39 3.1Flow Chart Penelitian
Flow Chart di bawah ini berfungsi menggambarkan urutan dan proses dari kegiatan yang dilakaukan selama survei dilapangan dari awal hingga akhir, dengan mendapatkan data aliran proses pengerjaanya. Berikut dibawah ini aliran proses pengerjaan studi akhir.
Studi Pendahuluan Selesai Studi Literatur Merumuskan Masalah Menentukan Tujuan Penelitian Menentukan Batasan Masalah Pengumpulan Data: 1. Data Primer a. Form Wawancara 2. Data Skunder
a. Data Pengiriman Pos Paket Kilat Khusus b. Data Keterlambatan Pos Paket Kilat Khusus c. Data Gagal Kirim Pos Paket Kilat Khusus
Studi Lapangan
Pengolahan Data: 1. DMAIC
2. Current Value Stream Mapping 3. Future Value Stream Mapping
Analisis dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Gambar 3.1 Flowchart Penelitian (Sumber: Pengumpulan Data)
3.2Uraian Flow Chart Penelitian
3.2.1 Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan ini dilaksanakan bertujuan untuk memperoleh masukan mengenai objek yang diteliti. Objek penelitian yang dilakukan di PT Pos Indonesia Mail Processing Unit bagain distribusi outgoing dengan pembahasan pengiriman Paket Kilat Khusus. Lokasi Perusahaan ini berada di Jalan Seokarno-Hatta No.588, Sekejati, Kec. Buahbatu, Kota bandung, Jawa-Barat 400286. Studi pedahuluan dalam penelitian ini dilakukan dengan melakukan Survei di area distribusi outgoing dengan cara, pengamatan proses distribusi, ukuran waktu pengiriman barang, input data yang akan dikirim beserta jumlah kiriman barang, dan wawancara dengan pihak perusahaan.
3.2.2 Studi Literatur
Tahap selanjutnya melakukan studi literatur. Studi literatur dilakukan dengan cara mencari dan mengkaji berbagai jurnal penelitian yang telah ada, beberapa refrensi dari internet, buku teks yang menyangkut dengan permasalahan yang akan diteliti yaitu mengenai permasalahan keterlambatan distribusi. Proses studi literatur ditujukan untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini. 3.2.3 Studi Lapangan
Studi Lapangan yang telah selesai sebelumnya mambahas tentang proses line balance yang berhubungan dengan pemerataan efesiensi waktu lintasan produksi, dengan waktu kerja mesin dan waktu kerja normal karyawan di PT Bakrie Sumatra Plantations, Rubber Plant. Hubungan antara studi penelitian tugas akhir ini dengan studi lapangan yang telah selesai dilaksanakan, mengenai analisa persentase jumlah pengiriman barang untuk wilayah Jawa-Barat dengan menggunakan metode penyelesaian yang sesuai dengan latar belakang penyelesaian masalah.
3.2.4 Merumuskan Masalah
Tahapan rumusan masalah merupakan tahapan penting karena sudah termasuk menentukan satu masalah dari banyak masalah yang terjadi pada objek penelitian. Dikatakan penting karena masalah adalah inti dari suatu penelitian dimana masalah tersebut akhirnya akan dicarikan solusi atau disebut problem solving. Masalah dalam penelitian ini adalah mengenai adanya aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (waste) pada proses pengiriman Paket Kilat Khusus dalam keterlambatan pengiriman barang. Melakukan identifikasi dalam proses kegiatan dalam area distribusi outgoing dari pengolahan paket sampai ke proses pengiriman barang.
3.2.5 Menentukan Tujuan Penelitian
Tahapan selanjutnya adalah menentukan tujuan penelitian. Tujuan sangat penting dalam sebuah penelitian karena akan menunjukan output hasil yang akan diperoleh dari suatu penelitian. Tujuan dilakukannya penelitian adalah membuat usulan perbaikan untuk mengurangi terjadinya keterlambatan pengiriman yang dilakukan PT Pos Indonesia Mail Processing Unit.
3.2.6 Menentukan Batasan Penelitian
Setelah tahapan tujuan penelitian harus menentukan juga batasan masalah. Batasan masalah penting adanya agar pembahasan pada penelitian tetap pada lingkaran batasan dan ruang lingkup yang telah ditentukan. Batasan masalah pada penelitian ini mengenai proses distribusi barang dari pengumpulan sampai pengiriman barang pada area distribusi outgoing. Proses distribusi yang di teliti mulai dari bongkar muat barang dari area income sampai area distribusi outgoing, pengiriman barang ke wilayah Jawa-Barat dengan penggunaan tools DMAIC tidak sampai ke tahap control, karena rekomendasi perbaikan yang dibuat tidak dapat langsung diimplementasikan dilapangan, sehingga belum dapat membuat tahap control.
3.2.7 Kelebihan Menggunakan Metode Lean Six Sigma
Manfaat Penggunaan Lean Six Sigma secara penuh di perusahaan antara lain: 1. Manfaat dari segi waktu adalah berupa perbaikan penjadwalan waktu
distribusi dari waktu ke waktu dengan penerapan standar yang lebih tinggi untuk mencapai kesempuranaan tanpa cacat (zero waste).
