commit to user i
PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN SOFTWARE SLIMS (Senayan
Library Management System) DI KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya (A.Md) Program Studi Perpustakaan
Oleh :
HABIB MUTHOHAR D1812038
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas maret yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Habib Muthohar NIM : D1812038
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
Judul : PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN
SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System) DI KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO
Pembimbing : Rr. Iridayanti Kurniasih, S.Hum, M.IP Tanggal Diuji : Mei 2015
Menyatakana bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yag berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
.
Surakarta, Mei 2015
Habib Muthohar NIM. D1812038
commit to user iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Habib Muthohar NIM : D1812038 Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-eksklusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN SOFTWARE SLIMS (Senayan
Library Management System) DI KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO
Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : Mei 2015 Yang membuat pernyataan
Habib Muthohar NIM. D1812038
commit to user iv
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN SOFTWARE SLIMS (Senayan
Library Management System) DI KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO Karya:
Nama : Habib Muthohar NIM : D1812038 Konsentrasi : Perpustakaan
Telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari :
Tanggal : Mei 2015
Surakarta, Mei 2015 Pembimbing
Rr. Iridayanti Kurniasih, S.Hum, M.IP NIK. 19870730 201302 01
commit to user v
PENGESAHAN
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md), pada :
Hari : Tanggal :
Dewan Penguji
Penguji I Penguji II
Drs. Aryanto Budhy S, M.Si Rr. Iridayanti Kurniasih, S.Hum, M.IP NIP. 19581123 198603 1 002 NIK. 19870730 201302 01
Mengesahkan Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si NIP. 19610825 198601 2 001
commit to user vi MOTTO
“Ketika seseorang menghina kamu, itu adalah sebuah pujian bahwa selama ini mereka menghabiskan banyak untuk memikirkan kamu, bahkan ketika kamu tidak
memikirkan mereka.”
(B.J Habibie)
“Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.”
(Ibu Kartini)
“Kegagalan yang membuat tersipu lebih mulia daripada keberhasilan yang membuat sombong”
(Kahlil Gibran)
“Biarkan ku berjalan seperti air untuk mengakhiri tugas akhir, terus berjalan meski karang menghadang sampai arus membawa keujung tujuan.”
commit to user vii
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk:
1) Ibu dan Ayah yang telah memberikan aku semangat dan doa selama ini yang menjadi kekuatan dalam diriku.
2) Sahabat-sahabatku yang selalu ada buatku dan terkadang buat sebel juga (Putri, Riris, Elly, Endah, Rani).
3) Seseorang yang memberi semangat, dukungan, serta doa (Ishari Pratiwi). 4) Teman-temanku yang asik dan selalu membuat tertawa (Andi, Arda, Heni,
Dinis, Nawang, John, Wisnu, Titis).
5) Fatma dan Ruli temanku seperjuangan magang di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo.
6) Teman-teman D3 Ilmu Perpustakaan kelas B angkatan 2012.
7) Adik-adikku SMK yang ku kenal saat magang (Lilik, Novi, Fita, Ana, Diyah, Fitri, Indres, Budi, Cahyo).
8) Almamater Universitas Sebelas Maret Surakarta.
9) Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
commit to user viii ABSTRAK
Habib Muthohar, D1812038, 2015. PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN SOFTWARE SLIMS (SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT
SYSTEM) DI KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI
KABUPATEN SUKOHARJO. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang dilaksanakan di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo ini untuk memenuhi Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta 2015. Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan tanggal 2 Februari – 28 Maret 2015. Automasi perpustakaan merupakan bentuk penggunaan teknologi informasi di perpustakaan, salah satunya di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan automasi dengan software SLIMS (Senayan Library Management System) di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo. Penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya: metode wawancara, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Tugas Akhir Ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Manfaat dari software SLIMS ialah terciptanya layanan prima di perpustakaan. 2) Kegiatan yang memanfaatkan software SLIMS meliputi layanan sirkulasi, pengolahan bahan pustaka, presensi pemustaka, serta OPAC. 3) kendala yang dihadapi dalam pemanfatan SLIMS adalah kurangnya dana, komitmen anggota yang lemah, pemustaka masih banyak yang tidak paham komputer, perawatan yang masih kurang, listrik sering mati, dan komputer sering error. 4) Solusi untuk mengatasi kendala yang dihadapi meliputi : menambah alokasi dana, mengubah komitmen yang dulunya kurang mendukung menjadi mendukung dengan adanya SLIMS, pemberian bimbingan kepada pemakai, peningkatan perawatan untuk komputer, pengadaan UPS serta penggunaan sistem manual, dan memanggil tenaga ahli ketika menemui kesulitan. Saran yang dapat penulis sampaikan diantaranya adalah : 1) Mengganti komputer yang sudah tua dengan yang baru. 2) Pengalihan dana yang kurang penting bisa dialihkan ke SLIMS. 3) Perlunya adanya pelatihan kepada pustakawan. 3) Pengecekan dan entri data ulang bahan pustaka. 4) Pengadaan genset (generator set).
commit to user ix ABSTRACT
Habib Muthohar, D1812038, 2015. USE OF THE SOFTWARE SLIMS AUTOMATION (SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM) IN THE OFFICE LIBRARY ARCHIVES AND DOCUMENTATION DISTRICT SUKOHARJO. Final Project. Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret Univercity.
