BAB 3
TINJAUAN PUSTAKA
3.1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Menurut para ahli pengertian sistem dan prosedur adalah sebagai berikut : 1. Pengertian Sistem
Sistem adalah “suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan yang disusun dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatanatan atau fungsi utama dari suatu perusahaan”. (Prianthara, 2010)
2. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang”. (Mulyadi, 2008)
3.2. Pengadaan Barang/Jasa Publik
Pengadaan barang/jasa publik dapat dijelaskan sebagai berikut : 3.2.1. Pengertian Pengadaan Barang/Jasa
Gambar 3.1 Bagan Alir Pengadaan Barang dan Jasa Sumber : http://www.ulp.ub.ac.id
Menurut Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:
1. Swakelola
penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.
2. Pemilihan penyedia barang/jasa
Pemilihan penyedia barang/jasa merupakan kegiatan untuk memilih atau menyeleksi badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi dan jasa lainnya.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang diatur dalam Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 beserta dengan perubahannya meliputi :
1. Barang
Barang adalah “setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang”.
2. Pekerjaan Konstruksi
Pekerjaan Konstruksi adalah “seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya”. 3. Jasa Konsultasi
Jasa Konsultasi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuwan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).
4. Jasa Lainnya
Jasa Lainnya adalah “jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan penyediaan jasa selain jasa konsultasi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang”.
3.2.2. Sifat dan Lingkup Pengadaan Barang/jasa Publik
Lemahnya manajemen pengadaan barang/jasa tersebut akan berdampak terhadap kualitas pelaksanaan proyek dan fungsi organisasi sektor publik bersangkutan. Selain itu, dampak tersebut juga dapat berupa penundaan kegiataan atau pencairan dana sehingga manfaat program yang diharapkan masyarakat turut tertunda. Hal ini juga memaksa kinerja sektor swasta untuk dilibatkan. Terjadi penyuapan agar menjadi rekan atau menjadi pemenang kontrak. Untuk itu, pekerjaan pengadaan barang/jasa publik ini harus mendapatkan perhatian lebih dari sejumlah pemasok barang/jasa yang terkait, pimpinan organisasi sektor publik yang bertanggung jawab, auditor, dan legislator.
Pengadaan barang/jasa dalam arti luas mencakup isu strategi pengadaan barang/jasa, penyimpanan, distribusi, pemantauan kontrak, dan manajemen penyedia layanan. Proses ini sama dengan proses pengelolaan rantai persediaan organisasi sektor publik secara keseluruhan. Fase pembelian dari siklus pengadaan barang/jasa akan melibatkan pihak pemasok terpilih, negoisasi, serta kontrak barang/jasa.
Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan dengan sistem sentralisasi atau desentralisasi pada derajat yang berbeda. Pada sistem sentralisasi di berbagai pemerintahan, bagian pengadaan di organisasi sektor publik ketika melaksanakan fungsinya sering kali didera rasa ketakutan akan pemborosan dan penyalahgunaan wewenang oleh pejabat pelaksana di unit kerja. Sedangkan pada sistem desentralisasi, otonomi diterapkan sehingga pejabat pelaksana fleksibel dalam mendapatkan barang/jasa dibawah program yang didanai bagian pengadaan, atau sebagai entitas yang berfungsi membawa kepentingan bagian pengadaan di unit kerja. Dalam mekanisme ini, standar dan kriteria diatur oleh bagian pengadaan. Demikian pula, pelaksanaan organisasi sektor publik umumnya dilakukan oleh bagian pengadaan atau unit kerja bersangkutan yang bekerja di bawah kebijakan, pedoman, dan pandangan entitas pengadaan barang/jasa di organisasi sektor publik.
mengutamakan keadilan serta kewajaran. Selain itu, pengadaan barang/jasa publik juga merupakan subjek kesalahan bagi pandangan legislatif dan auditor (dalam perbaikan mekanisme akuntabilitas internal). Kesalahan atau pelanggaran dalam pengadaan barang/jasa publik dapat menimbulkan dampak politis yang luas, sehingga media dan publik ditempatkan sebagai subjek. Sedangkan perusahaan swasta dan entitas nirlaba lebih menyukai hubungan yang stabil dengan pemasok (supplier) dan kontrak jangka panjang untuk memastikan serta mempermudah perencanaan bisnis.
