Erp Accounting

6 6 BAB 2 BAB 2 LANDASAN TEORI LANDASAN TEORI 2.

2.1 1 TTeoeoriri-t-teoeori ri UmUmumum 2.1.1

2.1.1 SisteSistem m InfInformaormasisi

2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:7) mendefinisikan sistem Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:7) mendefinisikan sistem informasi sebagai sekumpuan komponen !ang saing berkaitan !ang informasi sebagai sekumpuan komponen !ang saing berkaitan !ang men

mengumgumpupukankan, , memmemproproses, ses, menmen!im!impanpan, , dan dan menmen!ed!ediakiakan an "asi"asi inform

informasi asi !ang dibutu"k!ang dibutu"kan an untuuntuk k men!emen!eesaikaesaikan n tugastugas#tugas #tugas bisnibisniss tertentu$

tertentu$ %&B

%&Brien rien (20(2005:05:6) 6) menmendefdefiniinisikasikan n sistsistem em infinformormasi asi sebsebagaagaii sua

suatu tu komkombinbinasi asi !an!ang g terterororganganisasisasi i dardari i manmanusiusia, a, perperangangkat kat kerkeras,as,  perangkat

 perangkat unak, unak, 'aringan 'aringan komunikasi, komunikasi, dan dan sumber sumber da!a da!a data data !ang!ang mengumpukan, menguba", dan men!ebaruaskan informasi di daam mengumpukan, menguba", dan men!ebaruaskan informasi di daam suatu perusa"aan$

suatu perusa"aan$

Stair dan e!nods (2006:) mendefinisikan sistem informasi Stair dan e!nods (2006:) mendefinisikan sistem informasi sebagai sekumpuan komponen !ang saing berkaitan !ang berfungsi sebagai sekumpuan komponen !ang saing berkaitan !ang berfungsi untuk

untuk mengmengumpuumpukan, kan, memanmemanipuasipuasi, i, men!imen!impan, mpan, men!men!ebaruebaruaskanaskan dat

data a dan dan infinformormasi asi !an!ang g dipdiperuerukan kan sertserta a menmen!ed!ediakiakan an mekmekanianismesme umpan baik untuk mencapai suatu tu'uan tertentu$

umpan baik untuk mencapai suatu tu'uan tertentu$ 2.1.1.2 Komonen Sistem

2.1.1.2 Komonen Sistem InformasiInformasi Sat

Satzinzingerger, , JackJacksonson, , dan dan BurBurd d (20(2005:05:*) *) menmen!at!atakaakan n ba"ba"+a+a komponen sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut:

komponen sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut:

am

ambar bar 2$- 2$- .om.omponponen en SisSistem tem /nf/nformormasi asi (Sa(Satzitzingenger, r, JackJacksonson, , dandan Burd)

7 7

%&Brien (2005:22) men!atakan ba"+a suatu sistem informasi %&Brien (2005:22) men!atakan ba"+a suatu sistem informasi !a

!ang ng didinanamimis s akakan an mememimiiiki ki titiga ga kokompmpononen en dadasasar r !a!ang ng sasaiingng  berinteraksi, !aitu sebagai berikut:

 berinteraksi, !aitu sebagai berikut: a$

a$  Input  Input  e

eibaibatkatkan n penpengamgambibian an eeeemen men !an!ang g memmemasukasuki i suasuatu tu sistsistemem untuk kemudan diproses men'adi informasi$

untuk kemudan diproses men'adi informasi$  b$

 b$  Processing  Processing 

eibatkan proses !ang menguba"

eibatkan proses !ang menguba" input input  men'adi men'adi output output $$ c$

c$ Output Output  e

eiibabatktkan an pepengngaai"i"an an eeememen en !a!ang ng didiprprododukuksi si ooe" e" prprososeses  peruba"an kepada tu'uan ak"irn!a$

 peruba"an kepada tu'uan ak"irn!a$ 2.1.2

2.1.2 PeraPerang!at ng!at LunaLuna! ! 

2.1.2.1 Pengertian Perang!at Luna!  2.1.2.1 Pengertian Perang!at Luna! 

1ressman (2005:6) mendefinisikan perangkat unak sebagai: 1ressman (2005:6) mendefinisikan perangkat unak sebagai: a$

a$ /ns/nstrutruksi (progksi (program kompram komputeuter) !ang ketikr) !ang ketika a di'di'aaaankankan n menmen!ed!ediakiakanan fitur, fungsi, dan kiner'a

fitur, fungsi, dan kiner'a !ang diinginkan$!ang diinginkan$  b$

 b$ Struktur Struktur data data !ang !ang memungkinkan memungkinkan suatu suatu program program untuk untuk  memanipuasi informasi$

memanipuasi informasi$ c$

c$ 3o3okumkumen !ang meen !ang menggnggambambarkarkan operan operasi dan kegasi dan kegunaunaan dari suaan dari suatutu  program$

 program$

2.1.2.2 Kara!teristi! Perang!at Luna!  2.1.2.2 Kara!teristi! Perang!at Luna! 

1r

1resessmsman an (2(200005:5:77) ) memen!n!atatakakan an baba"+"+a a peperarangngkakat t uunanak k  memiiki karakteristik !ang berbeda dari perangkat keras, !aitu sebagai memiiki karakteristik !ang berbeda dari perangkat keras, !aitu sebagai  berikut:

 berikut: a$

a$ 1er1erangangkat unakat unak dikemk dikembanbangkagkan n ataatau u dirdirekaeka!asa!asa, , bukbukan diproan diprodukduksisi daam pengertian kasik 

daam pengertian kasik  4

4aaupaaupun un terdapterdapat at beberabeberapa pa persamapersamaan an di di daam daam pengepengembangmbanganan  perangkat

 perangkat unak unak dan dan perangkat perangkat keras, keras, namun namun kedua kedua aktiitas aktiitas iniini  pada

 pada dasarn!a dasarn!a sangat sangat amat amat berbeda$ berbeda$ 3ari 3ari kedua kedua aktiitas aktiitas tersebut,tersebut, kuaitas !ang tinggi dicapai meaui desain !ang baik, namun fase kuaitas !ang tinggi dicapai meaui desain !ang baik, namun fase man

manufaufaktuktur r untuntuk uk perperangangkat kat kerkeras as dapdapat at menmen'ea'easkaskan n masmasaaaa"" kuaitas !ang tidak terdapat pada perangkat unak$ .edua aktiitas kuaitas !ang tidak terdapat pada perangkat unak$ .edua aktiitas te

tersrsebebut ut memembmbututu"u"kakan n kokonsnstrtrukuksi si prprododukuk, , nanamumun n dedengnganan  pendekatan

* *

 bidang

 bidang pereka!asaan$ pereka!asaan$ Jadi Jadi kesimpuann!a, kesimpuann!a, pro!ek pro!ek perangkat perangkat unak unak  tidak dapat dikeoa seperti pro!ek pemanufakturan$

tidak dapat dikeoa seperti pro!ek pemanufakturan$  b$

 b$ 1erangkat unak tidak usang atau "abis terpakai1erangkat unak tidak usang atau "abis terpakai ing

ingkat kegagaan perangkat kat kegagaan perangkat keras !ang tinggi biasan!a disekeras !ang tinggi biasan!a disebabkanbabkan oe" kesaa"an perancangan atau kesaa"an pembuatan di pabrik$ oe" kesaa"an perancangan atau kesaa"an pembuatan di pabrik$ Set

Setea" ea" dipdiperberbaikaiki, i, biabiasansan!a !a tintingkagkat t kegkegagaagaan an akaakan n menmenuruurunn "ingga ke suatu tingkat !ang stabi untuk periode +aktu tertentu$ "ingga ke suatu tingkat !ang stabi untuk periode +aktu tertentu$ Se

Seiririning g dedengngan an beber'r'aaanann!n!a a +a+aktktu, u, titingngkakat t kekegagagagaaan n akakanan meningkat kembai akibat pengaru" ingkungan ter"adap komponen meningkat kembai akibat pengaru" ingkungan ter"adap komponen  perangkat keras$ 3engan kata ain, perangkat keras men'adi usang$  perangkat keras$ 3engan kata ain, perangkat keras men'adi usang$ Sedangkan pada perangkat unak, tingkat kegagaan !ang tinggi Sedangkan pada perangkat unak, tingkat kegagaan !ang tinggi  biasan!a

 biasan!a disebabkan disebabkan oe" oe" keadaan keadaan !ang !ang tidak tidak diperkirakandiperkirakan sebeu

sebeumn!amn!a$ $ Setea" diperbaikSetea" diperbaiki, i, tingktingkat at kegagkegagaan aan tersebtersebut ut akanakan menurun "ingga ke suatu tingkat !ang stabi$ Jadi kesimpuann!a, menurun "ingga ke suatu tingkat !ang stabi$ Jadi kesimpuann!a,  perangkat unak tidak akan perna" usang atau "ab

 perangkat unak tidak akan perna" usang atau "abis terpakai$is terpakai$ c$

c$ eseskipkipun induun industri berstri bergergerak menu'ak menu'u u kokonstrnstruksuksi i berberbasbasis kompois komponennen ((component-based constructioncomponent-based construction), ), sebsebagiagian an besbesar ar perperangangkat kat ununak ak  masi" dibangun seperti biasa (

masi" dibangun seperti biasa (custom built custom built )) .

