AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBIAYAAN PADA PERUSAHAAN PEMBIAYAAN SYARIAH PT AMANAH FINANCE
MAKASSAR
Ketua : Irham Anwar Anggota : Rastina,SE.,M.Si,Ak Anggota : Muhammad Arsyad,SE.,M.Si,Ak
Audit Operasional Atas Fungsi Pembiayaan Pada Perusahaan Pembiayaan PT Amanah Finance Makassar
Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas terhadap aktivitas pembiayaan pada PT Amanah Finance Makassar. Pemberian pembiayaan kepada calon nasabah harus ditingkatkan lebih selektif dalam perusahaan yang sesuai dengan ketentuan yang mengatur. Kurang efektifnya aktivitas fungsi pembiayaan tersebut dapat mengganggu aktivitas utama perusahaan.
Metode analisis yang digunakan yaitu analisis deskriptif. Penulisan ini menggunakan analisis deskriptif kuantitatif, dengan cara menguraikan aktivitas bagian pembiayaan, kemudian menilai efesiensi dan efektifitas pada perusahaan tersebut. Pengujian dilakukan menggunakan data, ketentuan pengajuan, bussines process, kuesioner, dan job description. Data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Teknik pengumpulan data yaitu dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner.
sistem informasi akuntansi yang baru ada produk baru.Dari segi aktivitas pengendalian mengenai dokumentasi atau aplikasi yang tidak digandakan baik ketika pengisian data maupun pada saat pembayaran dilakukan sehingga apabila aplikasi tersebut hilang tidak ada arsipnya..
Kata Kunci : Pengendalian intern,kredit
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah
Dalam dunia usaha terjadi persaingan yang sangat ketat, sehingga mengakibatkan banyak perusahaan yang gagal dalam melaksanakan kegiatan operasinya, meskipun tidak sedikit pula dari mereka yang berhasil mengembangkan usahanya. Banyak yang berpendapat bahwa kegagalan tersebut disebabkan oleh kegagalan perekonomian yang belum stabil, persaingan yang semakin tajam dan perkembangan teknologi yang sangat pesat.
mengingat setiap industri yang bergerak di bidang pembiayaan akan berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik yang ada,dengan segala sumber daya yang dimilikinya. Disisi lain, tingginya permintaan akan produk pembiayaan syariah merupakan tantangan bagi industri untuk membuat produk pembiayaan kompetitif yang tidak hanya mengandalkan prinsip syariah, tetapi juga berkualitas.
Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, maka perusahaan tersebut dianggap perlu meningkatkan kinerja operasionalnya. Selain itu, perusahaan juga perlu menilai efisien dan efektivitasnya, khususnya dalam fungsi pembiayaan dalam memberikan kredit pada nasabah, Ukuran kinerja operasional, bukan hanya dinilai dari individual (personal perfomance), tetapi juga yang diukur adalah kinerja organisasi (social perfomance). Ada dua aspek penting dalam pengukuran oprasional ,yaitu aspek efektivitas dan efisiensi. Efektivitas berkaitan seberapa jauh sasaran telah dapat dicapai, dan efisiensi menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni dibanding dengan usaha, biaya atau pengorbanan yang harus dikeluarkan.. Dalam hal tersebut diperlukan suatu sistem pengendalian yang memadai agar resiko kegagalan dapat sedikit dikurangi bahkan diharapkan dapat dihindari. Salah satu alat pengendalian di perusahaan untuk menghindari kegagalan adalah audit operasional.
Karena pentingnya penyelenggaraan aktivitas yang sifatnya operasional, maka diperlukan instrument yang mampu meberikan penilaian dan jaminan akan keefektifan suatu kegiatan operasional, yaitu Audit Operasional. Audit Operasional dimaksudkan untuk pengkajian atas setiap bagian organisasi terhadap prosedur operasi standar dan metoda yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi, efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan.
