BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kearsipan
Salah satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor-kantor pemerintah maupun swasta, ialah pekerjaan menyimpan arsip. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen kantor lainnya.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Arsip berperan sangat penting dalam administrasi. Peranan penting arsip dalam administrasi adalah sebagai ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Selain itu melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil keputusan untuk masa yang akan datang.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.
2.1.1 Pengertian Arsip
Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. Menurut Schellenberg yang dikutip oleh Wursanto (1991: 14), “arsip adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen
berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 2) “arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam Bahasa Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.
Di Indonesia, pengertian arsip diatur dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang “KETENTUAN UMUM KEARSIPAN” pasal 1 ayat 2 yang berbunyi sebagai berikut
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi untuk dijadikan sebagai alat bantu pengambilan keputusan pada suatu organisasi atau instansi.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua: 1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu
arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Sebagaimana yang disebutkan Sedarmayanti (2003: 19) “tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Sesuai dengan tujuan arsip, dapat diketahui bahwa arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Secara umum kegunaan arsip terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: 1. Endapan informasi pelaksanaan kegiatan
2. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan 3. Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
4. Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku 5. Sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: 1. Bukti pertanggungjawaban
2. Rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa
3. Sebagai bukti sejarah.
Dari beberapa penjelasan mengenai tujuan dan fungsi arsip tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip memegang peranan penting bagi organisasi
pencipta serta dalam proses kegiatan administrasi negara, karena arsip statis memiliki nilai informasi yang abadi bagi kegiatan sebuah organisasi. Selain itu karena fungsi dan tujuannya yang sangat penting itu arsip statis juga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan untuk masa yang akan datang.
2.1.3 Peranan Arsip
Di dalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda-beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari pendapat di atas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak mengerti tentang kearsipan.
2.1.4 Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda. Menurut Widjaja (1986: 101) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis”.
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
a. Arsip aktif yaitu: arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu: arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dari arsip aktif.
c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.2 Arsip Statis
Berikut terdapat beberapa pengertian arsip statis yang dikemukakan oleh beberapa ahli.“Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media” (Walne, 1988: 128). Bila arsip dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang dimaksudkan Walne sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan.
Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan ke-sejarah-an, layanan penelitian dan layanan publik.
2.2.1 Pengertian Arsip Statis
Sebagaimana dimaksud dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip statis adalah “arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan”.
Menurut Wursanto (1991: 237) “arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunkan dalam penyelenggaraan administrasi negara”.
Dari beberapa pengertian arsip statis yang telah dikemukakan di atas dapat diambil kesimpulan bahawa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan, dan penyelenggaraaan administrasi suatu organisasi.
2.2.2 Tujuan Arsip Statis
Menurut Novyanti (2010: 2) Bagi pemerintah arsip statis memiliki tujuan “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”. Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada organisasi dan masyarakat, serta peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.
2.2.3 Fungsi Arsip Ststis
Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan
kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan pada prinsip asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi penciptanya, dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan arsip harus memperhatikan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan.
Jadi dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan ke-sejarah-an, layanan penelitian, dan layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga sering disebut permanent record atau arsip abadi. Arsip abadi memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip statis terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak penting.
Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah, atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Wursanto (1991: 238-239) memberikan contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan arsip sebagai berikut:
No. Golongan arsip Waktu penyimpanan
1 Arsip vital Permanen
2 Arsip penting 3-7 tahun 3 Arsip biasa 2-3 tahun 4 Arsip tidak penting 1 tahun
Wursanto (1991: 238-239) memberikan gambar arsip-arsip yang dapat digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I
e. Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks pidato Presiden dalam rangka pertanggungjawaban pemerintah di depan Sidang Mejelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) R.I.
g. Dan lain-lain
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik b. Stock kapital
c. Buku besar umum d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota) f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan o. Akta pendirian organisasi/perusahaan p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasi/foto-foto udara t. Dan lain-lain
Masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti.
Dilain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto (1991: 239) mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”. Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Dalam suatu penelitian di Australia dan di Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara dan di lestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut
1. 10% arsip yang akan dilestarikan (statis) 2. 25% arsip dalam kategori aktif
3. 30% arsip memasuki masa inaktif
4. 35% arsip yang musnah (Ricks, 1992: 101-102)
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ruang lingkup manajemen arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen. Terdapat beberapa perbedaan dalam menentukan jangka waktu peyimpanan setiap dokumen, akan tetapi untuk masalah pedoman atau ketetapan belum ada yang pasti, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dari masing-masing organisasi.
