PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan Vokasi
Ahli Madya (A.M.d.) Dalam Bidang Manajemen Pemasaran
Oleh:
Yanuar Herdianto F3208092
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN PEMASARAN FAKULTAS EKONOMI
commit to user MOTTO
Kehidupan manusia merupakan serangkaian ujian dan misteri yang diberikan oleh
Allah SWT, hanya orang yang berimanlah yang mampu menghadapi ujian itu
dengan rasa sabar dan bersyukur (Penulis)
Kegagalan adalah suatu kesuksesan yang tertunda, janganlah merasa putus asa,
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan kepada:
1. Orang tua tercinta
2. Keluarga yang selalu memberi support
kepada penulis
3. Almameter tercinta tempatku menuntun
ilmu selama ini
4. Semua Staff Bagian umum yang selalu
membantu penulis apabila mengalami
kesulitan selama magang
5. Semua teman-teman angkatan 2008 yang
kenal kepada diriku
6. Teman-teman manajemen pemasaran
commit to user KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
Tugas akhir ini disusun dengan maksud untuk memenuhi salah satu
persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya di Program Diploma III
Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Maka pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada
pihak-pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis:
1. Drs. Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan izin untuk dapat
menyusun tugas akhir ini.
2. Deni Dwi Hartomo SE, M.Sc Selaku Pembimbing Tugas Akhir yang
telah membantu, menuntun serta memberikan masukan dan pengarahan
kepada penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.
3. Dra. Titik Budi Rahayu, M.Si Selaku kepala bagian umum yang telah
memberikan kesempatan untuk magang di Sekretariat DPRD Kota
Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir ini masih banyak
kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik sangat diharapkan untuk
meningkatkan kualitas suatu karya sejenis yang akan datang.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Surakarta, Januari 2011
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAKSI ... ii
PERSETUJUAN ... iii
PENGESAHAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penulisan ... 3
D. Metode Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Persiapan ... 10
B. Pengertian Pelaksanaan ... 14
C. Pengadaan Barang ... 19
D. Persiapan Pengadaan Barang ... 26
commit to user
B. Sekretariat DPRD Kota Surakarta ... 37
BAB IV PEMBAHASAN A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah ... 53
B. Pembentukan Panitia Pengadaan ... 54
C. Penetapan Sistem Pengadaan ... 56
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ... 57
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri ... 62
F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa ... 63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 65
B. Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Table 1.2.Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan ... 59
Table 1.2.Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota
commit to user ABSTRAK
PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Yanuar Herdianto F3208092
Penelitian ini berjudul pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta bertujuan mendiskripsikan: kinerja dan , tugas dan kewajiban Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.Penelitian dilakukan selama sau bulan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.
Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah Metode Deskriptif, Sumber data dalam penelitian ini adalah informan yaitu bagian pengadaan dan rumah tangga serta kepala sub bagian umum, dokumen berupa surat-surat resmi, dan peristiwa yaitu rapat-rapat pansus. Sejalan dengan sumber data maka teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah, observasi, wawancara, dokumentasi dan daftar pustaka.
Berdasarkan analisis terhadap data kualitatif yang ada dapat disimpulkan kinerja bagian kerumahtanggaan dan perlengkapan disekretariat dewan kota Surakarta cukup bagus, dalam beberapa hal tugas dilaksanakan dengan melibatkan pihak ketiga yaitu yang berkaitan dengan kontrak pengadaan, tugas sub bagian rumah tangga dan perlengkapan adalah melakukan penyiapan bahan pelaksana dan pelayanan administrasi dibidang Rumah Tangga dan Perlengkapan yang meliputi , pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan dan perawatan gedung, kesehatan dan olahraga, keamanan lingkungan gedung dan kantor, analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, dan peralatan dinas.
