ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAGEMENT AGENDA PIMPINAN
Ni Wayan Deriani
1, STMIK STIKOM Bali; Jl.Raya Puputan No. 86 Renon, Denpasar-Bali, Telp (0361)244445 1Program Studi Sistem Informasi, STMIK STIKOM Bali
e-mail: 1deriani@stikom-bali.ac.id
Abstrak
Kesibukan menjadi seorang pimpinan memang merupakan hal yang tidak dapat
dihindari, namun dengan manajemen waktu dan pengagendaan yang baik maka
permasalahan mengenai jadwal yang diharapkan dapat diatasi. Agenda atau jadwal
biasanya kadang terlupakan akibat media pencatatan kurang memadai. Pemanfaatan
teknologi yang sudah semakin maju dapat dimanfaatka sebagai sarana pengingat agenda
pimpinan. Adanya sistem informasi yang dipakai sebagai alat bantu operasiaonal
memang sangat diperlukan dewasa ini, mengingat perkembangan teknologi yang
semakin maju dan bergesernya budaya perusahaan juga terpengaruh terhadap proses
bisnis yang dilakukan, untuk itu perlu dirancang sebuah sistem informasi pengaturan
agenda pimpinan. Analisa perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan DFD,
ERD dan juga digambarkan dengan konseptual database. Hasil yang dari penelitian ini
adalah model perencanaan awal berupa perancangan dari sistem informasi manajemen
agenda pimpinan yang ada di STIKOM Bali.
Kata Kunci: Analisis, Perancagan, Sistem, Informasi, Agenda
Abstract
The flurry of being a leader is indeed a matter that can not be avoided, but with time management and good scheduling the concerns regarding the expected timetable can be overcome. Agenda or schedule usually sometimes overlooked due to inadequate recording media. Utilization of technology that is more advanced can be used as a reminder of the leadership agenda. Information system that is used as a tool operasiaonal is indispensable today, given the development of increasingly advanced technology and shifting corporate culture also affected the business process is done, it is necessary to design an information system leadership agenda setting. Analysis of system design is done by using DFD, ERD and also described by a conceptual database. The results of this study are preliminary planning models such as the design of management information system leadership agenda in STIKOM Bali.
Keywords—Analysis, Design, Systems, Information, Agenda
1. PENDAHULUAN
Aktifitas perkantoran meliputi banyak kegiatan yang ada didalamnya baik yang terlibat langsung dengan pihak luar maupun hanya berada dilingkup internal perusahaan. Orang atau bagian yang paling banyak berhubungan dengan pihak eksternal adalah seorang pimpinan. Menjadi seorang pimpinan dengan runitas yang padat memang memerlukan pengaturan jadwal secara baik, agenda yang padat kadang kala membuat salah satu atau bahkan lebih dari satu
agenda menjadi terlupakan. Hal tersebut dikarenakan kurang terkomunikasikannya agenda Ketua kepada staf sekretariat dan juga akibat terlalu banyaknya janji sehingga membuat pimpinan lupa. Bagian sekretariat adalah bagian yang terkait langsung dengan aktifitas yang berkaitan dengan agenda Ketua. Menurut Aloysius Bagas Pradipta Irianto [1] Salah satu faktor penting untuk menunjang proses tersebut adalah dengan penggunaan sarana teknologi informasi Kemajuan teknologi saat ini bisa dimanfaatkan guna menanggulangi atau meminimalisir permasalah tersebut dengan jalan adanya sistem informasi yang mampu membantu Pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya terutama masalah agenda. Sistem yang direncanakan adalah berbasis web dan nantinya bisa dikembangkan berbasis mobile.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia dalam Amin [2] merancang (merencanakan) berarti mengatur segala sesuatu (sebelum bertindak, mengerjakan, melakukan sesuatu). Sistem informasi dirancang dengan tujuan dapat memudahkan pekerjaan dalam hal ini perancangan sistem informasi Management agenda pimpinan yang terlebih dahulu dilakukan analisa terhadap sistem yang akan dirancang.
