ASIAN DEVELOPMENT BANK
KESEPAKATAN
KERANGKA KERJA UNTUK LAYANAN KONSULTASI
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018
ASIAN DEVELOPMENT BANK JUNI 2018
KESEPAKATAN KERANGKA KERJA UNTUK LAYANAN KONSULTASI
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial-
TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO)
© 2018 Asian Development Bank
6 ADB Avenue, Mandaluyong City, 1550 Metro Manila, Philippines Tel +63 2 632 4444; Faks +63 2 636 2444
www.adb.org
Beberapa hak dilindungi undang-undang. Diterbitkan pada 2018.
No. Stok Publikasi TIM190287-3
DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM190287-3
Pandangan yang disampaikan dalam publikasi ini merupakan pandangan para penulisnya dan tidak mencerminkan pandangan dan kebijakan Asian Development Bank (ADB) atau Dewan Gubernur ADB atau pemerintah yang diwakili ADB.
ADB tidak menjamin keakuratan data dalam publikasi ini dan tidak bertanggung jawab atas segala akibat yang timbul dari penggunaan data tersebut. Penyebutan perusahaan tertentu atau produk tertentu dari produsen tidak berarti bahwa ADB lebih mendukung atau merekomendasikan perusahaan atau produk tersebut dibandingkan dengan perusahaan atau produk sejenis lainnya yang tidak disebutkan.
Dengan menyebut atau merujuk pada wilayah atau daerah geografis tertentu, atau dengan menggunakan istilah “negara” dalam dokumen ini, ADB tidak bermaksud membuat penilaian apa pun mengenai status hukum atau status lainnya atas suatu wilayah atau daerah.
Dokumen ini disediakan berdasarkan Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial- TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://
creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Dengan menggunakan konten publikasi ini, Anda setuju untuk terikat oleh ketentuan lisensi ini. Untuk atribusi dan izin, silakan baca syarat dan ketentuan penggunaan di https://www.adb.org/terms-use#openaccess.
Lisensi CC ini tidak berlaku bagi materi berhak cipta non-ADB dalam publikasi ini. Jika materinya diatribusikan ke sumber yang lain, silakan hubungi pemilik hak cipta atau penerbit sumber tersebut untuk memperoleh izin memperbanyak materinya. ADB tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas segala klaim yang timbul akibat penggunaan Anda atas materi tersebut.
Silakan hubungi [email protected] jika ada pertanyaan atau komentar mengenai isi publikasi ini, atau jika Anda ingin memperoleh izin hak cipta untuk maksud penggunaan yang tidak tercakup dalam ketentuan ini, atau untuk izin menggunakan logo ADB.
Catatan:
Dalam publikasi ini, “$” mengacu pada dolar Amerika Serikat.
Daftar ralat berbagai publikasi ADB dapat dilihat di http://www.adb.org/publications/corrigenda.
Printed on recycled paper
Daftar Tabel dan Gambar iv
Tentang Publikasi Ini v
Daftar Singkatan x
Ringkasan Eksekutif xi
I. Pendahuluan 1
II. Merencanakan Kesepakatan Kerangka Kerja 7
III. Prosedur untuk Merekrut Konsultan Berdasarkan Kesepakatan
Kerangka Kerja 11 IV. Kelebihan dan Kekurangan Kesepakatan Kerangka Kerja 17 Lampiran 1: Proses Pengadaan untuk Kesepakatan Kerangka Kerja 21 Lampiran 2: Proses Pengadaan untuk Call-Off jika Diwajibkan Kompetisi
Sekunder 26
DAFTAR ISI
iv
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
DAFTAR TABEL
1. Perbandingan Antara Kesepakatan Kerangka Kerja dengan Kontrak
Kerangka Kerja 4
2. Perbandingan Antara Kesepakatan Kerangka Kerja Tertutup atau
Terbuka, dan Antara Eksklusif atau Noneksklusif 9 3. Rangkuman Kekuatan dan Kelemahan Kesepakatan Kerangka Kerja
dalam Kaitan dengan Prinsip-Prinsip Pengadaan 19
DAFTAR GAMBAR
1. Siklus Pengadaan ADB 2
2. Proses Pengadaan Kesepakatan Kerangka Kerja yang Tipikal untuk
Perusahaan Konsultan 12
3. Alur Proses yang Tipikal untuk Call-Off yang Diberikan Secara Kompetitif bagi Perusahaan Konsultan Berdasarkan Kesepakatan
Kerangka Kerja 15
v
TENTANG PUBLIKASI INI
Pada bulan April 2017, Asian Development Bank (ADB) mengesahkan kerangka pengadaan yang baru, yaitu Kebijakan Pengadaan ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu); serta Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB:
Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kedua dokumen tersebut menggantikan panduan sebelumnya, yaitu Pedoman tentang Penggunaan Konsultan (2013, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) dan Pedoman Pengadaan (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kebijakan serta peraturan pengadaan memberikan pengaturan atas kegiatan-kegiatan pengadaan
Daftar Buku Panduan untuk Kebijakan dan Peraturan Pengadaan ADB tahun 2017
1. Nilai Manfaat Uang (Value for Money) 2. Kerangka Kerja Risiko Pengadaan
(Procurement Risk Framework) 3. Perencanaan Pengadaan Strategis
(Strategic Procurement Planning) 4. Tinjauan Pengadaan (Procurement
Review)
5. Pengaturan Pengadaan Alternatif (Alternative Procurement Arrangements) 6. Tender Kompetitif Terbuka (Open
Competitive Bidding)
7. Penyesuaian Harga (Price Adjustment) 8. Penawaran yang Terlalu Rendah
(Abnormally Low Bids) 9. Preferensi Domestik (Domestic
Preference)
10. Prakualifikasi (Prequalification) 11. Subkontrak (Subcontracting)
12. Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB (Consulting Services Administered by ADB Borrowers) 13. Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola
oleh Peminjam ADB (Nonconsulting Services Administered by ADB Borrowers)
14. Teknologi Tingkat Tinggi (High-Level Technology)
15. Kualitas (Quality)
16. Pengaduan Terkait Tender (Bidding- Related Complaints)
17. Ketidakpatuhan dalam Pengadaan (Noncompliance in Procurement) 18. Masa Sanggah (Standstill Period) 19. Badan Usaha Milik Negara (State-
Owned Enterprises)
20. Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement)
21. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk Layanan Konsultasi (Framework Agreements for Consulting Services) 22. Kerja Sama Pemerintah–Badan Usaha
(Public–Private Partnerships) 23. Manajemen Kontrak (Contract
Management)
24. Keadaan yang Rapuh, Terdampak Konflik, dan Keadaan Darurat (Fragile, Conflict-Affected, and Emergency Situations)
vi Tentang Publikasi Ini
yang dilakukan oleh lembaga penanggung jawab dan lembaga pelaksana proyek untuk proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB. ADB menyusun kebijakan pengadaan tahun 2017 agar diperoleh manfaat dan fleksibilitas yang signifikan dalam keseluruhan siklus pengadaan proyek, serta untuk meningkatkan hasil penyelenggaraan proyek melalui fokus yang diperbarui terhadap konsep kualitas, nilai manfaat uang (value for money - VFM) dan kesesuaian dengan kebutuhan (fitness for purpose).
Buku panduan ini merupakan bagian dari serangkaian buku panduan yang diterbitkan ADB di tahun 2018 untuk melengkapi kebijakan dan peraturan pengadaan yang telah diterbitkan di tahun 2017. Masing-masing buku panduan membahas isu per topik untuk peminjam (termasuk penerima hibah), peserta tender, dan masyarakat madani berdasarkan kerangka kerja baru (lihat daftar di bawah ini). Berbagai buku panduan ini akan banyak memuat referensi silang dengan buku panduan lainnya dan hendaknya dibaca sebagai satu keterkaitan.
Semua referensi ke “buku panduan” merujuk pada buku dalam rangkaian panduan ini. Buku-buku panduan ini dapat diperbarui, diganti, atau ditarik dari waktu ke waktu.
