LAPORAN AKSI PERUBAHAN
OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DI DIREKTORAT BINA PERENCANAAN TATA RUANG DAERAH WILAYAH II BERBASIS DIGITAL
Nama : Fadly S.kom., MSE., MA NIP : 197808062006041003 NO ABSEN : 11
JABATAN : Kepala SubBagian Tata Usaha
UNIT KERJA : Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2022
1 LEMBAR PENGESAHAN
JUDUL
OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DI DIREKTORAT BINA PERENCANAAN TATA RUANG DAERAH WILAYAH II BERBASIS DIGITAL
Disahkan di Cikeas, ... 2022
Coach, Mentor,
Eldi, S.h., M.H. Dian Ayu Wulandari., S.Sos., M.Si NIP. 196202201989101001 NIP. 19831002208122001
2 LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Laporan Aksi Perubahan ini diajukan oleh :
Nama : Fadly S.kom., MSE., MA NIP : 197808062006041003 NO ABSEN : 11
JABATAN : Kepala SubBagian Tata Usaha
UNIT KERJA : Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Judul Aksi Perubahan:
“Optimalisasi Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Berbasis Digital”.
Telah diseminarkan di hadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas. Untuk selanjutnya Aksi Perubahan akan akan dilanjutkan pada jangka panjang dan jangka menengah.
Coach, Mentor,
Eldi, S.h., M.H. Dian Ayu Wulandari., S.Sos., M.Si NIP. 196202201989101001 NIP. 19831002208122001
3 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan karunia dan nikmat-Nya sehingga Laporan Aksi Perubahan dalam rangka Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2022 ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Laporan Aksi ini merupakan Laporan Aksi Perubahan yang dilaksanakan pada Sub Bagian Tata Usaha Direktorat Jenderal Tata Ruang Daerah Wilayah II dalam rangka Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2022.
Laporan ini masih sangat terbatas sehingga saran dan masukan dari mentor, coach, penguji dan rekan-rekan yang tergabung dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2022 merupakan hal yang sangat kami harapkan demi kesempurnaannya. Untuk itu, kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Rahma Julianti, S.T., M.SC sebagai Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II dan Ibu Dian Ayu Wulandari., S.Sos., M.Si sebagai mentor yang telah banyak memberikan dukungan dan persetujuan. Secara teknis dalam penyiapan laporam ini, kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Eldi, S.h., M.H. sebagai Widyaiswara yang bertindak sebagai coach yang telah mencurahkan sebagian besar waktunya untuk melakukan pembimbingan kepada penulis dalam melaksanakan aksi perubahan. Sumbang saran dan masukan dari penguji juga merupakan hal yang sangat konstruktif dalam pelaksanaan aksi perubahan ini sehingga kami mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada Ibu Kartika Sari, S.H., M.M..
Tak lupa, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh rekan-rekan kerja yang tergabung dalam Tim Efektif Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II dan juga rekan-rekan PKP Angkatan I Tahun 2022 yang telah banyak memberikan dukungan semangat dan masukan dalam penulisan laporan ini. Kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan yang kami miliki.
Jakarta, 2022
Fadly S.kom., MSE., MA
4
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN... 1
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR ... 2
KATA PENGANTAR ... 3
DAFTAR GAMBAR ... 6
DAFTAR TABEL ... 6
BAB I PENDAHULUAN ... 8
A. Latar Belakang ... 8
B. Tujuan ... 9
BAB II PROFIL PELAYANAN ... 11
A. Tugas Dan Fungsi Pelayanan ... 11
1. Tugas Dan Fungsi Direktorat Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II ... 11
2. Tugas Pokok dan Fungsi SubBagian Tata Usaha ... 12
B. Sumber Daya pada Direktorat Bina Perencanaan Ruang Daerah Wilayah II ... 16
BAB III ANALISIS MASALAH ... 17
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan fungsi yang Bermasalah. ... 17
B. Penetapan Masalah Utama ... 18
C. Analisa Kelayakan Inovasi ... 21
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 22
A. Terobosan Inovasi ... 22
B. Tahapan Kegiatan ... 23
C. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan) ... 24
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 25
E. SOP Penataan Arsip Digital... 27
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... . 28
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 28
1. Membangun Integritas ... 28
2. Pengelolaan Budaya Layanan ... 28
3. Pengelolaan Tim ... 28
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 31
1. Capaian Tahapan Inovasi ... 31
2. Capaian Dalam Perbaikan Sisem Pelayanan ... 32
3. Manfaat Aksi Perubahan ... 46
5
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 117
1. Legalitas Penerapan Inovasi ... 117
2. Penerapan Keberlanjutan Inovasi ... 48
BAB VI PENUTUP ... 50
A. Kesimpulan. ... 50
B. Rekomendasi ... 50
6 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2 1 Alur Pembagian Pekerjaan Subbagian Tata Usaha ... 14
Gambar 3 1. Alur Layanan Tata Usaha di lingkungan Direktorat ... 15
Gambar 4 1 Kanvas Inovasi ... 22
Gambar 4 2 Posisi Kuadran StakeHolders ... 24
Gambar 4 3 Peta dan Legenda Stakeholders ... 25
Gambar 5.1 Rapat Persiapan Penataan Arsip ... 33
Gambar 5.2. Pelaksanaan Kegiatan Rapat Koordinasi Penataan Arsip ... 37
Gambar 5.3 Tampilan awal Link Arsip Digital ... 38
Gambar 5 4 Google Sheet Progres Penyusunan Rencana Tata Ruang... 39
Gambar 5.5 Tampilan Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Progres Rencana Tata Ruang ... 40
Gambar 5.6 Monitoring Upload Dokumen Progres Rencana Tata Ruang di Aplikasi Protaru 40 Gambar 5.7 Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Sakip ... 40
Gambar 5 8 Google Sheet Dokumen SAKIP ... 41
Gambar 5.9 Google Sheet Dokumen BMN ... 41
Gambar 5.10 Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen BMN ... 42
Gambar 5 11 Google Sheet Dokumen Kepegawaian ... 42
Gambar 5.12 Dropbox penyimpanan Arsip Digital Kepegawaian ... 43
Gambar 5.13 Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan sebelum ditata dan diarsipkan………. ... 43
Gambar 5 14 Tim Efektif melaksanakan optimalisasi Arsip Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan ... 44
Gambar 5.15 Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan setelah diarsipkan ... 44
Gambar 5.16 Google Sheet Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan (2015- 2020………....45
7 DAFTAR TABEL
Tabel 3 1 . Identifikasi Isu Strategis dan gab Kondisi sekarang dan yang diharapkan
... 17
Tabel 3 2 .Analisa Penilaian Isu Strategis dengan kriteria APKL ... 19
Tabel 4 1. Tahapan Kegiatan ... 23
Tabel 4 2 . Mitigasi Risiko ... 26
Tabel 4 1. Tahapan Kegiatan ... 23
8 BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pemberian bimbingan teknis dan bantuan teknis di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik, serta fasilitasi pemberian persetujuan substansi perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua. Dalam melaksanakan tugas tersebut Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II menyelenggarakan fungsi:
1. Penyiapan perumusan kebijakan dan strategi operasional, rencana dan program di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di Wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua;
2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis dan program di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di Wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua;
3. Pelaksanaan bimbingan teknis dan bantuan teknis perencanaan tata ruang kepada pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten, dan pemerintah kota, termasuk pemenuhan standar pelayanan minimum bidang penataan ruang;
4. Fasilitasi pemberian persetujuan substansi perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik; dan
5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
Dalam menjalankan tugas dan fungsi direktorat, dukungan operasional sangat penting agar tugas dan fungsi direktorat yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik. Kegiatan administrasi yang dimaksud yaitu terkait operasional perkantoran pada satuan kerja di Lingkungan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Tata Ruang.
