Skripsi
APLIKASI ACCOUNTING SOFTWARE K-SYSTEM PADA PT.
TRIPOLI PUTRA NUSANTARA
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1) pada Fakultas Ekonomi
Universitas Katolik Soegijapranata
Oleh :
NAMA : Rhena
NIM : 03.60.0227
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPANATA
S E M A R A N G
2007
KATA PENGANTAR
Pertama-tama peneliti mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan skripsi
dengan judul “APLIKASI ACCOUNTING SOFTWARE K-SYSTEM PADA
PT. TRIPOLI PUTRA NUSANTARA”. Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam rangka menempuh Ujian Ahir Program Studi Sarjana (S1) Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Katolik Soegijapranata Semarang.
Peneliti yakin bahwa skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dari pihak yang telah bersusah payah bersedia membantu peneliti dalam menyelesaikan tugas ini. Oleh karena itu tidak lupa peneliti mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada yang terhormat :
1. Bapak G. Freddy Koeswoyo, SE., MSi, selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
2. Bapak Sentot Suciarto, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata atas ijinnya kepada penulis untuk menggunakan fasilitas yang ada di fakultas ekonomi.
3. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis selama penulis menuntut ilmu di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Katolik Soegijapranata.
4. Keluarga tercinta, yang senantiasa memberikan doa dan dukungan kepada penulis serta memberikan semangat kepada penulis.
5. Teman-teman yang selalu memberi dukungan dalam pembuatan skripsi ini : Dian (silly girl), Surya, Putri, Noge, Nitho, aa’ Babay, Vina.
Thanks for all the support. 6. Teman-teman angkatan 2003.
7. Karyawan PT. Tripoli Putra Nusantara : Mb’Yanti, Mb’Hevy. 8. Seluruh pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan
skripsi ini.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas segala budi baik dan jasa Bapak, Ibu serta saudara-saudara sekalian.
Tidak ada gading yang tak retak, sehingga penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna.
Akhir kata, dengan rendah hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan skripsi ini, serta semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Semarang, 13 Agustus 2007 Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
SURAT PERNYATAN KEASLIAN SKRIPSI... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN... v
KATA PENGANTAR... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xvi
1. BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 6
1.3 Tujuan Penelitian... 6
1.4 Manfaat Penelitian... 7
1.5 Kerangka Pikir... 7
1.6 Sistematika Penelitian ... 8
2. BAB II LANDASAN TEORI ... 10
2.1 Konsep Dasar SIA ... 10
2.1.1 Definisi Sistem ... 10
2.1.2 Definisi Informasi... 10
2.1.3 Definisi Sisem Informasi... 12
2.1.4 Definisi Akuntansi... 13
2.2 Deinisi SIA... 14
2.3 Manfaat dan Tujuan SIA ... 15
2.3.1 Pengolah Transaksi... 15
2.3.2 Pengolah Informasi... 15
2.4 Fungsi SIA... 16
2.4.1 Pengumpulan Data ... 16
2.4.2 Pemrosesan Data ... 17
2.4.3 Manajemen Data... 17
2.4.4 Pengendalian Data... 18
2.4.5 Penghasil Informasi... 18
2.5 Komponen Sistem Informasi... 19