Reformasi pengadaan di ADB dimaksudkan untuk memastikan tercapainya VFM dengan jalan meningkatkan fleksibilitas, kualitas, dan efisiensi di sepanjang siklus pengadaan (lihat ilustrasi di bawah ini serta Buku Panduan Mengenai Nilai Manfaat Uang). VFM merupakan bagian dari struktur pengadaan holistik dengan tiga pilar pendukung: efisiensi, kualitas, dan fleksibilitas. Dua prinsip utama, yaitu transparansi dan keadilan, menjadi ikatan yang menjalin keseluruhan unsur struktur tersebut.
vii Tentang Publikasi Ini
T ran spa rans i
Nilai Manfaat Uang
Penggunaan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis, yang mengharuskan adanya evaluasi atas biaya dan manfaat yang relevan, sekaligus juga penilaian risiko, atribut non-harga, dan/atau biaya total
kepemilikan yang sesuai
Efisiensi Kualitas Fleksibilitas
• Biaya transaksi turun
• Keterampilan meningkat
• Penggunaan teknologi tingkat tinggi meningkat
• Perencanaan pengadaan yang lebih
• Bantuan dan dukungan baik bagi sistem pengadaan secara elektronik
• Dukungan manajemen kontrak
• Penyelesaian pengaduan dengan cepat
• Proses pengadaan yang lebih baik di negara berkembang anggota
• Perencanaan ADB pengadaan yang lebih
• Tata kelolabaik
• Kontrak dengan kriteria kinerja yang jelas
• Jumlah pengaduan yang sedikit
• Proses ADB yang lebih baik
• Tender kompetitif terbuka
• Desentralisasi
• Akreditasi untuk pengaturan pengadaan alternatif
• Keputusan berbasis prinsip
• Perencanaan pengadaan yang lebih baik
• Pelimpahan kewenangan
• Penawaran dengan pembobotan untuk berbagai kriteria proposal
Ke a d il a n
Waktu
Waktu merupakan unsur penting dalam VFM. Ketika suatu proyek selesai tepat waktu atau ketika suatu proses dapat diselesaikan dengan cepat, tercipta nilai yang lebih besar bagi seluruh pemangku kepentingan. Misalnya, proyek pembangunan jalan yang rampung lebih awal memberikan manfaat ekonomi, keamanan, atau nilai lainnya bagi masyarakat pengguna. Rampungnya jalan tersebut meningkatkan imbal hasil investasi bagi lembaga penanggung jawab serta mempercepat siklus proyek dan pembayaran kepada peserta pemenang tender. Demikian pula proyek yang selesai terlambat akan kehilangan nilai yang signifikan.
Pertimbangan tentang VFM dalam konteks pengadaan perlu memperhatikan hal- hal yang (i) mempersingkat jangka waktu siklus pengadaan, atau (ii) mempercepat penyelesaian proyek pembangunan.
viii Tentang Publikasi Ini
Tujuan
Buku panduan ini dimaksudkan untuk membantu pembacanya dengan jalan menjelaskan dan menguraikan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB tahun 2017 bagi peminjam (termasuk penerima hibah).
Dokumen ini mengidentifikasi informasi tambahan untuk pertimbangan pembaca dalam menerapkan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB bagi keadaan masing- masing pembaca.
Dokumen yang Terus Berkembang
Buku panduan ini dimaksudkan sebagai dokumen yang terus berkembang dan akan direvisi sebagaimana diperlukan.
Pastikan mengecek situs web ADB Business Center untuk memperoleh versi terakhir dan informasi terbaru, https://www.adb.org/business/main.
Pembaca
Di berbagai situasi dan kondisi, pembaca diharapkan menggunakan buku panduan ini sesuai dengan kebutuhan masing-masing pembaca. Demi konsistensi dalam rangkaian buku panduan ini, digunakan asumsi berikut ini tentang pembacanya:
Pembaca dokumen ini merupakan kalangan profesional yang terlibat dalam kegiatan- kegiatan yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan yang sering diajukan, klarifikasi, contoh, informasi tambahan, pranala (link) ke pelatihan, serta sumber daya lain yang berguna akan tersedia di situs web ADB.
Pastikan Anda mengecek situs web ADB Business Center untuk mendapat informasi lebih lanjut, https://www.adb.org/business/main.
ix Tentang Publikasi Ini
Urusan Hukum dan Prioritas Tata Urutan
Buku panduan ini menjelaskan dan menguraikan ketentuan-ketentuan pada Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) yang berlaku bagi lembaga penanggung jawab (dan pelaksana) di bawah proyek sektor publik (termasuk proyek daerah) yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman investasi ADB (tidak termasuk pinjaman ADB yang berbasis hasil atau berbasis kebijakan), hibah yang didanai ADB (tidak termasuk bantuan teknis dan konsultasi staf yang dikelola ADB), atau dana yang dikelola ADB.
Apabila terjadi perbedaan antara buku panduan ini dengan peraturan pengadaan, yang dianggap berlaku adalah peraturan pengadaan. Perjanjian pembiayaan mengatur hubungan hukum antara peminjam dan ADB. Hak dan kewajiban antara peminjam dengan penyedia barang, pekerjaan, atau layanan diatur dalam dokumen pengadaan spesifik yang dikeluarkan oleh pihak peminjam dan kontrak yang ditandatangani antara peminjam dengan penyedia, dan bukan berdasarkan buku panduan ini.
x
DAFTAR SINGKATAN
ADB — Asian Development Bank
CSRN — Consulting Services Recruitment Notice (Pemberitahuan Rekrutmen Layanan Konsultasi) EOI — expression of interest (pernyataan minat) QBS — quality-based selection (seleksi berbasis
kualitas)
QCBS — quality- and cost-based selection (seleksi berbasis kualitas dan berbasis biaya) RFP — request for proposals (permintaan proposal) TOR — terms of reference (kerangka acuan) VFM — value for money (nilai manfaat uang)
xi
RINGKASAN EKSEKUTIF
Buku panduan ini
(i) menjelaskan bagaimana kesepakatan kerangka kerja untuk layanan konsultasi dapat dibuat dan dikelola sesuai dengan praktik terbaik dan kebijakan ADB yang berlaku;
(ii) menyelaraskan terminologi untuk kesepakatan kerangka kerja dengan institusi yang sebanding;
(iii) mengantisipasi peminjam (atau penerima hibah) yang membuat dan mengelola kesepakatan kerangka kerjanya sendiri, dan juga menggunakan kesepakatan kerangka kerja dari ADB dan entitas lainnya;
(iv) menyoroti kelebihan dan kekurangan yang umum, serta risiko yang unik dalam struktur kerangka kerja; dan
(v) menekankan pentingnya pengendalian biaya.
Penggunaan kesepakatan kerangka kerja secara efektif dapat membawa manfaat berikut:
Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Waktu Pengadaan
• Mengurangi keterlambatan dengan memberi kontrak melalui kontrak berdasarkan kebutuhan (call-off).
• Mengurangi upaya rangkap dengan menghindari kebutuhan untuk mengulang proses pengadaan yang hampir identik.
• Mengurangi waktu negosiasi di hilir.
Memastikan Kualitas
• Memilih konsultan dengan kualitas tertinggi yang tersedia untuk kerja sama jangka menengah.
Mengurangi Risiko
• Melakukan perampingan dan standardisasi spesifikasi bagi pengguna.
• Mengelola risiko kegagalan melalui kesepakatan yang diadakan dengan beberapa konsultan, bukan satu konsultan saja.
xii Ringkasan Eksekutif
Memberikan Nilai Manfaat Uang
• Menawarkan peluang berulang bagi konsultan.
• Memastikan kompetisi harga melalui kompetisi keuangan sekunder.
• Tarif biaya tetap yang tidak memerlukan negosiasi ulang.
• Memastikan konsultan berkualitas tinggi sambil memasukkan kompetisi harga di hilir.
A. Maksud
1.1 Buku panduan oleh Asian Development Bank (ADB) ini menjabarkan ketentuan dalam Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) yang berkaitan dengan penggunaan kesepakatan kerangka kerja untuk layanan konsultasi oleh lembaga penanggung jawab dalam proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB.
1.2 Buku panduan ini perlu dibaca bersamaan dengan Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB, yang memperinci prosedur pengadaan yang juga secara umum berlaku bagi pengadaan konsultan kesepakatan kerangka kerja. Namun, buku panduan ini menggarisbawahi beberapa perbedaan dan pertimbangan tambahan yang inheren dalam struktur kesepakatan kerangka kerja. Kesepakatan kerangka kerja direncanakan dan digunakan di sepanjang siklus pengadaan ADB (Gambar 1).
1.3 Kesepakatan kerangka kerja untuk bantuan teknis dan konsultasi staf yang dikelola ADB, serta kesepakatan kerangka kerja untuk barang dan pekerjaan, berada di luar lingkup buku panduan ini. Kesepakatan kerangka kerja untuk layanan nonkonsultasi dapat diadaptasi dari prinsip-prinsip yang terkandung dalam buku panduan ini, jika relevan.
B. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk Layanan Konsultasi—Sebuah Gambaran Umum
1.4 Kesepakatan kerangka kerja konsultasi adalah pengaturan yang
memungkinkan lembaga penanggung jawab1 untuk menyewa satu atau beberapa konsultan perorangan atau perusahaan konsultan (secara kolektif disebut sebagai
“konsultan”) untuk penugasan konsultasi secara berulang yang telah direncanakan, yang
1 Kesepakatan kerangka kerja dapat dibuat oleh lembaga penanggung jawab, oleh beberapa lembaga peminjam untuk manfaat bersama, atau oleh pihak ketiga (seperti ADB) untuk digunakan oleh beberapa lembaga peminjam. Dalam buku panduan ini, istilah “lembaga penanggung jawab” mengacu pada pihak atau pihak-pihak yang membuat atau menggunakan segala pengaturan tersebut, sesuai konteksnya.
I. Pendahuluan
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 2
(i) masuk dalam kategori penugasan yang secara teknis dan tematis serupa;
(ii) memerlukan keahlian serupa;
(iii) dapat diulang lagi;
(iv) dapat dideskripsikan dengan kerangka acuan (generik) yang luas;
(v) akan berlangsung untuk masa yang telah ditentukan; dan
(vi) akan dilaksanakan di lokasi yang sudah diidentifi kasi (mulai dari satu negara hingga beberapa kawasan); tetapi
(vii) lingkup, lokasi, dan durasinya secara persis belum diketahui pada saat pemberian kesepakatan kerangka kerja.
1.5 Setelah proses pengadaan kompetitif, satu atau beberapa konsultan mungkin diberikan kesepakatan kerangka kerja dengan kerangka acuan (TOR) generik yang mendefi nisikan secara luas sifat dan lingkup layanan yang mungkin akan diminta selama durasi kesepakatan kerangka kerja. Kesepakatan kerangka kerja dapat digunakan oleh lembaga penanggung jawab secara umum untuk beberapa proyek pinjaman dan hibah, dan/atau bantuan teknis sekaligus.
Gambar 1: Siklus Pengadaan ADB
Sumber: Asian Development Bank.
SIKLUS PENGADAAN
Keadilan
Nilai M anfaat Uang
Kualitas
siEfi
ensi
Keekonom ian
Trasinsranpa
Konseptualisasi Proyek
Perencanaan Pengadaan Rencana Pengadaan Penilaian Risiko Pengadaan
Proyek Manual Administrasi Proyek Bantuan Teknis Transaksi Kategorisasi Risiko Pengadaan
Dokumen Tender Pemberian Kontrak
Rencana Manajemen Kontrak Umpan Balik atau Evaluasi
Manajemen Pelaksanaan dan Kontrak Laporan Penyelesaian Proyek
Penutupan Kontrak Pembelajaran
Strategi Kemitraan Negara Penilaian Risiko Pengadaan di Penilaian Risiko Pengadaan di
Tingkat Negara dan Tingkat Negara dan Sektor/Lembaga Sektor/Lembaga
Evaluasi Penawaran Laporan Evaluasi
Tender
Pendahuluan 3 1.6 Kesepakatan kerangka kerja harus menentukan sebanyak mungkin syarat dan ketentuan antara (atau atas nama) lembaga penanggung jawab dengan konsultan. Syarat dan ketentuan tersebut umumnya mencakup ketentuan kontrak inti seperti pembatasan tanggung jawab, kepemilikan hasil pekerjaan, dan nama- nama ahli yang akan disediakan konsultan, beserta tarif biaya yang disepakati untuk ahli-ahli tersebut (atau metode untuk menentukan tarif tersebut).
1.7 Kesepakatan kerangka kerja juga menetapkan prosedur bagaimana kontrak spesifik, yang disebut sebagai “call-off”, dapat dilakukan selama jangka waktu kesepakatan kerangka kerja ketika dibutuhkan layanan konsultasi sesungguhnya. Karena itu, kesepakatan kerangka kerja tidak dianggap sebagai kontrak, karena tidak mewajibkan lembaga penanggung jawab untuk membeli, dan tidak mewajibkan konsultan untuk memasok. Kesepakatan ini menempatkan ketentuan kontrak untuk kontrak berdasarkan kebutuhan (call-off) yang
diharapkan akan diberikan berdasarkan kesepakatan kerangka kerja. Karena niatnya adalah untuk melakukan pengadaan di tingkat call-off, pengadaan dan administrasi kesepakatan kerangka kerja akan tunduk pada aturan pengadaan ADB.
1.8 Pembentukan struktur kesepakatan kerangka kerja dan call-off akan membutuhkan lebih banyak waktu dan upaya daripada seleksi konsultan tunggal.
Namun, kesepakatan kerangka kerja memungkinkan mobilisasi konsultan di hilir dalam jangka waktu yang jauh lebih cepat dibandingkan dengan memulai proses pengadaan baru setiap kali muncul kebutuhan konsultasi dari lembaga penanggung jawab.
1.9 Kesepakatan kerangka kerja paling cocok dalam keadaan-keadaan yang memperlihatkan karakteristik berikut:
(i) diperkirakan akan ada beberapa call-off selama jangka waktu yang panjang;
(ii) kegiatannya dapat berulang;
(iii) diperlukan “layanan hulu” secara umum yang berbeda-beda, dengan metodologi yang sudah cukup standar;
(iv) proses tender yang mendesak dan panjang tidak praktis atau tidak efisien; dan/atau
(v) kontrak-kontraknya secara tersendiri relatif kecil, sehingga proses seleksi yang mahal menjadi tidak efisien (meskipun secara agregat di sepanjang durasi kesepakatan kerangka kerja, nilainya bisa menjadi cukup besar).
C. Kesepakatan Kerangka Kerja atau Kontrak Kerangka Kerja?
1.10 Kesepakatan kerangka kerja dapat diberikan untuk beberapa perusahaan konsultan atau konsultan perorangan. Kemungkinan ada kompetisi sekunder, yang berarti akan ada kompetisi di antara konsultan kerangka kerja untuk penugasan tertentu pada tahap call-off. Anggarannya diperkirakan berdasarkan jumlah
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 4
kontrak yang direncanakan akan diberikan atas dasar kesepakatan tersebut selama durasinya.
1.11 Sebaliknya, kontrak kerangka kerja diberikan untuk perusahaan konsultan tunggal atau konsultan perorangan tunggal. Anggarannya sudah ditetapkan dan tidak ada kompetisi sekunder. Selain itu, tarif biasanya sudah disepakati di muka dan pengeluaran yang tidak diganti (out-of-pocket expenses) akan disepakati pada saat call-off. Kontrak kerangka kerja dapat digunakan jika layanan konsultasi dibutuhkan dari penyedia tunggal, tetapi jangka waktu dan sifat layanan yang harus diberikan tidak dapat ditentukan secara persis sejak awal.
1.12 Setelah kontrak kerangka kerja diadakan, lembaga penanggung jawab dapat menerbitkan kebutuhannya dalam beberapa bagian (call-off) untuk mengelola secara saksama kebutuhannya yang terus berevolusi dan memastikan kendali biaya. Namun, layanan tersebut harus tetap berada dalam lingkup yang ditetapkan dalam TOR generik untuk penugasan tersebut.
1.13 Niat untuk menggunakan kesepakatan kerangka kerja atau kontrak kerangka kerja harus disebutkan dengan jelas dalam Pemberitahuan Rekrutmen Layanan Konsultasi (Consulting Services Recruitment Notice - CSRN). Tidak seperti kesepakatan kerangka kerja, yang dalam keadaan tertentu mungkin digunakan oleh pihak-pihak selain lembaga penanggung jawab aslinya, kontrak kerangka kerja hanya
Tabel 1: Perbandingan Antara Kesepakatan Kerangka Kerja dengan Kontrak Kerangka Kerja
Kesepakatan Kerangka Kerja Kontrak Kerangka Kerja Diberikan untuk beberapa perusahaan
(umumnya setidaknya tiga), biasanya setelah QBS (atau QCBS)
Diberikan untuk satu perusahaan, umumnya setelah QBS (atau QCBS) Mungkin mencakup kompetisi sekunder,a
biasanya melalui QBS atau QCBS Tidak melibatkan kompetisi sekunder dan tarif sudah ditentukan terlebih dahulu Perkiraan anggaran biasanya disebutkan di
dalam CSRN Anggaran aktual biasanya disebutkan di
dalam CSRN Kerangka kerja diiklankan kembali secara
berkala dan konsultan yang paling tidak aktif akan diganti dengan konsultan baru
Jika kinerja konsultan tidak sesuai harapan, kerangka kerjanya dapat dihentikan dan tidak mungkin diganti
Secara umum tidak dianggap sebagai
kontrak Memiliki banyak kesamaan dengan kontrak
standar bertahap Sering dikeluarkan tepat sebelum atau bersamaan dengan call-off pertama, sehingga dapat dipandang sebagai kontrak, meskipun kewajiban hukumnya berada pada call-off
CSRN = Pemberitahuan Rekrutmen Layanan Konsultasi, QBS = seleksi berbasis kualitas, QCBS = seleksi berbasis kualitas dan berbasis biaya.
a Sering disebut juga sebagai “kompetisi mini”.
