38
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan ini pada awalnya bernama PT. Tricipta Atyasana, didirikan pada 2 Juli 1993 berdasarkan akta notaries No.14 Notaris Haji Asmawel Amin, SH. Yang diprakarsai oleh Mony Pandi Prasmono, Bimo Aji Pandi Prasemo, Handoko Sindhunata, dan M. Falal, berkantor di Jl. Bunga Mayang V No.1 Bintaro Jakarta Selatan. Namun pada tahun 2000 PT. Tricipta Atyasana mengalami ketidak harmonisan karena tidak sesuai dengan komitmen pertama sehingga mengharuskan kerjasama untuk dibubarkan.
Tetapi pada tahun yang sama, akhirnya perusahaan yang bergerak dibidang
architecture, interior dan furniture ini dapat berdiri kembali dengan perubahan
nama, yaitu PT. Sendang Rejeki berdasarkan akta notaris No.15 yang dibuat oleh Notaris Linda Ibrahim, SH pada tanggal 4 September 2002, yang diprakarsai oleh Handoko Sindhunata dan RA. Sakoentala Herdani Puspitawati. Berkantor di Jl. H. Ropiah No. 9 (Jl. Veteran) Bintaro Jakarta Selatan dengan pemilik dan sekaligus pemimpin perusahaan Bapak Handoko Sindhunata.
PT. Sendang Rejeki merupakan salah satu perusahaan keluarga yang mampu menciptakan gaya desain interior rumah tinggal dan furniture antara lain gaya klasik, mediterania maupun modern. Inspirasi kreatif selalu hadir dalam
imajinasi dan karya-karya arsitek tim professional desain serta karyawan PT. Sendang Rejeki.
PT. Sendang Rejeki tidak memiliki peraturan atau tata tertib yang tertulis. Begitu dengan adanya pelanggaran atau konsekuensi dalam bekerja, perusahaan memberikan para pekerjanya kebebasan yang sewajarnya, tidak perlu dengan adanya sebuah komitmen bekerja yang kaku, semua dengan dasar kerjasama yang baik dan kekeluargaan.
3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan
Dalam menjalankan kegiatan usahanya setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang jelas sebagai arah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Begitu juga dengan PT. Sendang Rejeki mempunyai visi dan misi yang jelas. Adapun visi dan misi dari PT. Sendang Rejeki adalah “ Membangun Perekonomian Keluarga dan Karyawan melalui architecture, interior dan
furniture dengan mengutamakan produk yang bersaing di pasar dalam
spesifikasi, kualitas material dan harga yang diperlukan berdasarkan kepercayaan dan pengalaman”.
Sedangkan tujuan yang dijalankan oleh PT. Sendang Rejeki adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh laba dari produk yang dihasilkan perusahaan
2. Memenuhi kebutuhan interior dan furniture di dalam perusahaan dan pelanggan.
3. Berperan serta dalam meningkatkan kesejahteraan atau taraf hidup keluarga dan karyawan.
4. Menjalankan pekerjaan dengan sangat baik dan berkualitas,cepat dan tepat waktu yang dipercayakan pelanggan.
5. Menjalankan kegiatan perusahaan dengan sistem yang kekeluargaan.
6. Ikut berkontribusi dalam mempersembahkan suatu desain yang bagus, kreatif, inovatif,dan intuitif.
3.1.3 Struktur Organisasi PT.Sendang Rejeki
Untuk mengatur jalnnya kegiatan perusahaan dibutuhkan suatu bentuk organisasi, dimana organisasi tersebut sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan dan disepakati bersama oleh anggota dari organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan struktur organisasi yang dapat bekerja melalui wewenang, melaksanakan tanggung jawab dan pengambilan keputusan serta menggunakan jalur komunikasi yang tersedia untuk mendapatkan informasi laporan-laporan dan arus dokumen tersebar. Struktur organisasi yang baik harus sederhana, mempunyai garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan fleksibel. Artinya, dapat melakukan penyesuaian yang mungkin diperlukan tanpa mengubah secara total struktur organisasi yang ada.
