SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D
DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika
Universitas Surakarta
Disusun Oleh :
Nama : Arif Sutikno
NIM : J03IT0071
Program Studi : Teknik Informatika
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA
2005
HALAMAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D
di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta
NIM : J03IT0071
Fakultas : Teknologi Informatika
Program Studi : Teknik Informatika
Jenjang Pendidikan : Strata 1
Telah disetujui pada
Hari :
Tanggal :
Mengetahui
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
Bambang Eka Purnama, M.Kom Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc
HALAMAN PENGESAHAN
Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D
di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta
Nama : Arif Sutikno
NIM : J03IT0071
Program Studi : Teknik Informatika
Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik
Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi
tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika.
Surakarta, Oktober 2005
3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course
Arif Sutikno – J031T0071
Faculty of Information Technology Surakarta University 2005
ABSTRACT
Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed
Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : “Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one?”
The goals of this scripts are : The first is “Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure”, the second is “Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia
Surakarta to eliminate the weakness of existed system”, the third is “Create a prototype
and the fourth is “Create a system implementation planning”.
The usage of methodology to solve the problem are “Observe with questionairing supported by interviewing, system analysis and design” taken from Kendall and Kendall theory to get the understanding of existed system, “feasibility study” with feasibility impact grid taken from Kendall and Kendall theory, and “Implementation planning theory” taken from the book writen by Suryadi, H.S. and Bunawan.
After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals
accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system it’s already done and ready to implement for Pratama Mulia
Surakarta Computer Course.
Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation.
xi+62 pages; 14 figures; 15 tables; 4 attachment Bibliography : 5 (1990-2003)
Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D
Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno – J031T0071
Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2005
ABSTRAKSI
Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : “Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?”.
Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama “Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal”, kedua “Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi
pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan”, ketiga
sistem”.
Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah
“observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem“ oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, “teori studi kelayakan” dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, “teori rencana implementasi sistem” oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi.
Setelah kegiatan di atas selesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk
menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia
Surakarta.
Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D.
xi+62 halaman; 14 gambar; 15 tabel; 4 lampiran Daftar acuan : 5 (1990-2003)
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini untuk
memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika
Universitas Surakarta dengan judul :
“Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta“
Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima
kasih kepada :
1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta
3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta.
4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik
Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen
pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam
penulisan ini
5. Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc sebagai dosen pembimbing II yang telah banyak
memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini
6. Rekan-rekan mahasiswa yang banyak memberikan bantuan dan dukunganya
Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh
dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca umumnya.
Surakarta, Oktober 2005
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
HALAMAN PERSETUJUAN ii
HALAMAN PENGESAHAN iii
ABSTRACT iv
ABSTRAKSI v
KATA PENGANTAR vi
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBAR xi
BAB 1. PENDAHULUAN 1
1.1. Latar Belakang Masalah 1
1.2. Rumusan Masalah 2
1.3. Batasan 2
1.4. Tujuan dan Manfaat 3
1.5. Metode 4
1.6. Kerangka Pemikiran 5
1.7. Sistematika Penulisan 7
BAB 2. GAMBARAN UMUM 8
BAB 3. LANDASAN TEORI 15
3.1. Konsep Dasar Sistem 15
3.2. Jenis-Jenis Sistem 16
3.4. Metode Enkripsi Biner 19
BAB 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 23
4.1. Analisis Terhadap Existed Sistem 24
4.2. Analisis dan Perancangan Expected System 36
BAB 5. PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM 52
5.1. Jadwal Implementasi Sistem 52
5.2. Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak 55
5.3. Rancangan Antarmuka 56
BAB 6. KESIMPULAN 61
DAFTAR PUSTAKA 63
LAMPIRAN A
LAMPIRAN B
LAMPIRAN C
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid 19
Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb 30
Tabel 4.2. Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb 30
Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb 31
Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb 31
Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb 32
Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System 36
Tabel 4.7. Berkas Tabel REGULASI – ARSIP.mdb 48
Tabel 4.8. Berkas Tabel PETUGAS – ARSIP.mdb 48
Tabel 4.9. Berkas Tabel ARSIP – ARSIP.mdb 49
Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI – ARSIP.mdb 49
Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM – ARSIP.mdb 50
Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG– ARSIP.mdb 50
Tabel 4.13. Feasibility Impact Grid untuk Existed System 51
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1. Skema Kerangka Pemikiran. 5
Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia 13
Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya 16
Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi 18
Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner 21
Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan 25
Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System 28
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System 29
Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System 38
Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System 39
Gambar 4.6. DFD Level Context – Sistem Keamanan - Expected System 40
Gambar 4.7. DFD Level 0 – Sistem Keamanan - Expected System 41
Gambar 5.1. Splash 56
Gambar 5.2. Jendela Login 56
Gambar 5.3. Jendela Utama 57
Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman 58
Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan 59
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia adalah sebuah lembaga
pendidikan yang sangat memperhatikan kualitas sistem pelayanan mereka terhadap
“warga belajar”. Salah satu bukti perhatian tersebut terlihat dari perhatian mereka atas
kualitas pengelolaan arsip milik warga belajar. Lembaga ini telah mengembangkan
sebuah sistem informasi pengarsipan yang cukup baik dan bahkan sistem pengarsipan ini
telah berkembang menjadi sebuah sistem yang berbasis teknologi komputer yang dapat
digolongkan sebagai office automation system.
Walaupun demikian, pihak manejemen Lembaga Pendidikan Komputer
Pratama Mulia mengeluhkan bahwa masih ada beberapa hal yang mengganggu. Sebagai
misal, dikeluhkan bahwa sistem yang sedang berjalan (existed system) masih bersifat
tertutup dan sulit dikembangkan karena hanya digunakan untuk mengelola arsip
mahasiswa sedangkan pada kenyataannya banyak jenis arsip lain yang harus dikelola.
Contoh lain yang mengganggu adalah existed system seolah memiliki sub-sistem
keamanan (security system) tetapi sebenarnya hanya berupa kelengkapan pada program
aplikasi sehingga tidak cukup aman.
Pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia juga
memiliki harapan bahwa apabila sistem ini akan dikembangkan, sistem yang diharapkan
(expected system) harus memiliki program aplikasi yang mudah digunakan atau user
friendly dan memiliki antar hadap visual yang dapat menunjukkan lokasi arsip dengan
arsip (pointer).
Berdasarkan pernyataan dan harapan pihak manajemen Lembaga Pendidikan
Komputer Pratama Mulia tersebut maka perlu untuk dilakukan studi analisis atas kinerja
sistem yang sedang berjalan dan kemudian dilakukan perancangan sistem yang baru
berdasarkan umpan balik yang diperoleh dari analisis yang bersangkutan.
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan dari latar belakang, dapat dirumuskan permasalahan sebagai
berikut :
1. Apakah benar bahwa sistem yang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup,
tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?
2. Bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan
menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?
1.3. BATASAN
Agar lebih terfocus dan tidak melebar, maka pokok bahasan dibatasi pada
hal-hal berikut ini :
a. Analisis terhadap existed system dilakukan sesuai dengan disiplin ilmu
informatika sampai dengan dianggap cukup sebagai bahan bagi perancangan
expected system (dalam siklus kehidupan sistem disebut sebagai umpan balik)
b. Perancangan sub-sistem pendukung hanya terdiri dari sistem keamanan
(security system) yang terdiri dari sistem otoritas (previledges system), sistem
perekaman aktifitas (logging system) dan sistem penyamaran data (encryption
system)
Tujuan :
1. Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya,
tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal.
2. Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem Informasi Pengarsipan
Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia
Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.
3. Membuat protitipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan
diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan.
4. Membuat rencana implementasi sistem.
Manfaat :
1. Memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata I Program Studi
Teknologi Informasi Universitas Surakarta
2. Dapat digunakan oleh Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia untuk
melakukan pengembangan atau rekayasa perangkat lunak sistem pengarsipan
1.5. METODE
Metode atau cara yang digunakan untuk menyelesaikan masalah pada skripsi
ini adalah :
a. Metode Pendataan : 1. Kepustakaan
Dilakukan dengan cara mengumpulkan beberapa bahan pustaka dari
buku-buku, skripsi, materi internet dan catatan kuliah yang berkaitan dengan
skripsi ini.
2. Observasi
yang ada di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia.
3. Kuisioner dan wawancara
Dilakukan untuk mempermudah pemerolehan bahan masukan analisis sistem.
Pembuatan kuisioner dibantu oleh wawancara langsung kepada semua pihak
yang berkaitan dengan sistem pengarsipan di Lembaga Pendidikan Pratama
Mulia agar diperoleh bahan masukan analisis yang akurat dan tidak bias.
b. Metode Pendekatan : 1. Analisis
Dilakukan untuk pemerolehan pemahaman terhadap existed system. Analisis
dilakukan dengan standar analisis yang berlaku di disiplin informatika.
2. Studi Kelayakan
Dilakukan untuk menilai kelayakan dari existed system dengan metode
feasibility impact grid.
3. Perancangan
Dilakukan untuk membangun rancangan expected system.
4. Rencana Implementasi
Dibuat agar sistem dapat diimplemetasikan dengan baik. Dilakukan dengan
cara-cara standar minimal manajemen proyek dan dilengkapi dengan
prototipe aplikasi untuk sistem komputer yang akan diterapkan sebagai
sub-sistem dari sub-sistem pengarsipan
1.6. KERANGKA PEMIKIRAN
Agar diperoleh gambaran yang jelas tentang upaya yang dilakukan untuk
mengarahkan seluruh aktifitas analisis dan perancangan sistem yang dilakukan.
Analisis terhadap sis tem yang sedang berjalan
Gambar 1.1: Skema Kerangka Pemikiran.
Diskripsi :
1. Keluhan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia
digunakan sebagai bahan arahan analisis pada Observasi Pendahuluan.
2. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dimana analisis tersebut harus
menghasilkan :
a. Tabel Kelayakan. Pembuatannya dilakukan berdasarkan hasil observasi
secara umum terhadap implementasi sistem yang sedang berjalan dan
secara khusus terhadap kinerja program aplikasi yang digunakan oleh
sistem yang bersangkutan
b. Data flow diagram level context dan level 0
3. Hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan kemudian digunakan sebagai
bahan masukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem yang baru
yang terdiri dari sistem utama (sistem informasi pengarsipan) dan sistem
penunjangnya (sistem keamanan).
4. Perencanaan Implementasi Sistem sesuai dengan standar minimal manajemen
proyek.
1.7. SISTEMATIKA PENULISAN
BAB I PENDAHULUAN
Secara berurut bab ini berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah,
Batasan, Tujuan Dan Manfaat, Metode, Kerangka Pemikiran dan Sistematika
Penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM
Bab ini diperlukan agar sidang pembaca lebih mudah dalam memahami
kandungan isi dengan cara memaparkan situasi dan kondisi saat penulisan,
serta aktivitas ilmiah yang mendahuluinya dilaksanakan. Situasi berkaitan
dengan fungsi waktu dan atmosfir psikologis saat itu sedangkan kondisi lebih
cenderung ke fungsi lokasi dan atmosfir fisiologis saat itu.
BAB III LANDASAN TEORI
Isi dari bab ini adalah kumpulan teori (ide atau pemikiran untuk menjelaskan
fakta atau kejadian) yang digunakan untuk melakukan pemecahan masalah
(problem solving) dari seluruh aktivitas ilmiah yang diwakili oleh tulisan ini.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN
Agar bab ini dapat memenuhi fungsinya dengan baik, bab yang merupakan
Kerangka Permikiran yang telah dijelaskan pada Bab I.
BAB V PERENCANAAN IMPLEMENTASI
Berisi perencanaan dan penjadwalan proyek implementasi sistem baru
apabila manajemen menghendaki untuk mengimplementasikan sistem yang
baru.
BAB VI PENUTUP
Dengan didahului kesimpulan sebagai jawaban dari rumusan masalah, bab ini
berisi kesimpulan perihal beberapa hal yang berkaitan dengan implementasi
BAB II
GAMBARAN UMUM
Institusi apapun jika sudah berkaitan dengan hal-hal yang harus legitimate, harus
sudah menerapkan Sistem Pengarsipan di dalam manajemennya. Sistem Pengarsipan,
secara umum selain berfungsi sebagai perangkat untuk mencari informasi yang akurat
dan sah, juga berfungsi sebagai perangkat activities tracking. Implikasinya juga cukup
luas, di antaranya :
1. Bagi manajemen; digunakan untuk mencari informasi tertentu yang berkaitan
dengan proses pengambilan keputusan (decision making).
2. Bagi lembaga hukum; digunakan untuk validasi pada kasus tertentu pada proses
berperkara.
3. Bagi lembaga perpajakan; digunakan sebagai perangkat untuk melakukan
activities tracking yang berkaitan dengan keuangan dan pajak.
4. Dan sebagainya.
Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia yang berkedudukan di
Surakarta adalah sebuah lembaga yang telah cukup mapan. Komitmennya terhadap jasa
pelayanan pendidikan yang berkualitas menjadikan institusi ini sangat perhatian terhadap
kualitas model manajemen yang dikembangkannya. Gugus kendali mutu yang baik
bahkan sudah diterapkan pada kegiatan manajemen institusi ini.
Salah satu sub-sistem manajemen yang menjadi perhatian institusi ini adalah
Pengarsipan adalah sangat penting. Pengalaman empiris mereka membuktikan hal itu.
Pengalaman mereka yang berkaitan dengan kecepatan, kemudahan dan
ketepatan pelayanan akan bernilai tinggi jika didukung oleh sub-sistem pelayanan yang
baik. Di antaranya adalah Sistem Pengarsipan. Contoh sub-sistem yang disumbang
dengan pelayanan optimal dari Sistem Pengarsipan adalah :
1. Bimbingan dan Konseling Pendidikan
2. Evaluasi Pendidikan
3. Legalisasi Surat Tanda Selesai Belajar dan Ijazah Nasional
4. Pengambilan Keputusan Pemberian Subsidi Pendidikan
5. Dan sebagainya.
Sistem Pengarsipan yang sekarang ini sudah diimplementasikan di Lembaga
Pendidikan Komputer Pratama Mulia sudah berbasis teknologi komputer. Sayangnya
sistem ini tidak menjalani siklus kehidupan sistem yang layak. Bahkan sistem ini belum
dipelihara dengan baik sebagaimana sub-sistem lain di lingkungan manajemen LPK
Pratama Mulia.
