18
4.1 Implementasi dan Pengujian
Dalam keadaan yang sebenarnya Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah melakukan dan menetapkan perencanaan strategis bisnis yang dijadikan acuan dalam implementasi semua proses yang dilaksanakan di setiap bagian yang ada. Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sudah mulai menyusun batasan-batasan yang digunakan dalam menetapkan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan penggunaan aplikasi guna menunjang proses bisnis di organisasi. Penggunaan aplikasi masih terbatas sebagai aplikasi pendukung perkantoran guna pendataan transaksi peminjaman dan kebutuhan administrasi tata usaha kantor.
Dalam penyusunan rencana strategis SI/TI berbasisEnterprise Architecture (EA) di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatigadengan menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise. Tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap untuk memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Tahapan EAP dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP)
Tahap pertama dalam EAP yaitu inisiasi perencanaan, dalam tahapan ini dilihat bagaimana penyelenggaraanaktivitas di perpustakaan, mutu kinerja Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat dari beberapaaspek antara lain:
Aspek Masukan
Aspek masukan meliputi proses promosi dan pendaftaran anggota perpustakaan.
Aspek Proses
Pada aspek ini, yang menjadi fokus adalah kegiatan operasional perpustakaan.
Aspek Keluaran
Aspek keluaran meliputi proses pelaporan dan monitoring kinerja operasional perpustakaan.
Visi dari pengembangan SI/TI di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga haruslah dapat menunjang pencapaian visi organisasi. Oleh karena itu, visi pengembangan SI/TI diformulasikan sebagai berikut: “Membangun sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh teknologi informasi dengan
tujuan menunjang fungsi bisnis utama Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga”.
Dalam tahap inisiasi perencanaan di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ini, dihasilkan ruang lingkup dan sasaran EAP, pendefinisian visi, dan penggunaan sumber daya komputer. Ruang lingkup dan sasaran EAP menjabarkan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebagai penyelenggara urusan perpustakaan dan kearsipan daerah di Kota Salatiga dengan bisnis utama menyelenggarakan layanan jasa perpustakaan dan kearsipan daerah untuk masyarakat. Sedangkan sasaran sistem informasi dan teknologi informasi dari EAP yang direncanakan adalah sistem informasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan perpustakaan dan kearsipan daerah.
Pendefinisian visi dan misi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yaitu, visi: “Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai Pusat Informasi, Pengetahuan, dan Kebudayaan yang Mendukung Visi Kota Salatiga”.
Sedangkan misi-nya antara lain:
Meningkatkan sarana dan prasaran Perpustakaan dan Kearsipan.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai sarana informasi utama.
Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam hasil budaya bangsa, khususnya karya budaya daerah Kota Salatiga.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, maka diperoleh data penggunaan komputer di kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yaitu pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Penggunaan Sumber Daya Komputer
No Nama Barang Jumlah
1 Personal Komputer (PC) 8
2 Laptop 5
3 Printer 3
4 LAN Switch 1
5 Server 1
Tahap kedua yaitu tahap yang menelaah tentang bisnis yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga khususnya yang berkaitan dengan bidang perpustakaan dan kearsipan daerah, dengan menggunakan value chain analysis
untuk proses bisnis utamanya. Pada tahap ini akan di identifikasi mengenai:
Dokumentasi struktur organisasi.
Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
Struktur organisasi kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga digambarkan pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
Identifikasi dan definisi fungsi bisnis didasarkan pada aksi-aksi yang dilakukan, bukan pada organisasinya maupun orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan suatu fungsi. Konsep Porter’s Value Chain (Rantai Nilai Porter) membagi fungsi-fungsi utama tersebut ke dalam dua kelompok besar yaitu:
Aktivitas Utama (Main Activity), terdiri dari:
Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Pengelolaan Anggota Perpustakaan
Aktivitas Pendukung (Support Activity), terdiri dari:
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan Teknologi Informasi
Pengelolaan Administrasi Umum
KEPALA KANTOR KLP. JABATAN FUNGSIONAL KASUBAG TATA USAHA KASI PERPUSTAKAAN KASI ARSIP DAERAH KASI BINA PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN
Porter’s Value Chain pada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada Gambar 4.3.