Sumber: Asian Development Bank.
Pendahuluan 5 boleh digunakan oleh lembaga penanggung jawab asli. Tabel 1 membandingkan antara kesepakatan kerangka kerja dengan kontrak kerangka kerja secara lebih terperinci.
1.14 Meskipun ada perbedaan, terdapat banyak kesamaan mengenai cara pengadaannya. Buku panduan ini akan menggunakan istilah “kesepakatan kerangka kerja” untuk mencakup baik kesepakatan kerangka kerja maupun kontrak kerangka kerja, dan akan menyebutkan secara jelas jika hanya mengacu pada salah satunya.
D. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk Proyek ADB
1.15 Terdapat tiga kategori kesepakatan kerangka kerja yang dapat digunakan oleh lembaga penanggung jawab untuk mendukung proyek yang dibiayai
seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB:
(i) Untuk pinjaman, hibah, dan bantuan teknis yang dilimpahkan kewenangannya, yang dibiayai seluruhnya atau sebagian oleh ADB, atau dari dana yang dikelola ADB, lembaga penanggung jawab biasanya melakukan proses seleksi konsultan. Jika direncanakan sejumlah penugasan yang jumlahnya cukup besar, dan ADB menyetujuinya, lembaga penanggung jawab dapat membuat kesepakatan kerangka kerjanya sendiri. Alternatifnya, lembaga penanggung jawab mungkin memiliki (atau dapat mengakses) kesepakatan kerangka kerja yang sudah ada (termasuk yang mungkin telah dibuat oleh agen pengadaannya); atau pengaturan ekuivalen yang dapat diterima oleh ADB.2 Buku Panduan Mengenai Pengaturan Pengadaan Alternatif dan peraturan pengadaan 2017 (dalam paragraf 1.9–1.10) menjelaskan kriteria yang akan digunakan ADB dalam mempertimbangkan proses pengadaan yang dilaksanakan oleh pihak ketiga.
(ii) Sebagai alternatif, saat lembaga penanggung jawab melakukan pengadaan konsultan, ADB mungkin sudah memiliki kesepakatan kerangka kerja yang berjalan dan dapat digunakan lembaga tersebut untuk pengadaan konsultan secara lebih cepat dengan menggunakan ketentuan yang dibuat ADB bersama perusahaan atau perorangan melalui kesepakatan tersebut (misalnya untuk audit atau perusahaan konsultan survei sosial). Alih-alih membuat sendiri kesepakatan kerangka kerja, lembaga penanggung jawab dapat melakukan kompetisi sekunder berdasarkan TOR spesifik proyek dengan menggunakan kesepakatan kerangka kerja yang dibuat ADB.
(iii) Untuk pengadaan bantuan teknis, seperti bantuan teknis transaksi, ADB akan menjadi otoritas yang melakukan pengadaan. Dalam keadaan seperti itu, ADB dapat membuat kesepakatan kerangka
2 Di beberapa negara, pemerintah mungkin memiliki basis data sejumlah kesepakatan kerangka kerja yang sudah ada, yang bisa dlihat-lihat. Setiap kesepakatan kerangka kerja baru mungkin perlu ditambahkan ke basis data tersebut.
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 6
kerja baru atau menggunakan kesepakatan kerangka kerja yang sudah ada untuk pengadaan konsultan. Proses ini akan tunduk pada instruksi staf ADB dan peminjam tidak akan terlibat langsung dalam pengadaan. Namun, peminjam mungkin akan diajak berkonsultasi mengenai daftar pendek (shortlist) mengingat isu-isu seperti imunitas dan keistimewaan yang diberikan berdasarkan kontrak, sehingga diperlukan persetujuan peminjam sebelum memobilisasi konsultan. Perincian lebih lanjut mengenai hal tersebut berada di luar lingkup buku panduan ini.
1.16 Buku panduan ini memberikan penjelasan yang lebih terperinci mengenai opsi pertama dan kedua. Karena itu, buku panduan ini berfokus pada bagaimana lembaga penanggung jawab dapat membuat kesepakatan kerangka kerjanya sendiri dan bagaimana lembaga penanggung jawab dapat melakukan call-off dari kesepakatan kerangka kerjanya sendiri atau dari kesepakatan yang dibuat oleh pihak ketiga (termasuk ADB). Setiap kesepakatan kerangka kerja yang dibuat atau digunakan oleh lembaga penanggung jawab dan segala call-off berdasarkan kesepakatan tersebut, akan tunduk pada tinjauan prakontrak atau pasca- pemberian kontrak oleh ADB.3 ADB juga dapat melakukan pemantauan berjalan atas setiap kesepakatan kerangka kerja guna memastikan bahwa kontrak yang dibiayai dari kesepakatan tersebut sudah diberikan sesuai dengan kesepakatan, serta sesuai dengan kebijakan dan prosedur ADB yang relevan.
3 Lihat Buku Panduan Mengenai Tinjauan Pengadaan untuk perincian lebih lanjut mengenai kapan dan bagaimana pengaturan tinjauan pasca-pemberian kontrak dan tinjauan prakontrak akan berlaku.
II. Merencanakan Kesepakatan Kerangka Kerja
A. Pertimbangan Strategis
2.1 Lembaga penanggung jawab akan perlu menginvestasikan waktu dan upaya yang cukup besar untuk membuat kesepakatan kerangka kerja yang berhasil.
Konsultan juga akan menghabiskan biaya cukup besar untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan tanpa ada kepastian pendapatan. Karena itu, terdapat elemen
“iktikad baik” dalam kesepakatan kerangka kerja. Kesepakatan kerangka kerja yang direncanakan dengan buruk dapat kurang terpakai dan mungkin menimbulkan kerugian reputasi bagi lembaga penanggung jawab dan ADB dalam kaitannya dengan pasar konsultasi.
2.2 Hal-hal yang sangat penting bagi keberhasilan kesepakatan kerangka kerja adalah bahwa lembaga penanggung jawab merencanakannya dengan baik, mengantisipasi masalah yang mungkin muncul ke depannya, dan memasukkan taraf fleksibilitas yang dapat diterima ke dalam proses sejak awal dan secara transparan. Saat mempertimbangkan apakah tepat menggunakan kesepakatan kerangka kerja yang baru, lembaga penanggung jawab seharusnya sudah melakukan penilaian realistis mengenai layanan konsultasi yang dibutuhkan jauh sebelum timbulnya kebutuhan aktual akan layanan konsultasi. Lembaga penanggung jawab terlebih dahulu harus yakin bahwa kemungkinan akan ada sekumpulan kebutuhan konsultasi yang sesuai, sehingga menjustifikasi upaya dan biaya untuk mengadakan kesepakatan kerangka kerja alih-alih menggunakan pengadaan tersendiri saja.
2.3 Kesepakatan kerangka kerja adalah pengaturan jangka menengah, yang berarti bahwa kesepakatan semacam itu umumnya tidak mencakup masa lebih dari 3 tahun. Karena itu, lembaga penanggung jawab juga harus mempertimbangkan apakah akan mampu mendefinisikan kebutuhannya secara generik, tetapi dengan ketepatan memadai agar dapat menyampaikan secara akurat lingkup layanan yang diperlukan ke pasar konsultasi. Lembaga penanggung jawab harus berkonsultasi dengan ADB selama tahap perencanaan pengadaan proyek mengenai niatnya untuk menggunakan kesepakatan kerangka kerja, dan segala rencana untuk menggunakan kesepakatan kerangka kerja harus dimasukkan ke dalam rencana pengadaan (atau perubahannya).
