STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KERJA

(1)

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PROPOSAL DAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KERJA

KOORDINATOR KEUANGAN MAHASISWA BEM FEB UGM

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2014

(2)

BAB I FORMAT

PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pendahuluan

1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA, yang sah dan diakui oleh FEB UGM.

2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 2 Minggu sebelum kegiatan berlangsung.

3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi kemahasiswaan yang akan dijalankan.

4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi program kerja dari dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA yang telah digunakan dalam kegiatan organisasi kemahasiswaan.

5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah kegiatan organisasi kemahasiswaan dijalankan.

6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti penggunaan dana masyarakat dan atau dana FOKOMA.

7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban yang berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja yang dilaksanakan oleh setiap organisasi pada kala itu juga.

Format

1. Proposal untuk dana FOKOMA dan atau Dana Masyarakat

 Format Proposal Kegiatan :

a. Cover/Judul (berisi nomer proker, nama acara, nama organisasi, logo organisasi, nama fakultas, dan tahun pelaksanaan)

b. Pendahuluan c. Nama Kegiatan d. Tujuan Kegiatan

(dilengkapi dengan sasaran, target program kerja atau indikator kesuksesan program kerja yang ingin diraih)

e. Waktu dan Tempat Kegiatan f. Penutup

(3)

g. Lampiran berupa : Susunan Acara

Susunan Kepanitiaan *

Rencana Anggaran (berdasarkan hasil review Sidang Anggaran KM FEB UGM)

Lembar Pengesahan

h. Surat Permohonan Kegiatan FOKOMA (untuk proker yang menggunakan dana FOKOMA)

Proposal dibuat dengan menggunakan kertas kuarto (HVS 70gr) polos untuk cover dan kertas A4 yang tercetak kop organisasi untuk bagian isi dengan margin atas 3,5, margin kanan 2,5, kiri 3, bawah 3, Times New Roman 12, spasi 1,5.

*Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi dalam iuran FOKOMA.

2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) FOKOMA dan atau Dana Masyarakat

 Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) disajikan terpisah untuk setiap sumber dana baik FOKOMA maupun dana Masyarakat.

 Untuk program kerja yang menggunakan dua sumber dana yakni FOKOMA dan dana Masyarakat penyajian LPJ-nya juga harus disajikan terpisah untuk masing-masing dana.

 Format LPJ

a. Bagian Judul (berisi nomor program kerja, nama organisasi kemahasiswaan, dan tahun)

b. Nama Kegiatan

c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan)

d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan berupa :

a) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja.

b) Pencapaian target – target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut c) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang

terdapat dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai atau belum.

d) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.

(4)

e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukan dari hanya dari dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat)

f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan kegiatan yang dipakai hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat)

g. Pengeluaran (berisikan rincian secara detail bentuk pengeluaran yang menggunakan hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat. Item-item pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan berdasarkan kapan dibelanjakannya Dana FOKOMA atau Dana Masyarakat tersebut untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item tersebut) h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua

Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

 Hal – hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah :

1. Nota – nota pengeluaran menyesuaikan dengan pengeluaran yang menggunakan hanya dari dana Masyarakat atau hanya dari dana FOKOMA. Nota – nota pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut pada tabel data pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas kuarto A4 polos.

2. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta diperkenankan untuk menggantikan daftar tersebut. Daftar tersebut dilampirkan apabila pada daftar item pengeluaran pada Laporan Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi.

3. Khusus untuk pengeluaran yang menggunakan sumber dana Masyarakat wajib mengikuti peraturan bahwa nota – nota pengeluaran dari pembelian dan pembayaran tertentu wajib ditambahi dengan materai 3000 dan materai 6000 dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Materai 3000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp 250.000,00 sampai dengan Rp 1.000.000,00.

2) Materai 6000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp 1.000.001,00

3. Format Laporan Aliran Dana

(5)

a. Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah kanan.

1. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai program kerja tersebut tanpa terkecuali)

2. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang disusun secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut)

3. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian Pengeluaran ditambahkan akun berupa “Kas Organisasi” atau akun lain seperti

“Modal Kerja Proker X tahun depan”

4. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian Pemasukan ditambahkan akun berupa “Sumbangan, Kas Organisasi, Kontribusi Panitia, Pinjaman Bank” atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi defisit tersebut.

b. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

4. Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana dibuat dengan menggunakan kertas kuarto A4 yang tercetak kop organisasi dengan margin atas 3, margin kanan 2,5, kiri 2,5, bawah 3,2, Times New Roman 12, spasi 1,5.

(6)

BAB II

ALUR PENCAIRAN DANA FOKOMA

1. Pengajuan dana FOKOMA minimal adalah Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah), baik pengajuan per kegiatan / gabungan beberapa kegiatan (boleh per BEM/HMJ/LK) atau bila terpaksa bisa gabungan lebih dari 1 atau lebih (BEM/HMJ/LK). Hal ini ditujukan untuk efisiensi biaya, tenaga dan waktu dalam pembuatan buku cek, prosedur pencairan cek, serta pengeluaran biaya-biaya yang timbul atas dikeluarkannya cek tersebut.

Contoh :

BEM mengadakan kegiatan A = senilai Rp 500,000

Ini tidak bisa langsung di proses, karena nilai pengajuan hanya Rp 500.000,-

Jadi harus digabung dengan kegiatan BEM yang lain, sampai nilai nominal yang diajukan minimal Rp 2.000.000,-

(misal : digabungkan dengan kegiatan BEM “B “ = Rp 1.500.000,- )

2. Kelengkapan dokumen untuk pengajuan dana kegiatan yang didanai FOKOMA :

 Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) disimpan oleh organisasi atau departemen masing- masing.

2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.

3) Proposal Fotokopi 2 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

 Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

 Surat Permohonan Kegiatan (rangkap 3) ; menyebutkan jenis dan besarnya nominal dana harus sinkron dengan pengajuan dana yang tercantum di proposal

(7)

 Meninggalkan nomor HP / contact person yang dapat dihubungi

 Kelengkapan di atas, ditinggal kurang lebih selama (±) 2-3 hari (tergantung antrian proposal/pekerjaan), untuk dicek terlebih dahulu

a. Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

 Pastikan semua nama mahasiswa yang tercantum dalam kepanitiaan sudah berpartisipasi di FOKOMA, yang dimaksud berpartisipasi :

 bagi yang mampu, membayar sumbangan seperti yg telah ditentukan,

 bagi yang tidak mampu, sudah mengajukan permohonan (keringanan/

angsuran/pembebasan) dan telah di setujui oleh FOKOMA

 Pastikan proposal dan surat sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh :

 Ketua BEM/HMJ/LK

 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

 Wadek Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan Alamat sekretariat FOKOMA :

Fakultas Teknik UGM – Utara RS Sardjito;

Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan (Ruang 222) Jl. Grafika 2 Yogyakarta

Fax / Tlp : 0274 – 6492241 CDMA : 0888 289 3941

Email : FOKOMA.febugm@gmail.com; mamik_poerwati@yahoo.com YM : mamik_poerwati

b. Surat permohonan dana, ditujukan kepada Ketua FOKOMA FEB UGM (Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA) sebanyak difotokopi 3 rangkap.

 Surat ke 1 : untuk Ketua FOKOMA FEB UGM - Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA

 Surat ke 2 : untuk Bendahara FOKOMA - Ir. Bambang Kartika

 Surat ke 3 : untuk Sekretaris FOKOMA

Dalam surat dicantumkan nama kegiatan, jumlah dana yang diminta, beserta pelaksanaan kegiatan tersebut (hari, tanggal, tempat).

c. Proposal dan Surat permohonan dana, yang diterima oleh FOKOMA FEB UGM boleh berupa fotokopi, namun cap harus tetap asli

(8)

3. Proposal dan surat permohonan yang sudah di - acc oleh sekretris FOKOMA,kemudian dibawa ke Bendahara FOKOMA (Ir. Bambang Kartika). Sebelum bertemu Pak Bambang, diharap membuat janji terlebih dulu dengan beliau.

Alamat Bendahara FOKOMA :

Perumahan Dosen UGM, Sekip Blok S-3 HP : 0888 275 2895

4. Setelah Bendahara FOKOMA menerima surat permohonan, kemudian akan dibuatkans elembar CEK yang jumlah nominalnya adalah sebesar pengajuan kegiatan.