Work Lecture held at the Office documentation and information center Library Archives and Documentation Sukoharjo to fulfill Final Diploma Program University Library FISIP March Surakarta, 2015. Implementation of the Working Class documentation and information center was held on February 2 - March 28, 2015. Library automation is a form of the use of information technology in the library, one of them in the Office of Library Archives and Documentation Sukoharjo. The purpose of writing this final project was to examine the use of automation with software SLIMS (Senayan Library Management System) in the Office of Library Archives and Documentation Sukoharjo. This final project to obtain data and information, the authors use several methods including: interview, observation, documentation and literature. Final It can be concluded that: 1) The benefits of software SLIMS is the creation of excellent service in the library. 2) activities that utilize SLIMS software services include circulation, processing library materials, presence library users, as well as the OPAC. 3) the constraints faced in SLIMS utilization is the lack of funds, weak commitment of members, pemustaka still many who are not computer savvy, care is still lacking, electricity often die, and the computers often error. 4) The solution to overcome the obstacles encountered include: increase the allocation of funds, change the commitments that were once less supportive be supportive with SLIMS, giving guidance to users, improved maintenance for computers, UPS procurement and the use of manual systems, and call the experts when it encountered difficulties, Suggestions can convey authors are: 1) Replace the old computer to the new one. 2) The transfer of funds can be transferred to less important SLIMS. 3) The need for training to librarians. 3) Checking and re-entry of data library materials. 4) Procurement gensets (generator sets).
commit to user x
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-NYA penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan penulis dan dalam waktu yang telah ditentukan.
Penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN AUTOMASI DENGAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management
System) DI KANTOR PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN
DOKUMEN KABUPATEN SUKOHARJO” ini merupakan tugas akhir penulis dalam menyelesaikan studi dan memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) Program Studi Diploma III Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
2. Kedua orang tuaku yang senantiasa selalu memberikan semangat dan doa dalam bimbingannya.
3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user xi
4. Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Rr. Iridayanti Kurniasih, S.Hum, M.IP, selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.
6. Drs. Aryanto Budhy S, M.Si., selaku penguji Tugas Akhir. 7. Daryono, S.Sos, M.IP, selaku Pembimbing Akademik. 8. Dosen Jurusan Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.
9. F. Ninik Ristiani, S.E, MM., selaku Kepala Kantor Perpustakaan Arsip
dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo yang telah memberikan kesempatan penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo.
10. Seluruh pegawai di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo.
11. Sahabat-sahabatku, teman-teman DIII Perpustakaan 2012, dan seseorang yang selalu memberiku semangat dalam penyusunan Tugas Akhir.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini.
commit to user xii
Untuk itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun terhadap Tugas Akhir ini sangat penulis harapkan. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis pada saat kuliah maupun saat penulisan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia perpustakaan. Wassalamualaikum Wr. Wb. Surakarta, Mei 2015 Penulis Habib Muthohar
commit to user xiii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS………... ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI………… iii
HALAMAN PERSETUJUAN...………... ... iv
HALAMAN PENGESAHAN………... v
HALAMAN MOTTO………... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN………... vii
ABSTRAK………... viii
KATA PENGANTAR………... x
DAFTAR ISI………. xiii
DAFTAR TABEL……… xvii
DAFTAR BAGAN……… xviii
DAFTAR GRAFIK………... xix
DAFTAR GAMBAR ... xx
DAFTAR LAMPIRAN……….... xxii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………... 1
1.2 Rumusan Masalah………... 5
1.3 Tujuan Penulisan………...…….. 5
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan.………... 6
commit to user xiv
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka……….…...…... 8 2.2 Landasan Teori……….. 9 2.2.1 Perpustakaan………... 9 2.2.2 Fungsi Perpustyakaan………... 10 2.2.3 Jenis-jenis Perpustakaan………... …. 11 2.2.4 Perpustakaan Umum………... 13 2.2.5 Teknologi Informasi………... 13
2.2.6 Perangkat Lunak (Software)………... 14
2.2.7 Automasi Perpustakaan………... 15
2.2.8 SLIMS (Senayan Library Management System)……... 17
BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO 3.1 Sejarah Singkat dan Dasar Pembentukan Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo…...………... …. 22
3.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo………..……….…… 23
3.3 Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo………..……….. 24
3.4 Struktur Organisasi………….………... 25
commit to user xv
3.5.1 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Pendidikan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Sukoharjo………...………. 26
3.5.2 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Kedudukan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo……… 27
3.6 Koleksi Perpustakaan………...…… 28
3.7 Pengolahan Bahan Pustaka……….. 30
3.7.1 Teknis Pengolahan Bahan Pustaka………... 30
3.7.2 Alat dan Bahan Pengolahan Bahan Pustaka………. …. 32
3.8 Keanggotaan………. 33
3.8.1 Tata Cara dan Syarat Menjadi Anggota... …. 33
3.8.2 Ketentuan Bagi Anggota Umum... 34
3.8.3 Tata Tertib Anggota... 34
3.8.4 Tingkat Kunjungan, Peminjaman dan Anggota Baru Perpustakaan Tahun 2014 sampai Maret 2015... 35
3.9 Layanan Perpustakaan………. …. 37
3.9.1 Jam Layanan Perpustakaan………... 37
3.9.2 Jenis Layanan……….. 38
3.10 Sarana dan Prasarana……….. 40
3.11 Gambaran Umum tentang SLIMS (Senayan Library Management System) di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokementasi Kabupaten Sukoharjo………... 41
commit to user xvi BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Analisis Masalah……...………....……... 43 4.2 Kegiatan yang Memanfaatkan Software SLIMS
(Senayan Library Management System) di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Sukoharjo………. 47 4.3 Kendala yang di Hadapi dal;am Pemanfaatan Software
SLIMS (Senayan Library Management System) di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Sukoharjo………... 70 4.4 Solusi untuk Mengatasi Kendala yang dihadapi dalam
Pemanfaatan Software SLIMS (Senayan Library Management System) di Kantor Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo……… 74 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan………. 78 5.2 Saran……….. 80 DAFTAR PUSTAKA ... 81 LAMPIRAN
commit to user xvii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Sumber Daya Manusia Berdasarkan Pendidikan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kabupaten Sukoharjo……… 26
Tabel 2. Sumber Daya Manusia Berdasarkan Kedudukan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo……… 27
Tabel 3. Sumber Daya Manusia Seksi Perpustakaan………... 28
Tabel 4. Data Koleksi Perpustakaan Tahun 2014……… ... 29
Tabel 5. Alat dan Bahan Pengolahan Bahan Pustaka…………... 32
Tabel 6. Data Pengunjung, Peminjam dan Anggota Baru Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo Tahun 2014 sampai Maret 2015 ……….. 35
Tabel 7. Jadwal Layanan Sirkulasi Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo……….……...……… 37
Tabel 8. Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo ………...……… 40
commit to user xviii
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan
commit to user xix
DAFTAR GRAFIK
Grafik 1. Pengunjung, Peminjaman dan Anggota Baru Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo
commit to user xx
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tampilan Login Senayan………... 48
Gambar 2. Tampilan Menu Utama Senayan………... 48
Gambar 3. Tampilan Menu di Sirkulasi………... 49
Gambar 4. Tampilan Form Data Peminjaman………... 49
Gambar 5. Tampilan Buku Telah Masuk Ke Peminjaman Senayan... 50
Gambar 6. Tampilan Konfirmasi Peminjaman... 50
Gambar 7. Tampilan Peminjaman Saat Ini………... 51
Gambar 8. Tampilan Menu Pengembalian…………... 51
Gambar 9. Tampilan Konfirmasi Pengembalian………... 52
Gambar 10. TampilanPerpanjangan Peminjaman Buku………... 53
Gambar 11. Tampilan Konfirmasi Perpanjangan Peminjaman Buku…….. 53
Gambar 12. Tampilan Menu Keanggotaan... 54
Gambar 13. Tampilan Form Pengisian Data Anggota Baru………. 55
Gambar 14. Tampilan Menu Kartu Anggota……… 57
Gambar 15. Tampilan Kartu Anggota……….. 58
Gambar 16. Tampilan Presensi Pemustaka………... 59
Gambar 17. Tampilan Presensi yang Sudah di Scan Barcode... 60
Gambar 18. Tampilan Presensi Bagi Pemustaka yang Tidak Memiliki Kartu ... 60
Gambar 19. Tampilan Pemberitahuan Data Presensi Pemustaka Telah Masuk... 61
Gambar 20. Tampilan Bibliography... 62
commit to user xxi
Gambar 22. Tampilan Kolom Nama Pengarang... 63
Gambar 23. Tampilan Konfirmasi Data Pengarang... 63
Gambar 24. Tampilan Kolom TambahkanSubyek... 64
Gambar 25. Tampilan Konfirmasi Subyek Berhasil ditambahkan... 64
Gambar 26. Tampilan Kolom Menambahkan Eksemplar... 65
Gambar 27. Tampilan Konfirmasi Data Bibiografi... 65
Gambar 28. Tampilan Label Barcode... 66
Gambar 29. Tampilan Menu OPAC... 67
Gambar 30. Tampilan OPAC Hasil Penelusuran... 67
commit to user xxii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Permohonan Magang
Lampiran 2. Surat Keterangan Kuliah Kerja Pusdokinfo (Magang) 2015 Lampiran 3. Surat Balasan Ijin Magang
Lampiran 4. Laporan Periodik Lampiran 5. Surat Tugas
Lampiran 6. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo 2015 Lampiran 7. Presensi Magang KKP