Finance merupakan perusahaan pembiayaan yang beroperasi berdasarkan prinsip syariah dan perusahaan nasional yang berkantor pusat di Menara Imperium LT. 15/C Jl. HR. Rasuna Said Kav. 1 Jakarta, dengan kantor operasional di Wisma Kalla lt. 3 Jl. Ratulangi no. 8-10 Makassar,surat Rekomendasi Dewan Syariah Nasional, No. U-147/DSN-MUI/VI/2006 tanggal 22 Juni 2006, yang merekomendasikan PT Amanah Finance sebagai perusahaan pembiayaan yang beroperasi berdasarkan prinsip syariah.
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PT Amanah Finance sering mengalami masalah dibidang operasional seperti pada saat proses survei berlangsung, bagian pembiayaan tidak menanyakan ke nasabah (pemohon) mengenai apa tujuan dari pembelian (kredit) suatu kendaraan tersebut, serta pada saat pembuatan covernote (berkas nasabah) setelah akad, bagian pembiayaan tidak melakukan pengecekan yang mendetail sesuai dengan data nasabah yang sesungguhnya, dalam proses penginputan berkas ke sistem dan pada saat pengajuan berkas yang telah di input ke format bank untuk pencairan sering terjadi human error dalam penginputan berkas tersebut hal ini dapat di lihat pada saat penginputan persyaratan saat pengajuan ke bank, serta keterlambatan pembayaran angsuran nasabah pada bagian pembiayaan, berdasarkan data tunggakan (kendaraan) cabang makassar yang menunjukkan terjadinya tunggakan yang cukup besar ini dapat diketahui dari data tunggakan Bulan Desember 2011- April 2012 sebesar Rp. 239.214.980.
RUMUSAN MASALAH
Sesuai dengan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka
penulis mencoba mengidentifikasi masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah, Apakah dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya
aktivitas fungsi pembiayaan telah berjalan secara efektif dan efisien?
TUJUAN PENELITIAN
Penelitian skripsi ini bertujuan untuk mengetahui apakah dalam melaksanakan aktivitas operasional fungsi bagian pembiayaan telah berjalan secara efektif dan efisien.
Metode Penelitian
Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan pada perusahaan pembiayaan PT Amanah Finance (HO) Makasssar yang berlokasi di Jl. Dr. Ratulangi No. 8–10 Wisma Kalla (Lt.3) Makassar, yang dilaksanakan pada bulan februari 2012 sampai selesai. Lokasi ini dipilih dengan pertimbangan untuk menghemat waktu dan tenaga, karena lokasi tersebut adalah tempat penulis melakukan KKN.
Tipe Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, penulis mengambil metode dalam pengumpulan data, yaitu:
Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, maka penulis melakukan wawancara langsung dengan bagian operasional khususnya pada pembiayaan.
2. Penelitian Kepustakaan
Penelitian ini dilakukan dengan cara membaca literatur-literatur dan dokumen-dokumen perusahaan yang berhubungan dengan penelitian ini.
Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara adalah metode yang digunakan untuk mendapatkan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal memperoleh keterangan yang jelas serta data yang dibutuhkan.
2. Observasi adalah metode yang dilakukan dengan jalan mengadakan pengamatan secara langsung dalam proses kegiatan melakukan pengiriman barang mulai dari barang diambil dari sumbernya sampai dikirim ke tujuannya.
3. Analisis dokumen adalah metode untuk pengumpulan data dan dokumen yang dianalisis terkait dengan aktivitas bisnis proses perusahaan.
Jenis Dan Sumber Data
Adapun jenis data yang dipergunakan dalam penulisan adalah: 1. Data Kualitatif
Yaitu data yang diperoleh secara langsung pada objek penelitian yaitu dengan jalan mengadakan wawancara langsung dengan pihak yang berhubungan dengan operational perusahaan khususnya bagian pembiayaan.