Kata kunci :
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Indonesia adalah negara Republik. Republik berasal dari bahasa latin yaitu Res publica yang berarti organisasi kenegaraan yang mengurus kepentingan bersama. Republik adalah negara dengan bentuk pemerintahan yang dipimpin oleh seorang Presiden sebagai kepala negara sekaligus sebagai kepala pemerintahan. Pada UUD 1945 BAB III Pasal 4 ayat I Berbunyi “Presiden Republik Indonesia memegang kekuasaan Pemerintahan menurut Undang-undang Dasar. Hubungan antara pemerintah dan daerah berdasarkan undang-undang No. 32 tahun 2004 pasal 10 menegaskan bahwa pemerintah daerah menyelenggarakan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan daerah.
commit to user
meningkatkan efisiensi, semangat berkompetensi serta pemberdayaan masyarakat profesional.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil judul : “PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.
B. Perumusan Masalah
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang / jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil baik sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8 tahun 2006.
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini adalah:
Bagaimana proses persiapan dan pelaksanaan pengadaan barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah:
commit to user D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang dapat di ambil dari penulisan adalah sebagai bahan acuan bagi sekertariat DPRD kota Surakarta dalam mengevaluasi atau memperoleh informasi atau data yg digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat.
E. Metode Pengamatan
Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori.Metode pengamatan ini meliputi lokasi pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik analisis, penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Pengamatan
a. Tempat pengamatan
Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
b. Waktu pengamatan
2. Bentuk Pengamatan
Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang dapat digunakan adalah pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan perilaku yang diamati.
commit to user 3. Sumber Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah: a. Wawancara langsung
Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di Sekretariat DPRD kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah bagian Rumah Tangga Sekreariat DPRD kota Surakarta.
b. Data melalui buku-buku
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan pengadaan secretariat DPRD kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan secretariat DPRD secara umum.
4. Metode Pengumpulan Data
a. Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan secretariat DPRD kota Surakarta.
b. Wawancara
Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta.
c. Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.
d. Dokumentasi
Teknik dokumentasi merupakan titik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi dalam pengamatan ini digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan wawancara.
5. Analisa Data
commit to user
interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data, Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan / verifikasi.
Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah analisa data. Analisa data adalah mengelompokkan, membuat semacam urutan, memanipulasi serta menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data kualitatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo (2002: 94), terdiri dari tiga komponen utama yaitu Reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan denvan vervikasinya.
a. Reduksi data
Merupakan proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Preoses Reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
b. Sajian data
c. Penarikan simpulan
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persiapan
Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan. Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.
Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak akan terlaksanakan dengan baik ataupun susah untuk dilaksanakan. Sebaliknya jika kita pesiapan, maka kegiatan itu akan terlaksanakan dengan baik. Hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan.
1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang
terlibat dalam negosiasi
Mengapat kita bernegosiasi? Karena seringkali ada kepentingan yang berbentukan dengan kepentingan pihak lain. Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan melupakan minat/motivasi yang melatar belakangi posisi dan melupakan minat / motivasi yang melatar belakangi posisi itu.
a. Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh, misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot Demonstrasi.
b. Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat dan cita-cita.
2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang
kreatif
commit to user
keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan kuenya.
3. Mengenali dan menggunakan kriteria / standar-standar yang
umum berlaku.
mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesat adat untuk mendapatkan ide solusi jasa/ penghargaan terhadap pekerjaan yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri. 4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika
keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi.
Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jike negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini, kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaan baru, yaitu : mengenali dan mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).
5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang
dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak
yang terlibat
commit to user
Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak, pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan dan jika memungkinkan, pilihan solusi ini telah didasarkan pada standar-standar umum yang adil.
B. Pengertian Pelaksanaan
Pelaksanaan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia (Cekatan II – 1989: hal 488): Proses, cara, perbuatan melaksanakan (rancangan, keputusan dan sebagainya).
Pelaksanaan Menurut Miftah Toha dalam Ensiklopei Administrasi (Westra, 1989: 210) didefinisikan sebagai berikut:
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan yang telah ditetapkan.
1. Tinjauan Tentang Pemerintah Daerah
Negara Indonesia merupakan negara Republik dengan pemerintah yang dipimpin oleh seorang presiden sebagai Kepala Negara, dan sekaligus sebagai kepala pemerintah, dan sebagai negara kepulauan Indonesia sering kali dikaitkan dengan masalah penyebaran penduduk yang tidak merata, sehingga menimbulkan gerakan sosial yang menghambat penyusunan struktur politik vertikal maupun horizontal, dengan adanya penyebaran penduduk yang kurang merata dan pembangunan infrastruktur yang kurang memadai.
