4 Aplikasi Pengolahan Data Karyawan dengan Pendekatan Microsoft Visual Basic. Ruslan

(1)

Aplikasi Pengolahan Data Karyawan

dengan Pendekatan Microsoft Visual Basic

Ruslan

4

(2)

30 JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA

APLIKASI PENGOLAHAN DATA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN MICROSOFT VISUAL BASIC

Ruslan

Dosen AMIK SIGMA Palembang ruslankaswari@gmail.com

Penelitian ini ditujukan untuk membuat aplikasi pengolahan data karyawan dengan pendekatan Microssoft Visual Basic 6.0. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan informasi data karyawan yang tepat dan cepat serta data yang tersimpan dapat dengan mudah diakses, sehingga dengan aplikasi ini diharapkan akan membantu percepatan operasionalnya. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa program aplikasi yang dibuat dapat membantu mempermudah pengolahan data karyawan dan sekaligus dapat meningkatkan kinerja karyawan.

Kata Kunci : Aplikasi, data karyawan, visual basic 1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perusahaan bergerak dalam bidang produksi air kemasan. Sejalan dengan perkembangannya, produksi terus meningkat dan munculnya pesaing baru tentu perusahaan harus meningkatkan mutu produk dan hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pemrosesan produksinya.

Perusahaan mempunyai banyak karyawan dimana mereka mempunyai masa kerja yang beragam, baik karyawan tetap atau buruh harian lepas. Untuk itu agar tidak terjadi kekeliruan antara karyawan tetap dan tidak tetap perusahaan harus mempunyai data yang akurat dengan membuat sistem komputerisasi agar tidak terjadi kekeliruan dalam proses perhitungan gaji, lembur dan sebagainya.

Sehubungan dengan berkembangnya teknologi saat ini perusahaan menyikapinya dengan memanfaatkan sarana tersebut untuk mengetahui data karyawan serta perhitungan gaji karyawan berdasarkan NIK (Nomor Induk Karyawan) dengan menggunakan komputer, agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data karyawan.

Dari uraian di atas penulis tertarik untuk membantu proses pengolahan data

karyawan dalam bentuk penelitian dengan judul: ”AplikasiPengolahan Data Karyawan

Dengan Pendekatan Microsoft Visual Basic”.

1.2 Perumusan masalah

Berdasarkan latar belakang dan masalah di atas penulis dapat merumuskan : “Bagaimana membuat aplikasi pengolahan data karyawan dengan menggunakan microsoft visual basic 6.0”

2. KAJIAN PUSTAKA

2.1. Teori-teoriyang mendukung judul 2.1.1. Pengertian Aplikasi

Menurut Indrajani (2011:4), aplikasi adalah suatu program yang menentukan aktivitas pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas-tugas khusus pemakai komputer. Menurut Hendrayudi (2008:194) aplikasi adalah program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah suatu program yang dibangun dan dihasilkan melalui komputer untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu.

(3)

JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA 31

2.1.2. Pengertian Data

Menurut Fathansyah (2007:12), data fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol yang menunjukan suatu ide, atau situasi dan lain-lain.

Menurut Sondang Siagian (2006:118), data merupakan bahan mentah atau bahan baku yang telah diolah lebih lanjut bentuknya menjadi informasi. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan bahan baku dapat berupa, simbol-simbol, angka, maupun huruf dalam bentuk satu kesatuan yang dapat diolah menjadi sebuah informasi.

2.1.3. Pengertian Pengolahan Data

Menurut John Longkutoy (2003:328), pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau kombinasi dari macam-macam pengolahan data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga dapat dipakai.

Menurut Sondang Siagian (2006:81), pengolahan data secara elektronik merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimaksud untuk mengeluarkan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan hasil olahan data.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan pengawasan sehingga menjadi suatu informasi yang berbentuk data dan fakta.

2.2. Teori-teori tentang aplikasi/masalah yang dibahas

2.2.1. Pengenalan Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows.Dalam pengembangan aplikasi,Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk

form,sedangkan untuk kodingnya menggunakan dialek bahasa Basic yang cenderung mudah dipelajari.Visual Basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer dalam pengembangan aplikasi skala kecil sampai ke skala besar.

2.2.2. Pengertian OOP (Object Oriented

Programming)

OOP (Object Orientad Programming) merupakan salah satu inivasi baru dalam dunia pemprograman. Pemprograman cara klasik menuntut seorang programmer untuk memiliki urutan-urutan dan alur pengerjaan perintah program dari baris pertama sampai baris terakhir. Dalam object oriented programming, kita harus memahami sebuah program aplikasi sebagai kumpulan objek yang masing-masing memiliki komponen dan fungsi tersendiri.