2.4 Lembaga penanggung jawab harus memastikan adanya minat yang memadai di pasar untuk membuat kerangka kerja. Ada kemungkinan, misalnya saja, penyedia layanan ceruk (niche service) tidak bersedia berpartisipasi. Lembaga penanggung jawab juga harus memastikan bahwa kesepakatan kerangka kerja
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 8
dibuat untuk jangka waktu yang sesuai dan memiliki kelonggaran bagi volatilitas pasar, terutama, misalnya saja, pada masa ketika volatilitas harga sangat besar.
2.5 Guna memastikan nilai manfaat uang, kesepakatan kerangka kerja harus, jika memungkinkan, menetapkan mekanisme penentuan harga. Hal ini tidak berarti lembaga penanggung jawab harus selalu mematok harga aktual tanpa fleksibilitas, misalnya dengan mematok tarif biaya semua ahli. Sebaliknya, harus ada metode yang disepakati agar dapat diterapkan dalam menetapkan harga kebutuhan tertentu untuk kontrak berdasarkan kebutuhan (call-off) selama durasi kesepakatan kerangka kerja. Lihat Lampiran 1, paragraf A1.11–A1.17 untuk penjelasan bagaimana mekanisme penetapan harga seperti itu dapat dibuat.
2.6 Jika lembaga penanggung jawab mengantisipasi kompetisi sekunder, jumlah konsultan kesepakatan kerangka kerja harus sesuai agar layanan yang direncanakan dapat memiliki kompetisi memadai pada tahap kontrak berdasarkan kebutuhan (call-off). Kesepakatan kerangka kerja yang demikian harus mencakup setidaknya dua konsultan kesepakatan kerangka kerja. Jika lingkup layanan yang direncanakan perlu menggunakan beberapa call-off pada daerah geografis yang beragam, perlu dipilih lebih banyak konsultan jika memungkinkan. Namun, penting juga agar tidak memiliki terlalu banyak konsultan kesepakatan kerangka kerja untuk tujuan tertentu, karena hal ini akan mengurangi minat konsultan untuk mendaftar jika sebaran kesempatannya dipandang terlalu luas.
2.7 Mengingat tingkat sumber daya yang diperlukan, dan bergantung pada bagaimana kesepakatan kerangka kerjanya dirancang, kesepakatan kerangka kerja tertentu mungkin terutama akan menarik perusahaan besar internasional yang mampu mengadakan penugasan multidisiplin di beberapa lokasi sekaligus. Untuk alasan tersebut, penggunaan kesepakatan kerangka kerja dapat mempersempit sebaran geografis peluang konsultasi dan mengurangi pekerjaan konsultasi yang diberikan bagi perusahaan konsultan yang lebih kecil, termasuk yang berada di negara peminjam. Demi menghindari hal tersebut, lembaga penanggung jawab dapat merancang TOR generik untuk kesepakatan kerangka kerja yang menganjurkan atau mengamanatkan kerja sama dengan perusahaan kecil atau mitra lokal.
B. Kesepakatan Kerangka Kerja Tertutup atau Terbuka, dan Eksklusif atau Noneksklusif
2.8 Sebagai komitmen yang sifatnya berjangka menengah, kesepakatan kerangka kerja harus memastikan agar kesepakatan tersebut tetap relevan dan dapat menarik sumber daya konsultan yang ditawarkan pasar. Lembaga penanggung jawab harus mempertimbangkan bagaimana kesepakatan kerangka kerja dapat tetap efektif dan memaksimalkan efisiensi sepanjang durasinya, dengan mengadaptasi kesepakatan tersebut dengan kebutuhan lembaga penanggung jawab sesuai keperluan. CSRN harus menyampaikan (i) apakah kesepakatan kerangka kerja bersifat tertutup atau terbuka untuk tambahan konsultan kerangka kerja, dan (ii) apakah jenis kontrak yang direncanakan
Merencanakan Kesepakatan Kerangka Kerja 9
berdasarkan kesepakatan kerangka kerja akan diberikan secara eksklusif bagi konsultan kerangka kerja. Tabel 2 membandingkan antara kesepakatan kerangka kerja tertutup atau terbuka, dan eksklusif atau noneksklusif.
2.9 Kesepakatan kerangka kerja tertutup hanya akan menggunakan konsultan yang terseleksi sejak awal selama durasi kesepakatan. Lembaga penanggung jawab menutup kesepakatan kerangka kerja terhadap penyedia baru, yang berarti tidak akan ada lagi konsultan kerangka kerja yang ditambahkan. Hal ini akan memberi peluang besar bagi konsultan kesepakatan kerangka kerja untuk memperoleh call- off.
2.10 Kesepakatan kerangka kerja terbuka memungkinkan pemberian kesepakatan kerangka kerja tambahan dengan mengulangi iklan secara berkala atau, dalam hal konsultan perorangan, iklan yang terus berjalan.4 Kesepakatan terbuka ini terutama berguna jika dibutuhkan panel ahli perorangan dan pasokan ahli di pasar bersifat dinamis. Kekurangan dari kesepakatan kerangka kerja terbuka adalah lembaga penanggung jawab akan menanggung beban administratif lebih besar karena mempertimbangkan pendaftar baru.
2.11 Kesepakatan kerangka kerja eksklusif menunjukkan niat lembaga penanggung jawab untuk memberi kontrak dengan jenis yang direncanakan dalam kesepakatan kerangka kerja, hanya bagi konsultan kesepakatan kerangka kerja selama durasi kesepakatan tersebut. Opsi ini mungkin terlalu membatasi bagi lembaga penanggung jawab dan umumnya tidak dianjurkan kecuali kerangka kerjanya untuk jangka pendek, atau para konsultan kemungkinan tidak bersedia berpartisipasi atas dasar noneksklusif.
4 Kesepakatan kerangka kerja terbuka sering disebut juga sebagai kesepakatan kerangka kerja yang “dapat diperbarui”.
Tabel 2: Perbandingan Antara Kesepakatan Kerangka Kerja Tertutup atau Terbuka, dan Antara Eksklusif atau Noneksklusif
Kesepakatan Kerangka Kerja Tertutup Kesepakatan Kerangka Kerja Terbuka Hanya konsultan yang terseleksi sejak awal
yang digunakan selama durasi kesepakatan kerangka kerja
Konsultan baru mungkin ditambahkan secara berkala, atau terus-menerus, selama durasi kesepakatan kerangka kerja
dan
Kesepakatan Kerangka Kerja Eksklusif Kesepakatan Kerangka Kerja Noneksklusif Lembaga penanggung jawab bermaksud
menggunakan konsultan kesepakatan kerangka kerja hanya untuk kontrak dengan jenis yang direncanakan dalam kesepakatan kerangka kerja
Lembaga penanggung jawab berhak memberi kontrak dengan jenis yang direncanakan dalam kesepakatan kerangka kerja di luar kesepakatan tersebut, atas diskresinya sendiri
Sumber: Asian Development Bank.
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 10
2.12 Kesepakatan kerangka kerja noneksklusif berhak memberi kontrak dengan jenis yang direncanakan dalam kesepakatan kerangka kerja di luar kesepakatan tersebut atas diskresi lembaga penanggung jawab sendiri.
Kesepakatan kerangka kerja noneksklusif memperbolehkan fleksibilitas yang lebih besar; akan tetapi, tidak adanya komitmen yang jelas atas nama lembaga penanggung jawab mungkin akan menurunkan tingkat minat pasar konsultasi.
C. Persetujuan ADB
2.13 Jika setelah melalui pertimbangan matang, lembaga penanggung jawab ingin menggunakan struktur kesepakatan kerangka kerja, lembaga tersebut harus membicarakannya dengan ADB sesegera mungkin dan memasukkannya ke dalam rencana pengadaan atau pembaruan dan/atau perubahan yang relevan.
Lembaga penanggung jawab perlu bekerja sama dengan ADB guna memastikan diperolehnya semua persetujuan yang diperlukan agar dapat menggunakan kesepakatan kerangka kerja, terlepas apakah kesepakatan yang akan digunakan merupakan kesepakatan yang baru dibuat lembaga penanggung jawab, atau merupakan kesepakatan yang sudah ada.
D. Metode Seleksi
2.14 Rentang metode seleksi yang tersedia untuk kesepakatan kerangka kerja secara umum terbatas pada metode yang terdaftar di bagian III Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB, dan akan dijelaskan di bagian berikutnya.