Sebagian unsur manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia
masih memiliki anggapan bahwa asal sistem sudah diimplementasikan dan digunakan
oleh pemilik sistem adalah sistem yang berhasil. Anggapan ini tentu saja tidak
sepenuhnya salah. Tetapi secara logis semua orang pasti berpendapat bahwa anggapan
tersebut tidak dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses pengambilan keputusan
Untuk memelihara sebuah sistem saja, menurut D. Suryadi, H.S. dan
Bunawan dalam bukunya yang bertajuk Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan
Sistem Informasi (Gunadarma, 1995) ada 4 hal yang harus dilakukan oleh pihak
manajemen, yaitu :
1. Pemeliharaan korektif
2. Pemeliharaan adaptif
3. Pemeliharaan perfektif dan
4. Pemeliharaan prefentif
Pemeliharaan korektif
Pemeliharaan korektif adalah bagian dari pemeliharaan sistem yang tidak begitu
tinggi nilainya dan lebih membebani karena pemeliharaan ini mengoreksi
kesalahan-kesalahan rancangan, pengkodean, dan implementasi yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Kebutuhan pemeliharaan sistem korektif seringkali disebabkan oleh perancangan sistem
dan perancangan program aplikasi yang tidak baik.
Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang
memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki
malfungsi dengan cepat sangat berharga bagi institusi yang bersangkutan.
Pemeliharaan adaptif
Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan existed system dengan
adanya peningkatan kenyamanan dan keamanan sistem. Environment tempat sistem
beroperasi adalah dinamik, dengan demikian maka sistem harus terus menanggapi
perubahan kehendak environment dan user. Misalnya, undang-undang perpajakan yang
baru mungkin memerlukan suatu perubahan dalam kalkulasi pembayaran bersih
(formulation adaption). Atau diperlukan laporan baru (report form adaption), dan
sebagainya.
Pemeliharaan adaptif ini tidak dapat dielakkan. Namun demikian, jika ditemui ada
banyak pemeliharaan jenis ini berarti perekayasaan sistem dan perekayasaan program
aplikasi yang dikembangkan tidak baik, tidak terbuka terhadap perubahan dan/atau tidak
cermat.
Pemeliharaan perfektif
Pemeliharaan perfektif ini mempertinggi cara kerja atau maintenancy ability
(kemampuan untuk dirawat). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi
persyaratan pengguna yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan
substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk
meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluarsa, membetulkan
kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi. Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan
ini mungkin berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak,
penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika
pemrosesan yang lebih efisien dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.
Pemeliharaan prefentif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem
untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personel pemeliharaan
yang bekerja dalam sistem ini seringkali menemukan symptom cacat-cacat yang
menandakan permasalahan potensial. Cacat ini bila tidak dikoreksi ditingkat awal jelas
sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk merawatnya.
Skripsi ini sengaja memaparkan perihal pemeliharaan sistem dengan agak panjang
lebar karena dianggap bahwa kegiatan ini sudah cukup untuk membuktikan betapa sistem
harus mengalami proses-proses dinamik. Agar sistem dapat memenuhi fungsinya, dari
waktu ke waktu sistem tersebut harus selalu berubah. Sesuai dengan zaman dan strata
kebutuhan yang terus meningkat.
Bukti konkrit yang dapat digunakan untuk menunjukkan adanya dinamika sistem
adalah struktur organisasi di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sendiri.
Hanya dengan cara melihat diagram struktur organisasi tersebut, seorang ahli manajemen
dengan segera akan mengetahui bahwa struktur organisasi tersebut dikembangkan atas
dasar kebutuhan. Setiap unsur manajemen tercipta, bertumbuh dan berkembang karena
Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia
Seksi Pengarsipan sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi
ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin
oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan masing-masing satu personel dari
seksi-seksi Front Office, Keuangan, Administrasi Pendidikan dan Operasional difungsikan
sebagai petugas-petugas pengarsipan.
Secara historis, seksi ini terbentuk karena pihak manajemen sangat membutuhkan
pelayanan kearsipan yang berkaitan dengan pelayanan kepada Warga Belajar yang
menjadi peserta didiknya. Tetapi karena pihak manajemen menyadari bahwa jika sistem
ini telah menjadi matang, sistem ini akan dapat diaplikasikan untuk segala macam jenis
arsip. Tidak hanya untuk arsip Warga Belajar LPK Pratama Mulia.
Tetapi sayang sekali, hampir seluruh lini yang bertanggung jawab terhadap
pemeliharaan sistem terjebak pada rutinitas pekerjaan yang membebani mereka secara
terus menerus. Oleh karena itu sistem ini menjadi tidak terus bertumbuh serta
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. KONSEP DASAR SISTEM
Ada dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem, yaitu yang berorientasi pada
prosedur dan yang berorientasi pada komponen. Yang berorientasi pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu”.
Sedangkan prosedur sendiri didefinisikan sebagai : urut-urutan yang tepat dari
tahapan-tahapan instruksi yang menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang harus mengerjakan, kapan (when) harus dikerjakan, dan bagaimana (how)
mengerjakannya. Sedangkan yang berorientasi pada komponen mendefinisikan sistem
sebagai :
Entitas
3.2. JENIS-JENIS SISTEM
a. Transaction Processing Systems
Adalah sistem informasi berbasis teknologi komputer yang dikembangkan
untuk memproses data transaksi. Biasa digunakan untuk mengelola transaksi bisnis yang
besar secara real time.
b. Office Automation System dan Knowledge Work Systems
Sistem informasi berbasis teknologi komputer yang tidak memasukkan
knowledge pada generator laporannya. Jadi user bebas untuk membentuk laporannya
sendiri. Biasanya berupa program aplikasi untuk membantu aktivitas manajemen. Contoh
: Word processor, electronic spreadsheet, data base management system, dan
sebagainya. Sedangkan yang sudah melibatkan knowledge disebut sebagai KWS. Contoh
: Accounting utility, Project Management Utility, dan sebagainya.
c. Management Information System
Adalah sistem informasi yang berspektrum luas. Meliputi TPS, Analisis dan
Pembuatan Keputusan.
d. Decision Support System
Jenis sistem informasi ini memberi tekanan khusus pada proses-proses
pembuatan keputusan. Sistem ini memiliki strata yang lebih tinggi jika dibandingkan
e. Expert System dan Artificial Intellegent
Adalah sistem informasi yang berkaitan dengan proses pemecahan masalah.
Keunikan sistem ini adalah kemampuannya untuk melakukan proses belajar dari
“pengalaman”.
f. Group Decision Support Systems dan Computer Supported Collaborative Work Systems
Adalah sistem informasi yang memungkinkan sebuah teamwork untuk
bersama-sama melakukan kolaborasi kerja dalam menyelesaikan masalah tertentu. Sistem
ini dilengkapi dengan program aplikasi komputer yang mampu melayani
kebutuhan-kebutuhan yang timbul akibat adanya kolaborasi yang bersangkutan. Remote Presenting,
chating, progress work and schedules synchronizing, distributed whiteboard, dan
kegiatan-kegiatan yang bersifat kolaboratif lain adalah ciri khusus dari sistem ini.
g. Executive Support Systems
Sistem yang dependecy-nya terhadap MIS dan TPS sangat tinggi ini
merupakan sistem yang mendukung para eksekutif dalam membuat keputusan dari
sumber-sumber yang tidak terstruktur.
