Mohamad Sufian Bin Hasim (2004), Kajian Keberkesanan Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan Di Universiti Teknologi Mara Kampus Shah Alam, MSc Dissertation, Universiti Sains Malaysia
BAB 3
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SECARA AM
3.1 PENGENALAN
Penyelenggaraan melibatkan lebih dari satu pertiga usaha industri pembinaan. Ini menunjukkan penyelenggaraan merupakan pelaburan tinggi. Secara tradisional pembinaan bangunan baru telah diberi pengiktirafan yang lebih. Penyelenggaraan hanya dianggap sesuatu fungsi yang kurang penting. Walaubagaimanapun, penyelenggaraan sentiasa diperlukan terutamanya sejak akhir-akhir ini dan telah mula diberi penekanan disebabkan kenaikan kos yang tinggi dalam jangkahayat sesebuah bangunan. Keperluan untuk mempertimbangkan kos kitaran hayat menjadi semakin jelas.
Sejak kebelakangan ini banyak organisasai telah mula melantik pengurus penyelenggaraan mereka sendiri. Ini menunjukkan peningkatan dalam mencapai nilai untuk wang. Sesiapa yang terlibat dalam pembinaan pembangunan baru mestilah memahami dengan sepenuhnya teknologi dan kehendak-kehendak tertentu yang berkaitan dengan projek tersebut. Begitu juga bagi mereka yang terlibat dalam penyelenggaraan bangunan. Mereka juga memerlukan pengetahuan yang sedemikian. Dengan itu ia membawa kepada pengenalan aktiviti tertentu dan berasingan. Pengurus penyelenggaraan sekarang ini diktiraf sebagai fungsi yang jelas mengikut hak-haknya tersendiri.
Mengikut pandangan R. Chudley, (1981) ‘Sesuatu kerja yang tidak dirancang terlebih dahulu akan mengakibatkan berlakunya perlaksanaan kerja-kerja yang tidak perlu dan ini dianggap sebagai tidak ekonomik dan tidak cekap.’ Oleh yang demikian, pengurusan penyelenggaraan adalah bertujuan bagi memastikan kerja yang perlu dijalankan mestilah ekonomik dan sistematik iaitu memenuhi kriteria keberkesanan dan kecekapan yang diharapkan.
Satu badan, organisasi atau unit penyelenggaraan perlu diwujudkan bagi menguruskan dan melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan aktiviti penyelenggaraan. Matlamat dan objektif utama pengurusan penyelenggaraan adalah bagi memastikan aktiviti penyelenggaraan dapat dilaksanakan dengan lancar dan teratur. Iaitu melalui arahan-arahan dari pihak pentadbiran dan pengurusan yang telah mengkoordinasi dan merancang kerja-kerja terlebih dahulu.
3.2 TAKRIF PENGURUSAN SECARA UMUM DAN FUNGSI
Pengurusan secara amnya ialah satu kaedah bagi mendapatkan sesuatu pulangan atau hasil dari tenaga manusia. Oleh itu di dalam sesebuah organisasi pengurusan penyelenggaraan, seseorang pengurus mestilah mampu memotivasikan pekerjanya bagi mengambil bahagian secara aktif dalam mencapai matlamat organisasi. Beliau mesti memahami kepentingan hubungan kerjasama di antara seseorang individu pekerja dengan kumpulan serta sambutan mereka terhadap pihak pentadbiran dan pengurusan.
Menurut Steers Ungson Mowday, ‘pengurusan adalah suatu proses perancangan, penyelarasan, pengarahan dan pengawalan sesuatu aktiviti pekerja dengan menggabungkan dari lain-lain sumber organisasi itu bagi mencapai matlamat organisasi tersebut.