3.2.3. Tujuan Pengadaan Barang/jasa Publik
Tujuan pengadaan barang/jasa publik adalah sebagai berikut : 1. Ekonomi
Dalam pengadaan barang/jasa publik serta swasta, kriteria ekonomi mengacu pada bagaimana memperoleh barang/jasa dengan spesifikasi dasar waktu serta harga terendah. Namum, sudut pandang ekonomi tergolong masih dibawah kriteria efisiensi yang luas, seperti unit biaya produksi terendah. Jika barang/jasa yang diadakan tidak menghasilkan produk yang efisien, maka pengadaan pada biaya terendah pun tidak ada manfaatnya. Pengadaan barang/jasa yang boros dapat terjadi akibat duplikasi dan tumpang tindihnya operasi organisasi publik, kurangnya kemampuan memperkirakan arus dana entitas publik, dan kurangnya insentif bagi pekerja dalam mengelola persediaan secara baik.
2. Substitusi Impor
Stategi pengadaan barang/jasa organisasi publik dapat mendorong pertumbuhan industri lokal dengan memberikan pilihan kepada pemasok lokal, atau membatasi pembelian pada perusahaan asing. Banyak organisaasi publik berupaya memastikan berbagai manfaat bagi industri domestik dalam menghadapi persaingan usaha organisasi publik. Praktek pilihan ini harus dijaga dengan regulasi yang mengimbangi pasar tidak sempurna, dan yang dapat menjaga persaingan adil dan wajar antara pemasok lokal di negara berkembang dan pemasok internasional.
3. Perlindungan Terhadap Kepentingan Masyarakat
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pelayanan tersebut dapat menjangkau masyarakat. Hal ini ditetapkan dalam keputusan yudisial. Pertanggungjawaban ini termasuk pengaturan mekanisme pendukung dalam kasus kegagalan kontraktor, pengawasan atas pelaksanaan oleh pemasok swasta, pemberian informasi yang dapat dipercaya kepada masyarakat tentang penyedia layanan, dan pembukaan kesempatan penyampaian keluhan.
3.3. Perbandingan Barang/Jasa Publik dengan Barang/Jasa Swasta
Barang publik adalah barang kolektif yang harus dikuasai oleh organisasi sektor publik. Sifatnya tidak eksklusif dan diperuntukan bagi kepentingan seluruh warga dalam skala luas. Sedangkan barang swasta adalah barang khusus yang dimiliki oleh swasta, barang ini bersifat eksklusif dan hanya bisa dinikmati oleh individu yang mampu membelinya, karena harganya disesuaikan dengan harga pasar untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya.
Pada dasarnya pihak swsta merasa hanya bertanggung jawab atas biaya dan manfaat yang menguntungkan pihak swasta itu sendiri. Swasta umumnya tidak peduli terhadap biaya dan manfaat sosial, seperti kerusakan lingkungan, baik lokal maupun dalam skala wilayah yang lebih luas lagi yang diakibatkan oleh proses produksi barang swasta. Biaya dan manfaat sosial dianggap akan mengurangi keuntungan (opportunity cost), karena biaya dan manfaat sosial sulit dihitung serta tidak ada pendanaan harganya dipasar. (Bastian, 2010:271)
3.4. Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan Swakelola meliputi :
1. pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau
memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia, serta sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat
Daerah/Institusi
2. pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat atau dikelola oleh
3. pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar;
4. penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
3.5. Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia Barang/Jasa
Pengadaan barang/jasa melalui penyedia barang/jasa memiliki tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan Pengadaan
Persiapan pengadaan penyedia barang/jasa terdiri atas kegiatan perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa, pemilihan sistem pengadaan, penetapan metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa, penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, dan penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
2. Perencanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa terdiri atas kegiatan pengkajiaan ulang paket pekerjaan dan pengkajian kegiatan pengadaan. Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Unit Layanan Pengadaan (ULP).