2.5.1 Orang... 19 2.5.2 Data ... 20 2.5.3 Aktivitas ... 21 2.5.4 Jaringan ... 22 2.5.5 Teknologi... 22 2.6 Informasi Akuntansi ... 22 2.6.1 Pelaporan Entitas... 22
2.6.2 Pemakai Informasi Akuntansi ... 24
2.6.3 Pencapaian SIA yang Memadai... 25
2.6.4 Komputer... 27
2.7 System Development Life Cycle... 28
2.8 Commercial Aplication Package Implementation Strategy... 31
2.9 Accounting Software K-System ... 33
2.9.1 Sistem Menu Program K-System ... 33
2.9.2 Cara Memilih Menu ... 37
2.9.3 Standar Penomoran Program K-System... 37
3. BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 39
3.1 Metode Pengumpuan Data ... 39
3.2 Data Primer... 40
3.3 Data Sekunder ... 40
3.4 Gambaran Umum Perusahaan ... 40
3.4.1 Sejarah Perusahaan... 40
3.4.2 Struktur Organisasi dan Job Description... 41
3.4.3 Gambaran Sistem Akuntansi Perusahaan... 44
3.5 Langkah-langkah Pengembangan Sistem... 52
3.5.1 Lingkup Permasalahan (Scope Definition) ... 52
3.5.2 Analisis Permasalahan (Problem Analysis)... 52
3.5.3 Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) ... 52
3.5.4 Analisis Keputusan (Decision Analysis) ... 52
3.5.5 Desain Proses Bisnis (Business Prosess Design) ... 52
3.5.6 Pemasangan dan Penyesuaian (Instalation and Customization)... 53
3.5.7 Penyusaian dan Pengujian (Construction and Testing) ... 53
4. BAB IV HASIL DAN ANALISIS ... 54
4.1 Lingkup Permasalahan (Scope Definition) ... 54
4.1.1 Problem Statement ... 54
4.1.2 Scope Statement ... 55
4.2 Analisis Permasalahan (Problem Analysis)... 56
4.3 Analisis Kebutuhan User (requirement Analysis)... 56
4.4 Analisis Keputusan (Decision Analysis) ... 57
4.5 Desain Proses Bisnis (Business Process Design) ... 59
4.5.1 Siklus Pendapatan ... 60
4.5.1.1 Dokumen, Catatan, dan Laporan... 60
4.5.1.2 Prosedur Penjualan Kredit... 61
4.5.1.3 Prosedur Penjualan Tunai... 64
4.5.1.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang ... 66
4.5.1.5 Prosedur Retur Penjualan ... 68
4.5.2 Siklus Pengeluaran ... 70
4.5.2.1 Dokumen, Catatan, dan Laporan... 70
4.5.2.2 Prosedur Pembelian Kredit... 71
4.5.2.3 Prosedur Retur Pembelian... 74
4.5.2.4 Prosedur Pengeluaran Kas... 76
4.6 Pemasangan dan Penyesuaian (Instalation and Customization)... 78
4.6.1 Cara Install K-System ke Komputer... 78
4.6.2 Cara Menjalankan Pogram K-System ... 79
4.6.3 Mengisi Saldo Awal ... 82
4.6.3.1 Saldo Awal Buku Besar ... 82
4.6.3.2 Saldo Awal Neraca... 84
4.6.3.3 Daftar Cabang... 84
4.6.3.4 Daftar Divisi... 85
4.6.3.5 Saldo Awal Hutang Lain ... 86
4.6.3.6 Saldo Awal Piutang Karyawan... 86
4.6.3.7 Kode Area... 87
4.6.3.8 Daftar Bidang Usaha ... 87
4.6.3.9 Daftar Salesman ... 88
4.6.3.10 Saldo Awal Piutang... 88
4.6.3.11 Saldo Awal Hutang ... 91
4.6.3.12 Saldo Awal Hutang Giro ... 93
4.6.3.13 Daftar Kode Kategori ... 94
4.6.3.14 Daftar Lokasi Barang... 94
4.6.3.15 Daftar Kode Barang... 94
4.6.3.16 Saldo Awal Persediaan Barang ... 102
4.6.3 17 Laporan Aktiva Tetap... 110
4.6.3.18 Laporan Pemakai Program K-System ... 111
4.7 Penyusunan dan Pengujian (Construction and Testing)... 111
4.7.1 Transaksi Penjualan Kredit ... 111
4.7.2 Transaksi Penjualan Tunai ... 122
4.7.3 Transaksi Peneriman Kas dari Pelunasan Piutang... 124
4.7.4 Transaksi Kas Masuk ... 125
4.7.5 Transaksi Pembelian... 127
4.7.6 Transaksi Retur Pembelian... 133
4.7.7 Transaksi Pengeluaran Kas... 135