III. Prosedur untuk Merekrut Konsultan Berdasarkan Kesepakatan Kerangka Kerja
A. Kesepakatan Kerangka Kerja
3.1 Lembaga penanggung jawab dapat, bergantung pada tinjauan dan persetujuan ADB, menggunakan kesepakatan kerangka kerja yang sudah ada dan mengadakan call-off melalui kesepakatan tersebut. Buku Panduan Mengenai Pengaturan Pengadaan Alternatif dan peraturan pengadaan 2017 (dalam paragraf 1.9–1.10) menjelaskan kriteria yang akan digunakan ADB saat mempertimbangkan proses pengadaan pihak ketiga.
3.2 Jika lembaga penanggung jawab akan melakukan sendiri pengadaan kesepakatan kerangka kerjanya, terdapat berbagai metode yang mungkin
digunakan. Gambar 2 memperlihatkan diagram alir proses pengadaan yang tipikal untuk kesepakatan kerangka kerja bagi perusahaan konsultan. Perhatikan bahwa saat merekrut konsultan perorangan—atau saat merekrut perusahaan jika proses tahap tunggal diperbolehkan—negosiasi akan berlangsung segera setelah daftar pendek (shortlist) dibuat, sehingga langkah keempat dan kelima, yang ditandai dengan warna latar lebih gelap, akan diabaikan.
3.3 Lampiran 1 menetapkan prosedur yang dapat diikuti lembaga
penanggung jawab untuk pengadaan kesepakatan kerangka kerja melalui kompetisi terbuka atau terbatas, dengan menggunakan metodologi seleksi berbasis kualitas (QBS) dan berdasarkan bagian IV Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB. Lampiran 1 menyoroti sejumlah persoalan dan pertimbangan tambahan terkait pengadaan kesepakatan kerangka kerja.
3.4 Dokumen kesepakatan kerangka kerja itu sendiri secara umum harus menetapkan unsur-unsur inti berikut:
(i) durasi kesepakatan;
(ii) nama-nama ahli (atau sebanyak mungkin nama ahli yang bisa disebutkan) serta prosedur untuk penggantian (jika berlaku);
(iii) deskripsi luas mengenai layanan yang akan diberikan berdasarkan kesepakatan (TOR generik);
(iv) prosedur dan kriteria yang perlu diikuti untuk pemberian kontrak call-off bagi konsultan;
(v) ketentuan kontrak yang sudah diketahui pada saat pemberian kesepakatan, dan yang akan berlaku selama eksekusi;
(vi) deskripsi berbagai keadaan yang dapat menyebabkan perusahaan dikeluarkan dari kesepakatan kerangka kerja, dan proses yang digunakan untuk mengeluarkan; serta
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 12
(vii) ketentuan kontrak yang harus dikonfirmasi—atau, dalam keadaan spesifik, dipertajam—sebagai bagian dari proses untuk memberi kontrak call-off.
3.5 Lembaga penanggung jawab perlu memantau kinerja dan partisipasi konsultan dengan saksama untuk memastikan bahwa kesepakatan kerangka kerja sudah efektif. Lembaga penanggung jawab perlu memantau konsultan yang
(i) secara konsisten memilih untuk tidak menyerahkan proposal kontrak call-off;
(ii) terus-menerus gagal menyerahkan proposal yang memenuhi kualifikasi teknis;
(iii) menerima rating kinerja yang tidak memuaskan; dan/atau
(iv) dilarang atau diskors sementara sesuai dengan Kebijakan Antikorupsi ADB (1998, sesuai dengan perubahannya hingga saat ini)5 serta
5 ADB. 2010. Anticorruption and Integrity. Manila. https://www.adb.org/sites/default/files/
institutional-document/31317/anticorruption-integrity-policy-strategy.pdf.
Menerima pernyataan minat dan membuat daftar
pendek
Menerbitkan permintaan proposal berdasarkan proses
dua tahap (atau melompat ke langkah berikutnya jika pemberian kesepakatan didasarkan pada pernyataan
minat)
Gambar 2: Proses Pengadaan Kesepakatan Kerangka Kerja yang Tipikal untuk Perusahaan Konsultan
Sumber: Asian Development Bank.
Menetapkan durasi kesepakatan kerangka kerja, lingkup geografis, perkiraan anggaran, draf kerangka acuan, dan jumlah
perusahaan yang dicari
Mengelola kesepakatan kerangka kerja, mengganti ahli dan perusahaan yang berkinerja buruk (jika
diperbolehkan)
Menerbitkan Pemberitahuan Rekrutmen Layanan
Konsultasi
Menegosiasikan dan memberi kesepakatan kerangka kerja untuk tiga
atau lebih perusahaan dengan peringkat tertinggi
Menerima proposal teknis dan keuangan, serta mengevaluasinya
dengan seleksi berbasis kualitas
— langkah opsional untuk seleksi dua tahap
Prosedur Untuk Merekrut Konsultan Berdasarkan Kesepakatan Kerangka Kerja 13 Prinsip-Prinsip dan Pedoman Integritas ADB (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). 6
3.6 Selanjutnya, lembaga penanggung jawab mungkin akan memutuskan untuk mengubah komposisi konsultan kesepakatan kerangka kerja dengan mengeluarkan atau mengganti beberapa dan menambahkan yang lain, bergantung pada apakah kerangka kerja tersebut dibuat tertutup atau terbuka. Sehubungan dengan paragraf 3.5 (iv), jika direncanakan akan ada variasi kontrak untuk konsultan yang dilarang atau diskors sementara, lembaga penanggung jawab atau entitas yang diberi sanksi harus membahas setiap permintaan variasi kontrak dengan departemen proyek ADB yang bersangkutan, kemudian departemen tersebut perlu meminta persetujuan dari Kantor Antikorupsi dan Integritas ADB.
3.7 Lembaga penanggung jawab mungkin juga perlu mengubah kesepakatan kerangka kerja untuk perusahaan konsultan dari waktu ke waktu guna menambah dan mengganti ahli yang terdaftar. Lembaga penanggung jawab tidak boleh mengizinkan perusahaan untuk menetapkan tarif biaya ahli yang baru di atas tarif biaya yang diberikan bagi ahli sebanding yang sudah ada sejak awal, kecuali dalam keadaan luar biasa, misalnya jika ternyatan dibutuhkan keahlian ceruk (niche expertise) yang mahal, yang awalnya tidak direncanakan. TOR seharusnya tidak berubah secara fundamental dari TOR awal yang dibuat dalam kesepakatan kerangka kerja.
B. Call-Off
3.8 Kesepakatan kerangka kerja sendiri tidak menjamin adanya pekerjaan bagi konsultan dan umumnya tidak ada pembayaran uang muka (retainer fee). Jika timbul kebutuhan akan layanan berdasarkan kesepakatan kerangka kerja, lembaga penanggung jawab dapat menerbitkan kontrak yang disederhanakan, yang disebut sebagai call-off, bagi salah satu konsultan.
3.9 Call-off ini akan mengacu pada kesepakatan kerangka kerja dan mengikuti setiap ketentuan kontrak yang telah disetujui sebelumnya dalam kesepakatan tersebut. Lembaga penanggung jawab dapat memberi call-off setelah proses pengadaan kompetitif yang dipercepat, jika direncanakan ada kompetisi sekunder;
atau dapat memberi call-off secara langsung, misalnya jika digunakan kontrak kerangka kerja. Pendekatan untuk pengadaan dan pemberian call-off harus mengikuti hal-hal yang sudah disampaikan lembaga penanggung jawab sejak awal dalam proses pengadaan kesepakatan kerangka kerja.
3.10 Lembaga penanggung jawab akan melalukan pengadaan call-off untuk konsultan perorangan menggunakan salah satu dari kedua cara berikut:
6 ADB. 2015. Integrity Principles and Guidelines (2015). Manila. https://www.adb.org/sites/default/
files/institutional-document/32131/integrity-principles-guidelines.pdf.
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 14
(i) Lembaga penanggung jawab membuat daftar pendek konsultan kesepakatan kerangka kerja, menilai keterampilan dan
pengalamannya, serta mengirimkan pertanyaan tanpa komitmen untuk pemberian kontrak bagi perorangan dengan kualifikasi terbaik. Daftar pendek akan terdiri atas konsultan perorangan yang dipandang lembaga penanggung jawab memiliki kualifikasi terbaik untuk penugasan bersangkutan. Evaluasinya akan didasarkan pada curriculum vitae yang diberikan pada tahap pernyataan minat (expression of interest - EOI), yang mungkin akan diperbarui konsultan dari waktu ke waktu, dan tidak akan ada kebutuhan untuk meminta EOI baru.
