PROSEDUR MUTU PENERBITAN SURAT TUGAS DAN PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

(1)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman 1 /

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam Penerbitan Surat Tugas Perjalanan Dinas dan Pencairan Dana Perjalanan Dinas Anggaran DIPA di Politeknik Negeri Semarang.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi semua jurusan/unit/bagian dalam proses Penerbitan Surat Perjalanan Dinas dan Pencairan Dana Perjalanan Dinas Anggaran DIPA di Politeknik Negeri Semarang.

3. Uraian Umum

3.1 Perjalanan Dinas adalah Kegiatan perjalanan oleh pegawai dalam rangka melaksanakan tugas-tugas kelembagaan/kedinasan seperti yang tercantum dalam Surat Tugas.

3.2 Perjalanan Dinas yang menggunakan dana DIPA (PKUPT dan AU) meliputi : - Pembinaan/Konsultasi dan Rapat-Rapat Dinas

3.3 Perjalanan Dinas yang menggunakan dana (DIPA) PNBP meliputi :

- Pendidikan (Pembimbingan KKL/PKL, Konsultasi Akademik/Studi Lanjut, Diklat/Seminar, dll) - Penelitian & Pengabdian pada Masyarakat

- Pembinaan dan Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa (Pendampingan: Lomba/Pameran/Kunjungan/Pelatihan, dll)

- Pembinaan Kerumahtanggan/Lingkungan Kampus (Rapat Dinas Pimpinan dan Pejabat Struktural, Konsultasi/Koordinasi, Undangan dari lembaga lain, dll)

- Pengembangan Staf Pengajar dan Staf Administrasi (Kunjungan Kerja/Studi banding, Magang,

diklat,seminar, kursus dll).

3.4. Besarnya Biaya Perjalanan Dinas diatur tersendiri.

3.5. Anggaran DIPA Politeknik Negeri Semarang adalah seluruh penerimaan lembaga berupa APBN yang meliputi Anggaran Penyelenggaraan Kegiatan Usaha Pendidikan Tinggi (PKUPT), Anggaran Penyelenggaraan Administrasi Umum (AU), dan Anggaran Penyelenggaraan Pendidikan yang dibiayai dari PNBP (penerimaan SPP mahasiswa, biaya kegiatan awal mahasiswa baru, uang pendaftaran penerimaan mahasiswa baru, Sumbangan Pengembangan Institusi, dan dana dari sumber lain) yang dituangkan dalam lembar DIPA dan ditetapkan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia.

Besarnya Dana Perjalanan Dinas diatur tersendiri

3.6. Anggaran DIK-R adalah anggaran yang bersumber dari APBN dan digunakan untuk pembiayaan kegiatan rutin setiap tahunnya dimulai pada tanggal 1 Januari dan berakhir tanggal 31 Desember pada tahun yang bersangkutan

(2)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 2 /

8

3.7. Anggaran DIK-S adalah seluruh penerimaan pemerintah yang tidak berasal dari penerimaan pajak atau PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak).

3.8. Anggaran DIK-S Politeknik Negeri Semarang adalah seluruh penerimaan lembaga yang tidak mahasiswa baru, Dana Pengembangan Institusi, dan dana dari sumber lain yang dituangkan dalam lembar Penerimaan DIK-S dan ditetapkan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia. 3.9 Pencairan Anggaran Uang Perjalanan Dinas (UPD) adalah: proses realisasi pengeluaran dana

untuk Perjalanan Dinas yang tertuang dalam PO Petunjuk Operasional( DIPA).

4. Prosedur

4.1 Kabag/Kajur/Ka. Unit

4.1.1 Mengusulkan kepada Direktur, penugasan bagi pegawai yang ada di lingkungan unit kerjanya untuk mengikuti kegiatan di luar Politeknik dengan menggunakan Form Usulan Mengikuti Kegiatan (PM 6.1.07/L1)

4.2 Direktur

4.2.1. Mendisposisi kepada Pembantu Direktur I atau Pembantu Direktur III untuk diterbitkan surat tugas bagi Staf Pengajar untuk mengikuti kegiatan di luar Politeknik

4.2.2. Mendisposisi kepada Pembantu Direktur II untuk diterbitkan surat tugas bagi pegawai administrasi atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mengikuti kegiatan di luar Politeknik 4.3 KBAAK/KBAUK

4.3.1 Bagi KBAAK, mendisposisi kepada Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan untuk memproses surat tugas bagi Staf Pengajar yang sifat penugasannya bersifat kegiatan Akademik, Kemahasiswaan, Kerjasama dan pengembangan staf pengajar.

4.3.2 Bagi KBAUK, mendisposisi kepada Kasubag Tata Usaha untuk memproses surat tugas bagi pegawai administrasi atau pengajar yang sifat penugasannya adalah umum atau kerumahtanggaan.

4.3.3 Bagi KBAUK, mendisposisi kepada Kasubag Kepegawaian untuk memproses surat tugas bagi pegawai administrasi yang sifat penugasannya adalah Pengembangan Staf.

4.4 Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan/Kasubbag Tata Usaha/Kasubbag Kepegawaian

4.4.1 Bagi Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan, mendisposisi kepada Kaur. Akademik untuk memproses surat tugas bagi Staf Pengajar yang sifat penugasannya adalah menyangkut pendidikan dan kemahasiswaan

4.4.2 Bagi Kasubbag Tata Usaha, mendisposisi kepada Kaur. Tarkum untuk memproses surat tugas bagi pegawai administrasi maupun pengajar yang sifat penugasannya adalah umum/kerumahtanggaan

(3)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 3 /

(4)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 4 /

8

4.4.3 Bagi Kasubbag Kepegawaian, mendisposisi kepada pelaksana urusan kepegawaian untuk memproses surat tugas bagi pegawai administrasi maupun pengajar yang sifat penugasannya adalah pengembangan SDM.

