INFORMASI JABATAN
1. NAMA JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN HUMAS DAN PUBLIKASI 2. KODE JABATAN :
3. UNIT ORGANISASI :
Eselon I : Sekretariat Utama
Eselon II : Biro Perencanaan, Hukum, Humas dan Protokol Eselon III : Bagian Humas dan Informasi
4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :
5. IKHTISAR JABATAN :
Merencanakan, Menyiapkan, Mengelola, Melaksanakan dan Mengevaluasi kegiatan pada Sub Bagian Humas berdasarkan pedoman yang berlaku agar tugas dan fungsi Sub Bagian Humas terlaksana dengan baik.
6. URAIAN TUGAS:
a.Merencanakan kegiatan operasional Bagian Humas dan Publikasi sesuai dengan aturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas:
1) Mempelajari kegiatan tahun lalu
2) Menyusun konsep rencana kegiatan Subbagian Humas
3) Mensinkronisasikan dengan rencana operasional Bagian Humas & Publikasi 4) Menyusun jadual pelaksanaan kegiatan
b.Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing agar pekerjaan/tugas terbagi habis kepada bawahan sehingga masing-masing bawahan memahami tugas dan tanggungjawabnya:
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan 2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
3) Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan 4) Menentukan target waktu penyelesaian
c.Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas dengan memberi arahan baik tertulis maupun lisan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan efektif sesuai dengan rencana kerja.
1) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
2) Mengidentifikasi kesulitan atau hambatan yang mungkin akan dialami bawahan 3) Memberikan solusi dan arahan terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan 4) Melaporkan kepada pimpinan apabila terdapat permasalahan yang tidak bisa ditangani d.Melaksanakan rencana kinerja untuk menjamin terselenggaranya pelaksanaan tugas
1) Menyusun rencana penggunaan anggaran kegiatan secara periodik (bulanan);
2) Menyusun konsep Rencana Kegiatan dan Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL); 3) Menyusun konsep Rencana Anggaran Biaya (RAB)
4) Menyusun konsep Rincian Pencairan dan Penggunaan Anggaran (RPPA); 5) Membuat dokumen pencairan anggaran Uang Operasional Pekerjaan (UOP); 6) Membuat dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran;
7) Membuat pengarsipan dokumen-dokumen terkait dengan administrasi kegiatan di Bagian Humas dan Publikasi;
e.Melakukan penyiapan bahan informasi di bidang administrasi negara dari media massa (cetak, elektronik, dan cyber) sebagai sumber data dan informasi bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan 1) Menyelia pencarian data dan informasi dari berbagai media massa baik cetak, elektronik, maupun
cyber.
2) Menyelia pengumpulan bahan-bahan yang berkaitan dengan bidang administrasi negara 3) Melakukan media content analysis terhadap berita yang dipilih
4) Menyelia pengolahan berita menjadi sumber data dan bahan informasi di bidang administrasi negara
5) Menyelia penyajian data dan informasi dalam bentuk cetak maupun digital 6) Menyiapkan konsep penyampaian data dan informasi kepada para pimpinan
7) Menyelia pendistribusian data dan informasi dalam bentuk cetak maupun digital kepada para pimpinan dan perpustakaan
f. Menyelia penyampaian informasi tentang peraturan perundang-undangan yang baru, kebijakan pemerintah, atau produk-produk kebijakan lain di bidang administrasi negara:
1) Mengumpulkan informasi tentang peraturan perundang-undangan, kebijakan pemerintah, atau produk kebijakan lain
2) Menghubungi instansi terkait untuk pemerolehan produk kebijakan dimaksud
3) Membuat konsep nota dinas perihal penyampaian peraturan perundang-undangan atau produk kebijakan lain
4) Menyelia penyebaran penyampaian kebijakan kepada seluruh jajaran pimpinan baik di Pusat maupun di Daerah
g. Melakukan verifikasi informasi :
1) Memverifikasi berita atau informasi yang datang
2) Membuat konsep nota dinas perihal penyampaian edaran
3) Menyelia penyebaran edaran kepada seluruh jajaran pimpinan dan pegawai LAN h. Menyiapkan penerimaan kunjungan rombongan tamu ke kantor LAN
2) Menghubungi contact person dari pihak tamu yang akan berkunjung dan memberikan informasi yang dibutuhkan (tempat/lokasi tempat kerja/unit dari pejabat/ pegawai yang dituju) terkait dengan tujuan kunjungan
3) Membagi tugas kepada bawahan terkait penerimaan kunjungan rombongan tamu ke kantor LAN
4) Memberikan informasi tentang profil institusi LAN dalam bentuk cetak maupun audio visual untuk memperkenalkan LAN kepada pihak luar.