9 Layanan tata usaha sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan sebuah organisasi kantor. Hal tersebut dikarenakan tata usaha merupakan bagian dalam sebuah organisasi kantor yang menunjang kepentingan dasar, kelancaran dan tujuan organisasi tersebut. Secara etimologis, tata usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta ke arah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam setiap usaha kerja.
Sedemikian penting layanan tata usaha terhadap sinkronisasi kelancaran kerja dalam sebuah organisasi. Pada Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, Subbagian Tata Usaha sendiri memiliki tugas dalam urusan kepegawaian, keuangan, administrasi barang milik negara, perlengkapan dan rumah tangga serta kearsipan dan tata persuratan.
Dalam menjalankan tugas layanan tata usaha tersebut, Subbagian tata usaha saling berkoordinasi terhadap sesama komponen organisasi lain di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II. Hal ini demi terciptanya alur pekerjaan yang harmonis dan saling berkesinambungan dalam mencapai tujuan kerja Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II sendiri.
B. Tujuan
Tujuan penyusunan Rancangan Aksi Perubahan secara umum adalah mengaktualisasikan materi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ke dalam inovasi peningkatan kualitas pelayanan pertanahan dan citra instansi yang berintegritas, maju dan modern. Agar aksi perubahan ini dapat terimplementasikan secara berkesinambungan maka tujuan aksi perubahan ini dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Jangka Pendek
a. Terpenuhinya tugas dalam menyusun Aksi Perubahan Pelayanan Publik pada Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2022
10 b. Tersedianya inovasi penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata
Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital.
2. Jangka Menengah
a. Aplikasi Penataan Arsip berbasis digital dapat dikembangkan secara berkesinambungan dan berkelanjutan dengan ruang lingkup lebih luas.
b. Tetap melakukan koordinasi dengan pihak internal dan eksternal dalam rangka pemutakhiran data dokumen-dokumen yang diarsipkan baik secara manual maupun digital sehingga penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II lebih optimal dan berkelanjutan.
3. Jangka Panjang
a. Melakukan koordinasi penataan arsip dokumen yang sudah tidak aktif dengan Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang untuk disimpan di gudang arsip milik Sesditjen Tata Ruang atau dihapuskan sesuai ketentuan berlaku.
b. Aplikasi Penataan Arsip berbasis digital dapat dintegrasikan dengan aplikasi penataan arsip Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang.
C. Manfaat
1. Manfaat bagi Internal
Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi seluruh unit kerja dan pegawai di Lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, terutama dalam kemudahan penyimpanan dokumen yang diarsipkan secara digital sehingga dokumen dapat terjaga lebih baik, aman dan mudah diperoleh kapan saja dengan pencarian waktu yang lebih cepat.
2. Manfaat bagi Eksternal
Mendapat kemudahan dalam memperoleh data dan informasi terkait dokumen-dokumen arsip yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat dan tepat, dan dapat menjadi percontohan penataan arsip secara digital bagi Subag Tata Usaha lainnya di Direktorat Jenderal Tata Ruang.
11 BAB II
PROFIL PELAYANAN A. Tugas Dan Fungsi Pelayanan
1. Tugas Dan Fungsi Direktorat Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang Badan Pertanahan Nasional menyatakan bahwa Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berada dibawah Direktorat Jenderal Tata Ruang yang memiliki tugas melaksanakan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pemberian bimbingan teknis dan bantuan teknis di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik, serta fasilitasi pemberian persetujuan substansi perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di Wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Penyiapan perumusan kebijakan dan strategi operasional, rencana dan program di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di Wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua;
b. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis dan program di bidang pembinaan perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik di Wilayah Pulau Nusa Tenggara, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Pulau Maluku, dan Pulau Papua;
c. Pelaksanaan bimbingan teknis dan bantuan teknis perencanaan tata ruang kepada pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten, dan pemerintah kota, termasuk pemenuhan standar pelayanan minimum bidang penataan ruang;
d. Fasilitasi pemberian persetujuan substansi perencanaan tata ruang daerah dan kawasan tematik; dan
12 e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II terdiri atas:
a. Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Provinsi dan Kota Wilayah II;
b. Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Kabupaten Wilayah;
c. Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Ekonomi Wilayah II;
d. Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Sosial Budaya Wilayah II;
e. Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Daya Dukung Lingkungan Wilayah II;
f. Subbagian Tata Usaha; dan g. Kelompok Jabatan Fungsional.
2. Tugas Pokok dan Fungsi SubBagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha sendiri mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program dan anggaran, urusan kepegawaian, keuangan dan administrasi barang milik negara, urusan ketatausahaan dan rumah tangga, evaluasi kinerja, serta pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan teknis dan program Direktorat. Sehubungan dengan pelaksanaan tugas tersebut, Subbagian Tata Usaha terdiri atas sejumlah pegawai sebagai berikut:
1. Analis Perencanaan dan Kerjasama
Bertugas menyiapkan bahan masukan penyusunan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) Direktorat, Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja K/L) Pagu Indikatif, Rencana Kerja Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKA-KL) Pagu Anggaran dan Pagu Alokasi Anggaran Direktorat, Kerangka acuan kerja (KAK) dan Rencana Anggaran Biaya (RAB).
Memproses usulan revisi kegiatan dan anggaran tahun berjalan. Menyiapkan, bahan penyusunan indikator kinerja dan penyusunan manual IKU dan bahan rencana aksi Direktorat. Menyiapkan, memfasilitasi dan mengkoordinasikan
13 dokumen perjanjian kinerja dan revisi perjanjian kinerja Direktorat. Menyiapkan bahan penyusunan dan mengkoordinasikan pengisian form monitoring kinerja, bahan evaluasi dan laporan kinerja bulanan dan triwulanan Direktorat.
Menyiapkan, memfasilitasi dan mengkoordinasikan bahan laporan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja (LKj) Direktorat, Menyiapkan, memfasilitasi dan mengkoordinasikan bahan updating data aplikasi SKMPP dan e-monev Bappenas, Smart DJA, KSP Direktorat.
