PENGENDALIAN DAN
PENGAWASAN
PENGELOLAAN BARANG
MILIK DAERAH
Oleh :
Inspektorat Kota Yogyakarta
Jalan Gambiran Nomor 26 Yogyakarta Telp/Fax. (0274) 371977
Mengapa Barang Milik Daerah
perlu dikendalikan dan
diawasi ?
Siapa yang harus melakukan
pengendalian dan
a. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang
Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyeleng-garaan Pemerintah Daerah ;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah;
c. Keppres No. 74 Tahun 2001 tentang Pengawasan terhadap Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
d. Peraturan Mendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;
e. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah:
f. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 54 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Persediaan g. Surat Sekda Kota Yogyakarta Nomor 22/KEP/2012 ttg
Penunjukkan Petugas Pengelola Barang Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Tahun 2012 - 2013
Untuk mewujudkan pemerintahan
yang Good Governance terlebih
dahulu harus diusahakan
terwujudnya aparat yang baik,
jujur serta berwibawa; tercipta
dari proses pengawasan serta
pengendalian terhadap aparat yang
bersifat kontinyu dan cukup
berbobot.
Ada pendapat yang menyatakan
bahwa peraturan yang buruk yang
dijalankan oleh pelaksana yang baik
akan lebih baik hasilnya dari pada
peraturan yang baik namun
dijalankan oleh orang yang buruk.
Faktor oknum atau pelaksana
(subyektif) lebih dominan dari pada
factor peraturan (obyektif).
PENGERTIAN PENGENDALIAN
Pengendalian sebagai Sistem Pengendalian
Intern adalah proses yang integral pada
tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara
terus menerus oleh pimpinan dan seluruh
pegawai untuk memberikan keyakinan yang
memadai atas tecapainya tujuan organisasi
melalui kegiatan yang efektif dan efisien,
keandalan pelaporan dan ketaatan terhadap
perundangan.
PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan adalah pengamatan dari pada pelaksanaan
seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan.
Pengawasan Intern Seluruh proses kegiatan audit,
reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi
organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam
Barang Milik Daerah (Sarana
Prasarana) merupakan salah satu
unsur disamping Organisasi dan Tata
Kerja, SDM dan Keuangan yang harus
dikelola dengan baik untuk menjamin
terwujudnya tujuan suatu organisasi.
Diperlukan pengendalian dan
pengawasan terhadap
pengelolaannya agar tujuan
organisasi dapat tercapai
Pengendalian dan Pengawasan
dilakukan oleh siapa ?
• Pengendalian oleh manajemen
organisasi dalam bentuk Sistem
Pengendalian Intern
• Pengawasan oleh APIP (Aparat
Pengawas Internal Pemerintah :
Inspektorat)
Barang Milik Daerah, adalah semua kekayaan yang
berwujud yang dimiliki dan atau dikuasai Daerah, yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta
bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur, atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan kecuali uang dan surat berharga.
Pengertian Barang Milik Daerah
Barang milik Daerah, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari
Ruang Lingkup
Vide Permendagri No. 17 Tahun 2007, terdiri dari :
Pejabat pengelola barang milik daerah
Perencanaan kebutuhan dan penganggaran Pengadaan
Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran Penatausahaan
Pemanfaatan
Pengamanan dan pemeliharaan Penilaian barang daerah
Penghapusan
Pemindahtanganan
Pembinaan, pengawasan dan pengendalian Pembiayaan
PENGGOLONGAN BARANG DAERAH
Menurut segi ujudnya :
Barang tidak bergerak meliputi : Tanah;
Jalan dan jembatan; Bangunan Air;
Intstalasi;
Jaringan ( air minum , listrik dsb); Bangunan Gedung;
Barang Bergerak, meliputi :
Alat-alat besar;
Alat-alat angkutan; Alat-alat bengkel; Alat-alat pertanian;
Alat kantor dan rumah tangga; Alat-alat studio;
Alat-alat kedokteran; Alat laboratorium;
Buku / perpustakaan;
Barang bercorak kesenian, kebudayaan (Alat
kesenian, alat olah raga, tanda pengahargaan dan lain-lain);
Hewan / ternak dan tumbuh-tumbuhan; Alat Persenjataan / keamanan.
Menurut segi umur pemakaian :
Barang Pakai Habis, kurang dari satu tahun;
Barang tidak pakai habis, lebih dari satu tahun dan menjadi Barang Inventaris.
Menurut segi fungsi penatausahaan :
Barang Persediaan;
Berada dalam tempat penyimpanan / gudang , Penatausahaannya disebut Penatausahaan
Barang Persediaan.
Dilaksanakan oleh Penyimpan Barang.
Barang Inventaris;
Barang dalam pemakaian.
Penatausahaannya disebut Inventarisasi . Dilaksanakan oleh Pengurus Barang .
Untuk sekolah / UPT : baik barang
inventaris maupun barang persediaan
Proses Pencatatan dan Pelaporan secara terus
menerus atas Barang Daerah, dibagi menjadi
dua kelompok :
• Penatausahaan Barang Persediaan
• Inventarisasi Barang, yang terdiri dari :
a. Sensus Barang
b. Mutasi Barang
Ditunjang dengan :
a. Daftar Rencana Tahunan Barang
b. Penerimaan Barang
c. Pemeliharaan Barang
PENATAUSAHAAN BARANG
DAERAH
Penatausahaan Barang Persediaan
Meliputi kegiatan-kegiatan penyimpanan
dan penyaluran barang persediaan.
Barang persediaan : Barang Pakai Habis
dan Barang Inventaris yang belum
digunakan
Dokumen-dokumen yang diperlukan :
Daftar Kebutuhan Barang Unit (DKBU);
Nota / kuitansi / bukti pembayaran /
faktur dan atau kontrak pembelian
barang;
Berita Acara Penerimaan dan atau
Pemeriksaan Barang.
Buku dan Kartu Barang menurut jenisnya.
Daftar Pengadaan Barang (Lampiran 4) Buku Penerimaan Barang (lampiran 8) Buku Pengeluaran Barang (lampiran 9) Buku Barang Inventaris (lampiran 10) Buku Barang Pakai Habis (lampiran 11) Kartu Barang (lampiran 12)
Kartu Persediaan Barang (lampiran 13)
Wajib dilakukan perhitungan /inventarisasi fisik (stock opname) setiap akhir semester
Adanya Perintah Penerimaan / Pengeluaran Barang dari atasan langsung.
Membuatkan Bukti Pengambilan Barang (lampiran 16)
1. Laporan Bulanan, sisa persediaan
dilaporkan kepada pelaksanan akuntansi
2. Laporan Semester, terdiri dari:
Laporan tentang penerimaan dan
pengeluaran barang inventaris (lamp 14)
Laporan tentang penerimaan dan
pengeluaran brg pakai habis (lamp 15)
Laporan mutasi barang (lampiran 34)
3. Laporan Tahunan
4. Daftar Pengadaan Barang (lampiran 4)
Idealnya :
Macam / jenis, jumlah dan harga pembelian
barang dalam Buku/daftar Pengadaan
sama dengan :
Anggaran untuk pembelian bahan dan
barang pada DPA/APBS;
Daftar Rencana Tahunan Barang;
Jumlah harga pembelian barang pada SPJ
selama satu tahun,
Disebut juga sebagai Inventarisasi Barang :
kegiatan atau tindakan untuk melakukan
perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan,
pengaturan, pencatatan data dan pelaporan Barang
dalam pemakaian.
PENATAUSAHAAN BARANG INVENTARIS
Penggolongan menurut fungsi inventarisasi :
•Tanah : tanah perkampungan, tanah pertanian, tanah bangunan tanah badan jalan dll
•Peralatan dan mesin : alat-alat besar, alat angkutan, alat bengkel dan alat ukur, alat kantor dan rumah tangga dll
•Gedung dan bangunan : bangunan gedung dan bangunan monumen
•Jalan, irigasi dan jaringan : jalan dan jembatan, bangunan air/ irigasi, jaringan air minum dll
•Aset tetap lainnya : buku dan perpustakaan, barang kesenian/ budaya, hewan dan tumbuhan
Buku-buku dan kartu-kartu yang diperlukan: Buku Inventaris (BI) (lampiran 32)
Kartu Inventaris Barang (KIB) (lampiran 25-30) terdiri dari :
KIB A : Tanah
KIB B : Mesin-mesin Peralatan
KIB C : Gedung-gedung Bangunan KIB D : Jalan, Irigasi dan Jaringan
KIB E : Aset Tetap Lainnya
KIB F : Konstruksi dalam Pengerjaan
Kartu Inventaris Ruangan (KIR) (lampiran 26).