5) Membuat konsep nota dinas permohonan kepada pejabat LAN terkait untuk dapat menerima kunjungan dan menjadi narasumber.
6) Berkoordinasi dengan unit terkait untuk mempersiapkan dan menggandakan bahan-bahan yang akan disajikan sesuai dengan topik/tema yang diminta oleh tamu yang berkunjung. 7) Menyiapkan cendera mata berupa plakat, buku-buku hasil kajian LAN atau produk-produk LAN
yang lain.
8) Menerima dan menemani tamu pada saat acara kunjungan berlangsung.
9) Menyelia pembuatan dokumentasi kegiatan kunjungan dalam bentuk audio dan visual. 10)Membuat konsep surat keterangan telah melakukan kunjungan bila diperlukan.
i. Menyelenggarakan kegiatan dalam rangka membangun jejaring kerja dengan para stakeholder (pemangku kepentingan):
1) Menyelenggarakan kegiatan forum BAKOHUMAS di LAN dengan berkoordinasi dengan unit LAN terkait
2) Menghadiri acara BAKOHUMAS yang diselenggarakan oleh instansi anggota BAKOHUMAS 3) Mengikuti kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh Pengurus Pusat BAKOHUMAS seperti
seminar, sosialisasi, lokakarya, rakor tahunan, pertemuan regional, atau bimtek dan diklat capacity building di bidang kehumasan.
4) Menyelenggarakan kegiatan konsolidasi kehumasan di lingkungan LAN. j. Menerbitkan hasil karya tulisan di bidang administrasi negara.
1) Mengumpulkan naskah para penulis baik dari LAN sendiri maupun dari instansi luar. 2) Menyeleksi naskah yang masuk.
3) Melakukan editing naskah dan menentukan lay-out cetakan.
4) Membuat konsep nota dinas perihal permohonan koreksi dan persetujuan pimpinan atas naskah yang akan dicetak.
5) Mengkoordinasikan dengan pihak-pihak terkait untuk pencetakan buku. 6) Menyelia pendistribusian secara internal dan eksternal instansi.
k.Menyelenggarakan kegiatan peliputan dalam rangka menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan media massa baik elektronik, cetak, maupun cyber.
1) Membuat konsep surat permohonan peliputan oleh media massa.
2) Mengirimkan surat permohonon peliputan ke media massa yang sudah ditandatangani oleh Karo POK melalui pos/fax/email atau melalui sms.
3) Mengkonfirmasi kehadiran wartawan dan reporter/crew TV.
4) Menerima dan menemani para wartawan dan reporter/crew TV saat acara berlangsung. 5) Memberikan informasi yang diperlukan oleh wartawan, reporter atau crew TV.
6) Menemani saat wawancara dengan pimpinan LAN berlangsung.
7) Menyelia bawahan untuk membuat dokumentasi (foto, rekaman sendiri) saat kegiatan wawancara dengan pimpinan LAN.
l. Membagi tugas peliputan kegiatan LAN baik di Pusat maupun di Daerah untuk dipublikasikan melalui berbagai media LAN baik cetak, elektronik maupun cyber.
1) Mencari informasi tentang acara, waktu, tempat, dan penyelenggara kegiatan baik kegiatan yang dilaksanakan di LAN Pusat maupun di LAN Daerah.
