28 BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Pelaksanaan kerja magang dilakukan di PT Bionic Natura yang beralamat di Jl. Gatot Subroto No.8, Tangerang. Penulis ditempatkan di divisi Production & Warehouse pada posisi Production Cost Controller dan dibimbing oleh Bapak Wirahadi Saputra selaku Plant Head. Selama penugasan kerja magang, penulis mendapat tugas secara langsung dari Bapak Wirahadi Saputra, Bapak Yohanes yang diawasi oleh Bapak Wirahadi Saputra, serta Ibu Fransisca Septiyani yang diawasi oleh Bapak Efri selaku Head of Finance.
Untuk mendapatkan gambaran jelas terkait posisi penulis, berikut adalah struktur organisasi divisi Production & Warehouse PT Bionic Natura.
Sumber: internal, PT Bionic Natura
Gambar 3.1 Kedudukan Penulis dalam Divisi Production & Warehouse PT Bionic Natura
Dalam menjalankan praktik kerja magang pada divisi Production & Warehouse di PT Bionic Natura, penulis berinteraksi dengan beberapa pihak terkait antara lain:
Plant Head
PPIC Produksi Internship
Operator
Catherine Wirahadi Saputra
Yohanes
29 1. Plant Head
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis bertugas untuk membantu Plant Head ketika dibutuhkan dalam divisi Production & Warehouse. Penulis bertanggungjawab untuk membuat laporan-laporan yang diperlukan oleh Plant Head untuk presentasi seperti laporan inventory dan laporan retur. Penulis juga membantu beliau untuk mengontrol kesesuaian pencatatan kartu stok gudang dengan surat masuk dan surat keluar. Dalam penugasan ini, penulis bertanggungjawab langsung kepada Plant Head.
2. PPIC Produksi
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis beberapa kali diminta oleh Plant Head untuk membantu staf PPIC Produksi dalam menjalankan tugasnya. Beberapa tugas yang dilakukan yaitu menginput data mesin berdasarkan laporan SPV, menginput data upah karyawan harian, serta menginput julian date kedatangan barang. PPIC Produksi juga bertanggungjawab menyimpan buku kartu stok bahan yang ada di gudang yang biasanya dipinjam sementara oleh penulis untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
3. Operator Produksi
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis beberapa kali berinteraksi dengan Operator Produksi dalam menjalankan tugas yang diberikan. Penulis akan meminta konfirmasi kepada Operator Produksi mengenai hal-hal yang janggal terkait berkas yang tercatat seperti jumlah kartu stok dengan surat masuk dan keluar yang berbeda, tanggal pencatatan yang berbeda, ataupun entri kartu stok yang tidak memiliki keterangan. Selain itu, penulis juga dibantu oleh Operator Produksi dalam melakukan stok opname gudang karena beliau yang mengetahui posisi bahan-bahan yang tercatat di daftar bahan.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis mengerjakan berbagai tugas dalam divisi Production & Warehouse maupun divisi lain yang terkait. Tugas
30 yang diberikan dibagi menjadi dua kategori, yaitu tugas utama dan tugas tambahan. Untuk tugas utama yang dilakukan oleh penulis terinci dalam tabel berikut ini.
Tabel 3.1 Tugas Utama di PT Bionic Natura
No. Jenis Pekerjaan Divisi Koordinator 1. Membuat laporan inventory Production &
Warehouse
Wirahadi Saputra (Plant Head) 2. Pembuatan laporan retur
produk
Production & Warehouse
Wirahadi Saputra (Plant Head) 3. Pencocokan data SPK dan
BAPB dengan kartu stok
Production & Warehouse
Wirahadi Saputra (Plant Head) 4. Melakukan stok opname
gudang
Production & Warehouse
Fransisca
Septiyani (Tax & Accounting)
Selain tugas utama, penulis juga mengerjakan tugas tambahan yang diberikan oleh beberapa rekan kerja. Untuk tugas tambahan yang dilakukan oleh penulis dapat dilihat dalam tabel berikut ini.
Tabel 3.2 Tugas Tambahan di PT Bionic Natura
No. Jenis Pekerjaan Divisi Koordinator 1. Memeriksa bukti kas kecil Production &
Warehouse
Wirahadi Saputra (Plant Head) 2. Menginput upah karyawan
harian
Production & Warehouse
Yohanes (PPIC Produksi)
3. Menyortir data purchasing Finance Michelia Violina (Purchasing Staff) 4. Mencocokkan faktur
penjualan perusahaan dengan buku tanda terima
Finance Titik (A/R Staff)
5. Menganalisa biaya upah dan biaya listrik
Production & Warehouse
Wirahadi Saputra (Plant Head)
31 3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Proses Pelaksanaan
Dalam proses pelaksanaannya, penulis menjalankan tugas utama dan tugas tambahan yang diberikan baik dalam divisi Production & Warehouse maupun divisi lain yaitu Finance. Untuk penjelasan proses pelaksanaan tugas-tugas tersebut akan dijelaskan pada poin-poin berikut.