4.7.8 Laporan Keuangan yang Dihasilkan K-System... 139
4.7.8.1 Laporan Neraca ... 139
4.7.8.2 Laporan Rugi Laba ... 140
4.7.8.3 Laporan Buku Besar ... 141
4.7.8.4 Laporan Buku Besar Pembantu Hutang ... 150
4.7.8.5 Laporan Buku Besar Pembantu Piutang... 156
4.7.8.6 Laporan Buku Besar Pembantu Persediaan... 157
5. BAB V PENUTUP... 168 5.1 Kesimpulan... 168 5.2 Saran... 170 DAFTAR PUSTAKA Perpustakaan Unika
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL DAFTAR GAMBAR :
Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penelitian... 7
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan... 41
Gambar 3.2 Sistem Akuntansi Perusahaan... 44
Gambar 3.3 Decomposition Diagram... 45
Gambar 3.4 Prosedur Pemesanan Barang dalam Perusahaan... 46
Gambar 3.5 Prosedur Penerimaan Barang dalam Perusahaan... 47
Gambar 3.6 Prosedur Pembayaran Hutang dalam Perusahaan... 48
Gambar 3.7 Prosedur Penjualan Barang... 49
Gambar 3.8 Prosedur Piutang... 50
Gambar 3.9 Prosedur Pembayaran Gaji ... 51
Gambar 4.1 Desain Proses Bisnis – Struktur Organisasi ... 59
Gambar 4.2 Prosedur Penjualan Kredit... 61
Gambar 4.3 Prosedur Penjualan Tunai... 64
Gambar 4.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Pelanggan ... 66
Gambar 4.5 Prosedur Retur Penjualan ... 68
Gambar 4.6 Prosedur Pembelian Kredit... 71
Gambar 4.7 Prosedur Retur Pembelian ... 74
Gambar 4.8 Prosedur Pembayaran Hutang... 76
Gambar 4.9 WinZip Self-Extractor ... 78
Gambar 4.10 Tampilan Pilian Data Awal K-System ... 79
Gambar 4.11 Tampilam Pilihan Program K-System... 80
Gambar 4.12 Tampilan Layar Login ... 81
Gambar 4.13 scr521 – Input Pesanan Jual... 111
Gambar 4.14 scr525 – Input Penjualan Kredit ... 115
Gambar 4.15 scr525 – Input Kirim Barang Jual... 119
Gambar 4.16 scr525 – Input Penjualan Tunai ... 121
Gambar 4.17 scr623 – Input Penerimaan Piutang... 124
Gambar 4.18 scr222 – Input Kas Masuk... 125
Gambar 4.19 scr332 – Input Pesanan Pembelian ... 127
Gambar 4.20 scr325 – Input Pembelian ... 130
Gambar 4.21 scr326 – Input Retur Pembelian ... 133
Gambar 4.22 scr221 – Input Kas Keluar... 135
Gambar 4.23 scr423 – Input Pembayaaran Hutang... 138
DAFTAR TABEL : Tabel 2.1 Daftar Transaksi per Bagian dalam K-System ... 34
Tabel 4.1 Cause and Effect Analysis... 56
Tabel 4.2 Job Description... 59
Tabel 4.3 Jenis Transaksi dan Dokumen dalam Siklus Pendapatan... 60
Tabel 4.4 Jenis Transaksi dan Dokumen dalam Siklus Pengeluaran ... 70
Tabel 4.5 Daftar Nomor Rekening Buku Besar ... 82
Tabel 4.6 Saldo Awal Neraca... 84
Tabel 4.7 Dafrtar Cabang ... 84
Tabel 4.8 Daftar Divisi... 85
Tabel 4.9 Daftar Saldo Awal Hutang Lain... 86
Tabel 4.10 Daftar Saldo Awal Piutang Karyawan ... 86
Tabel 4.11 Daftar Kode Area ... 87
Tabel 4.12 Daftar Bidang Usaha ... 87
Tabel 4.13 Daftar Salesman ... 88
Tabel 4.14 Daftar Saldo Awal Piutang... 88
Tabel 4.15 Daftar Saldo Awal Hutang Dagang... 91
Tabel 4.16 Daftar Saldo Awal Hutang Giro... 93
Tabel 4.17 Daftar Kode Kategori ... 94
Tabel 4.18 Daftar Lokasi Barang ... 94
Tabel 4.19 Daftar Kode Barang... 94
Tabel 4.20 Saldo Awal Persediaan Barang ... 102
Tabel 4.21 Daftar Aktiva Tetapa... 110
Tabel 4.22 Daftar Pemakai Program K-System ... 111
Tabel 4.23 Laporan Pesanan Jual ... 112
Tabel 4.24 Laporan Penjualan Kredit... 115
Tabel 4.25 Laporan Delivery Orders ... 119