ESS GDSS CSCWS
SE/AI, DSS dan MIS
TPS
Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi
3.3. TAHAPAN UJI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI
a. Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi
1. Melakukan analisis dan/atau menentukan tujuan sistem
2. Menentukan elemen-elemen sistem yang akan diuji
3. Melakukan Pengujian dengan cara analisis, observasi dan penanggukan data
4. Melakukan sinkronisasi data hasil pengujian
5. Memetakan hasil pengujian ke dalam feasibility impact grid
6. Menetapkan kelayakan sistem berdasarkan peta hasil uji
b. Contoh Feasibility Impact Grid
FEASIBILITY IMPACT GRID
X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem
On time sequen ce
Efficient Compre-hensive Extendable
Large
Previledge Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Penangan an Basisdata
Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Antar
hadap (UI) Layak
Pelaporan Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Jumlah
KELAYAKAN = 3 (LAYAK)
Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid
Penetapan nilai kelayakan adalah 3 (tiga) untuk layak, 2 (dua) untuk cukup layak
dan 1 (satu) untuk tidak layak.
Enkripsi adalah sebuah proses transformasi yang mengubah sebuah kode dari
yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca).
Enkripsi dapat diartikan sebagai kode atau Chiper. (Wahana Komputer, 2003).
b. Model-Model Enkripsi
1. Enkripsi Dengan Kunci Pribadi
Enkripsi dapat dilakukan jika si pengirim dan si penerima telah sepakat untuk
menggunakan metode enkripsi atau kunci enkripsi tertentu. Metode enkripsi atau
kuncinya harus dijaga ketat supaya tidak ada pihak luar yang mengetahuinya. (Wahana
Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : Rivest
Code 2 (RC2), Rivest Code (RC4), Caesar Chiper, DES.
2. Enkripsi Dengan Kunci Publik
Berbeda dengan metode enkripsi yang telah dijelaskan diatas. Metode enkripsi
kunci publik ini memang sebagian kuncinya harus diketahui oleh umum sebelum proses
komunikasi dapat berlangsung. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang
termasuk dalam golongan ini adalah : RSA, PGP.
3. Metode Pergeseran Biner
Metode pergeseran biner adalah satu pilihan metode di antara berbagai pilihan
lain yang menggunakan metode biner. Pergeseran biner dilakukan dengan algoritmik
1. File sumber dibuka oleh program sebagai sebuah file data dengan tipe acak
terstruktur. Disebut terstruktur karena file data dianggap tetap memiliki
record chain (senarai/rantai record) walaupun hanya memiliki 1 buah field be
rtipe byte (8 bit). Contoh record : 65 (A)
2. Setiap record diakses untuk kemudian dimasukkan ke dalam sebuah memory
variable yang bertipe sama. Contoh record : 65
3. Isi memory variable tersebut kemudian dipindahkan ke memory variable lain
dengan terlebih dahulu dikonversi menjadi sebuah string yang
merepresentasikan sebuah bilangan biner dari urutan kode ASCII dari
character yang bersangkutan. Contoh : “01000001”
Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner
4. Memory variable yang mengandung bentuk string dari bilangan biner tadi
kemudian digeser posisi bit-bitnya ke kiri (atau sebaliknya) sampai dengan
beberapa langkah. Contoh : “01000001” menjadi “10000010” jika bergeser
(atau lebih tepat ber-rotasi) ke kiri 1 bit.
5. String tersebut kemudian dikonversi kembali menjadi sebuah bilangan (byte).
Contoh “10000011” menjadi 130 (‘)
6. Hasilnya kemudian “diletakkan” ke dalam file baru.
Catatan :
Character yang dikonversi tidak hanya character data sumber saja (plain) tetapi juga
character-character pembawa informasi proses yang disebut non-visual character,
yaitu character ASCII di bawah nomor 32. Jadi inilah penyebab dari luasnya
cakupan tipe file yang dapat ditangani oleh program enkripsi biner. Bahkan tipe data
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisis terhadap existed system dilakukan agar diperoleh pandangan lengkap
pada sistem yang lama dalam wujud data/informasi untuk kepentingan analisis dan
perancangan sistem yang baru (expected system).
Pada saat dilakukan penilaian pendahuluan (pre-assesment) atas kinerja existed
system, tidak didapati adanya documentation report yang cukup. Oleh karena itu diambil
keputusan untuk melakukan analisis ulang. Terutama pada aliran informasi serta kinerja
program aplikasi komputer yang digunakan sistem yang sedang berjalan. Yang dimaksud
dengan existed system adalah sistem yang sedang bekerja dan menjalani siklus hidupnya
(Shlaer, S. dan S. Mellor, 1988).
Analisis terhadap existed system dilakukan untuk memperoleh informasi perihal :
a. Entitas Sistem
b. Aliran Informasi dan
c. Kelayakan Sistem.
Analisis terhadap expected system dilakukan dengan kecenderungan agar
diperoleh sekumpulan informasi yang dapat membantu proses perancangan. Jadi
walaupun akan didapat informasi-informasi yang sejenis dengan analisis terhadap existed
4.1. ANALISIS TERHADAP EXISTED SYSTEM
4.1.1. Analisis Entitas Sistem Terhadap Existed System
Analisis entitas sistem dilakukan dengan cara melakukan identifikasi terhadap
entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang terlibat di dalam sistem dapat
terdiri dari lifeware (perangkat hidup, brainware, personel) tunggal, organisasi, institusi,
software, hardware, sub-sistem dan sebagainya (Anonim, 1982).
a. Entitas Dalam Pada Existed System
Entitas dalam adalah elemen-elemen sistem yang terintegrasi, secara
individu dan/atau bersama-sama melakukan transformasi atau pemrosesan data
dalam rangka memenuhi tugas bersama yang telah didefinisikan sebelumnya
(Whitten, J.L, L.D. Bentley dan V.M. Barlow, 1994).
1. Struktur (Lifeware)
Organisasi lifeware yang terlibat pada entitas dalam dari sistem ini dinilai
telah cukup efisien, sesuai dengan kebijakan manajemen, secara skematis terlihat
pada Gambar 4.1. Organisasi ini secara struktural ber-strata 2, disebut Seksi
Pengarsipan, di bawah strata 1 Bagian Administrasi (manajemen superior).
Kepala Seksi Pengarsipan secara otomatis memiliki previledge
(hak/otoritas) sebagai Administrator sistem. Petugas-petugas di bawahnya
memiliki previledge sebagai operator dan berfungsi sebagai entitas dalam secara
Manajemen Superior
Petugas Pengarsipan 1 Kepala Seksi
Pengarsipan
Petugas Pengarsipan N
Petugas
Pengarsipan 2 Catatan :
Seksi ini sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan satu personel dari seks i-seksi 1. F ront Office 2. Keuangan
3. Administrasi Pendidikan 4. Operasional
Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan
Jadi, entitas dalam struktur adalah Kepala Seksi Pengarsipan sebagai
Administrator sistem dan petugas-petugas di bawahnya sebagai operator sistem.