3. Pemilihan Sistem Pengadaan
Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau Pejabat Pengadaan (PP) menyusun dan menetapkan metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya. Pemilihan penyedia dilakukan dengan :
a. Pengadaan Langsung
menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan koperasi kecil.
b. Pemilihan Langsung
Penunjukkan langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan atau memenuhi kualifikasi, dapat dilakukan dalam hal keadaan tertentu dan atau pengadaan barang khusus/pekerjaan konstruksi khusus/jasa lainnya yang bersifat khusus dan bernilai paling tinggi Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
c. Pelelangan Umum
Metode ini diumumkan sekurang-kurangnya di website Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, dan portal pengadaan nasional melalui Lembaga Pengadaan Secara Elektronik, sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
d. Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerja konstruksi dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang komplek yang bernilai paling tinggi Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah)
e. Pelelangan Sederhana
Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah)
4. Penetapan Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
Kelompok kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan (PP) menyusun dan menetapkan metode pemasukan Dokumen Penawaran yang terdiri atas :
1) Pekerjaan yang bersifat sederhana dengan standar harga yang telah ditetapkan Pemerintah
2) Pengadaan Jasa Konsultansi dengan Kerangka Acuan Kerja yang sederhana atau
3) Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam Dokumen Pengadaan.
b. Metode dua sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa dimana evaluasi teknis dipengaruhi oleh penawaran harga, dan digunakan untuk: 1) Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang
menggunakan evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama umur ekonomis.
2) Pengadaan Jasa Konsultansi yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
a) Dibutuhkan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dengan harga penawaran, agar penilaian harga tidak mempengaruhi penilaian teknis atau
b) Pekerjaan bersifat kompleks sehingga diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam.
c. Metode dua tahap digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memiliki karakteristik sebagai berikut: 1) Pekerjaan bersifat kompleks
2) Memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharan peralatannya
3) Mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda
4) Membutuhkan waktu evaluasi teknis yang lama dan/atau 5) Membutuhkan penyetaraan teknis.
5. Metode Evaluasi Penawaran
Metode evaluasi penawaran dalam pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya terdiri atas :
a. Metode evaluasi sistem gugur
Barang/jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan kewajaran harga terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur.
b. Metode evaluasi sistem nilai
Sistem nilai merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai, berdasarkan kriteria dan bobot yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, kemudian membandingkan jumlah perolehan nilai dari para peserta. Sistem nilai dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
1) besaran bobot biaya antara 70% (tujuh puluh perseratus) sampai dengan 90% (sembilan puluh perseratus) dari total bobot keseluruhan 2) unsur yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat
dikuantifikasikan; dan
3) tata cara dan kriteria penilaian harus dicantumkan dengan jelas dan rinci dalam Dokumen Pengadaan.
c. Metode evaluasi biaya selama umur ekonomis
Metode evaluasi biaya selama umur ekonomis dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, kemudian nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta.
3.6. Dokumen Pengadaan
oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/jasa. Pejabat pengadaan menyusun dan menetapkan dokumen pengadaan yang terdiri dari :
a. Dokumen Kualifikasi paling kurang terdiri atas : 1) petunjuk pengisian formulir isian kualifikasi 2) formulir isian kualifikasi
3) instruksi kepada peserta kualifikasi 4) lembar data kualifikasi
5) Pakta Integritas dan
6) tata cara evaluasi kualifikasi.
b. Dokumen Pemilihan paling kurang terdiri atas:
1) undangan/pengumuman kepada calon Penyedia Barang/Jasa 2) instruksi kepada peserta Pengadaan Barang/Jasa
3) syarat-syarat umum Kontrak 4) syarat-syarat khusus Kontrak 5) daftar kuantitas dan harga
6) spesifikasi teknis, Kerangka Acuan Kerja dan/atau gambar 7) bentuk surat penawaran
8) rancangan Kontrak 9) bentuk Jaminan; dan
10) contoh-contoh formulir yang perlu diisi. c. Rancangan Surat Perintah Kerja
d. Rancangan surat perjanjian terdiri dari: 1) syarat-syarat umum Kontrak 2) syarat-syarat khusus Kontrak
3) spesifikasi teknis, Kerangka Acuan Kerja dan/atau gambar 4) daftar kuantitas dan harga; dan
5) dokumen lainnya
e. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
3.7. Prosedur dan Tahapan Pengadaan Barang/jasa
Berikut merupakan prosedur dan tahapan pengadaan barang/jasa : 1. Pengumuman
nilai di atas 1 (satu) milyar, dipasang pada koran nasional dan provinsi, kecuali penyedia barang/jasa untuk pekerjaan tersebut kurang dari 3 (tiga) perusahaan di provinsi tersebut, maka diumumkan juga harus ditempel pada papan pengumuman institusi dalam jangka 7 (tujuh) hari kerja.