2. Analis SDM Aparatur
Bertugas menyiapkan pelaksanaan urusan kepegawaian (pembuatan daftar urut kepangkatan, usulan Kenaikan Pangkat, usulan Kenaikan Gaji Berkala, usulan pensiun, koordinasi penilaian kinerja pegawai/SKP, usulan Taspen, usulan KARPEG, usulan KARIS/KARSU, surat cuti, usulan pemberian penghargaan dan tanda jasa, usulan asuransi kesehatan, usulan tugas belajar/ijin belajar, penegakan disiplin dan kode etik pegawai, pelaporan LHKPN dan LHKASN, usulan bahan mutasi pegawai, dan usulan bahan pemberhentian pegawai).
3. Analis Tata Usaha
Bertugas menyiapkan pelaksanaan urusan perlengkapan (perencanaan kebutuhan alat tulis kantor dan pengadaan barang inventaris yang dibutuhkan oleh Direktorat), Menyiapkan pelaksanaan urusan rumah tangga (pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pemeliharaan kendaraan dinas, dan pemeliharaan peralatan kantor).
4. Bendahara
Bertugas menyiapkan pelaksanaan urusan keuangan (bahan pelaksanaan kas dan perbendaharaan, pengujian Surat Permintaan Pembayaran (SPP), verifikasi dan pembukuan keuangan).
5. Pengelola Keuangan
Bertugas menyiapkan pelaksanaan urusan keuangan (verifikasi berkas pertanggungjawaban pencairan anggaran, pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP), dan pelaporan realisasi keuangan).
6. Pengelola Barang Milik Negara
Menyiapkan pelaksanaan administrasi barang milik negara (daftar inventarisasi dan administrasi barang persediaan dan BMN, bahan keperluan verifikasi, sinkronisasi dan rekonsiliasi data internal dan eksternal BMN, pembaharuan
14 data di SIMAK BMN, bahan sengketa dan permasalahan pengelolaan BMN, serta bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan BMN).
7. Pengadministrasi Umum
Menyiapkan pelaksanaan tata persuratan dan kearsipan (pengarsipan surat, penerimaan dan pendistribusian surat dan naskah kedinasan, pencatatan surat masuk, surat keluar, dan naskah kedinasan lainnya).
Adapun alur pembagian pekerjaan para pegawai di Subbagian Tata Usaha sendiri adalah sebagai berikut:
Gambar 2 1 Alur Pembagian Pekerjaan Subbagian Tata Usaha
15 Sedangkan untuk alur layanan tata usaha di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II adalah sebagai berikut:
Dengan demikian dapat diartikan bahwa alur layanan tata usaha yang tercipta pada Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah wilayah II saling terintegrasi kepada Subbagian Tata Usaha. Hal tersebut mulai dari urusan ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, dan administrasi barang milik negara.
3. Area Tugas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha Bermasalah
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja SubBag Tata Usaha, ditemukan ada beberapa isu strategis yang dapat diidentifikasi dan perlu mendapat perhatian dikaitkan pada area tugas pokok dan fungsi (tusi) bermasalah sebagai berikut :
a. Belum optimalnya penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, dimana masih dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari kembali dokumen arsip yang dibutuhkan
b. Kualitas data BMN belum optimal karena Daftar Barang Ruangan dan Surat Ijin Pemakaian belum diperbarui sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
c. Terhambatnya pelaksanaan pekerjaan di kegiatan Layanan Tata Usaha karena belum diperbarui SOP yang ada.
Gambar 3 1. Alur Layanan Tata Usaha di lingkungan Direktorat
16 B. Sumber Daya pada Direktorat Bina Perencanaan Ruang Daerah Wilayah II
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Direktorat Bina Perencanaan Ruang Daerah Wilayah II menggunakan sumber daya yang ada untuk memberikan pelayanan tata ruang kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya meliputi :
1. Sumber daya manusia (pegawai) pada Bina Perencanaan Ruang Daerah Wilayah II berjumlah 40 orang ASN dan 10 orang PPNPN, 58 Individual Kontrak, 7 orang Pramubakti, dan 1 orang supir.
2. Peralatan BMN yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan pelayanan, meliputi peralatan komputer laptop, printer, scanner, kamera, ATK, media tayang, jaringan internet dan kendaraan dinas.
17 BAB III
ANALISA PERMASALAHAN
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan fungsi yang Bermasalah.
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja SubBag Tata Usaha, ditemukan ada beberapa gap atau isu antara keadaan saat ini dengan kondisi yang diharapkan.
Beberapa isu yang dapat diidentifikasi dan perlu mendapat perhatian dikaitkan pada area tugas pokok dan fungsi (tusi) bermasalah pada tabel berikut :
No. Tusi Kondisi Saat ini
Isu Gab Kondisi yang
diharaplan
Indikator
1. Menyiapkan bahan pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, dan administrasi barang milik negara, urusan
ketatausahaan dan rumah tannga, serta tata
persuratan dan kearsipan Direktorat
Kesulitan memperoleh dokumen arsip yang dibutuhkan
Belum Optimalnya penataan arsip
Belum dilakukan penataan arsip secara digital
Tersedianya tempat penyimpanan dokumen arsip yang memadai secara digital
Kemudahan dalam memperoleh dokumen arsip yang dibutuhkan secara cepat dan tepat
2 Belum
terupdate Daftar Barang Ruangan dan Surat Ijin
Pemakaian sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Kualitas Data BMN belum optimal
Inventarisasi BMN sudah pernah dilakukan hanya sebatas pengecekan kondisi barang
Terupdatenya Daftar Barang Ruangan dan Surat Ijin Pemakaian sesuai dengan kondisi sebenarnya
Daftar Barang Ruangan dan Surat ijin
Pemakaian sesuai dengan jumlah BMN
3 Belum ada
SOP yang resmi dipakai untuk setiap kegiatan di TU
Terhambatnya pelaksanaan kegiatan di Subag TU
Kegiatan di TU dilaksanakan oleh pegawai yang sudah terbiasa mengerjakan tugasnya tanpa SOP
Setiap
kegiatan di Subag Tata Usaha
dilaksanakan sesuai
dengan SOP yang ada
Tersedianya Standar Operasional Prosedur yang dipakai untuk setiap kegiatan di TU
Tabel 3 1 . Identifikasi Isu Strategis dan gab Kondisi sekarang dan yang diharapkan
Dari tabel diatas dapat dianalisa akibat kondisi saat ini tidak diselesaikan, yaitu:
18 a. Pencarian dokumen-dokumen yang dibutuhkan akan memakan waktu lebih lama, karena belum terpusat. Dokumen-dokumen belum tertata rapih, ruang kantor penuh dengan dokumen yang belum tahu masih aktif terpakai atau bisa dimusnahkan, serta dikhawatirkan dapat hilang apabila tidak disimpan secara digital.
b. Data BMN tidak tercatat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya
c. Dapat menghambat pekerjaan di kegiatan TU karena apabila ada pergantian atau rotasi pimpinan maupun staf di subag tu perlu waktu lama untuk sharing knowledge Kembali, dan hasil pekerjaan belum tentu sesuai yang diharapkan.