BI KIR dan KIB Hasil Sensus setiap 5 tahun sekali.
Buku/Daftar Mutasi Barang (BMB/DMB) LMB, Laporan Mutasi Barang persemester
(lampiran 34);
Pengelolaan barang inventaris terkait 3 hal :
• Sensus Barang (5 tahun sekali)
• Mutasi Barang (penambahan atau
pengurangan)
Penambahan : pengadaan sendiri, hibah,
bantuan dll
Pengurangan : penghapusan, pengalihan
• Pemanfaatan dan pemeliharaan
Pemeliharaan Barang Daerah : Kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan.
Sasarannya , seluruh barang inventaris yang sedang dalam pemakaian yang tercatat dalam BI.
Dilaksanakan berdasarkan DKPBU
Dilaksanakan berdasarkan Surat Perintah Kerja / Kontrak; Dicatat Nota/kuitansi pada Kartu Pemeliharaan ;
Pekerjaan pemeliharaan yang diterima, dilakukan pemeriksaan oleh Panitia Pemeriksa Barang dan dibuatkan BA.
Idealnya :
Jumlah harga/beaya pemeliharaan yang tercatat di dalam Kartu Pemeliharaan setiap tahunnya,
sama dengan :
Anggaran Pemeliharaan pada DPA/APBS; DKPBU;
SPJ beaya pemeliharaan; dan
PERAN MANAJEMEN DALAM PENGENDALIAN PENGELOLAAN BARANG DAERAH
• Memahami dan melaksanakan tugas dan
fungsi pengelolaan barang : Penyimpan
Barang, Pengurus Barang, Atasan
Langsung
• Melakukan perencanaan kebutuhan
pengadaan dan pemeliharaan barang
dengan baik (berdasarkan prioritas
kebutuhan)
• Melaksanakan administrasi dan pelaporan
• Melakukan evaluasi berkala
TUGAS & TANGGUNGJAWAB
PENYIMPAN BRG, PENGURUS BRG &
ATASAN LANGSUNG
Silahkan dibaca pada Keputusan Walikota
Yogyakarta Nomor 22/KEP/2012 tentang
Penunjukkan Petugas Pengelola Barang
Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta Tahun 2012 - 2013
Peran dan
Fungsi Inspektorat
dalam Pengawasan Pengelolaan
barang daerah
• Melakukan tugas pembinaan
• Melaksanakan fungsi konsultatif
• Melaksanakan pemeriksaan reguler,
tujuan tertentu, dll
Kegiatan yang dilakukan Inspektorat Kota Yk dalam rangka pengawasan Barang Milik Daerah/Negara :
a. Pemeriksaan Reguler :
Pemeriksaan dilaksanakan untuk dapat menilai kinerja scr menyeluruh pd semua aspek kegiatan dari SKPD bersangkutan, meliputi aspek tugas
pokok & fungsi, termasuk aspek pendukungnya yaitu aspek keuangan, SDM, sarana dan prasarana.
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana dimaksud meliputi seluruh material,
peralatan, barang & fasilitas yang berada dalam penguasaan dan pengurusan entitas atau unit kerja yang diperiksa yang
dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi.
b. Pembinaan Pengelolaan Barang :
Kegiatan Pembinaan tahun 2014 difokuskan pada Pembinaan Pengelolaan Barang Daerah dan
pembinaan pengelolaan keuangan pada sekolah-sekolah. Maksud dilaksanakan pembinaan ini untuk menyesuaikan standard dan prosedur pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang dan keuangan. Sedangkan tujuannya adalah prosedur pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang dan
keuangan agar dapat dilaksanakan sesuai dengan aturan dan standard yang telah ditetapkan,
sehingga kegiatan ini bersifat preventif.
c. Evaluasi thd sistem/program/kegiatan pengelolaan Barang :
Kegiatan evaluasi tahun 2014 difokuskan pada
Pembinaan 4 aspek termasuk salah satunya aspek Pengelolaan Barang Daerah pada sekolah-sekolah. Maksud dilaksanakan kegiatan ini untuk
melakukan pemeriksaan baik audit dengan aspek tertentu maupun evaluasi mengenai kebijakan yang telah dilaksanakan. Sedangkan tujuannya adalah sebagai bahan kajian sistem manajemen pemerintahan, sehingga kegiatan ini bersifat
preventif. Metode pelaksanaannya konfirmasi, konsultasi, klarifikasi, pengusutan dan penilaian.