2. Suprastruktur (Software)
Entitas suprastruktur yang pertama adalah mekanisme/prosedur
manajemen yang berwujud regulasi-regulasi formal yang mempengaruhi
pergerakan sistem. Pada saat observasi tidak diketemukan dokumen phisik
regulasi apapun yang mempengaruhi pergerakan sistem.
Entitas suprastruktur yang kedua dari sistem ini adalah sebuah peralatan
pembantu sistem (utilitas) yang berupa sebuah program aplikasi komputer untuk
pengarsipan. Program aplikasi ini dinamai Sistem Pengarsipan Dokumen Warga
Belajar LPK Pratama Mulia Surakarta.
3. Infrastruktur (Hardware)
Selain gedung, meubeler dan perangkat lainnya, sistem ini memiliki satu
buah perangkat sistem komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut :
Central Processing Unit : Intel P4 2.2 GHz processor Main Memory : DDR 128 Megabyte
Northbridge : SIS 648FX
Front Side Bus : 800 MHz speed
b. Entitas Luar
1. Bagian Administrasi
Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan memberi masukan sistem
(external system resource entity) berupa dokumen arsip secara phisik beserta
informasi yang dikandung di dalamnya. Bagian Administrasi juga berfungsi sebagai
sumber informasi perihal regulasi-regulasi formal perihal kearsipan.
Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan menerima keluaran sistem
(external system comsumer entity) berupa informasi hasil pemrosesan sistem.
2. Unsur Manajemen lain dengan previledge
Pihak-pihak lain pada manajemen lembaga dapat memiliki previledge
(hak/otoritas) untuk mengakses serta menggunakan dokumen arsip yang dikelola oleh
sistem dengan meminjam dokumen arsip secara phisik.
Catatan :
Dalam hal mengakses sistem, Bagian Administrasi statusnya sama dengan unsur
manajemen lain (status previledge-nya sama).
4.1.2. Analisis Aliran Informasi
Analis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui
diagram aliran data (data flow diagram), yang secara grafis menandai proses-proses serta
menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran
sistem. Serangkaian diagram aliran data bertingkat juga bisa digunakan untuk
merepresentasikan dan menganilisis prosedur-prosedur rinci dalam sistem yang lebih
besar (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2002).
a. Data Flow Diagram Level Context
Bagian Administrasi
Unsur Manajemen Lain Sistem Pengarsipan
0
Dokumen dan
Sumber D ata Identifikasi Dokumen Permohonan Peminjaman D okumen Laporan Peminjaman
Laporan Arsip
Dokumen (Pengembalian) Dokumen
Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System
Unsur Manajemen
U nsur Manajemen Lain D ata Peminjam (add dan flagup)
Data D okumen dan Peminjam Data Peminjam (search dan flagdown)
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System
4.1.3. Analisis Basisdata
Basisdata yang digunakan oleh suprastruktur adalah basisdata berformat
terstruktur milik Microsoft Access® dengan tajuk MASTERDATA.mdb dan
mengandung beberapa table berikut ini.
1. Tabel Almari
Nama Tabel : ALMARI
Fungsi Tabel : Menyimpan data almari
Medan Kunci : NOALMARI
Jumlah Medan : 5
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
NOALMARI Byte 2 Nomor almari
NO PINTU Byte 2 Nomor Pintu
NORAK Byte 2 Nomor Rak
AWAL Byte 2 Nomor awal map
AKHIR Byte 2 Nomor akhir map
Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb
2. Tabel WB
Nama Tabel : WB
Fungsi Tabel : Menyimpan data Warga Belajar
Jumlah Medan : 7
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
NOBERKAS String 10 Nomor berkas
NOINDUK String 10 Nomor Induk
NAMA WB String 25 Nama Warga Belajar
ALAMAT WB String 40 Alamat Warga Belajar
KOTA WB String 20 Kota Warga Belajar
TGL ARSIP Date 8 Tanggal diarsipkan
PETUGAS ARSIP String 2 Kode Petugas
Tabel 4.2. Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb
3. Tabel Petugas
Nama Tabel : PETUGAS
Fungsi Tabel : Menyimpan data petugas
Medan Kunci : KODEPETUGAS
Jumlah Medan : 2
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
KODE PETUGAS String 2 Kode Petugas
PETUGAS String 25 Nama Petugas
Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb
4. Tabel Petugas
Nama Tabel : PASS
Fungsi Tabel : Menyimpan data sandi
Medan Kunci : DATA
Jumlah Medan : 1
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
DATA String 15 Kata Sandi
Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb
Nama Tabel : PEMINJAM
Fungsi Tabel : Menyimpan data peminjaman arsip
Medan Kunci : NIKPEMINJAM
Jumlah Medan : 5
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
NIK PEMINJAM String 15 NIK Peminjam
NAMA PEMINJAM String 40 Nama
BAGIAN String 25 Bagian
NAMA PETUGAS String 40 Nama Petugas
TANGGAL KEMBALI Date 8 Tanggal Kembali
Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb
4.1.4. Analisis Kelayakan Sistem a. Tujuan Sistem Yang Dirancang
Secara umum, tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut :
1. Dapat melakukan penyimpanan dokumen arsip secara kronologis - on time
sequence
2. Dapat menghemat penempatan dokumen arsip (1 folder = 1 entitas pemilik) -
efficient
3. Dapat berintegrasi dengan sebagian atau seluruh sistem superior -
comprehensive
4. Dapat dikembangkan untuk jenis dokumen arsip lain - extendable 5. Dapat menangani sejumlah besar dokumen arsip – large capability 6. Mempercepat akses terhadap dokumen arsip – quick access
7. Mempermudah akses terhadap dokumen arsip – easy access 8. Mempertepat akses terhadap dokumen arsip – accurate placement 9. Mengamankan kandungan dokumen arsip dengan baik – secure
Berawal dari tujuan sistem, kemudian dikembangkan sebuah tabel kelayakan
atau Feasibility Impact Grid (Weinberg, GM, 1982). Agar dapat digunakan sebagai alat
bantu analisis kelayakan sistem, tabel ini sengaja dirancang agar mampu menjawab
kesesuaian kinerja dengan tujuan sistem (kelayakan).
Pengisian tabel diperoleh dari hasil analisis yang dilakukan dan dengan dibantu
oleh beberapa kali interview informal serta resume kuisioner dengan spesifikasi sebagai
berikut :
a. Didistribusikan kepada 9 responden terpilih.
b. Responden terpilih adalah responden yang termasuk dalam struktur lifeware Seksi Kearsipan dan unsur manajemen lain yang pernah bersentuhan dengan sistem, termasuk pejabat yang memberi persetujuan diimplementasikannya
existed system.
c. Diberikan dalam bentuk multiple choice dengan 3 jawaban berurut yang dapat dikonversi ke nilai kelayakan skala 3. Yaitu Layak, Cukup Layak dan Tidak Layak.
d. Akumulasi jawaban setiap pertanyaan diasumsikan memenuhi syarat validitas jika melewati batas nilai (passing grade) sama dengan atau lebih besar 7 dan pertanyaan dianggap gagal jika penilaian akumulatif gagal.
