BAB IV PEMBAHASAN
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
f. Penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa
Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah:
1. Tujuan persiapan pengadaan barang /jasa :
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri. 2. Tiga batasan dalam pengadaan barang / jasa:
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkenalkan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan barang / jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang / jasa dan pihak penyedia barang /jasa dengan keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang / jasa menghendaki memperoleh barang / jasa dengan harga semurah-murahnya, sedang pihak penyedia barang / jasa ingin mendapatkan keuntungan setinggi-tingginya. Dua keinginan / kepentingan ini akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang arus disepakati dan dipatuhi bersama.
Dalam Kepres No.8 tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan penyedia barang / jasa pemerintah:
1. Pelelangan umum 2. Pemilihan langsung
commit to user
Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan pengadaan barang / jasa yang hanya dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukkan langsung dan pelelangan.
Proses pengadaan barang / jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM, (23 Maret 2010) beliau mengatakan:
“Selama ini dalam persiapan pengadaan barang / jasa tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus kembali pengadaan pengumuman ulang. Tetapi jika peserta masih tetap dibawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan.
Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui menunjukkan langsung dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan barang / jasa yang penulis amati di secretariat DPRD kota Surakarta, penulis mengambil salah satu contoh pengadaan yaitu contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukkan
langsung adalah mesin /kartu absensi dimana total harga Rp 9.375.000,00 dengan menunjukkan CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00.
A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah sangat diperlukan sebelum proses pengadaan. Di secretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan pengadaan barang / jasa tidak dilaksanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh penyedia barang / jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia barang / jasa tersebut meliputi:
1. Pemaketan pekerjaan
Dalam penentunan paket pengadaan, pengguna barang / jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Dalam proses persiapan ini pengguna barang / jasa diwajibkan untuk menetapkan sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, kesatuan sistem barang / jasa, kualitas dan
commit to user
mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang / jasa dimulai.
2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
Penyedia baran / jasa dalam perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang / jasa, waktu mulai dan berakhirnya, pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir pekerjaan.
3. Biaya pengadaan
Biaya untuk proses pengadaan barang / jasa sangat diperlukan untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan. Untuk itu penggunaan barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan.
4. Pelaksanaan pengadaan
Untuk melaksanakan pengadaan, penggunaan barang / jasa wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.
B. Pembentukan Panitia Pengadaan
Sebelum proses pengadaan barang / jasa, pembentukan anggota panitia sangat penting untuk memperlancar jalannya proses pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk sesuai dengan sistem pengadaan yang akan dilakukan. Anggota panitia harus
berjumlah gasal / ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang / jasa tersebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan / kegiatan yang bersangkutan dan hukum-hukum perjanjian/ kontrak.
Anggota panitia/pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat diangkat dari unit kerja / instansi / departemen / lembaga lain. Masa kerja panitia / pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit pemeriksaan internal / eksternal (informal).
Persiapan pengadaan melalui penunjukkan langsung yaitu untuk pengadaan mesin /kartu absensi di tahun 2008 hanya dilakukan oleh pejabat pengadaan yaitu bapak Gunawan Yulianto dan Bapak Edhi Warsito sebagai PPTK. Sebelum proses pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat Sekretariat DPRD kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan melalui lelang yaitu pengadaan jasa asuransi kesehatan dilakukan oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono sebagai ketua, bapak gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu Indah Warniati dan Bapak Gatot sebagai anggota.
commit to user C. Penetapan Sistem Pengadaan
Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.
Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang / jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang / jasa yang spesifikasi Teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang / jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja.
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul yaitu:
1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap.
2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm
3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat, sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”/
4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.
Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan barang /jasa yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta, yaitu:
1. Pelelangan umum
Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai berikut:
a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang-kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerapan umum dan internet. Penayangan
commit to user
media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali, di awali masa pengumuman.
b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi.
c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi.
d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.
e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran.
f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman.
g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah penjelasan (aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penjelasan.
Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang / jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.
Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat
1 Pengumunan (Koran dan
papan pengumuman
resmi)
25/05/09 Senin Harian wawasan
dan papan pengumpuman resmi pemerintah kota surakarta. 2 Pendaftaran dan pengambilan dokumen lelang 26 Mei 8 Juni 09 Selasa-senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta 3 Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) 04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD Kota Surakarta 4 Pemasukan dan pembukaan penawaran 09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta 5 Evaluasi penawarna dan
penilaian kualifikasi
9-11/09 Selasa-Kamis
Sekretariat DPRD Kota Surakarta 6 Usulan calon pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD
Kota Surakarta 7 Surat keputusan penetapan calon pemenang 15/06/09 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta
commit to user Kota Surakarta 9 Masa sanggah 17-23/06/09 Selasa-Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta 10 Surat keputusan penunjukkan penyedia jasa asuransi 24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta
11 Penandatanganan kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta 12 Surat perintah melaksanakan kerja (SPMK) 30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan tersebut di atas:
a. SEBAGAI PEMENANG I
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067 Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo b. SEBAGAI PEMENANG II
Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo c. SEBAGAI PEMENANG III
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo
2. Penunjukkan langsung
Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan / penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut:
Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
No Uraian Kegiatan Hari Tanggal
1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008
2 Undangan dan pengambilan
dokumen
commit to user dokumen prakualifikasi.
4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008
5 Pemasukan dan pembukaan
penawaran
Jum’at 11 Juli 2008
6 Evaluasi penawaran dan
negosiasi
Senin 14 Juli 2008
7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008
8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008
9 Surat Keputusan Penunjukkan Rekanan
Jum’at 18 Juli 2008
10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008
11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta