24 BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis
Sistem Persediaan Barang Material yang sedang berjalan di PT. Apac Inti Corpora saat ini sudah dilakukan secara terkomputerisasi dengan menggunakan SAP. Sistem tersebut sudah memenuhi standart internasional dalam penyajian laporan. Selain itu, dokumen dokumen yang di butuhkan sudah lengkap untuk melakukan penginputan.
Bagian gudang juga melakukan pencatatan secara manual sistem yang di input melalui buku catatan stock atau wite board. Akan tetapi pencatatan stock secara manual sistem lebih rentan terjadi kesalahan, sehingga untuk melakukan koreksi stock persediaan harus memeriksa pencatatan-pencatatan sebelumnya satu per satu. Kesalahan penginputan pada dokumen-dokumen terkait semacam itu akan
mengakibatkan kesalahan pada pelaporan stock persediaan. Untuk itu PT APAC INTI CORPORA membutuhkan sistem yang dapat menangani semua masalah tersebut. Dari hasil praktik kerja, didapati bahwa dalam PT Apac Inti Corpora terdapatSistem Persedian Barang Masuk Gudang PT Apac Inti Corpora :
4.1.1 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (Import)
1. Periksa dokument / invoice barang yang datangyang meliputi :
a) Jenis No RS ( Kode Import ), no invoice, Negara asal (untuk barang AIC)
c) Jumlah barang dalam Bale
d) Berat barang per Invoice / party ( dalam kgs ) 2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang
3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis di dokumen import (Invoice).Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang terkecil.
4. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan pada E-mail dan dikirim ke Purchase Dept, Accounting Dept, QC Lab dan Manager.
5. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannyan.
6. Lakukan penimbangan pada setiap bale yang diterima. 7. Tulis hasil penimbangan pada FG.1.1
8. Laporkan hasil penerimaan pada bagian administrasi 9. Buat laporan Penerimaan
4.1.2 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (local)
1. Periksa surat jalan Lokal atau makloon dari suppliyer beserta packing list yang meliputi :
a. Jenis barang dan spesifikasi b. Jumlah barang dalam Bale
c. Berat barang per DO ( dalam kgs )
3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis disurat jalan suppliyer (Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang terkecil).
4. Periksa pada setiap bale yang dibonkar dari atas angkutan.
5. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan dengan email yang dikirim ke Dept Purchase, Accounting, QC Lab dan Manager.
6. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannya. 7. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2
8. Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCode MB1C (Makloon) dan MIGO_GR/Goods Movement untuk penerimaan lokal AIC.
9. Buat laporan Penerimaan.
4.1.3 ProsedurnPenerimaan Barang Re-Use
1. Periksa memo Reguler atau makloondariproduksi beserta packing list yang meliputi : a. Jenis barang dan spesifikasi
b. Jumlah barang dalam Bale
c. Berat barang per Bal ( dalam kgs )
2. Koordinasikan dengan Gudang untukmenentukan stock posisi 3. Distribusi kegudang oleh pihak Produksi
4. Periksa penulisan ball caver 2 sisi
5. Cocokan antara berat yang di tulis di BallCover dengan Packing List 6. Periksa Kondisi Packing Bal yang di transferke Gudang
8. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saattransfer, Segera perbaiki kemasannya 9. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2
10. Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCodeMB1B 11. Buat laporan Penerimaan
4.1.4 Prosedur Penyimpanan Barang Raw Material
1. Tempatkan barang dengan ketinggian sesuaistandar penumpukan sebagai berikut : 2. Cotton dan non cotton ( syntetics ) = maksimal 9 bale
3. Jangan menempatkan barang denganmenyandarkan di tembok gudang , beri jarakminimal 60 cm
4. Tempatkan barang perjenis , spesifikasi , per– nomor RS , per – negara asal dan per – namacustomer makloon
5. Buat FG .1.4 sebagai identitas dan simpan dilemari II ( L . II . 1 ) atau temple disetiapjenis Raw Material
6. Buat laporan data stock pada FG.1.8 danFG .1 .8.1
7. Lakukan Cross check rutin antara data stockdengan fisik barang . Segera cari jalan apabilaada selisih antara data stock dengan jumlahfisik barang .