Yaitu data yang diperoleh dari perusahaan, berupa dokumen-dokumen, serta laporan-laporan yang bersangkutan dan dari sumber lainnya yang berguna dalam pembahasan masalah.
Metode Analisis
Metode Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, akan tetapi dalam pernyataan dan uraian selanjutnya akan disusun secara sistematis.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian
Dari aktivitas fungsi pembiayaan PT Amanah Finance dapat dilihat pada business process pada lampiran 2. Berdasarkan business process pada daftar lampiran terkait dengan aktivitas bisnis bagian pembiayaan perusahaan, Adapun job description bagian pembiayaan PT Amanah Finance antara lain:
a. Mengajukan BI checking berdasarkan KTP pemohon, penjamin ke pembiayaaan HO.
b. Memverifikasi kelengkapan dan validasi berkas, menginput aplikasi dan mengupload berkas.
c. Melakukan follow up terhadap hasil putusan komite.
d. Mencetak dan mendistribusikan PO ke FRO/sls stay dan dealer. e. Input data kendaraan, akad sistem, dan mencetak akad.
f. Aktivasi akad berdasar FC, BSTB, membuat memo refund, dan mendistribusikan ke HO via fax/scan email.
g. Mengonstruksikan kasir untuk melakukan pembayaran refund dealer. h. Menerima memo bayar dealer, mengupdate data hutang dealer,
i. Mengajukan tanda tangan akad ke cabang, mengarsipkan satu rangkap ke cabang, menyerahkan ke sales stay/FRO satu rangkap, scan dan email ke HO.
Pembahasan
1. Tahapan Audit Operasional
a. Preliminary Survey (Survei Pendahuluan)
Tahap Preliminary Survey (Survei Pendahuluan) merupakan prosedur yang umum dilakukan oleh auditor untuk mengenal operasi perusahaan yang akan diaudit. Tahap ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran mengenai sejauh mana keefektifan dan efisiennya aktivitas proses pelaksanaan bagian pembiayaan serta menilai sejauh mana kegiatan operasional perusahaan tersebut telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan yang diharapkan maka penulis melakukan pengamatan lapangan sebagai tindakan pendahuluan yang dilakukan atas kegiatan operasional bagian pembiayaan PT Amanah Finance secara langsung, data tertulis, dan wawancara dengan karyawan bagian pembiayaan. Ketiga cara tersebut digunakan penulis dalam melakukan survei pendahuluan untuk menetapkan bagian mana yang kiranya perlu pemeriksaan lebih mendalam. Hasil dari tahapan tersebut adalah sebagai berikut: 1) Pengamatan Fisik
pemohon (calon nasabah) tidak melakukan kredit di perusahaan lain ( filed ),
2) Data Tertulis
Tahapan kedua dari survei pendahuluan ini penulis mengumpulkan data-data tertulis yang digunakan pada bagian operasional khususnya aktivitas pembiayaan dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai aktivitas pembiayaan telah berjalan secara efektif dan efisien. Adapun data yang berhasil penulis peroleh adalah sebagai berikut:
a) Data tunggakan kendaraan (stok akhir 30/04/2012) seperti yang terlihat pada lampiran 2
b) Flow Chart Bussines process bagian pembiayaan, seperti yang telah dilampirkan pada lampiran 5.
c) Deskripsi mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas pada PT Amanah Finance seperti yang telah dilampirkan sebelumnya.
d) Job description bagian pembiayaan. Seperti yang dibahas pada bab IV pada sejarah perusahaan serta lampiran 6.
e) Draft pertanyaan dari perusahaan pada saat survei dilakukan lampiran 3.
3) Wawancara
Wawancara yang dilakukan disesuaikan dengan beberapa pertanyaan dalam bentuk pertanyaan kuesioner. Hasil daftar kuesioner terlampir pada lampiran 10.
