Sistem Informasi
Sebelum membahas sistem informasi manajemen, marilah kita pahami dahulu apa yang dimaksud dengan sistem informasi. Secara teknis, suatu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi.
Sistem informasi berisi data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Data dapat diolah menjadi informasi. Orang atau komputer dapat mencari suatu pola di dalam struktur data untuk memaknai suatu informasi. Informasi dapat dikembangkan menjadi pengetahuan. Sedangkan pengetahuan merupakan dasar kebijaksanaan. Agar bisa mencapai tingkatan bijaksana, orang memerlukan lebih banyak data dan informasi.
Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, dan/atau angka. Manfaat data adalah sebagai satuan representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi. Data yang baik adalah yang sesuai dengan fakta. Data yang bermanfaat adalah data yang lengkap mendukung pembentukan informasi, serta akurat dan mutakhir, karena selalu diverifikasi dan diperbaharui sesuai perkembangan fakta.
Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung pada waktu, mampu memberi kejutan pada penerimanya. Intensitas dan lamanya kejutan dari informasi disebut nilai informasi. Karakteristik dari informasi adalah, penerima informasi mengalami perubahan dari kondisi ‘belum mengetahui’ menjadi kondisi ‘mengetahui’. Informasi yang benar dan baru, dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan. Manfaat informasi adalah mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan. Contoh data:
10, 7, 9, Amir, Adi, Tina Contoh informasi:
Panjang antrian mobil di pintu 1 adalah 10 mobil, sedangkan panjang antrian di pintu 2 dan 3 masing-masing adalah 7 dan 9.
Pada hari itu, penjaga tol yang bertugas di pintu 1, 2, dan 3, masing-masing adalah Amir, Adi, dan Tina.
Sistem informasi dapat berbasis komputer atau manual. Sistem manual menggunakan kertas dan alat tulis sedangkan sistem informasi berbasis komputer atau CBIS (computer-based information system), bersandar pada perangkat keras dan perangkat lunak teknologi komputer untuk memproses dan menyebarkan informasi. Berdasarkan pengertian inilah, maka penggunaan istilah sistem informasi biasanya mengacu pada sistem informasi organisasi berbasis komputer.
Namun suatu sistem yang dilengkapi dengan jaringan komputer terbaru belum dapat dikatakan sebagai sistem informasi jika didalamnya tidak terdapat informasi yang bermanfaat bagi sistem organisasi atau jika data yang ada sudah kadaluwarsa.
1. pengguna (user) rajin memasukkan dan memeriksa data dari waktu ke waktu,
2. operator rajin memeriksa kebenaran proses-proses pengolahan data yang ada di dalamnya, 3. pimpinan organisasi mudah mengakses informasi tentang kinerja sistem organisasi melalui
keberadaan sistem informasi, serta didasarkan pada data yang akurat dan mutakhir.
Walaupun CBIS menggunakan teknologi komputer untuk memproses data mentah menjadi informasi yang mengandung arti, namun ada perbedaan tajam antara sebuah komputer dan sebuah program komputer pada satu sisi, dan sistem informasi di sisi lain. Komputer elektronik dan program perangkat lunak yang berhubungan dengannya merupakan fondasi teknis, material, dan piranti dari sistem informasi modern. Komputer menyediakan peralatan untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer, atau perangkat lunak, adalah satuan instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan komputer. Memahami cara kerja komputer dan program komputer merupakan hal penting dalam perancangan solusi mengenai permasalahan organisatoris, tetapi komputer hanyalah bagian dari suatu sistem informasi.
Dari perspektif bisnis, sistem informasi merupakan instrumen penting untuk menciptakan nilai organisasi, mencakup peningkatan pengembalian modal investasi, peningkatan posisi strategis perusahaan, atau meningkatkan nilai saham perusahaan. Aktivitas pengolahan informasi mendukung manajemen pengambilan keputusan, meningkatkan pelaksanaan proses bisnis, dan pada akhirnya meningkatkan nilai bisnis.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (management information system = MIS) merupakan studi mengenai sistem informasi yang fokus pada penggunaan sistem informasi dalam bisnis dan manajemen. Istilah MIS juga mengacu pada suatu kategori khusus dari sistem informasi yang melayani fungsi level manajemen. MIS melayani level manajemen dari organisasi, memberi laporan-laporan kepada manajemen, dan dalam beberapa kasus, menyediakan juga akses online ke kinerja organisasi dan catatan-catatan historisnya. Biasanya MIS mengarah kepada kejadian-kejadian internal, bukan eksternal. Tugas utama MIS adalah merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan pada level manajemen. Umumnya, MIS tergantung pada data yang berasal dari sistem yang memuat semua data transaksi (sistim informasi enterprise = EntIS) sebagai gerbang inputnya.
