SEMANTIK. Digital Signature. #stayathome #workfromhome

(1)

MARET 20201

SEMANTIK

Digital Signature

Penerapan Tanda Tangan Digital pada Penerbitan e-SKP (Surat Keterangan Pelatihan Berbasis Digital / Sertifikat Pelatihan), Piagam, & SKTMP (Surat Keterangan Telah Mengikuti Pelatihan)

#stayathome #workfromhome

(2)

2

 Informasi Umum ...3

 Pengaturan Kelulusan & Nilai Peserta ...4

 Panduan Penerbitan Sertifikat ...11

● Panduan Pengaturan Nomor Sertifikat ...13

● Panduan Generate File Sertifikat ...21

● Panduan Verifikasi File Sertifikat ...33

● Panduan Tanda Tangan Digital Pada Sertifikat Halaman Belakang ...40

● Panduan Tanda Tangan Digital Pada Sertifikat Halaman Depan ...59

● Panduan Mengirim Sertifikat Ke HRIS / SIPKA LAN ...78

 Panduan Penerbitan Piagam & SKTMP ...93

● Panduan Pengaturan Nomor Dokumen ...95

● Panduan Tanda Tangan Digital Pada Piagam & SKTMP ...118

 Panduan Mengakses Dokumen oleh Peserta Pelatihan ...136

Daftar Isi

(3)

3



Dasar Hukum

Per-2 Kepala BPPK Tahun 2018 tentang Sertifikat Pelatihan.



Ruang Lingkup

Panduan pengolahan Sertifikat Pelatihan, Piagam, & SKTMP berbasis digital, mulai dari penomoran, generate dokumen hingga tanda-tangan digital.



Target Pembaca

PIC Sertifikat, Pejabat di bidang Evaluasi, serta Pejabat Penandatangan Dokumen Digital

Informasi Umum

(4)

4

PIC Sertifikat / Pejabat PHD

Panduan Pengaturan Kelulusan & Nilai Peserta

 https://semantik.bppk.kemenkeu.go.id/administrator/

BACK TO HOME

(5)

5

Pengaturan kelulusan peserta pelatihan ini adalah awal dari semua proses penerbitan dokumen sertifikat, piagam, dan SKTMP.

Secara umum peruntukannya, sbb:

- sertifikat bagi peserta yang dinyatakan lulus

- piagam bagi peserta yang lulus & nilai akhirnya rangking 3 besar - SKTMP bagi peserta yang dinyatakan tidak lulus

Secara khusus, piagam hanya untuk pelatihan yang penentuan kelulusannya melalui ujian, sehingga juga diperlukan pengaturan nilai peserta

Pengaturan ini umumnya dilakukan oleh Bidang Pengolahan Hasil Diklat – Pusdiklat

Kelulusan & Nilai Peserta

(6)

6

 Masuk ke aplikasi Semantik Adminisrator

 Login sebagai pic sertifikat baik pejabat / pelaksana di bidang evaluasi – subbid PHD

 Pada sidebar menu, pilih PHD > Diklat, maka akan tampil halaman yang berisi daftar pelatihan

Login & Menu Aplikasi

(7)

7

Pada halaman ini perhatikan kolom monitoring, jika terdapat tiga tombol (penilaian, kelulusan dan sertifikat) maka menandakan pelatihan itu diujikan (mendapat piagam), jika hanya dua yaitu tombol kelulusan dan sertifikat saja maka berarti pelatihan biasa. Tombol warna hijau menunjukkan data sudah diset, sebaliknya jika warna merah berarti belum, namun untuk memastikannya kamu bisa klik tombol tersebut

Halaman Pelatihan

(8)

8

Jika pelatihan diujikan, maka klik tombol PENILAIAN, maka akan tampil halaman penilaian, dimana kamu bisa unduh template nilai, lalu tentukan nilai peserta, kemudian unggah template tersebut sesuai dengan kelasnya.

Disamping itu, kamu bisa edit secara langsung melalui tombol yang berada pada kolom Nilai Akhir.

Halaman Penilaian

(9)

9

Baik pelatihan itu diujikan maupun tidak mau kamu harus menentukan kelulusan peserta dengan mengklik tombol KELULUSAN. Maka akan tampil halaman pengaturan kelulusan, akan muncul tabel berisi daftar kelas, lalu pada kolom SET KELULUSAN terdapat tombol yang berisi jumlah peserta pelatihan tersebut, klik tombol tersebut

Halaman Pengaturan Kelulusan

(10)

10

Pada form ini kamu bisa menentukan mana peserta yang lulus mana yang tidak pada suatu kelas, terdapat opsi pada kolom STATUS KELULUSAN untuk menentukan hal tersebut. Jika sudah maka check pada kolom CHECKLIST, kemudian pada bagian bawah terdapat tombol untuk menyimpan pengaturan ini. Secara umum form ini hanya akan aktif selama 30 hari setelah pelatihan berakhir selebihnya maka statusnya akan non aktif, hal ini sesuai dengan aturan IKU.

Halaman Form Kelulusan Peserta

(11)

11



Alur Proses



Pengaturan Nomor Sertifikat



Generate File Sertifikat



Verifikasi File Sertifikat



Tanda Tangan Pejabat



Kirim Sertifikat ke HRIS

Panduan Penerbitan Sertifikat

¹¹

BACK TO HOME

(12)

Alur Proses Penerbitan Sertifikat

12

Pengaturan Nomor Sertifikat

Verifikasi File Sertifikat

Kirim File Sertifikat ke HRIS Generate File

Sertifikat

Tanda Tangan Digital Pada File

Sertifikat

12

(13)

13

PIC Sertifikat / Pejabat PHD

Panduan Pengaturan Nomor Sertifikat

BACK TO HOME

(14)

14

Login & Menu Aplikasi

(15)

15

Pada halaman ini perhatikan kolom monitoring, pilih tombol SERTIFIKAT pada pelatihan yang ingin kamu terbitkan sertifikatnya.

Halaman Pelatihan

(16)

16

Pada halaman ini terdapat beberapa menu fitur yaitu pengaturan nomor sertifikat, cetak sertifikat / tanda tangan digital, kirim data sertifikat ke SIPKA LAN & HRIS, generate piagam, generate SKTMP, serta unduh data peserta. Pada bagian ini klik tombol pada kolom SET NOMOR SERTIFIKAT.

Halaman Sertifikat

(17)

17

Pada halaman ini terdapat beberapa menu fitur, yaitu: tombol Get Data HRIS untuk menarik data peserta pelatihan jika terdapat di HRIS dan hasil tarikan itu bisa kamu lihat pada kolom CEK tombol HRIS, tanda checklist menginfokan kelengkapan data peserta, jika belum lengkap maka kamu bisa melengkapinya melalui tombol pensil. Terakhir, nomor sertifikat bisa kamu atur satu persatu pada tombol plus kolom aksi

Halaman Pengaturan Nomor Sertifikat

(18)

18

Masih pada halaman ini, jika kita scroll ke bawah maka terdapat beberapa menu fitur, yaitu: unduh data peserta, fitur pengembalian data sertifikat ke BDK serta fitur update data peserta secara massal menggunakan excel.

Selanjutnya kamu bisa klik tab Nomor Sertifikat untuk menggenerate nomor sertifikat

Halaman Pengaturan Nomor Sertifikat

(19)

19

Pada tab Nomor Sertifikat terdapat form generate nomor sertifikat, tentukan tanggal sertifikat dan klik tombol Generate maka sistem akan menggenerate nomor sertifikat (SKP & KRA) secara otomatis, dan kamu tidak perlu mempermasalahkan tentang nomor tersebut termasuk urutannya karena semua sudah sesuai dengan kententuan yang berlaku.

Hasilnya bisa kamu download melalui tombol Download Nomor Sertifikat atau bisa dilihat pada bagian atas atau tabel peserta.

Halaman Pengaturan Nomor Sertifikat

(20)

20

Nomor sertifikat yang telah tergenerate tampak pada kolom NMOR SKP / KRA SERTIFIKAT. Pada kolom AKSI terdapat tombol pensil untuk mengedit nomor sertifikat dan tombol tempat sampah untuk menghapusnya.

Halaman Pengaturan Nomor Sertifikat

(21)

21

PIC Sertifikat / Pejabat PHD

Panduan Generate File Sertifikat

BACK TO HOME

(22)

22

Login & Menu Aplikasi

(23)

23

Halaman Pelatihan

(24)

24

Pada halaman ini pilih tombol TANDA TANGAN DIGITAL yang berwarna merah itu untuk menampilkan halaman generate file sertifikat

Halaman Sertifikat

(25)

25

Halaman ini berisi statistik dokumen yang menunjukkan jumlah dokumen berdasarkan statusnya: draft, ready, partial,dan final. Pada bagian bawahnya terdapat tabel peserta dan file sertifikatnya. Lalu pada bagian bawah dari tabel ini terdapat keterangan tentang status dokumen.

Mula-mula status dokumen adalah draft dan file sertifikat belum ada.

Halaman Generate Sertifikat

(26)

26

Sebagaimana yang disebutkan sebelumnya bahwa pada bagian bawah dari tabel terdapat keterangan status, sbb:

 DRAFT: jumlah dokumen yang masih draft dan akan tereplace

 READY: jumlah dokumen yang siap ditandatangani

 PARTIAL: jumlah dokumen yang sudah ditandatangani oleh satu penandatangan saja

 FINAL: jumlah dokumen yang sudah ditandatangani

 TOTAL: jumlah dokumen seluruhnya

Halaman Generate Sertifikat

(27)

27 Pada bagian bawah

dari keterangan status dokumen terdapat

form untuk

menggenrate file sertifikat.

Kamu perlu lengkapi terlebih dahulu isian form tersebut sebelum mengklik tombol

Generate.

Halaman Generate Sertifikat

(28)

28 Ketika kita mengklik tombol Generate maka sistem akan menggenerate file draft sertifikat masing-masing peserta dalam bentuk pdf. Hasil generate itu bisa kamu lihat pada tabel kolom FILE SERTIFIKAT. Klik tombol draft untuk mengunduh file sertifikat atau klik kanan tombol itu untuk mempreviewnya. Sertifikat yang digenerate hanya yang statusnya draft

Halaman Generate Sertifikat

(29)

29 PIC juga bisa mengunduh seluruh file sertifikat yang tergenerate pada kelas ini melalui tombol Download Semua Sertifikat.

Jika masih ada yang salah maka PIC dapat menggenerate sertifikat lagi, maka file sertifikat lama akan tereplace selama statusnya draft.

Halaman Generate Sertifikat

(30)

30 Berikut ini contoh file draft sertifikat halaman depan

Halaman Generate Sertifikat

(31)

31 Berikut ini contoh file draft sertifikat halaman belakang

Halaman Generate Sertifikat

(32)

32

Setelah berhasil menggenarte file draft sertifikat maka PIC sertifikat melaporkan kepada atasan PIC Sertifikat (biasanya pejabat PHD) untuk meverifikasi file hasil generate tersebut dan mengubah statusnya menjadi ready.

Bagaimana Selanjutnya?

(33)

33

Pejabat PHD / Atasan PIC Sertifikat

Panduan Verifikasi File Sertifikat

BACK TO HOME

(34)

34

Login & Menu Aplikasi

(35)

35

Halaman Pelatihan

(36)

36

Pada halaman ini pilih tombol TANDA TANGAN DIGITAL yang berwarna merah itu untuk menampilkan halaman generate file sertifikat

Halaman Sertifikat

(37)

37

Setelah PIC Sertifikat menggenerate draft file sertifikat. Maka berikutnya adalah tugas dari pejabat untuk menverifikasi file hasil generate tersebut, sudah benar atau belum, jika sudah benar maka pejabat bisa mengubah status dokumen menjadi ready yang artinya dokumen siap ditanda tangani oleh pejabat penandatangan lembar belakang sertifikat yang ditentukan sebelumnya saat generate draft file sertifikat, biasanya Kabid Evaluasi.

Halaman Generate Sertifikat

(38)

38

Akan muncul pesan bahwa status tanda tangan berhasil diupdate, cek pada statistik dan pada kolom FILE SERTIFIKAT

Halaman Generate Sertifikat

(39)

39

Setelah pejabat memverifikasi file draft sertifikat hasil generate tersebut dan mengubah statusnya menjadi ready maka PIC sertifikat melaporkan kepada Pejabat Penandatangan KEDUA (lembar belakang) bahwa Sertifikat pelatihan dimaksud telah siap ditandatangani

Bagaimana Selanjutnya?

(40)

40

Pejabat I (Kabid Evaluasi) Penanda Tangan Sertifikat

Panduan Tanda Tangan Digital Pada Sertifikat Halaman Belakang

 https://semantik.bppk.kemenkeu.go.id/ds/

BACK TO HOME

(41)

41

 Masuk ke aplikasi Semantik DS

 Login sebagai pejabat dengan mengklik tombol Login KemenkeuID

 Maka akan diarahkan pada halaman login KemenkeuID atau login E-Performance.

Login & Menu Aplikasi

(42)

42 Halaman ini berisi data profile pejabat penandatangan dan terdapat dua tombol yaitu SERTIFIKAT dan PIAGAM / SKTMP, silakan klik tombol SERTIFIKAT

Halaman Profile

(43)

43 Halaman ini berisi tabel nama-nama pelatihan yang siap untuk ditanda tangani sertifikatnya berserta informasi status dokumen, apakah itu ready (siap ditanda tangani), partial (sudah ditanda tangani halaman belakang), serta final (sudah ditanda tangani halaman depan &

belakang).

Halaman Pelatihan

(44)

44 Cari pelatihan yang akan ditandatangani. Pada contoh ini adalah

“Workshop Semantik Angkatan I” dimana terdapat 38 dokumen sertifikat yang siap ditandatangani, kemudian klik tombol panah warna biru pada kolom Aksi.

Halaman Pelatihan

(45)

45 Halaman ini isinya hampir sama dengan halaman sebelumnya namun sudah dipecah perkelas jika pelatihan lebih dari satu kelas. Klik tombol panah kanan pada kolom Aksi sesuai dengan kelas yang dipilih untuk melanjutkan ke proses berikutnya yang tanda tangan digital.

Halaman Kelas Pelatihan

(46)

46 Halaman ini berisi: data statistik dokumen berdasarkan statusnya dan tabel sertifikat dari peserta. Untuk melihat sertifikat yang akan ditandatangani bisa dengan mengunduhnya pada tombol ready kolom Dokumen, atau mengunduh seluruh sertifikat dengan mengklik tombol DOWNLOAD ALL

Halaman Sertifikat

(47)

47 Jika ada sertifikat yang perlu diperbaiki, maka pejabat bisa mengklik tombol X berwarna merah untuk mengembalikan dokumen. Tuliskan alasan pengembalian sertifikat pada popup yang muncul lalu klik tombol KEMBALIKAN.

Halaman Sertifikat

(48)

48 Jika berhasil dikembalikan maka akan muncul pesan “Pengembalian sertifikat berhasil!” dan kita bisa melihatnya pada statistik telah berkurang satu dokumen.

Halaman Sertifikat

(49)

49 Bila dirasa draft dokumen sertifikat sudah benar maka pejabat bisa menandatanganinya dengan mengklik tombol SIGN, lalu masukkan PIN atau Passphrase Digital Signature yang biasa digunakan saat menandatangani dokumen di aplikasi NADINE. Kemudian klik tombol SIGN

Halaman Sertifikat

(50)

50 Jika sudah maka cek pada statistik, dan pastikan status partial bertambah satu yang menandakan proses tanda tangan berhasil dan pada tabel sertifikat, dokumen yang ditandatangani berubah statusnya menjadi partial.

Halaman Sertifikat

(51)

51 Berikut ini contoh tampilan dokumen yang telah ditandatangani. Meski baru ditandatangani oleh satu pejabat (haaman belakang) namun tampilan sertifikat seolah sudah ditandatangani oleh dua pejabat.

Namun hal ini bukan tolok ukur, untuk melihat siapa saja yang sudah menandatangain dokumen ini maka kita bisa gunakan tools.

Halaman Sertifikat

(52)

52 Tanda tangan digital ini adalah produk dari BSSN sehingga untuk mengecek valid tidaknya sebuah dokumen maka kita bisa menggunakan aplikasinya. Yaitu: https://bsre.bssn.go.id/public/verification, kemudian upload file pdf yang telah ditandatangani, maka akan muncul popup yang menginfokan kevalidan tandatangan pada dokumen tersebut.

Cara lain dengan membuka file pdf tersebut menggunakan tool adobe

reader Maka akan muncul panel tanda tangan yang menginfokan bahwa

dokumen sudah ditandatangani.

Mengecek Validitas Tanda Tangan

(53)

53 Pada bagian sebelumnya, tanda tangan dilakukan satu persatu, namun pada aplikasi ini juga terdapat fitur untuk tanda tangan secara massal semua dokumen dalam satu kelas, fitur itu ada dibagian bawah yaitu melalui tombol SIGN ALL NOW! Yang apabila diklik akan menampilkan form tanda tangan sebagai mana yang sebelumnya. Masukkan pin-nya lalu klik tombol SIGN.

Halaman Sertifikat

(54)

54 Maka proses tanda tangan disistem akan dimulai, dimana kita bisa mengecek hasilnya pada bagian statistik, tunggu beberapa saat hingga semua dokumen berhasil ditandatangani, artinya pada kolom ready akan nol dan pada kolom partial akan sesuai dengan jumlah dokumen, Namun jika jumlah

status ready masih juga belum nol

maka setelah menunggu satu

menit, pejabat bisa mengulang tanda tangannya lagi.

Halaman Sertifikat

(55)

55 Berikut ini contoh jika semua dokumen berhasil ditandatangani, pada statistik terlihat jumlah dokumen yang statusnya ready sudah nol dan pada tabel sertifikat semua dokumen statusnya partial

Halaman Sertifikat

(56)

56 Kendala yang umum terjadi:

 Tidak semua dokumen atau bahkan tidak ada dokumen yang berhasil ditandatangani

Kemungkinan penyebab:

 Server esign sedang dimaintain (server esign sehari minimal 4x restart),

 Terdapat lebih dari satu pejabat yang juga tanda-tangan pada saat bersamaan (maksimal dua pejabat tandat-tangan dalam satu waktu),

 Jumlah dokumen yang ditandatangani banyak (idealnya 100 dokumen saat bersamaan).

 Ada beberapa dokumen yang gagal ditandatangani tapi status dokumennya sudah terlanjur berubah

Kendala yang umum terjadi

(57)

57 Solusi atas beberapa kendala tersebut, sebagai berikut:

1) Pastikan koneksi internet stabil

2) Jika poin nomor dua telah OK, maka ulangi tanda-tangan setelah menunggu minimal satu menit

3) Jika poin nomer dua telah dilakukan minimal tiga kali, namun masih ada yang belum tertanda-tangani, maka:

 Periksa apakah ada dokumen yang statusnya berubah namun file belum tergenerate, ciri-cirinya adalah pada kolom DOKUMEN terdapat icon yang berputar, untuk memastikannya bisa dengan merefresh browser.

 Jika tidak maka lakukan tanda-tangan pada jam lain karena mungkin server esign sedang dimaintain.

4) Hubungi PIC Sertifikat yang kemudian akan meneruskan kepada tim teknis TIK BPPK jika kendala tersebut belum dapat diselesaikan.

Solusi yang dapat dilakukan

(58)

58 Selanjutnya, pejabat penandatangan halaman belakang bisa menyampaikan ke pejabat penandatangan halaman depan atau dalam hal ini biasanya Kepala Pusdiklatnya bahwa dokumen sertifikat pada pelatihan X sudah siap ditanda-tangani.

Bisa juga info ini dikabarkan melalui PIC Sertifikat sehingga kemudian PIC Sertifikat meneruskan ke Kepala Pusdiklat.

Bagaimana langkah selanjutnya?

(59)

59

Pejabat I (Kepala Pusdiklat) Penanda Tangan Sertifikat

Panduan Tanda Tangan Digital Pada Sertifikat Halaman Depan

BACK TO HOME

(60)

60

Login & Menu Aplikasi

(61)

61 Halaman ini berisi data profile pejabat penandatangan dan terdapat dua tombol yaitu SERTIFIKAT dan PIAGAM / SKTMP, silakan klik tombol SERTIFIKAT

Halaman Profile

(62)

62 Halaman ini berisi tabel nama-nama pelatihan yang siap untuk ditanda tangani sertifikatnya berserta informasi status dokumen, apakah itu ready (siap ditanda tangani), partial (sudah ditanda tangani halaman belakang), serta final (sudah ditanda tangani halaman depan &

belakang).

Halaman Pelatihan

(63)

“Workshop Semantik Angkatan I” dimana terdapat 38 dokumen sertifikat dengan status partial atau sudah ditandatangani oleh Pejabat penandatangan halaman kedua (Kabid Evaluasi), kemudian klik tombol panah warna biru pada kolom Aksi.

Halaman Pelatihan

(64)

64 Halaman ini isinya hampir sama dengan halaman sebelumnya namun sudah dipecah perkelas jika pelatihan lebih dari satu kelas. Klik tombol panah kanan pada kolom Aksi sesuai dengan kelas yang dipilih untuk melanjutkan ke proses berikutnya yang tanda tangan digital.

Halaman Kelas Pelatihan

(65)

65 Halaman ini berisi: data statistik dokumen berdasarkan statusnya dan tabel sertifikat dari peserta. Untuk melihat sertifikat yang akan ditandatangani bisa dengan mengunduhnya pada tombol partial kolom Dokumen, atau mengunduh seluruh sertifikat dengan mengklik tombol DOWNLOAD ALL

Halaman Sertifikat

(66)

66 Jika ada sertifikat yang perlu diperbaiki, maka pejabat bisa mengklik tombol X berwarna merah untuk mengembalikan dokumen. Tuliskan alasan pengembalian sertifikat pada popup yang muncul lalu klik tombol KEMBALIKAN.

Halaman Sertifikat

(67)

67 Jika berhasil dikembalikan maka akan muncul pesan “Pengembalian sertifikat berhasil!” dan kita bisa melihatnya pada statistik telah berkurang satu dokumen.

Halaman Sertifikat

(68)

68 Bila dirasa draft dokumen sertifikat sudah benar maka pejabat bisa menandatanganinya dengan mengklik tombol SIGN, lalu masukkan PIN atau Passphrase Digital Signature yang biasa digunakan saat menandatangani dokumen di aplikasi NADINE. Kemudian klik tombol SIGN

Halaman Sertifikat

(69)

69 Jika sudah maka cek pada statistik, dan pastikan status final bertambah satu yang menandakan proses tanda tangan berhasil dan pada tabel sertifikat, dokumen yang ditandatangani berubah statusnya menjadi final.

Halaman Sertifikat

(70)

70 Berikut ini contoh tampilan dokumen yang telah ditandatangani. Namun hal ini bukan tolok ukur, untuk memastikan bahwa dokumen ini sudah ditandatangani dengan benar atau belum, untuk itu kita bisa gunakan tools.

Halaman Sertifikat

(71)

Mengecek Validitas Tanda Tangan

(72)

Halaman Sertifikat

(73)

73 Maka proses tanda tangan disistem akan dimulai, dimana kita bisa mengecek hasilnya pada bagian statistik, tunggu beberapa saat hingga semua dokumen berhasil ditandatangani, artinya pada kolom partial akan nol dan pada kolom final akan sesuai dengan jumlah dokumen,

Namun jika jumlah status partial masih juga belum nol

Halaman Sertifikat

(74)

74 Berikut ini contoh jika semua dokumen berhasil ditandatangani, pada statistik terlihat jumlah dokumen yang statusnya partial sudah nol dan pada tabel sertifikat semua dokumen statusnya final

Halaman Sertifikat

(75)

Kendala yang umum terjadi

(76)

Solusi yang dapat dilakukan

(77)

77 Selanjutnya, pejabat penandatangan halaman depan bisa menginfokan ke bawahannya bahwa penandatanganan untuk pelatihan X sudah selesai. Namun meskipun tidak diinfokan, PIC Sertifikat atau pejabat terkait dapat melihat status sertifikat pada dashboard mereka.

Bagaimana langkah selanjutnya?

(78)

78

PIC Sertifikat / Pejabat PHD

Panduan Mengirim Sertifikat Ke HRIS / SIPKA LAN

BACK TO HOME

(79)

79

Login & Menu Aplikasi

(80)

80

Halaman Pelatihan

(81)

81

Sebelum kita mengirim sertifikat ke HRIS atau SIPKA LAN maka kita perlu mengecek terlebih dahulu apakah semua sertifikat telah ditandatangani dengan benar atau belum. Pada halaman ini pilih tombol TANDA TANGAN DIGITAL yang berwarna merah itu untuk menampilkan halaman generate file sertifikat.

Halaman Sertifikat

(82)

82

Pada bagian statistik, pastikan semua dokumen sudah dalam status final, jika ada yang belum maka sampaikan kembali kepada pejabat untuk mendatangani kembali dokumen tersebut. Cek juga file sertifikat yang tergenerate dengan mengunduhnya pada kolom FILE SERTIFIKAT. Perikas dengan menggunakan tools adobe reader benarkah dokumen tersebut telah ditandatangani oleh pejabat terkait (harusnya ada dua nama pejabat pada panel digital signature di adobe reader).

Halaman Generate Sertifikat

(83)

83

Berikut contoh tampilan sertifikat halaman depan yang telah ditandatangani secara digital. Terdapat barcode (jika discan menggunakan android maka akan muncul link ke file sertifikat ini), logo BSRE BSSN (logo kunci warna biru) dan teks “Ditandatangani secara elektronik” berwarna biru.

Contoh Sertifikat Halaman Depan

(84)

84

Berikut contoh tampilan sertifikat halaman belakang yang telah ditandatangani secara digital. Terdapat logo BSRE BSSN (logo kunci warna biru) dan teks “Ditandatangani secara elektronik” berwarna biru.

Contoh Sertifikat Halaman Belakang

(85)

85

Pada bagian sebelumnya disebutkan bahwa file sertifikat yang telah ditandatangani secara digital terdapat

1) Barcode,

2) Logo BSE BSSN dan

3) Teks “Ditandatangani secara elektronik”

Namun hal itu tidak serta merta berarti dokumen tersebut sudah ditandatangi secara digital atau tanda tangannya dan file sertifikat tersebut asli atau valid.

Untuk mengecek keaslian dari dokumen yang ditandatangani digital bisa dilakukan dengan bantuan tools, salah satunya adalah Adobe Reader.

Melalui tools tersebut dapat diketahui kapan dokumen ditandatangani, siapa yang menandatangani dapat kita ketahui.

Bagaimana Verifikasi Keabsahan DS?

(86)

86 Bagaimana jika dokumen dimodifikasi setelah ditandatangani?

Dokumen yang telah ditandatangani tidak dapat dimodifikasi, karena telah dienkrispsi, namun jika dipaksakan untuk dimodifikasi maka tanda tangan digitalnya akan otomatis tidak valid atau terhapus dari file tersebut

Bagaimana Verifikasi Keabsahan DS?

(87)

87

Setelah semua sertifikat telah tertandatangani dengan benar maka langkah berikutnya adalah mengirim data sertifikat ke HRIS dan SIPKA LAN.

HRIS adalah aplikasi SDM Kemenkeu http://hris.e-prime.kemenkeu.go.id/, jika kita kirim data ke HRIS maka data riwayat pelatihan dari pegawai bersangkutan akan otomatis terupdate. Tentu hanya untuk peserta yang berasal dari Kemenkeu.

SIPKA-LAN adalah aplikasi administrasi pelatihan milik Lembaga Administrasi Negara(LAN) https://sipka.lan.go.id/ yang berfungsi salah satunya mencatat semua data pelatihan yang diadakah oleh seluruh lembaga pelatihan di Indonesia.

Kirim Sertifikat ke HRIS & SIPKA LAN

(88)

88

Kembali ke halaman sertifikat, maka kita klik menu atau tombol HRIS warna hijau pada kolom POST DATA.

Kirim Data Sertifikat Ke HRIS

(89)

89

Pada halaman post data ke HRIS ini, mula-mula kolom DATA SERTIFIKAT HRIS kosong karena data sertifikat belum di submit

Kirim Data Sertifikat Ke HRIS

(90)

90

Pada bagian bawah tabel terdapat dua tombol, yaitu tombol KIRIM DATA warna biru untuk mengirim data sertifikat ke HRIS, sedangkan tombol SINKRONISASI DATA digunakan untuk mengupdate data sertifikat ke HRIS. Jadi mula-mula klik tombol KIRIM DATA hingga kolom DATA SERTIFIKAT HRIS terisi dengan data DATA SERTIFIKAT LOKAL.

Kirim Data Sertifikat Ke HRIS

(91)

91

Kembali ke halaman sertifikat, maka kita klik menu atau tombol SIPKA LAN warna ungu pada kolom POST DATA.

Kirim Data Sertifikat Ke SIPKA LAN

(92)

92

Pada halaman SIPKA-LAN maka cukup dengan mengklik tombol Submit Peserta Ke SIPKA LAN, hingga data SIPKA LAN terisi.

Kirim Data Sertifikat Ke SIPKA LAN

(93)

93



Alur Proses



Pengaturan Nomor Piagam & SKTMP (Dokumen)



Generate File Dokumen



Verifikasi File Dokumen



Tanda Tangan Pejabat

Panduan Penerbitan Piagam & SKTMP

⁹³

BACK TO HOME

(94)

Alur Penerbitan e-Piagam & e-SKTMP

94

Pengaturan Nomor Dokumen

Verifikasi Dokumen Generate

Dokumen

Tanda Tangan Digital Pada

Dokumen

(95)

95

PIC Sertifikat / Pejabat PHD

Panduan Pengaturan Nomor Dokumen

BACK TO HOME

(96)

96

Login & Menu Aplikasi

(97)

97

Halaman Pelatihan

(98)

98

Pada halaman ini terdapat beberapa menu diantaranya menu PIAGAM &

SKTMP. Dua fitur ini yang akan kita gunakan untuk menggenerate dokumen Piagam dan SKTMP

Halaman Sertifikat

(99)

99

Pertama kita akan mencoba menerbitkan piagam, maka langkah pertama kita masuk ke menu Piagam melalui tombol PIAGAM warna hijau. Ingat bahwa fitur Piagam hanya akan muncul ketika pelatihan tersebut diujikan.

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(100)

100

Pada halaman ini terdapat dua menu yaitu SET NOMOR untuk mengatur nomor dari piagam dan GENERATE DOKUMEN untuk mengenerate file dokumen piagam. Pada tabel terdapat tiga peserta yang nilainya merupakan tiga besar, bisa jadi lebih dari tiga peserta jika nilainya sama.

Langkah pertama adalah mengklik tombol SET NOMOR warna biru.

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(101)

101

Pada form set nomor dokumen, isilah data penandatangan. Kemudian klik tombol Set Nomor warna hijau.

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(102)

102

Jika berhasil maka terdapat pesan yang menginfokan bahwa set nomor piagam berhasil, dan pada tabel akan terisi nomor piagam dengan status draft.

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(103)

103

Jika nomor sudah digenerate maka berikutnya adalah menggenerate file piagam dengan mengklik tombol GENERATE DOKUMEN warna hijau.

Perlu diingat bahwa hanya yang statusnya draft saja yang akan digenerate.

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(104)

104

Jika generate file berhasil maka terdapat pesan yang menginfokan bahwa dokumen sedang digenerate, dan pada tabel kolom File akan muncul tombol piagam adapun status dokumen tetap draft

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(105)

105 Unduh piagam untuk mengeceknya dengan mengklik tombol piagam

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(106)

106

Langkah berikutnya jika sudah OK maka ubah status dokumen menjadi ready sehingga siap ditandatangani oleh pejabat. Caranya checklist, maka opsi status akan muncul, kemudian pilih statusnya menjadi ready. Jika berhasil maka halaman akan menampilkan pesan bahwa status dokumen berhasil diupdate

Pengaturan Nomor & Generate Piagam

(107)

107

Setelah dokumen piagam telah diset statusnya menjadi ready maka dokumen tersebut sudah siap ditandatangani oleh Pejabat penandatangan, silakan disampaikan kepada pejabat tersebut.

Bagaimana selanjutnya?

(108)

108

Penerbitan SKTMP sama dengan penerbiatan piagam, langkah pertama kita masuk ke menu SKTMP melalui tombol SKTMP warna biru. SKTMP hanya akan muncul jika terdapat peserta yang tidak lulus.

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(109)

109

Pada halaman ini terdapat dua menu yaitu SET NOMOR untuk mengatur nomor dari SKTMP dan GENERATE DOKUMEN untuk mengenerate file dokumen SKTMP. Pada tabel terdapat data peserta yang telah diset tidak lulus. Langkah pertama adalah mengklik tombol SET NOMOR warna biru.

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(110)

110

Pada form set nomor dokumen, isilah data penandatangan. Kemudian klik tombol Set Nomor warna hijau.

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(111)

111

Jika berhasil maka terdapat pesan yang menginfokan bahwa set nomor SKTMP berhasil, maka pada tabel akan terisi nomor SKTMP dengan status draft.

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(112)

112

Jika nomor sudah digenerate maka berikutnya adalah menggenerate file piagam dengan mengklik tombol GENERATE DOKUMEN warna hijau.

Perlu diingat bahwa hanya yang statusnya draft saja yang akan digenerate.

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(113)

113

Jika generate file berhasil maka terdapat pesan yang menginfokan bahwa dokumen sedang digenerate, dan pada tabel kolom File akan muncul tombol sktmp adapun status dokumen tetap draft

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(114)

114

Klik kanan tombol sktmp untuk melihat preview dari dokumen SKTMP hasil generate atau klik tombol sktmp untuk untuk mengunduh dokumen SKTMP. Pastikan hasil generatenya sudah sesuai

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(115)

115

Jika file hasil generate sudah benar maka langkah berikutnya adalah mengubah status dokumen menjadi ready sehingga siap ditandatangani oleh pejabat. Caranya checklist maka opsi status akan muncul, kemudian pilih statusnya menjadi ready. Jika berhasil maka halaman akan menampilkan pesan bahwa status dokumen berhasil diupdate

Pengaturan Nomor & Generate SKTMP

(116)

116

Terkadang pada kolom status terdapat teks berwarna merah, teks itu adalah pesan dari pejabat penandatangan dokumen ketika mengembalikan dokumen ini karena menemukan suatu kesalahan, perhatikan pesan tersebut, perbaiki jika ada data yang salah lalu generate kembali. Tenang, yang tergenerate hanya dokumen yang statusnya draft saja, kemudian ubah kembali statusnya menjadi ready dan sampaikan kepada pejabat penandatangan bahwa dokumen telah diperbaiki.

Pesan Pada Status Dokumen

(117)

117

Setelah dokumen SKTMP telah diset statusnya menjadi ready maka dokumen tersebut sudah siap ditandatangani oleh Pejabat penandatangan, silakan disampaikan kepada pejabat tersebut.

Bagaimana selanjutnya?

(118)

118

Pejabat Penanda Tangan Dokumen Piagam & SKTMP

Panduan Tanda Tangan Digital Pada Piagam & SKTMP

BACK TO HOME

(119)

119

Login & Menu Aplikasi

(120)

120 Halaman ini berisi data profile pejabat penandatangan dan terdapat dua tombol yaitu SERTIFIKAT dan PIAGAM / SKTMP, silakan klik tombol PIAGAM / SKTMP

Halaman Profile

(121)

121 Halaman ini berisi tabel nama-nama pelatihan yang siap untuk ditanda tangani dokumen Piagam & SKTMP berserta informasi status dokumen, apakah itu ready (siap ditanda tangani), dan final (sudah ditanda tangani).

Halaman Pelatihan

(122)

“Pelatihan Bendahara Pengeluaran ...” dimana terdapat 3 dokumen Piagam dan 15 dokumen SKTMP yang semuanya berstatus ready alias siap ditandatangani. Kemudian klik tombol panah warna biru pada kolom Jumlah Piagam jika ingin menandatangani piagam atau pada kolom Jumlah SKTMP untuk menandatangani SKTMP..

Halaman Pelatihan

(123)

123 Halaman ini berisi: data statistik dokumen berdasarkan statusnya dan tabel dokumen dari peserta. Untuk melihat dokumen yang akan ditandatangani bisa dengan mengunduhnya pada tombol download kolom Dokumen

Halaman Dokumen

(124)

124 Kita juga bisa mengunduh semua dokumen dengan mengklik tombol DONWNLOAD ALL.

Halaman Dokumen

(125)

125 Jika ada dokumen yang perlu diperbaiki, maka pejabat bisa mengklik tombol X berwarna merah untuk mengembalikan dokumen. Tuliskan alasan pengembalian dokumen pada popup yang muncul lalu klik tombol KEMBALIKAN.

Halaman Dokumen

(126)

126 Jika berhasil dikembalikan maka akan muncul pesan “Pengembalian dokumen berhasil!” dan kita bisa melihatnya pada statistik telah berkurang satu dokumen.

Halaman Dokumen

(127)

127 Bila dirasa draft dokumen sudah benar maka pejabat bisa menandatanganinya dengan mengklik tombol SIGN, lalu masukkan PIN atau Passphrase Digital Signature yang biasa digunakan saat menandatangani dokumen di aplikasi NADINE. Kemudian klik tombol SIGN

Halaman Dokumen

(128)

128 Jika sudah maka cek pada statistik, dan pastikan status final bertambah satu yang menandakan proses tanda tangan berhasil dan pada tabel sertifikat, dokumen yang ditandatangani berubah statusnya menjadi final.

Halaman Dokumen

(129)

129 Berikut ini contoh tampilan dokumen yang

telah ditandatangani, terdapat qrcode, icon BSRE BSSN (kunci biru) dan teks

“Ditandatangani secara elektronik”

berwarna biru.

Namun hal ini bukan tolok ukur, untuk memastikan bahwa dokumen ini sudah ditandatangani dengan benar atau belum, untuk itu kita bisa gunakan tools.

Halaman Dokumen

(130)

Mengecek Validitas Tanda Tangan

(131)

Halaman Dokumen

(132)

132 Maka proses tanda tangan disistem akan dimulai, dimana kita bisa mengecek hasilnya pada bagian statistik, tunggu beberapa saat hingga semua dokumen berhasil ditandatangani, artinya pada kolom ready akan nol dan pada kolom final akan sesuai dengan jumlah dokumen,

Namun jika jumlah status ready masih juga belum nol

Halaman Dokumen

(133)

Kendala yang umum terjadi

(134)

Solusi yang dapat dilakukan

(135)

135 Selanjutnya, pejabat penandatangan halaman depan bisa menginfokan ke bawahannya bahwa penandatanganan untuk pelatihan X sudah selesai. Namun meskipun tidak diinfokan, PIC Sertifikat atau pejabat terkait dapat melihat status dokumen pada dashboard mereka.

Bagaimana langkah selanjutnya?

(136)

136

Mengakses Dokumen Sertifikat, Piagam, &

SKTMP oleh Peserta Pelatihan

Panduan Mengakses Dokumen oleh Peserta Pelatihan

https://semantik.bppk.kemenkeu.go.id BACK TO HOME

(137)

137 Dokumen yang telah ditandatangani dapat diakses oleh Peserta.

1) Dokumen Sertifikat bisa diakses oleh peserta ketika mereka login ke Semantik (web), dan di HRIS jika sudah dikirim oleh Pusdiklat

2) Dokumen SKTMP & PIAGAM juga dapat diakses oleh peserta di semantik (web)

https://semantik.bppk.kemenkeu.go.id/site/masuk

Bagaimana Cara Mengakses Dokumen?

(138)

138 Pilih menu diklat, lalu pada daftar diklat, klik icon speedometer pada kolom Aksi, maka pada popup, peserta bisa mengunduh Piagam

Bagaimana Cara Mengakses Dokumen?

(139)

139 Termasuk juga ketika misalnya tidak lulus maka akan dapat mengunduh dokumen dengan cara yang sama SKTMP

Bagaimana Cara Mengakses Dokumen?

(140)

140