2. METODE PENELITIAN a. KonseptualPenelitian
Adapun model Konseptual dalam penelitian ini digambarkan pada gambar 1 berikut:
Gambar 1 Konseptual Penelitian
Penelitian ini dimulai dari menganalisis tetang pentingnya penjadwalan yang baik dan teratur untuk pimpinan untuk meningkatkan kinerja dan mmengurangi terlewatnya jadwal-jadwal yang penting, serta dapat membantu pekerjaan bagian sekretaris dalam manajemenn agenda pimpinanya. Selanjutnya melakukan analisa sistem dengan menggambarkan design sistem dengan menggunakan DFD, ERD dan Konseptual database untuk perancangan sistem informasi agenda pimpinan. Pengertian Data Flow Diagram menurutAndang Dwi Jayanto [3] dalamPressman (2002:364),“Data Flow Diagram adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi
output”. Hasil dari penelitian ini diharapkan memperoleh gambaran tentang perancangan awal sistem informasi agenda pimpinan.
b. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Dokumentasi
Metode pengumpulan data melalui dokumen yang ada di lokasi. Data yang diperoleh dari dokumen yang ada di bagian sekretariat.
2. Wawancara
Metode pengumpulan data melalui wawancara langsung dengan pegawai yang ada di STMIK STIKOM Bali, khususnya bagian sekretariat.
3. Metode Observasi
Start •Pentingnya Penjadwalan Yang Baik
Process •Analisa Sistem Informasi Agenda Pimpinan
End
•Hasil Perancangan awal Sistem Informasi Agenda Pimpinan
Metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung pada objek atau lokasi penelitian yang bertempat pada bagian sekretariat.
c. Teknik Analisis
Teknik yang digunakan dalam analisa perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini menggunakan beberapa sistem diantaranya Konteks Diagram yaitu menggambarkan arus data secara umum, Data Flow Diagram (DFD) yaitu menggambarkan secara terstruktur dan jelas arus data didalam sistem, konseptual database untuk menghimpun kumpulan data yang saling berhubungan agar nantinya dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Tujuan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini adalah untuk melakukan manajemen dan monitoring agenda pimpinan, dengan harapan dengan adanya perancangan sistem ini agar dapat memperoleh gambaran sistem yang dirancang.
b. Kebutuhan Sistem
Menurut Yeremia Yuliawan, M.J. Dewiyani Sunarto, Tony Soebijono [4] Dalam Sutabri (2004:36) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial.Seorang pimpinan sebuah lembaga tentu memiliki kesibukan yang luar biasa, begitu juga untuk aktifitas manajerial, baik aktifitas yang berhubungan langsung dengan lebaga ataupun dengan luar lembaganya, terkadang masalah muncul ketika terlewatkannya sebuah jadwal atau acara yang tidak disengaja karena kurangnya manajemen dan pencatatan agenda oleh seorang pimpinan. Berdasarkan masalah tersebut penulis berencana membuat sebuah sistem yang bisa memenagement agenda seorang pimpinan dengan melakukan analisa terlebih dahulu terhadap sistem yang dibuat dengan menggunakan analisa perancangan seperti DFD, ERD, konseptual databasenya. Hasil perancangan tersebut diharapkan dapan menjadi acuan dalam pengembangan sistem berikutnya.
a. Analisa Sistem
Sistem Informasiagenda pimpinan ini meliputu proses pengelolaan jadwal pimpinan yang terdiri dari, pengelolaan meeting/rapat, appointment/janji bertemu, undangan/event tertentu serta remainder menjelang acara/event berlangsung. Sistem yang dirancang melibatkan dua user saja yaitu admin sebagai pengelola sistem dan pimpinan sebagai user yang memakai sistem tersebut. Kontek Diagram P.0 SISTEM INFORMASI AGENDA PIMPINAN Info_login Data_login Data_login Info_Login Info_event/acara Info_Undangan Data_ undangan Data_janji/appointment Info_janji/appointment Data_meeting/rapat Info_meeting/rapat Info_Remainder Info_laporan ADMIN PIMPINAN Data Laporan Data remainder
Pada data flow diagram level konteks di atas menggambarkan struktur dasar dari sistem informasi agenda pimpinan. Dimana dalam perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini terdapat dua user yaitu pimpinan dan admin, admin dalam hal ini adalah bagian langsung yang terkait dengan kegitan pimpinan yaitu bagian sekretariat.