Data Flow Diagram ( DFD )

Menurut Andri Kristanto (2003:55), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

(4)

3.HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan

nnnn

KARYAWAN BAGIAN SDM BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR

Slip Gaji Karyawan Selesai mulai Memeriksa semua potongana dan perubahan jabatan Memeriksa absensi kehadiran dan lembur Membuat daftar karyawan baik yang lama maupun yang baru untuk penerimaan gaji

Daftar gaji karyawan

Bukti setor pencairan uang

Pembuatan slip gaji dan pembuatan laporan ke direktur Slip gaji Slip gaji karyawan Lap. gaji Lap. Yang sudah ditandatangani Arsip Daftar gaji karyawan Bukti kas keluar 2 rangkap( bag keuangan,ak untansi Bukti kas keluar dan nama karyawan Akuntan membagika n gaji sesuai dg data slip Gaji diterima karyawan laporan Membaca laporan dan menandatan gani Laporan yang sudah ditandatangani

Gambar3.1.Aliran sistem Informasi yang sedang berjalan

Keterangan :

Prosedur pembayaran gaji

Dalam melaksanakan gaji dan tunjangan diperlukan ketelitian dan kecermatan dimulai dari pengisian data sampai kepada proses perhitungan. Hal ini dimaksudkan agar besarnya jumlah gaji yang akan diterima pegawai sesuai dengan apa yang harus diterima oleh setiap karyawan berdasarkan produktivitas yang diberikan oleh pegawai itu.

Pembayaran gaji dilaksanakan pada tanggal 1 setiap bulannya yang dilakukan dengan tunai untuk masing-masing karyawan. Yang menangani proses prosedur pembayaran gaji adalah bagian SDM diantaranya:

1. Menerima daftar potongan dari sumber potongan, misalnya potongan jamsostek setelah itu menerima daftar nama pegawai dari tata laksana SDM

2. Memasukan data yang ada dalam formulir pegawai yang bersifat non entry, misalnya perubahan peringkat jabatan.

3. Membuat daftar baru yang nama filenya disesuaikan dengan bulan.

4. Dilanjutkandengan memasukandata pegawai yang sifatnya entry.

5. Kemudian bagian SDM melakukan pengawasan atau pengecekan sebelum dan sesudah datadicek untuk meneliti kebenaran data.

6. Pada bagian keuangan dibuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar dan bukti kas, lembar pertama dijadikan arsip pada bagian keuangan, lembar ke dua kemudian ke bagian akuntansi, sedangkan untuk arsip

7. Bukti kas, kas keluar (daftar penghasilan pegawai) dan rekapitulasi dikirim ke manager untuk diperiksa kemudian dibayarkan kepada masing-masing pegawai.

8. Rincian pembayaran atau slip gaji bagian SDM didistribusikan langsung kepada pegawai sebagai tanda bukti pembayaran.

3.2. Masalah yang dihadapi

Berdasarkan pengamatan penulis mengenai permasalahan yang sering timbul dalam pembahasan iniadalah :

1. Pengolahan data karyawan dimulai dari proses pencatatan absensi, pencatatan potongan dan lembur hingga proses pembayaran gaji sering terlambat dikarenakan proses pengolahan datanya belum menggunakan suatu aplikasi yang memiliki database sehingga hasil kerja tidak sesuai dengan yang diinginkan. 2. Pencarian data pada saat data itu

dibutuhkan kembali, membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan proses penyimpanan dan pencariannya yang masih sederhana sehingga rawan data tersebut hilang/rusak.

(5)

3.3. Usulan Pemecahan Masalah

Aplikasi pengolahan data karyawan masih menggunakan pencatatan melalui buku-buku kemudian dipindahkan ke paket-paket umum seperti Ms-Excell, sehingga menimbulkan berbagai masalah baik datangnya dari karyawan yang mengambil gaji maupun dari pihak perusahaan yang mengelola data karyawan tersebut, hal ini berdampak kepada sulitnya dalam hal pencarian data, pencatatan, dan pembuatan laporan.Dengan demikian aplikasi pengolahan data karyawan tidak sepenuhnya efektif, masalah yang dihadapi baik dari karyawan yang mau menerima gaji yang mungkin merasa hitung-hitungan dari pihak pengelola kurang tepat atau pihak pengelola sendiri dalam hal ini bagian administrasi yang mengalami kesulitan dalam pencarian data, kurang terjamin keamanan data, sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan karena harus memeriksa seluruh data yang sudah tersimpan dalam bentuk buku-buku atau laporan-laporan sebelumnya.