Berdasarkan tahapan yang dilakukan pada survei pendahuluan diperoleh dugaan sebagai berikut:
a) Adanya dugaan bahwa seringnya terjadi kesalahan dalam penginputan data nasabah (pemohon).
b) Diduga seringnya terjadi kredit macet yang diduga mempengaruhi pembiayaan perusahaan.
c) Diduga tingginya risiko tingkat kehilangan kendaraan yang akan diperoleh perusahaan.
b. Review and Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Managemen)
Berdasarkan data dan temuan-temuan yang diperoleh pada tahap survei pendahuluan, maka tahap selanjutnya adalah Review and Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Manajemen). Adapun aspek-aspek yang akan direview adalah sebagai berikut:
1) Memeriksa struktur organisasi perusahaan pada bagian pembiayaan dengan melihat kesesuaian job description bagian pembiayaan yang telah ditetapkan perusahaan.
2) Memeriksa bussines proces dan job description perusahaan terkait alur pembiayaan pada perushaan.
3) Memeriksa seluruh berkas nasabah (pemohon) terkait pengajuan pembelian (kredit).
4) Memeriksa data tunggakan nasabah (kredit Macet) sampai akhir periode.
1) Pemeriksaan Struktur Organisasi Perusahaan
Dewan komisaris terdiri dari Komisaris Utama, dan Komisaris, yang membawahi Dewan Pengawas Syariah, dewan Direksi (BOD), Pemegang Saham (shareholder),dan membawahi 2 Divisi, yakni Divisi Keuangan, dan Divisi Pemasaran, Divisi Keuangan diantaranya : Kepala Bagian IT, Kepala Bagian Finance, Kepala Bagian Accounting, Kepala Bagian Risk and AR. Dan Kepala Bagian HRD & GA. Divisi Pemasaran (marketing) antara lain: kepala bagian pembiayaan, dan kepala bagian marketing plan. Pada bagian pembiayaan terbagi dua bagian yaitu bagian Finance adm dan Bagian Financing Analyst. Dalam hal ini bagian finance adm mencakup bagian admin nasabah dan pengarsipan, sehingga tidak ada yang fokus menangani bagian pengarsipan Bagian Pembiayaan. Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan pada struktur organisasi PT Amanah Finance maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya struktur organisasi PT Amanah Finance telah sesuai dengan job descriptionnya, namun dalam praktiknya para pemegang kepentingan-kepentingan tersebut keluar dari job description yang telah ditetapkan sehingga perlunya ditingkatkan pengawasan dalam pelaksanaan praktiknya (lampiran 4).
2) Memeriksa bussines proses perusahaan terkait alur pembiayaan pada perusahaan.
bussines process dengan job description perusahaan dalam ruang lingkup fungsi pembiayaan pada internal perusahaan (pada lampiran 5 dan 6 ).
3) Pemeriksaan Berkas Nasabah (Pemohon).
Pada saat pembuatan berkas nasabah covernote dilakukan, dalam hal ini kelayakan nasabah yang dibuat berdasarkan data pengajuan nasabah, diidentifikasi adanya data pemohon yang filed terkait kelayakan pembiayaan yang akan dikeluarkan sehingga menjadi pertimbangan bagi perusahaan untuk mengeluarkan atau tidak kelayakan data pemohon tersebut. 4) Pemeriksaan Data Tunggakan Kendaraan (Kredit Macet)
Data tunggakan kendaraan setiap bulannya membuat laporan oleh bagian piutang yang menangani masalah kredit macet kendaraan yang akan ditarik, data tersebut akan di berikan ke bagian pembiayaan sebagai data nasabah yang bermasalah, dalam hal ini data tunggakan kendaraan (kredit macet) merupakan kunci utama dalam perusahaan pembiayaan, pada pemeriksaan data tunggakan kendaraan dari tahun 2011 hingga bulan April 2012 terjadi tunggakan yang cukup besar dalam data tersebut sehingga penulis harus menemukan penyebab terjadinya kredit macet tersebut yang semakin meningkat hal ini dapat dilihat pada lampiran 2.
