Halaman 1 dari 6 halaman
Lampiran Surat Keputusan Ketua STMIK KHARISMA Makassar Nomor: 337B/B/STMIK-Ketua/IV/2016
Tanggal: 18 April 2016
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
PENOMORAN DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
A. Tujuan
1. Menjadi pedoman dalam penyusunan standar mutu, manual mutu, dan formulir-formulir mutu, dalam proses membangun Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
2. Menciptakan keteraturan dan keseragaman dokumen yang nantinya akan memudahkan dalam proses sosialisasi, pelaksanaan/penerapan, monitoring dan evaluasi, serta dokumentasi dan penelusuran dokumen-dokumen SPMI
B. Deskripsi
Dalam usaha membangun Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) dalam lingkungan STMIK KHARISMA Makassar, berdasarkan Permendikbud nomor 50 tahun 2014, yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti) sebagai standar minimal dan Standar Pendidikan Tinggi dalam lingkungan STMIK KHARISMA, maka diperlukan sistem penomoran dokumen-dokumen standar mutu, manual mutu, dan formulir-formulir dalam proses penjaminan mutu internal, yang dapat memudahkan dalam pengorganisasian dan penelusuran dokumen-dokumen tersebut, baik untuk kemudahan dalam penanganan secara manual dalam operasional penjaminan mutu STMIK KHARISMA maupun dalam penanganan secara elektronik melalui sistem informasi penjaminan mutu internal STMIK KHARISMA.
Dengan merujuk pada panduan penomoran ini, maka semua dokumen dalam sistem penjaminan mutu internal, dapat ditelusuri, dikenali dan diketahui keterkaitannya dengan berbagai standar yang ada, baik itu standar minimal yang diatur dalam SN-Dikti maupun standar turunan dan standar tambahan sebagai standar pendidikan tinggi STMIK KHARISMA
C. Ruang Lingkup
Panduan ini mengatur tentang: 1. Penomoran dokumen 2. Penulisan kode revisi
3. Pencantuman identitas dokumen 4. Pemberian nama file pada dokumen
Penomoran dokumen meliputi dan berlaku untuk:
1. Dokumen-dokumen standar minimal berdasarkan diadopsi dan merujuk pada Permendikbud nomor 44 tahun 2015 tentang SN-Dikti
Halaman 2 dari 6 halaman 2. Dokumen-dokumen standar turunan berdasarkan SN-Dikti dan dikembangkan sesuai kebutuhan
dan kondisi internal STMIK KHARISMA Makassar
3. Dokumen-dokumen standar tambahan yang disusun dan dikembangkan sesuai kebutuhan dan kondisi internal STMIK KHARISMA Makassar
4. Dokumen manual pencapaian standar berupa peraturan-peraturan, tata tertib, deskripsi kerja, dan prosedur operasional standar
5. Formulir-formulir yang digunakan dalam rangka pelaksanaan standar, monitoring, evaluasi/audit
D. Panduan
1. Standar Mutu dan Dokumen pendukung Standar Mutu [001] Standar Mutu STMIK KHARISMA terdiri atas:
1. Standar Minimal berdasarkan SN-Dikti
2. Standar Turunan yang merupakan perluasan dari Standar Minimal 3. Standar Tambahan
[002] Dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA terdiri atas: 1. Standar Mutu STMIK KHARISMA (kode: S)
2. Manual pencapaian standar yang dapat berupa
a. Peraturan yang dibuat berdasarkan dan untuk mencapai Standar Mutu STMIK KHARISMA (kode: P)
b. Deskripsi Tugas (Job Description) sebagai panduan bagi personil dalam menjalankan tugas untuk pencapaian standar mutu (kode: J)
c. Prosedur Operasional Standar sebagai panduan teknis atau petunjuk pelaksanaan Peraturan (kode: O)
3. Formulir Mutu yang dapat berupa:
a. Formulir-formulir pelaksanaan penjaminan mutu (kode: F) b. Formulir-formulir evaluasi dan audit penjaminan mutu (kode: A) c. Formulir Angket Balikan dan Umpan Balik (kode: U)
[003] Seluruh dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA, dibuat oleh Pusat Penjaminan Mutu (P2M) STMIK KHARISMA, dengan berkoordinasi dengan unit kerja yang terkait [004] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA diberi nomor menggunakan format
dan aturan penomoran tertentu.
[005] Guna menjaga tertibnya sistem penomoran, maka penomoran dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA dan pendokumentasiannya hanya dilakukan oleh P2M [006] Dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA ditetapkan pemberlakuan dan
penggunaannya melalui Keputusan Ketua STMIK KHARISMA 2. Penomoran dan Penamaan Dokumen
[007] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA harus diberi nomor dan diberi nama.
[008] Penamaan dokumen disesuaikan dan harus menggambarkan fungsi dan substansi dari dokumen itu.
[009] Penamaan dokumen standar untuk Standar Minimal berdasarkan SN-Dikti, harus merujuk pada Permendikbud nomor 44 tahun 2015.
Halaman 3 dari 6 halaman [010] Seluruh dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA menggunakan penomoran dengan
format:
K SSSTT-nnnn #iii
dimana:K - Merupakan kode jenis Dokumen Standar (S/P/O/F/A) sesuai dengan jenis dokumen yang diuraikan dalam butir [002] .
