30
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Posyandu
Tinjauan posyandu dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses bisnis berdasarkan sejarah posyandu, struktur organisasi dan fungsi yang ada di posyandu.
3.1.1. Sejarah Posyandu
Posyandu Melati 11 adalah suatu bentuk upaya masyarakat dalam mewujudkan pelayanan kesehatan dari masyarakat, oleh masyarakat, dan untuk masyarakat. Salah satu pos pelayanan terpadu yang bergerak dalam bidang jasa kesehatan ibu dan anak. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004 sampai dengan saat ini yang berada di wilayah RT 04 dan RT 05 RW 02 Desa Purwasari Kecamatan Purwasari., walau usia posyandu ini masih muda diantara posyandu yang lainnya tetapi posyandu ini telah berperan banyak dalam kesehatan balita seperti imunisasi, perbaikan kesehatan dan gizi, perkembangan anak dan penimbangan balita.
Kegiatan Posyandu Melati 11 dilaksanakan sebulan sekali dan sejauh ini kegiatan posyandu berlangsung dengan baik. Jumlah kader di posyandu Melati 11 sebanyak 5 orang, dan masing-masing kader punya peranan tersendiri pada saat pelaksanaan kegiatan posyandu. Laporan perkembangan kesehatan masyarakat di daerah cakupan posyandu dilaporkan ke Puskesmas Purwasari. Pelaksanaan Posyandu dilakukan dengan sistem 5 meja yaitu:
b. Meja II : Penimbangan. c. Meja III : Pencatatan KMS
d. Meja IV : Penyuluhan perorangan. e. Meja V : Pelayanan Kesehatan
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Pelaksana Posyandu Melati 11 adalah Kader di wilayah RW 02 Kecamatan Purwasari. Struktur Organisasi Kader Posyandu Melati 11 terbagi menjadi 4 (empat) bagian, yaitu ketua, sekretaris, bendahara, dan anggota
Sumber : Posyandu Melati 11
Gambar III.1. Struktur Organisasi Posyandu Melati 11 Fungsi dari tiap-tiap bagian sebagai berikut :
1. Ketua Kader
Betugas dalam melakukan koordinasi dari masing-masing anggota, memimpin rapat pertemuan rutin dan melakukan pengecekan serta evaluasi dari masing-masing kegiatan yang dilaksanakan.
2. Sekretaris Kader
Ketua Kader
Sekretaris
Kader
Bendahara
Kader
Anggota-anggota Kader
Bertugas melakukan pencatatan setiap kegiatan, baik rencana kegiatan maupun hasil kegiatan setiap program, membantu koordinasi mengenai administrasi pembukuan Posyandu Melati 11.
3. Bendahara Kader
Bertugas dalam mengelola dana atau anggaran yang ada pada Posyandu Melati 11.
4. Anggota Kader
Bertugas dalam melakukan pemberitahuan kegiatan Posyandu pada masyarakat, memantau kesehatan ibu, bayi dan balita dan mendampingi petugas kesehatan dalam proses kegiatan pelayanan ibu hamil/menyusui, penimbangan, imunisasi dan suntik vitamin A pada bayi/ balita di Posyandu Melati 11.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Pendaftaran
Ibu hamil, bayi dan balita, dan WUS-PUS (wanita usia subur dan pasangan usia subur) datang ke posyandu setiap sebulan sekali pada tepatnya setiap tanggal 3 setiap bulannya, pertama – pertama yang di lakukan adalah melakukan pendaftaran bagi ibu hamil, bayi dan balita, dan WUS-PUS ke bagian meja pendaftaran biasanya pegawai SKD yang akan mengarakannya. Dan pegawai SKD akan memberikan formulir pendafataran ke ibu hamil, bayi dan balita, dan WUS-PUS, jika sudah mengisi formulir pendaftaran selanjutnya pegawai SKD akan menulisnya juga di buku besar. Selanjutnya pegawai SKD akan mengarahkan ibu hamil, bayi dan balita, WUS-PUS yang sudah melakukan pendaftaran ke meja selanjutnya yaitu penimbangan.
2. Prosedur Penimbangan
Pada saat di penimbangan yang boleh hanya bayi, balita, dan ibu hamil. Bayi, balita, dan ibu hamil di timbangan jika sudah pegawai SKD akan menulis beratnya di buku besar masing – masing form dari bayi, balita, dan ibu hamil.
3. Prosedur Pengisian KMS dan SIP
Pada tahap ini pegawai SKD (kader) bertugas mencatat buku KMS, dimana buku KMS itu berisi tentang tumbuh kembang anak misalnya pada usia sekian berat badan si anak berapa, tinggi badan si anak berapa dan anak tersebut termasuk ke gizi buruk atau tidak jika anak termasuk ke gizi buruk maka akan di beri pantauan lebih. Atau pencatatan tentang ibu hamil pada usia kandungan berapa dan bagaimana kondisi janinnya pada saat itu.