a. Tugas Utama
1. Membuat Laporan Inventory
Penulis dipercaya untuk bertanggungjawab terhadap laporan inventory perusahaan yang dibuat berdasarkan data spreadsheet yang diperoleh dari tim produksi terkait. Laporan inventory ini berguna bagi tim produksi untuk mengambil keputusan terkait pengadaan atau pemusnahan inventory di gudang. Proses dalam membuat laporan inventory antara lain:
a. Mengumpulkan data yang diperlukan dengan menghubungi pihak yang bersangkutan. Untuk membuat laporan inventory, data yang diperlukan yaitu:
- Data raw material (bahan baku dan bahan kemas) per periode tertentu.
- Data barang jadi per periode tertentu.
b. Untuk mengetahui nilai inventory barang jadi dan raw material, kalikan stok akhir masing-masing bahan (bahan baku, bahan kemas, barang jadi) dengan harga pembelian yang tercatat per waktu tertentu (cut-off). Untuk barang jadi, nilai inventory dihitung berdasarkan kategori produk yaitu: Beras dan Biji, Keripik, Sayuran Kering, Tepung, dan Lain-lain. Kemudian, sortir daftar bahan dari nilai yang terbesar hingga terkecil untuk mengetahui bahan yang memiliki nilai inventory terbesar berdasarkan masing-masing kategori. Khusus untuk kategori beras dan tepung, penulis harus menjumlahkan nilai inventory berdasarkan jenis beras dan tepungnya (putih, cokelat, merah,
32 hitam) untuk mengetahui beras dan tepung yang memiliki nilai inventory terbesar.
c. Setelah menghitung nilai inventory, penulis melakukan perhitungan days of inventory dengan menggunakan rumus:
Days of Inventory = Average stock/average sales x 30 Di dalam spreadsheet, data yang digunakan yaitu kolom “Grand Total Stock” sebagai angka average stock dan kolom “Keluar” di bulan Juli sebagai angka average sales. Apabila hasil days of inventory yang diperoleh adalah angka minus (-), artinya kondisi gudang perusahaan saat ini tidak memiliki stok.
d. Setelah mendapatkan angka days of inventory, penulis menghitung nilai inventory berdasarkan klasifikasi jangka waktunya. Dalam pembuatan laporan inventory, pembagian jangka waktu inventory adalah sebagai berikut:
- Fast moving
Fast moving dibagi menjadi dua periode waktu, yaitu dibawah 1 bulan dan 1-3 bulan.
- Slow moving
Slow moving dibagi menjadi dua periode waktu, yaitu 3-6 bulan dan lebih dari 6 bulan.
- Death moving
Death moving merupakan produk yang tidak memiliki days of inventory karena produk sudah tidak diproduksi kembali. e. Setelah memperoleh angka days of inventory dari masing-masing
item, penulis menghitung rata-rata days of inventory produk untuk kategori khusus beras dan produk diluar item beras. f. Setelah menghitung days of inventory, penulis menghitung
inventory turnover perusahaan dengan menggunakan rumus: Inventory Turnover = Sales/stock
Angka sales menggunakan data yang diperoleh dari bagian marketing, sedangkan angka stock diperoleh dari total finished
33 goods (barang jadi). Nilai inventory turnover yang baik bagi perusahaan yaitu hasil yang semakin mendekati angka satu. g. Setelah memproses data-data yang diperlukan, penulis
menyusun laporan inventory per 24 Agustus 2020 ke dalam file powerpoint. Dalam membuat powerpoint, data yang dimasukkan antara lain:
- Data barang jadi (finished goods)
Sumber: internal, PT Bionic Natura
Gambar 3.2 Contoh Laporan Inventory Finished Goods Data barang jadi yang dimasukkan yaitu nilai inventory barang jadi per periode tertentu, inventory per kategori (jumlah dan nilainya), nilai inventory terbesar dari masing-masing kategori, serta grafik komposisi barang jadi.
- Data raw material
Sumber: internal, PT Bionic Natura
34 Data raw material yang dimasukkan yaitu nilai inventory raw material keseluruhan, nilai total inventory bahan baku dan bahan kemas, nilai inventory terbesar dari masing-masing raw material, serta grafik komposisi raw material. - Data rasio inventory
Sumber: internal, PT Bionic Natura
Gambar 3.4 Contoh Laporan Data Rasio Inventory Data rasio inventory yang dimasukkan yaitu rata-rata days of inventory khusus beras dan non-beras, angka inventory turnover, nilai inventory berdasarkan jangka waktunya, daftar inventory yang termasuk slow moving stock, serta catatan.
h. File tersebut dikumpulkan kepada Plant Head untuk diperiksa dan digunakan untuk keperluan tim produksi.