Menurut Mel. A.Shear (1983), beliau menerangkan mengenai dua lagi aspek iaitu aktiviti maklumbalas yang mana merupakan antara aktiviti asas dalam pengurusan, dan aktiviti tenaga kerja. Aktiviti maklumbalas penting bagi menilai kecekapan dan keberkesanan tindakan yang telah dilaksanakan samada telah mencapai objektif dan matlamat organisasi atau sebaliknya. Di dalam aspek pengurusan tenaga kerja, aktiviti yang dilaksanakan seperti latihan kepada pekerja, pengambilan pekerja, kenaikan pangkat dan pemberhentian pekerja jika berkaitan.
Dari takrifan yang dijelaskan dan diperbincangkan diatas, ia menunjukkan bahawa aspek pengurusan tenaga kerja adalah antara perkara utama dalam perlaksanaan sesuatu aktiviti sesebuah organisasi. Oleh yang demikian, bagi melaksanakan kerja penyelenggaraan yang berkesan, tanggungjawab dan tugas pihak pengurusan adalah penting dalam merancang dan mengatur sesuatu bidang kerja dengan sumber tenaga kerja yang ada. Umumnya pengurusan boleh dibahagikan kepada empat dasar dan fungsi utama iaitu (R. Chudley, 1981) :-
a) Perancangan
Ia merupakan pengurusan sesuatu firma atau jabatan termasuk mengatur aktiviti yang sedia ada bagi memastikan kesemua keperluan seperti peralatan, kelengkapan,
bahan-bahan binaan, arahan serta peraturan kerja dan tenaga kerja yang mencukupi pada masa yang dikehendaki. Selain itu aspek penentuan matlamat dan pencapaian untuk menjamin kesesuaian dan jangkaan pulangan yang diharapkan serta memastikan setiap jabatan menjalankan tugas dan tanggungjawab yang berkaitan. b) Kawalan
Merupakan kesinambugan proses penyemakan keadaan sebenar terhadap keperluan kerja dan penyediaan sebarang keperluan pengubahsuaian untuk memastikan keadaan kerja yang selesa dan dapat mencapai pulangan yang diharapkan. Juga merupakan proses yang merangkumi kawalan penghasilan kerja dan kawalan belanjawan. Melalui aspek pengawalan kerja dan belanjawan yang baik dan berterusan maka kualiti kerja yang terbaik dapat dihasilkan dan ianya berkait rapat dengan penilaian terhadap penggunaan sumber agar tidak berlaku pembaziran. c) Penyelarasan
Merupakan sistem pengurusan untuk mendapatkan satu pasukan kerja yang harmoni dan selesa di dalam melaksanakan segala tugasan. Pihak pengurusan mesti menggabungkan individu dan tugas bagi penggunaan yang berkesan terhadap tenaga kerja dan sumber. Ia meliputi aktiviti penyeliaan dan merangka struktur organisasi yang sesuai bagi mengenalpasti kesesuaian-kesesuaian masa yang diperlukan bagi sesuatu pembaikan atau penggantian.
d) Motivasi
Pengurusan yang berjaya banyak bergantung kepada ketua yang efektif, tanggungjawab moral yang tinggi serta taat bagi memikul tugas bersama pasukan atau kumpula kerja pengurusan. Di dalam memotivasikan pekerja seorang pengurus
yang berjaya mestilah berupaya, menaikkan semangat dan memberi arahan kepada pekerja bawahan dalam mengurus halatuju organisasi. Kejayaan fungsi ini banyak bergantung kepada pendekatan, sifat dan kemahiran berbagai lapisan pentadbiran.
3.3 DEFINISI PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
Menurut Hasnan Abdullah (1994) di dalam bukunya yang bertajuk Pengurusan Penyelenggaraan mendefinasikannya sebagai ‘Pengaturan kerja penyelenggaraan mengikut polisi yang dipersetujuai’ Umumya ia merupakan tugasan-tugasan yang melibatkan proses pengarahan, pengendalian serta pengawalan terhadap kepentingan sesuatu bangunan di mana pengurusan adalah bertujuan untuk mendapatkan satu hasil dan pulangan paling maksima iaitu dalam pelbagai bentuk samada wang, kepentingan sosial, politik dan sebagainya.