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Penawaran
Pendaftaran dan pengambilan dilaksanakan 1 (satu) hari setelah pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen. Penyedia barang/jasa harus memperhatikan baik–baik persyaratan yang tertulis di pengumuman untuk pendaftaran ini, karena banyak instansi yang mempersyaratkan bahwa yang mendaftar haruslah pemilik perusahaan yang namanya ada di dalam akta pendirian perusahaan atau yang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan dengan bukti otentik tertentu.
3. Rapat Penjelasan (Aanwijzing)
Rapat penjelasan dilaksanakan paling cepat 4 (empat) hari kerja sejak tanggal pengumuman. Hal ini agar penyedia barang/jasa memiliki cukup waktu untuk mempelajari dokumen dan mempersiapkan hal-hal yang dianggap kurang jelas agar dapat dinyatakan sewaktu rapat penjelasan. Rapat ini tidak bersifat wajib, dan ketidak ikut sertaan dalam acara ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan peserta. Pihak yang berhak ikut di dalam rapat penjelasan adalah peserta yang sudah mendaftar untuk mengikuti pelelangan. Hasil rapat penjelasan bersifat mengikuti kepada seluruh peserta, baik yang ikut maupun tidak mengikuti dan menjadi salah satu lampiran dari dokumen pengadaan. Pada kegiatan ini seluruh peserta dapat menyampaikan pernyataan dan meminta informasi serta penjelasan seluas-luasnya kepada panitia, baik hal-hal yang bersifat administrasi maupun teknis. Setiap perubahan terhadap dokumen akan dicatat dan dimasukkan kedalam berita acara rapat penjelasan. Pertanyaan harus dapat dituntaskan pada rapat, karena setelah rapat penjelasan tidak diperbolehkan lagi peserta berkomunikasi dengan panitia untuk mempertanyakan aspek-aspek administrasi maupun teknis.
Pemasukan dokumen penawaran dilaksanakan 1 (satu) hari setelah rapat penjelasan (aanwijzing) dan batas akhirnya minimal 2 (dua) hari setelah penjelasan. Lama waktu pemasukan disesuaikan dengan kompleksitas pelelangan. Bisa 2 (dua) hari dan bisa juga sampai 30 (tigapuluh) hari kerja. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa dalam pemasukan dokumen penawaran, yaitu dokumen yang dimasukkan harus diyakini sudah dalam kondisi lengkap, jangan ada tertinggal satu pun dokumen, baik administrasi maupun teknis. Apabila ada kekurangan satu dokumen, dapat menggugurkan penawaran itu. Pemasukan dokumen juga harus memperhatikan batas akhir waktu pemasukan, karena selisih satu menit saja dari batas akhir, dapat menyebabkan penawaran ditolak.
5. Pembukaan Dokumen Penawaran
Pembukaan dokumen biasanya dilaksanakan pada terakhir pemasukan dokumen, pada saat pembukaan inilah biasanya ketegangan pertama dialami oleh penyedia barang/jasa, dan bahkan bisa berujung pada keributan. Hal ini disebabkan, pada pembukaan dokumen, seluruh dokumen yang sudah masuk dicek satu persatu dan diperiksa kelengkapannya. Hasil dari pembukaan dokumen adalah sebuah berita acara yang berisi “lengkap” atau “tidak lengkap” dari dokumen penawaran. Namun, walaupun pemeriksaan kelengkapan dilakukan saat pembukaan ini, tahapan ini tidak menggugurkan peserta, karena pengangguran peserta baru dilakukan saat evaluasi. Tetapi, kalau pada pembukaan sudah tidak lengkap, maka tidak bisa dinyatakan lulus administrasi. Sistem satu sampul juga membuka dokumen harga pada saat pembukaan dokumen, sehingga seluruh peserta dapat melihat harga satu sama lain.
6. Evaluasi Dokumen Penawaran
sifatnya bisa atau tidak substantive, jangan sampai hanya karena dokumen penawaran dari peserta tidak dijilid spiral atau dijilid buku maka langsung digugurkan dengan alasan administrasi yang tidak lengkap. Klarifikasi dan pembuktian kualifikasi penilaian terhadap kualifikasi perusahaan dengan tahapan pengadaan dengan penilaian pascakualifikasi dilakukan setelah evaluasi. Pada tahapan ini panitia harus mengecek kebenaran dari data kualifikasi yang telah dimasukkan oleh peserta. Seperti kebenaran SIUP, Pajak, bahkan domisili perusahaan. Panitia juga dapat melakukan kunjungan perusahaan untuk melihat langsung apakah benar perusahaan tersebut ada atau hanya perusahaan fiktif. Dapat juga dilakukan pemanggilan kepada perusahaan untuk mengklarifikasi dokumen-dokumen yang telah dimasukkan ke dokumen aslinya.