PT. Sendang Rejeki dikelola dan dipimpin oleh seorang yang sesuai dengan kemampuan dan pengalaman secara leluasa memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya dan staff dapat membantu mengatasi persoalan sehingga akan meringankan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
Struktur organisasi PT. Sendang Rejeki digambarkan sebagai berikut :
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Sendang Rejeki Rapat Umum Pemegang Saham Direktur Manager Teknik Operasional Keuangan Personalia
3.1.4 Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas masing-masing bagian dalam organisasi PT. Sendang Rejeki :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
a. RUPS merupakan kekuasaan tertinggi dalam perusahaan b. RUPS diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun Adapun jenis rapat yang diadakan perusahaan, yaitu :
1) Rapat Mingguan, minimal diadakan setiap satu minggu sekali 2) Rapat Bulanan, diadakan setiap akhir bulan
3) Rapat antar direksi, manager dan staf, diadakan dua kali setiap bulannya
4) Rapat dadakan, diadakan jika ada kebutuhan mendesak yang bersangkutan dengan kegiatan perusahaan
Agenda rapat membahas informasi dari proyek dan peran serta progressnya, antara lain adalah :
a) Memberikan informasi terbaru kepada seluruh anggota tim b) Merencanakan masa depan atau target yang akan dicapai c) Membahas dan memecahkan masalah-masalah yang spesifik d) Mempererat hubungan kerjasama antara tim
2. Direktur
a. Bertugas membawahi seluruh direksi sampai dengan staf dari aktivitas perusahaan sehari-hari.
b.Memberikan pengarahan umum dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab pada setiap personil.
c. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan perusahaan agar sesuai dengan strategi, rencana dan kebijakan untuk kepentingan perusahaan.
d.Membuat rencana kerja dan anggaran pendapatan serta belanja perusahaan. e. Mengadakan perubahan organisasi sesuai dengan kebutuhan.
f. Sebagai pengambil keputusan dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
g.Membuat keputusan jangka pendek dan jangka panjang.
h.Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan lapangan usaha perusahaan.
3. Keuangan
a. Tugasnya melakukan kegiatana administrasi dan perumusan aturan yang berhubungan dengan laporan keungan serta mengelola penyiapan dan pengendalian anggaran perusahaan dan urusan perpajakan.
b.Memeriksa dan mengawasi hutang piutang perusahaan
c. Mengotorisasi permohonan pengeluaran kas sesuai dengan batas wewenangnya dan mengewasi pengguaannya.
d.Melaksanakan pembelanjaan perusahaan
e. Memberikan laporan rutin tentang kondisi keuangan perusahaan kepada pimpinan perusahaan.
f. Memastikan pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran dan rekapitulasi semua pemasukan dan pengeluaran serta memeriksa bukti-bukti pendukung transaksi.
g.Menganalisa kebutuhan dana dalam melaksanakan seluruh kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan.
4. Personalia
Tugasnya mengatasi seluruh kegiatan dan mengendalikan proses recruitment karyawan.
5. Manager Teknik Operasional
Melaksanakan seluruh kegiatan dalam menangani proyek mulai dari kebutuhan logistik atau peralatan, scheduling kerja, pemberkasan laporan tahapan proyek atau penagihan, dan kebutuhan material hingga proyek tersebut selesai dikerjakan.
6. Produksi
a. Mengatur rencana produksi dan berkoordinasi dengan bagian keuangan. b.Melakukan koordinasi dengan bagian keungan dalam menyusun kebutuhan
bahan baku atau material dan pendayaan produksi. c. Membuat laporan pemakaian bahan baku.
d.Membuat laporan hasil produksi. 7. Supervisor
Bertugas mengontrol langsung ke lapangan atau workshop, kontrol supaya sesuai perencanaan, kontrol kualitas dan mengontrol bahan-bahan material. 8. Drafter
a. Bertugas membuat atau mendesain gambar dengan design yang ditentukan oleh klien maupun designer.
b.Membuat perhitungan rencana anggaran biaya (RAB) atau estimasi biaya c. mengukur lokasi sesuai existing / kenyataan.
3.2 Gambaran Sistem Berjalan 3.2.1 Narasi
Customer Relationship Manajemen (CRM) yang saat ini sedang berjalan di PT. Sendang Rejeki, dimana usaha mereka untuk mendapatkan pesanan, tender, customer, dan juga dalam usaha mempertahankan customer, masih menggunakan metode atau cara tradisional seperti mulut ke mulut antar teman untuk memberitahukan mengenai bidang kerja, atau mencari koneksi dari teman mengenai pihak yang membutuhkan jasa PT. Sendang Rejeki dalam furniture, desain, dan interior. Lalu ikut tender-tender yang diadakan oleh beberapa perusahaan untuk mendapatkan pesanan pembuatan produk atau jasa dari PT. Sendang Rejeki.
Pada saat ini, Customer yang memesan produk dan menggunakan jasa yang ditawarkan oleh PT. Sendang Rejeki akan meminta dan mengecek bahan baku sesuai pesanan mereka langsung ke warehouse PT. Sendang Rejeki, apakah produk yang mereka pesan bahan, kualitas dan bentuk atau modelnya sesuai dengan pesanan mereka.
PT.Sendang Rejeki untuk mempertahankan customernya menggunakan cara-cara seperti menjaga komunikasi saat atau di luar proyek berjalan, memberikan jaminan maintainance pada saat retensi ataupun di luar jangka waktu tersebut. Yang dimaksud dengan maintanance disini hanya apabila produk yang dipesan customer rusak dikarenakan kesalahan pihak PT. Sendang Rejeki atau bisa dikatakan sebagai kecacatan dari produk mereka, maka PT. Sendang Rejeki akan membetulkannya atau bahkan mengganti dengan yang baru.
