27
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Tahap Perancangan Sistem 4.1.1 Analisis Kebutuhan A. Kebutuhan Pengguna
Di dalam sistem Arsip ini hanya ada dua Pengguna yaitu admin dan User Beberapa pengguna tersebut memiliki kebutuhan informasi yang berbeda beda dan memiliki kebutuhan sistem yang berbeda antara lain :
1. Skenario Kebutuhan Admin a. Mengelola data surat masuk b. Mengelola data surat keluar c. Mengelola Data Laporan
2. Skenario Kebutuhan Kepala dan Aparatur Desa a. Menerima Pesan Surat
b. Memperifikasi Surat B. Kebutuhan Sistem
1. Sistem ini memiliki hak akses login kasi pemerintahan dan Aparatur Desa
2. Sistem dapat memroses data pembuatan surat keterangan
3. Sistem dapat menyimpan arsip surat masuk atau pun surat keluar 4. Sistem dapat memperlihatkan laporan arsip surat di Desa Purwasari
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
1. Rancangan Use Case Diagram Menu Login
Gambar IV.1.(Rancangan Use Case Diagram Menu Login) Tabel IV.1. Rancangan Use Case Diagram Login
Use Case Name Login
Requirements Login ke sistem Menu utama
Goal Admin Berhasil melakukan Login dan mengakses Menu utama
Pre-Conditions Admin Memasukan Username dan Password Post-Conditions Admin berhasil melakukan Login dan dapat
mengakses Menu utama
Failed End Condition Admin Tidak dapat melakukan Login
Actors Admin
Main Flow/Basic Path
1. Admin Melakukan Login
2. Admin memasukan username dan password 3. Admin mengakses menu utama
Alternate Flow/Invariant A
A1. Admin membuka sistem
A.2. Admin melakukan Login kemudian masuk ke menu utama
Invariant B B.1. Aktor memasukan username dan password B2. Aktor dapat mengakses menu utama
2. Rancangan Use Case Diagram Menu Surat Masuk
Gambar IV.2. ( Rancangan Use Case Diagram Menu Surat masuk ) Tabel IV.2 Deskripsi Rancangan Use Case Diagram Menu Surat Masuk
Use Case Name Data Surat Masuk
Requirements Untuk melihat dan mengelola data surat masuk
Goal Admin dapat melihat dan mengelola surat
masuk
Pre-Conditions Admin memilih menu Surat Masuk
Post-Conditions Admin dapat melihat dan mengelola data surat masuk
Failed End Condition Admin tidak dapat melihat dan mengelola data surat masuk
Actors Admin
Main Flow/Basic Path
1. Admin melakukan Login
2. Admin memilih menu surat masuk 3. Admin mengelola surat masuk
Alternate Flow/Invariant A A.1 Admin mengakses menu surat masuk A.2 Admin mengelola data surat masuk Invariant B
B1. Actor mengkases halaman surat masuk B.2 Actor melihat data surat masuk
B.3 Actor Mengelola Data Surat Masuk
3. Rancangan Use Case Diagram Menu Surat Keluar
Gambar IV.3. (Rancangan Use Case Diagram Menu Surat Keluar )
Tabel IV.3. Rancangan Use Case Diagram Menu Surat Keluar
Use Case Name Data Surat Keluar
Requirements Untuk melihat dan mengelola data surat keluar
Goal Admin membuat surat keluar Admin dapat mengelola surat keluar Pre-Conditions Admin memilih Menu Surat Keluar
Post-Conditions
Admin mengelola data surat keluar dan admin dapat membuat surat keluar/surat keterangan
Failed End Condition
Admin tidak dapat mengelola data surat keluar dan admin tidak dapat membuat surat keluar/surat keterangan
Actors Admin
Main Flow/Basic Path
1. Admin memilih menu surat keluar 2. Admin mengelola data surat keluar 3. Admin membuat surat keterangan/surat
keluar
Alternate Flow/Invariant A
A1. Admin memilih menu surat keluar A2. Sistem menampilkan menu surat keluar A3. Admin mengelola data surat keluar A4. Admin membuat surat keluar/surat
keterangan
A5. Sistem mencetak surat keterangan/surat keluar
Invariant B
B1. Actor Memilih Menu surat keluar B2. Actor Membuat surat keterangan/surat
keluar
B3. Actor Mengelola surat keterangan/
surat keluar
4. Rancangan Use Case Diagram Menu Laporan
Gambar IV.4. ( Rancangan Use Case Diagram Menu Laporan ) Tabel IV.4. Rancangan Use Case Diagram Laporan Laporan
Use Case Name Laporan Surat
Requirements Untuk melihat laporan
Goal Admin mencetak laporan
Pre-Conditions Admin mengakses menu laporan
Post-Conditions Admin dapat melihat dan mengelola menu laporan
Failed End Condition Admin tidak dapat melihat dan tidak dapat mengelola menu laporan