Dengan demikian pembangunan infrakstruktur di daerah-daerah harus ditambah agar mendukung unsur pendapatan yang merata dan mencakup segi kesempatan kerja dan pemerataan penduduk yang lebih merata.
darah-commit to user
suatu aparatur pemerintah di daerah yang dapat menjelaskan baik dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di daerah-daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting dibangun suatu aparatur pemerintahdi daerah yang dapat menjalankan tugas dengan baik dan bertanggung jawab seperti yang telah disebut di atas:
Untuk lebih mengetahui mengerti tentang pemerintah daerah, maka perlu diketahui beberapa hal:
a. Pengertian pemerintah daerah
Menurut undang-undang nomor 32 tahun 2004 pasal 1 ayat (2) yang dimaksud Pemerintah Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintah oleh pemerintah daerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip ekonomi yang luas-luasnya dalam sistem dan prinsip negara kesatuan republik Indonesia tahun 1945. pemerintah daerah adalah gurbernur, Bupati, Walikota, dan perangkat desa sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah daerah dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggaraan pemerintahan daerah.
b. Pengertian secretariat dewan perwakilan rakyat daerah
juga membentuk fraksi-fraksi yang bukan merupakan alat perlengkapan DPRD. Dalam melaksanakan tugasnya DPRD dibantu oleh Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh sekretaris DPRD diangkat dan diberhentikan oleh kepala daerah dari pegawai negeri sipil yang memenuhi syarat atas persetujuan pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugasnya secara Teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah.
Sekretaris daerah dapat menyediakan tenaga ahli dengan tugas membantu anggota DPRD dalam menjalankan fungsinya dan wajib membantu anggota DPRD dalam menjalankan fungsinya dan wajib pertimbangan pimpinan DRPD.
Sekretaris DPRD : tempat penyelenggarakan tugas dan kewajiban membantu DPRD, sedangkan kedudukannya, susunan organisasi dan tata kerja sekertariat diatur sendiri.
commit to user
1) Fasilitas rapat anggota DPRD Kabupaten / kota
2) Pelaksanaan urusan kerumah tanggaan DPRD Kabupaten / kota
3) Pengelolaan tata usaha DPRD Kabupaten / kota
Susunan organisasi sekretairat DPRD Kabupaten / kota terdiri dari sebanyak-sebanyak 4 (empat) bagian dan masing-masing bagian terdiri dari 2 (dua) sub bagian.
c. Pengertian urusan
Secara umum dalam kamus umum bahasa Indonesia memiliki arti yaitu suatu hal (pekerjaan, dsb) yang diurus.
d. Pengertian kerumah tanggaan
Secara umum dalam kamus bahasa Indonesia kerumah tanggaan memiliki arti yaitu hal rumah tangga.
e. Pengertian perlengkapan
C. Pengadaan Barang / Jasa
Pengadaan barang-barang material (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan anggaran Pendapatan Belanja Negara. Sesuai Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 tahun 2000, dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang / jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi dan jasa lainnya untuk memenuhi kebutuhan barang.
commit to user
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanannya menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.
Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga
mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara:
1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian / Hibah 5. Penukaran / Barter 6. Pembuatan
7. Sewa-beli 8. Leasing
Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu:
1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)
3. Kapan dibutuhkan (WHEN) 4. Dimana dibutuhkan (WHERE)
5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO) 6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)
Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang-barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri.
commit to user
Pada hal ini yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataan bahwa sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan ini adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapa yang dibutuhkan baik menyangkut jeis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien.
1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan
Pimpinan yang bertugas dalam pengadaan barang-barang berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain: a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai
keadaan barang.
b. Mempertimbangkan kegunaan akan barang akan diadakan. c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan. 2. Perencanaan kebutuhan
Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan barang-barang. Perencana kebutuhan harus disusun dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh tali, harus mempunyai perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat dan yang menjadi tujuan organisasi akan terwujud.
commit to user
karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas pada pilihan yang konkrit.
Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan materiil, yaitu:
1. Barang apa yang dibutuhkan 2. Berapa jumlah yang dibutuhkan 3. Bilamana atau kapan dibutuhkan
4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus 5. Dimana dibutuhkan
6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan
Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan keputusan yang berlaku yaitu no 8 tahun 2006 yaitu tentang pengadaan barang / jasa pemerintah.
Sistem pengadaan :
Dengan menggunakan penyedia barang / jasa Dengan cara swakelola
Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia barang/jasa, meliputi:
1. Metode pemilihan barang / jasa
2. Metode penyampaian dokumen penawaran 3. Metode evaluasi penawaran
4. Jenis kontrak
Dan perlu juga mempertimbangkan: 1. Jenis, sifat dan nilai barang / jasa 2. Kondisi lokasi
3. Kepentingan masyarakat
4. Jumlah penyedia barang / jasa yang ada.
commit to user D. Persiapan Pengadaan Barang / Jasa
Dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah diperlukan pesiapan terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan untuk mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang dan dapat berjalan lancar. Pegawai instansi harus memahami dan menguasai dalam persiapan pengadaan barang / jasa persiapan barang / jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk meningkatkan kompetensi yang mempengaruhi sikap dan perilaku aparatur pengadaan barang / jasa dengan efektif / efisien, adil tidak diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara yang bersih dan berwibawa.
Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah. Untuk itu adanya persiapan pengadaan barang / jasa sangat berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian Sutedi, S.H. M.H (2008: 46) dalam buknya “Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan berbagai permasalahannya menjelaskan beberapa langkah yang dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang dan jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang kemudian disempurnakan lewat peraturan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat keputusan presiden nomor 80 tahun 2003.
commit to user Gambar 2.1
KERANGKA PEMIKIRAN
PENGADAAN APBN berdasarkan UU 17/2003 dan UU 1/2004 APBN
Penjelasan diberikan perubahan dari skema organisasi pada suatu satuan kerja sebelumnya, yaitu :
1. Pejabat Pembuat Komitmen yaitu Pejabat yang diangkat oleh pengguna Anggaran/Kuasa pengguna anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
PRESIDEN
PENGGUNA ANGGARAN(Mentri/Kepala LPND)
KUASA PENGGUNA ANGGARAN ( Satuan Kerja)
Pejabat pembuat komitmen
Bendahara Pembantu Layanan
Pengadaan
Bendahara Pengadaan
Pejabat Verifikator
2. Kuasa pengguna anggaran adalah Pejabat yang ditunjuk oleh pengguna anggaran untuk menggunakan anggaran
Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja.
3. Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatanya menyediakan barang atau jasa.
4. Panitia pengadaan adalah Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan
penyedia barang atau jasa.
5. Unit pelayanan pengadaan adalah satu unit yang terdiri pegawai
pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau jasa pemerintah dibentuk pengguna kuasa/pengguna anggaran
bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemerintah penyedia barang/jasa dilingkungan Departemen/Lembaga.
6. Pejabat pengadaan adalah 1 (satu) orang yang diangkat oleh
pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pengadaan barang atau jasa dengan nilai sampai dengan nilai sampai dengan 50 juta rupiah
commit to user
dilakukan secara esekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah deal-deal terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh rencana biasa berubah.
Keempat, masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit (whistle blower) atau watchod. Karena masyarakatlah yang akan menjadi user dari hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk melakukan pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki akses yang luas kepada masyarakat dalam memperoleh informasi mengenai proyek. Bahkan sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi keberhasilan proyek pengadaan barng dan jasa.
Tujuan persiapan pengadaan barang / jasa adalah :
a. Diperolehnya barang / jasa dengan kualitas yang diharapkan / ditetapkan
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.
Tipa batasan (triple constrant) dalam persiapan pengadaan barang / jasa:
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal lahir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Butir-butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan: Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang / jasa yaitu:
a. Efisien, ini berarti pengadaan barang / jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
commit to user
c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang / jasa harus terbuka bagi penyedia barang / jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang / jasa yang setara dan memenhi syarat / cerita tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang / jasa, termasuk syarat Teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang / jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.
e. Adi/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang / jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
a. DPRD Kota Surakarta
Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah.