.oommppoonneen n ppeerrananggkkaat t uunnaak k ssee""aarruussnn!!a a ddiirrananccaanng g ddaann diimpementasikan se"ingga dapat digunakan beruang#uang pada diimpementasikan se"ingga dapat digunakan beruang#uang pada  beberapa program

 beberapa program !ang berbeda$ !ang berbeda$ .omponen !ang .omponen !ang dapat dapat digunakandigunakan  beruang#uang

 beruang#uang membungkus membungkus data data dan dan proses proses !ang !ang diapikasikandiapikasikan kep

kepada ada datdata, a, memmemungungkinkinkan kan perperekaeka!as!asa a perperangangkat kat ununak ak untuntuk uk  me

mencncipiptaktakan an apapiikakasi si babaru ru dadari ri babagigian an !a!ang ng dadapapat t didigugunanakakann  beruang#uang$

 beruang#uang$

2.1.2." Proses Perang!at Luna!  2.1.2." Proses Perang!at Luna! 

Sommerie (20--:) men!atakan ba"+a proses di daam suatu Sommerie (20--:) men!atakan ba"+a proses di daam suatu  perangkat unak ada empat, !aitu sebagai berikut:

 perangkat unak ada empat, !aitu sebagai berikut: a$

a$ SoftwarSoftware e specificationspecification

3i mana peanggan dan pereka!asa mendefinisikan perangkat unak  3i mana peanggan dan pereka!asa mendefinisikan perangkat unak  !ang akan dikembangkan dan batasan#batasan pada operasin!a$ !ang akan dikembangkan dan batasan#batasan pada operasin!a$  b$

 b$ SoftwarSoftware e development development 

3i mana perangkat unak dirancang dan diprogram$ 3i mana perangkat unak dirancang dan diprogram$



c$ Software validation

3i mana perangkat unak dicek untuk memastikan ba"+a perangkat unak tersebut adaa" apa !ang dibutu"kan oe" peanggan$

d$ Software evolution

3i mana perangkat unak dimodifikasi untuk memenu"i peruba"an kebutu"an dari peanggan dan kebutu"an pasar$

2.1.2.# Re!a$asa Perang!at Luna! 

Bauer, di daam buku karangan 1ressman (2005:5) mendefinisikan reka!asa perangkat unak sebagai pembentukan dan  penggunaan prinsip#prinsip reka!asa suara untuk meng"asikan  perangkat unak !ang ekonomis !ang "anda dan beker'a secara efisien  pada mesin n!ata$

/888 ( Institute of Electrical and Electronics Engineers), di daam buku karangan 1ressman (2005:5) mendefinisikan reka!asa  perangkat unak sebagai suatu penerapan pendekatan sistematis, disipin, dan dapat diukur untuk pengembangan, operasi, dan  pemei"araan perangkat unak, !aitu penerapan reka!asa perangkat

unak$

Sommerie (20--:2) mendefinisikan reka!asa perangkat unak sebagai disipin reka!asa !ang berkaitan dengan segaa aspek  dari produksi perangkat unak$

2.1." Intera!si %anusia &an Komuter

2.1.".1 Pengertian Intera!si %anusia &an Komuter

S"neiderman dan 1aisant (20-0:22) men!atakan ba"+a interaksi manusia dan komputer berkaitan dengan tampian interface !ang digunakan oe" pengguna untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan komputer$

/nteraksi manusia dan komputer merupakan disipin imu !ang  ber"ubungan dengan perancangan, eauasi, dan impementasi sistem komputer interaktif !ang diinginkan manusia$ .epentingan pengguna "arus diper"atikan di daam membuat apikasi komputer$ aka di"arapkan apikasi !ang di"asikan "arus seinteraktif mungkin dan dapat digunakan dengan muda" oe" para pengguna$

-0

2.1.".2 Prinsi Peran'angan Antarmu!a

S"neiderman dan 1aisant (20-0:7) men!atakan ba"+a prinsip  perancangan antarmuka mengacu kepada deapan aturan emas atau

eight golden rules, !aitu sebagai berikut: a$ 9sa"akan untuk konsisten

1erancangan menu, +arna, tampian, 'enis "uruf pada antarmuka "arus diakukan dengan konsisten$

 b$ emenu"i kegunaan uniersa

1engguna antarmuka sangat beragam, se"ingga di daam merancang a!ar "arus mempertimbangkan perbedaan di daam "a usia, "ambatan fisik, dan ariasi teknoogi$ Jadi, ada pemberian  petun'uk kepada pengguna pemua dan  shortcut  bagi pengguna

!ang tea" berpengaaman$

c$ emberikan umpan baik !ang informatif 

9ntuk setiap aksi !ang diakukan oe" pengguna, "arus diberikan umpan baik agar tercipta suasana !ang komunikatif$ 1ada aksi !ang bersifat keci dan sering digunakan, respon !ang diberikan seder"ana$ amun, pada aksi !ang bersifat rumit dan 'arang digunakan, respon !ang diberikan "arus ebi" rinci$

d$ erancang diaog untuk meng"asikan penutupan

3i daam merancang komunikasi arus baik dengan pengguna, urutan tindakan "arus diatur sedemikian rupa dengan mengeta"ui keadaan a+a, tenga", dan tentu sa'a ak"ir$

e$ encega" ter'adin!a kesaa"an

Sebisa mungkin, suatu sistem dirancang untuk dapat mencega"  pengguna dari kesaa"an fata !ang dapat ter'adi$ Sebagai conto", terdapat aidasi pada formuir$ ;pabia pengguna meakukan kesaa"an, maka sistem "arus men!ediakan instruksi kepada  pengguna tentang bagaimana cara memperbaiki kesaa"an tersebut$ f$ emungkinkan pembaikan aksi !ang muda"

.etika pengguna tidak senga'a meakukan aksi !ang tidak  diinginkan dan ingin meakukan pembataan, sistem "arus men!ediakan fungsi pembataan agar pengguna merasa n!aman dan tidak takut di daam mengeksporasi sistem$

--g$ endukung pusat kendai interna

1engguna memiiki kekuasaan atas suatu sistem se"ingga dapat mengontro program#program !ang ada di daam sistem tersebut$ "$ engurangi beban ingatan 'angka pendek 

ampian "arus dibuat seseder"ana mungkin se"ingga pengguna tidak peru ban!ak mengingat$ ampian dari setiap "aaman "arus diperkuat dan frekuensi perpinda"an 'endea "arus diminimaisasi$ 2.1.# Basis Data

2.1.#.1 Pengertian Basis Data

<onno! dan Begg (20-0:65) mendefinisikan basis data sebagai sekumpuan data !ang ber"ubungan secara ogika serta dirancang untuk memenu"i kebutu"an informasi !ang dibutu"kan suatu organisasi$

4iiams dan Sa+!er (20-0:-6) mendefinisikan basis data sebagai koeksi data !ang disimpan secara eektronik daam sistem komputer$

2.1.#.2 Database Management System

<onno! dan Begg (20-0:6*) men!atakan ba"+a terdapat  beberapa komponen  Database Management System, !aitu sebagai  berikut:

a$  Hardware (perangkat keras)

3BS membutu"kan perangkat keras untuk men'aankan apikasin!a$ 1erangkat keras tersebut dapat meiputi suatu 1<, mainframe atau 'aringan komputer$

 b$ Software (perangkat unak)

.omponen perangkat unak itu sendiri berupa program apikasi atau %S (Operating System)$

c$ 3ata

3ata merupakan komponen !ang penting daam 3BS dan berasa dari sudut pandang pengguna$ 3ata berperan sebagai peng"ubung antara pengguna dan mesin$

d$ 1rosedur 

1rosedur merupakan instruksi !ang mengatur perencanaan  penggunaan basis data$

-2

e$ Sumber 3a!a anusia

.omponen terak"ir merupakan manusia !ang ber"ubungan dengan sistem, cakupann!a adaa" sebagai berikut:

-$  Data dministration

engatur sumber da!a data, meiputi perencanaan basis data,  pengembangan dan pemei"araan standar dan desain basis data

secara ogika dan konseptua$ 2$  Database dministration

engatur reaisasi fisik dari apikasi basis data !ang meiputi desain fisik dan impementasi, keamanan dan penga+asan  performa sistem dan pengaturan uang basis data$