Sedangkan manfaat jika kondisi yang diharapkan tercapai, adalah:
a. Dokumen-dokumen sudah tertata dengan rapih dan dilakukan secara digital, sehingga pencarian arsip dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat, serta ruang kantor juga dalam keadaan rapih. Dokumen yang telah diarsipkan dapat dipilah dokumen-dokumen mana saja yang masih aktif dan perlu disimpan dengan dokumen-dokumen bersifat pasif atau tidak terpakai lagi sehingga dapat dimusnahkan.
b. Data BMN tercatat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, dapat mengetahui kondisi BMN yang masih baik atau rusak, untuk kondisi bmn yang rusak dapat dilakukan usulan penghapusan, serta melakukan penggantian dengan perencanaan pengadaan bmn yang baru.
c. Pekerjaan di kegiatan TU dapat direncanakan, dilaksanakan dan diawasi secara baik sudah ada standar operasional prosedur dan diharapkan hasil pekerjaan tersebut dapat tercapai sesuai karena dengan target yang ditentukan.
B. Penetapan Masalah Utama
Berdasarkan isu aktual yang telah teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses pemilihan isu dengan analisis kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan (APKL). Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa sekarang; Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya; Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung
19 menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang; Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas.
NO ISU STRATEGIS/ MASALAH NILAI TOTAL RANKING A P K L
1 Penataan Arsip belum optimal 5 5 5 5 20 1 2 Kualitas data BMN belum optimal 4 4 5 4 17 3 3 Terhambatnya kegiatan Layanan
Tata Usaha
5 4 5 4 18 2
Tabel 3 2 .Analisa Penilaian Isu Strategis dengan kriteria APKL
Berdasarkan Penilaian Isu Strategis/ Masalah dengan kriteria APKL yang terpilih adalah Penataan arsip belum optimal dengan skor total 20.
Setelah terpilih isu yaitu belum optimalnya Dokumen di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II (Binda II), maka dilakukan Analisa Sebab Akibat menggunakan Pohon Masalah sebagai berikut:
Diagram 3 1 . Pohon Masalah
20 Diagram 3 2 .Pohon Sasaran
Diagram 3 3 . Pohon Alternatif
21 C. Analisa Kelayakan Inovasi
Analisa kelayakan inovasi Adapun kelayakan inovasi ini akan dilihatdari beberapa unsur:
1. Kelayakan Adiministratif
Secara administratif, rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan merupakan bagian dari tugas Subag Tata Usaha. Untuk Inovasi ini akan dibuatkan Surat Keputusan Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II tentang Pembentukan Tim Efektif Penataan Arsip Secara Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
2. Kelayakan Sumber Daya
Sumber Daya yang tersedia terdiri dari Sumber Daya Manusia terdiri dari Kepala Subdit Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Daya Dukung Lingkungan Wilayah II selaku Mentor, Kasubag Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II selaku Project Leader yang akan bertanggung jawab keberhasilan aksi perubahan Optimalisasi Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II secara digital serta Tim Efektif yang telah dibentuk dengan tugas masing-masing.
Sumber Daya lainnya adalah ketersediaan anggaran dalam DIPA Direktorat Jenderal Tata Ruang dan tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung Aksi Perubahan ini sampai nanti diimplemetasikan.
3. Kelayakan Teknis
Secara teknis Aksi Perubahan Optimalisasi Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II secara digital di dukung oleh Tim yang beranggotakan SDM yang paham akan tugas nya masing-masing serta dibantu oleh PPNPN dan Individual Kontrak di Subag Tata Usaha.
4. Kelayakan Regulasi
Aksi perubahan ini merupakan rangkaian kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) yang dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM). Disamping itu kebijakan pemerintah yang mendorong arah perkembangan pelayanan publik yang berbasis teknologi.
22 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. Terobosan Inovasi
1. Deskripsi Inovasi
Inovasi yang dilakukan adalah membangun Sistem Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II secara digital dengan memanfaatkan teknologi aplikasi yaitu Google sheet sebagai sarana untuk pencatatan dokumen yang diarsipkan secara online, dan menggunakan aplikasi Database Online sebagai wadah penyimpanan dokumen yang telah di-digitalisasi.
Dokumen yang disimpan secara digital dalam Database Online akan ditata secara rapih sesuai dengan kode klasifikasi yang telah ditetapkan oleh Peraturan Menteri ATR/BPN no 10 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Kementerian ATR/BPN.
Selanjutnya Dokumen digital yang telah diarsipkan didalam Database online akan disambungkan tautannya ke Catatan Arsip di Google Sheet sehingga akan cepat dan tepat untuk dilakukan pencariannya. Untuk ruang Lingkup Dokumen yang akan diarsipkan dalam Aksi Perubahan jangka pendek ini adalah Dokumen Persetujuan Substansi (Tahun 2021), Dokumen SAKIP (Tahun 2021), Dokumen BMN Binda II (Surat Ijin Pemakaian tahun 2021), dan Dokumen Kepegawaian (Surat Usulan Kenaikan Pangkat Pegawai dan lampirannya Tahun 2021)
2. Model Inovasi
Berdasarkan rencana aksi perubahan pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan, berikut akan digambarkan secara lebih rinci menngunakan model Kanvas, untuk lebih memahami aksi perubahan Optimalisasi Penataan Arsip Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II secara digital di dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4 1. Kanvas Inovasi
23 B. Tahapan Kegiatan
No Tahapan Kegiatan
Minggu ke
April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 1. Rapat Persiapan Kegiatan
Optimalisasi Penataan Arsip
2. Melaksanakan koordinasi pembagian tugas anggota, dan pembuatan SK Tim Efektif
3. Melaksanakan koordinasi terkait penataan arsip di lingkungan Direktorat
4. Membuat Rancangan Aplikasi Pencarian Arsip dan penyimpanan Dokumen berbasis digital
5. Melaksanakan inventarisasi dokumen-dokumen yang akan diarsipkan baik secara manual maupun digital
6. Melaksanakan input dokumen arsip secara digital
7. Menyusun laporan kegiatan optimalisasi penataan arsip
8. Melaksanakan seminar hasil kegiatan optimalisasi penataan arsip
Tabel 4 1. Tahapan Kegiatan
24 C. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)
Dalam melaksanakan Aksi Perubahan Optimalisasi Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Secara Digital akan di bentuk tim efektif yang akan bekerja untuk mewujudkan rancangan aksi perubahan yang telah disusun yang akan dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
Selanjutnya Aksi Perubahan ini sangat membutuhkan peran stakeholders baik itu perorangan/kelompok yang terpengaruh dan berpengaruh terhadap kegiatan Aksi Perubahan. Stakeholders tersebut yang akan membantu memberikan dukungan sesuai dengan keahlian dan kapasitas yang dimiliki. Berikut dibawah ini adalah hasil pemetaan stakeholders yang telah dilakukan:
Gambar 4 2 . Posisi Kuadran StakeHolders
25 Gambar 4 3 . Peta dan Legenda Stakeholders
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
Pengendalian Mutu pekerjaan merupakan bagian dari fungsi utama manajemen yaitu pengawasan (controlling) melalui evaluasi dan ditindaklanjuti dengan tindakan korektif jika ada yang belum sesuai atau menyimpang dari standar yang telah ditentukan.
