PANDUAN
PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN
DAN
BAB I DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien utkmendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. RSB ASIH harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di RSB Asih, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSB Asih mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di RSB Asih. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian II: ruang lingkup pelayanan di RSB Asih, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSB Asih, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat perawatan, serta kontinuitas perawa
B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.
BAB II RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan : ii. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC) iii. Unit Emergensi
iv. VK
v. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked admission) sebagaiman diterangkan pada point 7.1 kebijakan ini.
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin sampai sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-20.00.
.Pasien hanya dapat dilayani di RSB ASIH jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSB ASIH atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, RSB Asih memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
BAB III TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama Pasien);
2) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir.
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:
• Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
• Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
• Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
• Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;
• Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
• Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak di bagian admisi;
• Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
• Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
• Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
• Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
• Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.
• Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
• Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur. Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang lebih rinci.
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat Ijin Praktek di RSB Asih. Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RSB ASIH harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di RSB ASIH
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)
2. Diagnosis saat datang
Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif) : Pendaftaran yang sudah direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan : Pasien mungkin didaftarkan secara langsung
dari poliklinik RSb ASIH. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi : Pasien dari Unit Emergensi memerlukan pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
iv. Pendaftaran pasien observasi : Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan
diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
v. Pasien transfer dari rumah sakit lain : Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi iii. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan vi. Observasi pasien di Unit Emergensi
vii. Observasi pasien di VK Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan; b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien; 7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah Sakit.
C. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di RS. Sehat Sejahtera dibedakan berdasarkan: a) Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1) Kamar Kelas 1 2) Kamar kelas 2 3) Kamar kelas 3
4) Neonatus (nursery room)
b) Lantai 2untuk perawatan pasien, yang terdiri dari : 1. Kamar kelas Vip
2. Kamar kelas 2
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi: 1) VIP
2) Kelas Satu 3) Kelas dua 4) Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP dan Suite maka tarif kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim
infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.
REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.
2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy #1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.
Lampiran – Daftar Rumah Sakit / Instansi Rujukan RUMAH SAKIT ALAMAT RA DIU S
NO. TELP FAX KETERANGAN
RS Mitra Husada Pringsewu Jl. A. Yani No.14, Pringsewu Km RS Urip Sumoharjo Bandar Lampung Jl. Urip Sumoharjo No.200, Sukarame Km RS Advent Bandar Lampung
Jl. Teuku Umar No.48 Km
RS Bumi
Waras Bandar Lampung
Jl. W olter Mongonsidi
No.235, Teluk Betung Km
RS Immanuel Way Halim
Jl. Soekarno-Hatta,
Tromol pos I, Bandar Lampung