$  Database Designer 

 Database Designer ogika mengidentifikasi data berupa entitas dan atribut, reasi antar data dan batasan data !ang disimpan, sedangkan  Database Designer  fisika !ang menentukan  bagaimana desain ogika akan diimpementasikan$

$  pplication Developer 

engembangkan program apikasi !ang men!ediakan kebutu"an pengguna ak"ir$

5$  End-!ser  (pengguna ak"ir)

1engguna ak"ir dapat digoongkan men'adi dua bagian, !aitu sebagai berikut:

a$  "aive !sers, merupakan pengguna !ang tidak peru ta"u mengenai Database Management #ifecycle$

 b$ Sophisticated !sers, merupakan pengguna !ang peru ta"u mengenai Database Management #ifecycle$

1ada umumn!a,  Database Management System  memiiki fasiitas sebagai berikut:

a$ =asiitas untuk mendefinisikan basis data dengan menggunakan sebua"  Data Definition #anguage (33>)$ 33> mengizinkan  pengguna untuk menentukan tipe, struktur dan batasan !ang dapat

disimpan ke daam basis data tersebut$

 b$ =asiitas !ang dapat membantu pengguna menamba", menguba", meng"apus dan mengambi kembai data dari basis data !ang umumn!a menggunakan  Data Manipulation #anguage  (3>)$

- Seain itu ada fasiitas !ang mea!ani akses data !ang dinamakan $uery language$

c$ =asiitas untuk mengontro basis data dengan menggunakan Data %ontrol #anguange (3<>)$ ;kses !ang diingkupi oe" fasiitas ini ada beberapa, !aitu sebagai berikut:

-$ Sistem keamanan !ang mencega" pengguna !ang tidak  memiiki +e+enang untuk mengakses data$

2$ Sistem !ang memei"ara konsistensi suatu data$

$ Sistem !ang membagi akses ke daam suatu basis data$

$ Sistem kontro pengembaian data !ang dapat mengembaikan data kepada kondisi sebeumn!a 'ika ter'adi kegagaan  perangkat$

5$ 3eskripsi data !ang ada daam basis data$

<onno! dan Begg (20-0:77) men!atakan ba"+a terdapat  beberapa keuntungan dari penggunaan 3BS, !aitu sebagai berikut:

a$ .ontro ter"adap redundansi data

Basis data berusa"a meng"iangkan penguangan dengan meakukan integrasi file  se"ingga berbagai copy dari data !ang sama tidak tersimpan$

 b$ .onsistensi data

3engan adan!a pengendaian data dengan meng"iangkan redundansi, data !ang tidak konsisten data dapat di"indari$ Jika data !ang terdapat di daam sistem "an!a disimpan daam satu tempat, maka update cukup diakukan sekai dan niai baru akan tersedia  bagi semua pengguna$

c$ Ban!akn!a informasi dari data !ang sama

3engan terintegrasin!a data !ang terdapat daam sistem maka memungkinkan organisasi mendapatkan informasi tamba"an !ang ebi" berkuaitas$

d$ 1engaksesan data oe" beberapa user daam +aktu !ang sama

.euntungan ini memungkinkan setiap pengguna mendapatkan data dari sumber !ang sama berdasarkan otoritas !ang mereka miiki$

-

e$ eningkatkan integritas data

/ntegritas mengacu pada aiditas dan konsistensi data !ang tersimpan$ /ntegritas biasan!a didefinisikan sebagai batasan !ang tidak boe" dianggar oe" sistem basis data$

f$ eningkatkan keamanan

.eamanan basis data meindungi basis data penggunaan oe" pi"ak  !ang tidak berotoritas$ ?a ini dapat diakukan dengan pemanfaatan sistem usernamedan password  daam menggunakan sistem$ ;kses !ang diingkupi antara ain retrieval& insert& update dan delete data$ g$ enetapkan standarisasi daam pen!a'ian data

/ntegrasi ini didefinisikan daam pembuatan standar !ang diperukan daam suatu organisasi$ ?a ini berguna untuk  memfasiitasi pertukaran data antara sistem, ketetapan penamaan, standar dokumentasi, dan prosedur pengaturan "ak akses$

"$ engurangi bia!a

Bia!a pengembangan dan pemei"araan sistem !ang baru di"arapkan akan meng"asikan tota bia!a !ang ebi" renda"$

i$ en!eimbangkan konfik dari kebutu"an !ang ada

Setiap pengguna mempun!ai kebutu"an !ang berbeda#beda dengan adan!a sistem basis data akan men!ediakan penggunaan terbaik  dari sumber da!a bagi keseuru"an organisasi$

 '$ eningkatkan aksesibiitas, produktifitas penggunan!a

3BS dapat meningkatkan aksesibiitas dan produktiitas para  penggunan!a$

k$  'ac(up dan recovery

3BS memiiki kemampuan daam pengeoaan data dengan  beberapa fasiitas bac(up dan recovery$

<onno! dan Begg (20-0:77) men!atakan ba"+a terdapat  beberapa kerugian dari penggunaan 3BS, !aitu sebagai berikut:

a$ .ompeksitas

3aam men'aga reiabiitas data !ang terdapat daam suatu sistem, maka seringkai repikasi 3BS digunakan$ 3engan di'aankannn!a prosedur ini maka menimbukan berbagai macam masaa" !ang kompeks dimana  Database dministrator   (3B;) "arus dapat men!ediakan pengaksesan data !ang ebi" cepat,

-5 "anda dan up-to-date$ Jika apikasi daam 3BS tidak dapat menangani "a tersebut sean'utn!a akan ter'adi penurunan kiner'a dari 3BS$

 b$ 9kuran

3engan kompeksitas !ang ada, 3BS men'adi perangkat unak  !ang sangat besar se"ingga memerukan ban!ak ruang hard dis(  dan 'uma" memory !ang besar untuk dapat ber'aan dengan baik$ c$ Bia!a

Bia!a dari pembeian 3BS !ang tidak mura" serta terdapat  pemei"araan ta"unan membuat bia!a dari 3BS men'adikan tota

keseuru"ann!a tidak sedikit$ d$ amba"an bia!a perangkat keras

.ebutu"an tempat pen!impanan bagi 3BS memerukan  pembeian tempat pen!impanan tamba"an$ .emudian untuk 

mencapai "asi !ang diinginkan diperukan agi tamba"an bia!a !ang ebi" besar$

e$ Bia!a dari proses konersi

Seain kedua bia!a di atas, 3BS 'uga memerukan bia!a dari  proses konersi !ang 'uma"n!a 'uga tidak sedikit$

2.1.#."Fact Finding Techniques

<onno! dan Begg (20-0:-) mendefinisikan  fact finding  techni$ues sebagai suatu proses forma !ang menggunakan +a+ancara dan men!ebarkan kuesioner untuk mengumpukan fakta tentang sistem, kebutu"an dan preferensi pengguna$

erdapat beberapa teknik !ang umum digunakan, !aitu sebagai  berikut:

a$  E)amining Documentation

3apat berguna saat mencoba mendapatkan keuntungan dari  beberapa informasi atar beakang kemuncuan basis data$

 b$  Interviewing 

eknik +a+ancara merupakan !ang paing umum daam ta"apan  pencarian fakta$

c$ Observing the Enterprise in Operation

erupakan teknik mema"ami sistem !ang memungkinkan  partisipan mei"at pengguna daam men'aankan sistem ber'aan$

-6

d$  *esearch

erupakan teknik meakukan peneitian ter"adap suatu masaa" daam suatu sistem$

e$ +uestionnaire

erupakan teknik penemuan fakta dengan men!ebarkan kuesioner$ 2.1.#.# Database System Development Lifecycle

<onno! dan Begg (20-0:-) men!atakan ba"+a aktiitas utama !ang ada di setiap angka" daam Database System Development   #ifecycle adaa" sebagai berikut:

a$  Database Planning 

1erencanaan basis data merupakan aktifitas merencanakan sikus "idup apikasi basis data untuk dapat di+u'udkan secara efisien dan efektif$ iga "a utama !ang tekait dengan proses ini adaa" sebagai  berikut:

-$ engidentifikasi rencana dari sistem !ang akan dibangun$

2$ 8auasi sistem !ang ada untuk menetapkan keebi"an dan kekurangan sistem$

$ 1enaksiran kesempatan / !ang dapat memberikan keuntungan kompetitif$

>angka" penting di daam perencanaan basis data adaa" sebagai  berikut:

-$ enentukanmission statement 

 Mission statement merupakan tu'uan utama dari sistem basis data$  Mission statement  membantu men'easkan tu'uan dari  pro,ect   dan memberikan ara" !ang 'eas untuk mendapatkan "asi !ang efektif dan efisien dari s!stem basis data !ang akan dibangun$