DFD Level 0 P. 1 Login Info_login Admin a Data_login D.1 T_User P. 2 Maintenance meeting/rapat P. 3 Maintenance janji/appoinment P. 4 Maintenance Undangan P. 5 Laporan Data_user D.2 Meeting/rapat Data_meeting/rapat Data_meeting/rapat Data_meeting/Rapat Info_meeting/rapat Data_janji/appoinment Info_janji/appoinment Data_login Info_laporan Info_login Info_login Data_login D.3 T_janji/Appoinment Data_janji/appoinment D.4 T- Undangan Data_janji/appoinment Data_Gaji Data_Gaji D.5 T_remainder Data_Remainder Data_Remainder P. 6 Maintenance Remainder T_Laporanr Data_Laporan Data_Laporan Pimpinan b Info_Remainder Data_user Data_Gaji Info_Gaji Data_user Data_meeting/rapat Data_janji/appoinment Data_Gaji Data_Remainder Data_Laporan Gambar 3. DFD level 0
Pada data flow diagram level 0 menggambarkan proses yang terjadi pada sistem informasi agenda pimpinan yang lebih detail. Terdapat enam proses pada DFD level 0 sistem informasi agenda pimpinan, data-data yang dimasukan ke dalam sistem dan dapat dilihat lokasi penyimpanan data yang terdapat pada sistem dan alur proses yang terjadi pada sistem agenda pimpinan. Proses yang terjadi pada sistem dan penyimpanan data pada data store yaitu :
1. Proses Login
Proses login yang ada dalam sistem ini dilakukan oleh kedua user yang ada, yaitu pimpinan dan admin, data login yang masuk kedalam sistem akan disimpan ditabel user.
2. Proses Maintenance Meeting/Rapat
Dalam proses ini yang melakukan maintenance terhadap meeting/rapat adalah bagian admin dari sistem ini, data yang dimasukkan oleh sistem akan disimpan pada data store meeting/rapat.
Proses ini adalah pengelolaan terhadap janji atau appoinment yang dibuat oleh pimpinan, data yang diolah selanjutnya akan disimpan pada data store janji.
4. Proses Maintenance Undangan
Pada proses keempat ini adalah proses pengelolaan undangan, data yang diolah oleh sistem ini selanjutnya akan disimpan pada data store undangan.
5. Proses Maintenance Remainder
Proses kelima dari perancangan sistem informasi agenda pimpinan adalah proses maintenace remainder, data yang dioleh selanjutnya akan disimpan pada data store
remainder.
6. Proses Laporan
Proses perancangan yang terakhir atau yang ke enam dari sistem informasi agenda pimpinan ini adalah proses laporan, data yang diolah akan disimpan pada data store laporan.
Entity Relationship Diagram
Menurut Istiqomah Wiwin Fatmawati [5] entity Relationship Diagram berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing – masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari “ dunia nyata “ yang ditinjau. Adapun ERD untuk analisa perancangan sistem informasi manajemen agenda pimpinan adalah sebagai berikut.
RAPAT
UNDANGAN REMAINDER
JANJI/ APPOINMENT
LAPORAN
Gambar 4. Entity Relationship Diagram
Dari gambar Entity Relationship Diagram sistem informasi manajemen agenda pimpinan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Satu rapat memiliki banyak undangan b. Satu janji memiliki satu undangan c. Satu undangan memiliki satu reminder d. Satu rapat memiliki satu laporan Konseptual Database
Dalam konseptual database sistem informasi manajaemen agenda ketua terdapat lima entitas yang terdiri dari.
a. Entitas pertama adalah entitas user yang memiliki atribut antara lain: Id_user, user name, password dan ststus
b. Entitas yang kedua adalah undangan yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_undangan, Watu, Tempat dan keterangan.
c. Entitas yang ketiga adalah janji/appoinment yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_undangan, Watu, Tempat dan keterangan
d. Entitas yang keempat adalah reminder yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_reminder, Watu Reminder, Id_rapat, Id_Undangan, Id_janji, keterangan
e. Entitas kelima adalah laporan dengan atribut sebagai berikut: Id_laporan, nama laporan, periode, keterangan.
