MANUAL PROSEDUR
MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MANUAL PROSEDUR
MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MP.PJM-UB.05
Revisi ke-
: 1
Tanggal : 31 Agustus 2006
Dikaji ulang oleh
: PJM
Disetujui oleh
: Rektor
© Universitas Brawijaya, 2006 – All Rights Reserved
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Revisi ke
1
Tanggal
31 Agustus
2006
Manual Prosedur
Monevin Kinerja
Renstra
MP.PJM-UB.04
Disetujui oleh
Rektor
KATA PENGANTAR
Rencana Strategis (Renstra) Universitas Brawijaya (UB) dibuat untuk memberikan kerangka pada tercapainya visi, misi, tujuan dan cita-cita Universitas Brawijaya dalam 5 tahun. Untuk menjamin bahwa Renstra UB dijalankan dan mencapai hasil sesuai target, maka monitoring dan evaluasi (Monivin) perlu dilakukan oleh tim independen, yang disebut
Pusat Jaminan Mutu (PJM).
Untuk tujuan pemantauan pelaksanaan kinerja Renstra tahuanan secara periodik, maka Monevin perlu diformulasikan dalam Manual Prosedur (MP) Monevin. Dalam Manual Prosedur ini dijelaskan tatacara implementasi Monevin. Manual ini merupakan acuan bagi monitoring, audit, assessment dan evaluasi implementasi Renstra di Universisatas. Selain itu, tatacara ini diharapkan akan memudahkan pencapaian outcomes Renstra dan penyebaran good practices ke seluruh unit kerja di lingkungan UB. Pada akhirnya, diharapkan UB memiliki kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses pembelajaran, memberikan layanan akademik dan administrasi serta memiliki kemampuan perencanaan pengembangan yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan dan daya saing UB.
Malang, 31 Agustus 2006 Rektor
Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito, MS.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
1. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Kebijakan Monevin Kinerja Renstra UB ... 1
1.2. Sistem Monevin Kinerja Renstra UB ... 1
1.3. Organisasi Monevin Kinerja Renstra UB... 2
2. PROSEDUR MONEVIN KINERJA RENSTRA UB ... 3
DAFTAR PUSTAKA ... 7
TIM PENYUSUN ... 8 LAMPIRAN ...Error! Bookmark not defined.
1. PENDAHULUAN
1.1. Kebijakan Monevin Kinerja Renstra UB
1. Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) di Universitas Brawijaya dilaksanakan terpusat oleh reviewer internal tingkat universitas.
2. Kegiatan Monevin dibiayai oleh dana Anggaran Universitas Brawijaya.
3. Manual Prosedur (MP) adalah panduan bagi reviewer internal. Manual Prosedur menjelaskan tentang tiga hal, yaitu: (a) Kebijakan Monevin, (b) Sistem Monevin, (c) Struktur Organisasi Monevin.
4. Ketua PJM membentuk Tim Monevin Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua. Setiap tahun Tim Monevin dibentuk atas permintaan Rektor.
5. Reviewer Monevin Renstra adalah dosen atau staf UB yang memahami kebijakan UB dan lolos uji kompetensi yang diadakan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM). Peran dosen dan staf UB tersebut adalah sebagai internal auditor.
1.2. Sistem Monevin Kinerja Renstra UB
1. Sistem Monevin Renstra bersifat accidental satu kali setahun
2. Ketua Tim Monevin Renstra melaporkan hasil kegiatan kepada Rektor melalui Ketua PJM.
3. Reviewer Monevin Renstra menjalankan tugas sesuai Kode Etik Reviewer Internal UB untuk memantau, mengidentifikasi dan menilai:
komitmen pimpinan mendukung implementasi Program Kerja Rektor dan Rencana Strategis UB 2006-2011
persentase kemajuan implementasi program, kemajuan fisik dan kesesuaiannya dengan rencana kegiatan, serta pengelolaan program
masalah-masalah yang dihadapi oleh unit kerja, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya
tingkat keberhasilan pencapaian indikator target yang dijanjikan dan standar kesehatan organisasi
4. Kriteria penilaian yang digunakan dalam Monevin UB meliputi beberapa aspek, yaitu:
Kepemimpinan dan komitmen institusi: Kriteria ini menilai peranan dan
komitmen pimpinan dalam mendukung pelaksanaan Renstra, mengatasi permasalahan yang ada dan memberikan arahan pada perencanaan program tahun berikutnya. Peran Tim Monevin menjamin keberhasilan pelaksanaan program dan pencapaian tujuan. Kepemimpinan yang baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf administrasi atau mahasiswa (sesuai dengan programnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Kualitas laporan dan Rencana Implementasi Kinerja Renstra Tahun Kedua akan mencerminkan kualitas kepemimpinan.
