Strategi Mengembangkan Bisnis Proses
melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi
Prof. Richardus Eko Indrajit
Organisasi dan Proses Bisnis
Organisasi merupakan kumpulan dari manusia yang distrukturkan untuk mencapai tujuan tertentu
Perusahaan memiliki obyektif utama untuk
memaksimalkan kekayaan (wealth) dalam berbagai bentuk manifestasinya
Definisi Proses Bisnis yang Relevan
Serangkaian aktivitas runtut, terstruktur, dan sistematis untuk menciptakan produk dan/atau jasa demi
pemenuhan kebutuhan pelanggan
Alasan Fokus pada Proses Bisnis
Tanpa proses bisnis, maka tidak ada produk atau jasa yang ditawarkan
Produk dan jasa tersebut mencerminkan alasan
mengapa institusi atau organisasi tersebut dibentuk
Dengan demikian, kinerja aktivitas terkait dengan penciptaan produk/jasa dalam rangka memenuhi
Jenis dan Klasifikasi Proses Bisnis
Proses Bisnis Utama – berdampak langsung pada
pemenuhan misi, biasanya merupakan tupoksi institusi
Proses Manajemen – melingkupi rangkaian
perencanaan, penerapan, dan pengawasan (termasuk di dalamnya proses pengambilan keputusan dan
supervisory)
Proses Pendukung – kumpulan beragam aktivitas back office yang ada dalam teritori institusi (pengelolaan
Fokus: Proses Bisnis Utama
Langsung memberikan dampak pelayanan bagi pelanggan (customers) atau masyarakat (publik)
Bersifat unik dan membawa manfaat bagi mereka yang mendapatkan pelayanan (value propositions)
Merupakan alasan mengapa institusi terkait beroperasi (reasons for being)
Kunci keberhasilan institusi dalam memenuhi misinya secara strategis dan berkesinambungan (jangka
1. Mulailah dari Tawaran Manfaat
Apakah value propositions dari institusi terkait ?
Apakah yang membedakan antara produk/jasa yang ditawarkan institusi dengan hal serupa yang diberikan oleh organisasi lain ?
2. Rancanglah Rangkaian Proses
Iterasi pertama: pastikan efektivitas proses bisnis dalam arti kata memenuhi ruang lingkup produk/jasa yang
ditawarkan dengan indikator kinerja sebagaimana telah dijanjikan
Iterasi kedua: pastikan bahwa rangkaian aktivitas pada proses bisnis tersebut menggunakan sumber daya
seoptimal mungkin
3. Lakukan Simulasi Proses Bisnis
Uji cobalah proses bisnis yang ada dalam lingkungan nyata (observasi) maupun laboratorium (analisa)
dengan atribut generik terlebih dahulu
Pergunakan teknik pemetaan proses bisnis dengan memanfaatkan piranti aplikasi pendukung (software)
Tidak perlu ragu melakukan reengineering proses bisnis (dengan cara eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan
4. Rancanglah Struktur Organisasi
Kembangkan struktur dan model organisasi yang paling tepat dalam menunjang proses bisnis yang ada
Berorientasilah pada pelayanan pelanggan/publik terlebih dahulu, baru kemudian melihat ke internal
5. Tentukan Atribut Detail Proses
Untuk masing-masing aktivitas pada proses bisnis,
identifikasikan atributnya dengan detail (ruang lingkup, biaya, durasi, penanggung jawab, model kendali,
indikator kinerja, dan lain sebagainya)
Petakan keseluruhan proses tersebut secara terintegrasi dan terpadu dengan menggunakan piranti aplikasi
6. Lakukan Simulasi Kinerja
Berdasarkan atribut yang ada, lakukanlah simulasi akhir untuk mengetahui jenis dan seberapa besar sumber
daya yang dibutuhkan
Perhitungan sumber daya ini dibutuhkan untuk mengatur strategi pengadaan dan utilisasi resources dimaksud
Keseimbangan antara efektivitas, efisiensi, dan
7. Kembangkan SOP yang Jelas
Setelah proses bisnis selesai dirancang, secara otomatis SOP telah dikembangkan
Pastikan terjadinya sosialisasi dan edukasi SOP ini bagi seluruh pemangku kepentingan (terutama user)
8. Persiapkan Sumber Daya
Dari hasil identifikasi sebelumnya, manajemen
mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan dengan menggunakan berbagai strategi
Kembangkan proses bisnis back office yang menunjang kinerja proses bisnis utama
9. Kembangkan Sistem Insentif
Kembangkan lingkungan kondusif yang menunjang pelaksanaan proses bisnis dimaksud
Jadikan kepatuhan terhadap proses bisnis sebagai kultur organisasi
10. Kendalikan dan Revisi Berkala
Lakukan proses evaluasi dan penilaian secara berkala untuk tujuan perbaikan berkesinambungan dan
pembelajaran
Buka kesempatan untuk inovasi dan kreativitas demi perbaikan kinerja proses bisnis organiasi
Tidak perlu ragu-ragu melibatkan pelanggan dalam
Terima Kasih
Prof. Richardus Eko Indrajit