4.5. Kour. Akademik/Kour. Tarkum

4.5.1. Bagi Kour. Akademik, menyampaikan Surat Tugas bagi Staf Pengajar yang telah ditandatangani oleh Direktur dan tembusan Surat Tugas tersebut masing-masing

kepada Kaur. Keuangan, Kor. Sub Urusan PBM, Kasubbag Kepegawaian, dan kepada Ketua Jurusan.

4.5.2. Bagi Kaur. Tarkum, menyampaikan Surat Tugas bagi pegawai administrasi maupun pengajar yang telah ditandatangani oleh Direktur dan tembusan Surat Tugas tersebut masing-masing kepada Kaur. Keuangan, Kasubbag Kepegawaian, dan Atasan

Langsungnya.

4.5.3. Kaur. Akademik/Kaur. Tarkum menyampaikan tembusan Surat Tugas kepada PD II untuk mendapatkan disposisi uang perjalanan dinas.

4.6. Kepala Urusan Keuangan

4.6.1. Menerima dan mencatat tembusan Surat Tugas dari Kaur. Akademik/Kaur. Tarkum/Kasubbag Kepegawaian dan meneruskannya kepada PUM untuk diproses persiapan pemberian uang muka perjalanan. (sambil menunggu disposisi dari PD II). 4.7. PD II.

4.7.1. Mendisposisi Surat Tugas kepada KBAUK untuk pencairan dana perjalanan dinas. 4.8. KBAUK

4.8.1. Mendisposisi surat tugas kepada Kasubbag. Tata Usaha untuk pencairan dana perjalanan dinas.

4.9. Kasubbag Tata Usaha

4.9.1. Mendisposisi surat tugas kepada Kour. Keuangan untuk pencairan dana perjalanan dinas. 4.10. Kepala Urusan Keuangan

4.10.1. Memeriksa, mencatat, dan mendisposisi surat tugas kepada Pelaksana Keuangan pembuat SPPD untuk pengajuan uang muka perjalanan dinas.

4.11. Pelaksana Keuangan pembuat SPPD

4.11.1 Menerima Surat tugas yang sudah didisposisi dari pimpinan

4.11.2 Membuat lampiran,tanda terima uang muka perjalanan dinas berdasarkan disposisi pimpinan, dan menyampaikan surat tugas,lampiran SPPD dan tanda terima kepada PUM terkait untuk memproses pemberian uang muka perjalanan dinas.

(5)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 5 /

(6)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 6 /

8

4.12. Pemegang Uang Muka (PUM)

4.12.1. Menyerahkan dana uang muka perjalanan dinas dan lampiran SPPD kepada Pelaksana Perjalanan Dinas sebesar 70%.

4.13. Pelaksana Perjalanan Dinas

4.13.1. Menerima Lampiran SPPD dan menandatangani tanda terima uang muka perjalanan dinas.

4.13.2. Menerima uang muka perjalanan dinas sebesar 70%.

4.13.3. Menyerahkan kembali tanda terima uang muka perjalanan dinas ke PUM terkait.

4.13.4. Menyerahkan kembali lampiranan SPPD yang telah disahkan oleh pejabat dari institusi yang dituju beserta lampiran lainnya berupa bukti penginapan dan transportasi, kepada PUM selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja, setelah melaksanakan tugas perjalanan dinas.

4.13.5. Menyerahkan laporan tertulis dengan menggunakan (PM 6.1.07/L2) tentang Hasil Pelaksanaan Kegiatan Dinasnya kepada Direktur melalui Pembantu Direktur terkait dan atasan langsungnya (Kabag/Kajur/Ka. Unit) selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja, setelah melaksanakan tugas perjalanan dinas.

4.14. Pemegang Uang Muka (PUM)

4.14.1. Menerima tanda bukti perjalanan dinas beserta lampiran lainnya.

4.14.2. Menyerahkan tanda bukti perjalanan dinas beserta lampiran lainnya kepada pelaksana keuangan pembuat SPPD untuk dilakukan penghitungan SPPD rampung.

4.15. Pelaksana Keuangan pembuat SPPD

4.15.1. Menerima tanda bukti perjalanan dinas dari PUM 4.15.2. Melakukan penghitungan SPPD rampung

4.15.3. Menyerahkan penghitungan SPPD rampung kepada PUM 4.16. Pemegang Uang Muka (PUM)

4.16.1. Menerima hitungan SPPD rampung

4.16.2. Menerima/memberi uang kekurangan/kelebihan uang perjalanan dinas. 4.17. Pelaksana Perjalanan Dinas

4.17.1. Menandatangani kwitansi SPJ SPPD rampung

4.17.2. Menerima/memberi uang kekuarangan/kelebihan uang perjalanan dinas. 4.17.3. Melakukan Pembukuan.

(7)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 7 /

8

5. Lampiran

PM 6.1.07/L1 Form Usulan Mengikuti Kegiatan

(8)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.1.07 PENERBITAN SURAT TUGAS DAN

PENCAIRAN DANA PERJALANAN DINAS

Revisi 2

Halaman 8 /