PERANCANGAN PENANGANAN ARSIP DI DIVISI OUTLET
PT POS INDONESIA
(Designing Of Handling Record at Divisi Outlet PT Pos Indonesia PERSERO)
LAPORAN TUGAS AKHIR
Oleh: Regi Pramadita
095211022
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2012
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim,
Alhamdulillah dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, ridha, hidayah dan karunianya kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul
Arsip Di Divisi Outlet PT Pos Indonesia (PERSE
Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan tingkat akhir pada Program Studi Administrasi Bisnis D3 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
Dalam penulisan laporan ini, Penulis banyak menghadapi kendala dan masalah, akan tetapi atas bantuan dan dorongan dari banyak pihak akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
Penulis sadar bahwa dalam mengerjakan Laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, untuk itu Penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun, semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi Penulis sendiri dan umumnya bagi pembaca.
Bandung, Juli 2012 Penulis
CURRICULUM VITAE
Nama Regi Pramadita
TTL Bandung, 03 April 1991
Alamat Komplek Permata Biru T 173 Rt 07 Rw 20 Cinunuk Bandung 490393
Agama Islam
Umur 21 Tahun
Status Belum Menikah
Warga Negara Indonesia
Hobby Sepakbola, Teater dan kabaret
Hp 085659122029
E-mail regi.pramadita@yahoo.co.id
Facebook Regi Pramadita
Twitter @regipramadita Blog Regipramadita.tumblr.com
Pengalaman Bekerja
Tahun Tempat Bekerja Masa Kerja
2011 Department Hubungan Masyarakat Politeknik Negeri Bandung
September-Desember
2011 Freelance Marketing KnM Cakes Maret-Sekarang
2012 Department Penjualan PT Pos Indonesia Februari-April
2012 PT DIALOGUE Juni-Sekarang
Riwayat Pendidikan
Tahun Pendidikan
2009-Sekarang Politeknik Negeri Bandung Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis D3
2007-2009 SMAN 8 Bandung 2005-2007 SMPN 8 Bandung 2000-2005 SDN Cibiru 04 Bandung 1998-2000 TK Murai Sumedang
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, Penulis tidak dapat bekerja sendiri, untuk membuat laporan ini menjadi laporan yang lebih baik, penulis dibantu oleh pihak-pihak yang terkait. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
2. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis D3 dan Pembimbing Laporan Tugas Akhir yang setiap saat selalu memberi semangat kepada Penulis untuk menyelesaikan Laporan Tugas Akhir.
3. Drs. Surono selaku wali kelas program studi Administrasi Bisnis D3. 4. Kepada seluruh Dosen Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
5. Orang tua yaitu Mama dan Papa yang selalu mengingatkan anaknya untuk segera lulus dari Politeknik Negeri Bandung dan segala bantuan berupa materi dan doa mereka.
6. Kaka tersayang yaitu Yuli Suzana dan Selvi Agustina yang selalu memberikan keceriaan kepada saya ketika jenuh menjalani perkuliahan. 7. Kepada seluruh karyawan PT POS INDONESIA bagian Divisi Outlet
khusunya Bapak Ahmad Fauzi selaku pembimbing perusahaan dan kakak Desi sebagai pembimbing lapangan praktik kerja.
8. Rekan AB SPEKTA yang telah saling membantu selama 3 tahun. Tanpa semangat kalian, semua laporan ini tidak akan terselesaikan.
9. Rekan-rekan HMAN dan seluruh Administrasi Niaga 2009 yang pada akhirnya menghadapi ujian terakhir bersama-sama. Semoga semua SUKSES 10. Annisa Astria Dewi Sahroni yang selalu memberikan semangat dan segala
kasih sayangnya yang diberikan untuk Penulis.
11. Kepada semua pihak yang tidak bisa disebutkan semuanya. Saya sangat berterima kasih atas segala bantuannya.
ABSTRAK
Sebuah organisasi tentunya memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk dapat mencapai tujuan dari organisasi tersebut, dibutuhkan kegiatan administrasi yang dapat mengatur kebutuhan organisasi. Kebutuhan dari organisasi tersebut dapat berupa informasi yang akan dijadikan dasar pengambilan keputusan.