Oleh itu, untuk mendapatkan satu sistem pengurusan penyelenggaraan yang efektif, teratur dan berkesan, ia memerlukan satu organisasi pengurusan penyelenggaraan yang mantap bagi melicinkan aktiviti-aktivitinya yang memberi kesan kepada penghasilan pulangan yang maksima.
3.4 PENGURUSAN DALAM PENYELENGGARAAN
Menurut James A.F. Stoner (1981), ‘Pengurusan penyelenggaraan bangunan adalah merangkumi tugas mengendali, mengarah serta mengawal kepentingan hartanah tersebut. Matlamatnya untuk mendapatkan pulangan yang optimum samada dalam bentuk wang, imej, status, kepentingan sosial, politik dan sebagainya’ . Bagi menjamin matlamat itu tercapai, satu jabatan atau bahagian di dalam sesebuah organisasi perlu diwujudkan bagi mengurus tugas-tugas yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan supaya sesuatu hartanah itu dapat memberi pulangan yang terbaik.
Pengurusan penyelenggaraan merupakan satu aktiviti yang penting dan ia memerlukan pelbagai kemahiran, pengetahuan teknikal dan pengalaman di tapak untuk mengenal pasti dan memenuhi kehendak penyelenggaraan. la juga memerlukan pemahaman dalam teknologi moden, pengurusan perniagaan, pengetahuan perundangan dan yang terpenting sekali ialah memahami manusia. Ini kerana ai melibatkan orang ramai, hartanah dan kontrak.
Oleh kerana majoriti bangunan dibina untuk memenuhi kehendak manusia, maka pemilik bangunan, kakitangan serta agennya mestilah bertindak sebagai penggerak utama dalam menentukan amalan pengurusan penyelenggaraan. Ini kerana merekalah yang menyediakan sumber dan memotivasikan penjaga bangunan, juruukur bangunan, jurutera dan graduan dalam bidang pengurusan hartanah, yang bertanggungjawab terhadap hartanah-hartanah besar dan menyelenggarakan stok bangunan.
3.5 ORGANISASI PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
Menurut takrifan awal organisasi oleh Chester Bernard, (1938), ‘Satu sistem aktiviti menyelaras secara sedar antara dua atau lebih pihak, dengan menyatakan hasrat atau matlamat, rangkaian perhubungan dan orang yang sanggup untuk bekerjasama antara satu sama lain terhadap kepentingan tugas bagi mencapai matlamat organisasi’.
Menurut Kamus Dewan (1984), ‘organisasi adalah kesatuan yang terdiri daripada bahagian-bahagian atau orang dalam sesuatu pertubuhan, perkumpulan, perbadanan untuk tujuan tertentu atau kepentingan bersama’.
Organisasi dalam aspek penyelenggaraan bangunan pula adalah sekumpulan individu yang berperanan dalam merancang dan mengawal operasi penyelenggaraan. Dalam firma yang besar, tugas dipertanggungjawabkan kepada satu jabatan daripada organisasi tersebut yang khusus bagi menguruskan hal ehwal penyelenggaraan bangunan. Bagi firma atau organisasi yang kecil tugas penyelenggaraan ini dipertanggungjawabkan kepada kakitangannya sebagai sampingan kepada tugas-tugas lain.
Organisasi penyelenggaraan juga boleh terdiri dari pakar perunding bebas yang memberi perkhidmatan khidmat nasihat dalam mengatasi masalah berkaitan tentang penyelenggaraan. (Reginald Lee, 1987)
Organisasi penyelengggaraan adalah juga boleh merujuk kepada sekumpulan orang yang dipertanggungjawabkan dalam merancang, menyediakan dan melaksanakan aktiviti-aktiviti penyelenggaraan. Organisasi penyelenggaraan adalah berbeza mengikut jenis penyelenggaraan dan fizikal bangunan yang dijalankan.
Dalam konteks kajian ini contohnya, organisasi penyelenggaraan bagi Universiti Teknologi MARA ( UiTM ) iaitu merupakan bangunan yang berfungsi sebagai institusi pendidikan adalah berbeza dengan organisasi penyelenggaraan untuk sebuah bangunan yang berfungsi sebagai pusat membeli belah seperti Mid Valley Mega Mall.