Kemampuan melaksanakan Renstra: Kriteria ini menilai kemampuan insitusi
untuk melaksanakan program . Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga
menginisiasi dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi atau kegiatan-kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan-kegiatan yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada sehingga kemajuan fisik capaian kegiatan dinyatakan dalam %.
Dampak dan keberlanjutan Renstra: Penilaian aspek ini ditujukan pada
kejelasan dampak Kinerja dan keberlanjutan Renstra. Secara umum aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices.
Capaian indikator keberhasilan (rate of success) Kinerja Renstra: Efektivitas
kinerja Renstra sangat ditentukan dari keberhasilan capaian indikator. Capaian indikator keberhasilan ditentukan dari rasio antara jumlah indikator yang mencapai target dengan jumlah indikator yang dijanjikan.
5. Hasil Monevin menggunakan penilaian kualitatif (Komentar Terkonsolidasi secara deskriptif dan penyampaian temuan ketidaksesuaian) serta kuantitatif (angka) untuk setiap kriteria. Adapun ketentuan penilaian adalah sbb.:
1 = sangat buruk (very poor) 2 = buruk (poor)
3 = cukup (fair) 4 = baik (good)
5 = sangat baik (very good)
1.3. Organisasi Monevin Kinerja Renstra UB
REKTOR UB
PJM
DEKAN-DEKAN
TIM MONEVIN
RENSTRA UB
RENSTRA FAKULTAS
2. PROSEDUR MONEVIN KINERJA RENSTRA UB
Pengusulan Tim Monevin
1. Rektor menugaskan Ketua PJM untuk mengusulkan Tim Monevin Kinerja Renstra dengan anggota Riviewer, Auditor Internal dan Asesor.
▼
Penugasan Tim Monevin
2. Selanjutnya Rektor menetapkan SK pengangkatan Tim Monevin Kinerja Renstra untuk masa kerja satu tahun. Tim bertugas di bawah koordinasi Ketua Tim.
▼
Pembentukan Tim Reviewer Internal
3. Ketua Tim Monevin Kinerja Renstra membentuk Tim Reviewer untuk setiap unit kerja sesuai bidang studi yang serumpun.
▼
Koordinasi, sosialisasi dan penyusunan jadwal Monevin
4. Rapat koordinasi antara PJM, Ketua Tim Monevin Kinerja Renstra, Tim Reviewer di tiap unit kerja diselenggarakan untuk menyepakati jadwal dan mekanisme Monevin.
▼
Penetapan jadwal Monevin
5. Ketua PJM menetapkan jadwal dan kegiatan Monevin.
Pelaksanaan Monevin di tiap unit kerja
6. Tim Reviewer melakukan monitoring dan evaluasi secara sistemik dalam setiap implementasi kinerja Renstra tiap unit kerja. Tim tersebut memantau hambatan dan terlibat aktif dalam pemecahan permasalahan yang ada.
▼
Pemecahan permasalahan dan hambatan yang besar
7. Temuan, Hambatan implementasi kinerja yang besar didiskusikan dengan Ketua PJM, Rektor dan Pembantu Rektor terkait.
▼
Penyusunan komentar terkonsolidasi
8. Pada akhir tahun atau waktu yang lain sesuai kesepakatan, setiap Tim Reviewer menyusun Komentar Terkonsolidasi dan Penilaian Monevin yang dikirim tepat waktu ke PJM (melalui alamat e-mail: pjm-ub@brawijaya.ac.id).