2. Membuat Laporan Retur Produk
Penulis dipercaya untuk membuat laporan retur produk berdasarkan data yang diperoleh dari bagian produksi. Laporan retur dibuat untuk melihat tren retur serta digunakan dalam pengambilan keputusan manajerial terkait produk yang diretur. Dalam membuat laporan retur, proses yang dilalui penulis antara lain:
35 a. Mengumpulkan data-data yang diperlukan. Dalam pembuatan laporan retur, penulis membutuhkan data retur dari bulan Januari-September 2020.
b. Beberapa data yang diperoleh masih berupa data mentah sehingga penulis perlu menyusun data mentah tersebut sesuai format file retur yang tersedia.
c. Penulis menggabungkan data retur per bulan ke dalam satu sheet dengan template seperti di bawah ini.
Sumber: internal, PT Bionic Natura
Gambar 3.5 Template Pencatatan Retur
d. Penulis kemudian menyortir data tersebut dengan melihat jumlah terbanyak berdasarkan produk yang diretur, konsumen yang melakukan retur, dan alasan produk diretur.
Sumber: internal, PT Bionic Natura (data diolah) Gambar 3.6 Contoh Tabel Penyortiran
36 e. Setelah menyortir data, penulis memasukkan data-data yang diperoleh ke dalam powerpoint. Data-data yang dimasukkan yaitu:
- Top 10 berdasarkan produk yang diretur
Sumber: internal, PT Bionic Natura (data diolah)
Gambar 3.7 Contoh Laporan Retur Berdasarkan Produk
Berdasarkan gambar 3.7 di atas, terlihat grafik berisi 10 teratas berdasarkan produk yang paling banyak diretur. Persentase yang terdapat pada grafik tersebut akan berbeda dengan persentase sebenarnya dikarenakan grafik tersebut hanya menyajikan 10 produk teratas saja sehingga angka persentase disesuaikan dengan jumlah data yang diinput dalam pembuatan grafik.
- Top 10 berdasarkan konsumen yang melakukan retur
Sumber: internal, PT Bionic Natura (data diolah)
37 Berdasarkan gambar 3.8 di atas, terlihat grafik berisi 10 teratas berdasarkan konsumen yang paling banyak melakukan retur. Persentase yang terdapat pada grafik tersebut akan berbeda dengan persentase sebenarnya dikarenakan grafik tersebut hanya menyajikan 10 konsumen teratas saja sehingga angka persentase disesuaikan dengan jumlah data yang diinput dalam pembuatan grafik.
- Top 3 berdasarkan alasan produk diretur
Sumber: internal, PT Bionic Natura (data diolah)
Gambar 3.9 Contoh Laporan Retur Berdasarkan Alasan
Berdasarkan gambar 3.9 di atas, terlihat grafik berisi 3 teratas berdasarkan alasan konsumen melakukan pereturan barang. Persentase yang terdapat pada grafik tersebut akan berbeda dengan persentase sebenarnya dikarenakan grafik tersebut hanya menyajikan 3 alasan teratas saja sehingga angka persentase disesuaikan dengan jumlah data yang diinput dalam pembuatan grafik.
f. Setelah memasukkan data-data tersebut dalam powerpoint, penulis membuat kesimpulan terkait masing-masing data yang diinput. File tersebut kemudian diserahkan kepada Plant Head untuk diperiksa dan digunakan untuk kepentingan tim produksi.
38 3. Pencocokan Data SPK dan BAPB dengan Kartu Stok
Penulis dipercaya untuk menginput data kartu stok fisik ke dalam template file excel yang telah disediakan. Penginputan data ini berguna untuk memeriksa apakah terdapat kesalahan perhitungan pada saldo akhir inventory serta mengetahui bahan produksi berdasarkan supplier dan tanggal kedatangan yang digunakan dalam kegiatan produksi. Dalam melakukan penginputan data, tahap yang dilakukan penulis yaitu:
a. Penulis memerlukan buku kartu stok fisik yang dapat diperoleh dari petugas PPIC yaitu Pak Yohanes.
b. Penulis menyalin pencatatan yang tertera pada kartu stok fisik ke dalam file excel yang tersedia.