(ii) Untuk penugasan yang lebih kecil, atau jika digunakan kontrak kerangka kerja, lembaga penanggung jawab memberi call-off secara langsung bagi salah satu konsultan kesepakatan kerangka kerja.
3.11 Lembaga penanggung jawab dapat melakukan pengadaan call-off untuk perusahaan konsultan dengan menggunakan salah satu atau beberapa pendekatan berikut, yang seharusnya disebutkan secara transparan ke perusahaan dalam permintaan proposal (request for proposal - RFP) untuk kesepakatan kerangka kerja:
(i) Mendekati semua konsultan kesepakatan kerangka kerja sekaligus dan mengundang para konsultan untuk menyerahkan proposal.
(ii) Mengundang beberapa konsultan kesepakatan kerangka kerja yang diyakini oleh lembaga penanggung jawab akan memiliki kualifikasi untuk call-off tertentu agar menyerahkan proposal. Dalam kasus kesepakatan kerangka kerja yang bersifat kawasan, ada kemungkinan beberapa konsultan memiliki kekuatan yang terbukti di negara tertentu, tetapi tidak di negara yang lain.
(iii) Kesepakatan kerangka kerja mungkin berisi kumpulan konsultan yang dibagi-bagi lagi menjadi beberapa kategori, yang disebut “lot”, masing-masing mencakup layanan berbeda yang terspesialisasi.
Lembaga penanggung jawab hanya perlu menghubungi penyedia dalam lot yang relevan.7
(iv) Mengundang daftar pendek perusahaan kerangka kerja secara rotasi (mengikuti formula yang transparan) untuk menyerahkan proposal teknis.
(v) Memilih langsung konsultan kesepakatan kerangka kerja yang paling sesuai. Hal ini secara umum tidak dipandang sebagai kontrak langsung atau seleksi dengan penunjukan langsung jika proses kompetitif telah dijalankan sebelumnya saat membuat kerangka
7 Membagi-bagi kesepakatan kerangka kerja yang sifat multifaset menjadi beberapa lot dapat membantu pasar dengan memungkinkan konsultan untuk berfokus pada kebutuhan spesifik yang diminatinya dan kekuatan yang dimilikinya. Langkah ini juga dapat menjadikan kerangka kerja lebih menarik bagi perusahaan konsultan yang lebih kecil dengan membuka peluang yang sebelumnya mungkin berada di luar jangkauannya.
Prosedur Untuk Merekrut Konsultan Berdasarkan Kesepakatan Kerangka Kerja 15
kerja. Pendekatan ini akan selalu menjadi metode untuk pemberian kontrak kerangka kerja
(vi) Menilai bahwa tidak ada satupun dari antara konsultan kesepakatan kerangka kerja yang memiliki kemampuan atau pengalaman untuk melaksanakan call-off tertentu, dan memilih untuk melakukan pengadaan konsultan di luar kesepakatan kerangka kerja.
3.12 Untuk perusahaan konsultan, empat opsi pertama di atas umumnya harus mengikuti proses yang serupa dengan yang ditampilkan pada Gambar 3.8 3.13 Lampiran 2 menetapkan prosedur seleksi berbasis kualitas dan berbasis biaya (quality- and cost-based selection - QCBS) yang dapat diikuti lembaga penanggung jawab untuk pengadaan call-off, berdasarkan bagian IV Buku
Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB. Lampiran tersebut menyoroti sejumlah persoalan dan pertimbangan tambahan terkait pengadaan call-off. Metode pengadaan yang lain, terutama yang mengandung komponen harga seperti seleksi anggaran tetap dan seleksi biaya terkecil dapat
8 Kontrak kerangka kerja tidak akan memiliki kompetisi sekunder. Kesepakatan kerangka kerja mungkin memiliki kompetisi sekunder bergantung pada dasar pemberian kontrak.
Gambar 3: Alur Proses yang Tipikal untuk Call-Off yang Diberikan Secara Kompetitif bagi Perusahaan Konsultan Berdasarkan Kesepakatan Kerangka Kerja
Sumber: Asian Development Bank.
Menentukan apakah layanan konsultasi yang dibutuhkan masuk dalam
lingkup kerangka acuan generik untuk kesepakatan
kerangka kerja
Mengelola call-off dan mengevaluasi kinerja konsultan pada tingkat
call-off
Menyiapkan kerangka acuan dan anggaran
spesifik proyek
Melakukan negosiasi yang dipercepat dengan penawar berperingkat tertinggi,
dengan fokus pada penggantian ahli dan
rencana kerja
Memberi tahu secara langsung kepada semua atau hanya
konsultan kesepakatan kerangka kerja yang terpilih
mengenai peluang call- off, dengan mengirimkan permintaan proposal sederhana
Menerima proposal teknis dan keuangan, serta mengevaluasinya atas dasar seleksi berbasis kualitas dan
seleksi berbasis biaya Memberi kontrak call-off
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 16
dipertimbangkan, terutama jika layanan konsultasi yang diperlukan sudah sangat terstandar.
3.14 Lembaga penanggung jawab dapat mengontrak perusahaan atau konsorsium yang menang dengan kontrak lumsum, lumsum sebagian, berbasis waktu, atau berbasis kinerja, tergantung sifat dan lingkup call-off, dengan tarif biaya yang sudah ditetapkan dalam kesepakatan kerangka kerja. Pengeluaran dan biaya lainnya, termasuk ongkos perjalanan dan per diem, akan ditetapkan sesuai ketentuan dalam kesepakatan kerangka kerja.
IV. Kelebihan dan Kekurangan Kesepakatan Kerangka Kerja
A. Kelebihan
4.1 Kesepakatan kerangka acuan yang dibuat dengan baik memiliki banyak manfaat. Setelah dibuat, kesepakatan kerangka acuan memungkinkan lembaga penanggung jawab untuk memobilisasi konsultan dengan jauh lebih cepat daripada jika menggunakan proses pengadaan tersendiri secara penuh. Manfaat yang berkaitan dengan penghematan waktu termasuk hal-hal berikut:
(i) Kesepakatan kerangka kerja menghindari upaya rangkap. Lembaga penanggung jawab tidak perlu mengulangi proses pengadaan yang nyaris identik.
(ii) Tidak ada persyaratan mempublikasikan CSRN untuk call-off, sehingga menghemat waktu beberapa minggu dibandingkan proses tersendiri yang tipikal.
(iii) Para pihak dalam kontrak sudah menyepakati terlebih dahulu ketentuan kontrak utama (seperti daftar ahli, tarif biayanya, dan ketentuan kontrak mengenai hal-hal seperti tanggung jawab dan kepemilikan hasil pekerjaan), sehingga menghemat waktu dalam negosiasi.
(iv) Jika digunakan kompetisi sekunder, kesepakatan kerangka kerja akan menjustifikasi masa penyiapan proposal yang lebih pendek.
(v) Kesepakatan kerangka kerja memungkinkan penugasan konsultan secara lebih cepat, dan lembaga penanggung jawab dapat melakukan sebagian besar negosiasi kontrak saat tidak ada desakan operasional.
4.2 Selain penghematan waktu, kesepakatan kerangka kerja juga dapat mencakup manfaat-manfaat lain berikut ini:
(i) Kesepakatan kerangka kerja dapat mencapai manfaat nilai uang dengan menetapkan tarif terlebih dahulu melalui ketentuan dalam kesepakatan tersebut. Konsultan kesepakatan kerangka kerja mungkin saja menawarkan diskon relatif terhadap tarif standarnya untuk mengantisipasi volume pekerjaan dan menjaga tarifnya tetap sama untuk jangka waktu yang panjang.
(ii) Konsultan terkemuka mungkin akan lebih tertarik berpartisipasi dalam kesepakatan kerangka kerja apabila yakin akan menerima kontrak dalam volume besar dan hanya ada kompetisi hilir terbatas untuk call-off.
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 18
(iii) Kesepakatan kerangka kerja memungkinkan fleksibilitas untuk menentukan kebutuhan secara persis selama tahap call-off.
(iv) Kesepakatan tersebut memungkinkan pelimpahan kewenangan di dalam organisasi peminjam. Staf senior dapat mengambil keputusan pada tingkat lebih tinggi selama pembuatan kesepakatan kerangka kerja, sedangkan staf yang lebih junior dapat diperbolehkan memberi kontrak dan mengelola call-off, terutama jika nilainya atau risikonya lebih rendah.