2.3 Manajemen
Manajemen secara pengertian, sebagaimana yang dikemukakan oleh Mary Follet yang dikutip oleh Sule dan Saefullah (2005: 5) adalah “seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Management is the art of getting things done through pepole”.
Pengertian manajemen dapat dilihat dari 3 pengertian yaitu : manajemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia dan manajemen sebagai ilmu. (Manullang, 1983: 15)
Menurut Handoko (2000: 10), “manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan
organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan”.
Mengapa manajemen diperlukan? yaitu agar tujuan dari organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Manajemen diperlukan sebagai upaya agar segala kegiatan dapt berjalan secara efektif dan efisien. Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan yang efektif dan efisien, maka manejemen perlu dijelaskan berdasrkan fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi tersebut sebagaimana dikemukakan oleh Sule dan Saefullah (2005: 5) mencakup fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian, serta fungsi pengendalian dan pengawasan
Fungsi-fungsi manajemen adalah “serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaanya”. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, Mchugh yang dikutip oleh Sule dan Saefullah (2005: 8)
Perencanaan, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi serta kegiatan yang akan dilaksanakan.
Pengorganisasian, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi dan kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.
Pengimplementasian, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
Pengendalian dan Pengawasan, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia yang di hadapi.
Dan menurut Sule dan Saefullah (2005: 13) berdasarkan operasionalisasinya, maka manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia 2. Manajemen Produksi
3. Manajemen Pemasaran 4. Manajemen keuangan
Dari pengertian manajemen di atas dapat kita peroleh informasi bahwa untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan diperlukan sebuah manajemen dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan, serta evaluasi secara berkala.
2.4 Manajemen Arsip
Menurut Amsyah (1992: 4) manajemen arsip adalah
“Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”
Martono mengatakan “record management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
A = Administration Value/warkat yang bernilai administrasi L = Legal Value/warkat yang mempunyai nilai hukum F = Fiscal Value/warkat yang mempunyai nilai keuangan R = Research Value/ warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan.
2.5 Evaluasi Manajemen Arsip
Kata evaluasi berasal dari Bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran, sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.
Evaluasi adalah “sebagai proses memberikan atau menentukan nilai kepada objek tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu” (Sudjana, 1990: 30). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa evaluasi dapat diartikan sebagai proses untuk menentukan nilai sesuatu berdasarkan kriteria tertentu melalui penilaian.
Hamalik (2010: 25) juga menyebutkan kriteria evaluasi yang dapat dipertanggungjawabkan:
1. Efektifitas: yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang diinginkan telah optimal.
2. Efisiensi: menyangkut apakah manfaat yang diinginkan benar-benar berguna atau bernilai dari program publik sebagai fasilitas yang dapat memadai secara efektif.
3. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi manajemen arsip adalah proses memberikan nilai kepada pengelolaan semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterima, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip berdasarkan kriteria manajemen arsip.
2.5.1 Manajemen Arsip Statis
Secara umum manajemen arsip statis mencakup kegiatan sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya, secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), tranfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)" (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977: 1).
Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : a. Seleksi Arsip
Adalah kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya, kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print).
b. Penentuan Nilai Arsip
Adalah kegiatan untuk menentukan nilai yang terdapat dalam arsip, apakah arsip itu mempunyai nilai referensi atau nilai penelitian.
2. Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis. Kegiatan ini biasa disebut dengan tahap inventarisasi arsip statis. Hasil dari pengolahan adalah terciptanya jalan masuk/access terhadap arsip dengan wujud sarana temu balik arsip.
3. Deskripsi Arsip
ICA (International Council on Archives) 2000, mendefinisikan deskripsi arsip adalah “penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya”. Gambaran tersebut mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi guna mengidentifikasikan bahan arsip tersebut, termasuk penjelasan konteks dan sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut. Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
2.5.1.1 Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip statis pada prinsipnya adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi kultural yang siap pakai untuk setiap penggunaan bagi kepentingan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan atau kepentingan pelestarian budaya bangsa. Artinya pengaturan arsip statis harus mengacu pada upaya mendukung peningkatan efektivitas pelestarian dan pemanfaatan memori organisasi pencipta arsip dan memori kolektif bangsa pada skala yang lebih luas.
Berkaitan dengan hal tersebut lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari
sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal lembaga kearsipan atas berbagai aspek pendukung, seperti ilmu kearsipan, standar, ruang pengolahan, peralatan, SDM, dan koordinasi kerja.
Schellenberg (1961: 17) menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip statis, yakni “melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use)”.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi ( 2010: 4) adalah :
1. Kontrol ilmu kearsipan 2. Standar deskripsi
3. Koordinasi kerja yang ketat 4. Ruang pengolahan
5. Peralatan
6. SDM yang profesional.
2.5.1.2 Kontrol Ilmu Kearsipan
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik.
2.5.1.3 Standar Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (per-berkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (per-lembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh. Menurut Ismiatun (2001: 16) deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut
1. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
2. Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, dan dimana)
3. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan asli, turunan, dan sebagainya) 4. Tanggal surat dibuat
5. Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip) 6. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
Gambar 1. Contoh Kartu Deskripsi Sumber:
Suara Badar vol I/3 / 2001
Keterangan:
1. DI/1, Nomor identitas pembuat (DI) dan nomor berkas 1 2. Isi Berkas
3. Kondisi fisik arsip 4. Keterangan bahasa arsip 5. Tingkat perkembangan 6. Bentuk luar
Titik-titik akses informasi arsip statis didasarkan pada elemen-elemen deskripsi. Karena pentingnya titik akses untuk pencarian/penemuan kembali informasi, telah dikembangkan suatu standar terpisah antara arsip lembaga pemerintah dengan non-lembaga pemerintah yang disebut International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR:CPF). ISAAR (CPF) memberikan aturan umum untuk menyusun arsip yang menggambarkan badan-badan hukum, perorangan dan keluarga, yang disebut sebagai pencipta (creator) dalam pendeskripsian arsip. ISAAR:CPF (2004) membagi elemen deskripsi menjadi “identity area, description area,
relationship area, control area, relating corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources”
Sejalan dengan standar ISAAR:CPF, Sunarto (1999: 13) membagi enam elemen kelompok arsip, yaitu:
1. Pernyataan identitas 2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan 5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk arsip statis yang berasal lembaga pemerintah atau nonlembaga pemerintah, maka pengolahan arsip statis di lembaga kearsipan memiliki suatu pola baku/standar sesuai dengan creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih meningkat.
2.5.1.4 Koordinasi
Handoko (2003: 195) mendefinisikan “koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian, tujuan-tujuan, dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien”
Dalam lingkup archives management pekerjaan pengolahan arsip merupakan salah satu sub-sistem dari sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan). Karena itu pelaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis tidak akan berjalan optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dengan unit kerja lain, seperti unit kerja pelestarian (penyimpanan dan reproduksi), unit kerja layanan informasi.
Hubungan antar sub-sistem tersebut dapat terlihat ketika arsiparis hendak mengolah arsip diperlukan khasanah arsip yang tersimpan di ruang penyimpanan arsip statis. Koordinasi berfungsi sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis agar kegiatan pengaturan dan pengaktualisasian data dapat berjalan efektif. Pengaturan arsip pada ruang pengolahan tidak akan berjalan efektif apabila tidak ada hubungan kerja yang harmonis antara unit kerja pengolahan
dengan unit kerja penyimpanan arsip. Begitu halnya antara unit kerja pengolahan dengan unit kerja layanan informasi terutama ketika terjadi pembaruan data arsip.
2.5.1.5 Ruang Pengolahan
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan menurut Azmi (2010: 8) “volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip”.
2.5.1.6 Peralatan
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni “peralatan untuk arsip berbasis kertas, berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbasis elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran” (Azmi, 2010: 8).
Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna permanen.
Namun, selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis pengolahan informasi arsip, perlu juga dipersiapkan juga peralatan pendukung kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja arsiparis, seperti masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman.
2.5.1.7 SDM
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa pengaturan arsip tidak dari aspek fisik atau otentisitasnya saja, melainkan juga pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik untuk arsip konvensional, audio visual atau arsip elektronik, pengaturannya harus dilakukan oleh tenaga profesional yang berhak untuk mengolah/mengatur arsip statis di lembaga kearsipan demi kepentingan akses dan mutu layanan kepada publik.