2$ enentukanmission ob,ectives

Setiap mission ob,ective men'easkan tugas k"usus !ang "arus didukung oe" basis data berdasarkan apa !ang tea" di'abarkan darimission statement $ Se"ingga basis data !ang tea" memenu"i mission ob,ective besar kemungkinan suda" memenu"imission statement $

-7  b$ System Definition

Spesifikasi dari ingkup dari sistem basis data meiputi ma,or user  view, user dan area apikasi$ !ser view menentukan data apa sa'a !ang boe" diakses oe" pengguna dan memastikan setia p pengguna teribat daam perancangan sistem basis data$

c$  *e$uirement %ollection and nalysis

;naisa !ang "arus dipenu"i untuk kebutu"an sistem basis data !ang baru$ 3ata !ang dikumpukan dapat berupa:

-$ 3eskripsi mengenai data$

2$ 1en'easan mengenai bagaimana cara data di"asikan$

$ .ebutu"an tamba"an untuk sistem basis data !ang akan dibangun$

d$  Database Design

a"ap ini merupakan proses merancang basis data !ang diinginkan$ ;da dua pendekatan daam perancangan basis data, !aitu sebagai  berikut:

-$  'ottom !p pproach

1endekatan ini dimuai dari tingkat atribut !ang meaui anaisis dan penggabungan untuk kemudian dikeompokkan ke daam reasi !ang menggambarkan tipe antar entitas$ 1endekatan ini digunakan 'ika basis data !ang ada seder"ana dan dengan  'uma" !ang sedikit$

2$ op Down pproach

1endekatan ini dimuai dari pengembangan mode data !ang terdiri dari beberapa "ubungan reasiona dan entitas$ 1endekatan ini biasa digunakan 'ika basis data !ang digunakan rumit dengan 'uma" atribut !ang cukup ban!ak$

;dapun perancangan basis data dapat dibagi men'adi tiga ta"apan utama, !aitu sebagai berikut:

-$ %onceptual Database Design

1roses pembangunan suatu mode data !ang terepas dari  pertimbangan fisik, "an!a menekankan ter"adap konsep$

-*

2$  #ogical Database Design

1roses pembangunan mode data dari informasi !ang diperoe"  berdasarkan peneitian tertentu tapi bebas dari "a teknika

ataupun !ang berkaitan dengan 3BS$ $  Physical Database Design

1roses pembangunan deskripsi impementasi basis data pada  secondary storage, !ang menggambarkan struktur pen!impanan

dan metode akses data secara cepat$

<onno! dan Begg (20-0:2) mendefinisikan  Data Definition  #anguange sebagai suatu ba"asa !ang mengizinkan pengguna

daam men'easkan serta memberi nama entitas, atribut dan reasi !ang dibutu"kan beserta kesatuan integritas dan keamanan$

<onno! dan Begg (20-0:0) men!atakan ba"+a ada beberapa 'enis  synta) !ang digunakan daam perancangan "ingga pengeoaan  basis data, !aitu sebagai berikut:

-$  Data Definition #anguange (33>)

erupakan ba"asa !ang digunakan oe" administrator   basis data daam men'easkan dan memberi nama suatu entitas, atribut dan reasi data !ang dibutu"kan apikasi bersamaan dengan penerapan integritas data$

2$  Data Manipulation #anguange (3>)

erupakan ba"asa !ang digunakan untuk pengeoaan basis data seperti "a menampikan ( select ), menamba" (insert ) & menguba" data (update), meng"apus data (delete)$

e$  D'MS Selection

1roses pemii"an 3BS !ang tepat untuk mendukung sistem basis data$ 1emii"an 3BS !ang baik berguna daam memenu"i kebutu"an organisasi di masa mendatang dan men!eimbangkan  pengeuaran !ang ter'adi karena pembeian produk 3BS$

<onno! dan Begg (20-0:25) men!atakan ba"+a ta"ap#ta"ap daam pemii"an 3BS adaa" sebagai berikut:

-$ enentukan kerangka acuan peneitian$ 2$ embatasi "an!a 2 sampai  pii"an sa'a$ $ engeauasi produk$

- f$  pplication Design

<onno! dan Begg (20-0:2) mendefinisikan perancangan apikasi sebagai suatu aktiitas merancang antarmuka dan program apikasi !ang akan menggunakan dan memproses basis data$ 3aam merancang basis data pastikan ba"+a fungsionaitas !ang diutarakan daam rancangan memenu"i kebutu"an pengguna$

g$  Prototyping 

<onno! dan Begg (20-0:2) mendefinisikan prototyping sebagai suatu aktiitas membangun sebua" mode ker'a dari apikasi basis data !ang mengizinkan pengguna untuk isuaisasi dan eauasi gambaran sistem secara men!euru"$

;da dua strategi daam merancang prototype, !aitu sebagai berikut: -$  *e$uirements Prototyping 

enggunakan sebua" prototype  untuk menentukan kebutu"an sistem basis data !ang diusukan dan begitu suda" terpenu"i  prototype tidak digunakan agi$

2$  Evolutionary Prototyping 

enggunankan sebua"  prototype untuk tu'uan !ang sama$ Begitu kebutu"an pengguna suda" terpenu"i,  prototype  tidak  dibuang meainkan dikembangkan men'adi apikasi basis data !ang akan ber'aan$

Beberapa tu'uan pembuatan prototype adaa" sebagai berikut: -$ engidentifikasi fitur !ang ada daam sistem !ang ber'aan$ 2$ eakukan perbaikan ter"adap fitur !ang ditemukan$

$ engeompokkan kebutu"an pengguna$

$ engeauasi kemungkina !ang ter'adi dari rancangan sistem k"usus$

"$  Implementation

a"ap ini berfungsi daam membuat definisi physical database dan  program apikasi$

/mpementasi basis data dapat dicapai dengan menggunakan:

-$ 33> untuk membuat skema basis data dan  file basis data kosong$

20

$ > dan > untuk membuat program apikasi basis data dan disertakan dengan menggunakan 3>$

i$  Data %onversion and #oading 

a"ap ini bertu'uan daam pemuatan data ke daam sistem !ang  baru se"ingga memungkinkan penggabungan antara apikasi !ang  ber'aan dengan basis data !ang baru$ 3BS memiiki utiitas untuk memanggi  file  !ang ada ke daam basis data baru untuk  digunakan daam apikasi$

 '$ esting 

a"ap ini men'aankan u'i coba ter"adap sistem basis data apabia ada error  dan memaidasi ter"adap spesifikasi kebutu"an  pengguna$

k$ Operational Maintenance

a"ap ini berfungsi meakukan pengeoaan ter"adap sistem basis data !ang suda" di'aankan$

a"apan pemei"araan ini adaa" sebagai berikut:

-$ 1enga+asan kiner'a sistem dan pengaturan uang basis data akan diakukan 'ika penurunan kiner'a$

2$ Jika diperukan, pemba"aruan sistem basis data$ 2.1.#.( Peran'angan Basis Data

<onno! dan Begg (20-0:20) mendefinisikan perancangan  basis data sebagai proses pembuatan desain !ang membantu men'easkan pers!aratan misi dari perusa"aan dan tu'uan dari kebutu"an sistem basis data$

a"apan perancangan basis data ada tiga, !aitu sebagai berikut: a$ a"apan konseptua

erupakan proses pembangunan mode dari data !ang digunakan daam perusa"aan dan tidak tergantung dengan pertimbangan basis data secara fisika$

 b$ a"apan ogika

erupakan proses pembangunan mode informasi berdasarkan mode data tertentu dan tidak tergantung pada  Database  Management System dan pertimbangan fisik ainn!a$

2-c$ a"apan fisika

a"apan perancangan basis data fisika merupakan suatu proses  pembuatan deskripsi tentang impementasi basis data pada  secondary storage& menggambarkan basis reasi, organisasi file dan indeks !ang digunakan untuk mencapai akses data !ang efisien serta integritas terkait dengan pengukuran keamanan$

2.1.#.) Konse Dasar %o&e* ER 

<onno! dan Begg (20-0:7-) mendefinisikan  E* Modelling  sebagai pendekatan daam merancang basis data !ang dimuai dengan mengidentifikasi data penting men'adi entitas "ingga relationship antar  data "arus dipresentasikan daam mode$

Beberapa konsep dasar daam  E* modeling  antara ain attribute& (eys& structural constraints& relationship type$

a$  Entity (8ntitas)

8ntitas merupakan ob'ek#ob'ek !ang memiik property !ang sama dan diidentifikasi karena keberadaann!a !ang bebas (independence e)istence)$

<onno! dan Begg (20-0:*) men!atakan ba"+a terdapat dua  'enis entitas, !aitu sebagai berikut:

-$ Strong Entity ypes

8ntitas !ang keberadaann!a tidak bergantung pada entitas ainn!a$ .arakter dari  strong entity type merupakan setiap entitas memiiki atribut primary (ey !ang suda" teridentifikasi$ 2$ .ea( Entity ypes

8ntitas !ang keberadaann!a bergantung pada entitas ainn!a$ .arakteristik dari wea( entity merupakan entitas !ang tidak  dapat diidentifikasikan dengan menggunakan atribut !ang terkait dengan entitasn!a sendiri$

 b$  *elationship ypes

<onno! dan Begg (20-0:7) mendefinisikan relationship types sebagai "ubungan antar entitas dan memiiki arti tertentu$ Sedangkan relationship occurrence merupakan suatu gabungan !ang dapat diidentifikasikan secara unik berupa ke'adi dari entitas !ang terkait$

22

3era'at dari tipe reasi merupakan 'uma" 'enis entitas !ang terkait daam suatu "ubungan$ 8ntitas !ang terkait daam "ubungan tersebut dinamakan participant , sedangkan 'uma" peserta daam suatu 'enis reasi disebut dera'at reasi$

3era'at dan tipe reasi ada beberapa, !aitu sebagai berikut: -$  'inary *elationship

erupakan "ubungan antar dua entitas$

ambar 2$2 <onto" 'inary *elationship 2$ ernary *elationship

erupakan "ubungan antar tiga entitas$

 ambar 2$ <onto" ernary *elationship

2

merupakan "ubungan antar empat entitas$

ambar 2$ <onto" +uarternary *elationship $ !nary *elationship

erupakan "ubungan antar satu tipe entitas dimana tipe entitas ikut serta ebi" dari satu kai dengan peranan !ang berbeda, atau disebut 'uga recursive relationship$

ambar 2$5 <onto" !nary *elationship c$  ttributes

<onno! dan Begg (20-0:50) mendefinisikan atribut sebagai  property dari sebua" entitas atau tipe reasi$  ttribut domain merupakan kumpuan niai !ang diperboe"kan bagi satu atau ebi" atribut$

<onno! dan Begg (20-0:5-) men!atakan ba"+a ada beberapa  'enis atribut, !aitu sebagai berikut:

-$ Simple and composite attribute

Simple attribute adaa" atribut !ang terdiri dari satu komponen tungga dan tidak dapat dibagi men'adi bagian !ang ebi" keci

2

agi$ Sementara composite attribute adaa" atribut !ang terdiri dari komponen !ang memiiki keberadaan !ang independent $ 2$ Single and multi valued attribute

Single-valued attribute adaa" atribut !ang mempun!ai niai tungga untuk suatu peristi+a$ Sedangkan multi-valued attribute mempun!ai beberapa niai untuk suatu ke'adian$

$  Derived attribute

 Derived attribute merupakan atribut !ang memiiki niai !ang di"asikan dari atribut ainn!a dan dapat berasa dari ban!ak  entitas$

$  /eys

<onno! dan Begg (20-0:52) men!atakan ba"+a ada ima  'enis (eys, !aitu sebagai berikut:

a$ %andidate /ey

erupakan 'uma" minima atribut !ang unik  mengidentifikasikan ke'adian dari tipe entitas$

 b$  Primary /ey

erupakan candidate (ey !ang dipii" untuk  mengidentifikasikan ke'adian secara unik$

c$ %omposite /ey

erupakan candidate (ey !ang terdiri dari dua atau ebi" atribut$

d$  lternate /ey

erupakan candidate (ey !ang tidak dipii" men'adi  primary (ey, biasa disebut secondary (ey$

e$  0oreign /ey

erupakan primary (ey pada entitas !ang digunakan entitas ainn!aStructural %onstraints$

<onno! dan Begg (20-0:56) men!atakan ba"+a constraint  se"arusn!a menggambarkan batasan dari reasi tanggapan daam keadaan sebenarn!a$

ipe utama dari constraint  disebut dengan multiplicity$ Multiplicity merupakan 'uma" ke'adian !ang mungkin ter'adi pada entitas !ang  ber"ubungan dengan sebua" ke'adian dari tipe entitas !ang

25

tergabung daam relationship$ Multiplicity biasan!a terdiri dari dua  batasan terpisa", !aitu sebagai berikut:

-$ %ardinality

en'easkan 'uma" maksimum dari ke'adian !ang mungkin ter'adi antar entitas !ang terikat daam reasi tersebut$

2$  Participation

enetapakan 'uma" entitas !ang ber"ubungan daam suatu reasi$

easi !ang umum merupakan binary relationship, !aitu sebagai berikut:

a$ One to One (-:-)  b$ One to Many (-:@)

c$  Many to Many (@:@)

2.2 Teori-teori K+usus

2.2.1  Enterprise Resource Planning 

4i'a!a dan 3arudiato (200:27) mendefinisikan Enterprise *esource  Planning  (81) sebagai konsep untuk merencanakan dan mengeoa sumber 

da!a perusa"aan, !aitu berupa paket apikasi program terintegrasi dan muti modu !ang dirancang untuk mea!ani dan mendukung berbagai fungsi daam  perusa"aan, se"ingga peker'aan men'adi ebi" efisien dan dapat memberikan  pea!anan ebi" bagi konsumen, !ang ak"irn!a dapat meng"asikan niai tamba" dan memberikan keuntungan maksima bagi semua pi"ak !ang  berkepentingan ( sta(eholder ) atas perusa"aan$

4i'a!a dan 3arudiato (200:26) men!atakan ba"+a integrasi daam konsep sistem 81 ber"ubungan dengan interpretasi sebagai berikut:

a$ eng"ubungkan antara berbagai airan proses bisnis$  b$ etode dan teknik berkomunikasi$

c$ .esearasan dan sinkronisasi operasi bisnis$ d$ .oordinasi operasi bisnis$

4i'a!a dan 3arudiato (200:2*) men!atakan ba"+a konsep dasar 81 dapat diter'ema"kan sebagai berikut:

a$ 81 terdiri atas paket perangkat unak komersia !ang men'amin integrasi !ang muus atas semua airan infomasi di perusa"aan, !ang meiputi

26

keuangan, akuntansi, sumber da!a manusia, rantai pasok dan informasi konsumen$

 b$ Sistem 81 adaa" paket sistem informasi !ang dapat dikonfigurasi, !ang mengintegrasikan informasi dan proses !ang berbasis infomasi di daam dan meintas area fungsiona daam sebua" organisasi$

c$ 81 merupakan satu basis data, satu apikasi dan satu kesatuan antarmuka di seuru" enterprise$

2.2.2 SAP

2.2.2.1 Pengertian SAP

S;1 (Systems& pplications and Products in Data Processing ) adaa" suatu perangkat unak !ang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi daam men'aankan kegiatan operasionan!a secara ebi" efisien dan efektif$ S;1 merupakan perangkat unak Enterprise  *esources Planning (81), !aitu suatu aat / dan mana'emen untuk 

membantu perusa"aan merencanakan dan meakukan berbagai aktiitas se"ari#"ari$

2.2.2.2 %o&u*-mo&u* SAP

S;1 (Systems& pplications and Products in Data Processing ) terdiri dari se'uma" modu apikasi !ang mempun!ai kemampuan mendukung semua transaksi !ang peru diakukan suatu perusa"aan dan tiap apikasi beker'a secara berkaitan satu dengan !ang ainn!a$ Semua modu apikasi di S;1 dapat beker'a secara terintegrasi dan ter"ubung !ang satu dengan !ang ainn!a$

odu#modu di daam S;1 adaa" sebagai berikut: a$ Sales and Distribution (S3)

embantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasiona !ang  berkaitan dengan proses pengeoaan customer order (proses sales&  shipping danbilling )$

 b$  Materials Management  ()

embantu men'aankan proses pembeian ( procurement ) dan  pengeoaan inventory$

c$  Production Planning  (11)

embantu proses perencanaan dan kontro daripada kegiatan  produksi (manufacturing ) suatu perusa"aan$

27

embantu mengecek kuaitas proses#proses di keseuru"an rantai ogistik$

e$  Plant Maintenance (1)

erupakan suatu sousi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis$

f$  Human *esources Management  (?)

engintegrasikan proses#proses ? muai dari apikasi  pendaftaran, administrasi pega+ai, mana'emen +aktu, pembia!aan

untuk per'aanan, sampai ke proses pemba!aran ga'i pega+ai$ g$  0inancial ccounting  (=/)

encakup  standard accounting cash management (treasury),  general ledger dan konsoidasi untuk tu'uan peaporan keuangan$

