KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
NO. LAM- QM-01-05
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Saiful Bahri Badratun Nafis Dr.Taufiq Abdul Gani,
M.Eng.Sc.
Ketua Bidang teknologi Informasi
Manajemen Representatif Kepala Perpustakaan
Halaman Pengesahan Revisi
Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa
oleh Disetujui oleh
0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun Nafis Taufiq Abdul Gani
1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani
2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan
eksternal/internal terhadap scope ISMS Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani
Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah TABLE OF CONTENTS
A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA ... 4
B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ... 7
C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU ...10
D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI ...14
E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ...19
A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA
UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) perpustakaan yang telah di rencanakan.
Isu eksternalnya adalah:
Relevansi Koleksi
Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan Unsyiah menyediakan koleksi/koleksi yang relevan dengan kebutuhan kurikulum. Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan survey relevansi koleksi paling kurang sekali dalam setahun, dan menyediakan aplikasi pengadaan buku yang dapat diisi secara online oleh Pemustaka sehingga pengadaan koleksi dapat disesuaikan dengan kurikulum.
Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-journal dari penerbit terkemuka di dunia dan yang kredibel setiap tahunnya. Koleksi baik tercetak maupun digital terjaga kelestarian, dan terhindar dari ancaman keamanan seperti kerusakan dan kepunahan. Pemanfaatan koleksi tersebut juga dibawah pengendalian supaya penggunaan optimal dan memenuhi persyaratan keamanan.
Literasi dan Aktivitas Mahasiswa
Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu ini merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan meningkatkan citra perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan mencari literatur di perpustakaan salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut diminati. oleh karena itu penyediaan koleksi dan fasilitas baca untuk memenuhi kebutuhan dan meningkatkan minat baca mahasiswa.
Saat ini terlihat kecendrungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan sebagai tempat beraktifitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan literasi informasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan tag-line “more than just a library”, yang bermakna UPT Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal berorientasi pada buku dan penyebaran informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT Perpustakaan Unsyiah
berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk pencapaian visi unsyiah.
UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif dan inovatif , sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam berkreasi dan berekspresi. Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax & Easy, Unsyiah Library Fiesta (ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan Volunteer yang terangkum dalam Student Asisstant Library.
Dukungan Penelitian dan Proses Belajar Mengajar (Dosen/Peneliti) Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan :
1. Koleksi sebagai pegangan belajar mengajar dan referensi penelitian.
2. Bantuan untuk meningkatkan soft-skill mahasiswa dalam penelusuran informasi dan menyusun sitasi dan referensi.
3. Fasilitas diskusi, pelatihan dan seminar
Perpustakan Unsyiah sudah berupaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut dengan:
1. Secara periodik menambah koleksi dengan menjaga relevansi 2. Mengadakan kelas literasi informasi dan pelatihan sitasi
3. Dosen bisa meminjam atau menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar mengajar
Akreditasi Program studi
Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang merupakan salah satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah. Perpustakaan berperan penting terhadap pencapaian akreditasi program studi melalui penyediaan koleksi yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang bersangkutan. Perpustakaan menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan, oleh karena itu perpustakaan memastikan bahwa setiap program studi mengisi form usulan koleksi secara online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.
Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang relevan dan tingkat penggunaan dari program studi tersebut. Melalui bagian
Penjaminan Mutu yang terdapat pada Perpustakan Unsyiah bertugas mempersiapkan setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.
Pengelolaan Manajemen Unsyiah
Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses pengelolaan yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu, pengelolaan perpustakaan mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini unsyiah banyak melakukan perubahan terhadap manajemen keuangan dan barang, tentu saja perubahan yang sedang berlangsung ini momentum yang tepat untuk perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.
Isu internalnya adalah:
Kompetensi Pustakawan dan Staf:
Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal yang sangat mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan adanya pustakawan dan staf yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan dan memberikan pelayanan yang baikdsn profesional. Kompetensi pustakawan dan staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya sertifikasi untuk menunjukkan bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan dengan adanya sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.
Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) bidang perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat kompetensi minimal sesuai jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan Unsyiah berkewajiban membina para pustakawan dan stafnya untuk mencapai kompetensi yang dimilikinya.
Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan Unsyiah sudah mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada kompetensi dan job description per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus melakukan pembinaan peningkatan kompetensi dan desain job description untuk mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.
Penyediaan Sarana Prasarana:
Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk mempertahankan kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan berupaya terus menerus melakukan renovasi yang kekinian untuk perbaikan dan meningkatkan kenyamanan pemustaka.
Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung sudah lama, sehingga kondisi utilitas seperti toilet, saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal dan berkala. Disamping itu masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas, sehingga menggunakan teknisi eksternal yang membutuhkan biaya lebih besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan rutin terhadap sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan kelayakan pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.
B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN
Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap keberlanjutan perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak terpenuhi. Untuk mengetahui tercapainya kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
NO. Pihak
Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan 1. Pemustaka Perpustakaan mampu
menyediakan koleksi yang relevan dan fasilitas yang memenuhi kebutuhan pemustaka.
Perpustakaan melakukan survey kebutuhan dan relevansi koleksi dan penyediaan fasilitas yang mendukung kenyamanan pemustaka minimal 1x pertahun.
2. Pustakawan dan Staf
Pustakawan dan staf bekerja dengan aman dan nyaman,
Perpustakaan
mengikutsertakan staf
mendapat pelatihan dan sertifikasi sehingga dapat memberikan pelayanan yang prima dan profesional dalam mewujudkan VMTS perpustakaan yang mendukung tri darma perguruan tinggi.
dan pustakawan untuk mengikuti training, seminar, workshop, dan sertifikasi untuk meningkatkan skill dan profesionalisme kerja staf dan pustakawan.
3. Dosen Penyediaan koleksi relevan dengan buku pegangan
dosen, sehingga
memudahkan dosen dan mahasiswa dalam proses belajar mengajar.
Perpustakaan Unsyiah menyediakan form pengusulan koleksi secara online yang dapat di isi oleh dosen untuk mengusulkan koleksi buku pegangan, agar dapat dilakukan pengadaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan dosen tersebut.
4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat mendukung penelitian yang dilakukan oleh peneliti.
Perpustakaan Unsyiah melanggan E-journal internasional, penyediaan koleksi yang open access, menyediakan form pengusulan koleksi yang dapat diisi oleh peneliti untuk mengusulkan koleksi buku maupun jurnal yang dibutuhkan.
Perpustakaan juga menyediakan form (LSS) Literature Searching Service yang dapat diisi secara online untuk membantu para peneliti.
5. Rektorat Perpustakaan sebagai Perpustakaan
penunjang tri darma perguruan tinggi dan dapat menjadi sumber utama mahasiswa dalam mencari referensi serta sebagai
wadah untuk
mengembangkan kreatifitas mahasiswa
menyediakan sumber referensi yang relevan dengan kurikulum, melanggan e-journal internasional, penyediaan fasilitas baca yang mencukupi sesuai kebutuhan dan wadah untuk mengembangkan kreatifitas mahasiswa.
6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung pencapaian akreditasi fakultas/ prodi melalui penyediaan koleksi yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang bersangkutan.
Perpustakaan
menyediakan form usulan koleksi secara online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan. oleh karena itu perpustakaan memastikan bahwa setiap program studi mengisi form usulan koleksi secara online sesuai dengan kebutuhan.
7. UPT. TIK Perpustakaan dapat mengelola kestabilan jaringan dan meng-back up seluruh data perpustakaan.
Perpustakaan memeriksa kestabilan jaringan secara rutin dan meng back up data setiap hari.
8. Penerbit Perpustakaan menambah koleksi baik elektronik maupun non elektronik untuk meng update koleksi berdasarkan kebutuhan.
Perpustakaan melanggan koleksi elektronik dari penerbit internasional dan membeli koleksi buku dari penerbit terkait dengan mengadakan kerjasama
9. Perpustakaan Nasional RI
Perpustakaan unsyiah diharapakan mengikuti
Perpustakaan mengikuti SNP PT yang berlaku
Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi ( SNP PT ) dan berpartisipasi dalam setiap diklat dan pelatihan yang di adakan oleh perpustakaan nasional RI.
dan mematuhi segala syarat dan ketentuan perpustakaan perguruan tinggi dan melakukan kerjasama dengan perpusnas serta mengirimkan staf dan pustakawan untuk berpartisipasi dalam kegiatan diklat dan pelatihan yang diadakan perpusnas.