2) Menyiapkan konsep surat tugas peliputan dan SPPD untuk pranata humas. 3) Meminta naskah berita atau laporan peliputan kegiatan.
m. Menjalankan tugas-tugas rutin administratif di lingkungan Subbagian Humas. 1) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan sesuai dengan disposisi pimpinan.
2) Membagi tugas atau kegiatan kepada para staf di lingkungan Subbagian Humas dengan memberikan arahan baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas staf masing-masing.
3) Memberikan petunjuk kepada para staf di lingkungan Subbagian Humas agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektivitas pelaksanaan tugas.
4) Memeriksa hasil kerja para staf di lingkungan Subbagian Humas untuk penyempurnaan lebih lanjut.
5) Menilai prestasi kerja para staf di lingkungan Subbagian Humas berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karir.
6) Memberikan saran/pertimbangan kepada Kepala Bagian Humas dan Publikasi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.
7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas dan Publikasi baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Subbagian Humas.
n.Memantau kenaikan pangkat dan golongan para pejabat fungsional pranata humas LAN dengan cara: 1) Mengusulkan pejabat fungsional pranata humas untuk mengikuti seminar/
lokakarya/konferensi/diklat/sarasehan/pertemuan ilmiah lain dalam rangka mengembangkan kemampuan teknis fungsional di bidang publikasi dan kehumasan;
2) Membagi tugas kepada para pejabat fungsional pranata humas dalam rangka meningkatkan angka kredit seperti pembuatan tulisan/artikel/karya ilmiah, peliputan kegiatan LAN, dsb.
o.Membuat laporan pelaksanaan kegiatan dan penyerapan anggaran secara periodik kepada pimpinan, sebagai masukan agar dapat ditindaklanjuti sesuai dengan sasaran yang telah disusun:
1) Menyiapkan konsep laporan triwulanan, laporan semesteran, dan laporan tahunan 2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
3) Menyiapkan bahan untuk penyusunan laporan dalam bentuk lain berdasarkan pada sumber data yang ada sebagai bahan masukan bagi pimpinan;
4) Membuat bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP). 5) Membuat konsep laporan kinerja pegawai;
6) Membuat konsep laporan pelaksanaan tugas-tugas lain yang diperintahkan pimpinan.
p.Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian Humas dan Publikasi.
5. BAHAN KERJA :
No Bahan Kerja Penggunaan dalam Tugas
1 Disposisi Kabag Humas & Informasi Bahan arahan kerja
2 Nota dinas Bahan kerja terkait pelaksanaan program dan kegiatan
3 Laporan bawahan Bahan pembuatan laporan
4 Data Bahan pembuatan laporan
5 Peraturan Perundang-undangan (UU, PP,
Perpres) Bahan informasi dan pedoman pelaksanaan kerja 6 Peraturan Kepala LAN Pedoman internal pelaksanaan kerja 7 Panduan kerja/juklak/Juknis/Pedoman/ referensi
lain Pedoman pelaksanaan kerja
6. PERANGKAT/ ALAT KERJA:
No Perangkat/Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
1 Perangkat komputer, printer, CD,
flashdisk, scanner Untuk membuat naskah dinas dan/atau laporankedinasan
2 ATK Untuk menunjang pelaksanaan tugas kedinasan
3 Furniture/mebel (meja, kursi, lemari, filing
cabinet) Untuk menunjang pelaksanaan tugas kedinasan 4 Pesawat telepon dan mesin faximili Untuk melakukan komunikasi dan koordinasi
dengan pihak terkait
5 Sambungan internet Untuk akses berita dan informasi, & untuk update situs resmi LAN
6 Media Center (display, switch glass/screen, computer booth, touch screen, dll)
Untuk peraga pameran dan pusat informasi tentang profil institusi dan produk/hasil kegiatan LAN