"$ %ontrolling  (<%)

encakup cost accounting , muai dari cost center accounting , cost  element accounting , dan anaisa profitabiitas$

i$  sset Management  (;)

embantu pengeoaan atas keseuru"an  fi)ed assets, meiputi  proses traditional asset accounting dan technical assets

management , sampai keinvestment controlling $  '$  Pro,ect System (1S)

engintegrasikan keseuru"an proses perencanaan pro!ek,  penger'aan dan kontro$

2.2.2."Financial ccounting 

4i'a!a dan 3arudiato (200:65) men!atakan ba"+a daam sistem informasi accounting , peru diper"atikan proses transaksi dan  pen!usunan aporan keuangan$ 1ada sistem 81, untuk pen!usunan aporan keuangan diakukan meaui apikasi program 1eneral #edger $ Sebenarn!a apikasi program ini tidak ada penginputan proses data transaksi, kecuai memoria 'urna$

2.2.2.".1 !eneral Ledger ccounting 

2.2.2.".1.1"rgani#ational Structures for Financial   ccounting 

2*

%ompany %ode merupakan entitas akuntansi !ang independen (eemen terkeci di daam organisasi di mana satu set engkap dari account   dapat dibuat)$ Sebagai conto": sebua" perusa"aan di daam suatu keompok perusa"aan$ Sebua" company code memiiki empat karakter kunci !ang unik, !ang dapat berupa tuisan maupun angka$

1eneral ledger disimpan di tingkat company code dan digunakan untuk membuat balance sheet  (aporan neraca sado) !ang ega dan profit-and-loss  statement  (aporan aba rugi) untuk company code$

,.  %usiness rea

 'usiness area merupakan bagian bisnis, atau cabang, di mana sebua" keompok perusa"aan beroperasi$ Sebagai conto"n!a, business area  men!ediakan tingkat eauasi tamba"an untuk bagian peaporan$ 1enggunaan business area  bersifat optional   (boe" digunakan boe" 'uga tidak)$

'. $ontrolling rea

%ontrolling area merupakan eemen organisasi !ang  paing penting di daam apikasi controlling $ %ontrolling area digunakan untuk internal  accounting  (akuntansi di daam perusa"aan)$ Sebua" controlling area mengidentifikasi suatu struktur  organisasi di mana bia!a dan pendapatan dapat dikeoa dan diaokasikan$ %ontrolling area merepresentasikan bagian terpisa" dari cost  accounting $

>ebi" dari satu company code  dapat di#assign ke satu atau ebi" controlling area$ ?a ini memungkinkan pembia!aan intas company code antara company code !ang tea" di#assign$ Bagaimanapun 'uga, meng#assign ebi" dari satu company code ke controlling area !ang sama "an!a dimungkinkan apabia semua company code !ang di#

2

assign menggunakan operating chart of account  dan kaender fiska !ang sama$

2.2.2.".1.2!&L Master Records a. $hart of ccounts

Setiap  general ledger  diatur berdasarkan sebua" chart of account $ %hart of account  terdiri dari definisi dari semua > account   di daam format !ang tersusun$ 3efinisi tersebut terdiri dari account  number (nomor akun), account name (nama akun), dan tipe dari > account , !aitu apaka" akun tersebut merupakan akun tipe 1C> (aba rugi) atau akun tipe balance sheet  (neraca sado)$

.ita dapat mendefinisikan chart of account   dengan  'uma" !ang tak terbatas di daam sistem S;1$ 3i daam sistem baku S;1, terdapat ban!ak country- specific chart of account $

9ntuk setiap company code, kita "arus menetapkan satu chart of account  untuk general ledger $ %hart of  account   ini di#assign ke company code  di bagian konfigurasi dan disebut 'uga sebagai operating chart  of account $

Sebua" chart of account  dapat digunakan oe"  beberapa company code$ ?a ini berarti ba"+a  general ledger  dari beberapacompany code tersebut

memiiki struktur !ang sama$ ,.  Settings for $ompany $odes

Sebeum kita dapat menggunakan sebua" akun di daam company code, kita "arus mengeoa definisi akun tersebut pada ee chart of account $ .ita dapat membuatcompany code-specific setting  (pengaturan spesifik untuk company code), di mana "an!a  beraku di daam company code  sa'a$ <onto" dari company code-specific setting   adaa" mendefinisikan mata uang di daam akun$ .eban!akan akun di daam company code  -000

0

menggunakan mata uang 89 (8uro), sedangkan company code 000 menggunakan mata uang 9S3 (3oar) untuk akun#akunn!a$ .etika mata uang akun merupakan mata uang oka untuk company code, kita dapat meakukan posting   ke daam akun tersebut dengan menggunakan mata uang apa sa'a$

ambar 2$6 12# Master *ecord  (%entral 3iew)

 ccount group digunakan untuk mengatur dan mengeoa > account  !ang ber'uma" ban!ak$ .etika sebua" > account  baru dibuat, account   group "arus ditentukan di daamn!a$

;kun dengan account group !ang sama biasan!a memiiki fungsi bisnis !ang sama$ ccount group di# assign number range$ eaui number range tersebut, kita dapat mengontro nomor akun !ang mana !ang diizinkan untuk account group tertentu$  ccount group 'uga mengontro tampian dari

segmen company code untuk > account $ Biasan!a, account group  mengontro  field  mana sa'a !ang dibutu"kan untuk pengisian data,  field  mana sa'a !ang boe" diisi boe" 'uga tidak, dan field  mana sa'a !ang tidak peru ditampikan di daam segmen company code$

- *econciliation account  atau akun rekonsiiasi meng"ubungkan buku pembantu dengan  general  ledger (buku besar) pada real time$ ?a ini berarti  ba"+a  posting  ke buku pembantu akan mengakibatkan  posting  ke reconciliation account  !ang ber"ubungan di daam  general ledger   pada +aktu !ang sama$

Buku pembantu, !ang di"ubungkan ke  general  ledger   meaui reconciliation account , adaa" accounts payable, accounts receivable, dan asset  ledger $

ransaction figure  mendeskripsikan 'uma" posting  di daam suatu akun pada debit atau kredit$ Setiap transaction figure untuk debit dan setiap transaction  figure untuk kredit seau disimpan untuk setiap akun di daam sistem S;1$ >aporan keuangan untuk  company code di"itung menggunakan transaction  figure tersebut$

Jika suatu > account  memiiki tampian line item !ang ditandai di master record , kita dapat meneusuri dari sado akun menu'u line item dan kemudian ke dokumen$

Jika menggunakan business area, transaction figure  'uga disimpan untuk setiap business area$ Jika kita membuat sebua" aporan keuangan untuk business area, transaction figure untuk business area tersebut digunakan untuk men!ediakan informasi bagi aporan keuangan$

'. Financial Statement 'ersions

1eneral ledger  disimpan untuk men!ediakan informasi !ang dibutu"kan bagi pembuatan aporan neraca sado dan aporan aba rugi$ >aporan#aporan tersebut "arus memenu"i pers!aratan spesifik untuk  negara di mana suatu perusa"aan berada$

2

9ntuk memenu"i kebutu"an tersebut, maka berbagai macam ersi aporan keuangan "arus dibuat di daam sistem S;1$ 3i daam beberapa ersi aporan keuangan tersebut, kita mendefinisikan akun mana !ang akan tampi di line item dari aporan keuangan$ Ban!ak ersi aporan keuangan dimasukkan ke daam sistem S;1$

Bagaimanapun 'uga, suatu negara "arus meaporkan aporan keuangan mereka ke pi"ak !ang ber+enang di negara mereka menggunakan country-specific chart of account  dari negara mereka$ ;gar aporan eksterna dapat berisi nomor akun !ang digunakan di negara#negara tersebut, sebua" country-specific chart of account   dibuat untuk company code  !ang ada$%ountry-specific chart of account  tersebut "arus memenu"i pers!aratan dari negara di mana suatu  perusa"aan berada$

3i segmen company code dari master record , setiap > account   "arus di#assign  ke sebua" akun dari company code$ ?a ini diakukan dengan menggunakan field alternative account number $ &. !roup $hart of ccounts

.arena tidak semua company code  menggunakan operating chart of account  !ang sama, group chart  of account  digunakan untuk tu'uan konsoidasi$ Operating chart of account  di#assign ke group chart  of account  pada bagian konfigurasi$

.etika operating chart of account  tea" di#assign ke  group chart of account ,  field  nomor akun grup ( group account number ) men'adi dibutu"kan di segmen chart of account  darimaster record $