c. Detail Examination (Pengujian Terinci)
Kondisi perusahaan dengan adanya keseringan human error bagian pembiayaan pada saat penginputan data nasabah (pemohon). Hal tersebut dikarenakan kurang ketelitian serta pengecekan kembali data sebelum di upload. Dalam hal ini kurangnya ketelitian pada saat berkas nasabah yang diinput serta kurangnya pengecekan kembali sebelum dikirim ke bank sebagai data nasabah untuk pencairan dana sering kali terjadi kesalahan sehingga terkadang data dikirim kembali oleh pihak bank untuk pengecekan ulang dalam covernote (berkas nasabah) yang telah dikirim tersebut, yang berdampak pada kesalahan dalam pemberian kelayakan dan complain yang diterima dari pihak bank, bukti audit adanya kesalahan dalam pengetikan nomor mesin paada saat pengajuan Bukti terlampir pada lampiran 1.
Bagian pembiayaan sering terjadi tunggakan yang cukup besar karena bagian pembiayaan tidak mendata dengan jelas criteria serta syarat scoring kelayakan nasabah dengan baik sehingga terjadi tunggakan (kredit macet), serta pencitraan perusahaan yang dinilai kurang sehat, pada perusahaan PT Amanah Finance bukti adanya tunggakan akhir-akhir ini dapat dilihat pada data tunggakan kendaraan nasabah akhir periode 2011 hingga bulan April 2012 yang cukup besar (bukti tunggakan terlampir pada lampiran 2)
adalah draft pertanyaan ke pelanggan pada saat survei dilakukan kepada calon nasabah (bukti terlampir pada lampiran 3).
Berikut disajikan dalam bentuk tabel mengenai ringkasan temuan pada Detail examination (pengujian terinci) pada PT Amanah Finance sebagai berikut:
CONDITION CRITERIA FIRM EFFECT RECOMENDATION
Adanya keseringan human error bagian pembiayaan pada saat penginputan data nasabah (pemohon) Ketentuan yang baik seharusnya melakukan pengecekan setelah penginputan berdasarkan job employ Karyawan yang kurang teliti dan focus pada saat
pembuatan berkas tersebut.
1. Kesalaha n dalam pemberian
kelayakan kepada
nasabah. 2. Complain
dari pihak
bank sehingga pencitraan
kinerja
1. Manajer harus selalu memberikan arahan kepada
karyawan agar lebih teliti dalam
bekerja. 2. Pengecekan
kembalui yang
harus dilakukan oleh karyawan
perusahaan dinilai rendah. bank. Bagian pembiayaan sering terjadi tunggakan (kredit macet) yang cukup besar Ketentuan mengenai syarat–syarat pembayaran bagi pelanggan 1.Bagian pembiayaan tidak melakukan survei yang lebih mendetail kepada nasabah sebelum terjadi akad 2.Bagian pembiayaan tidak mendata dengan baik criteria dan syarat scoring kelayakan nasabah.
1. Terjadi tunggakan (kredit macet) yang cukup besar sehingga tingkat kerugian akan meningkat bagi perusahaan. 2. Citra
Perusahaan di
nilai tidak sehat.
1. Tetapkan scoring kelayakan nasabah yang
sesuai dengan realitas karakter
nasabah.
2. Lakukan job description yang baik sesuai dengan peraturan
PENUTUP Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Amanah Finance dapat disimpulkan bahwa proses pembiayaan pada fungsi pembiayaan secara garis besar telah berjalan secara efektif dan efisien, namun terdapat kekuatan dan kelemahan dalam operasionalnya.
Adapun kekuatannya yaitu perusahaan telah memiliki standar operasional prosedur dan job description yang menjadi patokan perusahaan dalam hal pemberian pembiayaan pada nasabah. Namun ada beberapa Bagian pembiayaan tidak menanyakan ke nasabah (pemohon) mengenai apa tujuan dari pembelian (kredit) suatu kendaraan pada saat survey
berlangsung.
