RMK KOMUNIKASI BISNIS
RMK KOMUNIKASI BISNIS
SURAT, MEMO & EMAIL
SURAT, MEMO & EMAIL
(SAP 6)
(SAP 6)
OLEH: OLEH: KELOMPOK 3 KELOMPOK 3 NENCYNENCY SILVIANA SILVIANA DEWI DEWI (1506205079(1506205079))
HOLIL
HOLIL PUJIYATI PUJIYATI (1506205089(1506205089))
I
I GUSTI GUSTI AYU AYU IPIK IPIK INDRASWARI INDRASWARI (1506205093(1506205093))
NI
NI KADEK KADEK AYU AYU JUNIANTARI JUNIANTARI (1506205146(1506205146))
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA UNIVERSITAS UDAYANA
2017 2017
SURAT MEMO DAN EMAIL
A. Fungsi, Penggolongan, dan Bentuk Surat
1. Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut: a. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte elahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
b. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Dokumen historis
Surat menjadi dokumen bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
d. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
e. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.
f. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
g. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat -menyurat.
i. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman. Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari. j. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjamin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
2. Penggolongan Surat
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut: a. Menurut isi dan pengirimnya
Surat Resmi (Dinas Pemerintah) Surat Niaga atau Surat Bisnis Surat Pribadi
b. Menurut maksud dan tujuannya
Surat Pemberitahuan Surat Keputusan Surat Perintah Surat Edaran Surat Peringatan Surat Panggilan
Surat Permintaan dan Permohonan Surat Perjanjian
Surat Penawaran Surat Pesanan Surat Laporan Surat Pengantar
Surat Lamaran Pekerjaan Surat Penegasan
c. Menurut wujud/bentuknya
Surat bersampul
Memorandum atau nota Telegram Telex Radiogram Faksimili Kartu pos Wesel/Warkat Pos
d. Menurut jaminan keamanan
Surat Sangat Rahasia Surat Rahasia
Confidential (terbatas) Surat Biasa
e. Menurut urgensinya
Surat Kilat Khusus
Surat Kilat (amat segera) Surat Biasa f. Menurut alirannya Surat Keluar Surat Masuk g. Menurut Kegunaannya Surat Konsep Surat Asli Surat Tembusan Surat Petikan h. Menurut Nilai Isinya
Surat Rutin
Surat tidak Rutin i. Menurut Sifatnya
Surat yang bersifat mengatur
3. Bentuk Surat
Bentuk yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu: a. Bentuk lurus penuh (
full block style
)Bentuk lurus penuh, yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
b. Bentuk lurus (
block style
)Bentuk lurus, pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
c. Bentuk setengah lurus (
semi block style
)Bentuk setengah lurus, sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
d. Bentuk bertekuk atau bergigi (
indented style
)Bentuk bertekuk atau bergigi yaitu, penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
e. Bentuk paragraph menggatung (
hanging paragraph style
)Bentuk paragraf menggantung, sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri,
B. Karateristik Email dan Memo yang Sukses
Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan untuk digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respon, menginformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan email dan memo yang sukses pada umumnya mempunyai karakter sebagai berikut :
Satu Topik
Pesan email dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik.
Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.
Bersifat Percakapan
Ada pesan email dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang-kadang dalam bahasa inggris menggunakan singkatan, kata sehari-hari, dan kata ganti orang pertama. Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap professional.
Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, email dan memo hanya mengandung apa yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali email dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat.
Penyorotan Grafis
Untuk menonjolkan ide-ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis email dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, table, dan teknik nilainnya.
C. Menggunakan Email dengan Aman dan Efektif
Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah begaimana menggunakan email secara aman dan efektif. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email, lambat laun cara penggunaannya yang efektif akan ditemukan sendiri,
akan tetapi tentu ada baiknya bila disini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman. Beberapa tips penggunaan email secara aman dan efektif antara lain :
Menulis semua email secara offline Singkat dan padat lebih efektif Baris yang tidak terlalu panjang Mengedit sebelum mereplay Subjek yang deskriptif
Mengelompokkan email
Menghindari penerimaan attachment berukuran besar Dokumentasi email yang telah terkirim
Mengoleksi alamat email
Jam dan tanggal sistem komputer
D. Merencanakan Menulis Email dan Memo
Secara garis besar dalam merencanakan menulis email sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Penggunaan semua huruf besar hanya untuk menekankan saja.
Mengetik email dengan memakai huruf besar semua akan dillihatnya oleh pembaca sebagai ungkapan marah atau berteriak.
Jangan gunakan pesan marah dengan menggunakan email.
Jika anda memiliki konflik dengan seseorang, selesaikan secara tatap muka, tidak secara elektronik.
Kirimkan kepada seseorang hanya pesan yang mereka butuhkan.
Ketika anda merespon sebuah emai, sertakan hanya bagian pesan yang asli saja yan penting, agar pembaca mengerti postingan anda.
Jika kutipan pesan aslinya terlalu panjang, letakkan respon pesan anda terlebih dahulu, baru materi pesan aslinya.
Secara garis besar dalam merencanakan menulis memo sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
-
Penyusunan letak bagian-bagiuan memo tepat sesuai dengan aturan atau pedomanyang telah ditentukan.
-
Pengetikan memo benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik.-
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum. Isi memo harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi memo dengan cepat, teapt, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa memo haruslah efektif. Bahasa memo juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada memo harus hormat, sopan dan simpatik.
Daftar Pustaka
Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi
Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2002. Komunikasi Bisnis. Jakarta: PT Prenhalindo Jakarta.
http://bahyudinnor17.blogspot.co.id/2012/11/bentuk-bentuk-surat-style.html (Diakses pada tanggal 1 Oktober 2017)