Actors Admin
Main Flow/Basic Path Admin mengakses menu laporan Alternate Flow/Invariant A A1. Admin mengakses menu laporan
A2. Admin mengelola menu laporan Invariant B B1. Actor mengakses menu laporan
B2. Actor mengelola laporan
5. Rancangan Use Case Diagram Aparatur Desa
Gambar IV.5 (Rancangan Use Case Diagram Aparatur Desa) Tabel IV.5. Rancangan Use Case Diagram Aparatur Desa
Use Case Name Apratur Desa
Requirements Untuk melihat Undangan Surat
Goal Aparatur Desa Dapat Melihat Undangan
dari Surat
Pre-Conditions Aparatur Desa mengakses Pesan Surat Post-Conditions Aparatur Desa dapat melihat pesan yang
masuk
Failed End Condition Aparatur Desa tidak dapat melihat pesan yang masuk
Actors Aparatur Desa
Main Flow/Basic Path 1. Aparatur melakukan login
2. Aparatur melihat pesan yang masuk Alternate Flow/Invariant A A1. Aparatur melakukan login
A2. Aparatur melihat pesan masuk Invariant B
B1. Aparatur memasukan username dan password
B2. Aparatur melihat pesan masuk
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas 1. Rancangan Diagram Aktifitas Login
Gambar IV.6. ( Rancangan Diagram Aktifitas Login )
2. Rancangan Diagram Aktifitas Surat Masuk
Gambar IV.7. ( Rancangan Diagram Aktifitas Surat Masuk )
3. Rancangan Diagram Aktifitas Surat Keluar
Gambar IV.8. ( Rancangan Diagram Aktifitas Surat Keluar )
4. Rancangan Diagram Aktifitas Laporan Admin
Gambar IV.9.( Rancangan Diagram Aktifitas Laporan Admin )
5. Rancangan Digram Aktifitas Aparatur Desa
Gambar IV.10. (Rancangna Diagram Aktifitas Aparatur Desa) 4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
A. Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Foto Copy KTP ( Kartu Tanda Penduduk ) Fungsi : Sebagai Kelengkapan Data Surat
Tujuan : Kepada Bank atau Instansi yang bersangkutan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Salah satu persyaratan Pembuatan Surat Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Foto Copy Kartu Keluarga Fungsi : Sebagai Kelengkapan Data Surat
Tujuan : Kepada Bank atau Instansi yang bersangkutan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Salah satu persyaratan Pembuatan Surat Bentuk : Lihat Lampiran B.2
B. Dokumen Keluaran 1. Nama
Dokumen
: Surat Undangan
Fungsi : Sebagai Pemberitahuan
Tujuan : Kepada Masyarakat atau Instansi
Media : Kertas
Jumlah : 1 – 2 Lembar
Frekuensi : Sebagai Pemberitahuan Undangan Bentuk : Lihat Lampiran C.1
2. Nama Dokumen
: Surat Keterangan Usaha
Fungsi : Sebagai Surat Pengantar Tujuan : Kepada Bank atau Instansi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Sebagai Persyaratan untuk Instansi
Bentuk : Lihat Lampiran C.2 3. Nama
Dokumen
: Surat Keterangan Domisili
Fungsi : Sebagai Surat Pengantar Tujuan : Kepada Instansi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Sebagai Pelengkap Persyaratan Bentuk : Lihat Lampiran C.3
4.1.4. Rancangan Prototype 1. Halaman Login
Gambar IV.11.(Rancangan Prototype Login)
2. Halaman Menu Utama
Gambar IV.12. (Rancangan Prototype Menu Utama) 3. Halaman Surat Masuk
Gambar IV.13.(Rancangan Prototype Surat Masuk)
4. Halaman Tambah Surat Masuk
Gambar IV.14.(Rancangan Prototype Tambah Surat Masuk) 5. Halaman Menu Surat Keluar
Gambar IV.15.(Rancangan Prototype Surat Keluar)
6. Halaman Tambah Surat Keluar
Gambar IV.16. (Rancangan Prototype Tambah Surat Masuk) 7. Halaman Laporan Surat Masuk
Gambar IV.17. (Rancangan Prototype Laporan Surat Masuk)
8. Halaman Laporan Surat Keluar
Gambar IV.18. (Rancangan Prototype Laporan Surat Keluar) 9. Halaman Menu Aparatur
Gambar IV.19. (Rancangan Prototype Halaman Menu Aparatur)
4.2 Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.20. (Entity Relationship Diagram)
4.2.2 Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.21. ( Logical Record Structure (LRS)) 4.2.3 Spesifikasi File
Spesifikasi File Merupakan Penjelasan mengenai bentuk-bentuk File database yang digunkan dalam pengolahan proses sistem. Spesifikasi file yang
penulis gunakan dalam Perancangan Sitem Informasi Arsip Surat di Desa Purwasari adalah sebagai berikut :
1 .