3.6 PERANAN ORGANISASI PENYELENGGARAAN
Sesuatu organisasi penyelenggaraan perlu efisyen dalam menentukan kerja-kerja penyelenggaraan dibuat dan disusun oleh pekerja yang betul dan masa yang tepat. Tugas dan organisasi pengurusan penyelenggaraan bangunan juga adalah lebih kurang sama dimana fungsi utamanya ialah untuk mencapai matlamat sesuatu organisasi tersebut. Terdapat tiga tugas utama organisasi penyelenggaraan bangunan iaitu:
i) Bertanggungjawab kepada pentadbiran pusat dalam menentukan sistem penyelenggaraan yang hendak dilaksanakan seperti penggunaan tenaga kerja dalaman (direct labour) atau secara kontrak (out source) serta perincian mengenai kedua-dua sistem tersebut.
ii) Mengawasi kerja penyelenggaraan termasuk mutu keria, masa, kos dan mengawasi maklumbalas dari pengguna. Tugas ini boleh dilakukan dengan membuat penyiasatan, lawat periksa, menilai kehendak pengguna dan penyimpanan rekod secara sistematik.
iii) Sebagai badan penasihat kepada pemilik/pengguna bangunan dalam perkara-perkara berikut:-
a) Tahap yang perlu dicapai dalam penyelenggaraan dan kesan aktiviti penggunaan bahan dan sebagainya dalam mengekalkan tahap tersebut. b) Pengumpulan data dan peruntukan kos bagi membantu pihak pengurusan
dalam menentukan tindakan yang akan diambil seperti memperbaiki atau menggantikan sesuatu kerosakan.
c) Mengenalpasti kehendak teknikal dalam kerja-kerja yang berkaitan samada kerja pengubahsuaian atau penambahan pada bangunan.
d) Menjelaskan masalah-masalah bersangkutan dengan perbelanjaan, peruntukan masa dan kaedah kerja yang akan dilaksanakan.
e) Polisi dan dasar penyelenggaraan dan juga perlaksanaan kerja yang sesuai. f) Membuat anggaran harga kerja penyelenggaraan untuk jangkamasa panjang
dan jangkamasa pendek.
g) Menasihat mengenai rekabentuk bangunan yang hendak dibina dari sudut keperluan penyelenggaraan.
Lain-lain peranan yang boleh dimainkan oleh organisasi penyelenggaraan bangunan ialah bertanggungjawab tentang perkara-perkara yang berkaitan dengan kehendak pihak berkuasa dan perundangan, pembersihan, persekitaran, pembuangan sampah dan sebagainya lagi.
Seperti yang kita maklum bahawa perbelanjaan tahunan negara untuk penyelenggaraan bangunan, kejuruteraan dan kemudahan lain dalam bidang ini menelan belanja berbilion ringgit. Ia memberi kesan yang besar terhadap ekonomi dan industri binaan. Justeru itu pengurus hartanah atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dalam bidang ini hendaklah memastikan kerja yang dilakukan oleh kontraktor, organisasi buruh langsung dan pakar-pakar mendapat keberkesanan yang maksimum. Oleh itu dua objektif utama mesti dicapai dalam membentuk organisasi penyelenggaraan iaitu nilai untuk wang dan perkhidmatan yang memuaskan.
Sebagai kesimpulannya, kerja penyelenggaraan yang baik bukan mudah dilakukan, ia perlu sesuai dan efektif mengikut keadaan. Sesebuah organisasi pengurusan penyelenggaraan yang cekap semestinya melaksanakan segala aktivitinya dengan tepat, penggunaan tenaga kerja dengan betul, penggunaan bahan yang mantap dan mendapat maklumat yang betul. Semua ini memberi kesan kepada penyelenggaraan yang baik.