▼
Kompilasi komentar terkonsolidasi 9. Ketua Tim Monevin melakukan kompilasi Komentar Terkonsolidasi dan Penilaian Monevin.
▼
Penyusunan draft hasil Monevin
10. Konsep hasil kompilasi didistribusikan Ketua Tim Monevin sebelum rapat koordinasi antara PJM, Ketua Tim Monevin Kinerja Renstra, dan Tim Reviewer di tiap unit kerja.
Klarifikasi hasil kompilasi Monevin
11. Ketidaksepakatan terhadap hasil Monevin diklarifikasi dengan Tim Reviewer. Jika Tim reviewer tidak hadir maka revisi dilakukan oleh Ketua Tim Monevin.
▼
Penyusunan dan penyampaian Laporan Hasil Monevin
12. Hasil Monevin Akhir Tahun dilaporkan oleh Ketua Tim Monevin kepada Rektor melalui Ketua PJM. Rektor menyampaikan Permintaan Perbaikan Kinerja (PPK) terkait hasil Monevin kepada Rektor/Dekan/Ketua Unit Kerja.
▼
Peningkatan mutu tri dharma PT secara berkelanjutan
13. Dekan, Ketua Jurusan dan Ketua PS melaksanakan peningkatan mutu implementasi kinerja Renstra secara berkelanjutan dan perbaikan kinerja dilaporkan kepada Rektor.
▼
Penyusunan Laporan Implementasi, serta rencana
tindak lanjutnya
14. PJM membantu Rektor untuk menyusun Laporan Implementasi Kinerja Renstra tingkat universitas guna menyusun rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu implementasi dan penyebaran
good practices dalam kebijakan UB.
Penyebarluasan informasi
15. Rektor dan Pembantu Rektor mempelajari laporan PJM. Selanjutnya Rektor bersama PR I bersama PR II dan PR III menyusun Rencana sosialisasi hasil monevin kinerja Renstra ke Fakultas-Fakultas.
▼
Tindak lanjut peningkatan mutu institusi
16. Rektor bersama PR I bersama PR II dan PR III menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan implementasi dalam ruang lingkup tugasnya, sebagai peningkatan kinerja Renstra pada tahun berikutnya melalui RAKERPIM, LAKIP, Memorandum Akhir jabatan, Serta Treasure Study, untuk meningkatkan mutu kinerja secara berkelanjutan.
▼
Penyempurnaan Sistem Monevin kinerja Renstra
17. PJM melakukan penyempurnaan Sistem Monevin Kinerja Renstra di lingkungan UB jika diperlukan dan melakukan penyegaran sistem monevin setiap awal tahun.
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta.
Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta.
Anonymous. 2003. Sistem Pendidikan Nasional. UU No.20/2003. Jakarta.
Anonymous. 2006. Term of Reference (TOR) Moneter PHK A2 dan A3 Dikti. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta.
Anonymous. 2006. Rencana Strategis Universitas Brawijaya 2006-2011. Universitas Brawijaya. Malang.
Anonymous. 2007. Program Kerja Rektor Universitas Brawijaya 2007 – 2011. Universitas Brawijaya. Malang.
Anonymous. 2007. Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang.
Anonymous. 2007. Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang.
Anonymous. 2007. Peraturan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang.
TIM PENYUSUN
Penasehat : Rektor Penanggungjawab : Pembantu Rektor I
Ketua Pelaksana : Dr. Endang Ariesoesilaningsih Anggota : Prof. Sutiman B.Sumitro, SU., D.Sc.
Prof. Dr. Ir. Soebarinoto
Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir, Dip.Agr.Sc. Prof. Dr. Ir. Sugiyanto, MS.
Dr. Ir. Moh. Bisri, MS.
Dr. Unti Ludigdo, SE., M.Si., Ak. Dr. Surachman, M.SiE.
Ir. Sudarminto S.Y, M.App.Sc. Ir. Yulia Nuraini, MS.
Sri Lestariningsih, SH., MH.
Drs. Johan A.E. Noor, M.Sc., Ph.D. Dr. Muhammad Nurhuda
Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., Mhum. Dr. Imam Hanafi, S.Sos., M.Si.
Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. Indah Winarni, MA.