Daftar kuis/pertanyaan :
1. Dapatkah anda menggunakan program tanpa memasukkan account dan
password?
a. Tidak dapat
b. Dapat karena mendapatkan account dan password Administrator c. Dapat
d. Mengerti e. Cukup mengerti f. Tidak mengerti
3. Apakah sistem keamanan sistem dengan cara pemberian account dan
password kepada user program aplikasi seperti saat ini dapat
dipertahankan? g. Dapat h. Tidak tahu i. Tidak dapat
4. Dengan menggunakan sistem ini, apakah dalam mencari sebuah dokumen menjadi lebih singkat?
j. Ya, cukup signifikan.
k. Ya, tetapi saya berharap dapat lebih cepat lagi l. Tidak
5. Seandainya anda bukan administrator, dapatkah anda melihat daftar
account petugas yang berhak menggunakan sistem?
m. Tidak dapat
n. Dapat, dengan akses langsung ke basisdata lewat program tertentu o. Dapat
6. Seandainya anda dari seksi lain dengan hak untuk mengakses dokumen arsip, merasa terbebankah anda dengan adanya sistem pengarsipan ini? p. Tidak
q. Cukup terbebani r. Terbebani
7. Apakah anda merasa nyaman dengan user interface (window, formulir, pesan kesalahan, dsb.) milik program aplikasi yang digunakan untuk melayani sistem pengarsipan ini?
s. Nyaman t. Cukup nyaman u. Tidak nyaman
v. Ya
w. Kadang-kadang x. Tidak
9. Seandainya anda seorang pengambil keputusan, apakah sistem ini mampu membantu anda dalam proses pembuatan keputusan?
y. Ya
z. Cukup membantu aa. Tidak
10. Menurut kacamata anda, apakah sistem ini memiliki kaitan dengan sistem informasi lain di institusi anda.
bb. Ya cc. Sedikit dd. Tidak
Hasil penilaian :
1. Tidak Layak (7) 6. Tidak Layak (7)
2. Layak (8) 7. Tidak Layak (7)
3. Layak (8) 8. Tidak Layak (9)
4. Layak (7) 9. Tidak Layak (8)
5. Tidak Layak (9) 10. Tidak Layak (8)
FEASIBILITY IMPACT GRID
X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem
Antar hadap (UI)
Tidak Layak
Pelaporan Layak Tidak
Layak
KELAYAKAN = 1 (TIDAK LAYAK)
Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System
4.2. ANALISIS DAN PERANCANGAN EXPECTED SYSTEM
4.2.1. Analisis Entitas Expected System
a. Entitas Dalam Expected System
Tidak terjadi perubahan pada struktur dan infrastruktur. Dengan cara
mencermati ketidak-layakan existed system, kemudian dirancang expected system yang
diharapkan dapat menutup lubang ketidak-layakan tersebut. Usaha tersebut menghasilkan
sebuah expected system yang jika dibandingkan dengan existed system perubahannya
cukup radikal. Yaitu pada entitas dalam sistem. Tepatnya pada suprastrukturnya.
Existed system yang semula hanya sebuah sistem tunggal (monolitic system)
dipecah menjadi 3 sub-sistem, yaitu :
a. Sistem Informasi (information system)
b. Sistem Keamanan (security system)
c. Sistem Penanggukan Data (data mining system)
b. Entitas Luar Expected System
Unsur Manajemen Lain Bagian
Administrasi Sistem Informasi
Pengarsipan
Regulasi Formal Perihal Kearsipan
D okumen dan Resi Peminjaman 0
Laporan Aktual Bebas (SQL-ing)
Permohonan Peminjaman D okumen Dokumen dan Res i Peminjaman Dokumen
Dokumen dan
Sumber Data Identifikasi D okumen
Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)
Resi Pengembalian D okumen
Permohonan Peminjaman Dok umen
D okumen dan R esi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)
Resi Pengembalian Dokumen Real Time Clock Sistem Komputer Data Waktu
Menerima D ata Dokumen dan Peminjam
C
D ata Dokumen dan Peminjam Data Peminjam (search dan f lagdow n)
Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System
Catatan :
DFD Level 0 sudah diasumsikan telah cukup untuk menggambarkan aliran data pada
sistem informasi ini. Analisis lebih rinci akan dilakukan secara pararel dengan
perancangan basisdata. Wujud hasil analisis dapat berupa DFD Level 1, system flowchart
dan pseudocode. Asumsi ini juga berlaku pada sistem keamanan.
4.2.3. Perancangan Aliran Informasi Sistem Keamanan
Sistem Kemanan Pengarsipan Petugas D engan
Previledge
Identitas Petugas
Account dan Password
Sistem Informasi Pengarsipan Login Condition
(account dan password)
Log Signal 0
Plain D ata
C ipher D ata U ser Log Event
Sistem Informasi Ac count, Password, Previledge
Data Petugas (search)
Account dan Waktu Login
Gambar 4.7. DFD Level 0 – Sistem Keamanan - Expected System
4.3. Perancangan Basisdata
Agar dapat diperoleh rancangan basisdata yang benar dan sesuai dengan tujuan
perancangan basisdata itu sendiri, berikut ini akan dipaparkan dua langkah singkat dalam
melakukan perancangan.
a. Menetapkan tujuan perancangan basisdata
b. Identifikasi entitas data, metadata dan batas integritas
c. Diagram Relasi Basisdata
4.3.1. Tujuan Perancangan Basisdata
Basisdata tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basisdata adalah
pusat sumber data yang dapat dipergunakan oleh banyak user dan banyak program
aplikasi. Inti dari basisdata data adalah database management system (DBMS). Pelayanan
DBMS kepada user/program aplikasi adalah :
a. Pelayanan visualisasi (visualization service; yang terdiri dari pelayanan
perekaman/write dan navigasi).
menghapus)
c. Pelayanan penerbitan laporan (report generator service).
Jadi, sistem yang dikembangkan harus memiliki perangkat DBMS di dalam
suprastrukturnya.
Sebagai pedoman, daftar di bawah ini menunjukkan karakter yang harus dimiliki
oleh sebuah basisdata agar basisdata yang bersangkutan dapat dikatakan sebagai
basisdata yang efektif (Everest, G.C., 1985) dan sekaligus menjadi tujuan perancangan
basisdata :
a. Memastikan bahwa data dapat dipergunakan oleh berbagai user dan program
aplikasi.
b. Harus dapat memelihara data agar tetap akurat dan konsisten.
c. Harus dapat diakses dengan mudah, akurat dan cepat.
d. Harus dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan.
4.3.2. Identifikasi Entitas Data, Metadata dan Batas Integritas
Sumber Kejadian :
SI DFD Level 0.1 - Menerima Regulasi Formal Perihal Kearsipan
Aliran Data Metadata
pertama (#0) Menambah record
Tabel regulasi
Umur aktif record dalam satuan tahun
Durasi Integer, 3scr
Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari
map_maks Byte, 2scr
Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner.
odner_maks Byte, 2scr
Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak.
rak_maks Byte, 1scr
Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.