2.2.2.".1." ccounting Transactions ( Processing in the !eneral Ledger 



ambar 2$7 12# ccount Postings

>a!ar pengentrian data dibagi men'adi beberapa area, !aitu sebagai berikut:

a$ .or( templates

3i sini, kita dapat memii" ariasi a!ar, account  assignment template, atau held document  sebagai referensi$  Held document  merupakan dokumen !ang disimpan oe" pengguna tanpa meakukan  posting , dengan ide ba"+a pengguna akan

meengkapi dan meakukan  posting   untuk  dokumen tersebut nanti$

 b$  Header data

 Header data beraku untuk keseuru"an dokumen, seperti tangga  posting  dan tipe dokumen$ Beberapa header data dapat berupa format tampian sa'a, atau tersembun!i dari  pengguna meaui pii"an edit $

c$  #ine item information

3i sini, line item untuk dokumen dimasukkan$ d$  Information area

3i sini, sado debit dan kredit ditampikan dengan menggunakan ikon traffic light $



ambar 2$* 12# Document Entry En,oy Screen

ambar 2$ 12# Document Entry %omple) 0irst Screen

5  Document type atau tipe dokumen digunakan untuk  membedakan berbagai macam dokumen akuntasi dengan muda"$ Setiap dokumen di#assign  ke satu tipe dokumen, di mana dimasukkan di daam document header $ omor dokumen disediakan oe" document number range !ang di#assign ke satu atau ebi" tipe dokumen$

ambar 2$-- Important Standard Document ypes

;da beberapa tipe dokumen standar di daam sistem S;1, !aitu sebagai berikut:

a$ </ (%ustomer invoices)

 b$ << (%ustomer credit memos) c$ <1 (%ustomer payments)

d$ >3 (>account documents) e$ D/ (3endor invoices)

f$ D< (3endor credit memos) g$ D1 (3endor payments)

"$ D (3endor net invoices and credit memos) 9ntuk posting  pada > account , tipe dokumen S;  paing sering digunakan, meskipun tipe dokumen ain 'uga dapat digunakan, seperti dokumen accrual  atau deferral , dokumen auasi, dan ain#ain$

Setiap line item  memiiki satu posting (ey$ Posting  (ey merupakan suatu instrumen !ang digunakan untuk kontro interna dan dimasukkan di daam

6

a!ar comple) posting  untuk memberita"u sistem dua "a, !aitu:

a$ ipe akun mana !ang digunakan untuk  meakukan posting 

 b$ ;paka" line item tersebut merupakan  posting  debit atau kredit

3i en,oy screen, kita tidak dapat menggunakan  posting (ey$ 3ebit merepresentasikan posting (ey 0 dan kredit merepresentasikan  posting (ey 50$  Posting (ey tersebut muncu di daam dokumen dan

fungsi kontro mereka masi" tetap reean$

ambar 2$-2 Standard Posting /eys

3i daam sistem S;1, ada ban!ak posting (ey !ang  baku$ Setiap  posting (ey digunakan untuk 

meakukan posting debit atau kredit ke satu tipe akun$

9ntuk posting   di daam general ledger , kita "an!a membutu"kan dua macam posting (ey, !aitu:

a$ 0, untuk item debit  b$ 50, untuk item kredit

 'alance display  dan line item display  disediakan untuk menampikan data akun$  #ine item display "an!a dimungkinkan untuk > account  di mana fungsi !ang sesuai tea" diaktifkan di daam master  record $

 'alance display merupakan tampian keseuru"an dari transaction figure !ang tea" disimpan dari

7

suatu akun$ .ita dapat meneusuri dari sado menu'u daftar item !ang membentuk sado$

3ari daftar line item pertama, kita dapat meneusuri ke dokumen !ang berisi line item tersebut$ 3ari situ, kita dapat mei"at transaksi engkap dengan memii" document overview$

2.2.2.".2  ccounts Payable

Bodnar dan ?op+ood (200:) mendefinisikan accounts  payable atau "utang usa"a sebagai tanggung 'a+ab untuk memenu"i  pemba!aran kepada vendor $

Brig"am dan ?ouston (2006:207) mendefinisikan accounts  payable atau "utang usa"a sebagai "utang !ang muncu akibat  pen'uaan kredit dan dicatat sebagai piutang oe" pi"ak pen'ua dan

"utang oe" pi"ak pembei$

2.2.2.".2.1'endor Master Records

Sama seperti > account , vendor account  'uga terdiri dari dua area, !aitu:

a$ Suatu vendor account didefinisikan untuk semua company code  pada tingkat client $ 1eneral data, seperti nama dan aamat vendor , disimpan di sini$  b$  Posting  tidak dapat diakukan ke akun untuk 

company code "inggacompany code-specific setting  (pengaturan spesifik untuk company code) dibuat$ 1engaturan ini mengacu kepada company code !ang reean dan termasuk detain!a, seperti kondisi  pemba!aran !ang tea" disetu'ui atau reconciliation

*

ambar 2$- Initial Screen to Display a 3endor Master *ecord  3endor account  dapat dibagi ke daam beberapa account group sama seperti > account , se"ingga mereka dapat diatur dan dikeoa dengan ebi" muda"$ Bagaimanapun 'uga, account group mengontro tampian a!ar dari semua area vendor  master record , tidak "an!a company code data sa'a$ ;kun#akun !ang ada di daam suatu account group  biasan!a memiiki beberapa karakteristik !ang sama$ Sebagai conto", kita dapat memiiki satu account   group untuk vendor domestik, satu account group

untuk vendoruar negeri, satu account group untuk  endor afiiasi, dan satu account group untuk one-time vendor $

 "umber range di#assign ke account group$ "umber  range tersebut biasan!a bersifat interna, di mana sistem akan otomatis meng#assign nomor ketika kita men!impan vendor master record $ Bagaimanapun  'uga, beberapa number range bersifat eksterna$ 3engan adan!a number range eksterna, kita memasukkan nomor vendor  secara manua ketika membuatvendor master record $

2.2.2.".2.2 Daily ccounting Transactions in ccounts  Payable

 .ita dapat dengan muda" membuat sebua" vendor  invoice atau credit memo dengan menggunakan transaksi satu a!ar$ ipe tagi"an !ang dimasukkan secara angsung di daam accounts payable ini merupakan miscellaneous invoice, tanpa referensi ke  purchase order $ >a!ar pengentrian accounts payable

dibagi men'adi beberapa area, !aitu: a$ .or( templates

3i sini, kita dapat memii" ariasi a!ar, account  assignment template, atau held document  sebagai referensi$

 b$  Header and vendor data

3ata untuk header dokumen dan vendor line item dimasukkan di sini$

c$ 12# account items

> line item untuk dokumen dimasukkan di sini$

d$  Information area

Sado dokumen dan informasi mengenai vendor  ditampikan di sini$

ambar 2$- En,oy Invoice2%redit Memo Entry

ransaksi ini 'uga dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan mata uang asing$ Juma" mata

0

uang asing diter'ema"kan ke daam mata uang oka dengan menggunakan kurs pertukaran mata uang !ang tea" ditentukan$

ambar 2$-5 En,oy 3endor Invoice Screen

.ita dapat meakukan posting bia!a dan pendapatan di daam controlling sebagai real posting maupun  statistical posting :

a$ .ita dapat men!eesaikan real posting dengan ob'ek controllingainn!a

 b$ Statistical posting "an!a digunakan untuk tu'uan informasi

%b'ek account assignment sendiri dapat berupa ob'ek real maupun  statistical $ Sebagai conto", internal order didefinisikan sebagai ob'ek real atau  statistical ketika dibuat$ Sebua" real order "an!a dapat di'aankan dengan real posting , dan statistical  order "an!a dapat di'aankan dengan  statistical   posting $ amun, cost center merupakan  pengecuaian untuk "a ini$ %ost center seau didefinisikan sebagai ob'ek real , namun kita dapat membuat real atau  statistical posting ke daam mereka$

-.ita dapat menggunakan recurring entry program untuk meakukan  posting !ang diakukan secara  beruang pada 'angka +aktu !ang tetap, seperti  pemba!aran uang se+a dan pemba!aran pa'ak   properti$ 3engan program ini, dokumen !ang

diperukan akan di"asikan secara otomatis$

ransaksi bisnis !ang beruang "arus disimpan di daam sistem sebagai dokumen asi untuk entri  beruang agar "a ini dapat diakukan$ Setiap dokumen asi untuk entri beruang berisi tangga  posting  pertama dan terak"ir, frekuensi di mana  posting "arus diakukan, dan tangga untuk   perencanaan posting !ang akan datang$

 *ecurring entry program "arus dimuai pada 'angka +aktu !ang tetap di daam periode !ang tea" ditentukan$ 1rogram tersebut memii" semua dokumen asi untuk entri beruang !ang tangga  posting #n!a tea" 'atu" tempo, au kemudian

men'aankan sesibatch input $

.etika sesi batch input  di'aankan, dokumen akuntansi !ang sesuai dengan dokumen asin!a di#  posting , dan tangga untuk  posting sean'utn!a di#

updatedi daam dokumen asi untuk entri beruang$ '.  Elements of the Payment Transaction

ransaksi pemba!aran dapat diakukan secara manua maupun otomatis menggunakan program  pemba!aran$