Spesifikasi file : Nama File : Admin
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 60
Kunci field : Id_admin
Software : MySQL
Tabel IV.6. Spesifikasai file Admin
No. Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1. Id_user Id_user Int 10 Primary key
2. Username Username Varchar 20
3. Password Password Varchar 25
2 .
Spesifikasi file :
Nama File : Surat Masuk Akronim : Surat masuk
Fungsi : Untuk menyimpan surat masuk Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 150 Kunci field : Id_login
Software : MySQL
Tabel IV.7. Spesifikasi file Surat Masuk
No. Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1. Id user Id_user Int 8 Primary key
2. Nomor_Surat Nomor_surat Varchar 30
3. Pengirim Pengirim Varchar 20
4. Jenis Surat Jenis_surat Varchar 30 5. Tanggal masuk Tanggal_masuk Varchar 8 6. File surat File_surat Varchar 20
3 .
Spesifikasi file :
Nama File : Surat Keluar Akronim : Surat keluar
Fungsi : Untuk menyimpa surat keluar Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 150 Kunci field : Id_login
Software : MySQL
Tabel IV.8. Spesifikasi file Surat Keluar
No. Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1. Id_user Id_user Int 8 Primary key
2. Nomor Surat Nomor_surat Varchar 30 3. Nama Pemohon Nama_pemohon Varchar 20
4. NIK Nik Varchar 20
5. Tempat tanggal Lahir
Ttl Varchar 40
6. Alamat Alamat Varchar 50
7. Nama Surat Nama_surat Varchar 30
8. No Handphone No_hp Varchar 15
9. File surat File_surat varchar 20
4 .
Spesifikasi file : Nama File : aparatur Akronim : aparatur
Fungsi : Untuk menyimpan data aparatur Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 80
Kunci field : Id_aparatur Software : MySQL
Tabel IV.9.(spesifikasi file aparatur)
No. Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1. Id aparatur Id_aparatur Int 8 Primary key
2. username Username Varchar 30
3. password Password Varchar 20
4. File surat File_surat Varchar 20 5. Tanggal
undangan
Tanggal_undangan Varchar 8
4.2.4 Clas Model/Class Digram
Gambar IV.22. (Class Diagram)
4.2.5 Squence Diagram 1. Sequence Diagram Login
Gambar IV.23. (Sequence Diagram Login)
2. Sequence Diagram Surat Masuk
Gambar IV.24. (Sequence Diagram Surat Masuk)
3. Sequence Diagram Surat Keluar
Gambar IV.25.(Sequence Diagram Surat Keluar)
4. Squence Diagram Aparatur
Gambar IV.26.(Squence Diargam Aparatur)
4.2.6 Spesifikasi Hardware dan Software 1. Spesifikasi Hardware
Server :
a. Prosesor Intel® Core i3® CPU N920MX @2.0GHz (2CPUs),-2.0Hz b. RAM 4 MB DDR3
c. Hard Disk 500 GB
d. Display 16 Inc dengan Resolusi layar e. Keyboard
f. Mouse
g. Koneksi internet dengan kecepatan 3 Mbps
Client :
a. Prosesor Intel® Core i3® CPU N920MX @2.0GHz (2CPUs),-2.0Hz b. RAM 4 MB DDR3
c. Hard Disk 500 GB
d. Display 16 Inc dengan Resolusi layar e. Keyboard
f. Mouse
2. Spesifikasi Software
Berikut spesifikasi software yang dibutuhkan dalam sistem usulan ini :
a. Sistem Operasi yang digunakan seperti: Microsoft Windows.
b. Aplikasi bundle web server : Xampp yang terdiri dari beberapa komponen,
diantaranya:
1.) Aplikasi Apache Server v2.4.3.
2.) Aplikasi PHP server v5.4.7.
3.) Aplikasi MySQL Server v5.5.27.
4.) Aplikasi phpMyAdmin v3.5.2.2.
c. Aplikasi Web seperti: Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet Explorer, dan
Google Chrome.
4.3 Jadwal Implementasi
Tabel IV.10. Jadwal Implementasi
No KEGIATAN WAKTU
BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3 BULAN 4
1. Persiapan Data Awal 2. Analisa
3. Desain Sistem
4. Desain Perangkat Lunak 5. Tes Sistem
6. Pelatihan & evaluasi 7. Pembuatan Buku Petunjuk