DPRD kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.
Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga fungsi dari lembaga legislatif, yaitu:
commit to user
Dengan demikian kinerja lembaga ini haus dikembalikan pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum tersebut.
b. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta
Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang (chek dan balance) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintahj dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sederhana dalam dimensi luas.
DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah Kabupaten / kota merupakan lembaga legislatif daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah diterapkan prinsip demokrasi. Dalam undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah, diatur mengenai pemilihan kepala daerah dan wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang diajukan oleh partai atau gabungan partai politik yang kemudian ada perubahan yaitu undang-undang nomor 12 tahun 2008 tentang perubahan atas undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah.
Visi dan misi DPRD kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut:
a. Visi DPRD Kota Surakarta
1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta.
2. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat. 3. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi
commit to user
4. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Berwawasan budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, rasa, etika dan estetika.
b. Misi DPRD Kota Surakarta
1. Memperjuangkan keadilan dan kesejahteraan masyarakat kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan.
2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulain dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta.
3. Meningkatkan profesionalisme DPRD kota Surakarta sesuai dengan tugas dan fungsi.
4. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan pemerintah kota Surakarta, masyarakat, akademis, pers dan lembaga lainnya.
c. Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua setelah balaikota Surakarta mengalami kebakaran.
Secretariat Dewan Perwakilan Darah Kota Surakarta adalah unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Daerah kota Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas tersebut sekreariat DPRD dibantu oleh staf DPRD dari pegawai Negeri Sipil.
d. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD
commit to user
Sekretariat DPRD kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 2008 pasal 5. dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur peraturan tersebut dijelaskan bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknik operasional berada dibawah dan bertanggung jawa kepada pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Tugas-tugas Pokok dari Sekretariat DPRD adalah: 1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan 2. Menyelenggarakan administrasi keuangan.
3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
4. Dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut di atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi:
4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRD harus mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRS harus mampu dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif dan efisien. Sehingga secretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai visi dan misi dalam pengembang tugasnya, yaitu: c. Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya.
d. Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf secretariat DPRD.
2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja
commit to user
g. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD
Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap sub bagian dipimpin oleh seorang kepala sub bagian. Struktur organisasi DPRD Surakarta berdasarkan peraturan Walikota Surakarta nomor 19-A tahun 2009 tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural pada Sekretariat DRPD adalah sebagai berikut: a. Sekretaris DPRD
b. Bagian legislasi, membawakan 1. Subbagian rapat dan risalah. 2. Sub bagian penyusunan peraturan 3. Sub bagian evaluasi dan pelaporan c. Bagian keuangan, membawahi:
1. Subbagian anggaran
2. Subbagian perbendaharaan. 3. Subbagian akuntansi
d. Bagian humas dan protokol, membawahkan: 1. Subagian humas dan dokumentasi. 2. Subbagian protokol
e. Bagian umum, membawahi: 1. Subbagian tata usaha
f. Kelompok jabatan fungsional
Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD kota Surakarta:
a. Sekretaris DPRD
Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan beberapa uraian sebagai berikut:
1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk Teknis program kegiatan badan sesuai dengan bidang tugas. 4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern
pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
commit to user
6. Melaksanakan pengelolaan kesekretariatan, meliputi : perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.
7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD secretariat DPRD.
8. Menyusun kebijaksanaan Teknis di bidang legislasi, keuangan, humas dan protokol dan umum.
9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD.
10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan kesekretariatan DPRD.
b. Bagian legislasi
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang Rapat dan risalah, penyusunan peraturan dan evaluasi dan pelaporan peraturan.
e. Subbagian Rapat dan Risalah
f. Subbaggian penyusunan Peraturan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan bahan peraturan perundang-undangan, menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD serta rancangan peraturan daerah Inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumenasi dan informasi hukum.
g. Subbagian evaluasi dan pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi: menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.
c. Bagian keuangan
commit to user h. Subbagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan LAKIP.
i. Subbagian perbendaharaan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan operasional sekretarit dewan serta verifikasi atas pertanggungjawaban keuangan.