(v) Kesepakatan kerangka kerja yang direncanakan dengan baik dapat mendorong konsultan nasional kecil untuk bekerja sama dengan perusahaan internasional yang lebih besar, sehingga akan meningkatkan kumpulan keterampilan konsultan nasional dan memberi pengalaman berharga. Sebagai contoh, konsultan internasional mungkin memerlukan saran mengenai peraturan setempat yang dapat diberikan oleh konsultan nasional kecil.
B. Kekurangan
4.3 Sama seperti metode pengadaan lainnya, terdapat sejumlah potensi kekurangan yang berkaitan dengan kesepakatan kerangka kerja:
(i) Kesepakatan kerangka kerja mungkin memiliki lingkup yang terlalu luas dan mengambil pendekatan yang “menyeragamkan satu cara untuk segala keadaan”, sehingga akan sulit memenuhi tujuan pengadaan untuk setiap call-off.
(ii) Sebagian besar kesepakatan kerangka kerja tidak menjamin bahwa konsultan akan memperoleh bisnis apa pun dari kesepakatan tersebut.
(iii) Kesepakatan kerangka kerja dapat berujung pada ketergantungan yang terlalu besar pada satu konsultan (misalnya ada konsultan kerangka kerja tertentu yang mendominasi pemberian call-off).
(iv) Tingkat kompetisi dalam call-off untuk kesepakatan kerangka kerja akan lebih rendah daripada seleksi yang terbuka untuk seluruh pasar.
(v) Kesepakatan kerangka kerja dapat mengunci konsultan tertentu dalam pengaturan jangka panjang sehingga mengabaikan konsultan lainnya.
(vi) Konsultan kerangka kerja mungkin akan ikut memperhitungkan ketidakpastian dan proyeksi inflasi sehingga menyebabkan tarif biaya lebih tinggi daripada yang dicapai melalui kompetisi terbuka.
4.4 Tabel 3 merangkumkan kelebihan dan kekurangan kesepakatan kerangka kerja.
Kelebihan Dan Kekurangan Kesepakatan Kerangka Kerja 19 Tabel 3: Rangkuman Kekuatan dan Kelemahan Kesepakatan Kerangka Kerja
dalam Kaitan dengan Prinsip-Prinsip Pengadaan
Kekuatan Kelemahan
Nilai manfaat uang
• Meningkatkan nilai manfaat uang melalui pemaketan dan skala keekonomian
• Mengurangi waktu mobilisasi konsultan karena ketentuan kontrak utama sudah disetujui terlebih dahulu
• Mengurangi biaya bagi perusahaan konsultan dalam tender kontrak call-off (kompetisi sekunder)
• Beberapa lembaga penanggung jawab dapat menggunakan kesepakatan yang sama untuk kontrak call-off
• Menghindari duplikasi tender untuk layanan serupa oleh beberapa lembaga penanggung jawab
• Tidak perlu EOI berkali-kali
• Dapt digunakan untuk kontrak berulang dengan TOR yang
• Ketentuan kontrak utama sudah sama disetujui terlebih dahulu dan tidak memerlukan negosiasi ulang
• Investasi waktu dan upaya yang cukup besar di muka oleh lembaga penanggung jawab dalam membuat kesepakatan kerangka kerja
• Dapat membatasi partisipasi perusahaan lokal atau perusahaan yang lebih kecil
• Memerlukan perencanaan yang baik agar konsultan tidak sampai kurang terpakai atau malah tidak terpakai akibat TOR yang buruk, sehingga menimbulkan kerugian reputasi bagi ADB atau lembaga penanggung jawab
• Dapat mengurangi minat perusahaan konsultan untuk ikut serta apabila sebaran kesempatannya terlalu luas (kondisi yang mungkin terjadi dalam kesepakatan kerangka kerja terbuka dan noneksklusif)
• Dapat mengakibatkan pendekatan yang “menyeragamkan satu cara untuk segala keadaan”
• Potensi distorsi di pasar akibat kurangnya kompetisi
• Potensi ketergantungan pada satu konsultan
• Manajemen kontrak terhadap beberapa konsultan yang mungkin akan bertele-tele dan menghabiskan waktu, misalnya karena keperluan untuk menerbitkan beberapa variasi pada kesepakatan kerangka kerja
• Kesepakatan kerangka kerja tidak menjamin bahwa konsultan akan memperoleh pekerjaan Fleksibilitas • Tidak mengikat secara
kontrak; lembaga penanggung jawab dapat memilih untuk mengontrak di luar kesepakatan kerangka kerja
• Kesepakatan dapat bersifat terbuka atau tertutup, dan eksklusif atau noneksklusif
• Penajaman dapat berlangsung pada tahap call-off
• Jika tidak disusun dengan baik, kesepakatan kerangka kerja mungkin tidak dapat digunakan, misalnya saja, jika lingkupnya kurang luas untuk memenuhi kebutuhan aktual
• Dapat menimbulkan upaya pengadaan rangkap jika tidak menggunakan kesepakatan kerangka kerja
continued on next page
Kesepakatan Kerangka Kerja Untuk Layanan Konsultasi 20
Kekuatan Kelemahan
• Pengelolaannya mungkin akan kompleks jika sifatnya terbuka atau noneksklusif
• Dapat mengurangi minat partisipasi jika mengundang terlalu banyak peserta tender di luar kerangka kerja Transparansi • Meningkatkan transparansi
berdasarkan prosedur yang adil
• Memperlihatkan tujuan jangka menengah kepada pasar
• Transparansi mungkin akan berkurang apabila lembaga penanggung jawab memperbolehkan lingkup kesepakatan kerangka kerja awal diperluas melampaui lingkup yang diiklankan
Kualitas • Konsultan berkualitas tinggi akan tertarik oleh volume kesempatan
• Proses yang lebih baik karena ketentuan kontrak yang sudah disetujui terlebih dahulu
• Jika ada perusahaan tertentu yang terlalu sering memenangkan call-off, ahli utamanya mungkin terpaksa menangani tugas terlalu banyak di antara berbagai call-off yang diperoleh
• Jika ada perusahaan yang secara efektif memonopoli call-off, kualitas mungkin akan turun akibat kurangnya kompetisi
• Menguji keseluruhan pasar untuk setiap kebutuhan konsultasi kemungkinan akan memperoleh kualitas lebih tinggi
ADB = Asian Development Bank, EOI = pernyataan minat, TOR = kerangka acuan.
Sumber: Asian Development Bank.
Tabel 3 continued
Lampiran 1: Proses Pengadaan untuk Kesepakatan Kerangka Kerja
A1.1 Prosedur terperinci untuk pengadaan kesepakatan kerangka kerja akan sama seperti yang dijabarkan oleh Asian Development Bank (ADB) di bagian IV Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB.
Paragraf berikut ini berfokus pada pertimbangan tambahan yang penting saat menggunakan kesepakatan kerangka kerja.
A. Iklan
A1.2 Lembaga penanggung jawab harus mengiklankan untuk umum semua kesepakatan kerangka kerja yang dibiayai seluruhnya atau sebagian oleh ADB, atau dari dana yang dikelola ADB, melalui Pemberitahuan Rekrutmen Layanan Konsultasi (CSRN), sesuai dengan Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB:
Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) dan Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB.
B. Undangan untuk Memasukkan Pernyataan Berminat
A1.3 Untuk kesepakatan kerangka kerja yang dikelola oleh lembaga penanggung jawab, ADB umumnya merekomendasikan proses seleksi dua tahap untuk perusahaan konsultan, dengan tahap pertama berupa prakualifikasi (pembuatan daftar pendek) peserta tender melalui undangan untuk memasukkan pernyataan berminat (request for expressions of interest - REOI).
A1.4 Untuk konsultan perorangan, ADB merekomendasikan untuk
mengadakan seleksi berdasarkan pernyataan minat (EOI) saja. ADB mungkin akan memperbolehkan pendekatan ini untuk perusahaan jika ada justifikasi yang dapat diterima oleh ADB.
A1.5 CSRN harus berisi sejumlah informasi spesifik mengenai kesepakatan kerangka kerja. CSRN harus
(i) memberi tautan ke kerangka acuan (TOR) generik (bukan TOR yang spesifik untuk kontrak);
(ii) menyebutkan seberapa banyak kesepakatan kerangka kerja yang akan diberikan oleh lembaga penanggung jawab;