Semua transaksi pemba!aran berisi beberapa eemen, !aitu:

a$ emii" metode pemba!aran dan bank !ang akan digunakan

 b$ emii" item untuk pemba!aran c$ eng"itung 'uma" pemba!aran

d$ eakukan postingdokumen pemba!aran e$ encetak media pemba!aran

2

&.  utomatic Payment Program Parameters

1rogram pemba!aran dikembangkan untuk transaksi  pemba!aran internasiona antara vendor dan customer $ 1rogram ini dapat digunakan untuk  incoming payment  (pemba!aran masuk) atau outgoing payment (pemba!aran keuar)$ Bagaimanapun 'uga, program ini ebi" ban!ak  digunakan untuk pemba!aran keuar$

ambar 2$-6 Print Payment Media

1emba!aran otomatis terdiri dari beberapa angka", !aitu:

>angka" pertama adaa" mengeoa parameter$ .ita menggunakan parameter untuk mendefinisikan akun dan item mana !ang peru dimasukkan ke daam  program pemba!aran di daam automatic payment 

run$

>angka" kedua adaa"  proposal run$ Seama  proposal run  ber'aan, sistem meakukan beberapa

 a$ engecek akun dan dokumen !ang ditetapkan di

daam parameter untuk item !ang 'atu" tempo  b$ engeompokkan item !ang 'atu" tempo dan

"arus diba!ar 

c$ etode pemba!aran, house ban( , dan  partner  ban( !ang reean

>angka" ketiga adaa" mengecek dan mengedit  proposa pemba!aran$ >angka" ini dapat di"iangkan, namun kita sangat disarankan untuk  mengecek ba"+a data tea" akurat sebeum men'aankan program pemba!aran$

>angka" keempat adaa" men'aankan pemba!aran$ Seama  payment run, sistem meakukan beberapa "a, !aitu:

a$ eakukan postingdokumen pemba!aran  b$ engosongkan open item

c$ en!iapkan data !ang diperukan untuk   pencetakan media pemba!aran

>angka" terak"ir adaa" pencetakan media  pemba!aran, conto" dari media pemba!aran dapat  berupa cek$

2.2.2.".2." )ntegration *ith Materials Management  a.  Plant 

%b'ek pusat dari suatu organisasi mengenai ogistik  adaa"  plant $ Sebua"  plant merupakan area atau cabang operasi di daam perusa"aan$  Plant dapat  berupa gudang pengiriman pusat, kanto pen'uaan daera", fasiitas pabrik, kantor pusat perusa"aan, atau pabrik maintenance$ Plant "arus di#assign ke satu company code$ Bagaimanapun 'uga, satu atau ebi" plant dapat di#assign ke company code !ang sama$

,.  Purchasing "rgani#ation

1embeian ba"an baku untuk plant   diakukan oe"  purchasing organi4ation$  Purchasing organi4ation



merupakan eemen organisasi !ang meakukan negosiasi kondisi pembeian dengan vendor untuk  satu atau ebi" plant $

'.  Purchasing Data

;gar proses pembeian digunakan di daam  Materials Management untuk vendor ,vendor master 

record "arus memiiki bagian ketiga, !aitu  purchasing data$ Purchasing data bersifat spesifik   pada satu purchasing organi4ation, sama seperti data

company code dari master record !ang bersifat spesifik pada satu company code$ Sama seperti fakta  ba"+a dimungkinkan untuk memiiki beberapa segmencompany code untuk vendor master record , dimungkinkan 'uga untuk memiiki beberapa segmen  purchasing data  untuk vendor master  record $ Setiap segmen purchasing data men!a'ikan data !ang spesifik untuk satu  purchasing  organi4ation$

&.  Procurement $ycle

ambar 2$-7 Procurement %ycle

Berikut ini adaa" proses#proses di daam  procurement cycle:

5

3epartemen !ang bertanggung 'a+ab dapat mencatat kebutu"an materia secara manua meaui purchase order ke bagian pembeian$  b$  Determining the source of supply

anggung 'a+ab pembei didukung oe" sistem di daam menentukan source of supply (suppier  !ang men!ediakan materia !ang dibutu"kan)$ Saa" satu kemungkinan untuk menentukan  source of supply adaa" membuat $uery dan au memasukkan $uotation$ >ebi" an'ut, kita dapat mengakses  purchase order dan kondisi !ang tea" ada di daam sistem$

c$ Supplier selection

embandingkan "arga dari $uotation !ang  berbeda membuat pemii"an  supplier men'adi ebi" muda"$ Surat penoakan dapat dikirim secara otomatis$

d$  Purchase order handling 

.etika membuat  purchase order , sistem men!ediakan proses pengentrian$

e$  Purchase order monitoring 

1embei dapat menga+asi status pemrosesan dari  purchase order di daam sistem$ Sebagai conto", dia dapat menentukan apaka" barang atau tagi"an tea" diterima untuk purchase order !ang  bersangkutan$

f$ 1oods receipt 

Sistem mengecek 'uma" barang !ang diterima, apaka" sesuai dengan kuantitas pemesanan$

g$  Invoice verification

agi"an dari vendor dicek untuk mei"at apaka" akuntansi dan isin!a tea" benar$

"$  Payment processing 

1roses pemba!aran biasan!a diakukan oe"  bagian 0inancial ccounting $

6

e.  Posting Procurement Transactions

he three-step verification (erifikasi tiga angka") merupakan prosedur baku untuk  posting transaksi  pembeian di daam  Materials Management $ iga

angka" tersebut adaa" sebagai berikut: a$  Purchase order 

embuat  purchase order di daam  Materials  Management $ idak meng"asikan posting apa#

apa di daam 0inancial ccounting $

 b$ 1oods receipt 

9ntuk meakukan update atas persediaan atau  barang !ang dapat dikonsumsi, meng"asikan

dokumen materia di daam  Materials  Management $ 1ada +aktu !ang sama, membuat sebua" dokumen di daam 0inancial ccounting  !ang meakukan  posting  niai dari barang ke merchandise account  sebagai debit dan  goods receipt2invoice receipt ke clearing account  sebagai kredit di daam general ledger $

c$  Invoice verification

eakukan posting tagi"an vendor di daam  Materials Management menggunakan invoice verification (erifikasi tagi"an)$ ?a ini secara otomatis akan meng"asikan dokumen di daam  0inancial ccounting $ 3okumen akuntansi

tersebut berisi 'uma" tagi"an !ang di# posting ke / account sebagai debit dan akun vendor  sebagai kredit$

7

ambar 2$-* Purchase Order Screen

2.2.2.".2.#$losing "perations in ccounts Payable a.  ccounts Payable $losing "peration

1enutupan ak"ir ta"un dapat dibagi men'adi dua  bagian utama, !aitu:

a$ 1ers!aratan ega (prosedur !ang dibutu"kan oe" pemerinta" !ang ber+enang)

 b$ 1ers!aratan teknika dan organisasi (prosedur  !ang secara teknika dibutu"kan untuk mendukung organisasi akuntansi)

ambar 2$- ccounts Payable closing operations

>angka"#angka" penutupan di daam accounts  payable adaa" sebagai berikut:

*

a$ 1ada a+a ta"un fiska, program balance carry  forward   di'aankan, meminda"kan sado dari akun

vendor ke ta"un fiska !ang baru$

 b$ 1eriode  posting dari ta"un fiska !ang ama dibok dan periode k"usus untuk meakukan posting   penutupan dibuka$

c$ Setea" itu, sado dan vendor !ang dipii" dikonfirmasi, dokumen dengan mata uang asing diauasi, dan accounts payable  dikeompokkan uang berdasarkan sisa "idup$

d$ Setea" seesai, periode k"usus tersebut dapat ditutup kembai$

,.  %alance $onfirmations

1rogram untuk membuat konfirmasi sado 'uga membuat permintaan baasan untuk se'uma" vendor , sebua" daftar rekonsiiasi, dan sebua" result  table$ .onfirmasi sado dan permintaan baasan dikirim ke vendor , sedangkan daftar rekonsiiasi digunakan sebagai ukuran kontro$

3endor mengecek informasi sado !ang mereka terima dan mengirim baasan mereka ke departemen kontro pusat, !ang kemudian akan membandingkan  baasan tersebut dengan daftar rekonsiiasi dan

kemudian memasukkan "asin!a ke daam result  table$

'. Foreign $urrency 'aluation

Dauasi mata uang asing dibutu"kan apabia akun endor berisi open item daam mata uang asing$ Juma" mata uang asing untuk open item tersebut diter'ema"kan ke daam mata uang oka  berdasarkan kurs pertukaran mata uang !ang aid

untuk tangga posting $

.urs pertukaran mungkin sa'a berbeda pada saat  penutupan, dan open item  peru diauasi uang$ 1rogram tersebut memauasi open item