j. Subbagian akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi dibidang akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan pembukuan keuangan.
k. Subbagian akuntansi
d. Bagian humas dan protokol
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas, dokumentasi dan protokol, penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas.
l. Subbagian humas dan dokumentasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas dan dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan kehumasan, hubungan antara lembaga, penyerapan aspirasi masyarakat, dokumentasi dan perjalanan dinas. m. Subbagian protokol
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan kegiatan keprotoolan dan penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan. e. Bagian umum
commit to user n. Subbagian tata usaha
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha, meliputi: organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
o. Sub bagian rumah tangga dan perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tanga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamaman lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.
f. Formal jabatan fungsional
h. Analisis pekerjaan bagian umum (sub bagian tata usaha).
a. Bagian umum
b. Sub bagian tata usaha
commit to user BAB IV
PEMBAHASAN
Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan menyeimbang (chek dan balances) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah daerah). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi yang luas.
Secara umum terdapat faktor-faktor yang ikut berpengaruh atas kinerja lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor-internal antara lain : regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata kerja, kualitas anggota DPRD, anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki / diakses DPRD, dukungan secretariat DPRD, tradisi dan sejarah. Kemudian untuk faktor eksternal antara lain : sistem politik yang berlaku, rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat (konstituen), dukungan media massa.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, bagian umum mempunyai tugas:
a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha dan kepegawaian.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tangga dan perlengkapan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekrearis DPRD sesuai tugas dan fungsinya.
Bagian umum membawahi:
a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha meliputi: organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas.
commit to user
pembelian / penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan membuat dokumen pertanggungjawabkan (pembeli dan penjual), dan pada akhirnya melalui pengadaan yang melalui proses pelelangan.
Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak terkait sehingga perlu ada etika, norma dan prinsip pengadaan barang dan jasa untuk dapat mengatur atau yang dijadikan dasar penetapan kebijakan pengadaan barang dan jasa. Proses persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah dilakukan sesuai dengan kepres no. 8 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui keputusan presiden no.8 tahun 2006.
Menurut keputusan Presiden Republik Indonesia No. 8 tahun 2006, dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah, meliputi:
a. Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah.
b. Pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan. c. Penetapan sistem pengadaan barang / jasa.
d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan e. Penyusunan HPS
f. Penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa
Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah:
1. Tujuan persiapan pengadaan barang /jasa :
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri. 2. Tiga batasan dalam pengadaan barang / jasa:
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkenalkan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan barang / jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang / jasa dan pihak penyedia barang /jasa dengan keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang / jasa menghendaki memperoleh barang / jasa dengan harga semurah-murahnya, sedang pihak penyedia barang / jasa ingin mendapatkan keuntungan setinggi-tingginya. Dua keinginan / kepentingan ini akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang arus disepakati dan dipatuhi bersama.
Dalam Kepres No.8 tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan penyedia barang / jasa pemerintah:
commit to user
Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan pengadaan barang / jasa yang hanya dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukkan langsung dan pelelangan.
Proses pengadaan barang / jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM, (23 Maret 2010) beliau mengatakan:
“Selama ini dalam persiapan pengadaan barang / jasa tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus kembali pengadaan pengumuman ulang. Tetapi jika peserta masih tetap dibawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan.
langsung adalah mesin /kartu absensi dimana total harga Rp 9.375.000,00 dengan menunjukkan CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00.
A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah sangat diperlukan sebelum proses pengadaan. Di secretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan pengadaan barang / jasa tidak dilaksanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh penyedia barang / jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia barang / jasa tersebut meliputi:
1. Pemaketan pekerjaan
commit to user
mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang / jasa dimulai.
2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
Penyedia baran / jasa dalam perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang / jasa, waktu mulai dan berakhirnya, pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir pekerjaan.
3. Biaya pengadaan
Biaya untuk proses pengadaan barang / jasa sangat diperlukan untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan. Untuk itu penggunaan barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan.
4. Pelaksanaan pengadaan
Untuk melaksanakan pengadaan, penggunaan barang / jasa wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.