4. Prosedur Penyuluhan Perorangan
Penyuluhan perorangan biasanya dilakukan oleh pegawai SKD (kader) posyandu atau sub klinik desa, setiap bulan sekali tema nya di ganti contohnya pada bulan ini pegawai SKD (kader) posyandu menerangkan tentang manfaat imunisasi dini pada balita dan bayi.
5. Prosedur Pelayanan Kesehatan
Pada tahap ini yang bertugas bukan lagi pegawai SKD (kader) melainkan petugas kesehatan atau bidan desa. Petugas kesehatan atau bidan desa bertugas memeriksa kondisi kandungan ibu hamil, pelayanan WUS-PUS yang akan KB, dan imunisasi pada balita dan bayi. Sedangkan pendamping bidan bertugas memberikan vitamin pada balita dan bayi.
3.3. Activity Diagram
Activity Diagram merupakan alur kerja (workflof) atau kegiatan (aktifitas)
dari sebuah system atau menu yang ada pada perangkat lunak. Activity Diagram juga digunakan untuk mendefinisikan urutan atau pengelempokan tampilan dari system/user interface dimana setiap aktifitas dianggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan serta rancang menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
Activity Diagram
Petugas Kesehatan Kader Warga
Ph
as
e
Peserta Posyandu data pada saat pelaksanaan
posyandu
Mendaftar nama balita
Sisipkan kertas
nama bayi di KMS Membuat KMS baru
Menimbang balita dan menyisipkan kertas ke dalam
KMS
Membawa balita dan KMS ke meja 2
Mencatat tumbuh kembang balita di KMS
Membawa balita ke meja 3
Pemberian penyuluhan dan memberikan makanan tambahan / Gizi Membawa balita ke meja 4 Memberikan pelayanan kesehatan : Imunisasi dan Vitamin A Membawa balita ke meja 5 Setelah mendapat pelayanan kesehatan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 3.4.1. Dokumen Masukan
Merupakan dokumen atau data yang dipakai sebagai pedoman pembuatan dan pengisian data-data sistem yang sedang berjalan.
1. Nama Dokumen : KIA (Kesehatan Ibu dan Anak) Fungsi : Melakukan pendaftaran
Sumber : Pasien posyandu
Tujuan : Pegawai (kader)
Media : Buku
Jumlah : Satu buku
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : KMS (Kartu Menuju Sehat) Fungsi : Melihat perkembangan anak
Sumber : Posyandu
Tujuan : Bayi dan balita
Media : Kertas
Jumlah : Satu kertas
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali Bentuk : Lampiran A.2 & A.3
3. Nama Dokumen : Buku Register Balita
Fungsi : Mencatat perkembangan anak
Tujuan : Bayi dan balita
Media : Buku
Jumlah : Satu buku
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran A.4
3.4.2. Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk keluaran dan proses input dalam penjualan ini dimaksudkan untuk memudahkan bagi setiap unsur yang diperlukan.
1. Nama Dokumen : Register pengisian data posyandu Kecamatan Fungsi : Arsip data
Sumber : Posyandu
Tujuan : Puskesmas Kecamatan
Media : Buku
Jumlah : Satu buku
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Register data hasil kegiatan posyandu
Fungsi : Arsip data
Sumber : Posyandu
Tujuan : Puskesmas Kecamatan
Media : Buku
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.2
3.3. Permasalahan Pokok
Berdasarkan uraian diatas maka permasalahan pokok yang terjadi di Posyandu Lestari yaitu sebagai berikut :
1. Di dalam pengerjaan sering mengalami penumpukan data dan serta sering terjadinya kekeliruan data yang di tulis oleh kader posyandu.
2. Sering adanya kehilangan data pasien posyandu karena masih sangat manual sistem yang digunakan.
3. Kurangnya tenaga kerja dalam Posyandu Melati 11. 4. Keterbatasan dalam pelayanan Posyandu.
3.4. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan pokok diatas maka penulis memberi solusi atas permaslahan pokok di atas yaitu sebagai berikut :
1. Sangat diperlukan adanya pembuatan perancangan sistem informasi yang berguna dalam penginputan data pasien posyandu setiap bulannya sehingga tidak adanya penumpukan dan kekeliruan data.
2. Membuat sistem komputerisasi sehingga proses administrasi, penyimpanan dan pencarian data pasien posyandu lebih mudah, efisien dan aman.
3. Menambah tenaga kerja dalam pelayanan Posyandu sehingga Posyandu bisa lebih efisien dan efektif.
4. Dalam pelayanan Posyandu harusnya sudah lengkap semua contohnya WUS- PUS yang akan melakukan KB di Posyandu sudah bisa dilakukan sehingga tidak hanya mengarahkan harus KB saja tapi bisa KB di Posyandu.