10. Perpustakaan eksternal
Perpustakaan dapat menjalin kerjasama antar perpustakaan dalam memajukan perpustakaan.
Perpustakaan menjalin kerjasama antar perpustakaan yang dibuktikan dengan adanya penandatanganan MOU.
11. Man corner, libry coffee dan library gift shop
Perpustakaan menyediakan tempat yang strategis agar
dapat mendukung
pelayanan dari pihak eksternal yang di sediakan.
Perpustakaan melakukan penandatangan MOU dengan pihak penyedia
ekternal dan
menyediakan tempat yang strategis.
C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU
UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan dalam sebuah organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:
a) Bidang Pelayanan Pemustaka
Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi, sirkulasi, referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang melayani pemustaka baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.
Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan staf/pustakawan berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga pemustaka dapat memberikan kesan langsung terhadap mutu pelayanan UPT Perpustakaan Unsyiah.
Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:
Penitipan barang di loker
Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka
Peminjaman buku secara mandiri
Pengembalian buku secara mandiri
Pengecekan ETD dan bebas pustaka
Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data
Pelayanan referensi dan on-reserve
Pelayanan koleksi ilmiah
Pelayanan koleksi serial
Pelayanan digital corner
Pelayanan koleksi CD-ROM
Pembuatan Video
Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam
Pengendalian pelayanan masuk pemustaka
Proses shelving koleksi
Layanan print center
Pelayanan koleksi dokumen
Pelayanan complain pelanggan
Layanan counter informasi
Pengangan pelanggaran
b) Bidang Pelayanan Teknis
Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke perpustakaan. Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan katalogisasi. Proses tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan oleh pemustaka. Bidang ini juga melakukan perawatan dan preservasi terhadap koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada koleksi tersebut tetap dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.
Bidang pelayanan teknis menangani proses:
Penanganan koleksi baru
Pengolahan terbitan berkala
Pemeliharaan dan perawatan koleksi
Stock opname
Pengelolaan koleksi elektronik
Pengelolaan koleksi unsyiana
Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi tersebut mudah ditelusuri atau ditemukan kembali oleh pemustaka.
c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:
i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka panjang dan menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan yang dibuat mengikuti penganggaran yang telah ditetapkan.
ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan.
Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut. Kegiatan kelas literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh bidang ini.
Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:
Pengembangan koleksi perpustakaan
Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan
Persiapan kegiatan literasi informasi
Pengembangan sumberdaya manusia
d) Bidang pengembangan sistem
Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan berbasis elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa contoh misalnya tata cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan sebagainya. Pengembangan disini maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja sama dengan pihak ketiga.
Bidang pengembangan sistem, meliputi:
Pemeliharaan jaringan, hardware dan software
Pengembangan aplikasi perpustakaan
Wewenang atas pengendalian aplikasi
Pengendalian remote access
Wewenang atas pengendalian jariangan
Penanganan insiden keamanan informasi
e) Bidang administrasi dan tata usaha
Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum, arsip dan persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris.
Bidang ini akan mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di perpustakaan.
Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
Proses penerimaan paket koleksi
Manajemen agenda kegiatan pimpinan
Perencanaan pengadaan asset dan bahan
Pelayanan penggunaan asset dan bahan
Perbaikan sarana dan prasarana
Pengendalian kehadiaran dan absensi
Pengendalian DP-3 pegawai
Prosedur kenaikan pangkat pegawai
Proses pengamprahan pembelian barang
Proses pengamprahan honor kegiatan
Proses pengamprahan honorarium operasional kantor
Pengendalian pembuatan SPPD
Proses pencatatan tupoksi
Prosedur peminjaman ruangan
f) Bidang Manajemen Mutu
Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan yang berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana mestinya secara berkelanjutan.
Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:
Pengendalian dokumen
Pengendalian rekaman
Pembuatan dokumen renstra
Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal
Tinjauan manajemen
Internal audit
Pengendalian layanan tidak sesuai
Analisis data
Tindakan perbaikan dan pencegahan
Survey perbaikan berkelanjutan
Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada dan dokumen operasional perpustakaan (terlampir).