B. Pembentukan Panitia Pengadaan
berjumlah gasal / ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang / jasa tersebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan / kegiatan yang bersangkutan dan hukum-hukum perjanjian/ kontrak.
Anggota panitia/pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat diangkat dari unit kerja / instansi / departemen / lembaga lain. Masa kerja panitia / pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit pemeriksaan internal / eksternal (informal).
commit to user C. Penetapan Sistem Pengadaan
Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.
Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang / jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang / jasa yang spesifikasi Teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang / jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja.
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul yaitu:
1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap.
2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm
4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.
Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan barang /jasa yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta, yaitu:
1. Pelelangan umum
Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai berikut:
commit to user
media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali, di awali masa pengumuman.
b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi.
c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi.
d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.
e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran.
f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman.
Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
[image:69.595.111.517.252.749.2]Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang / jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.
Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat
1 Pengumunan (Koran dan
papan pengumuman
resmi)
25/05/09 Senin Harian wawasan
dan papan
pengumpuman resmi pemerintah kota surakarta.
2 Pendaftaran dan
pengambilan dokumen lelang
26 Mei 8 Juni 09
Selasa-senin
Sekretariat DPRD Kota Surakarta
3 Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)
04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD Kota Surakarta
4 Pemasukan dan
pembukaan penawaran
09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta 5 Evaluasi penawarna dan
penilaian kualifikasi
9-11/09 Selasa-Kamis
Sekretariat DPRD Kota Surakarta 6 Usulan calon pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
7 Surat keputusan
penetapan calon
pemenang
commit to user
Kota Surakarta
9 Masa sanggah
17-23/06/09
Selasa-Rabu
Sekretariat DPRD Kota Surakarta
10 Surat keputusan
penunjukkan penyedia jasa asuransi
24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta
11 Penandatanganan kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta
12 Surat perintah
melaksanakan kerja
(SPMK)
30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan tersebut di atas:
a. SEBAGAI PEMENANG I
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067 Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo b. SEBAGAI PEMENANG II
Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo c. SEBAGAI PEMENANG III
2. Penunjukkan langsung
Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan / penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
[image:71.595.167.513.221.489.2]Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut:
Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
No Uraian Kegiatan Hari Tanggal
1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008
2 Undangan dan pengambilan
dokumen
commit to user dokumen prakualifikasi.
4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008
5 Pemasukan dan pembukaan
penawaran
Jum’at 11 Juli 2008
6 Evaluasi penawaran dan
negosiasi
Senin 14 Juli 2008
7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008
8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008
9 Surat Keputusan Penunjukkan Rekanan
Jum’at 18 Juli 2008
10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008
11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri
Dalam proses persiapan pengadaan barang / jasa, HPS sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang /jasa. HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.
apabila harga yang ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS berdasarkan standar harga barang tersebut.
Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain: a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan
pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak dapat dijaikan dasar untuk mengugurkan penawaran.
b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1 – 3% dari HPS).
c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN
d. Sebah bahan perhitungan penyesuaian harga
e. Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses penunjukkan / pemilihan langsung / pengadaan jasa konsultasi. F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa
commit to user
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang / jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD Kota Surakarta, maka penulis menyimpulkan.
1. Pada dasarnya sekretariat DPRD kota Surakarta sebagai instansi pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh pemerintah melalui keputusan presiden dan pihak secretariat DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku.
2. Proses persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai kepress no. 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui Keppress no. 8 tahun 2006 yaitu perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah, pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan, penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia barang / jasa, penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan, penyusunan harga perhitungan sendiri (HPS), penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa.
commit to user
4. Proses persiapan pengadaan barang / jasa di secretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang / jasa yang dilakukan dengan melibatkan panita pengadaan barang / jasa.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penuliskan memberikan saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya Sekretariatan DPRD Kota Surakarta dalam pengadaan barang /jasa, haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.
2. Sekretariatan DPRD Kota Surakarta harus lebih selektif dalam memilih panitia pengadaan.
3. Perlu adanya koordinasi yang lebih matang agar tidak terjadi kesalahan dalam proses serta pengadaan dalam pelayanan terhadap DPRD Kota Surakarta.