SSSTT - Adalah nomor Standar Mutu yang menjadi induk dari dokumen
standar yang terdiri dari:
SSS - nomor Standar Induk yang bisa berupa Standar
Minimal (SN-Dikti) atau Standar Tambahan dengan ketentuan:
Digit pertama = 0 menunjukkan standar berdasarkan SN-Dikti
Digit pertama = 1 menunjukkan standar tambahan
Digit kedua dan ketiga adalah nomor standar (00-99)
Khusus untuk standar yang merujuk pada SN-Dikti, penomoran Digit Kedua diatur sebagai berikut:
o 01x untuk Standar-standar Pendidikan o 02x untuk Standar-standar Penelitian o 03x untuk Standar-standar Pengabdian
Kepada Masyarakat
TT - nomor serial (00-99) untuk Standar Turunan dari setiap Standar Induk
Contoh:
00100 adalah kode untuk standar Kompetensi Lulusan
berdasarkan SN-Dikti
00101 adalah kode untuk standar turunan dari standar
Kompetensi Lulusan
12500 adalah kode untuk Standar Tambahan
nnnn - Adalah nomor serial untuk setiap dokumen yang merupakan
turunan dari setiap standar Contoh:
F 00100-0001 adalah Formulir pertama untuk pelaksanaan
Standar Kompetensi Lulusan
O 00100-0001 adalah prosedur operasional standar pertama
Halaman 4 dari 6 halaman #iii - Merupakan indikasi nomor item/butir di dalam dokumen standar
atau manual standar. Bersifat opsional dan hanya digunakan jika dipandang perlu untuk merujuk pada item atau tertentu di dalam dokumen standar atau manual standar. Untuk itu, maka setiap item/butir di dalam setiap dokumen standar harus diberi nomor dengan menggunakan 3 digit nomor serial yang dimulai dari 001 pada setiap dokumen.
Contoh :
O 12500-0001 #002 adalah merujuk ke butir [002] pada
dokumen prosedur operasional standar bernomor O 12500-0001 Jika merujuk ke butir di dalam dokumen yang sama, cukup dengan menuliskan nomor butirnya saja.
3. Revisi Dokumen
[011] Bilamana diperlukan, untuk keperluan penyesuaian dengan kondisi dan kebutuhan yang ada, atau untuk melakukan koreksi/perbaikan, dokumen standar dapat mengalami revisi seperlunya
[012] Revisi dilakukan oleh P2M dengan berkoordinasi dengan Unsur Pimpinan dan unit kerja terkait
[013] Revisi dapat berbentuk:
1. revisi mayor atau skala besar bilamana dokumen mengalami perubahan yang substansial mencakup penambahan atau pengurangan pasal dan butir dari versi sebelumnya.
2. revisi minor atau skala kecil bilamana dokumen mengalami perubahan yang hanya bersifat redaksional seperti perbaikan/penyesuaian kalimat dan/atau perubahan urutan butir, dari versi revisi mayor-nya.
Perbaikan kesalahan pengetikan tidak dianggap sebagai revisi
[014] Kode revisi dokumen mencantumkan urutan dan level revisi dan ditulis dalam format:
M.m
dimana:
M - Adalah nomor urut revisi mayor m - Adalah nomor urut revisi minor
Dokumen baru yang belum mengalami revisi diberi kode revisi 0.0 Contoh:
Kode revisi 0.2 menunjukkan dokumen versi pertama yang telah mengalami revisi redaksional yang kedua kalinya
[015] Perubahan dokumen dalam bentuk pemecahan atau penggabungan dokumen dianggap sebagai pembuatan dokumen baru.
[016] Dokumen yang mengalami revisi mayor, atau dokumen yang merupakan hasil penggabungan atau pemecahan dokumen yang ada sebelumnya, harus
Halaman 5 dari 6 halaman mencantumkan bagian Peralihan yang salah satu butirnya secara eksplisit (lengkap dengan identitas dokumen) menyatakan bahwa dokumen versi sebelumnya tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.
[017] Dokumen standar yang mengalami revisi mayor harus kembali ditetapkan pemberlakuannya melalui Surat Keputusan Ketua
[018] Dokumen standar yang belum ditetapkan pemberlakuannya dengan Surat Keputusan Ketua dianggap masih berstatus draft dan belum dapat dijadikan rujukan resmi. Pada kode revisi dokumen yang berstatus draft dituliskan kata “DRAFT”
4. Identitas Dokumen
[019] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA harus memiliki Indentitas Dokumen yang berisi:
1. Informasi lembaga pembuat dan/atau pemilik dokumen 2. Nomor dokumen
3. Nama dokumen 4. Kode revisi dokumen
5. Tanggal pembuatan dokumen
[020] Untuk menjaga keutuhan dokumen sebagai bagian yang tidak terpisahkan untuk setiap halamannya, maka identitas dokumen dicantumkan sebagai header dan ada di setiap halaman dokumen. Dan setiap dokumen harus diberi nomor halaman dan jumlah total halaman.
[021] Format header dokumen standar dapat diliht pada gambar 1
Gambar 1. Format Header Dokumen Standar Keterangan:
1. Informasi lembaga pembuat dan/atau pemilik dokumen 2. Nomor dokumen
3. Nama dokumen 4. Kode revisi dokumen
5. Tanggal pembuatan dokumen
[022] Versi soft-copy (file) dari setiap dokumen standar harus mencantumkan identitas dokumen di dalam nama file-nya dengan format:
K SSSTT-nnnn Nama Dokumen (rev.0.0 dd/mm/yyyy)
Halaman 6 dari 6 halaman O 12500-0001 Panduan Penomoran Dokumen SPMI (rev.0.0 04-04-2016).docx O 12500-0001 Panduan Penomoran Dokumen SPMI (rev.0.0 04-04-2016).pdf
E. Penutup
1. Panduan ini dibuat untuk digunakan sesuai keperluannya, dalam lingkungan internal STMIK KHARISMA Makassar