Informasi yang akan dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan harus berasal dari sumber yang terpercaya. Pentingnya dokumen perlu dikelola dengan baik dan memiliki beberapa tahapan dalam pengolahannya yaitu dimulai dari pengumpulan informasi, pengklasifikasian dengan informasi sejenis, pengolahan informasi, hingga menjadi informasi yang lebih berguna untuk pengambilan keputusan. Kegiatan tersebut dilakukan disetiap organisasi yang ingin mencapai tujuannya.
Menurut Barthos (2007) Arsip dalam istilah bahasa Indonesia disebut sebagai
ap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengeni suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan.
PT Pos Indonesia Divisi Outlet, merupakan salah satu organisasi yang melakukan kegiatan administrasi untuk dapat mencapai tujuannya. Salah satu kegiatan administrasi yang dilakukan adalah penanganan arsip.
Penanganan arsip yang dirancang oleh penulis terdiri dari sistem pengorganisasian arsip yaitu desentralisasi, sistem penyimpanan menggunakan sistem gabungan yaitu sistem subjek dan kronologis, selanjutnya sistem penyimpanan arsip dilakukan menjadi 5 tahap yaitu pemeriksaan, penentuan kata tangkap, pemberian kode, penyortiran, dan penyimpanan, dalam prosedur penemuan arsip terbagi menjadi 4 tahapan yaitu permintaan, penentuan kata tangkapm penentuan kode arsip dan pencarian arsip ke tempat penyimpanan, yang terakhir adalah peralatan dan perlengkapan yang ada didalam perancangan yaitu lemari arsip, ordner, guide atau
ABSTRACT
An organization must have a goal to be achieved. In order to achieve the goals of the organization, administration activities required to manage the needs of the organization. Needs of the organization may take the form of information to be used as a basis for decision making.
The information will be used as the basis for decision-making should come from a trusted source. One of such information may include documents to be processed and has stage, starting from information gathering, classifying such information, information processing, to become more useful information for decision making. Activities are conducted in every organization that wants to achieve its objectives.
According Barthos (2007) Archives in the Indonesian term referred to as the "script" which is any written record either in the form of a picture or a chart listing particulars mengeni a subject (the subject) or events that made people to help memory.
PT Pos Indonesia Outlet Division, is one of the organizations that perform administrative activities in order to achieve its objectives. One of the activities carried out are handling the administration of archives.
Handling archives designed by the authors consists of organizing archival system that is decentralized, the storage system using a combined system that is the subject and chronological system, subsequently performed archival storage system into 5 stages of the examination, the determination of said capture, coding, sorting, and storage, the procedure discovery of the archive is divided into 4 stages, namely the demand, the determination of said determination tangkapm code archive and search the archives to storage, the latter is the equipment and supplies that are in the design of the cabinet, ordner, guide or bulkhead, index cards and stampel "file".