Untuk menyelesaikan masalah tersebut maka penulis memilih menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basick 6.0.untukpengolahan data karyawan yang menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

3.4. Aliran Sistem Yang Baru

KARYAWAN BAGIAN SDM BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR

Slip Gaji Karyawan Selesai mulai Memeriksa semua potongana dan perubahan jabatan Memeriksa absensi kehadiran dan lembur Membuat daftar karyawan baik yang lama maupun yang baru untuk penerimaan gaji Daftar gaji karyawan

Bukti setor pencairan pencarian giro Pembuatan slip gaji dan pembuatan laporan ke direktur Slip gaji Slip gaji karyawan Lap. gaji Lap. Y ang sudah ditandatangani Arsip Daftar gaji karyawan Bukti kas keluar 3 rangkap( bag keuangan,aku ntansi,bank niaga Selain Bukti kas keluar bank jg dapat nama karyawan Kemudian bank niaga mentransfe r uang ke rekening karyawan Bukti setor pencairan giro laporan Membaca laporan dan menandatan gani Laporan yang sudah ditandatangani

Gambar 3.2 :Aliran Sistem Informasi yang baru

Pada perancangan sistem informasi yang baru semua proses telah dilakukan denganmenggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantudalam pengolahan data karyawan.

3.5. Diagram Konteks

Gambar 3.3.Diagram Konteks 3.6. Diagram Rinci

3.6.1. Diagram Level 0

(6)

3.6.2. Diagram Level 1 Proses2.0

Gambar 3.5. Diagram Level 1 Proses2.0 3.6.3. Diagram Level 1 Proses3.0

Gambar 3.6. Diagram Level 1 Proses3.0 3.6.4. Kamus Data

3.6.4.1 Desain Tabel karyawan

No Nama Field

Type Width Ket

1 2 3 4 5 Nik Nama Temp_ lahir Tgl_la hir Alamat Character Character Character Date Character 10 30 30 8 40 Nomor Karyawa n Nama Tempat Lahir Tgl Lahir Alamat Tabel 3.1 Desain Tabel Karyawan

3.6.4.2 Desain Tabel Absen

N o

Nama Field

Type Width Keteran

gan 1 2 3 4 Nik bulan tahun jml_abse n Charac ter Numeri c Numeri c Numeri c 10 9 9 9 No. Karyawa n Honor Tunj kesehata n Tunj Transpor t Tabel 3.3 Desain Tabel absen 3.6.4.3 Desain Tabel gaji

No Nama Field Type Wi dt h Keterang an 1 2 3 4 5 6 7 Nik gapok Tjg_anak Tjg_istri Pot_pph Pot_jams ostek Gaber Character Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric 10 40 9 9 9 9 9 Nomor Peg. Gaji Pokok Tunj anak Tunj. Istri Pot PPH Pot Askes Gaji Bersih Tabel 3.4 Desain Tabel gaji 3.7. Desain Rinci

3.7.1. Rancangan Layar Masukan

Desain merupakan suatu rancangan pemasukan data pada program pengolahan data. Pada desain input untuk aplikasi ini penulis tentukan sebagai berikut:

(7)

3.7.1.1. Desain Input Data Karyawan

Gambar 3.7 Disain Input Data Karyawan 3.7.1.2. Desain Input Data Absen

Gambar 3.8 Desain Input Data Absen

3.7.1.3. Desain Input Data Gaji

Gambar 3.9 Desain Input Data Gaji 3.7.2. Rancangan Laporan

3.7.2.1. Desain Output LaporanData Karyawan

Gambar 3.10 Desain Output Laporan Daftar Karyawan

3.7.2.2. Desain Output Laporan Data Absen

Gambar 3.11 Desain Output

Laporan Data Absen

3.7.2.3. Desain Output Laporan Gaji

Gambar 3.12 Desain Output Laporan Gaji

3.8. Rencana Implementasi

Implementasi merupakan penerapan, pelaksanaan yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi pengolahan data karyawan.

3.8.1. Instalasi perangkat keras dan Perangkat Lunak

Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data karyawan alat yang digunakan adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (Software).

3.8.2. Pemrograman dan Pengetesan Program

Untuk dapat menerapkan apa yang telah dirancang dalam tahap pemrograman kedalam aplikasi pengolahan data karyawan, maka penulis mengimplementasikan ke dalam bahasa program yang penulis gunakan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0. Untuk menjalankan program, dibutuhkan data yang dicobakan untuk menguji

(8)

kebenaran dari program yang telah dirancang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah program aplikasi yang dirancang telah diterapkan ke dalam bahasa pemrograman yang benar, baik itu kebenaran proses aplikasi tersebut maupun kebenaran laporan yang dihasilkan.Hasil dari penyelesaian program, yaitu :

3.8.2.1. Tampilan Awal

Gambar 3.13. Tampilan Form Password

Form menu password dibuat untuk menghindari kesalahan pemakaian aplikasi dari orang yang tidak berwenang atas program ini.