Gambar 3.10 Contoh Template Kartu Stok Bahan Baku Penjelasan mengenai gambar 3.10 tersebut akan dibahas dalam poin-poin berikut ini:
1. Tgl
Kolom “Tgl” diisi dengan tanggal pencatatan setiap terjadi barang datang atau barang keluar. Penulis memasukkan tanggal menggunakan format “dd/mm/yy”. Contoh: terdapat entri transaksi yang tercatat pada tanggal 13 Oktober 2020. Maka, penulis memasukkan data di kolom “Tgl” sesuai format yaitu “13/10/20”. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
39 2. Keterangan
Kolom “Keterangan” diisi dengan keterangan entri, baik berupa kegiatan produksi atau kedatangan barang. Contoh: “BARANG DATANG” untuk kedatangan barang dan “SWEETATOES UNGU” untuk kegiatan produksi sweetatoes ubi ungu.
3. No. Reg
Kolom “No. Reg” diisi dengan julian date kedatangan barang atau pengambilan bahan berdasarkan tanggal kedatangannya. Julian date merupakan angka yang menyatakan urutan hari yang dihitung dari awal tahun (1 Januari). Julian date akan berbeda tergantung jumlah hari dalam setahun (tahun biasa dan tahun kabisat). Contoh: terdapat barang datang pada tanggal 20/01/20. 20 Januari 2020 merupakan hari ke-20 jika dihitung dari awal tahun 2020, maka pengisian No. Reg entri tersebut adalah “20”.
4. Saldo Awal
Kolom “Saldo Awal” diisi dengan saldo akhir dari periode sebelumnya. Saldo Awal setiap entri akan berbeda tergantung dari saldo akhir pada entri terdahulu dan akan terinput otomatis karena menggunakan rumus excel. Contoh: saldo akhir bulan Mei adalah 500, maka saldo awal di bulan Juni diisi “500”.
5. No. BAPB
Kolom “No. BAPB” diisi dengan nomor Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) untuk barang yang datang. Contoh: “BAPB/BN/1020” untuk barang yang datang di bulan Oktober tahun 2020.
6. Mutasi Masuk
Kolom “Mutasi Masuk” diisi dengan jumlah item barang yang datang berdasarkan angka yang tertera pada BAPB.
40 Contoh: terdapat kedatangan barang yaitu beras putih sebanyak lima ratus kilogram. Maka, penulis mengisi kolom “Mutasi Masuk” dengan angka “500.000” karena satuan yang digunakan adalah gram.
7. No. SPK
Kolom “No. SPK” diisi dengan nomor Surat Perintah Kerja (SPK) untuk barang keluar. Contoh: terdapat entri kegiatan produksi sweetatoes ubi ungu sebanyak 500 dan tercantum dalam SPK no.1 di bulan Oktober. Maka, No. SPK untuk pencatatan entri tersebut adalah “1” sesuai nomor SPK. 8. Mutasi Keluar
Kolom “Mutasi Keluar” dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: SPK (diisi sesuai jumlah yang tertera pada SPK), Sampel (diisi apabila keterangan pencatatan adalah untuk sampel), dan Retur/Tolak/Susut (diisi apabila keterangan pencatatan adalah retur, reject, atau terjadi penyusutan bahan). Angka dalam kolom ini dicatat dengan menggunakan tanda negatif (-) di depan jumlah yang tertera, kecuali entri dengan keterangan “retur”.
9. Saldo Akhir
Kolom “Saldo Akhir” merupakan kolom yang terisi otomatis dengan menjumlahkan kolom “Saldo Awal”, “Mutasi Masuk”, dan “Mutasi Keluar”.
10. Control Panel
Kolom ini merupakan kolom yang membantu penulis untuk memeriksa apakah stok akhir sesuai dengan total bahan baku yang tersedia berdasarkan julian date (hari kedatangan). Apabila kolom “Saldo Akhir” sama dengan kolom “Total” yang ada di tabel terpisah, hasil control panel akan menunjukkan kata “OK”. Jika terjadi perbedaan jumlah saldo, hasil akan menunjukkan kata “CHECK”.
41 Dalam template yang tersedia, terdapat juga satu tabel terpisah di mana tabel tersebut berisi pendataan barang datang berdasarkan julian date. Tabel ini merupakan tabel otomatis yang langsung mencatat penambahan atau pengurangan barang berdasarkan “No. Reg” yang diinput setiap entri.