AKTIVITAS UTAMA
Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Pengelolaan Anggota Perpustakaan
AKTIVITAS
PENDUKU
NG
Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Teknologi Informasi Pengelolaan Administrasi Umum
VALUE ADDED
Gambar 4.3 Porter’s Value Chain
Tahap berikutnya dalam penyusunan EAP yaitu mengidentifikasikan penerapan SI/TI saat ini. Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga saat ini belum menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan yang terintegrasi, sistem yang ada saat ini hanya berupa aplikasi perkantoran pengolah data dan spreadsheet
yang dipasang pada beberapa bagian di organisasi. Pengguna aplikasi perkantoran tersebut yaitu Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, dan Bagian Kasi Perpustakaan yang digunakan untuk mencatat data transaksi peminjaman koleksi perpustakaan dan data anggota perpustakaan.
Berdasarkan rantai nilai Porter, maka dapat diidentifikasikan entitas bisnis yang terlibat di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, yaitu antara lain:
Entitas Daftar Bahan Bacaan
Entitas Anggota
Entitas Pengadaan Bahan Bacaan
Entitas Laporan
Penggambaran relasi antar entitas di atas dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Relasi Antar Entitas
class Perpustakaan & Arsip
Arsip rak k «column» » *PK K id_rak k nama_rak k alamat t «PK» » + PK_rak() ) arsip_masuk k «column» » *PK K id_arsip_masuk k id_rak k tgl_terima_surat t lampiran n perihal l penulis s tgl_penulisan n isi_singkat_arsip p tanda_terima_oleh h id_klasifikasi_arsip p keterangan n «PK» » + PK_konversi_arsip() ) + PK_arsip_masuk() ) surat_keluar r «column» » *PK K id_arsip_keluar r id_rak k tgl_arsip_kelaur r lampiran n perihal l ditujukan n tgl_diarsip p isi_singkat_arsip p tgl_kirim m tanda_terima_oleh h id_klasifikasi_arsip p keterangan n «PK» » + PK_arsip_keluar() ) klasifikasi_arsip p «column» » *PK K id_klasifikasi_arsip p klasifikasi i keterangan n «PK» » + PK_klasifikasi_arsip() ) konversi_surat «column» *PKid_konversi_arsip id_arsip_masuk id_arsip_keluar bentuk_digital keterangan «PK» + PK_konversi_arsip() dokumen «column» *PKid_buku id_rak isi_singkat_buku id_klasifikasi «PK» + PK_buku() klasifikasi_buku «column» *PKid_klasifikasi_buku klasifikasi keterangan «PK» + PK_klasifikasi_buku() arsip «column» *PKid_arsip id_rak id_arsip_masuk id_arsip_keluar id_buku lokasi_arsip keterangan «PK» + PK_arsip() konversi_buku «column» *PKid_konversi_buku id_buku bentuk_digital keterangan «PK» + PK_konversi_buku()
Tahap selanjutnya adalah menyusun arsitektur aplikasi berdasarkan arsitektur data entitas sebelumnya. Pada tahap ini akan diidentifikaskan aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Adapun daftar kandidat aplikasi yang dapat didefinisikan berdasarkan entitas bisnis Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah sebagai berikut:
Sistem Pengelolaan Bahan Bacaan.
Sistem Pengelolaan Anggota.
Sistem Peminjaman.
Sistem Perpustakaan Online.
Sistem Pengelolaan Laporan Perpustakaan.
Berdasarkan daftar aplikasi yang dihasilkan, maka penggambaran arsitektur aplikasi seperti pada Gambar 4.5 dimana setiap sistem aplikasi akan terhubung ke setiap teknologi dan platform yang sesuai dengan spesifikasi aplikasi.