7. Usulan, Penetapan dan Pengumuman Pemenang
Kewenangan penentuan pemenang tidak berada pada panitia, melainkan pada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Panitia pengadaan hanya sekedar mengusulkan pemenang. PPK menetapkan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilaksanakan oleh panitia. Setelah, ditetapkan oleh PPK pemenang diumumkan oleh panitia melalui papan pengumuman institusi.
8. Sanggahan
Peserta pengadaan berhak melakukan sanggahan apabila hasil pengadaan dianggap tidak sesuai dengan aturan yang berlaku atau terjadi penyimpangan atau Korupsi Kolusi Nepotisme (KKN) selama proses pengadaan. Dalam hal ini sering terjadi kesalahan prosedur sanggahan. Sanggahan terdiri atas 2 (dua) tahap, yaitu sanggahan pertama yang ditujukan kepada PPK dan sanggahan banding yang ditujukan kepada atasan PPK yaitu Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
3.8. Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-procurement)
pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dan dibentuk oleh Gubernur/Bupati/Walikota atau pejabat pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Fungsi LPSE adalah sebagai administrasi sistem elektronik, sebagai unit register dana verifikasi pengguna, dan sebagai unit layanan pengguna.
Dasar hukum pelaksanaan e-procurement adalah Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010 beserta dengan perubahannya. Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk :
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat 3. Memperbaiki efisiensi proses pengadaan
4. Mendukung proses monitoring dan audit
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time
Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-purchasing. E-tendering adalah “proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa secara elektronik melalui cara satu kali penawaran”, sedangkan e-purchasing adalah “proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui catalog elektronik”. (Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010 beserta dengan perubahannya)
E-tendering sama persis dengan pola pengadaan yang selama ini dilaksanakan secara manual, perbedaanya hanya seluruh tahapan dilaksanakan secara elektronik, dan wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Mengacu pada standar yang meliputi interoperabilitas dan integrasi dengan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik.
2. Mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik 3. Tidak terikat pada lisensi tertentu
3.8.1.Ketentuan Umum
Ketentuan umum pengadaan barang/jasa secara elektronik sebagai berikut :
1. Layanan Pengadaan Secara Elektronik selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik.
2. Aplikasi SPSE adalah aplikasi perangkat lunak Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) berbasis web yang terpasang di server LPSE yang dapat diakses melalui website LPSE.
3. Pengguna SPSE adalah perorangan/badan usaha yang memiliki hak akses kepada aplikasi SPSE, direpresentasikan oleh User ID dan password yang diberikan oleh LPSE, antara lain Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP), Penyedia Barang/Jasa.
4. User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari Pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam aplikasi SPSE.
5. Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh Pengguna untuk memverifikasi User ID kepada aplikasi SPSE.
6. APENDO adalah Aplikasi Pengaman Dokumen, yang dikembangkan oleh Lembaga Sandi Negara.
7. User ID dan password yang masih aktif dapat digunakan oleh Pengguna untuk mengikuti pengadaan dan aktivitas lain dalam aplikasi SPSE pada LPSE yang bersangkutan terdaftar atau LPSE lain yang telah teragregasi. 8. LPSE dapat menyediakan sarana ruang bidding sesuai kemampuan LPSE
yang dilengkapi dengan fasilitas jaringan Local Area Network (LAN) untuk mengakses aplikasi SPSE. Apabila di dalam ruang bidding tidak dilengkapi dengan komputer maka Pengguna yang akan mengikuti proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat membawa notebook dan tersambung ke jaringan LAN LPSE.
