(Hibah Pengabdian bagi Pembangunan Masyarakat)
PENGEMBANGAN SISTEM BASISDATA PERPUST AKAAN BIARA PRA TISTA KUMARA WARABRATA
ORDO SALIB SUCI
Disusun Oleh:
Dr.rer.nat. Cecilia E. Nugraheni, ST, MT
Lembaga Pcnelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Katolik Parahyangan
DAFTAR lSI
Abstrak
Bab 1 Mitra Kegiatan Bab 2 Permasalahan Mitra
Bab 3 Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Bab 4 Hasil dan Kesimpulan
Lampiran: Foto-foto kegiatan
Hal. 2 3 6 8 10 11
ABSTRAK
Biara Pratista Kumara Warabrata adalah salah satu biara yang dimiliki oleh Ordo Sa lib Suci (OSC) Bandung. Biara ini digunakan terutama bagi tempat tinggal para frater (calon imam) yang sedang menempuh pendidikan jenjang yuniorat. Biara ini memiliki sebuah perpustakaan yang belum dikelola secara optimal. Kebutuhan akan pengelolaan yang lebih baik muncul dengan semakin banyaknya koleksi perpustakaan yang dimiliki. Untuk itu, pada kegiatan pengabdian ini, dikembangkan sebuah sistem basisdata perpustakaan dengan menggunakan SliMS (Senayan Library Management Systems) yang sesuai dengan kebutuhan saat ini. Di samping itu, keg·latan in·, juga mencakup pengadaan perangkat keras yang memadai untuk mendukung Sistem Basisdata Perpustakaan tersebut. Kegiatan pengabdian dilaksanakan dalam 13 minggu, dimulai dari minggu kedua September 2015 dan berakhir pada awal Desember 2015.
Bab 1 Mitra Kegiatan
Ordo Sanctae Crucis (OSC), atau dalam Bahasa Indonesia disebut dengan Ordo Salib Suci, adalah kelompok para imam dan bruder yang mempunyai semangat hidup bersama berdasarkan regula St. Agustinus. Ordo ini didirikan pada abad ke-13 di Belgia oleh Theodorus de Celles. Oleh Paus lnosensius IV, ordo ini disahkan sebagai ordo kanonik regulir pada tahun 1248. Anggota ordo OSC yang biasanya disebut Krosier mempunyai tugas utama merayakan liturgi. Ordo ini mempunyai dua ciri khas, yaitu stabilitos loci (keterikatan pada biara tertentu), dan vita apostolic (milik bersama dan pemeliharaan pastoral umat beriman setempat).
Tahun 1910 Ordo mulai bermisi. Saat ini propinsinya meliputi: Theodorus de Celles (Belgia, Belanda, Jerman), Santa Odilia (Amerika Serikat), Sang Kristus (Indonesia), dan Senhor Bam Jesus (Brasilia). Di Indonesia sendiri, OSC berpusat di kota Bandung. Karya-karya OSC di Indonesia, di antaranya:
1. Teritorial
Paroki: Keuskupan Agung Jakarta, Keuskupan Agung Medan, Keuskupan Bandung, Keuskupan Sibolga, dan Keuskupan Agats.
2. Pendidikan
Melalui yayasan-yayasan yang d"1mil"lki, OSC mendirikan dan mengelola sekolah sekolah Katolik mulai dari sekolah dasar sampai perguruan tinggi (Unpar).
3. Seminari
OSC Indonesia juga memiliki seminari (sekolah calon imam), diantaranya seminari menengah Cadas Hikmat, novisiat di Jl. Kol. Masturi Cimahi dan skolastikat di Jl. Pandu Bandung.
4. Rumah Retret
OSC memiliki sebuah rumah retret yaitu Rumah Retret Pratista yang berlokasi do Jl. Kolonel Masturi 591 Cisarua Kab. Bandung Barat.
5. Kemahasiswaan
OSC juga mendukung kegiatan pembinaan kemahasiswaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan ditugaskannya/diijinkannya beberapa imam OSC terlibat dalam pembinaan mahasiswa. Sebagai contoh Onesius Otenieli Daeli, OSC sebagai pastor pendamping KMK se-Bandung.