Tabel 4.26 Laporan Penjualan Tunai... 122
Tabel 4.27 Laporan Penerimaan Piutang... 124
Tabel 4.28 Laporan Penerimaan Kas Masuk... 126
Tabel 4.29 Laporan Pesanan Pembelian... 128
Tabel 4.30 Laporan Pembelian... 131
Tabel 4.31 Laporan Retur Pembelian... 134
Tabel 4.32 Laporan Pengeluaran Kas... 135
Tabel 4.33 Laporan Pembayaran Hutang ... 139
Tabel 4.34 Laporan Neraca ... 139
Tabel 4.35 Laporan Rugi Laba... 140
Tabel 4.36 Laporan Buku Besar... 141
Tabel 4.37 Laporan Buku Besar Pembantu Hutang ... 150
Tabel 4.38 Laporan Buku Besar Pembantu Piutang... 156
Tabel 4.39 Laporan Buku Besar Pembantu Persediaan Barang Dagangan ... 157
ABSTRAK
Sejak pertama kali didirikan di tahun 2003, PT. Tripoli Putra Nusantara masih menggunakan sistem akuntansi yang berbasis manual. Kesalahan yang sering terjadi adalah kesalahan dalam pencatatan data transaksi, baik itu penjualan, pembelian, maupun pencatatan persediaan barang dagangan. Umumnya kesalahan itu terjadi karena faktor human error, yaitu kesalahan penghitungan. Sedangkan dalam pencatatan persediaan barang dagangan, kesalahan yang sering terjadi adalah adanya data rangkap yang seharusnya tidak diperbolehkan untuk menghindari kesalahan stok barang. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang tidak akurat. Selain tidak akurat, kelemahan lainnya dalam sistem akuntansi PT. Tripoli Putra Nusantara adalah time-consuming, dan proses pengecekan data sewaktu-waktu sulit dilaksanakan.
Solusi permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini adalah dengan diterapkannya accounting software K-System dalam perusahaan. K-System merupakan software local yang dirancang khusus untuk digunakan di Indonesia. Sebelum software K-System diaplikasikan ke dalam sistem akuntansi perusahaan, software dipasang ke dalam komputer, mengisi saldo awal, kemudian meng-input transaksi-transaksi harian yang terjadi di dalam perusahaan selama kurun waktu tertentu. Tahap paling akhir adalah hasil laporan keuangan yang dihasilkan oleh software K-System.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil keputusan bahwa : 1) Dengan mengunakan software K-Sytem, kesalahan pada peng-inputan kode barang yang selama ini terjadi dapat diatasi, 2) Dengan menggunakan software K-System pemrosesan laporan keuangan yang selama ini memakan banyak waktu, menjadi lebih praktis, 3) Dengan menggunakan accounting software K-System, data yang sudah di-input, tersimpan dalam komputer dan sewaktu-waktu dapat dicetak untuk arsip dokumen. Selain itu hanya pengguna yang mempunyai wewenang saja yang dapat masuk ke dalam sistem, karena tiap-tiap pengguna yang akan masuk harus memasukkan password, jika password yang dimasukkan salah, maka sistem akan menolak. Penguna yang masuk pun disesuaikan dengan wewenang masing-masing mereka masing-masing, 4) Dengan menggunakan accounting software K-System, data yang tersimpan sudah tersusun rapi sesuai dengan jenis datanya, baik itu data mengenai hutang, data mengenai piutang pelanggan, data pembelian ke pemasok, dan juga data penjualan ke pelanggan. Selain itu sudah terdapat laporan jurnal, buku besar, rugi-laba, dan neraca untuk memudahkan pemeriksaan keuangan secara periodik.
Kata Kunci : Sistem Manual, Komputer, Accounting Software K-System.