D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI
Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang dimiliki dari akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder dan pihak berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah mengimplementasikan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar ISO 27001:2013, yang melingkupi pengendalian akses dari informasi, data dan aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.
Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan aplikasi, yaitu: OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses Disertation), OER (Open Educational Resources), dan Booking Room.
OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine publik perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan pengguna juga dapat memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi OPAC sangat penting karena data buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu. Keakuratan data OPAC sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam penelusuran buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.
OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website publik dari hasil kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi Unsyiah yang menyimpan bahan ajar untuk rujukan seperti audio, video, image dan buku teks yang berlisensi Creative Commons. Dalam aplikasi ini sangat menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami publis. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.
Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada perpustakaan oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini diimplementasikan agar mempermudah pelayanan peminjaman ruangan akses secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.
Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap aplikasi tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
N o.
Aplikas i
Pengguna/
pengakses
Kebutuhan dan Harapan
terhadap Scope ISMS
Cara Akses Risiko Pengenda lian
Pengen dali
1 OPAC Eksternal:
Mahasiswa
Dosen Peneliti
Masyarakat sekitar
Internal : Karyawan/
pegawai/ staf
Penggunaan Aplikasi OPAC mudah dan cepat.
Aplikasi OPAC terkoneksi cepat
Opac dapat di access
melalui situs
uilis.unsyiah.ac.id/opac/
Tuliskan “Kata kunci”
buku yang diinginkan.
Pilih judul buku dari hasil pencarian
Catat No. Kelas/ DDC/
No. Panggil.
Setelah dicatat, cari bukunya di rak. Apabila ada kendala dengan letak No. Kelas/ DDC/ No.
Panggil, hubungi Helpdesk.
Bencana alam
Kebakran
Hacker/
malware
Data rusak
Data tidak falid
Listrik padam
Backup Database
Backup Data Aplikasi
Pustaka wan
Staf IT
2 OER Eksternal:
Mahasiswa
Dosen Peneliti
Masyarakat sekitar
Internal : Karyawan/
pegawai/ staf
Pengaksesan mudah dan penambahan bahan ajar terus
ditingkatkan
Pengaksesan OER terus meningkat
http://uilis.unsyiah.ac.id/oer/ Bencana alam
Kebakaran
Hacker/
malware
Data rusak
Data tidak valid
Listrik padam
Backup Database
Backup Data Aplikasi
Pustaka
UKM wan
Literasi Informa
Staf IT si
3 Room Booking
Eksternal:
Civitas Akademika Unsyiah dan masyarakat umum
Internal : Karyawan/
pegawai/ staf
Pembookingan ruangan mudah dan cepat dalam proses mendapatkan ruangan
Pembooking ruangan harus mematuhi aturan tata cara booking room
http://uilis.unsyiah.ac.id/#po pup_booking
Bencana alam
Kebakaran
Hacker / malware
Data rusak
Data tidak falid
Listrik padam
Backup Database
Backup Data Aplikasi
Pustaka wan
Staf IT
E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:
Gambar 1 Proses Bisnis
Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar 2 dibawah ini.
Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs
Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:
Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi Activities:
- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas untuk semua kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan dan arsip untuk mendukung terlaksananya perencanaan kegiatan dan pembelian asset perpustakaan untuk menunjang pelaksaaan proses bisnis semua bidang yang ada di perpustakaan.
- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses penyusunan anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses bisnis perpustakaan, dibagian ini juga mengelola kelas literasi dan hubungan masyarakat.
- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang bersifat teknis seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasi. Bidang ini juga melakukan perawatan dan pemeliharaan koleksi.
- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi diserahkan ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke pemustaka.
- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk menjalankan proses bisnisnya.
- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap hasil kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses kerja dan menilai output yang dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.
Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran informasi, kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.
Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria, metode otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat berjalan dengan efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko, kesempatan dan terevaluasi semua tahapannya.
Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh berkembang dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan, permintaan dari pemustaka dan civitas unsyiah serta standar manajemen yang diterapkan.