Oleh yang demikian, sesebuah organisasi pengurusan penyelenggaraan bangunan mestilah dilihat sebagai satu fungsi yang perlu diberi keutamaan bagi menjamin perlaksanaan yang boleh memberi manfaat kepada pemilik dan pengguna.
3.7 PROSEDUR PENYELENGGARAAN UNTUK ORGANISASI
Sistem pengurusan penyelenggaraan bangunan boleh dibahagikan kepada tiga komponen utama iaitu :
3.7.1 Berdasarkan Saiz Dan Keadaan Kerja Yang Dilaksanakan
(a) Penyelenggaraan besar (major) setiap item perbelanjaan fabrik bangunan.
(b) Penyelenggaraan kecil (minor)
(c) Penyelenggaraan kemudahan meliputi penyelenggaraan pencegahan dan pembaikan pemasangan elektrik dan mekanikal serta kelengkapan seperti lif, sistem hawa dingin, sistem pencegahan kebakaran, pendawaian elektrik dan perpaipan.
3.7.2 Berdasarkan Proses Penyelenggaraan (a) Penyelenggaraan pencegahan terancang.
Kerja-kerja adalah terus kepada kerosakan terhadap kemudahan. Ia adalah melibatkan kontrak servis untuk pemeriksaan berkala dan juga kerja-kerja menservis peralatan.
(b) Penyelenggaraan pembetulan terancang.
Kerja-kerja adalah merupakan kerja penggantian atau pembaikan kemudahan berdasarkan piawaian yang telah ditetapkan. Ianya termasuk seperti kerja-kerja pendawaian semula, penggantian pintu, penggantian bumbung dan sebagainya.
(c) Penyenggaraan tidak terancang.
Kerja-kerja berpunca daripada kerja-kerja yang di luar jangka atau kerosakan daripada punca-punca luaran seperti paip air pecah, banjir atau pugut (vandalisma).
3.7.3 Berdasarkan Peruntukan Penyelenggaraan
(a) Penyelenggaraan berulang ( cyclical maintenance)
Melibatkan item-item di mana kerja-kerja perlu dijalankan secara teratur dan mesti dilaksanakan berdasarkan rutin asas untuk mengekalkan atau memelihara struktur bangunan. Contohnya, mengecat bangunan, di mana ianya perlu dilakukan dengan teratur untuk mengelakkan pereputan. (b) Penyelenggaraan dari semasa ke semasa ( occasional item )
Aktivitinya melibatkan kerja-kerja yang dilakukan hanya apabila terdapatnya pemeriksaan terhadap struktur atau lain-lain kerosakan. Contohnya, bahagian pada bumbung mungkin mengalami kebocoran disebabkan oleh faktor hujan. Maka kerja-kerja penggantian kecil perlu dilakukan sebelum berlakunya keadaan yang lebih serius yang memerlukan pembaikan besar.
(c) Jangka hayat panjang iaitu 15 tahun ke atas.
Jangka hayat yang melebihi 60 tahun ke atas memerlukan program pembaikan, penyelenggaraan pencegahan, menaik taraf dan pemulihan terhadap bangunan.
3.8 TENAGA KERJA DALAM PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
a) Pihak Pentadbiran
Fungsi pihak pentadbiran dalam penyelenggaraan adalah sebagai perancang yang merancang jenis-jenis penyelenggaraan yang akan dilaksanakan. Contohnya adalah seperti penyediaan permohonan peruntukan tahunan untuk dihantar kepada Kementerian Pendidikan. Selain itu, pihak pentadbiran juga berperanan mengawal peruntukan kewangan, pengarahan tenaga kerja dan memastikan perlaksanaan kerja adalah seperti yang dirancang.
b) Buruh Langsung
Buruh langsung adalah merupakan pihak yang terlibat secara langsung di dalam melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan bagi sesuatu organisasi. Penggunaannya adalah lebih murah, cepat dan efektif tetapi biasanya hanya melibatkan kerja-kerja yang tidak memerlukan kepakaran yang tinggi. Dalam perlaksanaan kerja yang melibatkan penggunaan buruh langsung ini, terdapat tiga perkara yang perlu dikawal iaitu :-
i) Pekerja
Pekerja untuk melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan perlulah mempunyai kualiti, pengetahuan dan pengalaman bagi menghasilkan satu kerja yang efektif dan berkesan. Pembahagian kerja adalah merujuk kepada jenis kerja yang akan dilakukan, sekiranya melibatkan kerja-kerja besar, maka pekerja yang ramai diperlukan dan bagi kerja-kerja kecil hanya sebilangan kecil tenaga kerja diperlukan.