3.2.2 Rich Picture
Person 2 Person 1 memberi informasi tentang PT. Sendang Rejeki
Bpk. Handoko memberi informasi memesan Produk Tender mengajukan tender mendapat tender Warehouse membuat barang yang dipesan
cek status barang yang dipesan
cek status barang yang dipesan
Quality Assurance maintainance produk
maintainance produk
Gambar 3.2. Rich Picture sistem yang sedang berjalan
3.3 Analisa CSF ( Critical Success Factor)
Critical Success Factor yang berhasil kami temukan dan kami analisis adalah
sebagai berikut : - Koneksi
Memiliki koneksi yang banyak dan jaringan yang luas merupakan salah satu factor terpenting suatu perusahaan untuk sukses, melalui koneksi-koneksi yang dimiliki oleh PT. Sendang Rejeki inilah berbagai proyek atau tender dapat mereka ketahui unutk kemudian berusaha unutk memenangkan tender tersebut.
- Dana
Jika tidak adanya Dana yang mencukupi dalam proses produksi suatu proyek, tentu saja proyek yang sedang berjalan akan terhenti atau tertunda, yang kemudian akibatnya akan mengecewakan bagi pelanggan. - Sumber Daya Manusia (SDM)
Dengan memiliki Sumber Daya Manusia yang terampil dan terlatih dalam bidangnya masing-masing, terutama yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh PT. Sendang Rejeki maka produktivitas mereka juga akan meningkat.
- Kreatifitas dan taste
Kreatifitas dan taste yang dimiliki oleh para karyawan dan pemilik perusahaan akan menciptakan suatu produk yang tidak ketinggalan jaman atau fashionable, uptodate dan bercitarasa tinggi dengan kualitas yang terjamin, akan membuat pelanggan menyukai produk mereka.
- Inovasi
Hasil dari kreatifitas dan taste yang dimiliki oleh para karyawan dan pemilik dari PT. Sendang Rejeki akan membuat inovasi atau terobosan dalam desain model dari furniture dan desain interior maupun architecture yang belum ada saat ini, tetapi memiliki kemungkinan untuk disukai oleh pelanggan.
- Komunikasi
Komunikasi yang baik antar karyawan dan juga pemilik perusahaan akan mempererat hubungan mereka tanpa ada batasan atasan dan bawahan
tetapi tetap dibatasi sikap profesionalisme dalam bekerja akan membuat suasana kerja yang mendukung produktivitas perusahaan tetap berjalan dengan suasana kekeluargaan, selain itu komunikasi dengan para pelanggan maupun calon pelanggan mempengaruhi tingkat penjualan produk mereka dan juga jumlah proyek yang mereka peroleh.
- Skill
Skill yang baik yang dimiliki karyawan mempengaruhi kualitas produk yang dibuat dan dihasilkan oleh PT. Sendang Rejeki
- Konsisten atau konsekuen terhadap komitmen
Sikap konsisten atau konsekuen terhadap komitmen yang mereka ambil yang dimiliki oleh semua karyawan PT. Sendang Rejeki mempengaruhi para pelanggan untuk tetap memesan produk yang mereka inginkan ke PT. Sendang Rejeki di banding perusahaan sejenis lainnya. Contoh komitmen tersebut adalah deadline produk dan kualitas produk sesuai dengan apa yang diucapkan pada saat mengajukan tender atau sesuai permintaan pelanggan.
- Kerja keras
Dengan sikap dan kebiasaan para karyawannya untuk bekerja keras, membuat produktivitas perusahaan meningkat yang mebuat efek positifnya adalah peningkatan pendapatan dan jumlah pelanggan.
- Wawasan yang luas
Dalam bidang ini, apabila sang pemilik dan juga desainer dari PT. Sendang Rejeki tidak cukup memiliki wawasan yang luas dalam hal
tenggelam dalam persaingan. Karena model dan produk yang disukai oleh pelanggan terus berubah mengikuti jaman.
- Peralatan
Dengan didukungnya peralatan yang memadai maka kecepatan kerja dan kualitas produk akan semakin baik ditambah dengan banyaknya
Critical Success Factor lainnya yang telah disebutkan di atas.
3.4 Analisa Website Perusahaan dan Pesaing
Kami membandingkan website perusahaan Ligna Furniture dengan website
PT.Sendang Rejeki yang kami buat, dimana kami menemukan beberapa kekurangan dan kelebihan yang dimiliki oleh website perusahaan dan pesaing.