2. Manfaat strategis perusahaan secara alami akan memiliki kemampuan strategis dalam hal penanggulangan masalah (problem solving) yang kompleks sekalipun.
3. Manfaat pengembangan manusia pelatihan karyawan dengan standar yang telah digunakan oleh perusahaan meningkatkan kepercayaan diri yang lebih dari sebelumnya, dimana dari tingkat kedisiplinan jauh lebih baik dari sebelumnya. Linkungan kerja semakin rapih bersih, aman dan nyaman. 4. Manfaat bagi Pelanggan (Customer) merasakan pelayanan, delivery dan
kualitas yang lebih baik. Six Sigma memperkecil variansi penurunan distribusi baik dari segi kualitas produk maupun ketepatan waktu penyerahan produk.
5. Manfaat Standarisasi Keputusan-keputusan yang dibuat perusahaan akan berdasarkan data yang akurat, analisanya beserta solusinya.
3.2.8 Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data dibagi menjadi dua yaitu: a. Data primer
Data Premier adalah data utama yang diperoleh langsung dari tempat penelitian, dimana dalam penelitian data primer yang ada diantaranya: a. Data jumlah keterlambatan pengiriman Paket Kilat Khusus pada jaringan
Distribusi Sekunder dan Premier dan jumlah Paket yang gagal kirim. b. Proses Pengolahan barang kiriman di area distribusi outgoing.
c. Proses pengecekan waktu kerja dan jumlah tenaga kerja di area outgoing distribution.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari hasil studi literatur dari penelitian terdahulu yang sejenis dan berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti. Data sekunder juga merupakan data yang diperoleh dari perusahaan langsung dan bukan hasil pengamatan. Data sekunder tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Gambaran umum perusahaan.
b. Data Rekapan Pengiriman Paket Kilat Khusus pada Jaringan Distribusi Sekunder dan Premier.
c. Gambar pemetaan alur kegiatan distribusi outgoing. 3.2.9 Pengolahan Data
Data yang telah dikumpulkan kemudian diolah untuk dicari pemecahan masalahnya. Pengolahan data ini penting untuk dikerjakan secara teliti untuk menghindari adanya kesalahan dalam pengerjaan metode dan berlanjut kepada hasil akhir pengolahan. Pengolahan data dikerjakan mengguankan Lean Six Sigma dan tolls yang digunakan pengolahan data yaitu DMAIC.
1. DMAIC
Adapun Tahapan pengerjaan DMAIC adalah sebagai berikut: a. Define
Tahapan define ini meliputi pembuatan diagram SIPOC yang digunakan untuk mengidentifikasi proses pengolahan kiriman paket kilat khusus di area distribusi outgoing. Melakukan pemetaan Current Visual Stream Mapping aktivitas-aktivitas mengacu kepada waktu yang tidak memberikan nilai tambah pada proses pengolahan paket kantung dimulai pada pengumpulan sampai tahap pemeriksaaan kantung paket kiriman.
b. Measure
Tahap Measure dilakukan menentukan karakteristik kualitas pengiriman Critical of Quality (CTQ) kunci yang berhubungan langsung dengan kebutuhan spesifik customers. Perhitungan DPMO mengenai kualitas dari pengiriman yang dilakukan perusahaan berdasarkan ketepatan persentase dari jumlah pengiriman kantung paket dan gagal kirim. Perhitungan DPMO dilakukan untuk mengetahui nilai tingkat Six sigma.
c. Analyze
Tahap analisis pada DMAIC berfungsi untuk memberikan masukan atas prioritas dalam upaya penangulangan penyebab masalah, memperhatikan dmpak dari kegagalan proses dalam proses akhir terhadap konsumen. Analisis dilakukan dengan menganalisa hasil dari perhitungan DPMO, dan memperhatikan letak level sigma.
d. Improve
Tahap improve dilakukan dengan membuat usulan perbaikan dari tahap identifikasi masalah yang telah dilakukan, dengan mengacu waktu pemborosan pada aktivitas-aktivitas yang sedang berlangsung dan menghilangkan kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses tersebut.
e. Control
Tahap control belum dapat dibuat karena rekomendasi perbaikan yang dari rencana yang diolah tidak dapat langsung diimplementasikan di lapangan. 3.2.10 Analisis dan Pembahasan
Analisis dan pembahasan untuk menilai solusi yang terbaik dari hasil pengolahan data, serta digunakan sebagai dasar perbaikan terhadap permasalahan yang terjadi di perusahaan. Tahap ini berguna untuk menganalisa dasar-dasar penyebab dari keterlambatan dalam pengiriman barang, dan mengenai penyebab terjadinya keterlambatan serta usulan perbaikan dari proses kegitaan dengan menghasilkan waktu yang optimal.
3.2.11 Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan dan saran ditujukan sebagai hasil akhir yang didapatkan dari penelitian yang telah dilakukan, berisi kesimpulan dari permasalahan dan solusi atau usulan untuk menyelesaikan permasalahan. Kesimpulan yang dibuat sesuai dengan tujuan yang direncanakan serta menjawab tujuan.