Mengidentifikasi kemungkinan resiko pada tiap tahapan perlu dilakukan agar dapat mengantisipasi resiko dengan tindakan korektif. Pengendalian Mutu pekerjaan merupakan hal yang mutlak dilakukan agar tujuan yang ingin dicapai dalam aksi perubahan dapat terwujud secara efisien, efektif, tepat waktu dan sesuai dengan standar prosedur yang telah ditetapkan.
26 Berikut tabel Analisa Resiko aksi perubahan Optimalisasi Penataan Arsip Di Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
No Aktivitas Resiko Penyebab Pengendalian Pencegahan 1 Menata arsip Penataan
arsip tidak sesuai aturan yang berlaku
Kurangnya pengetahuan SDM terkait peraturan klasifikasi arsip
Melakukan sosialiasi terkait peraturan klasifikasi arsip
Melakukan workshop penataan arsip dibimbing oleh
narasumber yang paham terkait klasifikasi arsip 2 Mengupload
dokumen ke aplikasi database arsip
Terlalu lama waktu upload yang dibutuhkan
Kurangnya sdm dan peralatan computer untuk mengupload dokumen
Membagi tugas kepada anggota siapa saja yang bertugas untuk melakukan scan dokumen, mengupload dokumen ke aplikasi, serta menata dokumen secara digital sesuai kaidah klasifikasi arsip di aplikasi database
Menyiapkan peralatan computer sesuai dengan jumlah anggota tim yang bertugas untuk upload dokumen, memastikan koneksi internet sudah baik.
3 Melakukan pencarian arsip dokumen
Dokumen arsip yang dcari tidak ada atau tidak
diketemukan
Dokumen belum dimasukkan kedalam arsip manual maupun digital
Membuat check list, dokumen apa saja yang sudah selesai diarsipkan baik secara manual maupun digital
Memastikan semua dokumen yang dicheck list sudah selesai diarsipkan dengan melakukan cross check pencarian
Tabel 4 2 . Mitigasi Risiko
27 E. SOP Penataan Arsip Digital
Berikut dibawah ini adalah SOP Penataan Arsip Digital pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan:
28 BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas
Integritas dapat diartikan sebagai dorongan hati nurani untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan tekat yang mulia. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, integritas artinya mutu, sifat, atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan, kejujuran.
Sebagai Project Leader, penulis harus menjalankan nilai-nilai integritas, yaitu jujur, sabar, dapat dipercaya dan menghargai orang lain, serta menjadi panutan bagi para anggota tim efektif agar semua anggota ikhlas mengikuti tujuan yang akan dicapai dalam aksi perubahan ini. Penulis juga harus mampu memimpin dengan contoh dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional bagi para anggota, bertanggung jawab untuk timnya, dan secara aktif mengelola kinerja timnya, serta selalu memastikan para anggota menjalankan tugasnya sesuai dengan tujuan aksi perubahan ini yaitu melaksanakan kegiatan penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital secara optimal.
Dalam rangka membangun integritas tim, penulis selaku project leader adalah dengan berkoordinasi dan meminta dukungan dari Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II sebagai atasan penulis. Koordinasi dan permintaan dukungan juga dilakukan kepada para pejabat administrator terutama K Kasubdit Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Daya Dukung Lingkungan Wilayah II selaku mentor, para pejabat fungsional, para kasubag Tata Usaha di Direktorat Jenderal Tata Ruang, serta pejabat pengawas lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang pada saat Rapat Koordinasi Persiapan Aksi Perubahan
2. Pengelolaan Budaya Layanan
Dalam pelaksanaan aksi perubahan ini, team leader selaku Project Leader dan Kasubag Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II mencoba untuk memanfaatkan teknologi informasi yang telah ada seperti aplikasi
29 Dropbox sebagai media untuk penyimpanan dokumen digital dan Google Sheet untuk dapat meningkatan dan mengoptimalkan penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital.
Untuk mendukung Aksi Perubahan ini penulis melakukan koordinasi dan komunikasi terhadap semua stakeholder yang terlibat. Strategi komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronik ataupun bertatap muka secara langsung kepada stakeholders, hal ini tergantung kebutuhan Tim Leader terhadap stakeholders dan disesuaikan dengan posisi pada kuadran Stakeholders.
Berkaitan dengan pengelolaan budaya layanan padaaksi perubahan ini, maka diharapkan :
a. Alat bantu berupa Google Sheet untuk mencatat Dokumen yang telah diarsipkan secara digital dapat memudahkan monitoring pelaksanaan Kegiatan Di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, dan memudahkan pencarian arsip digital Kembali secara cepat dan tepat.
b. Alat bantu berupa aplikasi DropBox dapat memudahkan penyimpanan Dokumen secara digital dengan kapasitas besar dan dokumen digital dapat tertata lebih rapih serta dapat disambungkan tautannya dengan Google Sheet Catatan Arsip.
c. Implementasi Kegiatan Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital secara optimal diharapkan dapat membawa perubahan pola kerja pelaksanaan penataan arsip dan menjadi suatu budaya kerja yang akan berdampak pada peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
3. Pengelolaan Tim
Tim efektif aksi perubahan dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Nomor 40/SK-200.12/IV/2022 tanggal 11 April 2022 tentang Penetapan Tim Efektif Penata Arsip Berbasis Digital Di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
30 Susunan Tim Efektif Aksi perubahan ini terdiri dari:
1. Pengarah : Rahma Julianti, S.T., M.Sc.
Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
2. Pengarah teknis : Dian Ayu Wulandari, S.Sos., M.Si.
Kasubdit Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Daya Dukung Lingkungan Wilayah II
3. Ketua : Fadly, S.Kom., M.SE., M.A.
Kasubbag Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
4. Wakil Ketua : Rosyitawati, S.IPem
Analis SDM Aparatur, Sub Bagian Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah WIlayah II