5. Cek dibawa lagi ke sekretariat FOKOMA, untuk di tandatangani Ketua FOKOMA dan di cap.

6. Terakhir, cek bisa langsung dicairkan di Bank MANDIRI UGM, Jl. Kaliurang, Sekip. Batas pencairan dana adalah ±50 hari, apabila cek belum dicairkan setelah masa itu FOKOMA tidak bertanggung jawab atas hilangnya dana akibat kelalaian tersebut. Apabila terjadi kehilangan cek, akan di ganti dengan yang baru, namun disertai membawa surat laporan kehilangan dari Polisi.

Setelah Kegiatan :

1. Wajib mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Laporan Aliran Dana (LAD).

Maksimal, H + 1 Minggu.

 Laporan Pertanggung Jawaban untuk dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3) 1) LPJ asli disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.

2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LPJ Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA.

 Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LAD Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA

2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan akhir tahun. LPJ ini berguna untuk pertanggungjawaban ke pihak Fakultas dan FOKOMA.

3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.

4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggung Jawaban.

(9)

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1. Batas pengajuan : minimal (H – 7) dari tanggal kegiatan, proposal + surat permohonan telah masuk ke sekretariat FOKOMA, dalam keadaan sudah FIX :

 sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Ketua BEM HMJ/LK

 sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

 sudah ditandatangani oleh Wadek Bidang Kemahasiswaan

2. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM).

3. Tutup buku FOKOMA pada bulan Desember, pengajuan dana FOKOMA terakhir dilakukan pada tanggal 15 Desember (tanpa pengecualian).

4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

SISTEMATIKA PENURUNAN DANA FOKOMA

Proposal dibuat oleh organisasi Meminta tanda tangan Koordinator Keuangan Mahasiswa

BEM FEB UGM

Meminta tanda tangan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Wadek lain

yang mewakili.

Meminta Paraf kepada Mbak Wheny, bagian

Akademik lantai 3

Meminta Persetujuan Ketua FOKOMA Menemui Sekretaris FOKOMA.

Fakultas Teknik, JTSL, Lantai 2, ruang 222

Ir. Bambang Kartika Perumahan Dosen

UGM : Sekip S-3 Mencairkan

Cek tersebut ke Bank Mandiri cabang Sekip

Cek dimintakan tanda tangan kepada Ketua

FOKOMA

Apabila sudah mendapat persetujuan, maka meminta cek kepada Bendahara FOKOMA

dengan membawa Surat Permohonan Apabila

proposal sudah komplit maka

dibawa ke FOKOMA Meminta Cap BEM

Melapor bahwa Cek sudah cair kepada KKM BEM FEB UGM

START HERE

FINISH

(10)

BAB III

ALUR PENCAIRAN DANA MASYARAKAT

Sistematika pencairan Dana Masyarakat bersifat reimburse dana akan dicairkan setelah LPJ selesai.

Kelengkapan dokumen yang harus diserahkan organisasi adalah sebagai berikut :

 Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.

4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

 Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

 Laporan Pertanggung Jawaban untuk Dana Masyarakat, bukan LPJ untuk Dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)

1) LPJ asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LPJ Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

 Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

(11)

3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LAD Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

 Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

 Pastikan proposal dan surat (untuk dua sumber dana) sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh :

 Ketua BEM/HMJ/LK

 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

 Wadek Bidang Kemahasiswaan

 Pencairan Dana Masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM dengan bantuan tambahan oleh setiap Bendahara Internal Organisasi.

 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM akan memberitahukan waktu kapan dana Masyarakat dapat diproses dan kemudian bekerja secara koordinatif dengan masing- masing Bendahara Internal Organisasi.

Setelah Kegiatan :

1. Wajib mengumpulkan LPJ dan LAD beserta rekapan nota yang disertai dengan tanda tangan bendahara organisasi, ketua organisasi, dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. Maksimal, H + 1 Minggu.

2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan bertahap sesuai dengan waktu berlangsungnya kegiatan.

3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.

4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggungjawaban.