Gambar 3.11 Template Pencatatan Barang Datang Berdasarkan Julian Date
Berdasarkan gambar 3.11 di atas, terdapat kolom “Batas Insert” di mana kolom tersebut merupakan kolom yang membatasi area pengisian julian date barang yang datang. Kolom-kolom yang diapit diantara kolom “Batas Insert” merupakan area untuk mengisi julian date barang yang datang. Kolom dapat diperbanyak sesuai dengan jumlah kedatangan barang. Kolom yang terdapat di paling kanan tabel merupakan kolom “Total” di mana kolom ini akan menjumlahkan angka-angka yang terdapat pada kolom julian date. Kolom ini berfungsi sebagai acuan bagi kolom “Control Panel” untuk memantau kecocokan hasil angka yang diinput di tabel kartu stok dengan tabel pencatatan barang datang berdasarkan julian date.
c. Dalam mengisi kolom “No. Reg”, sistem yang diberlakukan yaitu barang yang datang lebih dulu akan keluar lebih dulu (FIFO) sehingga penulis perlu memeriksa saldo akhir stok berdasarkan julian date kedatangan barang. Apabila terdapat entri produksi barang yang berjumlah lebih besar daripada saldo
42 yang tersisa di julian date awal, penulis perlu membagi pengambilan barang tersebut dengan menghabiskan saldo julian date awal terlebih dahulu dan sisanya diambil dari julian date berikutnya. Karena pengambilan barang dibagi menjadi dua, entri tersebut dicatat dua kali dengan nomor registrasi yang berbeda sesuai julian date pengambilan stoknya.
d. Kalau terdapat data tidak sesuai, catat ketidaksesuaiannya dalam sheet terpisah dengan format berikut.
Sumber: internal, PT Bionic Natura (data diolah)
Gambar 3.12 Tabel Ketidaksesuaian SPK dan Kartu Stok Pada gambar 3.12 tersebut, terdapat dua jenis kolom di mana terdapat data yang tidak ada di kartu stok maupun data kartu stok yang tidak terdapat di SPK. Pencatatan ini dilakukan untuk dikonfirmasi kepada pihak terkait sehingga dapat ditemukan alasan ketidakcocokan data tersebut dan dapat ditindaklanjuti oleh tim produksi.
2. Melakukan Stok Opname Gudang
Penulis dipercaya untuk melakukan stok opname gudang di PT Bionic Natura. Stok opname dilakukan untuk mengetahui jumlah inventory yang saat ini berada di gudang dan dapat melihat apakah jumlah inventory yang tertulis di kartu stok sesuai dengan inventory yang ada di gudang. Stok opname dapat membantu perusahaan untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan dan mengambil keputusan
43 untuk proses pengadaan bahan dalam gudang karena jumlah stok dapat diketahui secara langsung. Dalam melakukan stok opname, tahap yang dilakukan oleh penulis antara lain:
a. Penulis meminta data jumlah stok akhir dari petugas PPIC. Data yang diberikan berupa print daftar setiap item yang terdapat di gudang beserta stok akhir yang dimiliki. Penulis juga meminta kartu stok fisik dari gudang bahan yang akan diopname.
b. Setelah memperoleh data yang diperlukan, penulis bersama dengan petugas terkait menuju ke gudang untuk mencocokkan data tertulis dengan inventory aktual yang terdapat di gudang. Dalam mencocokkan data, penulis membutuhkan kalkulator untuk menjumlahkan bahan-bahan yang akan ditimbang beratnya. Penulis bertugas mencocokkan jumlah bahan-bahan di gudang dengan data jumlah stok akhir dari PPIC, sedangkan Bu Sisca mencocokkan dengan data kartu stok fisik. Di sini, kami dibantu oleh Operator Produksi yaitu Pak Heriman untuk mengambil dan menimbang sesuai dengan bahan yang akan diperiksa.
c. Dalam memeriksa jumlah inventory dengan jumlah aktual, akan terdapat sedikit selisih dikarenakan adanya spare gramasi kemasan atau wadah untuk menampung bahan tersebut. Spare gramasi mulai dari 200 gram untuk wadah plastik sampai dengan 1.500 gram untuk wadah drum besar.
d. Apabila jumlah bahan di kartu stok lebih banyak dibandingkan jumlah aktual, Operator Produksi akan berusaha mencari sisa kekurangan dari inventory tersebut. Sedangkan apabila jumlah kartu stok lebih sedikit dari jumlah aktual, Operator Produksi akan memeriksa data barang keluar gudang untuk memastikan apakah terdapat pengeluaran bahan atau tidak. Jika sisa kekurangan inventory maupun data barang keluar tidak dapat mengklarifikasi selisih jumlah tersebut, petugas stok opname
44 akan menghitung ulang data tertulis pada kartu stok bahan di gudang untuk memeriksa apakah terdapat kesalahan perhitungan atau pendataan. Apabila tidak terdapat kesalahan perhitungan, selisih tersebut akan jadi temuan petugas stok opname dan dibahas saat rapat bersama tim produksi.
b. Tugas Tambahan
1. Memeriksa Bukti Kas Kecil
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis dipercaya untuk memeriksa pengajuan kas kecil dari supir pengantar barang. Hal yang dilakukan oleh penulis yaitu:
a. Penulis memeriksa jumlah yang tertera pada formulir bukti kas kecil dengan menghitung kembali total angka yang tercatat di formulir tersebut.