Dengan adanya pengaturan arsip secara profesional oleh arsiparis yang memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa asing, teknologi informasi dan komunikasi) pada setiap lembaga kearsipan, maka akan terselenggara suatu sistem kearsipan statis nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi dan komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi intern lembaga kearsipan maupun jaringan informasi antar lembaga kearsipan
2.6 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Seperti pendapat Ricks (1992: 14) daur hidup arsip meliputi
“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy)”. (Ricks at al., 1992: 14)
Dari pengertian mengenai daur hidup arsip (life cycle) di atas dapat kita peroleh informasi bahwa arsip juga mempunyai proses perjalanan hidup yang dimulai dari penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan, pemindahan (penyusutan) dan akhirnya disimpan secara permanen. Dari setiap perpindahan status tersebut arsip tidak hanya sekedar dipindahkan melainkan juga terdapat
suatu penilaian dan suatu metode tertentu dalam menetapkan status dari arsip tersebut, yaitu kandungan informasinya.
Arsip statis juga merupakan bagian dari sebuah informasi yang patut untuk diorganisasikan dan juga dijaga dengan baik. Untuk mengelola kandungan informasi dari keseluruhan proses daur hidup arsip tersebut, maka diperlukan manajemen arsip statis. Rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis dapat dilihat dari gambar daur hidup arsip statis sebagai berikut:
Gambar 2. Daur Hidup Arsip Statis Sumber :
Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Ugm Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa kegiatan manajemen arsip dimulai dari kegiatan acquisistion, description. preventive conservation, currative conservation, information services, dan kemudian source publication. Jika diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia akan menjadi, akusisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, temu kembali. Berikut merupakan penjelasan dari tiap-tiap tahapan daur hidup arsip statis:
2.6.1 Akuisisi (Acquisition)
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa
penerimaan arsip dari instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)" (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian, penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977: 1).
Di dalam penilaian arsip terdapat kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1. Seleksi Arsip
Yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas, tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print).
2. Penentuan Nilai Arsip
Merupakan kegiatan pemberian nilai terhadap arsip, apakah arsip itu dapat memberikan informasi atau memiliki nilai sejarah.
Dari beberapa keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa kegiatan penciptaan/akuisisi arsip statis merupakan proses seleksi dimana arsip statis akan dinilai berdasarkan nilai informasinya yang nantinya akan diputuskan apakah arsip tersebut akan disimpan atau tidak.
2.6.2 Deskripsi (Description)
Pendeskripsian arsip merupakan proses pencatatan arsip berdasarkan ciri-cirinya dan informasi yang terdapat didalamnya. Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh.
Wursanto (1991: 21) menyebutkan bahwa “arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta menurut keasliannya”.
Dalam kamus kearsipan, deskripsi arsip diartikan sebagai “penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat digunakan untuk layanan publik”
Jadi, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dengan adanya proses pencatatan arsip, maka untuk kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu.
2.6.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Aktivitas-aktivitas pada tahap ini ini mencakup perawatan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton bebas asam), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukka n rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Secara umum pada tahap ini mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal ini dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
2.6.4 Perawatan (Currative Conservation)
Dalam kamus kearsipan conservation diartikan sebagai “fungsi dasar dalam pengelolaan arsip yang mencakup kegiatan menyimpan dan melindungi arsip dari unsur perusak”
Damayanti (2007: 3) juga mengungkapkan bahwa konservasi “merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi koleksi perpustakaan dan arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
Dari pengertian di atas, tahap preventive conservation merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran.
2.6.5 Layanan Pengguna (Information Services)
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai kerperluan informasi yang ada. Pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk pengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Agar berfungsi dengan baik arsip perlu ditata secara logis dan sistematis. Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi aslinya saat penggunaan, perlu diadakan semacam kegiatan pengamanan. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan sistem tertutup yang mana hanya arsiparislah yang berhak mengakses arsip dan untuk penggunaannya diatur ketat, yang artinya tidak semua orang dapat mengaksesnya dan hanya orang-orang tertentu yang diizinkan untuk mengakses.
Penggunaan/akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk kepentingan penelititan dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.6.6 Sumber Publikasi (Sources Publication)
Sources Publication atau publikasi kearsipan dalam Kamus Kearsipan merupakan tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan apapun bentuk dan formatnya untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk didalamnya adalah penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Secara tradisional biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, namun dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape, rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat untuk didistribusikan juga termasuk publikasi kearsipan.