5. Apabila program kerja belum selesai dilaksanakan sebelum tanggal 29 Oktober maka laporan aliran dana yang diberikan menggambarkan kondisi performa keuangan dari program kerja tersebut sesuai waktu kapan disampaikannya Laporan Pertanggungjawaban.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM dengan membawa surat pernyataan).

(12)

2. Tutup buku dana Masyarakat pada bulan Desember, pengajuan dana Masyarakat terakhir dilakukan pada tanggal 31 Oktober (tanpa pengecualian).

3. Apabila pada saat penyerahan Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM tidak sedang berada di tempat maka setiap organisasi dipersilakan meletakkan berkas tersebut ke loker kayu masing-masing organisasi yang terletak di lantai bawah sayap utara di samping sekretariat BEM FEB UGM dan PALMAE.

4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

(13)

[NO PROKER]

PROPOSAL [NAMA PROKER]

[NAMA DEPARTEMEN]

[NAMA ORGANISASI]

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014

LOGO ORGANISASI

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN WARNA HITAM

(14)

I. PENDAHULUAN

[Berisi overview kegiatan yang dijalankan, atau penjabaran singkat mengenai kegiatan]

II. NAMA KEGIATAN

[Nama kegiatan yang dijalankan]

III. TUJUAN KEGIATAN

[Memuat tujuan-tujuan kegiatan, dilengkapi dengan sasaran kegiatan dan juga indikator kesuksesan dari kegiatan yang dijalankan]

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN Hari, tanggal :

Waktu : Tempat :

V. SUSUNAN ACARA Terlampir

VI. SUSUNAN KEPANITIAAN Terlampir

VII. RENCANA ANGGARAN Terlampir

VIII. PENUTUP

[Merupakan bagian penutup dari proposal, berisi kata-kata penutup]

IX. LEMBAR PENGESAHAN Terlampir

Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan Sidang Anggaran KM FEB UGM

Untuk Isi, Format Font : Times New Roman, Size 12

(15)

Lampiran 1

SUSUNAN ACARA

[Breakdown waktu dan acara yang dijalankan dalam kegiatan]

(16)

Lampiran 2

SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Dekan FEB UGM

Prof. Wihana Kirana Jaya, M.Soc.Sc., Ph.D.

Pembina : a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi

FEB UGM

Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

[Berisi penanggungjawab kegiatan beserta susunan kepanitiaan lainnya]

Contoh :

Penanggungjawab : Ketua Organisasi [12/123456/EK/12345]

Ketua Panitia : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Sekretaris : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Bendahara : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Acara : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Konsumsi : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Perlengkapan : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Seluruh panitia wajib sudah berpartisipasi dalam FOKOMA

Perhatikan ! Nama dan Gelar Wadek IV

(17)

Lampiran 3

RENCANA ANGGARAN

I. Pemasukan

Dana Masyarakat Rp

Dana Fokoma Rp

Sumber dana lain Rp

Total Pemasukan Rp

II. Pengeluaran

[Item detail pengeluaran]

Total Pengeluaran Rp

Perhatikan ! Wajib Balance

Mohon dihitung ulang

Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan dalam Sidang Anggaran KM FEB UGM.

(18)

CAP Orgainisasi

DI SINI CAP BEM

DI SINI

Khusus Proker BEM

tidak perlu CAP BEM Harap

diperhatikan Lampiran 4

LEMBAR PENGESAHAN

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan]

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi

BEM FEB UGM BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Mengetahui,

a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi

FakultasEkonomikadanBisnis UGM

Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

NIP. 196309141988031001 Untuk Dana Masyarakat (Periode Februari – Juli)

PawestriPinasthika 12/330653/EK/18837 Untuk Dana FOKOMA

(Periode Agt-Feb) Muhammad Risky Hasan

12/335874/EK/19070 Untuk Dana Masyarakat

(Periode Agt – Feb 2015) Muhammad Risky Hasan

12/335874/EK/19070

Untuk Dana FOKOMA (Periode Agt – Feb 2015)

Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837

Perhatikan !!

Ejaan Nama dan NIM jangan sampai

salah,

Perhatikan !!

