Handout PSI 209 PIO Chapter 11

Organizational

Communication

• _{Adelia S.}

• _{Ratih Eminiar P.}

Types of Organizational Communication

Upward Communication

 _{Sebuah komunikasi dalam organisasi, yang mana arah} komunikasi merupakan dari karyawan kepada

pimpinan/direksi.

 _{Untuk meminimalkan jumlah komunikasi orang yang} berbeda dengan atasan, banyak organisasi

menggunakan serial communication

1. Isi dan nada dari pesan akan berubah seiring berpindahnya melalui orang ke orang.

2. Berita buruk dan komplain jarang disampaikan

MUM (minimize unpleasant messages) effect.

Metode lain yang mempermudah melakukan upward communication, yaitu:

 _{Attitude Surveys,}

 _{Focus groups and Exit interviews,}

Downward Communication

 _{Komunikasi dalam organisasi yang mana arah} komunikasi adalah dari pimpinan/direksi

kepada karyawan.

 _{Dapat dilakukan melalui beberapa cara,} yaitu:

 _{Bulletin boards}

Business Communication

 _{Transmisi informasi yang berkaitan dengan bisnis} antara karyawan, pimpinan, dan pelanggan

 _{Business communication memiliki beberapa metode,} yaitu:

 _Memos

 _{Telephone calls}

Office design

 _{70% organisasi sudah mengadopsi desain kantor yang secara formal}

disebut “open” atau “landscaped”, dan informal disebut “cube farm”

 _{Ada tiga desain umum untuk kantor terbuka atau landscaped, yaitu:}

 _{Freestanding design atau bullpen design, semua meja ditempatkan}

ditempat luas yang benar-benar terbuka.

 _{Uniform plans, meja ditempatkan dalam jarak yang sama dan dipisahkan}

oleh kubik panel.

 _{Free-form workstations menggunakan desain kombinasi sehingga}



_{Ada dua tren yang menarik dalam desain}

kantor, yaitu:

 _{“boulevard”}

Informal Communication

 _{Informasi yang tersebar secara informal} melalui penukaran informasi satu arah.  _{Jenis-jenis grapevine :}

1. Single-stand grapevine

2. Gossip grapevine

3. Probability grapevine

 _{Jenis-jenis informasi di grapevine}

1. Gossip

Interpersonal Communication

 _{Pertukaran informasi atau pesan dari satu orang ke} orang lain.

Problem Area 1 : Intended Message

Versus Message Sent

Tiga cara mengatasi masalah 1 :

 _{Thinking about what you want to communicate}  _{Practice what you want to communicate}

Problem Area 2 : Message Sent

Versus Message Received

 _{The Actual Words Used}  _{Communication Channel}

 _Noise

 _{Nonverbal Cues :}

1. Body Language

2. Use of Space : intimacy zone, personal distance, social distance, public distance zone

3. Use of Time

4. Paralanguage

 _{Amount of Information}

 _{Reactions to Communication Overload :}

1. Omission

2. Error

3. Queuing

4. Escape

5. Use of a Gatekeeper

Problem Area 3: Message

Received VS Message

Listening Skills

 _{Mendengarkan mungkin adalah keterampilan} komunikasi yang paling penting bahwa seorang supervisor harus menguasai.

1. Mendengarkan adalah keterampilan, dan pendidikan formal kita di sekolah dan perguruan tinggi tidak mempersiapkan kita untuk berkomunikasi manajerial.

2. Mendengarkan kerugian efektivitas. Bisa menyebabkan memori yang buruk, beberapa adalah hasil dari kebiasaan

Styles of Listening

 _{Apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan} efektivitas mendengarkan?

 _{Setiap orang memiliki ‘’gaya mendengarkan’’} yang berfungsi sebagai filter komunikasi.

 _{Leisure listening: dipratekkan oleh ‘’baik-waktu orang-orang}

yang mendengarkan hanya untuk kata-kata yang menunjukkan kesenangan.

 _{Inclusive listening: gaya orang yang mendengarkan ide-ide}

utama di balik komunikasi apapun.

 _{Stylistic listening: dipratekkan oleh orang yang}

mendengarkan cara komunikasi yang disajikan.

 _{Technical listening: pendengar teknis mendengar dan}

mempertahankan sejumlah besar detail, tapi dia tidak mendengar arti dari detail-detailnya.

 _{Empathic listening: paling mungkin memperhatikan isyarat}

nonverbal.

 _{Noncomforting listening: dipratekkan oleh individu yang}

How Listening Styles Effect

Communication

 _{Leisure listener: akan mendengar sedikit perhatian untuk}

karyawan.

 _{Inclusive listener: mungkin bisa menceritakan sebuah cerita}

tentang ketika dia memiliki suhu tinggi, berpikir bahwa topik pembicaraan adalah demam.

 _{Stylistic listener: akan memperhatikan hanya jika karyawan}

terdengar dan tampak sakit.

 _{Technical listener: bisa mendengar setiap kata tetapi tidak}

akan menyadari maknanya.

 _{Noncomforting listener: mendengar sedikit perhatian untuk}

karyawan.

 _{Hanya empathic listener yang akan memahami titik aslinya}

Tips for Effective Listening

 _{Berhenti bicara}

 _{Biarkan orang lain selesai berbicara}

 _{Cobalah untuk memahami apa yang orang lain katakan}

 _{Mengajukan pertanyaan untuk memastikan memahami dari}

orang tersebut

 _{Bersabar dan tetap berpikiran terbuka.}

 _{Orang lagi berbicara Anda ingin mendengarkan dengan}

menggunakan isyarat nonverbal.

 _{Menghapus atau menolak gangguan yang akan membuat Anda}

dari mendengarkan.

 _{Diam selama beberapa detik setelah orang tersebut telah}

Emotional State

 _{Interpretasi pesan tentu dapat dipengaruhi oleh} kondisi emosional penerima.

Cognitive Ability

 _{Faktor lain daripada yang dapat mempengaruhi} cara di mana pesan itu diterima ditafsirkan.

Bias

 _{Mempengaruhi kemampuan kita untuk} menafsirkan informasi yang kami terima.

Improving Employee Communication

Skills

 _{Organisasi selalu mencari karyawan dengan} keterampilan komunikasi yang baik.

 _{Kesulitan dalam mencari karyawan seperti baru-baru} ini dicontohkan oleh pengalaman perusahaan

Interpersonal Communication Skills

 _{Lokakarya pelatihan yang dilakukan oleh konsultan} luar.

Written Communication Skills

 _{Improving Writing: dengan peningkatan email, keterampilan}

menulis yang efektif lebih penting dari sebelumnya.

 _{Sulit bagi sebuah organisasi untuk mengatasi kurangnya}

karyawan pelatihan formal secara tertulis (atau mengubah kebiasaan buruk menulis).

 _{Readability: komunikasi tertulis dapat memecah ketika materi}

terlalu sulit bagi banyak karyawan untuk membaca.

 _{Menyediakan karyawan dengan bahan penting untuk membaca}