Batas Integritas
1. Entitas ini berfungsi sebagai referensi (reference) dan bersama-sama dengan data waktu yang diperoleh dari sistem komputer digunakan untuk menentukan saat validasi terhadap record yang harus “dikeluarkan” dari entitas arsip.arsip.
Sumber Kejadian :
SI DFD Level 0.2 – Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen
Aliran Data Metadata
Flag keluar + tanggal
PJM_mm (ARS_yyyy.mdb).
1. Tabel Regulasi
Nama Tabel : REGULASI
Fungsi Tabel : Menyimpan data aturan atau regulasi pengarsipan
Jumlah Medan : 5
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
umur_aktif Byte 2 Umur aktif record dalam satuan tahun
durasi Integer 3 Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari
map_maks Byte 2 Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner
odner_maks Byte 2 Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak.
rak_maks Byte 1 Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.
Tabel 4.7. Berkas Tabel REGULASI – ARSIP.mdb
2. Tabel Petugas
Nama Tabel : PETUGAS
Fungsi Tabel : Menyimpan data petugas
Medan Kunci : ACC_PETUGAS
Jumlah Medan : 4
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
acc_petugas Byte 15 Rekening/account petugas
petugas Integer 50 Nama petugas
Sandi Byte 10 Sandi petugas
otoritas Byte 1 Strata otoritas
3. Tabel Arsip
Nama Tabel : ARSIP
Fungsi Tabel : Menyimpan data arsip
Jumlah Medan : 8
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
almari Byte 2 Nomor almari
pintu Byte 1 Nomor pintu (0/1)
rak Byte 1 Nomor rak
odner Byte 2 Nomor odner
map Byte 2 Nomor map
Pengarsip String 15 acc_petugas (pengarsip)
tgl_arsip Date 10 Tanggal diarsipkan
tgl_keluar Date 10 Flag keluar + tanggal
Tabel 4.9. Berkas Tabel ARSIP – ARSIP.mdb
3. Tabel Kunci
Nama Tabel : KUNCI
Fungsi Tabel : Menyimpan data kunci
Jumlah Medan : 6
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
Almari Byte 2 Nomor almari
Pintu Byte 1 Nomor pintu
Rak Byte 1 Nomor rak
Map Byte 2 Nomor map
kunci String 20 Kata kunci
4. Tabel Peminjam
Nama Tabel : PEMINJAM
Fungsi Tabel : Menyimpan data peminjaman arsip
Jumlah Medan : 11
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
almari Byte 2 Nomor almari
pintu Byte 1 Nomor pintu (0/1)
rak Byte 1 Nomor rak
odner Byte 2 Nomor odner
map Byte 2 Nomor map
id1 String 30 ID peminjam dengan priority one / unique
id2 String 30 ID peminjam
id3 String 30 ID peminjam
id4 String 30 ID peminjam
tgl_keluar Date 10 Tgl keluar arsip
tgl_masuk Date 10 Tgl masuk arsip
Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM – ARSIP.mdb
3. Tabel Log
Nama Tabel : LOG
Fungsi Tabel : Menyimpan data login
Jumlah Medan : 3
Nama Medan Jenis Panjang Keterangan
acc_petugas String 15 Rekening/account petugas
login Date 16 Waktu login
4.4. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM
Dalam melakukan analisis kelayakan sistem, digunakan perangkat dan
mekanisme yang sama dengan cara yang digunakan untuk existed system.
FEASIBILITY IMPACT GRID
X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem
On time
Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Otorisasi/
Previledge Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak
User Log Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Penangan an Basisdata
Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Antar
hadap (UI) Layak
Pelaporan Layak Layak Layak Layak Layak Layak
Algoritma Layak Layak Layak
Jumlah
KELAYAKAN = 3 (LAYAK)
Tidak dilakukan pengukuran
Hasil Pengukuran = Pengukuran opponent
Hasil Pengukuran <> Pengukuran opponent
BAB V
PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM
5.1. JADUAL IMPLEMENTASI SISTEM
Sistem Pengarsipan berbasis teknologi komputer hasil rekayasa yang dilakukan
bukan merupakan satu sistem yang besar dan kompleks sehingga upaya implementasi
dari sistem inipun tidaklah terlalu sulit dan menghabiskan waktu yang lama.
Menurut D. Suryadi H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk “Pengantar
Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi” (Gunadarma, 1995), inti aktivitas
implementasi sebuah sistem adalah upaya konversi sistem. Konversi dari existed system
ke expected system. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum konversi sistem adalah :
1. Dokumentasi Sistem (system documentation)
2. Penjadualan implementasi sistem (implementation scheduling)
3. Rencana persiapan lokasi untuk pusat kegiatan sistem (workplace preparation) 4. Pelatihan untuk personel lifeware yang akan mengendalikan sistem (lifeware
training program)
Setelah ke 4 aktivitas persiapan implementasi sistem (preparation of system
implementation) upaya konversi sistem (system conversion) baru dapat dilaksanakan
dengan baik.
Untuk mengukur tingkat keberhasilan system implementation, pihak manajemen
(dapat langsung dilakukan oleh system analyst and designer) kemudian harus melakukan
Dokumentasi sistem yang dilakukan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan
peruntukan pendokumentasian itu sendiri, berpedoman pada tahapan-tahapan
implementasi sistem :
1. Pelatihan (recruitment and lifeware training)
2. Penginstruksian (daily, periodical and accidental instruction)
3. Pengkomunikasian (standard of communication ways)
4. Penetapan standar kinerja (standard of objectives task performance)
5. Pemeliharaan sistem (system maintenance)
6. Referensi historis (historically reference)
Semua hasil pendokumentasian tersebut, sesuai dengan klasifikasi masing-masing
kemudian ditata secara kronologis di dalam suatu tempat khusus (documentation
repository) agar mudah diakses pada saat realisasi konversi sistem.
Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan menghasilkan sebuah
gant-chart berikut ini.
ID Task Name Start Finish Duration
Mar 2005 Apr 2005 May 2005 Jun 2005
3/6 3/13 3/20 3/27 4/3 4/10 4/17 4/24 5/1 5/8 5/15 5/22 5/29 6/5 6/12 6/19
1 Pelatihan 21/03/200529/04/2005 30d 2 Penginstruksian 21/03/200508/04/2005 15d 3 Pengkomunikasian 09/03/200518/03/2005 8d 4 Penetapan Standar Kinerja 02/03/200508/03/2005 5d 5 Pemeliharaan Sistem 03/05/200503/06/2005 24d 6 Referensi Historis 06/06/200523/06/2005 14d
Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem
Dari Jadual implementasi sistem di atas tercermin bahwa masalah implementasi
sistem yang dihadapi relatif kecil. Hal lain yang tercermin atau dapat dimaknai dari
gantt-chart tersebut adalah upaya konversi sistem. Upaya konversi sistem dilakukan
dengan cara langsung (direct conversion). Pertimbangan penggunaan upaya konversi
langsung ini antara lain dapat dibaca pada alinea-aline berikut ini.
Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan
jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut dengan pendekatan cold-turkey.
Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk kembali ke sistem lama.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
melibatkan sistem-sistem lain dalam lingkungan di mana sistem yang baru
tersebut diimplementasikan.