Nama, Gelar dan NIP. Wadek IV CAP DI

SINI

(19)

CAP Organisasi DI SINI CAP BEMDI

SINI

Khusus Proker BEM

tidak perlu CAP BEM

Harap diperhatikan Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Surat]

No :

Lamp : 1 bendel Proposal

Hal : Permohonan Dana FOKOMA

Yth.Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE.,D.E.A Ketua FOKOMA FEB UGM

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan akan diselenggarakannya salah satu program kerja [nama biro atau dept yang membawahi] [nama organisasi] yaitu [nama kegiatan] pada,

hari, tanggal :

tempat :

acara : [nama kegiatan]

maka kami selaku panitia pelaksana memohon kesediaan Bapak untuk menurunkan dana FOKOMA sebesar Rp 45.000,00 (Empat Puluh Lima Ribu Rupiah) demi kelancaran kegiatan ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terimakasih.

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi

BEM FEB UGM, BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Mengetahui,

a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi

FakultasEkonomikadanBisnis UGM

Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

NIP. 196309141988031001 Untuk Dana FOKOMA

(Periode Februari – Juli) Muhammad Risky Hasan

12/335874/EK/19070

SURAT INI KHUSUS UNTUK PROKER YANG MENGGUNAKAN UNSUR DANA FOKOMA

Mohon diperhatikan.

Nomor Surat wajib BENAR. Banyak kasus proposal ditolak karena nomor surat salah

Perhatikan !!

Nama, Gelar dan NIP. Wadek IV CAP

DI SINI

(20)

[NO. PROGRAM KERJA]

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN [DANA FOKOMA/DANA MASYARAKAT]

[NAMA KEGIATAN]

[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Nama Kegiatan :

Waktu Kegiatan : [waktu berlangsungnya kegiatan]

Evaluasi Kegiatan : [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]

Rencana Anggaran : [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]

Realisasi Anggaran : [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]

Pengeluaran

[Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal,

merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota]

Contoh :

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Total

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan LPJ]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

[Nama]

[NIM]

Semua tulisan wajib ditulis dengan warna hitam

Untuk Isi, Format Font : Times New Roman, Size 12

HANYA DARI DANA FOKOMA ATAU HANYA DARI DANA MASYARAKAT

Diisi sebenar – benarnya yang terealisasi

CAP BEM DI SINI CAP Orgainisasi

DI SINI

Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM

Mohon diperhatikan

Dimohon memberitahukan apakah itu dana Fokoma atau Masyarakat

(21)

[NO. PROGRAM KERJA]

LAPORAN ALIRAN DANA [NAMA KEGIATAN]

[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Pemasukan

Dana Masyarakat Rp Dana Fokoma Rp

Sponsorship Rp

Donatur Rp

Usaha Dana Rp

Sumber Dana Lain (jika defisit)Rp

Pengeluaran

Dana yang digunakan Rp Kas Organisasi (jika surplus)Rp

Total Pemasukan Rp Total Pengeluaran Rp

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Laporan]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Menyetujui,

[Nama]

[NIM]

CAP BEM DI SINI CAP Orgainisasi

DI SINI

Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM

Mohon diperhatikan Berisi

keseluruhan sumber pendanaan

Berisi ringkasan keseluruhan penggunaan sumber dana Tidak perlu

mencantumkan secara detail rincian pengeluarannya hanya

poin-poin atau akun penting saja

(22)

100

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA MASYARAKAT

PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.

Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran :

Dana Masyarakat : Rp 40.000.000,00 Realisasi Anggaran :

Total Penggunaan : Rp 40.000.000,00

(23)

Pengeluaran : Penggunaan Dana Masyarakat

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah 1 Beli Makanan,

Minuman, dan Snack 8 Rp 1.000.000 Rp 8.000.000

2 Tiket Pesawat 5 Rp 5.000.000 Rp 25.000.000

3 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000 Total Rp 40.000.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014 Ketua Organisasi

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt 12/303011/EK/12345

Bendahara Organisasi Forum Bendahara

Supratman, S.E, M.M, Ph.D 12/303030/EK/55671 Menyetujui,

(24)

100

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA FOKOMA

PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.

Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran :

Dana FOKOMA : Rp 10.000.000,00 Realisasi Anggaran :

Total Penggunaan : Rp 9.500.000,00

(25)

Pengeluaran : Penggunaan Dana FOKOMA

Forum Bendahara

Pawestri Pinasthika 12/330653EK/18837

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah 1 Beli Makanan,

Minuman, dan Snack 2 Rp 1.000.000 Rp 2.000.000

2 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000

3 Retribusi Tempat

Wisata 10 Rp 50.000 Rp 500.000

Surplus Rp 500.000 Total Rp 9.500.000

(26)

100

LAPORAN ALIRAN DANA PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA 2014

Pemasukan

Dana Masyarakat Rp 40.000.000,00 Dana Fokoma Rp 10.000.000,00 Sponsorship Rp 5.000.000,00 Usaha Dana Rp 2.000.000,00

Pengeluaran

Konsumsi Rp 10.000.000,00

Akomodasi Rp 14.500.000,00

Transportasi Rp 25.000.000,00

Logistik Rp 3.000.000,00

Perlengkapan Rp 2.500.000,00

Publikasi Rp 1.500.000,00

Kas Organisasi (surplus) Rp 500.000,00

Total Pemasukan Rp 57.000.000,00 Total Pengeluaran Rp 57.000.000,00

Forum Bendahara

(27)

KETENTUAN SURAT PERNYATAAN

Penggunaan surat pernyataan :

1) Untuk memberitahukan bahwa program kerja dilaksanakan tidak sesuai dengan rencana awal.

2) Sebagai pengantar tambahan karena proposal dan laporan pertanggungjawaban diberikan terlambat karena sesuatu hal.

3) Sebagai pengantar proposal, apabila rencana awal sebuah program kerja ditulis berbeda dengan proposal yang sesungguhnya.

4) Sebagai pengantar apabila ada kondisi-kondisi lain yang bertentangan atau tidak sesuai dengan standar operasional prosedur.

Berikut merupakan satu contoh surat pernyataan untuk 4 kasus diatas.

(28)

CAP BEM DI SINI SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : [NAMA]

NIM : XX/EK/XXXXX

Fakultas/Prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM / [Jurusan]

Alamat : [alamat]

Jabatan : [Jabatan dalam proker]

Menyatakan bahwa program kerja [DEPARTEMEN] [ORGANISASI] [TAHUN], yaitu

“[NAMA PROKER]” [menunjukkan “waktu” yang bermasalah dengan rencana awal] sesuai dengan anggaran yang diajukan kepada [Pihak FOKOMA/Fakultas]. Pemrosesan [proposal/laporan pertanggungjawaban] tidak bisa diserahkan tepat pada waktunya dikarenakan [alasan].

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, [tanggal]

Ketua Pelaksana Proker Hormat kami,

Sekretaris Proker

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

Menyetujui, Ketua

Organisasi

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

Untuk Dana FOKOMA (Periode Februari – Juli)

Muhammad Risky Hasan 12/330653/EK/19070 Untuk Dana Masyarakat

(Periode Agt – Feb 2015) Muhammad Risky Hasan

12/33/5874/EK/19070

Untuk Dana Masyarakat (Periode Februari – Juli)

Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837 SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN

WARNA HITAM

CAP Organisasi

DI SINI

(29)

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Pawestri Pinasthika NIM : 12/330653/EK/18837

Fakultas/prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM /Akuntansi Alamat : Purwokerto

Jabatan : Sekretaris Media Relations dan Temu Alumni

menyatakan bahwa program kerja departemen HDE BEM FEB UGM 2014, yaitu “Media Relations dan Temu Alumni” mengalami penyesuaian jadwal dari rencana sebelumnya yaitu 20 September 2014 menjadi 20 Desember 2014 untuk Media Relations dan 4 Oktober 2014 menjadi 18 November 2014 untuk Temu Alumni. Penyesuaian jadwal terpaksa dilakukan karena jadwal yang direncanakan sebelumnya bertepatan dengan jadwal Ujian Tengah Semester.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Semoga bermanfaat sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 04 November 2014 Hormat kami,

Ketua

Riantyarta 12/336632/EK/19192

Sekretaris

Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837 Menyetujui,

Ketua Umum BEM FEB UGM

M. Akbar Fadzkurrahman A.

12/330774/EK/18955

Muhammad Risky Hasan 12/335874/EK/19070