LAPORAN PK ID LAPORAN NAMA LAPORAN FK2 ID_RAPAT PERIODE KETERANGAN FK1 ID_UNDANGAN USER PK ID_USER USER NAME PASSWORD STATUS UNDANGAN PK ID_UNDANGAN WAKTU TEMPAT KETERANGAN JANJI/APPOINMENT PK ID_JANJI WAKTU TEMPAT KETERANGAN REMINDER PK ID_REMINDER WAKTU REMIDER ID_RAPAT FK2 ID_UNDANGAN FK1 ID_JANJI KETERANGAN Rapat PK Id_Rapat Tempat Waktu keterangan
Gambar 5. Konseptual Database
Struktur Tabel
Dibawah ini adalah konseptual database, konseptual database adalah gambaran antara
primary dan foreignkey antar tabel dalam sebuah database. Contohnya primary.
Tabel 1. User
No Nama Field Tipe Data Keterangan
1 Id_user varchar(10) Primary Key
2 Password varchar(50)
3 status varchar(10)
Tabel user diatas digunakan untuk menyimpan data user dari setiap user yang ada. Pada tabel user terdapat id_user sebagai primary key.
Tabel 2. Tabel undangan
No Nama Field Tipe Data Keterangan
1 Id_undangan
varchar(10) Primary Key
2 Waktu Datetime 3 Tempat Varchar (50) 4 Keterangan varchar(100)
Tabel undangan diatas digunakan untuk menyimpan data undangan dari setiap undangan yang ada. Pada tabel undangan terdapat id_undangan sebagai primary key.
Tabel 3. Tabel Reminder
No Nama Field Tipe Data Keterangan
1 Id_Reminder
varchar(10) Primary Key 2 Waktu_Reminder Varchar (50)
3 Id_Rapat
varchar(10) Forein Key
4 Id_Undangan Forein Key
5 Id_Janji Forein Key
6 Keterangan varchar(100)
Tabel Reminder diatas digunakan untuk menyimpan data reminder dari setiap Janji, Rapat, undangan yang ada. Pada tabel Reminder terdapat id_reminder sebagai primary key.
Tabel 4. Tabel Janji/Appoinment
No Nama Field Tipe Data Keterangan
1 Id_Janji
varchar(10) Primary Key
2 Waktu Datetime 3 Tempat Varchar (50) 4 Keterangan varchar(100)
Tabel Janji/Appoinment diatas digunakan untuk menyimpan data Janji/Appoinment dari setiap Janji/Appoinment yang ada. Pada tabel Janji/Appoinment terdapat id_janji sebagai primary key.
4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari analisa yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Analisa perancangan yang dilakukan yaitu perancangan sistem informasi manajemen agenda pimpinan yang ada di STMIK STIKOM Bali.
2. Analisa dilakukan dengan menggunakan Data flow diagram (DFD), Entity Relationship
Diagram (ERD), dan konseptual database.
3. Dari hasil perancangan yang dilakukan terdapat 6 proses pada diagram level 0, terdapat 5 entitas yang berelasi yaitu rapat, undangan, janji/appoinment, reminder dan laporan.
5. SARAN
1. Hasil analisa perancangan yang dilakukan dapat digunakan secagai acuan dalam pengimplementasian sistem informasi manajemen agenda pimpinan yang ada di STIKOM Bali.
2. Teknik perangcangan bisa dilakukan dengan menggunakan teknik perancangan yang lainnya .
DAFTAR PUSTAKA
[1] Aloysius Bagas Pradipta Irianto,pemanfaatan social mediauntuk meningkatkan market share UKM, 2015, Teknomatikavol. 8, No. 1, JULI 2015 ISSN: 1979-7656
[2] Amin, Choirul., 2006, Inspirasi Desain Rumah Tinggal, Penebar Swadaya , Jakarta. [3] Andang Dwi Jayanto, 2015 Sistem Informasi Penjadwalan Mata Pelajaran Pada Smp
Negeri 1 Petarukan Pemalang. Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Negeri Semarang.
[4] Yeremia Yuliawan, M.J. Dewiyani Sunarto, Tony Soebijono, 2013 Pengembangan Sistem Informasi Pendataan Jemaat Gereja Masehi Advent Hari Ketujuh Konferens Jawa Kawasan Timur Berbasis Web. JSIKA Vol 2, No 2 (2013)/ISSN 2338-137X
[5] Istiqomah Wiwin Fatmawati, Aplikasi E-Learning Sekolah Dasar (Sd) Muhammadiyah 2 Kauman Surakarta untuk Menambah Interaksi Guru dan Siswa, Jurnal
