BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan aktualitas dari semua ide dan gagasan manusia yang
terekam melalui berbagai media arsip yang mempunyai nilai dan arti penting bagi
pemerintah maupun swasta, arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi dan bahan pertanggungjawaban jalannya suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta. Kehidupan suatu organisasi,
lebih-lebih organisasi pemerintah semakin tidak dapat dipisahkan dari arsip. Arsip
sebagai alat bantu komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi
berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat
penciptaannya. Arsip juga menyediakan bahan pertanggung jawaban hukum.
Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip yang
berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal ini menyebabkan banyak volume arsip
yang dihasilkan selama proses pelaksanaan kegiatan administrasi. Arsip yang
tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan tersebut,
mulai dari arsip surat, formulir, dokumen, film, rekaman suara dan lain
sebagainya.
Suatu sistem pengelolaan arsip, disebut dengan manajeman kearsipan.
Manajemen kearsipan dalam aktivitas organisasi membutuhkan suatu sistem
penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip. Hal
tersebut mengingat pentingnya keberadaan arsip, sehingga arsip dapat terpelihara
organisasi masih dipandang sebagai pekerjaan yang remeh, mereka beranggapan
bahwa pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang begitu mudah sehingga
banyak organisasi atau kantor yang menyerahkan urusan kearsipan kepada
orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan
menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya
kesadaran terhadap pentingya arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip.
Kegiatan pengelolaan arsip, pengendalian arsip, baik secara fisik maupun
informasi dapat dilakukan secara optimal. Dalam mencapai penataan arsip yang
baik dan optimal, perlu diciptakan pusat arsip yang bertujuan untuk pengurangan
biaya pengelolaan baik menyangkut antara lain ruang simpan, alat, dan sumber
daya manusia. Disamping itu, volume arsip semakin meningkat sebagai akibat
dari kegiatan instansi yang terus menerus berkembang. Seiring dengan
berjalannya waktu arsip semakin bertambah dan bertumpuk. Tumpukan arsip itu
memerlukan penanganan.
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu instansi
pemerintah yang berdiri berdasarkan surat MenKes RI Nomor
1987/YanKes/DKJ/78 dan dengan persetujuan Menteri Keuangan tanggal 8
Desember 1978 Nomor: S-849/MK/001/1978 Rumah Sakit Jiwa Medan di
Ruislaag dan dipindahkan ke lokasi baru yang terletak di Padang Bulan Km.10 Jl.
Bekala Lama, Kampung Mangga Kecamatan Medan Johor dengan luas areal +
38.000 m2 (3,8 Ha) dan luas bangunan 5.709 m2 pada tanggal 5 Penruari 1981.
Suwardjono Suryanigrat) pada tanggal 15 Oktober 1981 memiliki 450 tempat
tidur (TT) yang merupakan RS.Jiwa Departemen Kesehatan.
Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara tidak terlepas dari
kegiatan kearsipan untuk temu kembali arsip yang berada pada ruangan Rekam
Medis. Rata-rata bisa menerima pasien baru dan pasien rawat inap setiap hari,
selama tahun 2015 dari bulan Januari sampai dengan bulan Desember tercatat
1.531 data pasien yang baru dan rawat inap.Faktor-faktor kearsipan seperti sistem
penyimpanan, peralatan, serta lingkungan kerja yang mendukung sangat
berpengaruh terhadap berhasil tidaknya dalam penemuan kembali arsip pasien
yang berada pada ruangan Rekam Medis
Berdasarkan pengamatan awal penulis, Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utaradalam melaksanakan pengelolaan arsip serta temu kembali arsip
pada ruangan Rekam Medisbelum sepenuhnya melaksanakan pengelolaan arsip
secara maksimal karena disebabkan oleh beberapa faktorantara lain:dalam
melakukan penyimpanan arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
belum tertata dengan baik sehingga menyulitkan dalam temu balik arsip pasien.
Selain itu adanyapenumpukan arsip rekam medis pasien yang sudah lama (5 tahun
setelah kunjungan terakhir) masih bertumpukan dalam ruangan rekam medis yang
tidak tertata dengan baik dan tidak sesuai dengan aturan penyimpanan arsip pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian dan analisis awal terhadap masalah yang telah dilihat
“Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip Pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka yang menjadi rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah :
Bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Memudahkan Temu
Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
1.3Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
Untuk mendeskripsikanPengelolaan Arsip Dinamis dalam Memudahkan
Temu Kembali ArsipPada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian ini, antara lain bagi:
1. Bagi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara, terutama agar
memperhatikan arsip atau berkas pasien dimulai dari penataan arsip,
penyimpanan arsip sehingga mudah dalam temu kembali.
2. Bagi pembaca, agar bisa dijadikan referensi serta menambah wawasan
dan pengetahuan tentang arsip dinamis.
3. Peneliti agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan dalam
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan yang telah diuraikan di atas, dan untuk
memudahkan penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi hanya pada
konsep arsip dinamis, dan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi: penciptaan
arsip dinamis, pengorganisasian arsip, penataan arsip dinamis, penyimpanan arsip