b. Setelah itu, penulis mencocokkan daftar bukti transaksi yang tercatat dengan lampiran bukti transaksi. Penulis juga perlu mencocokkan tanggal yang tertera pada bukti transaksi dengan tanggal cap yang tertera pada berkas ini.
c. Jika data yang tertera tidak sesuai, penulis akan melingkari bagian tersebut dan memberikan catatan di bagian yang tidak sesuai. Jika semua data sudah sesuai, penulis melingkari tanggal cap kertas dan memberi paraf pada total jumlah yang tertera pada formulir bukti kas kecil sebagai tanda bahwa berkas tersebut sudah melalui proses pemeriksaan.
2. Menginput Upah Karyawan Harian Berdasarkan Laporan SPV PT Bionic Natura memiliki beberapa pekerja harian yang difungsikan di bagian produksi. Dalam pelaksanaan kerja magang, penulis dipercaya untuk menginput data upah karyawan harian berdasarkan laporan harian SPV. Dalam menginput upah karyawan
45 harian, penulis melalui beberapa proses yang dirinci dalam poin-poin berikut:
a. Mengumpulkan data laporan harian SPV dari bagian produksi. Data ini diperoleh dari Bapak Yohanes selaku petugas PPIC. b. Memeriksa keterangan daftar kehadiran dalam setiap laporan
harian SPV.
c. Menyesuaikan upah harian yang tertulis dalam template spreadsheet yang tersedia dengan daftar kehadiran karyawan harian.
Gambar 3.13 Template Pencatatan Upah Harian Karyawan Yang harus diperhatikan adalah:
- Apabila karyawan harian tidak masuk dengan alasan izin atau sakit, karyawan tersebut tidak mendapat upah harian. - Apabila karyawan harian hanya masuk setengah hari, upah
karyawan tersebut akan dikali setengah sesuai dengan kehadiran.
2. Menyortir Data Purchasing
Penulis dipercaya untuk membantu purchasing untuk menyortir data pembelian perusahaan dari bulan Agustus sampai Oktober 2020. Berikut adalah tahap yang dilalui penulis dalam menjalankan tugas ini:
46 a. Penulis memperoleh data pembelian bulan Agustus sampai Oktober 2020 dari bagian purchasing yaitu Bu Michelia Violina. Penulis juga memperoleh kode pembelian berdasarkan divisi yang ada dalam perusahaan dari beliau.
b. Penulis mengubah format pencatatan pembelian yang sudah ada dengan menggabungkan semua sheet yang berisi data pembelian di bulan tersebut secara urut ke dalam satu sheet baru untuk diolah.
c. Penulis menambahkan kode pembelian tadi pada sheet yang sama dengan data pembelian yang akan diolah.
d. Penulis membuat tabel tambahan untuk menarik data dari tabel utama sehingga angka pengeluaran dapat dipisahkan secara otomatis berdasarkan divisinya di tabel tersebut.
Gambar 3.14 Template Tambahan Pencatatan Pembelian Berdasarkan Kode Divisi
Jika dilihat pada gambar 3.14 di atas, penulis mengadaptasi tabel julian date dalam pencatatan kartu stok dan menambahkan rumus “IF” dalam tabel tersebut untuk mengambil data berdasarkan kode pembelian yang tertera pada tabel utama secara otomatis sehingga dapat mengetahui total pembelian dari setiap divisi.
e. Setelah itu, penulis memisahkan data-data pembelian yang semula dicatat per bulan menjadi periode mingguan untuk
47 mengetahui besarnya angka pembelian yang diklaim purchasing setiap minggunya.
f. Setelah data sudah diolah, penulis menyerahkan hasil olahannya kepada bagian purchasing yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan terkait kesesuaian besaran ketetapan kas kecil yang ditentukan perusahaan dengan kebutuhan pembelian aktual dari setiap divisi.
3. Mencocokkan Faktur Penjualan Perusahaan dengan Buku Tanda Terima
Dalam melaksanakan praktik kerja magang, penulis membantu divisi Account Receivable (A/R) untuk merapihkan dan mencocokkan faktur penjualan perusahaan dengan buku tanda terima. Proses pelaksanaan tugas tersebut antara lain:
a. Mengumpulkan berkas-berkas yang diperlukan. Dalam penugasan ini, penulis diberikan kumpulan faktur penjualan yang diperoleh dari Ibu Titik selaku bagian Account Receivable (A/R).
b. Mengurutkan berkas sesuai instruksi dari staf A/R. Urutan berkas-berkas tersebut adalah sebagai berikut:
- Faktur penjualan - Surat antar - Good receipts - Purchase Order
c. Setelah itu, penulis memeriksa nomor faktur pada buku tanda terima. Apabila terdapat ketidaksesuaian data, penulis akan meminta konfirmasi kepada bagian marketing. Apabila nomor dan jumlah yang tertera sudah sesuai, penulis akan memberi paraf di kotak yang tersedia.