4.1.5 Prosedur Pengiriman Raw Material
1. Periksa Bon permintaan dari pabrik / POSTO( FP.1.1 )
2. Jenis Barang / Nomer lot / Nomer Rs /spesifikasi / nama customer makloon 3. Tanggal dan jumlah permintaan
5. Periksa sekali lagi kebenaran barang yang akandikirim dengan bon permintaan pada saatbarang masih diatas garpu / bale clampforklift / truk
6. Angkut barang ke pabrik tempat peminta ( yang membutuhkan ) barang tersebut denganhati-hati manggunakan sarana forklift / truk
7. Ikatlah dengan tali, tumpukan bale kapas diatastruk agar tidak jatuh / roboh diperjalanan 8. Serahkan barang tersebut ke peminta denganbaik
9. Buat laporan pengeluaran
4.1.6 Rumus Perhitungan Berat Material Rayon
= A
A x 13% = B Comersial Weght = A + B
13% = Standar AIC
4.1.7 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora. 1. Kelebihan Sistem Persediaan Barang Material PT. Apac Inti Corpora.
a. Penyimpanan data sudah dilakukan secara terkomputerisasi dan didukung dengan dokumen yang lengkap. Sehingga apabila ada kekeliruan data dapat melakukan koreksi dengan mudah.
b. Segala bentuk pengiriman data telah menggunakan jaringan LAN (Local Area Network), sehingga memudahkan user dan meminimalis terjadinya kesalahan.
Sistem penyimpanan data pada transaksi barang keluar masih kurang baik karena saat user mengapdate transaksi barang keluar terkadang jumlah quantity yang terupdate menjadi berbeda dari quantity yang sebenarnya.
4.2 Kebutuhan pengembangan system PT Apac Inti Corpora
Sistem persediaan pada PT Apac Inti Corpora dibuat untuk memper mudah pengontrolan dan pengelolaan persediaan bahan baku material. Maka dadi itulah sistem informasi persediaan bahan baku material diperlukan, terutama system informasi pesediaan bahan baku secara komputerisasi. Dengan menggunakan system iformasi yang terkomputerisasi maka akan meminimalisir kesalahan yang terjadi pada pencatatan informasi persediaan. Perancangan system informasi persediaan dirancang menggunakan aplikasi Microsoft acces dan Microsoft visual Basic.Net.
4.3 Perancangan sistem informasi persediaan
a. Perancangan Database
Dalam perancangan system informasi PT Apac Inti Corpora untuk kebutuhan informasi persediaan bahan baku memiliki stuktur Database yang terdiri dari beberapa tabel yang berisi field-field dimana setiap tabelnya berfungsi sebagai penampung data yang nantinya akan diinput
pada system tersebut.
Tabel–tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi ini antara lain : 4.1 Tabel Penerimaan
Field name
Data Tipe
No_penerimaan Text
tg_penerimaan Text
jam_masuk Text
[image:6.612.69.544.171.716.2]nama_barang Text
kode_supplier Text
no_surat Text
Berat Text
4.2 Tabel retur
Field name Data Tipe
no_retur Text
tg_retur Text
no_penerimaan Text
4.3Tabel Suplier
Field name Data Tipe
kode_suplier Text
nama_suplier Text
Alamat Text
Email Text
4.4Tabel surat jalan
Field name Data Tipe
no_surat Text
tgl_surat Text
no_kontainer Text
no_kendaraan Text
nama_sopir Text
berat_kosong Text
4.5Tabel kontainer
Field name Data Tipe
no_kendaraan Text
no_kontainer Text
Field name Data Tipe no_penerimaan Text
kode_barang Text
nama_barang Text
tg_penerimaan Text
tg_packing Text
Jenis Text
Line Text
4.7Tabel Spining
Field name Data Tipe
kode_spining Text
dep_spining Text
4.8Tabel transaksi Pengeluaran
Field name Data Tipe
no_bond Text
tg_bond Text
nama_barang Text
Jenis Text
kode_spinging Text
4.9Tabel Reuse
Field name Data Tipe
kode_spining Text
kode_barang Text
nama_barang Text
tg_packing Text
4.4 Implementasi
Sistem informasi persediaan PT. APAC INTI CORPORA nantinya akan mempunyai berbagai tampilan form yang sering di sebut sebagai User Interface. Pada dasarnya user interface yang sering disebut dengan istilah UI dapat berguna bagi user untuk mengolah data serta memproses data tampa harus masuk langsung ke database.
Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dari User interface.
4.4.1 Form menu utama
Form menu utama terdiri dari beberapa menu yang nantinya akan mempermudah user untuk memilih menu-menu untuk mengakses data system informasi persediaan kapas sintetis PT. APAC INTI CORPORA. Didalam form menu utama terdapat form-form yang nantinya juga aka nada sub-sub menu yang berhubungan dengan form utama. Menu menu tersebut diantaranya :
a. Form Penerimaan
b. Form Persdiaan
Form persediaan berfungsi sebagai penginputan atau pencatatan persediaan barang di gudang, baik transaksi pengeluaran barang ke produksi maupun transaksi barang masuk dari supplier.
c. Report
Report berfungsi sebagai untuk menampilkan laporan dari transaksi yang terjadi di gudang.
4.5 Tampilan Form
4.2 Form Utama
4.4 Form Transfer Barang
4.6 Form Supplier
4.7 Form Surat jalan