7 Running text Untuk informasi event yang sedang berlangsung di kantor LAN
8 TV display Untuk informasi statis tentang foto-foto kegiatan LAN
9 Mesin fotokopi Untuk penyebaran informasi dan
edaran/pengumuman secara tertulis
10 SMS Center Untuk penyebaran informasi, berita, dan pengumuman melalui sambungan telepon
7. HASIL KERJA:
No Hasil Kerja
1. Dokumen perencanaan program dan kegiatan Bagian Humas dan Publikasi
2. Dokumen petunjuk operasional/pelaksanaan program dan kegiatan Bagian Humas dan Publikasi
3. Dokumen profil institusi, hasil kegiatan, dan produk-produk LAN dalam berbagai media (cetak, elektronik, dan cyber)
4. Dokumen informasi tentang Peraturan Perundangan yang baru dan informasi lain di bidang administrasi negara.
5. Laporan pelaksanaan tugas serta program dan kegiatan Bagian Humas dan Publikasi 6. Dokumen SOP di lingkungan Bagian Humas dan Publikasi
7. Dokumen Standar Pelayanan Informasi Publik di lingkungan LAN 8. Laporan hasil evaluasi kinerja pelaksanaan tugas oleh bawahan 9. Kegiatan penerbitan intern
10. Kegiatan membangun jejaring kerja dengan stakeholders LAN
11. Kegiatan pelaksanaan tugas dalam rangka membangun hubungan personalia yang baik antara pimpinan dengan para pegawai LAN atau antara sesama pegawai LAN
12. Kegiatan pembinaan jabatan fungsional pranata humas LAN
13. Kegiatan diseminasi informasi tentang seluruh kegiatan LAN di Pusat dan Daerah secara internal dan eksternal
10. TANGGUNG JAWAB :
No Tanggung Jawab
1 Kelancaran pelaksanaan penyiapan informasi di bidang administrasi negara 2 Kelancaran layanan teknis dan administratif di Bagian Humas dan Publikasi 3 Ketepatan pembinaan terhadap pejabat fungsional pranata humas
4 Kelancaran pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat
11. WEWENANG:
No Wewenang
1. Meminta laporan pelaksanaan tugas dan fungsi bawahan 2. Mendisposisikan tugas/pekerjaan
3. Mendelegasikan sebagian kewenangan yang dimiliki 4. Meminta laporan pelaksanaan disposisi tugas/pekerjaan 5. Meminta laporan pelaksanaan pendelegasian kewenangan
6. Menggunakan bahan dan peralatan yang dikuasakan kepadanya untuk mewujudkan hasil kerja yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya
7. Memberikan penilaian kinerja kepada bawahan
8. Memutuskan hal-hal di lapangan terkait kunjungan tamu/wartawan/swasta/perorangan/pihak luar lainnya
12. KORELASI JABATAN:
No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Kabag Humas &
Informasi Sekretariat Utama Pelaksanaan tugas dan pelaporan 2. Kasubag Publikasi Bagian Humas & Publikasi Koordinasi pelaksanaan tugas 3. Para Kasubag Sekretariat Utama Koordinasi pelaksanaan tugas 4. Pranata Humas Bagian Humas dan Publikasi Koordinasi dan penugasan 5. Pengadministrasi Umum SuBagian Humas Penugasan
6. Para wartawan/reporter Media massa (cetak,
elektronik, cyber) Peliputan dan publikasi di media massa 7. Setwan DPRD DPRD Provinsi/Kab/Kota Kunjungan kerja anggota DPRD 8. Pimpinan Universitas/
Guru Sekolah Universitas/Sekolah Tinggi/Akademi/SMK Riset/penelitian/PKL/KKL/magang 9. Bag Marketing Lembaga/Institusi Swasta Promosi produk
10. Individu/institusi Perorangan/LSM/lembaga
atau institusi nonpemerintah Pelayanan informasi publik 11. Ketua panitia/Event
organizer/perorangan Panitia Pelaksana (Ad hoc) kegiatan Sumbangan dan partisipasi dalam kegiatan