Web Client (Laptop / Desktop PC) Portal Web Applications
Client Aplication (Dekstop Applications)
User P rofi le Mana g ement Network Security
Sistem Persipda Online
Sistem Pengelolaan Bahan Bacaan
Sistem Pengelolaan Anggota Sistem Peminjaman
Sistem Pengelolaan Laporan
Tahapan selanjutnya adalah menentukan arsitektur teknologi yang digunakan untuk mendukung operasional sistem yang diusulkan. Berdasarkan pengamatan, Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sudah menggunakan teknologi untuk membantu pengelolaan data meskipun belum dimaksimalkan. Dengan penggunaan strategi yang tepat, penggunaan teknologi ini dapat dimaksimalkan. Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip mendasar bagi platform
potensial yang akan digunakan dalam mendukung lingkungan berbagi-pakai data yang bersifat enterprise-wide. Prinsip-prinsip yang dihasilkan berupa daftar perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat komunikasi yang disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi serta kebutuhan dari setiap bagian di Perpustakaan. Tabel 4.2 menjelaskan prinsip-prinsip teknologi yang digunakan dalam EAP pada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Tabel 4.2 Prinsip-Prinsip Teknologi EAP Perpustakaan Daerah Kota Salatiga
No. Kelompok Prinsip
1 Perangkat Keras
Perangkat keras harus andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa datang sehingga tidak cepat usang.
Perangkat keras harus dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kerja.
Perangkat keras harus dapat mendukung teknologi terbaru.
Lunak client server.
Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan dan andal dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun data.
Sistem operasi harus dapat beroperasi pada berbagai platform (portable), dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer (scalable), dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen (interoperable), dapat menyesuaikan dengan perangkat lunak serta mampu berintegrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju (compatible). Sistem operasi dapatmendukung alat pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi.
DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi kegagalan yang baik.
Data yang diciptakan bersifat bebas dari redundansi.
Data yang disimpan dapat di-bagi-pakai dengan yang lain tanpa adanya kemungkinan bertabrakan atau kerusakan.
Penyimpanan data menggunakan teknologi relasional.
Informasi yang tersimpan dapat diakses tanpa batas dan dapat di-update tanpa waktu yang terbatas.
Bahasa pemrograman yang digunakan bersifat objectoriented programming, diutamakan open source, dan dengan
graphical user interface yang cukup jelas.
3 Komunikasi Teknologi Komunikasi mendukung teknologi client-server.
Protokol komunikasi berstandar internasional.
Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis dan mampu mengikuti perkembangan jaman.
Rencana implementasi merupakan rencana yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise
yang telah disusun untuk Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Rencana ini diimplementasikan berdasarkan model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Langkah awal yang harus dilakukan adalah menyusun prioritas penerapan sistem berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah disusun sebelumnya. Kemudian aplikasi-aplikasi tersebut akan dipetakan sesuai fungsinya masing-masing menggunakan matriks
Mc Farlan guna mengetahui prioritas aplikasi yang akan diterapkan di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga di masa mendatang. Matriks pemetaan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.6.
- SI Perpustakaan Online - SI Pengelolaan Bahan Bacaan
- SI Pengelolaan Peminjaman - SI Pengelolaan Anggota Perpustakaan
Strategic High Potential
Key Operational Support
- SI Pengelolaan Laporan Perpustakaan
Berdasarkan aplikasi-aplikasi yang telah diusulkan dan dipetakan pada Gambar 4.4, maka dibuat rencana implementasi SI/TI dengan membuat roadmap prioritas yang memperhitungkan faktor model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang akan diimplementasikan di masa depan. Prioritas implementasinya akan berdasarkan kuadran dari Mc Farlan Strategic Grid:
Prioritas #1: Aplikasi yang berada di kuadran key operational.
Prioritas #2: Aplikasi yang berada di kuadran support.
Prioritas #3: Aplikasi yang berada di kuadran strategic.
Prioritas #4: Aplikasi yang berada di kuadran high potential.
