PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN
DI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI, DAN
KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Ahli Madya (A. Md) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LISA INDRIANA GAGARIN D 1506091
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi,
baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang sangat pesat. Kebutuhan akan informasi dalam organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
Di dalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan pusat kegiatan administrasi dan proses menanggani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh karena itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang meliputi arsip dan kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam administrasi perkantoran yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka administrasi melakukan perencanaan, penganalisisan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian, penilaian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya.
yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktifitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi antar pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu, pemimpin tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pemimpin mengharapkan para stafnya mampu mengurus, memelihara, arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Walaupun kearsipan sangat penting peranannya, tetapi masih ada kantor yang tidak melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik dan akurat. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak terurus dan menumpuk tanpa adanya penataan dan perawatan yang baik. Sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Beberapa faktor penyebab kantor belum melaksanakan penataan kearsipan sebagai mana mestinya antara lain karena kurangnya kesadaran pegawai dan pimpinanya terhadap pentingnya penataan kearsipan dalam kantor, tidak adanya staf ahli di bidang tata kearsipan dan kurangnya fasilitas kantor yang menunjang proses tata kearsipan tersebut dan terbatasnya anggaran dana kantor untuk kegiatan pengolahan kearsipan.
Dalam penulisan ini, penulis mengambil lokasi di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Provinsi Jateng pada bagian tata usaha
khususnya sub bagian umum dan kepegawaian, karena sub bagian umum dan kepegawaian adalah unit yang menanggani kearsipan secara umum di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
melaksanakan kuliah kerja dan menyelesaikan laporan tugas akhir program diploma 3 jurusan manajemen administrasi dengan judul “Pelaksanaan Tata Kearsipan Di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG”.
Pada Kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi
suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip, Oleh karena itu sistem pengelolaan
arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya.
Dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha Kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG masih ada kegiatan yang belum dilaksanakan secara optimal dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin dalam kegiatan penataan arsipnya, petugas arsip kurang teliti dalam menyortir surat, sehingga sering dijumpai penempatan arsip tidak sesuai dengan subyeknya sehingga arsip sulit dicari apabila diperlukan. Tidak hanya itu saja, para petugas kearsipan yang kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting bagi suatu kantor, biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak.
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG merupakan salah satu bagian organisasi pemerintah yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintah dan pembangunanya. khususnya di bidang ketenagakerjaan, transmigrasi dan kependudukan di wilayah Provinsi Jateng. Berdasarkan survey dan praktek kerja menunjukan bahwa DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG di dalam penyelenggaraan sistem administrasi perkantorannya sudah melaksanakan tata kearsipan guna mendukung kelancaran administrasi sehari-hari. Terbukti dengan
kombinasi atas azas sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip masing-masing untuk arsip yang masih aktif. Misalnya, untuk arsip yang memuat data pencari kerja, suarat masuk maupun surat keluar dari atau ke instansi ataupun dari perusahaan. Disimpan dan dihimpun menjadi berkas tersendiri.
Sedangkan untuk arsip-arsip yang sudah jarang dipakai (in aktif)
disimpan digudang atau ruang khusus kearsipan dan untuk penyusutan arsip pernah dilakukan tetapi pelaksanaannya jarang dilakukan.
Jenis- jenis arsip yang terdapat di kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG adalah sebagai berikut:
1. Surat masuk : 45 buah 2. Surat keluar : 20 buah
3. Kwitansi pembelian alat kantor : 5 buah 4. Undangan rapat dinas : 3 buah
5. Undangan rapat Pemda Jateng : 2 buah
6. Daftar pembelian belanja alat-alat kantor : 1 bendel 7. Lembar pengantar surat masuk : 10 buah
8. Daftar gaji pegawai : 1 buah
9. Daftar inventarisasi barang- barang kantor : 1 berkas
10.Daftar kekuatan pegawai di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG : 1 berkas
B. RUMUSAN MASALAH
Mengacu pada judul tugas akhir penulis yaitu “Pelaksanaan Tata Kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG“. maka penulis memaparkan rumusan masalah untuk dapat memperjelas tugas akhir. Adapun
rumusan masalah dalam penulisan ini adalah:
1. Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG ?
C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Untuk mengetahui pelaksanaan tata kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam pengelolaan
arsip di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
3. Untuk salah satu syarat meraih gelar profesional ahli madya program studi manajemen administrasi program Diploma 3 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN KEARSIPAN
Kearsipan berasal dari kata “arsip” yang mendapat awalan ke dan akhiran-an. Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa asing. Orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering juga kata tersebut tertulis “Archeon” yanng berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin; 1985 :5 )
1. Tempat untuk menyimpan catatan - catatan dan bukti - bukti kegiatan yang
lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik,
dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Warkat tersebut harus masih mempunnyai kegunaan.