48 d. Setelah berkas sudah diurutkan dan diperiksa, penulis menyerahkan kembali kumpulan faktur tersebut kepada staf A/R dan mengembalikan buku tanda terima kepada staf marketing.
4. Menganalisa Biaya Upah dan Biaya Listrik
Penulis dipercaya untuk melakukan analisa biaya upah tenaga kerja dan biaya listrik yang dikeluarkan oleh mesin produksi selama periode September 2020. Analisa ini dilakukan untuk mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi suatu produk melebihi estimasi atau kurang dari estimasi tim produksi. Dalam membuat analisa ini, penulis melalui tahap-tahap berikut:
a. Penulis mengumpulkan data yang diperlukan yaitu laporan SPV bulan September 2020. Laporan tersebut disajikan dalam kertas fisik sehingga penulis perlu melakukan penginputan data dalam file excel untuk mempermudah dalam mengolah data. Selain laporan SPV, penulis membutuhkan data biaya tenaga kerja dan listrik yang diperoleh dari file HPP masing-masing produk. b. Setelah semua data diinput ke dalam file excel, penulis mengolah
data tersebut sesuai kategori produknya. Kemudian, penulis membandingkan biaya aktual tenaga kerja dan listrik yang tertera pada laporan SPV dengan biaya estimasi masing-masing produk yang diperoleh dari file HPP.
c. Setelah membandingkan biaya aktual dengan biaya estimasi, penulis diminta menganalisa angka yang dihasilkan dari perbandingan tersebut. Untuk melakukan analisa ini, penulis diberikan contoh oleh Plant Head mengenai maksud dari angka-angka hasil perbandingan tersebut.
d. Data-data yang sudah diolah tersebut dimasukkan kedalam file powerpoint untuk diberikan kepada Plant Head.
49 3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Selama menjalankan praktik kerja magang selama kurang lebih 12 minggu, penulis mendapatkan pembelajaran terkait posisi production cost controller yang merupakan suatu hal baru yang membutuhkan penyesuaian diri. Namun, terdapat beberapa kendala dalam pelaksanaan praktik kerja magang di PT Bionic Natura antara lain:
1. Istilah-istilah di perusahaan yang cukup asing bagi penulis
Dalam melaksanakan praktik kerja magang, perusahaan memiliki berbagai berkas dengan penyebutan tertentu. Penulis cukup mengalami hambatan dalam pengerjaan tugas dikarenakan belum familiar dan mengetahui istilah-istilah yang terdapat dalam berkas perusahaan. 2. Penulis sedikit sulit mengingat arahan penugasan
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis diberikan arahan dari pembimbing lapangan magang. Setelah diberikan arahan, penulis mengerjakan tugas yang diberikan. Dalam pengerjaan tugas, beberapa kali penulis mengalami kebingungan karena sedikit lupa dengan maksud arahan yang diberikan sehingga cukup terhambat dalam mengerjakan tugas tersebut.
3. Kode bahan yang baru diterapkan oleh tim produksi
Dalam melakukan pencocokan kartu stok dengan data SPK, penulis mengalami kendala dikarenakan daftar bahan produksi dalam SPK menggunakan kode bahan yang baru diberlakukan oleh perusahaan. Sedangkan, data yang terdapat pada kartu stok tidak mencantumkan kode bahan tersebut.
4. Terdapat ketidakjelasan dalam pencatatan di kartu stok maupun SPK
Dalam melakukan pencocokan kartu stok dengan SPK, penulis mengalami kendala dikarenakan data yang tertera pada kartu stok maupun SPK kurang jelas dan kurang lengkapnya informasi data tersebut, misalnya tidak tercantumnya tanggal produksi maupun
50 keterangan produksi pada suatu entri sehingga penulis tidak dapat langsung mencocokkan data-data yang ada.
5. Kesulitan memperoleh jaringan internet
Dalam melaksanakan praktik kerja magang, penulis membutuhkan data dari berbagai pihak. Data tersebut diberikan oleh pihak terkait melalui email. Untuk mengakses email, penulis sering terhambat dikarenakan belum mendapat akses wi-fi dari perusahaan. Selain itu, provider yang digunakan tidak memiliki sinyal yang baik sehingga tethering internet membutuhkan waktu yang lama untuk mengakses email tersebut.