Para pemuda yang ingin bergabung dengan OSC sedikitnya harus lulus SMU dan sungguh berhasrat menjadi anggota OSC, serta lulus tes masuk. Setelah diterima, untuk menjadi seorang imam OSC, para pemuda tersebut harus menempuh serangkaian tahapan/jenjang pendidikan yang disebut dengan formasi. Formasi tersebut meliputi: novisiat, yuniorat, tahun orientasi pastoral, skolastikat, dan tahun pastoral. Penjelasan singkat dari setiap jenjang pendidikan adalah sbb.:
• Novisiat
Novisiat dilaksanakan selama dua tahun penuh, dengan masa postulat 2-3 bulan. Setelah postulat, para novis pertama menerima jubah dan mengikuti program tahun rohani di Keuskupan Bandung selama satu tahun penuh. Pengenalan akan tradisi ordo, sejarah ordo, dan spiritualitas ordo diberikan selama masa novisiat pertama. Pada novisiat tahun kedua, para cal on mulai mengikuti pendidikan Filsafat dan Teologi di Fakultas Filsafat, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung. Selain itu, pendidikan spiritualitas ordo pun masih terus diberikan selama masa novisiat kedua ini. Alamat Novisiat: Novisiat Ordo Sa lib Suci- Pratista, Jl. Kol. Masturi 591, Desa Jambudipa Rt.01 Rw. 04, Kec. Cisarua, Cimahi 40551- Jaw a Barat, Tel (022) 270-0121
• Yuniorat
Masa yuniorat diisi dengan studi Filsafat dan Teologi di Fakultas Filsafat, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung. Masa yuniorat biasanya membutuhkan waktu lebih kurang selama 4 tahun. Selama kurun waktu tersebut, calon harus bisa meraih gelar sarjana (51) di bidang filsafat jurusan agama. Alamat Yuniorat: Biara Pratista Kumarawarabrata, Jl. Sultan Agung 2, Bandung 40115 Jawa Barat, Telp. (022)
423-;4; 7738.
• Tahun Orientasi Pastoral (TOP)
Tahun orientasi pastoral dilaksanakan setelah masa yuniorat selama satu tahun penuh. Orientasi pastoral bisa dilaksanakan di paroki (luar kota atau luar daerah) atau karya-karya kategorial (buruh, anak jalanan, pertukangan, kemahasiswaan, dsb).
• Skolastikat
Pendidikan masa skolatikat dilaksanakan setelah TOP. Selama masa ini, calon menempuh program pendidikan pastoral di Fakultas Filsafat, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung. Masa skoslatikat dihabiskan selama lebih kurang dua tahun.
Alamat Skoslatikat: Biara Bunda Tujuh Kedukaan Maria, Jl. Pandu 4, Bandung 40173, Jawa Barat, Tel. (022) 601-1138, 603-0230.
• Tahun Pastoral
Tahun Pastoral dilaksanakan setelah skolastikat. Pada masa ini calon bisa ditahbiskan menjadi diakon.
Bab 2 Permasalahan Mitra
Seperti juga pada lembaga pendidikan lainnya, keberadaan perpustakaan merupakan hal yang sangat penting bagi pendidikan para imam OSC. Selain untuk mendukung proses belajar mengajar dan penelitian, pustaka juga sangat diperlukan untuk menambah wawasan bagi para frater.
Salah satu perpustakaan yang dimiliki oleh OSC adalah perpustakaan di yuniorat yaitu di Biara Pratista Kumara Warabrata (Gambar 1). Keberadaan pustaka sebagai sumber belajar atau untuk menarnbah wawasan bagi para frater selama masa pendidikan merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh OSC. Koleksi buku di perpustakaan biara saat ini sudah sernakin banyak, sudah rnencapai ribuan. Sebagian besar koleksi ini berasal dari surnbangan para Pastor dan pen·mggalan dari Pastor yang telah meninggal dunia.
Gam bar 1. Perpustakaan Biara Pratista Kumara Warabrata
Dari wawancara dan pengamatan langsung, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan perpustakaan saat ini masih manual. Koleksi buku bel urn terdokumentasi dan tertata dengan baik. Begitu juga dengan catatan peminjaman dan pengernbalian. Para frater atau anggota kornunitas lain yang ingin meminjam buku diminta menulis sendiri pada buku peminjaman. Tidak jarang terjadi beberapa orang meminjarn tanpa rnelakukan pencatatan. Hal ini tentu saja rnenirnbulkan masalah untuk mengetahui keberadaan koleksi pada suatu saat tertentu.
Dari analisis kondisi sekarang, dapat disimpulkan bahwa untuk mengatasi permasalahan yang lebih besar di masa depan, maka sudah perlu dilakukan pengelolaan perpustakaan yang baik. Salah satu solusi yang dapat diambil adalah dengan menerapkan teknologi informasi yaitu dengan dengan membangun sebuah Basisdata Perpustakaan sederhana yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan biara.
Secara sederhana basisdata dipahami sebagai kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Program komputer untuk mengakses informasi dari basisdata disebut sebagai DBMS (Database Management System). Saat ini telah banyak berkembang DBMS yang dapat diperoleh dengan gratis maupun dengan berbayar, yang berskala besar maupun kecil. Khusus untuk perpustakaan, telah tersedia sebuah sistem pengelolaan basisdata perpustakaan yang dapat diunduh dan digunakan secara bebas, yaitu SUMS (Senayan Library Management Systems).
