b. XBRL : Merevolusi Pelaporan XBRL
XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language, yaitu suatu bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi bisnis. XBRL secara
spesifik didesain bagi penggunaan dalam mengomunikasikan isi dari data keuangan. Sebelum menggunakan XBRL, harus membuat laporan secara manual dalam berbagai format bagi berbagai jenis pengguna meskipun laporan dikirim secara elektronik. XBRL dapat menghemat waktu dan mengurangi kesempatan bagi kesalahan entri data. Dengan XBRL meningkatkan proses pelaporan, mereka yang menyiapkan membuat kode dan mengirimkannya secara elektronik dalam berbagai format ke para pengguna, yang dapat secara langsung menganalisinya.
File XBRL yang mengandung data yang ditandai dan diantarkan ke para pengguna disebut sebagai dokumen contoh. Dokumen contoh berisi mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran dan apakah nilai adalah untuk satu titik waktu tertentu dari suatu periode tertentu. Elemen adalah sebuah komponen data tertentu dalam suatu dokumen contoh XBRL, seperti hal baris laporan keuangan. Dokumen contoh dibuat dengan menerapkan sebuah taksonomi terhadap serangkaian data. Sebuah taksonomi adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai elemen-elemen dan hubungan diantaranya.
Satu bagian taksonomi disebut skema, skema adalah sebuah file XBRL yang menjelaskan setiap elemen yang muncul dalam sebuah dokumen contoh spesifik. Berikut atribut dasar yang digunakan untuk menjelaskan setiap elemen, antara lain:
• Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
• Sebuah deskripsi yang digunakan untuk menginterpretasikan elemen dengan benar
• Jenis data elemen
• Jenis saldo normal elemen
• Jenis periode elemen
Linkbase adalah sebuah file XBRL atau lebih yang menjelaskan hubungan antar elemen yang muncul dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbase antara lain,
• Linkbase Reference, mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan
• Linkbase Calculation, menjelaskan cara mengombinasikan elemen-elemen.
• Linkbase Definition, menunjukkan hubungan hierarkis antar elemen
• Linkbase Presentation, menjelaskan cara mengelompokkan elemen
• Linkbase Label, mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human readable dengan elemen.
Informasi dalam sebuah taksonomi XBRL digunakan untuk menandai data dan membuat sebuah dokumen contoh, taksonomi yang baik biasanya digunakan untuk membuat satu set dokumen contoh terpisah, satu untuk tiap tahun pelaporan.
Berikut gambar aktivitas dalam sistem buku besar dan pelaporan :
B. Peran Akuntan
Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Untuk memasukkan keterbandingan di laporan XBRL yang dihasilkan oleh organisasi yang berbeda, taksonomi standar telah dikembangkan bagi banyak negara dan industri yang berbeda. Para akuntan menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsip-prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam sistem akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
Meski demikian, taksonomi standar tidak dapat menutupi setiap situasi yang mungkin. Terkadang, sebuah organisasi perlu mencatat informasi keuangan dalam cara atau tingkat detail yang berbeda guna menunjukkan cara uniknya dalam berbisnis. Dalam kasus tersebut, para akuntan dapat membuat tanda baru untuk menyajikan informasi mengenai aktivitas bisnis organisasi tersebut dengan lebih akurat. Tanda-tanda baru inilah yang disebut sebagai taksonomi perpanjangan (extension taxonomy). Kemampuan untuk memodifikasi XBRL ini yang menyebabkan hal itu disebut sebagai bahasa yang dapat dipanjangkan.
Para akuntan cenderung menggunakan perangkat lunak untuk melakukan taksonomi tesebut (dan segala perpanjangan) untuk menandai data organisasi mereka, membuat dokumen contoh, dan kemudian memvalidasi dokumen contoh tersebut sebelum dikirimkan. Para akuntan juga akan berpartisipasi secara khusus dalam pembuatan style sheet untuk memastikan bahwa informasi tersebut ditampilkan dengan layak.
