MAKALAH MANAJEMEN DOKUMENTASI
OLEH :
1. Lukvi Febrianti (15080314006)
2. Ima Choirunnisa’ (15080314010)
3. Miftakul Jannah (15080314006)
4. M. Fahmi Al Habib (15080314072)
5. Nurmalita Rahmawati (15080314078)
Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015B Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Surabaya
The Georgia Archives (2004) menyebutkan bahwa rekod atau dokumen elektronik dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima menurut undang-undang. Menurut international Standart Organization (ISO), rekod adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
Dokumen Elektronik adalah sebagaimana yang diatur dalam Pasal 1 angka 4 yang menyebutkan, “Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Eletktronik termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta rancangan, foto atau sejenisnya, hurug, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”.
Dokumen yang digunakan dalam transaksi elektronik dinamakan dengan “dokumen elektronik” artinya adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”.
B.
Ciri – ciri dokumen elektronika. Dokumen elektroni/digital memiliki kelebihan dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi kualitas data asilnya.
b. Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog, dimana
kualitas data asli lebih baik dari duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen.
c. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
d. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.
e. Penyimpanan informasi lebih terpusat
C. Bentuk Dokumen Elektronik
1. File-file dalam program komputer, seperti tulisan, gambar, spreadsheet, video, suara, dll
2. E-contract 3. Digital signature 4. E-mail
D. Kelemahan Dokumen Elektronik
• Dokumen elektronik sangat mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak diketahui lagi data mana yang original
• Dokumen elektronik sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan nantinya akan muncul masalah tentang keotentikan dokumen elektronik tersebut.
• Illegal Contents
– Merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke Internet tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar hukum atau mengganggu ketertiban umum. Sebagai contohnya, pemuatan suatu berita bohong atau fitnah yang akan menghancurkan martabat atau harga diri pihak lain, hal-hal yang berhubungan dengan pornografi atau pemuatan suatu informasi yang merupakan rahasia negara, agitasi dan propaganda untuk melawan pemerintahan yang sah dan sebagainya.
• Data Elektronik Sebagai Alat Bukti Masih Dipertanyakan
– Pengakuan data elektronik sebagai alat bukti di pengadilan nampaknya masih dipertanyakan validitasnya
– Belum adanya payung hukum – Belum terjamin keamanan data
E. Karakteristik Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini adalah sebagai berikut :
karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut : Capture
Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
F. Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat : 1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. 4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara
elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode]. 6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.
G. Penyimpanan Dokumen Elektronik
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 sebagaiamana yang diulas oleh Mulyantono (2012: 3.25) tentang penyimpanan sebuah dokumen Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan:
1. Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk worm (write once, read many yaitu teknologi diks optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpanan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca dengan drive yang digunakan untuk menyimpanan data padanya. WORM disebut juga CD-R (Implementasi jenis I).
2. Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis penyimpanan lain (Implementasi jenis II).