2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana.
3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Menurut The Liang Gie, (2000: 118) : arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sementara George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan bahwa kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara yang ditulis oleh Ig. Wursanto (1995 :18) pengertian arsip diartikan sebagai: Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan, dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifattnya, aslinya atau salinannya, serta cara penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain, karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Gina Mardiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) memaparkan bahwa arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.
Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun
sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan “kearsipan”, maka dapat disimpulkan:
1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
2. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
a. Penyimpanan (storing) b. Penempatan (placing) c. Penemuan kembali (finding)
B. TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan dilaksanakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kehadiran arsip pada
Boedi Martono (1994), dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya kearsipan mempunyai tujuan antara lain:
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang penting-penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang
secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas
akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di tetapkan sebelumnya.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang berwenang (ANRI).
Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN
Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi: 1. Penerimaan dan pencatatan.
dicatat dala buku agenda. Untuk surat-surat penting pemberitahuannya menggunakan kartu kendali.Cara dan sarana pencatatan surat disesuaikann dengan sifat surat.
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena
mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber informasi, untuk mengetahui kagagalan maupun keberhasilannya, dan
yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan hidup organisasi.
3. Penggunaan
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Fungsi arsip dibedakan menjadi 2:
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, berkembang, berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kehidupan pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni:
a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurutkan fungsinya.
Menurut Ig. Wursanto pemeliharaan arsip adalah usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datangnya dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: (1991 : 220)
a. Pengaturan ruangan.
b. Menjaga kebersihan yang meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan arsip-arsip itu sendiri.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan
Dalam peraturan Pemerintah Nomor, 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara - cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan pemerintahan masing-masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip
Nasional (Ig. Wursanto, 1991 : 208).
Penyusutan arsip yang dipaparkan oleh Ig. Wursanto yaitu dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang ada pada suatu arsip, yaitu warkat yang yang memiliki guna akan disimpan. Dan apabila ada warkat yang tidak memiliki guna masih tetap disimpan, berarti
mengingkari pengertian arsip atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri arsip. Adapun beberapa tujuan penyusutan dilihat dari 2 segi antara lain:
1) Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif dengan arsip yang tidak aktif (inaktif), antara arsip yang bernilai penting (vital) dengan arsip yang tidak penting.
2) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
3) Menghemat biaya untuk membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lainnya.
4) Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi
longgar untuk menampung arsip baru.
5) Menetapkan jangka hidup arsip dengan menempatkan arsip inaktif bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.
6) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen terlindung dari segala faktor biaya.
7) Memudahkan pengiriman ke arsip nasional.
b. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian, terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah (1991 : 209).
6. Pemusnahan Arsip
Memusnahkan arsip menurur Drs. A. Wijaya adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan kimia sehingga arsip tidak bisa terbaca lagi sehingga tidak dapat digunakan untuk tujuan tertentu. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuat beerita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip,
kepala satuan yang bertanggung jawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain : a. membuat daftar arsip yang digunakan
c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya
kalau pembakaran dengan jumlah banyak. b. Pencacahan
Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva. c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur. (Sularso Mulyono, 2003: 102).
D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK
Mengingat betapa pentingnya arsip dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka menurut Drs. A. Wijaya di dalam penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain:
2. Fasilitas kearsipan. 3. Petugas kearsipan.
1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip ataunyang sering disebut Filling System adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat, cepat
atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip. Menurut Amsyah (2003 : 72) ada 5 (lima) jenis-jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang atau instansi, yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul.
Judul atau nama-nama itu pada umumnya dibagi atas: 1) Nama perorangan.
2) Nama perusahaan.
3) Nama organisasi atau perhimpunan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad adalah:
i. Mudah menggolongkan surat – surat. ii. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks. iii. Sederhana dan mudah dimengerti.
Kerugian – kerugiannya penggolongan menurut abjad adalah : 1) Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat – surat
3) Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok surat yang berlainan.
b. Sistem Pokok Soal
Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar, beberapa langkah
dibawah ini perlu diikuti:
1) Pengkajian surat atau berkas yaitu untuk mengetahui persoalan
yang terkandung di dalamnya. 2) Memberikan kode surat.
Setelah isi atau maksud surat diketahui, misalnya masalah kenaikan pangkat maka petugas penata arsip melihat daftar indeks. Apabila masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama masalah yang berjudul “PERSONALIA” maka pada surat tersebut diberikan kode:
PERSONALIA Kenaikan pangkat
3) Mencatat surat ke dalam kartu indeks. 4) Menyimpan surat.
c. Sistem Nomor atau Angka
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut nomor adalah :
1) Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan
2) Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi 3) Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.