Untuk website yang dimiliki oleh Ligna Furniture, hasil analisis yang kami dapat
adalah website tersebut memiliki kekurangan dimana pada saat pertama kali
kita membuka website tersebut, tampilan awal yang ada terlalu berat sehingga website tersebut untuk terbuka secara penuh membutuhkan waktu lama. Padahal menurut survey, para user hanya mau menunggu selama 40 detik sampai tampilan awal website tersebut terbuka. Apabila lebih dari 40 detik maka user akan mencari website yang lainnya.
Selain itu Ligna tidak memiliki feature login untuk meng-upload gambar atau desain furniture yang diinginkan customer seperti yang dimiliki oleh website yang kami buat. Lalu website yang dimiliki oleh Ligna terlihat terlalu statis dan tidak ada interaksi dengan customer.
3.5 Analisis Temuan Hasil Survey
Melalui Survey yang telah kami lakukan berkali-kali ke PT. Sendang Rejeki dan
melalui wawancara yang kami lakukan kami memperoleh beberapa temuan sebagai berikut :
3.5.1 Cara memperoleh Proyek
1. mengajukan perkenalan ke perusahaan-perusahaan kontraktor dan konsultan interior, arsitektur dan furniture. Juga melalui manajemen-manajemen proyek yang akan atau sedang mengerjakan pekerjaan fisik seperti pekerjaan fondasi, maka PT. Sendang Rejeki akan memamerkan
interior furniturenya.
2. PT. Sendang Rejeki juga dengan aktif memperkenalkan kemampuan atau bidang kerja mereka ke semua pihak yang mungkin bisa memberikan akses untuk suatu proyek atau membutuhkan jasa mereka.
3. Cara-cara lain yang di tempuh oleh PT. Sendang Rejeki untuk mendapatkan tawaran yaitu dengan memasang iklan, memasukkan produk-produk jadi mereka dalam topik - topik di majalah atau tabloid
interior,arsitektur dan furniture.
3.5.2 Cara mempertahankan Customer
Adapun cara-cara mempertahankan customer yang dilakukan oleh PT. Sendang Rejeki adalah sebagai berikut:
a. Menjaga kualitas produk sesuai janji dan keinginan
b. Menjaga komunikasi atau kontak dengan customer disaat atau diluar proyek berjalan.
c. Memberikan jaminan maintenance, pada saat retensi ataupun di luar waktu tersebut.
d. Kecepatan kerja yang sesuai dengan jadwal. e. Memberikan harga yang realistis dan bersaing
f. Menjaga ketepatan waktu pelaksanaan dan penyelesaian produk yang di pesan customer.
g. Menjaga spesifikasi atau bahan-bahan dari produk yang di pesan sesuai dengan komitmen awal.
3.5.3 Permasalahan yang Timbul
Ada berbagai macam masalah yang timbul seperti masalah teknis, keuangan, perencanaan, misscomunication, tenaga kerja (jumlah, skill, harga, kecepatan kerja, kerapihan, dll). Masalah di atas adalah masalah-masalah yang dapat digolongkan paling tidak sebagai berikut :
- Antara Customer/ client dengan PT. Sendang Rejeki sebagai kontraktor, perencana atau konsultan, manajemen proyek, dan sebagai quality controller
- Antara kontraktor dengan PT. Sendang Rejeki sebagai perencana atau konsultan, manajemen proyek, dan sebagai
quality controller.
- Antara perencana atau konsultan dengan PT. Sendang Rejeki sebagai kontraktor dan sebagai manajemen proyek.
- Antara quality controller dengan PT. Sendang Rejeki sebagai kontraktor.
Karena fungsi perusahaan yang beragam, maka harus selalu di perjelas posisi perusahaan dalam suatu proyek. Barulah setelah itu mereka bisa membuat suatu solusi yang harus diputuskan dengan cepat, benar, dan logis karena semuanya berhubungan dengan scheduling, pendanaan atau modal dan kontrak atau komitmen.
Kesimpulannya adalah ada permasalahan yang memang harus diselesaikan secara menyeluruh maupun kasus per kasus. Tetapi persiapan dari semua faktor pendukung harus lancar dan dilaksanakan dengan sangat serius di awal pekerjaan atau performance untuk keberhasilan proyek tersebut.
3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Dari hasil survey dan analisis yang kami lakukan, kami telah mengambil
kesimpulan bahwa kebutuhan informasi akan suatu produklah yang diperlukan oleh para customer PT. Sendang Rejeki. Informasi-informasi tersebut dapat berupa gambar model atau desain, informasi akan proses pembuatan produk pesanan para customer, informasi akan bahan-bahan dan sebagainya. Informasi-informasi ini penting bagi para customer yang berada di luar daerah yang merupakan customer tetap maupun calon customer. Karena mereka akan kesulitan untuk melihat dan memberikan informasi produk sesuai yang mereka inginkan.