Faktor keselamatan perlu diambilkira. Pihak majikan bertanggungjawab untuk memastikan segala kemudahan keselamatan dan peraturan keselamatan kerja disediakan dan dipatuhi sewaktu kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
ii) Bahan
Bahan yang digunakan untuk penyelenggaraan adalah mahal bergantung kepada kualitinya. Turun-naik harga kerap kali berlaku. Oleh itu, sistem pembelian barang perlu mempunyal sistem yang berkesan supaya bahan yang diperolehi dapat digunakan dalam jangka masa yang ditetapkan. Juga boleh dipraktiskan ‘Just In Time’ konsep untuk mengurangkan penggunaan ruang dan kerosakan.
iii) Peralatan dan jentera penyelenggaraan
Biasanya peralatan dan jentera yang digunakan untuk kerja-kerja melaksanakan penyelenggaraan jenis ini adalah minima. Jika memerlukan penggunaan peralatan dan jentera yang besar maka kontraktor luar akan dilantik.
c) Buruh Tidak Langsung (Kontraktor)
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan oleh kontraktor mestilah mempunyai kepakaran, pengetahuan dan kemahiran yang tinggi. Perlaksanaan kerja penyelenggaraan berdasarkan kontraktor hendaklah dibuat berdasarkan kepada penawaran kontrak. Terdapat pelbagai jenis kontark yang digunakan seperti ‘Bill of Quantitity, Lump Sum, Schedule Of Rates’ dan sebagainya. Kerja-kerja yang dilakukan biasanya bermutu tinggi dan melibatkan kos yang jauh Iebih tinggi
berbanding dengan penggunaan buruh langsung. Biasanya melibatkan kerja-kerja besar dengan kepakaran yang tinggi.
3.9 BAJET PENYELENGGARAAN
Pada masa kini, penyelenggaraan bangunan telah mula mendapat perhatian umum di negara ini terutamanya bagi pihak kerajaan, swasta dan ahli-ahli profesional yang terlibat dalam industri binaan. Kepentingan pengurusan penyelenggaraan bangunan telah menerima dimensi baru terutamanya disebabkan oleh peruntukan kewangan penyelenggaraan yang selalunya rendah dan tidak mencukupi jika dibandingkan dengan kehendak-kehendak penyelenggaraan yang semakin meningkat bila usia bangunan semakin bertambah, perubahan kepada kehendak penggunaan, faktor keselamatan dan kesihatan serta tahap piawaian persekitaran yang semakin tinggi sejajar dengan perubahan asas pembangunan moden (Jamaludin Mohd Aris, 1991).
Disebabkan perubahan-perubahan ini pengurus penyelenggaraan bangunan perlulah mencari satu pendekatan yang lebih berstrategi dan sistematik dalam penyediaan cadangan bajet penyelenggaraannya agar peruntukan yang diperolehi itu menggambarkan kehendak sebenar kerja-kerja penyelenggaraan dan munasabah walaupun tidak tepat seratus peratus.
3.9.1 Definisi Bajet
Perkataan `budget' adalah diambil daripada bahasa Perancis kuno 'bougette' yang bermaksud kundi atau beg kecil. lanya mula digunakan di England untuk menerangkan tentang beg kulit yang berwarna putih, di dalamnya mengandungi cadangan belanjawan kerajaan. Cadangan belanjawan ini kemudiannya dipanggil `budget'. Mengikut terminologi Institute Charted Management Associate (I.C.M.A) budget didefinasikan sebagai 'Kenyataan kewangan atau kuantitatif yang disediakan dan diluluskan terdahulu untuk melaksanakan sesuatu polisi yang digariskan dalam satu tempoh tertentu bertujuan melaksanakan objektif yang diberi. Ianya adalah aktiviti yang diketahui umum dalam kehidupan seharian, begitu juga dalam perniagaan, kerajaan, badan-badan sukarela dan lain-lain organisasi.