5. Sekretaris : Geraldi Jatmiko, A.Md.Ak.
Pengelola Keuangan, Sub Bagian Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah WIlayah II
6. Anggota : 1) Bambang Sugeng, S.T., Analis Tata Usaha 2) Imam Supardi, A.Md, Pengelola Barang Milik
Negara
3) Gatot Basuseno, S.AP, Analis Keuangan
4) Chrisdayanti Ayu Putri Pratiwi, A.Md, Pengelola Keuangan
5) Viraisya Haninda Drana Wasistha, A.Md.Ak., Pengelola Keuangan
6) Dedi, Pengadministrasi Umum 7) Eko Febrianto, PPNPN
8) Delyn Puspita Ayuni, PPNPN
9) Wiwit Andita Putra, S.T., Individual Kontrak 10) Suparman, S.Pd, Individual Kontrak
11) Azrul Amin, S.E., Individual Kontrak
12) Lia Endah Windi Pelangi, S.T., Individual Kontrak 13) Dian Rizki Eko Priyani, S.Kom, Analis Informasi,
Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Sosial Budaya Wilayah II
14) Ruth Gabriella Damayanti, S.Si., Analis Informasi, Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Provinsi dan Kota Wilayah II
31 15) Abi Syarwan Wimardana, S.T., Analis Tata Ruang,
Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Ekonomi Wilayah II
16) Hari Khadarusno, S.T., M.T., Penata Ruang Muda, Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Kabupaten Wilayah II
17) Angga Ardiyansyah, S.P., M.Si., M.E., Penata Ruang Pertama, Subdirektorat Perencanaan Detail Tata Ruang Kawasan Daya Dukung Lingkungan Wilayah II
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan 1. Capaian Tahapan Inovasi
Implementasi dari tahapan aksi perubahan yang telah dilakukan oleh ketua tim dalam aksi perubahan, dapat dilihat dalam tabel berikut:
No Tahapan Kegiatan RAP
Jadwal RAP
Tanggal Aksi Perubahan
Output AP
Kesesuaian dengan RAP 1 Rapat Persiapan
Kegiatan Optimalisasi Penataan Arsip
Minggu ke- 1 Bulan Maret 2022
30 Maret 2022
Notulensi hasil Rapat
Sesuai
2 Melaksanakan
koordinasi pembagian tugas anggota, dan pembuatan SK Tim Efektif
Minggu ke- 1 dan ke-2 Bulan April 2022
1-11 April 2022
SK Tim Efektif
Sesuai
3 Melaksanakan koordinasi terkait penataan arsip di lingkungan Direktorat
Minggu ke- 2 Bulan April 2022
11 April 2022
Notulensi hasil rapat
Sesuai
4 Membuat Rancangan Aplikasi Pencarian Arsip dan
penyimpanan Dokumen berbasis digital
Minggu ke- 3 sampai minggu ke- 8 Bulan April-Juni 2022
11 April – 3 Juni 2022
Rancangan sistem Penataan Arsip secara digital
Sesuai
5 Melaksanakan inventarisasi dokumen-dokumen yang akan diarsipkan baik secara manual maupun digital
Minggu ke- 3 sampai minggu ke- 8 Bulan April-Juni 2022
11 April – 3 Juni 2022
Dokumentasi Sesuai
6 Melaksanakan input dokumen arsip secara digital
Minggu ke- 3 sampai minggu ke- 8 Bulan
11 April – 3 Juni 2022
Dokumentasi Sesuai
32 April-Juni
2022
7 Menyusun laporan kegiatan optimalisasi penataan arsip
Minggu ke- 7 sampai minggu ke- 8 Bulan Mei 2022
23 Mei – 6 juni 2022
Laporan Aksi Perubahan
Sesuai
8 Melaksanakan seminar hasil
kegiatan optimalisasi penataan arsip
Minggu ke- 8 Bulan Mei 2022
8 Juni 2022 Hasil Seminar
2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan
Capaian yang telah diperoleh dalam rangka implementasi dari tahapan aksi perubahan yang telah dilaksanakan terutama dalam jangka pendek, yaitu selama 2 (dua) bulan masa implementasi aksi perubahan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Rapat Persiapan Kegiatan Optimalisasi Penataan Arsip
Kegiatan rapat Persiapan ini dilaksanakan secara tatap muka di ruang rapat Direktorat Sinkronisasi Pemanfaatan Ruang lantai 6 wing 2, dan secara daring melalui video meeting (zoom online) dengan Meeting ID 834 4559 9098. Adapun catatan dari pembahasan rapat antara lain sebagai berikut:
Kegiatan Optimalisasi Arsip Berbasis Digital ini diharapkan dapat memberikan kemudahan penyimpanan dokumen secara digital dimana dokumen dapat terjaga lebih baik, aman dan mudah diperoleh kapan saja dengan waktu pencarian yang lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan kinerja seluruh unit kerja dan pegawai di Lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, serta dapat menjadi percontohan penataan arsip bagi unit kerja eksternal lainnya
Pelaksanaan kegiatan Optimalisasi Penataan Arsip ini sangat membutuhkan peran stakeholders untuk membantu dan memberikan dukungan sesuai dengan keahlian dan kapasitas yang dimiliki, antara lain yaitu Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, para Kepala Subdirektorat di Lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, para Kepala Bagian dan Kepala Subbagian di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Tata
33 Ruang, dan para Kepala Subbagian Tata Usaha lainnya di Lingkungan Direktorat Jenderal Tata Ruang.
Bagian Keuangan dan Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang sudah melakukan digitalisasi arsip dengan Docuscape, tetapi sementara ini hanya untuk dokumen-dokumen arsip yang berada pada lingkup Bagian Keuangan dan Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang. Ke depannya mungkin akan dilakukan integrasinya data arsip yang berada di lingkup Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II ke aplikasi Docuscape dari bagian umum ini
Kegiatan pengarsipan secara digital yang dilakukan unit ketatausahaan memang memiliki kesamaan satu dengan yang lainnya, utamanya terkait dengan dokumen-dokumen yang diarsipkan. Kaitannya dengan pengintegrasian sistem pengarsipan secara digital ini perlu dikoordinir oleh bagian di Sekretariat Direktorat Jenderal;
Gambar 5.1 Rapat Persiapan Penataan Arsip
34 b. Melaksanakan koordinasi pembagian tugas anggota, dan pembuatan SK Tim
Efektif.
Pembuatan SK Tim Efektif telah dilaksanakan sejak minggu ke-1 pada saat implementasi Aksi Perubahan di Satuan Kerja masing-masing. Surat Keputusan Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Nomor 40/SK- 200.12/IV/2022 ditetapkan pada tanggal 11 April 2022 tentang Penetapan Tim Efektif Penata Arsip Berbasis Digital Di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, dengan pembagian tugas sebagai berikut:
1. Pengarah :
Menetapkan kebijakan dan strategi umum serta memberikan pengarahan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
2. Pengarah Teknis :
Menetapkan kebijakan dan strategi operasional serta memberikan pengarahan teknis kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
3. Ketua :
a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
b. Menyusun rencana kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
c. Mengatur dan menyusun pembagian tugas dan wewenang dalam pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
d. Mengkordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan Penataan Berbasis Arsip Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
e. Memberikan petunjuk dan pendampingan pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II terhadap pencapaian target dan penyelesaian permasalahan yang terjadi;
35 f. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai petunjuk Pengarah dan Pengarah Teknis.