2. Sistem yang lama hampir sepenuhnya tidak bernilai/tidak layak.
3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
Keuntungan atau kelebihan utama pendekatan ini adalah bahwa ia relatif
tidak mahal, sedangkan kelemahan utamanya adalah bahwa ia mempunyai resiko
kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas
pengujian dan pelatihan yang ada akan mengambil peran yang sangat penting. Hal ini
tercermin dari waktu pelatihan yang cukup panjang (30 hari).
5.2. DEFINISI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
Sistem ini membutuhkan perangkat lunak yang berupa program aplikasi
komputer dan diharapkan memiliki kinerja seperti tersebut di bawah ini :
1. Bekerja dengan sistem operasi Microsoft Windows 9x/Me dan NT Family
2. Menggunakan database dengan struktur dan relasi sesuai rancangan sistem
3. Dapat melakukan transformasi data dengan mulus, sesuai dengan diagram aliran
data yang telah dirancang.
4. Menggunakan antarmuka yang interaktif dan ramah pemakai.
5. Menerapkan sub-sistem keamanan sesuai rancangan.
5.3. RANCANGAN ANTARMUKA
Splash adalah antarmuka yang hanya “bekerja” sesaat, yaitu pada saat proses
loading sedang terjadi.
Gambar 5.1. Splash
B. Rancangan Jendela Login
Setelah proses loading selesai, Splash kemudian digantikan oleh sebuah jendela
yang mirip dengannya. Fungsinya sebagai antarmuka proses login.
Gambar 5.2. Jendela Login
C. Rancangan Jendela Utama
Program ini karena berfungsi secara kontinyu seperti halnya program untuk para
kasir di supermarket, tampilannya cukup sederhana tetapi memenuhi seluruh layar
monitor (maximized). Tidak terlalu banyak mengandung teks. Bahkan menunyapun
berbentuk image.
Gambar 5.3. Jendela Utama
Menu berada di pojok kiri bawah, terdiri dari :
a. Penetapan Regulasi Kearsipan
b. Pemeliharaan Tabel Petugas
d. Pengarsipan Tabel Peminjam
e. Pelaporan
Tombol atas yang berada di sisi kiri gambar animasi ruang arsip digunakan mencatat
identitas peminjam (pada saat prosesd peminjaman) dan yang berada di bawahnya untuk
memasukkan keyword pada saat proses pengarsipan maupun pada saat proses
peminjaman arsip.
Berikut adalah tampilan program pada saat terjadi proses peminjaman (artinya ada proses
pencarian arsip) :
D. Rancangan Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan
Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan
E. Rancangan Jendela Petugas
BAB VI KESIMPULAN
Kesimpulan :
Dari hasil analisis yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya.
Dengan kata lain tidak semua tujuan sistem tercapai, existed system bersifat tertutup,
tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal.
2. Analisis dan perancangan yang dilakukan, telah menghasilkan sebuah expected
system yang siap untuk diimplementasikan, secara teoritis terbukti bahwa sistem
usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang
berjalan perlu untuk dilakukan.
3. Prototipe aplikasi berbaisi animasi 3D untuk sistem komputer akan diaplikasikan
sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan telah dihasilkan
4. Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan dibuat dalam bentuk gant-chart,
yang bertujuan untuk mempermudah mengevaluasi.
Saran :
Merujuk dari apa yang telah dihasilkan, maka disarankan :
1. Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk segera
mengimplementasikan sistem ini serta mengembangkan perangkat lunak aplikasi
digunakan oleh existed system. Perlu diketahui, sebagai salah satu elemen dari sistem
komputer yang menjadi bagian dari sebuah sistem strategis seperti sistem
pengarsipan yang dibahas dalam skripsi ini, sebuah program aplikasi yang baik akan
sangat menentukan keberhasilan seluruh tujuan sistem.
2. Agar sistem dapat berjalan dengan baik, perlu didukung peningkatan kualitas sumber
daya manusia, melalui training atau pelatihan-pelatihan terhadap karyawan Lembaga
DAFTAR PUSTAKA
D. Suryadi, H. S. dan Bunawan, Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem
Informasi. Jakarta : Gunadarma. 1995.
Kendall, E, Kenneth., Kendall, E, Julie., Analisis dan Perancangan Sistem Edisi
Kelima. Jakarta: PT. Prenhallindo. 2003.
Paulus Mudjihartono, ST., Hand-out : Sistem Informasi , Yogyakarta, 1996 Robert G. Murdick/ Joel E. Ross/ James R. Claggett, Sistem Informasi untuk
Manajemen Modern, Erlangga , 1997.
Shlaer, S and S. Mellor, Object Oriented System Analysis: Modelling the World in
Data. Englewood Cliffs, NJ: YourdonPress. 1988.
Weinberg, G. M., Rethinking Systems Analysis and Design, Boston; Little, Brown. 1982.
Whitten, J, L., L. D. Benthey and V. M. Barlow, System Analysis and Design, 3d ed.
BIOGRAFI
Arif Sutikno, Lahir di Ambarawa pada tanggal 20 Mei 1969, dan tinggal di Potrokelasan
RT. 04/02 Bumi, Laweyan Surakarta. sehari-hari bekerja di Lembaga Pendidikan
Komputer Pratama Mulia Surakarta sebagai Pengajar Komputer
Pendidikan dasar dari SD sampai SLTA di tempuh di Ambarawa, Lulus SLTA tahun
1988. Pada tahun 1994 berhasil menempuh ujian nasional sebagai pengajar dan penguji
praktek komputer tingkat nasional berbasis DOS yang di selenggarakan di Ungaran –
Jawa Tengah. Sejak itu aktif sebagai penguji nasional komputer program aplikasi WS,
Lotus, Dbase III+ Program untuk wilayah Surakarta. Kemudian tahun 1997 lulus sebagai
penguji nasional untuk program word processing (Ms. Word) dan spreadSheet (Ms.
Excel), sampai sekarang masih aktif sebagai penguji nasional komputer berbasis
windows untuk wilayah surakarta. Tahun 1999 masuk Politeknik Pratama Mulia
Surakarta, mengambil jurusan teknik komputer, kemudian tahun 2003 melanjutkan
jenjang kesarjanan di Universitas Surakarta jurusan Teknik Informatika dan lulus tahun
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D
DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika
Universitas Surakarta
Disusun Oleh :
Nama : Arif Sutikno
NIM : J03IT0071
Program Studi : Teknik Informatika
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA
2005
HALAMAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D
di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta
Nama : Arif Sutikno
Fakultas : Teknologi Informatika Program Studi : Teknik Informatika Jenjang Pendidikan : Strata 1
Telah disetujui pada
Hari :
Tanggal :
Mengetahui
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
Bambang Eka Purnama, M.Kom Ir Joko Wandyatmono, M.Tc
HALAMAN PENGESAHAN
Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D
di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta
Nama : Arif Sutikno
NIM : J03IT0071
Fakultas : Teknologi Informatika Program Studi : Teknik Informatika
Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika.
Surakarta, Oktober 2005 Dewan Penguji Skripsi
1. Ketua : ……… (………..)
2. Sekretaris : ……… (………..)