MIS merangkum dan menyusun laporan pada operasi dasar perusahaan. Data transaksi dikompres dan biasanya ditampilkan dalam bentuk laporan panjang yang dibuat dalam jadual reguler. Gambar 2 menunjukkan MIS mentransformasi transaksi level data inventori, produksi, dan akuntansi ke dalam file-file MIS yang akan digunakan oleh manajer sebagai laporan.
Sistem Informasi Organisasi
Manajemen Teknologi
Gambar 2. Bagaimana sistem informasi manajemen memperoleh datanya dari EntIS.
Pada gambar ini, 3 EntIS membawa rangkuman data transaksi pada akhir periode ke sistem pelaporan MIS. Manajer memperoleh akses data melalui MIS, yang menyediakan laporan-laporan yang diperlukan.
MIS biasanya memberi laporan yang dibutuhkan secara per minggu, per bulan, dan per tahun, tidak secara aktivitas per hari. MIS biasanya menyediakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan rutin khusus dan telah memiliki prosedur dasar yang sudah ditentukan untuk menjawabnya. Sebagai contoh, laporan MIS membandingkan total penjualan tahunan untuk produk tertentu dengan tujuan merencanakan sasaran/tujuan.
Sistem pendukung keputusan (decision support system = DSS) juga melayani level manajemen dari organisasi. DSS membantu manajer dalam membuat keputusan khusus, cepat, dan tidak mudah terspesifikasi. Sistem ini mengatasi masalah sewaktu prosedur dasar tidak memadai. Walaupun DSS menggunakan informasi internal dari EntIS dan MIS, namun sering membutuhkan juga sumber-sumber eksternal, misalnya harga stok barang saat ini atau harga produk dari para pesaing.
DSS memiliki daya analitis yang kuat dibanding sistem lainnya. DSS dibangun secara eksplisit dengan beragam model untuk menganalis data, atau memadatkan sejumlah besar data ke dalam satu form untuk dianalisis oleh pembuat keputusan. DSS didisain sedemikian rupa sehingga pengguna dapat bekerja secara langsung; sistem ini menyertakan perangkat lunak yang user-friendly.
Sistem kantor (office automation = OA) menangani dan mengelola dokumen-dokumen menggunakan pengolah kata (word processing), desktop publishing, pemindai dokumen (scanner), dan penginputan secara digital; membuat jadual menggunakan kalender elektronis; dan berkomunikasi melalui email, voice mail, atau video conferencing. Istilah pengolah kata mengacu pada teknologi perangkat lunak dan perangkat keras yang dapat menciptakan, mengedit, memformat, menyimpan, dan mencetak dokumen. Sistem pengolah kata merepresentasikan sebuah aplikasi umum utama dari teknologi informasi untuk mengerjakan pekerjaan kantor karena pembuatan dokumen merupakan hasil dari kerja sistem kantor. Desktop publishing menghasilkan dokumen-dokumen kualitas publikasi dengan cara mengkombinasikan output dari perangkat lunak pengolah kata dengan unsur-unsur disain grafis, dan fitur-fitur khusus layout. Sekarang ini banyak perusahaan yang mulai mempublikasikan dokumen dalam form halaman Web untuk mempermudah
File Pemesanan File Master Produksi File Akutansi Sistem Pemrosesan Pesanan Sistem buku besar Sistem Perencanaan Sumber Material Laporan MIS Data penjualan Data biaya unit produksi Data perubahan produk Data pengelu-aran Manajer
akses dan distribusi. Sistem pemindai dokumen merupakan aplikasi pengetahuan lainnya yang digunakan secara luas. Sistem pemindai dokumen mengkonversi dokumen-dokumen kertas dan gambar-gambar ke dalam format digital sehingga bisa disimpan dan diakses oleh komputer.
Sistem informasi eksekutif (executive information system = EIS) digunakan oleh senior manajer dalam membuat keputusan. EIS melayani level strategi pada organisasi. EIS mengarah pada keputusan-keputusan non rutin yang memerlukan penilaian, evaluasi, dan pemikiran karena tidak ada prosedur baku yang sudah disepakati sebagai suatu solusi terhadap masalah. EIS lebih berciri menciptakan komputasi umum dan lingkungan komunikasi ketimbang menyediakan aplikasi baku atau kemampuan tertentu. EIS didisain untuk mengolah data event eksternal, misalnya peraturan perpajakan atau data pesaing, tetapi EIS juga memberi rangkuman informasi internal dari MIS dan DSS. EIS menyaring, memadatkan, dan mencatat data penting, mempersingkat waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi bagi para eksekutif atau pelaksana. EIS memanfaatkan perangkat lunak grafis tingkat mahir dan dapat membawa grafik dan data dari berbagai sumber secara cepat ke ruangan eksekutif senior atau ke ruangan konferensi.
Tidak seperti sistem lainnya, EIS tidak dirancang terutama untuk memecahkan kasus tertentu. Sebaliknya EIS memberi komputasi umum dan kapasitas telekomunikasi yang bisa diterapkan pada masalah-masalah yang fluktuatif.