4. Wakil Ketua :
a. Membantu Ketua dalam menyusun rencana dan program kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
b. Membantu Ketua dalam mengatur dan menyusun pembagian tugas dan wewenang dalam pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
c. Membantu Ketua dalam memimpin, mengoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
d. Membantu Ketua dalam memberikan petunjuk dan pendampingan pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II terhadap pencapaian target dan penyelesaian permasalahan yang terjadi;
e. Membantu Ketua dalam melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
f. Melakukan tugas-tugas lain sesuai petunjuk Ketua.
5. Sekretaris :
a. Membantu Ketua melakukan tugas kesekretariatan/administrasi dalam kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
b. Membantu penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Tim Efektif Penata Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
c. Melakukan tugas-tugas lain sesuai petunjuk Ketua.
6. Anggota :
a. Membuat rancangan alur/proses kerja Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II dalam kegiatan penataan arsip digital;
36 b. Menyiapkan penyimpanan arsip dan klasifikasi arsip terkait penataan arsip
digital;
c. Menyampaikan dan menginventarisasi arsip digital kepada sekretaris subdirektorat di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
d. Memperbarui penyimpanan dan penataan arsip digital dengan dokumen arsip terbarukan;
e. Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap hasil penataan arsip berupa Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
f. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II;
g. Membuat laporan dan melaporkan kepada Ketua hasil pelaksanaan kegiatan Penataan Arsip Berbasis Digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II; dan
h. Melakukarı tugas-tugas lain sesuai petunjuk Ketua.
c. Melaksanakan koordinasi terkait penataan arsip di lingkungan Direktorat
Kegiatan Rapat Koordinasi Pelaksanaan Penataan Arsip ini dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 11 April 2022. Tujuan dari rapat tersebut adalah untuk memperoleh masukan serta strategi dalam rangka optimalisasi penataan arsip berbasis digital di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
Berdasarkan informasi dari Bagian Keuangan Umum, Sesditjen Tata Ruang saat ini Bagian Keuangan Umum sedang mengatur dan menginisiasi sistem manajemen kearsipan yang sudah dirintis dari tahun 2020. Ada beberapa contoh kearsipan yang dimasukan meliputi arsip keuangan dan laporan kegiatan. Untuk sistem manajemen kearsipan menggunakan dan saat ini baru digunakan untuk internal Bagian Keuangan Umum untuk pengarsipan dokumen keuangan. Aplikasi Docuscape dibangun karena melihat tuntutan kearsipan dari satker yang cukup tinggi dan butuh pengelolaan arsip yang mudah contohnya dalam mencari data SPM dan SPJ dan bentuk fisiknya pun tetap dapat diproses. Docuscape saat ini berbasis online dan rencananya tahun ini akan dijadikan web-based segingga semua direktorat dilingkungan Ditjen Tata Ruang dapat menggunakan sistem manajemen arsip tersebut.
37 Gambar 5.2 Pelaksanaan Kegiatan Rapat Koordinasi Pelaksanaan Penataan Arsip
d. Membuat Rancangan Aplikasi Pencarian Arsip dan penyimpanan Dokumen berbasis digital
Inovasi yang dilakukan dalam Aksi perubahan ini adalah membangun Sistem Penataan Arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II secara digital dengan memanfaatkan teknologi aplikasi yaitu Google sheet sebagai sarana untuk pencatatan dokumen yang diarsipkan secara online, dan menggunakan aplikasi Database Online (Dropbox) sebagai wadah penyimpanan dokumen yang telah di-digitalisasi.
38 Selanjutnya Dokumen digital yang telah diarsipkan didalam Database online akan disambungkan tautannya ke Catatan Arsip di Google Sheet sehingga akan cepat dan tepat untuk dilakukan pencariannya
Link tampilan awal Sistem Informasi Penataan Arsip Berbasis Digital Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II menggunakan website link.tree dengan alamat https://linktr.ee/Link_Arsip_Digital_TUBinda2 dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:
Gambar. 5.3 Tampilan awal Link Arsip Digital
Pada tampilan awal terdapat tautan-tautan menuju Google Sheet Arsip Digital, yang terdiri dari:
1) Google Sheet Dokumen Progres Rencana Tata Ruang
Dalam Aksi perubahan ini, tim efektif merancang Sistem Informasi untuk mengarsipkan Dokumen-Dokumen yang dihasilkan melalui kegiatan Bimbingan Teknis dan Fasilitasi Persetujuan Substansi Penyusunan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Daerah di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II. Dokumen yang diarsipkan di jangka pendek ini adalah dokumen hasil Lintas Sektor, Persetujuan Substansi, dan Perda/Perkada tahun 2021. Dokumen tersebut disimpan di Dropbox yang linknya disambungkan ke catatan di Google Sheet ini.
39 Gambar 5.4 Google Sheet Progres Penyusunan Rencana Tata Ruang
Gambar.5.5 Tampilan Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Progres Rencana Tata Ruang
Selain itu, Tim Efektif juga memanfaatkan Google Sheet Progress Rencana Tata Ruang tersebut sebagai alat monitoring pemutakhiran data di aplikasi Protaru Direktorat Jenderal Tata Ruang. Aplikasi Protaru adalah aplikasi resmi milik Direktorat Jenderal Tata Ruang untuk semua lapisan masyarakat termasuk pemerintah daerah ataupun pusat untuk melihat progres Penyusunan Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi, Kabupaten/Kota dan Rencana Detail
40 Tata Ruang Daerah. Didalam Google Sheet ini, disertakan link menuju Protaru untuk setiap RTRW dan RDTR. Tim efektif dan admin Protaru dari Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II akan saling berkoordinas dan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen apa saja yang sudah atau belum diupload di Protaru.
Gambar.5.6 Monitoring Upload Dokumen Progres Rencana Tata Ruang di Aplikasi Protaru
2) Google Sheet Dokumen SAKIP
SAKIP adalah Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan, dimana sistem ini merupakan integrasi dari sistem perencanaan, sistem penganggaran dan sistem pelaporan kinerja, yang selaras dengan pelaksanaan sistem akuntabilitas keuangan.
Didalam Google Sheet ini, Tim Efektif melakukan pencatatan arsip digital yang berkenaan dengan pemenuhan dokumen SAKIP, seperti Laporan Kinerja, Laporan Triwulan, Rencana Aksi, Roadmap Direktorat, dan Perjanjian Kinerja.