Dalam kegiatan pengabdian ini diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak pendukung. Perangkat keras (komputer) dengan spesifikasi yang memadai, khususnya dalam kapasitas penyimpanan dan kecepatan pemrosesan, sangat diperlukan. Saat ini tidak ada atau belum tersedia komputer yang memenuhi spesifikasi tersebut. Oleh karena itu pengadakan perangkat keras merupakan hal penting yang harus dilakukan dan memerlukan pendanaan khusus. Sedangkan perangkat lunak (DBMS) dapat digunakan DBMS yang bersifat open source sehingga dapat diperoleh dengan gratis atau berbayar tapi dengan biaya rendah.
Bab 3 Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian
Untuk menjawab permasalahan yang dibahas pada bab sebelumnya, solusi yang ditawarkan dan sudah disepakati oleh mitra adalah dibangunnya sebuah sistem basisdata perpustakaan untuk perpustakaan Biara Pratista Kumarawarabrata.
Dalam melaksanakan kegiatan pengabdian ini, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Analisis kebutuhan
Tahap pertama ini dilaksanakan dengan cara melakukan wawancara dengan pimpinan OSC yaitu Pst. Laurentius Tarpin, OSC dan Rektor Domus Biara Pratista Kumarawarabrata yaitu Pst. Onesius Otenieli Daeli, OSC. Selain wawancara, juga dilakukan survey untuk melihat lokasi perpustakaan, buku-buku, kondisi perpustakaan, dan keberadaan/kelayakan perangkat keras pendukung (komputer).
2. Perancangan dan implementasi
Tahap selanjutnya adalah perancangan basis data dan berdasarkan hasil perancangan di tahap sebelumnya dibangun website.
3. lnstalasi dan pengisian basisdata
Tahap ketiga adalah instalasi sistem yang telah dibangun dan pengisian basisdata koleksi perpustakaan.
4. Pengujian
Untuk menjamin kebenaran dan kesesuaian sistem basisdata dengan keinginan mitra maka dilakukan pengujian terhadap sistem basisdata tersebut.
5. Pelatihan
Untuk memudahkan pengelolaan basisdata selanjutnya, maka dilakukan pelatihan bagi ad min atau pengelola basisdata.
Langkah-langkah di atas sebagian besar telah selesai dilaksanakan. Kegiatan yang saat ini masih berlangsung adalah pengisian basis data yang berupa data pustaka (biblio). Kegiatan pengisian akan dilakukan sampai dengan awal Desember 2015. Pelaksanaan ini sesuai dengan yang direncanakan. Dari sisi pengembangan sistem basisdata sudah dinyatakan selesai dan telah diuji fungsionalitasnya dan mitra juga telah menyatakan kepuasannya. Sistem telah berjalan dan sudah mula·, dapat
dimanfaatkan oleh mitra. Namun sampai dcngan tahap ini, pemanfaatan belum dapat optimal karen a pengisian basisdata masih belum selesai.
Selama pelaksanaan kegiatan pengabdian, antusiasme dari pihak mitra sangat tampak. Mitra sangat mengapresiasi apa yang dilakukan oleh tim pelaksana. Mitra juga telah menunjukkan personal khusus untuk mengelola sistem basisdata perpustakaan ini. Kontribusi mitra dalam bentuk penyediaan tempat koordinasi, pemasukan basisdata, pelatihan, dan juga penyediaan konsumsi.
Kegiatan pengabdian ini tidak memerlukan pengabdian lanjutan. Pengelolaan Sistem basisdata yang telah sesuai kesepakatan akan menjadi tanggung jawab mitra. Tim akan tetap bersedia member"1kan bantuan konsultasi setelah kegiatan berakhir tanpa memerlukan pendanaan khusus.
Bab 4 Hasil dan Kesimpulan
Kegiatan pengabdian ini rnemberikan jasa konsultasi dan solusi kepada rnitra, Ordo Sa lib Suci (OSC) llandung, tentang permasalahan y<mg dihadapi. Dalam hal ini adalah dalam rnengelola perpustakaan salah satu biara yang dirnilki OSC 13andung, yaitu Biara Pratits Kumara Warabrata. Sesuai dengan bidang keahlian tim pelaksana, solusi yang diberikan adalah pengelolaan perpustakaan dengan dukungan teknologi inforrnasi. Untuk itu, dalam kegiatan ini dikembangkan sebuah Sistern Basisdata Perpustakaan yang disesuaikan dengan kebutuhan rnitra.
Sistem Basisdata Perpustakaan dikembangkan dengan rnenggunakan sebuah program pengelola perpustakaan SliMS. Dalam pelaksanaannya kegiatan ini melibatkan per·sonal dati l'erpustakaan Unpar untuk memberikan pelatihan dan membantu memasukkan data pustaka (biblio) dan memberi label pustaka.
Foto-foto Kegiatan
Gambar 2. Suasana Pcrpustakaan (1)
Gam bar 4. lnstalasi Sistem Basisdata
Gam bar 6. Buku·buku yang telah diberi label
Gambar 8. Tampilan program (1)