10. Pengguna dapat mengganti password sesuai dengan keinginannya, dan menjaganya agar selalu bersifat rahasia.
11. Waktu yang digunakan untuk proses pengadaan melalui website LPSE adalah waktu dari server LPSE setempat.
12. Dengan menjadi Pengguna SPSE maka Pengguna dianggap telah memahami/mengerti dan menyetujui semua isi di dalam Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan Sistem Pengadaan Secara Elektronik, Panduan Pengguna, dan ketentuan lain yang diterbitkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
3.8.2.Keanggotaan E-procurement
Tahapan yang harus di ikuti dalam keanggotan e-procurement sebagai berikut : 1. Registrasi Pengguna
a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan ULP mengajukan permintaan sebagai Pengguna SPSE kepada pengelola LPSE dengan menunjukan surat tugas/surat keputusan/surat penunjukan yang berlaku.
b. Penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran secara online pada website LPSE dan selanjutnya mengikuti proses verifikasi dokumen pendukung yang dipersyaratkan oleh LPSE.
c. Dengan membuat dan/atau mendaftar sebagai peserta lelang pada paket pekerjaan dalam SPSE, maka PPK/ULP dan Penyedia barang/jasa telah memberikan persetujuannya pada Pakta Integritas.
2. Kewajiban Pengguna
a. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
b. Masing-masing Penyedia barang/jasa hanya diperkenankan memiliki 1 (satu) User ID dan password untuk roaming pada LPSE yang telah teragregasi. Pada kondisi LPSE belum teragregasi penyedia memungkinkan memiliki lebih dari 1 (satu) User ID dan Password sesuai dengan jumlah LPSE tempat penyedia mendaftar.
d. Setiap penyalahgunaan hak akses oleh pihak lain menjadi tanggung jawab pemilik User ID dan password.
e. Penyedia barang/jasa wajib memutakhirkan data kualifikasi (jika terjadi perubahan seperti alamat, status kepemilikan, kondisi keuangan, kontak person, klasifikasi bidang usaha, jenis barang/jasa yang disediakan, dan data atau informasi lain yang dianggap perlu dalam SPSE).
f. Menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi yang tidak diperuntukkan bagi khalayak umum.
g. Penyedia barang/jasa bertanggung jawab terhadap setiap kekeliruan dan/atau kelalaian atas penggunaan data kualifikasi yang tidak mutakhir (update) yang tidak menjadi tanggung jawab LPSE maupun ULP.
3. Ketentuan Pengguna
a. Pengguna setuju bahwa transaksi yang dilakukan melalui SPSE tidak boleh melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
b. Pengguna wajib tunduk dan taat pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia yang berhubungan dengan penggunaan jaringan dan komunikasi data baik di wilayah Indonesia maupun dari dan keluar wilayah Indonesia melalui website LPSE.
c. Pengguna bertanggungjawab penuh atas isi transaksi yang dilakukan dengan menggunakan SPSE.
d. Pengguna dilarang saling mengganggu proses transaksi dan/atau layanan lain yang dilakukan dalam SPSE.
e. Pengguna setuju bahwa usaha untuk memanipulasi data, mengacaukan sistem elektronik dan jaringannya adalah tindakan melanggar hukum. 3.9. Preferensi Harga
Preferensi Harga untuk Barang/Jasa dalam negeri diberlakukan pada Pengadaan Barang/Jasa yang dibiayai pinjaman luar negeri melalui Pelelangan Internasional. Preferensi Harga untuk Barang/Jasa dalam negeri diberlakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang dibiayai rupiah murni, dengan ketentuan sebagai berikut:
2. mulai 1 Januari 2014, untuk Pengadaan Barang/Jasa bernilai diatas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).
Preferensi Harga untuk Barang/Jasa dalam negeri berlaku terhadap produk yang diprioritaskan untuk dikembangkan, yang ditetapkan oleh Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian setelah mendapat pertimbangan dari menteri/pimpinan lembaga teknis terkait. Preferensi Harga hanya diberikan kepada Barang/Jasa dalam negeri dengan TKDN lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima perseratus).
Barang produksi dalam negeri tercantum dalam Daftar Inventarisasi Barang/Jasa Produksi Dalam Negeri yang dikeluarkan oleh Menteri yang membidangi urusan perindustrian. Preferensi harga untuk Barang produksi dalam negeri paling tinggi 15% (lima belas perseratus).
Preferensi harga untuk Pekerjaan Konstruksi yang dikerjakan oleh Kontraktor nasional adalah 7,5% (tujuh koma lima perseratus) diatas harga penawaran terendah dari Kontraktor asing.
Harga Evaluasi Akhir (HEA) dihitung dengan ketentuan sebagai berikut:
1. preferensi terhadap komponen dalam negeri Barang/Jasa adalah tingkat komponen dalam negeri dikalikan preferensi harga
2. preferensi harga diperhitungkan dalam evaluasi harga penawaran yang telah memenuhi persyaratan administrasi dan teknis, termasuk koreksi aritmatik;