Kerugian–kerugiannya adalah :
1) Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks 2) Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah
menyusunnya
d. Sistem Wilayah atau Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah atau daerah. Dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau
sistem tanggal.
Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan pada tepat yang sama pula, contoh: surat yang berasal dari Cilacap diletakkan pada laci yang berjudul Cilacap, surat yang berasal dari Karanganyar ditempatkan pada laci yang berjudul Karanganyar.
e. Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
2. Fasilitas Kearsipan
Dalam kamus Administrasi, “Fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menunjang terselesaikannya pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi atau sebuah bentuk usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:
a. Alat-alat Korespodensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, karton, bolpoin dan sebagainya.
b. Alat-alat peneimaan surat, seperti box atau kotak surat, meja tulis, rak,
dan sebagainya.
c. Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti: 1) Folder
bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada atas folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah arsip atau dokumen-dokumen. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klaifikasi suatu masalah.
2) Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip
yang disimpan, dan juga berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab diatasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri). Jumlah guide yang diperlukan adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main subjek, sub subjek, sub-sub subjek). Bentuk daripada guide adalah persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang : 33-35 cm. Lebar : 23-24 cm. 3) Tickler file (berkas pengikat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip. 4) Filling cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah atau dokumen beserta guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari logam. Umumnya filling cabinet berlaci tiga atau empat.
5) Rak arsip
dengan cara penataan pada filling cabinet, hanya pada rak susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di rak petunjuknya dipasang di sisi samping.
6) Kartu kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran
10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom, antara lain: 1) Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan
kolom M/K (masuk atau keluar) 2) Hal.
3) Isi ringkasan. 4) Lampiran. 5) Dari. 6) Kepada.
7) Tanggal, nomor surat. 8) Nama pengolah. 9) Paraf (tanda tangan). 10)Catatan.
7) Kartu pinjam
Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat atau yang berkepentingan yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangakap tiga yaitu:
1) Disertakan pada surat yang dipinjam.
2) Ditinggalkan pada penata arsip sebagai penganti sementara arsip yang dipinjam.
8) Ruang arsip
efektifitas pegawai, maka ruangan arsip harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain:
a. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat
kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Hendaknya jendela-jendela, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar
b. Warna
Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya. kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan
terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang
berlebih-lebihan. c. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Sebaiknya ruangan arsip atau ruang kerja mengunakan AC (air conditioning) dan juga memperhatikan temperatur ideal yaitu berkisar antara 65-75 F serta keleembaban udara sekitar 50 dan 65 %.
d. Suara
untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pengawa, para pegawai hendaknya memperhatikan letak alat-alat gaduh dan menggunakan lapisan-lapisan penyerap suara pada dinding dan langit-langit ruangan. Cara lain untuk mengurahi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian pembicaraan tidak akan terganggu oleh suara mesin tik atau menganggu pegawai-pegawai yang sedang bekerja.
3. Pegawai Kearsipan
Seorang petugas kearsipan untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana persyaratan menjadi seorang petuagas Tata Usaha umumnya yaitu:
a. Memiliki pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip.
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya misalnya yaitu organisai beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.
c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
e. Berkepribadian, yakni memiliki, ketekunan, kesabaran, ketelitian, keterampilan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Sedangkan petugas kearsipan menurut The Liang Gie diperlukan 4 syarat yaitu:
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai agar pegawai yang bersangkutan dapat memmbedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas tampak sama. Untuk itu di samping jiwa yang cermat, ia harus juga mempunyai mata sempurna.
b. Kecerdasan
Pegawai kearsipan juga harus mempunyai tingkat pemahaman yang sesuai dengan porsinya. Sekurang-kurangnya harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk suatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya harus cukup
tajam sehingga dia tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
c. Kecekatan
kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.
d. Kerapian
Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih
mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan
sobek.
E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP
Prinsip yang harus dianut oleh sebuah kantor atau organisasi dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah awet, efisien, dan luwes. Untuk itu penyelenggaraan penyimpanan arsip harus disesuaikan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Menurut Zulkifli Amzah (1989 : 16-19) ada tiga asas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
Keuntungannya adalah:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsetrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kerugiannya adalah:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
2. Asas Desentralisasi
Penyimpanan arsip yang tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
Keuntungannya adalah:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja industri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugiannya adalah:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menyebabkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar diwujudkan.
c. Penataran dan pelatihan kearsipan diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
3. Asas Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada penyelenggaraan penyimpanan kedua asas tersebut dapat ditiadakan. Penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan
menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.
masing-masing pengolah, sedangkan arsip yang kurang dipergunakan disebut arsip inaktif dan dikelola disentral arsip.
F. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan.
Lokasi penelitian di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan di JL. Pahlawan no. 16 Semarang.
2. Jenis Pengamatan.
Penelitian ini berbentuk Deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk mengambarkan, memaparkan, menentukan, dan menganalisa datayang ada secara mendalam. Menurut Moelong penelitian Deskriptif kualitatif adalah “penelitian yan datanya berupa kata-kata, gambar, bukan angka”. ( 2001 : 6 )
3. Sumber data. a. Data Primer.
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya baik melalui wawancara maupun observasi yang kemudian diolah sendiri oleh peneliti.
b. Data Sekunder.
Yaitu data yang diperoleh secara langsung melalui buku-buku, perpustakan, dokumen-dokumen dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah pengamatan yanga digunakan sebagai pelengkap dan pendukung data primer.
4. Teknik Pengumpulan Data. a. Observasi
b. Wawancara
Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan maupun komunikasi langsung dan bertatap muka dengan responden yang dapat memberikan keterangan.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur lainnya.
5. Teknik Analisis Data
Pengamatan ini menggunakan teknik analisa data diskriptif. Menurut Winarno Surachman ( 1994 : 133 ) bahwa, teknik analisa diskiptif adalah teknik analisa yang didapat dari seorang penyelidik yang terlebih dahulu mempunyai cara berfikir, cara pengupasan dengan refrensi atau titik tolak tertentu.
BAB III
DISKRIPSI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI
DAN KEPENDUDUKAN
A. SEJARAH SINGKAT
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah di bentuk berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah No.7 Tahun 2001. Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang dipimpin oleh kepala dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui sekretaris daerah.
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah merupakan institusi / lembaga gabungan dari :
3. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah.
Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP No.84 Tahun 2000 tentang Pedoman Perangkat Daerah.
1. Bidang Kegiatan
Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga kerja, transmigrasi dan kependudukan, yang memiliki fungsi antara lain :
a. Perumusan kebijakan teknis bidang tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil.
c. Pembinaan dan fasilitas bidang tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil lingkup provinsi dan kabupaten / kota. d. Pelaksanaan tugas di bidang penempatan tenaga kerja dan
transmigrasi, pelatihan kerja dan produktivitas, pengawasan ketenagakerjaan, hubungan industrial dan jaminan sosial, serta ketransmigrasian, kependudukan dan catatan sipil.
e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang tenaga kerja, transmigrasi kependudukan dan catatan sipil.
f. Pelaksanaan kesekretarisan dinas.
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesusi dengan tugas dan fungsinya.
2. Visi dan Misi
Visi dan misi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah : a. Visi
berdaya tahan terhadap pengaruh globalisasi, berkesejahteraan dan terlindungi hak-haknya dalam iklim hubungan industrial yang harmononis, produktif dan berkeadilan dalam kerangka Wawasan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
b. Misi
1) Membangun sistem informasi dan perencanaan tenaga kerja,
transmigrasi dan kependudukan.
2) Membina dan menempatkan tenaga kerja untuk memperluas
kesempatan kerja di dalam dan di luar negri dengan mempertahankan pendataan yang layak.
3) Membina tenaga kerja dan transmigrasi melalui pembinaan pelatihan dan pengembagan produktivitas kerja.
4) Menempatkan, membina dan mengawasi pelaksanaan upah minimum.
5) Mengembangkan kemampuan aparatur yang beretos kerja tinggi dan professional.
B. STUKTUR ORGANISASI
Susunan organisasi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan adalah:
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Kepala Dinas membawahkan :
a. Sekretariat
b. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil
c. Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi d. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas
e. Bidang Hubungan Industrial Dan Jaminan Sosial f. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
h. Kelompok Jabatan Fungsional 2. Sekretaris
Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, koordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, dan kepegawaian.
Untuk menyelenggarakan tugasnya sekretaris mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyalenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan.
c. Penyiapan bahan perimusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian.
d. Pelaksanaan yugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesusi dengan tugas dan fungsinya.
Sekretaris membawahkan : a. Sub bagian Program
Seksi ini bertugas menyiapkan bahan perumusan teknis, pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang program meliputi : koordinasi perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan system Informasi di lingkungan Dinas.
b. Sub bagian Keuangan
c. Sub bagian Umum dan Kepegawaian
Sub bagian umum dan kepegawaian bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian , meliputi ; pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana,
rumah tangga dan perlengkapan di bidang lingkungan Dinas. 3. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil,
Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil dan informasi administrasi kependudukan.
Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil. b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan.
c. Pelaksanaan tugas lain diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mambawahkan : a. Seksi Pembinaan Kependudukan dan Catatan Sipil
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil.
b. Seksi Informasi Administrasi Kependudukan
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakn
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan.
Bertugas penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri, perluasan dan pengembangan tenaga kerja dan transmigrasi.
Untuk meyelenggarakan tugasnya Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri. b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi membawahkan : a. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam dan Luar Negri
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri.
b. Seksi Perluasan dan Pengembangan Tenaga Kerja
Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja.
c. Seksi Transmigrasi
Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi. 5. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas.
bidang standarisasi dan sertifikasi, pelatihan dan pemagangan, dan produktivitas.
Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Pelatihan Dan Produktivitas mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi.
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan pemagangan.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang produktivitas.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Pelatihan Kerja Dan Produktivitas, membawahi : a. Seksi Standarisasi dan Sertifikasi
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi.
b. Seksi Pelatihan dan Pemagangan
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan pemagangan.
c. Seksi Produktivitas
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinan dan pelaksanaan di bidang produktivitas.
6. Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial
pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial, kelembagaan hubungan industrial, dan pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial.
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan industrial.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial membawahi : a. Seksi Syarat Kerja dan Jaminin Sosial
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial.
b. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan industrial.
c. Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja.
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja, pengawasan norma keselamatan kerja, kesehatan kerja, pengawasan norma keselamatan kerja dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri.
Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma keselamatan kerja dan kesehatan kerja. c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pengawasan hukum tenaga kerja dalam dan dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negri.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan, membawahi :
a. Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja.
b. Seksi Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma
keselamatan kerja dan kesehatan kerja.
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasaan dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri
8. UPTD
9. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok ini terdiri dari sejumlah fungsional yabg terbagi dalam berbagai
kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan keterampilan.
Dari bagan organisasi Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
1
DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
2
BAB IV
PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN
A. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN PADA DINAS TENAGA KERJA TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
Hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kearsipan adalah :
1. Prosedur kerja kearsipan 2. Fasilitas kearsipan 3. Ruang kearsipan 4. Petugas kearsipan
Untuk selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur kerja kearsipan
Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat tahapan kegiatan sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pencatatan
Dalam melaksanakan kegiatannya Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah selalu berhubungan dengan instansi lain maupun pihak yang berkepentingan dengan Disnakertransduk Provinsi Jawa Tengah. Salah satu sarana yang mendukung adalah adanya surat. Dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar Disnakertransduk menganut kebijaksanaan satu pintu, dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit verja yaitu sub bagian umum. Surat yang telah diterima maupun yang akan dikirim dicatat dalam buku agenda
3
Gambar IV.1 bagan Pengurusan surat masuk
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG 1) Proses Pengurusan Surat masuk :
a) Penerimaan dan penyortiran
Surat masuk diterima oleh salah satu staff di bagian Tata Usaha kemudian surat-saurat masuk tersebut dikelompokan menjadi dua menurut jenisnya yaitu surat dinas dan surat pribadi. Untuk surat pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan dan surat dinas dilanjutkan untuk pengagendaan.
b) Pengagendaan
Setelah surat-surat tersebut dikelompokan, Agendaris Umum membuka surat dan membaca isinya serta memberi lembar disposisi, kemudian mengagendakan surat-surat masuk tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan memberi nomor urut agenda. Setelah itu surat-surat tersebut diserahkan kepada Kepala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha melalui sekretaris. Kemudian oleh sekretaris surat-surat tersebut dikelompokan menjadi dua bagian yaitu surat yang
membutuhkan kebijakan pimpinan atau surat rutin biasa. Untuk surat yang membutuhkan kebijakan pimpinan diserahkan langsung kepada pimpinan sedangkan surat rutin diserahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk pendisposisian.
PENERIMAAN DAN PENYORTIRAN
PENGAGENDAAN
PENDISPOSISIAN
PENYALURAN
4
Tabel IV.1 Buku Agenda surat masuk
No. menentukan isi disposisi. Kemudian mengisi alamat disposisi sesuai dengan isi surat dan membubuhi paraf serta tanggal pada lembar disposisi. Setelah itu surat tersebut dikembalikan kepada Sekretaris mengagendakan isi disposisi kedalam buku agenda disposisi, setelah selesai surat-surat tersebut diserahkan ke bagian penyaluran atau kembali kepada Agendaris Umum.
d) Penyaluran
Agendaris Umum memasukkan alamat ke dalam buku ekspedisi intern sesuai dengan alamat disposisi. Kemudian surat tersebut dikirim sesuai dengan alamat disposisi dan diterima oleh agendaris Subdin. Oleh Agendaris Subdin surat tersebut diserahkan kepada Kasubdin menentukan isi disposisi yang kedua untuk para Kasi yang sesuai dengan isi surat. Setelah surat tersebut didisposisi, dikembalikan lagi ke Agendaris Subdin. Agendaris Subdin mengagenda surat dan isi disposisi yang kedua kedalam buku agenda dan kemudian surat diserahkan langsung kepada Kasi yang sesuai dengan alamat disposisi kedua. Setelah Kasi menerima surat tersebut dan membaca surat serta isi disposisi kemudian menyalurkannya kepada staff yang sesuai dengan isi surat untuk dilaksanakan. Dan terakhir surat-surat tersebut
5
Gambar IV.2
Gambar Lembar Disposisi
KEPALA LEMBAR DISPOSISI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN
PROVINSI JAWA TENGAH
Diteruskan kepada Yth. DISPOSISI
SEKRETARIS
Pel. Kerja & Produktivitas H.I dan Jamsoso
Agendaris subdin menyimpan surat-surat yang telah didisposisi tersebut ke dalam snelhecter map sesuai dengan bulan penerimaan surat. Kemudian setelah satu bulan snelhecter yang berisi surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet yang bertuliskan tahun dari penerimaan surat tersebut.
2) Proses Pengurusan Surat Keluar
Surat yang sudah keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang
6
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain. Surat adalah media komunikasi instansi, kantor atau lembaga yang sangat penting.
Gambar IV.3
Bagan pengurusan surat keluar
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
Prosedur pengurusan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut :
a) Perintah Pembuatan Surat
Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kasubdin atau Kepala bagian, baik karena adanya kegiatan untuk membalas surat yang masuk maupun kehendak Dinas itu sendiri. Kasi yang membidangi tugas tersebut kemudian membuat konsep surat.
b) Pembuatan konsep dan Pengetikan
Konsep tersebut dibuat diatas HVS ataupun CD. Setelah selesai dibuat konsep tersebut diserahkan kepada salah satu staff untuk diketik baik surat asli, tembusan, dan tindasaannya (bila diperlukan). Setelah itu surat tersebut diserahkan kembali kepada Kasi yang bersangkutan
PEMBUATAN KONSEP DAN PENGETIKAN
PENELITIAN
PENANDATANGANAN
PENGGENDAAN & PENYIMPANAN PERINTAH PEMBUATAN
SURAT
7
untuk diperiksa apakah surat yang telah diketik tersebut sudah benar atau belum.
Tabel IV.2 Blanko konsep surat
Unit Pengolah Paraf Tanggal
Sekretaris
Ka. Bid / Ka. UPT
Ka. SubBag / Ka. Sie
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG c) Penelitian
Apabila ternyata ketikan surat banyak ada banyak kekeliruan maka diserahkan kembali kepada staff tersebut untuk diketik ulang. Dan apabila ketikan tersebut sudah benar maka dibubuhi taklik atau paraf kecil disamping kanan nama jabatan penandatanganan. Dan kemudian diserahkan ke Kasubdin.
d) Penandatanganan
Kepala Dinas atau Ksubdin menandatangani surat yang telah diberi tanda taklik dan kemudian surat-surat tersebut diserahkan kembali ke bagian yang membuat surat. Oleh staff, surat tersebut diserahkan kepada Agendaris Umum surat keluar bagian Tata Usaha untuk diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar.
e) Pengagendaan dan Penyimpanan
8
Oleh staff, surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop coklat yang berkop dinas dan hanya menuliskan alamat surat pada amplop surat kemudian surat-surat tersebut disalurkan ke bagian pengiriman.
f) Pengiriman
Surat-surat tersebut dibuka kembali ole ekspeditur untuk diteliti apakah ada yang masih salah. Jika sudah dirasa cukup benar kemudian
diagendakan ke dalam buku ekspedisi, serta memberi stempel dinas baik surat maupun pada amplop. Untuk surat yang dikirim langsung
diagenda ke dalam buku ekspedisi keluar kantor pos dan dikirim ke alamat surat tersebut.
Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi & Kependudukan Provinsi Jateng sudah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar untuk mencatat surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar juga pencatatan surat yang diterima maupun yang yang keluar tiap bagian Sub Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng sedangkan untuk penerimaannya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur kerja yang diterapkan.
b. Penyimpanan
1) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng untuk masing-masing bagian adalah dengan sistem subjek (isinya) dan nomor. Arsip-arsip yang disimpan disetiap bagian adalah arsip yang masih aktif. Misalnya untuk arsip yang memuat data pencari kerja ditata secara kronologis menurut nomor urut sedangkan penyimpanan arsip yang berada pada unit kearsipan adalah
9
Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
a) Mengelompokan arsip berdasarkan jenisnya yang diserahkan dari masing-masing unit kerja.
b) Setelah masing-masing arsip dikelompokan menurut jenisnya, kemudian ditempatkan ke dalam map, ordner maupun dijilid menjadi buku.
c) Pada permukaan map atau buku diberi kode arsip yang disimpan di dalamnya.
d) Untuk arsip yang disusun dalam ordner ataupun berupa buku disimpan dalam almari arsip dan rak arsip secara vertikal lateral (Vertikal berderet kesamping).
e) Sedangkan arsip yang dalam map dimasukkan dalam filling cabinet secara berjajar dan berurutan.
2) Asas penyimpanan arsip yang dilaksanakan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ádalah dengan menggunakan asas campuran yaitu kombinasi antara asas desentralisasi dan sentralisasi. Dalam asas campuran masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri untuk arsip-arsip yang masih aktif. Sedangkan untuk arsip-arsip yang masih jarang digunakan (inaktif) disimpan pada ruang arsip yang letaknya terpisah dengan ruang kerja dan yang menanganinya adalah sub bagian umum. Untuk jasa penyimpanan arsip pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan asas penyimpanan arsip campuran dapat memudahkan pencarian. Arsip-arsip sudah dipisahkan antara Arsip-arsip-Arsip-arsip aktif dan inaktif sehingga Arsip-arsip yang ada ditempat kerja merupakan arsip-arsip yang sering digunakan,
selain itu juga dapat menghemat tempat pada masing-masing unit kerja. Dan penataan arsipnya sudah tertata dengan rapi.
c. Penggunaan
10
yang inaktif tidak berguna. Adakalanya arsip inaktif dibutuhkan oleh seorang pegawai untuk keperluan tertentu.
Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan menjadi tanggung jawabnya tidak dengan mudah menggunakan tanpa harus melalui prosedur tertentu. Tetapi jika pegawai tersebut membutuhkan arsip yang menjadi tanggung jawab bagian lain, maka harus minta ijin kepada pegawai
yang bertanggung jawab atas arsip tersebut terlebih dahulu. Menurut staff sub bagian umum menyatakan bahwa :
“Untuk peminjaman arsip Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah harus disertai tanda bukti peminjaman secara tertulis dengan batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak yang bersangkutan.” (Wawancara: 23 maret 2009)
Dengan demikian peminjaman arsip disertai tanda bukti itu terdapat kelebihan yaitu ada bukti yang kuat untuk mengurus arsip jika terjadi
kehilangan arsip. Sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap disiplin dalam mengembalikan arsip yang telah dipinjamnya.
d. Pemeliharaan
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dan untuk menghindari kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu pemeliharaan arsip, supaya arsip tersebut terjaga dengan baik tahan lama, dan tidak hilang.
Pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah lebih ditekankan pada arsip-arsip yang sudah jarang digunakan (inaktif) yang telah ditempatkan pada ruang penyimpanan arsip inaktif. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah rutin tetapi secara berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antar 1-2 bulan sekali.
11
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa lingkup pemeliharaan arsip di Kantor tersebut meliputi kegiatan pemeliharaan fisik arsip dan pemeliharaan lingkungan. Dan dapat di jabarkan sebagai berikut : 1) Pemeliharaan fisik arsip
Pemeliharaan arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk pemeliharaan
fisik arsip dilakukan dengan pemberiaan kapur barus atau obat anti serangga lainnya. Sedangkan pemeliharaan informasi arsip berarti setiap
petugas wajib menjaga agar setiap informasi yang terkandung didalamnya tidak sampai digunakan untuk hal-hal merugikan atau disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan sehingga kerahasiaan arsip terjamin keamanannya.
2) Pemeliharaan Lingkungan
Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan merawat dan menjaga tempat penyimpanan arsip agar bersih, rapi, dan terhindar dari ganguan serangga dan hal-hal yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan utnuk pemeliharaan lingkungan yaitu dengan membersihkan ruangan arsip yang dilakukan oleh petugas kebersihan setiap pagi.
Untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengahperlu lebih ditingkatkan dengan menambah waktu pembersihan dan alat pembersih arsip yang cukup memadai relevannya agar lebih terjaga kerapian dan terjamin kebersihannya arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan dari clip logam dalam pemberkasan arsip, untuk mencegah sebaiknya menggunakan clip dari plastik. Sedangkan untuk mencegah dari adanya bahaya kebakaran,
kantor ini belum memiliki tabung pemadaman kebakaran karena terbatasnya dana.
e. Penyusutan
12
jumlah arsip, yang baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut memerlukan tempat penyimpanan yang memada. Sedangkan tempat tempat penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah terbatas sehingga terjadi penumpukan dokumen disetiap ruangan unit kerja.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu diadakan penyusunan arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai
kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum dan kepegawaian menyatakan bahwa :
”Dalam jangka waktu 5 tahun sekali Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah melakukan penyusutan, namun pelaksanaannya masih sederhana dan jarang dilakukan yang meliputi : pemilihan arsip inaktif pada tiap-tiap bagian kemudian diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat kegiatan pengelolaan arsip, setelah itu ditempatkan di gudang.” (wawancara : 20 Maret 2009)
Dengan demikian pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan teratur.
f. Pemusnahan
Setelah proses penyusutan selesailangkah selanjutnya dilakukan pemusnahan arsipyang merupakan kegiatan menghancurkan, meniadaan fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan keterkaitan yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang sekecil apapun.
13
Untuk arsip khusus kepegawaian dalam memusnahkannya, menurut hasil wawancara dengan sub bagian umum dan kepegawaian mengatakan bahwa :
”Untuk arsip-arsip kepegawaian yang akan dimusnahkan terlebih dahulu harus dikonsultasikan dengan badan Administrasi Kepegawaian Negara yang mempunyai wewenang untuk menentukanya”. Sedangkan untuk arsip-arsip mengenai keuangan, berdasarkan wawancara bahwa : ”Arsip keuangan yang akan dimusnahkan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan dan disertai dengan berita acara dan daftar pertelaan arsip rangkap tujuh”. (wawancara : 21 Maret 2009)
Menurut pegawai bagian kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebelum melaksanakan pemusnahan arsip dilakukan prosedur seperti berikut:
”Pemeriksaan terhadap arsip apakah arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpanannya, pemeriksaannya berpedoman pada jadwal retensi arsip ( JRA ). Lalu melakukan pendaftaran pada arsip-arsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian pembentukan panitia pemusnahan (Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilaksanakan apabila arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi lebih dari 10 tahun, jika arsip yang akan dimusnahkan di bawah retensi 10 tahun maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup di laksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip). Selanjutnya, melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan. Kemudian membuat berita acara. Dan akhirnya pelakasanaan pemusnahan yang dilaksanakan dengan cara dibakar atau dibubur”.(wawancara : 21 Maret 2009).
14
2. Fasilitas kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengelolaan kearsipan juga membutuhkan fasilitas kearsipan.
Pegawai staff kearsipan menuturkan bahwa :
”fasilitas yang digunakan pada kantor Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam pelaksanaan tata kearsipan terdapat bagian-bagiannya yaitu alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat korespodensi”. (wawancara 22 Maret 2009)
Maka dari hasil wawancara tersebut dan pengamatan secara langsung di kantor tersebut, dapat dijabarkan secara rinci oleh penulis tentang fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut:
a. Alat-alat penerimaan surat
Alat penerimaan surat yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :
1) Baki surat, digunakan untuk meletakkan surat yang baru saja diterima agar terpisah dan surat-surat yang sudah lama.
2) Pisau atau gunting, digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan tidak merusak isi surat.
3) Meja tulis, digunakan untuk menulis surat baik di kantor tersebut maupun surat balasan untuk instansi lain.
4) Kursi, merupakan salah satu perabot kantor dan merupakan perlengkapan meja yang digunakan sebagai tempat duduk pegawai pada waktu membaca, menulis, mengetik juga sebagai tempat duduk untuk tamu.
b. Alat Penyimpanan Arsip
Alat penyimpanan arsip yang dimiliki Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah antara lain :
1) Stopmap (map)
15
bermacam-macam sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menggunakan beberapa stopmap yaitu :
a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran folio (21 cm x 34 cm). Kegunaannya untuk menyimpan
sementara arsip.
b) Stopmap jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan dari
logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
c) Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga disimpan secara vertikal atau berdiri tegak, map seperti ini sering kali disebut dengan breinfodner atau ordner saja. Penyimpanan ordner ini dai dalam rak-rak buku arsip.
2) Fillling Cabinet (lemari arsip)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertikal untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling cabinet initerdiri dari 3-4 laci.
3) Lemari
Berbentuk seperti lemari pada umumnya yang terdiri dari susunan rak-rak untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip yang disimpan di dalam lemari disusun secara vertikal lateral sehingga susunan arsip di dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip dalam rak arsip. 4) Meja
Merupakan salah satu perabot yang mendominasi perlengkapan di
16
sehingga memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan.
c. Alat Korespodensi
Alat korespodensi adalah alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan korespodensi atau surat-menyurat yang juga merupakan arsip. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut: 1) Mesin ketik
Mesin ketik yang ada adalah mesin ketik biasa yang biasa dipergunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya tidak terlalu banyak. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah untuk tiap unit kerja mempunyai mesin ketik sendiri dan biasanya lebih dari dua buah sehingga dapat memperlancar proses kerja tiap harinya.
2) Buku agenda
Buku agenda yang ada adalah buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk sedangkan buku agenda surat keluar digunakan untuk mencatat surat-surat keluar.
3) Kertas
Kertas adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis atau dapat dipergunakan sebagai alat pembungkus. Kertas yang ada di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah ukuran folio, namun ada juga ukuran yang lainnya. Kertas merupakan alat yang sangat vital dalam setiap kegiatan karena kertas
