BAB 2
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.
Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
Perencanaan (Planning)
Analisis (Analysis)
Perancangan (Design)
Implementasi (Implementation)
Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah dikembangkan, misalnya :
Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.
Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.
Model Incremental Release :
Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini dapat dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.
Siklus Hidup Proyek
Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk.
Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.
Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.
Concept
Concept DevelopmentDevelopment ImplementationImplementation Close-outClose-out
Manajement plan Preliminary cost estimate 3 level WBS
Project plan Budgetary cost estimate 6+ level WBS
Last work package Delivery cost estimate Performance report
Completed work Lessons learned Customer acceptance Sample
deliverables for each phase
Project Feasibility Project Acquisition
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :
Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan produk maupun bukan.
Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.
Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.
Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek
Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu :
Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.
Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.
Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event.
Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk struktur organisasi yaitu :
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.
VP Engineering VP Engineering
CEOCEO
VP Manufacturing
VP Manufacturing VP ITVP IT VP HRVP HR
Staff
Staff StaffStaff StaffStaff StaffStaff
Fungsional
Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).
Project A Manager Project A Manager
CEOCEO
Project B Manager Project B Manager
Staff
Staff StaffStaff
Proyek
Project C Manager Project C Manager
Staff Staff
Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Program Manager Program Manager
CEOCEO
VP Engineering
VP Engineering VP ITVP IT VP HRVP HR
Staff
Staff StaffStaff StaffStaff StaffStaff
Matriks
Project Manager B Project Manager B Project Manager A Project Manager A
Project Manager C Project Manager C
5 Engineering 5 Engineering
2 Engineering 2 Engineering
1 Engineering 1 Engineering
3 Manufacturing 3 Manufacturing
1 Manufacturing 1 Manufacturing
0 manufacturing 0 manufacturing
3.5 IT 3.5 IT
10 IT 10 IT 4 IT4 IT
0.5 HR 0.5 HR 1 HR1 HR
0.1 HR 0.1 HR VP Manufacturing
VP Manufacturing Staff Staff
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.
Organization Type
Project Characteristics Functio nal
Matrix
Project Work
Matrix Balance d Matrix
Strong Matrix Project Manager’s Authority Little or
none Limited Low to Moderat e
Moderat e to High
High to Almost Total Percent of Performing
Organization’s Personnel Assigned Full Time to Project Work
Virtually
None 0 – 29% 15 –
60% 50 –
99% 85 –
100%
Project Manager Role Part
Time Part
Time Part
Time Full
Time Full Time Common Title for Project
Manager’s Role
Project Coordin ator/
Project Leader
Project Coordin ator/
Project Leader
Project Manager / Project Officer
Project Manager /
Program Manager
Project Manager /
Program Manager Project Management
Administrative Staff
Part Time
Part Time
Part Time
Full Time
Full Time
Kunci Keberhasilan Proyek IT
Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan proyek IT :
Dukungan eksekutif
Keterlibatan user
Pengalaman manajer proyek
Sasaran bisnis yang jelas
Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
Infrastruktur software
Kebutuhan dasar perusahaan
Metodologi formal
Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen
Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT
Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT.
Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan- perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi).
Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.
Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar organisasi untuk aktivitas manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek
Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran
dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :
Mendefinisikan scope/lingkup proyek
Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
Estimasi kebutuhan waktu
Mengembangkan flow chart manajemen proyek
Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
Identifikasi dan evaluasi resiko
Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
Mengelola proses kontrol perubahan
Membuat laporan kemajuan 9status) proyek Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek
Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).
Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).
Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.
Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan pendelegasian.
Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek Ciri-ciri Manajer Proyek
Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif
Memberikan contoh-contoh yang baik dalam kepemimpinan
Berpijak pada visi
Bekerja dengan keyakinan dan kepastian
Mampu secara teknis
Mampu berkomunikasi dengan baik
Mampu menjadi motivator yang baik
Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila dibutuhkan
Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim
Berani dan penuh dengan ide-ide baru
Memberikan contoh-contoh yang jelek dalam kepemimpinan
Kurang mampu secara teknis
Tidak percaya diri
Tidak komunikatif
Tidak mampu menjadi motivator
Gugus Proses Manajemen Proyek
Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :
Proses inisialisasi (initiating)
Proses perencanaan (planning)
Proses pelaksanaan (executing)
Proses pengawasan (controlling)
Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
Hubungan antara Gugus Proses dan Area Pengetahuan Knowledge
Area
Project Process Groups Initiati
ng
Planning Executing Controlling Closing
Integration Project plan
development
Project plan executing
Integrated change control Scope Initiati
on Scope planning Scope
verification
Scope definition Scope
change contrrol
Time Activity definition Schedule
control Activity sequencing
Activity duration estimating
Schedule development
Cost Resourcec planning Cost control
Cost estimating Cost budgeting
Quality Quality planning Quality
assurance Quality control Human
resources Organizational
planning Team
development Staff acquisition
Communicati
ons Communications
planning Information
distribution Performance
reporting Administr ative closure
Risk Risk management
planning Risk
monitoring and control Risk identification
Qualitative risk analysis
Quantitative risk analysis
Risk response planning
Procurement Procurement
planning Solicitation Contract
close-out Solicitation planning Source selection
