STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN SURAT MASUK
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN & PENJAMINAN MUTU
E-mail: info@upnyk.ac.id, Laman:http/www.upnyk.ac.id
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jalan SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yk 55283
E-mail: info@upnyk.ac.id, Laman:http/www.upnyk.ac.id
Nomor SOP UPN/LPPM/TU/ ...
Tanggal Pembuatan 1 Juni 2017
Tanggal Revisi
-Tanggal Efektif 3 Juli 2017
Disahkan Oleh Rektor
Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti, MSc NIP. 195612191984112001
Nama SOP Pelayanan Surat Masuk
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. Permendiknas No. 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Mendikbud No 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
3. Persyaratan ISO 9001
1. Pendidikan minimal SLTA
2. Memiliki kemampuan tentang Tata Persuratan 3. Memiliki kemampuan tentang Tata kearsipan
4. Memiliki pengetahuan dan kemampuan bidang administrasi
5. Telit, dan cermat
6. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
SOP Pelayanan Surat Keluar 1. ATK
3. Printer 4. Lemari Arsip 5.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Apabila surat kepada berupa fax dan email, setelah dicetak harus diadministrasi di Sub Bagian Tata Usaha LPPM
2. Apabila surat dinas tidak diperiksa secara teliti, maka surat akan salah
tujuan dan disposisi
1. Surat Masuk
2. Buku agenda surat masuk 3. Lembar disposisi
PROSEDUR PELAYANAN SURAT MASUK
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Staf Kasubbag Kabag Ketua KelengkapanPersyaratan/ Waktu Output
1. Menerima surat masuk Surat Masuk Surat Masuk
2.
Meneliti kebenaran alamat surat dan mengkonfirmasikan surat yang salah alamat atau salah tujuan kepada pengirim surat
Surat Masuk 5 menit Surat Masuk
2.
Memilah surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah penting atau biasa, yang bersifat rahasia langsung diberikan kepada yang bersangkutan sesuai alamat surat
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Staf Kasubbag Kabag Ketua Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
3. Mencatat surat masuk meliputi:
1. Tanggal diterima surat
2. Tanggal Surat 3. Nomor Surat 4. Perihal surat 5. Pengirim surat 6. Tujuan Surat
Surat Masuk 5 menit Buku Agenda
Surat Masuk
4. Menyampaikan surat masuk kepada Ketua LP3M dan dilampiri dengan lembar disposisi
Surat Masuk Lembar Disposisi
5 menit Surat Masuk Lembar Disposisi
5. Mengisi lembar disposisi dan memberikan surat masuk kepada Kabag
Surat Masuk
Lembar Disposisi 5 menit Surat Masuk Lembar Disposisi
Menyerahkan surat
kepada Kasubbag
6. Menugaskan staf untuk menindaklanjuti surat masuk
Surat Masuk Lembar Disposisi
5 menit Surat Masuk Lembar Disposisi
7. Menerima dan memilah surat berdasarkan
hasil disposisi dari Ketua LP3M
Surat Masuk Lembar Disposisi
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Staf Kasubbag Kabag Ketua Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
8. Menggandakan (jika
diperlukan) dan
mendistribusikan surat sesuai disposisi
Surat
Lembar Disposisi
5 menit Buku Ekspedisi