Gambar 5.7 Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Sakip
41 Gambar 5.8 Google Sheet Dokumen SAKIP
3) Google Sheet Dokumen BMN
Dalam rancangan Sistem Informasi Penataan Arsip Digital terkait BMN, dokumen yang diarsipkan secara digital adalah Surat Ijin Pemakaian BMN Tahun 2021 di Lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
Gambar. 5.9 Google Sheet Dokumen BMN
42 Gambar 5.10 Dropbox Penyimpanan Arsip Digital Dokumen BMN
4) Google Sheet Dokumen Kepegawaian
Dalam rancangan Sistem Informasi Penataan Arsip Digital terkait Kepegawaian, dokumen yang diarsipkan secara digital adalah SKP Tahun 2021 di Lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II. SKP ini juga dapat dijadikan sebagai bukti untuk Reformasi Birokrasi bahwa semua pegawai di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II telah diukur kinerjanya berdasarkan format baru dari kementerian PAN tahun 2021.
Gambar 5.11 Google Sheet Dokumen Kepegawaian
43 Gambar 5.12 Dropbox penyimpanan Arsip Digital Kepegawaian
5) Google Sheet Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan (2015-2020) Dalam aksi perubahan ini, tim efektif juga melakukan penataan arsip Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan yang terletak di lantai 7 wing 1 Gedung Direktorat Jenderal Tata Ruang. Dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif lagi dimasukkan kedalam box arsip, dan dicatat di Google Sheet Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan untuk memudahkan pencariannya kembali.
Rencana di jangka menengah nanti Dokumen-Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan akan dipindahkan ke Gudang Arsip milik Sesditjen Tata Ruang beserta catatannya.
Gambar.5.13 Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan sebelum ditata dan diarsipkan
44 Gambar.5.14 Tim Efektif melaksanakan optimalisasi Arsip Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan
Gambar 5.15 Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan setelah diarsipkan
45 Gambar
5.16 Google Sheet Dokumen Eks Direktorat Penataan Kawasan (2015- 2020)
e. Melaksanakan inventarisasi dokumen-dokumen yang akan diarsipkan baik secara manual maupun digital
Dalam implementasi Aksi Perubahan, Tim Efektif melaksanakan inventarisasi Dokumen-dokumen Rencana Tata Ruang tahun 2021 yang akan diarsipkan secara digital baik Berita Acara Lintas Sektor, Dokumen Persetujuan Substansi dan Dokumen Perkada kedalam Google sheet dan menyimpan file digitalnya kedalam Dropbox. Serta melakukan sinkronisasi data dengan Aplikasi Protaru untuk memastikan Dokumen-dokumen RTR yang sudah diarsipkan secara digital telah diupload kedalam Protaru oleh admin Protaru di Direktorat Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II.
Tim juga melaksanakan Inventarisasi Dokumen-dokumen SAKIP tahun 2021 yang diarsipkan secara digital, yaitu Dokumen Rencana Kerja Tahunan, Perjanjian Kinerja, Rencana Aksi, Roadmap, Laporan Triwulan dan Laporan Kinerja. Kemudian melaksanakan inventarisasi BMN di lingkungan Direktorat Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, membuat list kondisi BMN di Direktorat Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II dan list Surat Ijin Pemakaian (SIP) tahun 2021.
Selanjutnya Tim efektif melakukan pengumpulan SKP tahun 2021 yang telah discan untuk disimpan kedalam Dropbox dan dicatat di Google Sheet agar mudah dicari bila dibutuhkan kembali.
46 Selain melakukan inventarisasi dokumen secara digital, tim efektif juga melakukan inventarisasi secara manual dokumen-dokumen eks Direktorat Penataan Kawasan (sebelum berubah menjadi Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II) tahun 2015-2020.
f. Melaksanakan input dokumen arsip secara digital
Pelaksanaan input dokumen Arsip secara digital dilakukan oleh tim efektif dengan mengupload dokumen digital untuk disimpan ke dalam Dropbox. Setelah disimpan didalam dropbox, tim efektif melakukan pencatatan arsip digital menggunakan Google Sheet yang tautannya sudah disambungkan ke Dropbox.
g. Menyusun laporan kegiatan optimalisasi penataan arsip
Kegiatan optimalisasi dilaporkan secara berkala setiap minggu selama 2 bulan, yang dilanjutkan dengan penulisan Laporan Aksi Perubahan optimalisasi penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital di minggu ke-7 dan ke-8.
h. Melaksanakan seminar hasil kegiatan optimalisasi penataan arsip
Pelaksanaan seminar hasil kegiatan Aksi Perubahan optimalisasi penataan arsip di Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital akan dilakukan di Balai Diklat PPSDM, Cikeas, pada hari Rabu, tanggal 8 Juni 2022
3. Manfaat Aksi Perubahan
Adapun manfaat Aksi Perubahan yang telah dilaksanakan bagi Project Leader antara lain:
a. Aksi Perubahan ini memberikan manfaat untuk melatih dan meningkatkan kemampuan Pejabat Pengawas untuk melakukan adaptasi dan transformasi dalam pelaksanaan tugas dengan membuat inovasi dalam rangka perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan perkantoran
b. Sebagai bentuk aktualisasi kepemimpinan yang melayani, beretika dan berintegritas serta mampu memberdayakan tim kerja secara efektif, untuk menghasilkan perubahan sistem.
47 Adapun manfaat Aksi Perubahan yang telah dilaksanakan bagi Anggota Tim antara lain:
a. Peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia pada Subag Tata Usaha Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II khususnya di bidang penataan arsip
b. Meningkatnya capaian kinerja pegawai di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
c. Memberikan kemudahan dalam melakukan monitoring kinerja Kegiatan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II
Adapun manfaat Aksi Perubahan yang telah dilaksanakan bagi Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II, antara lain:
a. Terwujudnya penataan arsip di lingkungan Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II berbasis digital yang optimal,
b. Memberikan kemudahan penyimpanan dokumen yang diarsipkan secara digital sehingga dokumen dapat terjaga lebih baik, aman dan mudah diperoleh kapan saja dengan pencarian waktu yang lebih cepat.
c. Mendukung kinerja Direktorat Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II dengan melaksanakan monitoring progres hasil kegiatan penyusunan Rencana Tata Ruang Daerah di wilayah II
Adapun manfaat Aksi Perubahan yang telah dilaksanakan bagi Stakeholder lainnya antara lain:
a. Memberikan kemudahan untuk mendapatkan data dan dokumen yang dibutuhkan secara tepat dan akurat.
b. Dapat dijadikan percontohan bagi subag Tata Usaha lainnya dalam penataan arsip secara digital dan optimal
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan 1. Legalitas Penerapan Inovasi
Legalitas penerapan inovasi Implementasi Aksi Perubahan dimulai dari pembentukan tim Efektif berdasarkan Surat Keputusan Direktur Bina Perencanaan Tata Ruang Daerah Wilayah II Nomor 40/SK-200.12/IV/2022 tanggal 11 April 2022 tentang Penetapan Tim Efektif Penata Arsip Berbasis