Umumnya bajet penyelenggaraan bangunan bolehlah dimaksudkan sebagai jumlah kewangan yang diperuntukkan dalam sesuatu tempoh tertentu bagi mengekalkan bangunan dan komposisinya supaya ia dapat berfungsi dan memuaskan pengguna sebagaimana yang dikehendaki.
3.9.2 Objektif Bajet
Antara objektif umum bujet penyelenggaraan adalah untuk menentukan keadaan masa depan melalui beberapa siri tindakan yang diambil bagi melaksanakan penyelenggaraan pada masa kini.
Objektif belanjawan seterusnya bertindak mengkoordinasikan diantara beberapa siri tindakan di dalam melaksanakan atau mencapai sesuatu objektif organisasi. Objektif-objektif bajet boleh dirumuskan seperti berikut :-
a) Merupakan satu mekanisma untuk memperuntukkan sumber-sumber kewangan. Bertujuan untuk menghubungkan cadangan perbelanjaan dengan aktiviti-aktiviti masa depan yang dikehendaki. Dengan itu ia merupakan satu perancangan di mana penentuan keadaan masa depan melalui beberapa siri tindakan masa kini akan cuba dibuat melaluinya. Oleh itu, perancangan yang teliti terhadap aktiviti-aktiviti masa depan diperlukan dan ini melibatkan satu jangkaan masa hadapan.
b) Bertindak untuk mengkoordinasi di antara beberapa siri tindakan di dalam melaksanakan atau mencapai objektif organisasi.
c) Bertindak sebagai asas untuk mengawal dan menilai operasi-operasi dan keputusan yang dibuat.
3.9.3 Penyediaan Bajet
Tanggungjawab penyediaan bujet biasanya dibuat oleh 'Jawatankuasa Bujet' yang terdiri daripada wakil-wakil dari pelbagai fungsi utama organisasi atau syarikat. Keahlian sebenar jawatankuasa ini berbeza-beza di antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Tetapi satu bentuk tanggungjawab bersama diperlukan untuk menentukan perancangan yang realistik, koordinasi yang baik dan kawalan yang efektif.
3.9.4 Faktor-Faktor Penentu Dalam Penyediaan Bajet
Biasanya bajet penyelenggaraan disediakan oleh pengurus penyelenggaraan dan mestilah menggambarkan polisi penyelenggaraan yang diaplikasikan. Antara faktor-faktor penentu dalam penyediaannya ialah :-
(a) Keperluan penyelenggaraan
Ia adalah berbeza antara satu bangunan dengan bangunan yang lain. Contohnya, bangunan komplek beli-belah memerlukan sistem penyelenggaraan yang teliti supaya dapat menarik pengunjung, mewujudkan keselesaan dan keselamatan berbanding dengan bangunan institusi pendidikan di mana keperluan penyenggaraan adalah tidak begitu tinggi.
(b) Sumber kewangan
Ia adalah bergantung kepada sumber kewangan sesebuah bangunan. Sumber boleh didapati daripada sewa atau peruntukan daripada pemilik bangunan itu sendiri. Bagi bangunan institusi pendidikan seperti Universiti Teknologi MARA (UiTM ), peruntukan belanjawan adalah diperolehi daripada Kementerian Pendidikan Malaysia.
(c) Piawaian Penyenggaraan
Biasanya bergantung kepada keperluan organisasi. Lagi tinggi keperluannya maka semakin tinggi juga peruntukan yang perlu dibuat. Contohnya, proses mengecat bangunan biasanya dilakukan dalam 5 tahun sekali, tetapi jika organisasi ingin bangunannya sentiasa kelihatan menarik setiap masa maka
piawaian penyelenggaraan boleh dinaikkan dengan mengecat 3 tahun sekali, dan ini sudah tentulah memerlukan belanja yang tinggi dalam jangkahayat keseluruhan bangunan.