Ketentuan yang
baik , pada saat akad berlangsung sebaiknya ada yang menanyakan tujuan dari pembelian (kredit) kendaraan tersebut. Bagian pembiayaan tidak memasukkan pertanyaan tersebut dalam proses akad dengan nasabah (pemohon). 1.Resiko kehilangan kendaraan cukup besar 1. Terjadinya kredit macet 2. Pendapat
an yang harusnya diterima tidak sesuai. Perusahaan harus memasukkan pertanyaan tersebut kedalam draft saat
kelemahan pada operasional perusahaan, yaitu seringnya terjadi human error pada saat penginputan data nasabah (pemohon), seringnya terjadi kredit macet, dan bagian pembiayaan tidak menanyakan ke nasabah (pemohon) mengenai apa tujuan dari pembelian (kredit) suatu kendaraan pada saar survey berlangsung.
Dalam hal ini rekomendasi yang penulis berikan dari kelemahan-kelemahan tersebut yaitu perlunya ditingkatkan ketelitian karyawan dalam bekerja untuk menghindari human error, lakukan proses penyeleksian yang ketat mengenai layak atau tidaknya suatu persetujuan kredit nasabah (pemohon), dan masukan pertanyaan ke dalam draft mengenai apa tujuan dari pembelian (kredit) pada saat survei berlangsung.
Saran
Bagi perusahaan, yaitu Agar pembiayaan yang dilakukan oleh pihak PT Amanah Finance bisa berjalan lebih efektif dan efisien, maka penulis menyarankan dalam melakukan aktivitas pembiayaannya sebaiknya manajer serta pihak-pihak internal perusahaan pada fungsi pembiayaan PT Amanah Finance harus lebih mengefektifkan internal control dalam menjalankan aktivitasnya serta perlunya peningkatan kualitas sumberdaya manusia (SDM) dari pihak PT Amanah finance.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Soekrisno. 2004. AUDITING. Jilid I. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Agoes, Soekrisno. 2004. AUDITING. Jilid II. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Arianto sam, Blogspot (online) sobatbaru.blogspot.com/2010/04/pengertian-audit-operasional.html 4 Apr 2010 – (2003:419)
Abdul Halim MBA, Ak, AUDITING 1, Yogyakarta: fakultas ekonomi universitas gadjah mada
Dwiermayanti.wordpress.com/2010/.../pelaksanaan-audit-operasional/ semarang; 4 Mar 2010.
Guy dkk. 2003. Auditing. Buku 2 Edisi 5. Jakarta : Erlangga. Ispektorat BPKP (Online) 2003-2011;
www.bpkp.go.id/inspektorat/konten/350/Audit-Operasional.bpkp
diakses 14 april 2012)
Jusuf, amir abadi 1996, 1993, 1999, AUDITING, Buku Dua: Salemba Empat, Edisi Indonesia.
Komli (website) Pembiayaan syariah Sumber:
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2157676-pengertian-pembiayaan/#ixzz1s5FMzXiQ
Mulyadi. 2002. AUDITING. Buku 1 Edisi 6. Jakarta : Salemba Empat. Repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20825/4/Chapter%20I.pdf
http:// jbptunikompp-gdl-s1-2007-ratnadewin-6367-bab-ii.rtf dan
jbptunikompp-gdl-s1-2005-dianrohaen-1292-bab-i
Sawyer, Lawrence B. 2005. Internal Auditing. Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Sawyer, Lawrence B. 2005. Internal Auditing. Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Syamrilaode, 17 september 2010, Google (online), Sumber:
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2052551-pengertian-internal-audit/#ixzz1sBrGaZtQ (diakses 10 april 2012) Tunggal, Amin, Widjaja. 2000. Audit Operasional. Jakarta: Harvindo. 2 Jan 2010