3.8.2.2. Tampilan Form Menu Utama

Form Menu utama ini terdiri dari tampilan-tampilan menu form yang berfungsi untuk melakukan pilihan dalam melakukan pengoperasian atau menjalankan Aplikasi Pengolahan Data Karyawan. Dalam program ini terdapat menu utama yang terdiri dari Sub menu utama, yaitu Tabel Utama, Transaksi, Laporan.

Sub Menu Tabel UtamaTerdiri dari file

data Daftar Gaji, Karyawan, Absen, Login, Logout, Keluar.

Sub menu Transaksi

Sub menu Laporan terdiri dari Laporan

Karyawan, Laporan Absen dan Laporan Gaji

Gambar 3.14. Tampilan Form Menu Utama

3.8.2.3. Tampilan Form Input data Karyawan

Gambar 3.15. Tampilan Form Input data Karyawan

Form input data karyawan digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data karyawan dan keluar dari form input data karyawan. Prosedur dalam memasukkan data karyawan, adalah : a. Apabila ingin melakukan penambahan

data karyawan baru maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data karyawan. b. Setelah menginput data, klik tombol

simpan.

c. Bila ingin membatalkan mengisi data klik tombol batal.

d. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. e. Bila terjadi kesalahan dalam pengisian

data maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor karyawan. Setelah data diedit maka klik tombol ok.

f. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke menu utama.

(9)

3.8.2.4. Tampilan Form Input Data Absen

Gambar 3.16 Tampilan Form Input Data Absen

Form input data Absen digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data absen dan keluar dari form input data absen. Prosedur memasukkan data Absen adalah sebagai berikut :

a. Apabila ingin melakukan penambahan data Absen maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data absen.

b. Setelah menginput data, klik tombol simpan.

c. Bila ingin membatalkan mengisi data klik tombol batal.

d. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. e. Bila terjadi kesalahan dalam pengisian

data maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor Karyawan yang akan diedit. Setelah data di edit maka klik tombol ok.

f. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke menu utama.

3.8.2.5. Tampilan Form Input data Gaji

Gambar 3.17 Tampilan Form Input data Gaji

Form input Data Gaji digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data Gaji dan keluar dari form input data Gaji. Prosedur memasukkan data Gaji adalah sebagai berikut :

A Apabila ingin melakukan penambahan data Gaji baru maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data Gaji.

B. Setelah menginput data, klik tombol simpan.

C.Bila ingin membatalkan mengisi klik tombol batal.

D. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. E.Bila terjadi kesalahan dalam pengisian data

maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor Karyawan yang akan diedit. Setelah data diedit maka klik tombol ok. F. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke

menu utama.

3.8.2.6. Tampilan Laporan Daftar Karyawan

Gambar 3.18 Tampilan Laporan DataKaryawan

(10)

3.8.2.7. Tampilan Laporan Data Absen

Gambar 3.19 Tampilan Laporan Data Absen

3.8.2.8. Tampilan Laporan Gaji

Gambar 3.20 Tampilan Laporan Gaji

4.PENUTUP

Dari uraian dan pembahasan di atas, makadapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Pengolahan data karyawan mulai dari

kegiatan pengelolaan data karyawan hingga proses penggajian masih dilakukan dengan menggunakan paket-paket umum yang tidak berbasis database.

2. Sulitnya dalam mencari informasi mengenai karyawan dan gaji karyawan akan bermuara pada sulitnya dalam penyusunan Laporan cukup membuat kewalahan bagian/bidang yang telah ditunjuk untuk mengatur kegiatan pengolahan data ini, sehingga sangat mempengaruhi validitas data yang ada. 3. Dengan dibuatnya program aplikasi

pengolahan data karyawan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, maka dapat membantu mempermudah proses pengolahan data

karyawan dan sekaligus dapat meningkatkan kinerja karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, 2007, Basis Data, Jakarta, Informatika.

Hendrayudi, 2008, Visual Basic Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman, Yogyakarta, Elex Media Komputindo.

Indrajani, 2011, Perancangan Basis Data, Jakarta, Elex Media Komputindo. Kristanto, Andri, 2003, Ilmu Pengetahuan

Komputer, Yogyakarta, Graha Ilmu. Longkutoy, John, 2003, Perancangan Sistem

Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta, Gava Media.

Siagian, Sondang P, 2006, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, Bumi Aksara.