(d) Keperluan penyelenggaraan berulang (regular maintenance)
Keperluan ini merupakan keperluan penyelenggaraan yang baik. Jika proses penyelenggaraaan berulang diikuti maka peringkat pembaikan dapat dikenalpasti daripada peringkat awal lagi, di samping kecantikan dan keselamatan bangunan dapat dipelihara.
(e) Jenis jenis kegunaan bangunan
Kepelbagaian jenis bangunan mempunyai keperluan yang berbeza terhadap piawaian dan keperluan penyelenggaraan. Bangunan boleh dibahagikan kepada tujuh kategori kegunaan iaitu:-
1) Bangunan kediaman.
2) Bangunan institusi iaitu tempat tumpuan orang ramai seperti hospital, sekolah dan perpustakaan.
3) Bangunan pejabat
4) Dewan dan tempat perhimpunan seperti masjid dan panggung wayang. 5) Bengkel.
6) Stor. 7) Kedai
Kesemua kategori bangunan tersebut mempunyai kaedah penyelenggaraan yang berbeza mengikut kesesuaian dengan fungsi setiap satunya.
(f) Produktiviti
Ia akan memberi kesan keatas bajet penyelenggaraan seperti pengambilan pekerja samada pekerja mahir, separuh mahir dan tidak mahir, penggunaan tenaga buruh dalaman atau melalui penggunaan kontraktor.
3.9.5 Masalah Penentuan Bajet Yang Tepat
Dalam menentukan sebanyak mana belanjawan bagi sesuatu kegiatan penyelenggaraan, biasanya rujukan kepada peruntukan dan belanjawan pada tahun-tahun lepas dibuat. Walaubagaimanapun terdapat juga beberapa masalah yang menjadi keraguan bagi pihak pengurusan kerana mungkin yuran pengurusan ini tidak mencukupi untuk menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan.
Salah satu masalah yang dapat dikenal pasti adalah disebabkan oleh pengurus bangunan selalunya menentukan sesebuah penyelenggaraan yang akan datang dengan cara ramalan, jangkaan ataupun andaian tanpa asas yang kukuh.
Menurut kajian yang telah dilakukan di Universiti `Bath' United Kingdom 1975, mendapati kebanyakan belanjawan yang disediakan adalah satu ‘tekaan’ dan mengikut laporan Woodbine Parrish 1970an menyatakan belanjawan ini adalah saling berkaitan dalam bentuk keseluruhan yang mengandungi kos luar jangka yang banyak. Ini menyebabkan peruntukan kewangan mudah dilencungkan untuk kegunaan lain.
Selain daripada itu masalah yang menjadi keutamaan pada penyediaan belanjawan adalah disebabkan penggunaan bahan binaan yang tidak mengikut spesifikasi dan rekabentuk. Hal ini boleh terjadi jika bangunan yang disiapkan tidak mengikut spesifikasi dan dibina dengan tidak teliti. Hal ini akan menyebabkan peningkatan kos penyelenggaraan pada masa akan datang dan akan sentiasa bertambah kerana bahan yang digunakan berkualiti rendah, mutu cara kerja yang lemah dan pekerja yang kurang mahir.
3.10 RUMUSAN
Kesimpulannya, dapatlah dirumuskan bahawa pengurusan penyelenggaraan yang berkesan akan merangkumi keseluruhan aspek bermula daripada struktur organisasi yang fungsi utama sebagai pemangkin kepada pengurusan penyelenggaraan yang efektif. Hasil kombinasi pemilihan tenaga kerja yang betul, bajet penyelenggaraan yang baik, strategi penyelenggaraan yang berkesan dan pemeriksaan yang dijalankan mengikut program tentunya akan menghasilkan satu pengurusan penyelenggaraan yang efisyen dan efektif.