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Ucapan Terima Kasih ... ii
Abstrak ... iii
Daftar Isi ... v
Daftar Gambar ... vii
Daftar Tabel ... ix
Daftar Lampiran ... x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek ... 3
1.3.1 Tujuan Proyek ... 3
1.3.2 Manfaat Proyek ... 3
1.4 Lokasi dan Waktu Proyek ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 5
2.1.1 Pengertian Arsip ... 5
2.1.2 Pengertian Kearsipan ... 6
2.2 Peranan Arsip ... 6
2.3 Fungsi Arsip ... 7
2.4 Asas Penyimpanan Arsip ... 9
2.6 Faktor-faktor Dalam Menentukan Sistem Penyimpana Arsip ... 19
2.7 Prosedur Penyimpanan Arsip ... 20
2.8 Prosedur Penemuan Kembali Arsip ... 23
2.9 Peralatan dan Perlengkapan Penunjunag Kearsipan ... 24
2.10 Prosedur Perancangan Sistem ... 37
BAB III HASIL PROYEK DAN PEMBAHASAN
3.1 Rancangan Proyek ... 40
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 40
3.1.2 Visi dan Misi ... 42
3.1.3 Struktur Organisasi ... 42
3.1.4 Kondisi Awal Penanganan Arsip di Divisi Outlet PT Pos Indonesia ... 43
3.1.5 Rancangan Proyek Penanganan Arsip di DivisI Outlet PT Pos Indonesia ... 51
3.2 Prosedur Kerja ... 66
3.3 Pembahasan ... 68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 74 4.2 Saran ... 76 DAFTAR PUSTAKA ... 77 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR 2.1 Sistem Abjad ... 11 2.2 Sistem Subyek ... 14 2.3 Sistem Nomor ... 17 2.4 Sistem Geografis/Wilayah ... 18 2.5 Sistem Kronologis ... 19 2.6 Letter Tray ... 24
2.7 Safe Keeping Document ... 24
2.8 Rak Buku ... 25
2.9 Lemari Arsip ... 26
2.10 Visible Reord Cabinet ... 26
2.11 Compact Rolling Shelving ... 26
2.12 Rotary Filing System ... 27
2.13 Compact Rotary Filing ... 27
2.14 Mobiplan Filing System ... 28
2.15 Vertical Plan Filing System ... 28
2.16 Dataplan Tray Filing System ... 29
2.17 Memory Writer ... 29 2.18 Microfilm ... 30 2.19 Computer ... 30 2.20 Desk Tray ... 31 2.21 Rollafile Trolley ... 31 2.22 Filling Cabinet ... 32 2.23 Ordner ... 32 2.24 Tab ... 33 2.25 Guide/Sekat ... 33 2.26 Hang Map ... 34 2.27 Scnelhecter Map ... 34
2.28 Map ... 35
2.29 Tickler File ... 35
2.30 Perforator ... 36
2.31 Stamp File ... 36
2.32 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan ... 37
3.1 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia ... 43
3.3 Contoh Dokumen Ijin Nomor Dirian Menurut Tanggal ... 46
3.4 Prosedur Penyimpanan Arsip Di Divisi Outlet PT Pos Indonesia ... 47r 3.5 Kondisi Penyimpanan Arsip Di Divisi Outlet PT Pos Indonesia ... 48
3.6 Prosedur Penemuan Arsip Di Divisi Outlet PT Pos Indonesia ... 49
3.7 Rancangan Proyek ... 50
3.8 Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek ... 52
3.9 Penyimpanan Arsip Berdasarkan Kronologis ... 54
3.10 Prosedur Penyimpanan Arsip Yang Digunakan Dalam Perancangan ... 55
3.11 Contoh Pemeriksaan Dokumen ... 56
3.12 Contoh Penentuan Kata Tangkap ... 57
3.13 Contoh Pemberian Kode ... 58
3.14 Contoh Penyortiran ... 59
3.15 Contoh Penyimpanan ... 60
3.16 Prosedur Penemuan Arsip Yang Digunakan Dalam Perancangan ... 61
3.17 Penentuan Kata Tangkap... 62
3.18 Penentuan Kode Penyimpanan ... 63
3.19 Pencarian Arsip ke Tempat Penyimpanan ... 64
3.20 Lemari Arsip ... 65 3.21 Ordner ... 66 3.22 Guide / Sekat ... 66 3.23 Stamp File ... 68 3.24 Prosedur Kerja ... 69
DAFTAR TABEL
2.1 Daftar Indeks ... 13 3.1 Daftar Indeks Subjek Dalam Perancangan ... 52 3.2 Daftar Indeks Kronologis Dalam Perancangan ... 53
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Nama Lampiran
A Surat Permohonan Izin Penelitian B Bukti Penerimaan Penelitian C Surat Pernyataan
D Hasil Wawancara
E Contoh Surat Ijin Nomor Dirian F Nota Pusat
G Surat Pembukaan Kpc H Surat Pengaduan Pelanggan I Surat Data Outlet
J Formulir Bimbingan K Bukti Hadir Sidang