13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA:
No Aspek Faktor
1. Tempat Kerja Ruangan bersama
2. Suhu Dingin dengan pengaturan
5. Letak Dalam dan luar gedung
6. Pencahayaan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran
-14. RISIKO BAHAYA:
No Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada
-15. SYARAT JABATAN :
NO ASPEK KONDISI SEKARANG
1. Pangkat/Gol. Ruang Minimal III/b
2. Pendidikan Minimal S1 Ilmu Komunikasi 3. Kursus/Diklat
Penjenjangan : Diklatpim Tk. IV
Teknis: - Diklat Kehumasan & Keprotokolan
- Diklat Teknis Kehumasan dan Media Informasi - Diklat Teknis Pengelolaan Media Internalt 4. Pengalaman kerja Telah bekerja di LAN 11 tahun
5. Pengetahuan kerja Kebijakan dan Peraturan Perundangan :
- UU No. 5 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik - Perka LAN No. 19/ 2013 tentang Pedoman Pengelolaan
Informasi di lingkungan LAN
6. Keterampilan kerja Mampu membuat berita, mampu mengelola media internal, 7. Bakat kerja : G : intelegensia;
V : verbal; N : numerik; Q : ketelitian; S : pandang ruang; P : penerapan bentuk; C : membedakan warna.
8. Temperamen kerja M : pembuatan pertimbangan; P : berhubungan dengan orang lain; R : kegiatan rutinitas;
F : penafsiran perasaan, gagasan, dan fakta dari sudut pandang pribadi
9. Minat kerja 1b : komunikasi data/ informasi; 3a : rutinitas, konkrit, teratur; 3b : abstrak dan kreatif;
4a : baik bagi orang lain;
5a : penghargaan dari orang lain.
10. Upaya Fisik Duduk, berdiri, berjalan, berbicara, mendengar, melihat, pengamatan secara mendalam, melihat berbagai warna 11. Kondisi Fisik: 1. Jenis Kelamin 2. Umur 3. Tinggi Badan 4. Berat Badan 5. Postur Badan 6. Penampilan Laki-laki/Perempuan - tahun - cm - kg Ideal Rapi
12. Fungsi Pekerjaan D3: Menyusun data O7: Melayani orang
16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN
No Satuan Hasil Jumlah Hasil
(dalam 1 Tahun) Waktu Penyelesaian 1. Dokumen perencanaan program dan
kegiatan Bagian Humas dan Publikasi 1 dokumen
2. Dokumen petunjuk
operasional/pelaksanaan program dan kegiatan Bagian Humas dan Publikasi
1 dokumen
3. Dokumen profil institusi, hasil kegiatan, dan produk-produk LAN dalam berbagai media (cetak, elektronik, dan cyber)
dokumen
4. Dokumen informasi tentang Peraturan Perundangan yang baru dan informasi lain di bidang administrasi negara. 5. Laporan pelaksanaan tugas serta
program dan kegiatan Bagian Humas dan Publikasi
Laporan
6. Dokumen SOP di lingkungan Bagian
Humas dan Publikasi 1 Dokumen
7. Dokumen Standar Pelayanan Informasi
Publik di lingkungan LAN 1 Dokumen 8. Laporan hasil evaluasi kinerja
pelaksanaan tugas oleh bawahan 1 Laporan 9. Kegiatan penerbitan intern 4 Terbitan 10. Laporan kegiatan membangun jejaring
kerja dengan stakeholders LAN Laporan 11. Laporan kegiatan pelaksanaan tugas Laporan 12. Laporan kegiatan pembinaan jabatan
fungsional pranata humas LAN Laporan 13. Laporan kegiatan diseminasi informasi
tentang seluruh kegiatan LAN di Pusat dan Daerah secara internal dan eksternal
14. Kegiatan pelaksanaan tugas kedinasan
lain yang diberikan oleh pimpinan/atasan Laporan
17. BUTIR INFORMASI LAIN :
Jakarta, Maret 2014
Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat
Bambang Suhartono Budi Prayitno