3.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Adanya kendala yang dialami selama praktik kerja magang selama kurang lebih 12 minggu harus diatasi dengan tindakan solutif ataupun preventif. Dalam menentukan solusi, penulis berdiskusi dengan pembimbing agar dapat memperoleh solusi yang tepat bagi semua pihak. Solusi dari beberapa kendala yang telah dijabarkan sebelumnya antara lain: 1. Penulis mencari tahu maksud dari istilah yang asing dalam
perusahaan
Untuk mengatasi hambatan terkait istilah yang belum diketahui, penulis berusaha mencari tahu istilah-istilah yang digunakan oleh perusahaan. Penulis memperoleh pengertian mengenai istilah yang asing bagi penulis beserta kegunaannya dengan mengamati data perusahaan secara langsung, mengamati percakapan antar karyawan yang berkaitan dengan data tersebut, dan bertanya langsung kepada rekan-rekan kantor yang bersangkutan.
2. Mencatat arahan dan konfirmasi kepada pembimbing lapangan magang
Untuk mengatasi kurang ingatnya penulis dengan arahan tugas, penulis mencatat segala arahan yang diberikan dalam memo perangkat pribadi. Jika terdapat kebingungan dalam pengerjaan tugas, penulis berusaha mengkonfirmasi langsung pengerjaan tugas tersebut dengan mendatangi
51 pembimbing lapangan magang secara langsung ataupun melalui WhatsApp.
3. Meminta daftar kode bahan baku dan bahan kemas kepada pihak terkait
Untuk menyelesaikan kendala ini, penulis meminta daftar kode bahan baku dan bahan kemas kepada pihak yang bersangkutan dan memanfaatkan rumus excel untuk mentranskrip kode bahan-bahan yang tertera di SPK menjadi nama itemnya sehingga mudah dicari di kartu stok.
4. Meminta konfirmasi langsung kepada pihak terkait
Untuk menyelesaikan kendala dalam pencocokan kartu stok, penulis meminta konfirmasi dari petugas yang berhubungan dengan pencatatan kartu stok yaitu PPIC Produksi dan Operator Produksi. Apabila informasi tersebut tidak dapat dikonfirmasi, penulis akan mencatat hal tersebut sebagai temuan dan akan dibahas pada rapat divisi untuk pembenahan tim produksi.
5. Menggunakan provider yang lebih bersahabat dengan lingkungan kantor
Untuk menyelesaikan kendala ini, penulis menyesuaikan diri dengan menggunakan provider yang lebih bersahabat dengan lingkungan kantor. Selain itu, penulis juga berusaha untuk meminta akses wi-fi kepada pembimbing lapangan magang.
3.4 Analisa Perusahaan
Dalam menjalankan praktik kerja magang, penulis menemukan terdapat perbedaan teori dengan penerapannya di dunia kerja. Beberapa perbedaan tersebut adalah:
1. Perbedaan perhitungan nilai inventory
Menurut Weygandt (2015), terdapat dua metode dalam menentukan nilai inventory yaitu First-In First-Out (FIFO) dan Average Cost. Jika perusahaan menggunakan FIFO, nilai inventory akan dihitung berdasarkan dengan harga
52 beli inventory terakhir sampai dengan inventory terlama dalam gudang. Jika perusahaan menggunakan Average Cost, nilai inventory dihitung menggunakan harga rata-rata dari setiap inventory yang masuk ke gudang.
Dalam perhitungan nilai inventory di PT Bionic Natura, harga inventory yang diberlakukan perusahaan yaitu merupakan harga cut-off (harga pembelian terakhir pada periode tertentu), sehingga penentuan nilai inventory bukan berasal dari kedua metode yang dibahas sebelumnya. Namun, pemberlakuan harga ini memiliki catatan bahwa harga cut-off tersebut berada pada kisaran maksimal ± 5 persen dari estimasi perusahaan.
2. Perbedaan perhitungan harga pokok penjualan
Berdasarkan Mulyadi (2014), salah satu tujuan dari harga pokok produksi adalah menentukan harga jual suatu produk. Dengan kata lain, perusahaan akan menghitung terlebih dahulu biaya langsung (biaya bahan baku (raw material), tenaga kerja langsung (direct labor), dan overhead) yang dikeluarkan dalam proses produksi dan kemudian menambahkan margin keuntungan sehingga terbentuk harga jual.
Dalam penentuan harga pokok produksi, PT Bionic Natura tidak menerapkan teori tersebut. Perusahaan menentukan harga jual produk terlebih dahulu dan baru dapat menentukan harga pokok produksi setiap produk yang dijual. Jika PT Bionic Natura tetap menghitung HPP sesuai keadaan aktual produksi, harga jual produk akan menjadi lebih mahal. Hal ini dikarenakan PT Bionic Natura belum memaksimalkan kapasitas produksi mesin yang dimiliki sehingga biaya mesin yang dikenakan pada setiap produk akan menjadi besar.
